Questionário de Preparação

Manutenção
Sub-processo:
Unidade de Negócio: Lubrificantes
Empresa: Neolubes
Duanni Dejean / Alexander Cavalcanti
Respondido por: Data: 23/08/2022
/ Amanda Pires

Instruções

Este questionário é uma ferramenta que você utiliza para informar sobre o negócio que será
contemplado no momento da implantação do sistema SAP ECC/P72. O documento está
dividido em tópicos. Favor responder àquelas perguntas que se referem a sua área de atuação
na empresa.

Você poderá anexar outro documento a este questionário caso seja necessário explicar
mais detalhadamente sobre a resposta requerida.

Qualquer dúvida favor contatar com Sergio Henrique Piló) – Telefone: 019-
9838300955. sergio.pilo@terceirizadoraizen.com

1. Planejamento de manutenção

1.1 Quais objetos são gerados no processo de manutenção? Todos abaixo

Quantos deles são gerados por mês? 300 ordens por mês
[ X] Notas
[X] Ordens
[X ] Folha de serviços (para manutenções terceirizadas)

1.2 Quem é o responsável por identificar trabalhos de manutenção que precisam ser
realizados (ex: operador, supervisor de produção, engenheiro de manutenção...)?
Todos. Pode ser por ordem de serviço ou solicitação de serviço

1.3 Como você prioriza o trabalho identificado? Por tempo de máquina parada? Por classe
de equipamento?
Priorizamos através da utilização da matriz RAM (Danos em pessoas,ativos,meio
ambiente) e usamos o L-GAME( Reunião semanal de planejamento)

1.4 Você tem um período de tempo determinado para a execução de cada tarefa?
Sim temos descrito na ordem de serviço o homem hora necessário para cada tarefa

1.5 Você gostaria de processar num único formulário dados coletivos referentes a diversas
ordens ou notas?
Sim

1.6 Como é feita a descrição do problema? Você entra com uma descrição verbal apenas
ou usa códigos padrão, por exemplo, para determinar danos, causa dos danos,
parte do objeto?

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Temos código porém não está sendo usado. Estamos descrevendo por escrito a
falha/dano do equipamento. Sendo um equipamento crítico ou impacto maior que
determinado numero de horas é feito um RQF da falha.

1.7 Você utilize documentos digitalizados nas ordens de serviço?

Sim usamos folha de aprovisionamento de homem-hora, observações, relatórios,

instruções de tarefas com fotos.

1.8 Você determina uma pessoa específica para cada tarefa?

Não é determinado. O Supervisor determina o executante da tarefa/OS

1.9 Quais tipos de manutenção você tem na sua empresa (ex. manutenção preventiva,
reparos, preditiva)? Crie uma lista dos tipos de manutenção e as diferenças existentes
entre os tipos em relação ao planejamento e a execução.

• Manutenção não sistemática – Aquela que se caracteriza por não ser realizada
sistematicamente ou com periodicidade definida. Incluídas diretamente SEM a
necessidade de Instruções de Tarefas Sistemáticas (ITS´s) ou Planos de
Manutenção.

• Manutenção Sistemática – Aquela que se realiza Oriunda de Instruções de

Tarefas Sistemáticas (ITS´s) ou Planos de Manutenção Sistemáticos e com
Periodicidade definida.

5.4. Classificação quanto ao Tipo detalhado de Serviço de Manutenção na OS:

• Manutenção Não Sistemática Corretiva - Serviço que se caracteriza pela

execução de serviço de correção de determinada falha. Devem, se possível, ser
programadas com pelo menos 1 dia de antecedência. Exceto os serviços com
Prioridade E = Emergência, que devem ser executados imediatamente, quando
possível.

• Manutenção Sistemática Preventiva - Serviço em um sistema, instalação ou

equipamento que se destina a prever possíveis falhas ou defeitos. Poderá ser por
tempo determinado (periodicidade definida) ou por estado, através de inspeções de
rotina que determinam a periodicidade variável que melhor se adequar ao plano
de produção e vendas.

• Manutenção Sistemática Preventiva classificada como Inspeções– Baseada na

Inspeção Periódica e Sistemática de determinadas funções, parâmetros e outras
informações visando identificar falhas (necessidade de correção) ou defeitos
(necessidade de prevenção) e com isso abrir OS´s Associadas filhas de Ação
Corretiva ou Ação Preventiva para as correções e prevenções respectivas, com
devido controle.

