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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

ATENDIMENTO

Este módulo contém as funções necessárias para a realização das


atividades que fazem parte da rotina de uma recepção:
Informações, Marcação de Consultas, Exames e Atendimento ao
Paciente.

1. ATENDIMENTO

Arquivo ➲ Abrir ➲ Atendimento


Esta função destina-se a realização do atendimento dos pacientes
da unidade.

1.1 Cadastro de Pacientes

Arquivo ➲ Abrir ➲ Atendimento


Importante Antes de cadastrar um novo paciente é importante certificar-se de
Filho, Filha, Júnior, que ele já não tenha sido cadastrado anteriormente. Por este
Jr. Neto, Neta e motivo, quando o usuário acessa a janela de cadastro de pacientes,
Sobrinho não são
tratados como parte esta entra automaticamente em modo de busca, com a tecla
do nome, para efeito pressionada esperando que o usuário entre com os dados do
de busca. paciente para verificar se ele já está cadastrado.
Digite Pedro Cabral
A busca no cadastro poderá ser feita de três formas, pelo cadastro
para localizar o
cadastro do paciente do paciente, ou seja, pelo nome do paciente, pelo seu número de
Pedro Álvares Cabral registro, ou ainda pelo número de prontuário, pelo RG (número da
Jr. identidade), ou pela lista de pacientes atendidos.

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BUSCANDO PACIENTES PELO NÚMERO DO REGISTRO

Nesta opção, o usuário pode usar o número de registro do paciente


para localizá-lo no cadastro, pois, é o modo mais rápido e direto de
fazê-lo. Se o número de registro do paciente for conhecido, proceda
da seguinte forma:
• Tecle 2 x F9 para retornar ao campo anterior;
• Digite o número de registro do paciente;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar;
• Se este número de registro for encontrado, o sistema trará os
dados do paciente.
Importante
Para facilitar a busca
de pacientes cujo
BUSCANDO PACIENTES PELO NOME
nome seja muito
freqüente, além do
Para efetuar a busca pelo nome, digite o primeiro e último nome do
nome, digite a data
de nascimento ou
paciente. Por exemplo, para localizar o cadastro do paciente
informe o convênio. Joaquim José da Silva Xavier;
O sistema vai
restringir a busca e
reduzir o número de • Informe o nome do paciente que se deseja buscar;
pacientes localizados.

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• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar;

• O sistema lhe trará todos os pacientes encontrados que tenham o


primeiro Joaquim e o último sobrenome Xavier. Se houver mais
de um paciente na lista, identifique aquele que você estiver
procurando conferindo o nome completo, data de nascimento ou
telefone. Selecione o paciente desejado, deslocando-se pela lista
com as setas do teclado . A mesma ação pode ser realizada
com o mouse na barra vertical de rolagem. O indicador a
esquerda do texto aponta o paciente selecionado;
• Este é um método de busca muito eficiente e rápido, porque se
utiliza de um índice criado a partir do código fonético do nome.
Isso significa que, se no exemplo acima, você tivesse digitado
Joaquim Chavier (Cha tem o mesmo som de Xa), o sistema
encontraria o paciente da mesma forma;
• A busca pelo nome pode ser feita apenas pelo primeiro nome ou
até pelas primeiras letras do primeiro nome. Ainda no exemplo
anterior, você poderia ter digitado apenas Joaquim ou Joaq para
localizar o cadastro deste paciente. No entanto este é um método
de busca menos eficiente por ser muito abrangente, mais lento, e
que não se utiliza do índice do código fonético.

BUSCANDO PACIENTES POR NÚMERO DE RG, CPF OU MATRÍCULA

Nesta opção, o usuário deverá digitar o número da identidade, CPF


ou da matrícula do convênio do paciente no local do nome. Ao
realizar esta busca o sistema trará o paciente desejado. Essa opção
é mais rápida por ser mais objetiva, o que dificulta o cadastramento
em duplicidade.

• Informe o número da Identidade, CPF ou número da matrícula do


paciente que se deseja buscar;

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• Se este número de registro for encontrado, o sistema trará os


dados do paciente.

BUSCANDO PACIENTES POR LISTA DE ATENDIMENTOS

Nesta opção, o sistema exibe a lista de todos os pacientes já


atendidos durante o dia.

• Tecle F11 ou clique no botão da barra de ferramentas;

• Selecione o paciente desejado com um duplo sobre o nome e


clique no botão <<OK>>;
• O sistema buscará este paciente e abrirá a tela de atendimento.

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1.2 Inclusão de Novos Pacientes

Arquivo ➲ Abrir ➲ Atendimento

Caso o paciente selecionado não tenha sido encontrado, o sistema


questiona a inclusão, informando que não foi possível a identificação
deste paciento na base de dados da unidade. No caso afirmativo
deve se realizar o cadastramento destes pacientes.

INCLUINDO UM NOVO PACIENTE

• O sistema abre uma nova linha, já preenchida com o número de


registro gerado automaticamente pelo sistema;
• Preencha os campos NOME, SEXO, DATA DE NASCIMENTO, TELEFONE E
CONVÊNIO.

• Tecle F5 ou clique o botão da barra de ferramentas para


gravar;
• Tecle F11 ou clique no botão da barra de ferramentas para
inserir os outros dados do paciente, como peso, altura, endereço,
profissão, grupo sangüíneo, etc. O sistema abrirá uma outra
janela com campos adicionais do cadastro de paciente. Esta
função pode ser parametrizada na opção de
<<CONFIGURAÇÕES>>, para que toda vez que for lançado um novo
paciente no sistema seja exibida automaticamente esta função;

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• O sistema exibe a tela de cadastro aonde serão inseridos os


dados complementares do paciente como: RG, CPF, TITULAR DO
CONVÊNIO, MATRÍCULA, PLANO, Nº. DE VALIDAÇÃO, DATA DE VALIDADE DO
CONVÊNIO, GRUPO SANGÜÍNEO, etc.;

• Adicione as informações que a unidade julga necessária, além


dos dados que são exigidos pelos convênios;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar.

1.3 Lançamento de dados cadastrais de um paciente

Na parte inferior da tela existem algumas opções para lançamento


de informações complementares do paciente que podem ser
bastante úteis à unidade. Estas opções são: Prontuário,
Questionários, Guias, Convênio secundário, Acompanhantes, Dados
complementares e Tratamento Ambulatorial.

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PRONTUÁRIO

A opção Prontuário destina se a geração do prontuário onde serão


lançadas as informações médicas deste paciente. Este número é
gerado automaticamente pelo sistema, basta dar um clique e o
número será gerado.

• Clique no botão <<PRONTUÁRIO>>;

• O sistema irá gerar automaticamente um número de registro


individual para o prontuário deste paciente.

QUESTIONÁRIOS

A opção <<QUESTIONÁRIOS>> destina se a aplicação de


questionários que são previamente montados no módulo de
Pesquisa de Avaliação do Sistema Smart.

• Clique no botão <<QUESTIONÁRIOS>> e o sistema exibirá uma tela


solicitando a definição do questionário que será aplicado;

• Após selecionar o questionário a ser aplicados, clique no botão


<<INICIAR>> e efetue o preenchimento deste.

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GUIAS - SESSÕES

A opção <<GUIAS>> destina se ao preenchimento das guias que são


necessárias para a realização de determinados procedimentos e que
são liberadas pelos convênios.
Também é utilizada para lançamentos de sessões:

• Se necessário, identifique através do zoom das marcações a


quantidade de sessões por procedimento a serem realizadas pelo
paciente.
• Pressione o botão GERAR OS´s, o sistema gera ordem de serviço
com a quantidade de procedimentos informados na janela GUIA,
caso o paciente deseje pagar uma quantidade menos da que foi
informada, só é necessário alterar no campo quantidade da OS´s
e pressionar F5 para gravar.