• Manutenção Sistemática Preditiva - Serviço em um sistema, instalação ou

equipamento que se destina a prever também possíveis falhas ou defeitos
inesperados, mas que tem como definição básica da sua realização, o
acompanhamento de parâmetros pré-definidos e conhecidos que determinam um
prazo das ocorrências de falhas ou defeitos e a realização de serviços antes de
ocorrerem;

• Modificações e melhorias - São realizados os Projetos de Melhorias

operacionais, modificações, obras etc.

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1.10 Marque os tipos de lista de tarefas criadas de acordo com o vínculo do

executante da tarefa
[ ] Lista de tarefas apenas para funcionários
[ ] Lista de tarefas apenas para terceiros
[ X] Lista de tarefas comum para ambos

1.11 Quais informações a respeito de recursos (ex, disponibilidade e número de

pessoas, duração do trabalho, momento de início da operação) você requer do sistema
quando planeja suas ordens de manutenção?

Com um mês de antecedência, o Planejador com Gestor da empresa de manutenção deve

planejar as atividades com seus supervisores. Precisam também definir a necessidade de
envolver supervisores das áreas onde as manutenções serão executadas.
Nesse momento, verificam-se os Recursos básicos ainda estimados e necessários
(pessoal, materiais e serviços de terceiros) que poderão ser usados na execução dos
serviços

1.12 Como você contrata serviços de terceiros para manutenção?

[X ] Ordem de compra para aquisição de serviço
[X ] Contratos de serviço controlados via folha de registro de serviço
[ ] Contratos de serviço sem controle direto

1.13 Você gostaria de ter definidas as qualificações para as operações das ordens
de manutenção?
Sim

1.14 Você usa lista de tarefas pré-definidas para planejar ordens de serviço?
[ X]Sim
[ ]Não

1.15 Se sim, quais os tipos de lista de tarefa você requer?

[X ] Lista de tarefas específicas para equipamentos
[X ] Lista de tarefas específicas para locais de instalação
[X] Lista de tarefas geral

1.16 Você inclui na ordem de serviços planejada a lista de materiais a ser utilizada?
Sim vai depender do tipo de preventiva a ser realizada.

1.17 Você gostaria de criar requisições de compra coletivas ou requisições

individuais para cada item externo? Se for individual e tiver dois itens fornecidos por um
mesmo fornecedor, serão geradas duas requisições para um mesmo fornecedor.
Requisição individual

1.18 Como você planeja ferramentas especiais, EPIs, documentos e outros que são
requeridos para a execução de atividades de manutenção?
Com a permissão de trabalho e APR

1.19 Você usa permissões, tipo ATR, para liberar manutenção em áreas de risco
para segurança do trabalho e meio ambiente?

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Sim usamos para todas as manutenções

1.20 Há um procedimento de aprovação para requisições de compra para a ordem

ou para retirada do material em almoxarifado? Se sim, descreva o procedimento. Isto
determinará o workflow, a necessidade de impressão de guias para retirada do material
e as regras de aprovação.

Sim usamos o formulário 112

A Reposição, compra de Materiais Sobressalentes e serviços são gerenciadas através de uma

planilha em rede onde são inseridos os dados do equipamento requerido com análise de
criticidade dos mesmos, cujo aprovação é dada pela Shell pelo responsável de cada área.
Para toda retirada de item deve ser associada a ordem de serviço.

1.21 Existe almoxarifado de materiais de manutenção? É específico para

manutenção ou é um almoxarifado central?
Sim é um almoxarifado central e específico para manutenção.

1.22 Existe compra de materiais diretamente para uma ordem de serviço? O custo
deste material é alocado à ordem ou ao centro de custo?
Existe a compra para a OS e é alocado ao centro de custo

1.23 Em qual nível vc gostaria de planejar o trabalho (ex, turno, equipe, habilidade,
qualificação, pessoa individual ou outro)?

A principio por equipe/especialidade

1.24 Quão detalhado é o seu planejamento (ex, backlog, avaliação e programação

de capacidade)?
O planejamento é feito por homem-hora. Ver anexo

2. Execução de manutenção

2.1 Identifique os diferentes documentos impressos requeridos para as diferentes pessoas

e tipos de ordens envolvidos (ex, folha de apontamento de horas, lista de picking).
Anexe alguns exemplos.

Folha de apontamento
Ordem de serviço
Instruções de trabalho

2.2 Você gostaria de mudar capacidades e centros de trabalho para períodos com
sobrecarga? (Se sim, considere mudança de centro/tarefa/atividades/datas
manualmente para avaliação de relatórios).
Sim, hoje é feito manualmente de acordo com a prioridade semanal

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2.3 Há recursos compartilhados entre departamentos (ex, manutenção e projetos?)