CONVÊNIO SECUNDÁRIO

A opção <<CONVÊNIO SECUNDÁRIO>> é utilizada para o


cadastramento dos convênios secundários que o paciente venha a
possuir.

• Informe o convênio que se deseja cadastrar;


• Informe o TITULAR, A MATRÍCULA, DATA DE VALIDADE, O PLANO e se
necessário à MATRÍCULA NA EMPRESA DO TITULAR;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar.

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DADOS COMPLEMENTARES

Esta opção destina se ao cadastramento de informações


complementares sobre o paciente. Nesta opção podem ser
cadastrados dados diversos como: RELIGIÃO, COR, NOME DO PAI, GRAU
DE INSTRUÇÃO, ETC.

ACOMPANHANTES

O sistema permite a inserção dos dados do acompanhante, para um


controle efetivo da internação.

Integração com o cartão nacional de saúde (CNS), gerando o arquivo de envio para o
Ministério da saúde
Vinculação do endereço referente a família e vinculo com seu agente comunitário.

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1.4 Fila de Espera

A opção de Fila de Espera contém funções que possibilitam ao Setor


de Recepção exercer um controle do fluxo dos pacientes e suas
atividades na unidade. Este controle permite uma otimização dos
recursos disponíveis da Unidade, possibilitando um melhor
funcionamento da unidade e consequentemente uma prestação de
serviço melhor para os seus clientes. Antes de cadastrar um novo
paciente é importante certificar-se de que ele já não tenha sido
cadastrado anteriormente.

ADICIONANDO UM PACIENTE NA FILA DE ESPERA

• Informe o nome do paciente;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar;
• Clique no botão <<Adicionar na Fila>>;
• O sistema abrirá a seguinte tela:

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• Informe no campo 1 o médico que realizará o atendimento do


paciente;
• Informe no campo 2 se necessário, algum tipo de informação
(Observação) para o médico;
• No campo 3 o sistema disponibiliza duas opções, sendo a primeira
opção “COLOCAR O PACIENTE NO FINAL DA FILA” – Que seria colocar o
paciente por ordem de chegada. A Segunda opção “COLOCAR O
PACIENTE ANTES DE...” – o sistema trará pacientes já adicionados na
fila deste médico para que você intercale na posição desejada;
• Clique no botão <<ADICIONAR>>;
• Neste momento você poderá controlar todo o andamento do
paciente dentro da unidade;

• O sistema disponibiliza uma visualização completa com todas as


informações do paciente desde o momento que ele chegou à
unidade até o momento que ele foi chamado pelo médico.
• Na tela de Fila de Espera existem ícones que determinam o
Status deste paciente na unidade situação:
  Paciente apenas nesta fila, esperando.
  Paciente apenas nesta fila, em atendimento.
  Paciente em várias filas, esperando.
  Paciente em várias filas, em atendimento.

DETALHE

Você poderá alterar a situação do paciente selecionando conforme


desejado.

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• Esperando – Paciente aguardando atendimento


• Em Atendimento – Paciente na sala do profissional.
• Atendido – Paciente com atendimento concluído.
• Você poderá alterar a posição do paciente na fila de espera. Fazer
alguma observação durante o período que o paciente se encontra
na unidade.
• Após cada alteração ou inclusão deve-se teclar o botão <<OK>>.

TRANSFERÊNCIA

Esta opção tem a finalidade de mudar o paciente para a fila de outro


profissional para um pré-exame ou uma substituição de médico
executante.

• Inclua no campo observação o motivo da transferência.


• Após qualquer alteração ou inclusão tecle sobre o botão
<<TRANSFERIR>> para confirmar.

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ATUALIZAR

Esta função faz com que os horários, posições, observações se


atualizem.

AGENDA

Nesta janela você visualizará todos os pacientes previamente


marcados pelo agendamento e que compareceram ou não a
unidade.

VISÃO GERAL

Nesta janela o sistema proporciona uma visão ampla de todas as


filas de espera dos médicos da unidade. As opções <<CHAMAR
PRÓXIMO>>, <<CHAMAR SELECIONADO>> e <<ENCERRAR
ATENDIMENTO>>, devem ser feitas apenas pelos médicos e não
recepcionistas.

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OPÇÕES

Esta função tem a finalidade de realizar a parametrização de


exibição de informações de pacientes atendidos ou cancelados.
Também é disponibilizada a opção de seleção do nome do paciente
e de chamar estes pacientes com um duplo clique no mouse.
• Selecione a opção desejada;
• O sistema realizará a alteração solicitada.

1.5 Ordem de Serviço de Convênios

Arquivo ➲ Abrir ➲ Atendimento


Esta opção consiste no lançamento das Ordens de Serviço dos
pacientes que serão atendidos na unidade. Este documento
contempla todos os procedimentos, serviços e materiais que o
paciente utilizará na unidade. O correto preenchimento desta Ordem
de Serviço é de suma importância, pois é este documento que será
enviado aos convênios para respectiva cobrança, portanto a
ausência de alguma informação ou um determinado lançamento
errado ocorrerá à glosa desta Ordem de Serviço.

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REGISTRANDO UM NOVO ATENDIMENTO E EMITINDO UMA OS

• Realize a busca do paciente conforme demonstrado


anteriormente;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


abrir uma ORDEM DE SERVIÇOS (OS) para o paciente desejado;
• Os campos Data e Hora do atendimento são preenchidos
automaticamente com a data e hora atuais. O sistema
disponibiliza a alteração destes dados, para registro com data
retroativa;
• O sistema informa o tipo de atendimento que será realizado, ou
seja, se é um atendimento de urgência ou não. Se necessário,
proceda à identificação selecionando entre as opções: S ou N. Se
for identificado com sim, o sistema realizara o lançamento do
Adicional de Urgência nos procedimentos lançados para este
paciente;
• Se necessário, mova o foco para o campo setor requisitante e
altere-o;
• O campo convênio da OS é preenchido com o convênio do
cadastro do paciente. Se o paciente, para aquele determinado
exame, estiver sendo atendido por outro convênio ou como
particular, faça a alteração necessária;
• O sistema disponibiliza a opção de informações, que possibilita
ao usuário realizar uma consulta na tela de geração de OS sobre
instruções, que são cadastradas pela unidade, dos convênios
atendidos. Clique no botão <<Info>> para exibir a tela de
informações;

• No caso de atendimento para a realização de exames


complementares de diagnóstico, informe o CRM do médico
requisitante, e digite ♥. O sistema trará o nome completo do
médico;

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• Caso não saiba o número do CRM do prestador, tecle F4 ou


clique no botão da barra de ferramentas;
• Digite o nome do prestador e novamente tele F4 ou clique no
botão da barra de ferramentas para buscar;
• Se o médico não for encontrado o sistema disponibiliza a tela de
cadastramento deste prestador. Tecle F3 ou clique no da
barra de ferramentas. O sistema exibirá a seguinte tela:

• Para realizar o cadastro entre com o CRM, FORMA DE TRATAMENTO


(DR., DRA., PROF., ETC.), NOME, E TELEFONE, CPF OU CNPJ;
• Se for necessário realizar um cadastramento mais detalhado do
médico requisitante, tecle F11 ou clique no botão da barra de
ferramentas;
• O sistema exibirá a tela de cadastro de prestadores de serviço:

• Informe os dados necessários;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar;
• Caso seja necessário, preencha também campo C.I.D. com o
código da doença e Guia com o número da guia da solicitação;
• Para identificar o CID basta selecionar ♣ + . O sistema exibirá
a tela para identificação do CID;