Sim há recursos compartilhados com a engenharia e PIT

2.4 Quais tipos de ordem são utilizados na avaliação de capacidade?

[ ] Ordem de produção
[ ] Ordem de processo
[X ] Ordem de manutenção (serviço)
[ X] Ordem planejada

2.5 Quando você divide operações das ordens, você gostaria que o sistema criasse as
cargas de capacidade automaticamente para pessoas individualmente?
Será definido por especialidade e será definido pelo supervisor da especialidade.

2.6 Quem faz confirmação de ordens? (Registra a execução e o tempo efetivo gasto na
execução)?
Hoje está sendo feito pelo Planejador. A idéia é ser feito pelo executor em um terminal na
oficina

2.7 Você gostaria de entrar os dados de medidas (doc. de medição) junto com a entrada
de tempo?
Sim

2.8 A entrada dos tempos é feita de forma centralizada (uma pessoa por departamento, por
exemplo) ou cada empregado faz a sua entrada (lembrem-se das limitações quanto ao
número de licença).
Hoje está sendo centralizada no planejador.

2.9 Você lança as confirmações dos empregados em bloco numa folha única? (Responder
se a confirmação é centralizada).
Nas preventivas é o anexo II e nas corretivas é o Anexo I

2.10 Você tem tipos de atividades diferentes de acordo com diferentes entradas de
tempo, por exemplo, para distinguir horas normais de horas extras?
Hoje não temos. Somente banco de horas

2.11 A confirmação do serviço é baseada na pessoa? Se sim, é com base em

contrato?

Sim. Sim é com base em contrato.

2.12 Como você prioriza o trabalho a ser realizado?

[X ] De acordo com a prioridade do equipamento
[X ] De acordo com a disponibilidade de material
[ X] De acordo com a disponibilidade dos funcionários
[X ] De acordo com o tipo de manutenção
[ ] Outro. Qual?

2.13 Quem liquida as ordens?

Hoje é o planejador/programador

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2.14 Você liquida as ordens de manutenção geralmente para qual objeto?

[ X] Ordens Internas
[ ] Centro de custo
[ ] Projeto
[ ] Ativos

2.15 Quão frequentemente e com base em quais regras as ordens são liquidadas?
Semanalmente. Quando há o aceite da área/cliente

2.16 Qual o critério para definir se um trabalho está completo?

Após a execução das tarefas, estas OS são "Terminadas" no sistema com a descrição do
equipamento, TAG, BP/CE e demais informações. Assim é possível rastrear o histórico de
ocorrências em busca da causa raiz de alguns problemas (Falhas/Defeitos) e, se
necessário, revisar e propor melhorias no plano de manutenção.

2.17 Os custos são calculados com base nos custos correntes ou em custos padrões?

Custo corrente

2.18 Como é feito o apontamento de horas trabalhadas de subcontratados e

terceiros?
O terceiro preenche o relatório com as horas trabalhadas, porém há contratos que é
cobrado a diária

2.19 Você aponta outros tipos de horas de trabalho como férias, licença médica,
feriado? Se sim, defina estas categorias.
Não é apontado porém é programado o escalonamento através do planejamento de
férias

2.20 Você mede e registra a condição corrente do equipamento no sistema (por

exemplo, temperatura, pressão, tempo de operação)? Descreva os diferentes pontos
de medida e contadores para diferentes partes de equipamento, agrupando por
equipamentos, por exemplo, para motores elétricos medidas de corrente e vibração.
Sim

2.21 Como você procede se um valor de medição está fora de um range

predefinido?
É aberto uma OS filha para acompanhamento

2.22 Como você gostaria de configurar sua nota com respeito a dados de controle,
quebra, atividade e tarefa? Gostaria de ver tudo isto determinado na nota? Gostaria
que algum destes dados fosse determinado automaticamente?
Gerar obrigatoriamente uma OS para casos de apontamento fora do range padrão do
equipamento

2.23 Você tem tarefas padrões que sempre executa para diferentes tipos de nota?
Se sim, descreva para quais notas você tem esta situação.
Checar com Piló. A principio sim

2.24 Você notifica ao solicitante da nota a solução do problema usando códigos

padrões (de tarefas, itens e atividades)?
Sim

2.25 Como e quando as notas são completadas? (Documentação, não a execução

em si)

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Aceite da área ou do solicitante supervisor da área

2.26 Você gostaria de imprimir as notas?

[x ]Sim
[ ]Não
Forneça exemplos de impressão das notas

È feito direto na ordem de serviço

2.27 Como o material é retirado para a ordem?

Através da ordem de serviço há a solicitação do material.