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• Caso seja necessário, informe a data da solicitação do


procedimento que será lançado na Ordem de Serviço, para casos
em que o paciente chega à unidade para realizar um
procedimento que foi solicitado externamente;
• No caso de realização de exames informe o local onde será
realizada a entrega do resultado;
• Se o tipo de atendimento a ser realizado no paciente for de
medicina ocupacional é necessário que se informe a lotação
deste paciente;
• O sistema disponibiliza a opção de aplicação de questionários
diretamente na tela de geração da OS. Para realizar a aplicação,
clique no botão <<Questionários>>;
• O sistema exibirá a tela de aplicação:

• Clique no botão <<novo>>;

• Selecione o questionário que se deseja aplicar;


• Clique no botão <<iniciar>>;
• O sistema exibirá o questionário e solicitará o preenchimento do
mesmo. Após preencher clique no botão <<ok>> para finalizar;

• Tecle F5 ou clique no botão para gravar os dados


informados. O sistema gerará um número para a nova OS, e
abrirá uma janela para a entrada dos itens.

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• Automaticamente o sistema preencherá o campo da Ordem de


Serviço e abrirá a tela pra lançamento dos procedimentos;
• A tela de lançamento dos procedimentos é composta de vários
campos que são: TIPO (S-SERVIÇO, M-MATERIAL, K-KIT), CÓDIGO,
DESCRIÇÃO, QUANTIDADE, SETOR, STATUS, MÉDICO EXECUTANTE, AUXILIAR,
CH E VALOR DO PROCEDIMENTO;

• Entre com o tipo do item: S para SERVIÇOS, M para MATERIAIS ou


medicamentos, ou K para KITS.
• Se o código ou sigla do item for conhecido, digite-o. Se não,
mova o foco para o campo DESCRIÇÃO, digite as primeiras letras
do procedimento e desloque-se pela lista com as setas do
teclado . A mesma ação pode ser realizada com o mouse,
deslocando-se pela lista de exames com a barra vertical de
rolagem e a seguir dando um clique sobre o item selecionado;

• Informe a Quantidade, o Setor e o Médico executante;


• O campo Auxiliar é usado, quando necessário, para informar um
segundo médico que participe da realização deste serviço;
• O campo status é preenchido automaticamente pelo sistema,
como Aberto, exceto nos lançamentos repetidos (Exemplo:
Exames de laboratório, a serem repetidos com mais de uma
amostra.) onde é preenchido como Pendente, no aguardo das
amostras que serão entregues posteriormente;

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• Tecle F5 ou clique no botão para gravar o novo item incluído;


• O sistema efetuará o cálculo do preço deste item. Se tratar de
um procedimento radiológico, que implique na cobrança
adicional de filme, o sistema acrescentará automaticamente este
filme;
• Se o serviço tiver componentes (veja Cadastro de Serviços),
estes serão automaticamente adicionados. No caso do
lançamento de um Kit este será substituído pelos seus itens que
o compõem;

• Tecle F8 ou clique no botão da barra de ferramentas para


imprimir a O.S. Será aberta uma janela de diálogo, que mostra
os dados básicos de identificação do paciente;

• Se os campos não estiverem preenchidos, informe o número de


matrícula do paciente no convênio, e o nome do beneficiário
titular. Estes dados serão atualizados no cadastro;
• Altere se necessário, o campo N°. de Cópias e data do resultado
do exame.
• Para imprimir, tecle ou clique no botão OK. Para retornar sem
imprimir a O.S., clique no botão CANCELAR.

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LANÇAMENTO AUTOMÁTICO DA AGENDA DE CONSULTAS E EXAMES

• Abra uma Ordem de Serviço como demonstrado anteriormente;


• No momento de lançamento dos itens, tecle F11 ou clique no
botão da barra de ferramentas;

• Clique na agenda desejada;


• Tecle o botão <<OK>> ou tecle ↔;
• Automaticamente o sistema lançará a cobrança relativa ao
atendimento efetuado para aquela marcação, na OS do paciente.