2.28 Como você faz o controle de estoque de peças de manutenção?

Hoje usamos uma planilha de controle

2.29 O almoxarifado deve ser avisado da necessidade ou o material pode ser

retirado a qualquer momento?
Avisado não operamos 3 turnos

2.30 Como você realiza a documentação de fornecimento de materiais por

subcontradados (ex, quando o subcontratado realiza uma manutenção na sua planta e
utiliza material dele incorporado ao seu equipamento)?Como é apontado o consumo
deste material fornecido e quem faz este apontamento?
A contratação é por serviço. Em alguns casos especiais o serviço é vendido junto do
material.

2.31 Como você registra a compra de materiais designados para ordens de trabalho
específicas?
Ordem de compra associadas a ordem geradora

2.32 Os materiais têm a retirada registrada individualmente ou de maneira

agrupada?
Individualmente

3. Ativos

3.1 É preciso manter um histórico das partes trocadas?

Sim

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3.2 Como são feitas as documentações das modificações técnicas, quando é feita e quem
é o responsável?
Existe um Log das modificações do equipamento atrelado a cada OS. O responsável é
o executante que faz o apontamento. Em alguns casos quando o material não é
original é feito um gerenciamento de mudança

3.3 Quais são os critérios para ativação de um item de manutenção? Como é feita a
ativação?
Ver piló

4. Relatórios

4.1 Descreva com detalhes e exemplos os relatórios que você utiliza.

Único relatório que tiramos hoje é o backlog

Precisamos:
Relatório plano de 52 semanas (mapa de manutenção)
Relatório de HxH

5. Paradas programadas

5.1 Você tem paradas programadas nas plantas ou em áreas das plantas que requerem
um planejamento exato da execução, controle de orçamento, capitalização de
investimento, etc?

Sim na Graxa

5.2 Qual ferramenta você usa atualmente para gerenciamento de projetos? Utiliza a
mesma ferramenta para gerenciar paradas programadas?

MS Project

6. Dados mestre

6.1 Como estão estruturados seus sistemas técnicos? Divididos em equipamentos, partes,
subequipamentos, locais de instalação, outros?

Os equipamentos/Ativos podem ser cadastrados através de TAG Amplo (Posição Operacional

única), com vários BP´s para o mesmo TAG ou TAG Restrito com um TAG ocupado por um
BP somente. A decisão de como cadastrar fica a critério dos Supervisores dos Setores
Executantes de Serviços, de acordo com as Classes/Grupos/Tipos de Ativos/Equipamentos.

6.2 Você tem equipamentos que podem ser desmontados e usados separadamente em
áreas diferentes da planta e remontados em outra conjugação?

Sim por exemplo bombas ABS

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6.3 Em qual ferramenta estão registrados os dados de equipamentos hoje?

Planilha

6.4 Qual a estrutura de numeração utilizada para locais funcionais e equipamentos?

Existe um código da localização, um TAG (CEP) do equipamento seguido de um
sequencial e o BP que é o numero do ativo.(CPF)

6.5 Você tem documentos ligados aos locais funcionais ou equipamentos?

Sim para alguns

6.6 Você controla garantia dos equipamentos?

Sim

6.7 Você tem categorias de equipamentos criadas a partir da utilização dos mesmos
(exemplo, equipamentos industriais, máquinas de oficinas, equipamentos de calibração,
etc)?

Sim

6.8 Os equipamentos são identificados por número de série? Pelo número de série do
fabricante ou por uma sistematização criada na UN? (Nota: número de série não é o
mesmo que número de ativo).

Ambos

6.9 Alguns equipamentos são utilizados como meio auxiliar de produção?

Sim verificar com auxilio do Piló

6.10 Para a manutenção são utilizados meios auxiliares como outros equipamentos,
documentos, materiais ou outros?

Sim

6.11 Você possui equipamentos que precisam ser ajustados e calibrados regularmente?

Sim temos

6.12 Você possui hoje uma base de dados com seus planos de manutenção e roteiros de
execução de manutenção? Em qual ferramenta está esta base?
Sim Máximo/Planilha

6.13 Os planos de manutenção são criados para equipamentos e locais de instalação

individuais ou para grupos de objetos similares?
Equipamento e locais

6.14 A manutenção preventiva é planejada para equipamentos individuais ou para grupo de

equipamentos (rotas)?

Para equipamentos

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