LANÇAMENTO DE SENHAS

Esta senha deve ser


preenchida por • Para determinados procedimentos, é necessária autorização
procedimento, ou prévia dos convênios e cadastramento de senhas de autorização;
seja, numa mesma
• Selecione o item que deve ser lançado uma senha de
O.S. podem ter
procedimentos
autorização;
diversos com
senhas diferentes. • Clique no botão da barra de ferramentas;
• Digite a senha do procedimento.
• Informe o atendente responsável pela liberação do
procedimento;
• Informe a data de validade desta senha de liberação;
• Clique no botão <<OK>>.

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1.6 Ordem de Serviço particular

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Esta opção consiste no lançamento das Ordens de Serviço dos
pacientes que serão atendidos na unidade. Este documento
contempla todos os procedimentos, serviços e materiais que o
paciente utilizará na unidade.

EMITINDO ORDENS DE SERVIÇO PARTICULARES

• Realize a busca do paciente conforme demonstrado


anteriormente;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


abrir uma ORDEM DE SERVIÇOS (OS) para o paciente desejado;
• Os campos Data e Hora do atendimento são preenchidos
automaticamente com a data e hora atuais. O sistema
disponibiliza a alteração destes dados, para registro com data
retroativa;
• O sistema informa o tipo de atendimento que será realizado, ou
seja, se é um atendimento de urgência ou não. Se necessário,
proceda à identificação selecionando entre as opções: S ou N. Se
for identificado com sim, o sistema realizara o lançamento do

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Adicional de Urgência nos procedimentos lançados para este


paciente;
• Se necessário, mova o foco para o campo setor requisitante e
altere-o;
• O campo convênio da OS é preenchido com o convênio do
cadastro do paciente. Se o paciente, para aquele determinado
exame, estiver sendo atendido por outro convênio ou como
particular, faça a alteração necessária;
• O sistema disponibiliza a opção de informações, que possibilita
ao usuário realizar uma consulta na tela de geração de OS sobre
instruções, que são cadastradas pela unidade, dos convênios
atendidos. Clique no botão <<Info>> para exibir a tela de
informações;

• No caso de atendimento para a realização de exames


complementares de diagnóstico, informe o CRM do médico
requisitante, e digite ♥. O sistema trará o nome completo do
médico;
• Caso não saiba o número do CRM do prestador, tecle F4 ou
clique no botão da barra de ferramentas;
• Digite o nome do prestador e novamente tele F4 ou clique no
botão da barra de ferramentas para buscar;
• Se o médico não for encontrado o sistema disponibiliza a tela de
cadastramento deste prestador. Tecle F3 ou clique no botão
da barra de ferramentas. O sistema exibirá a seguinte tela:

• Para realizar o cadastro entre com o CRM, FORMA DE TRATAMENTO


(DR., DRA., PROF., ETC.), NOME, E TELEFONE, CPF OU CNPJ;

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• Se for necessário realizar um cadastramento mais detalhado do


médico requisitante, tecle F11 ou clique no botão da barra de
ferramentas;
• O sistema exibirá a tela de cadastro de prestadores de serviço:

• Informe os dados necessários;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar;
• Caso seja necessário, preencha também campo C.I.D. com o
código da doença e Guia com o número da guia da solicitação;
• Para identificar o CID basta selecionar ♣ + . O sistema exibirá
a tela para identificação do CID

• Caso seja necessário, informe a data da solicitação do


procedimento que será lançado na Ordem de Serviço, para casos
em que o paciente chega à unidade para realizar um
procedimento que foi solicitado externamente;
• No caso de realização de exames informe o local onde será
realizada a entrega do resultado;

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• Se o tipo de atendimento a ser realizado no paciente for de


medicina ocupacional é necessário que se informe a lotação
deste paciente;
• O sistema disponibiliza a opção de aplicação de questionários
diretamente na tela de geração da OS. Para realizar a aplicação,
clique no botão <<Questionários>>;
• O sistema exibirá a tela de aplicação:

• Clique no botão <<novo>>;

• Selecione o questionário que se deseja aplicar;


• Clique no botão <<iniciar>>;
• O sistema exibirá o questionário e solicitará o preenchimento do
mesmo. Após preencher clique no botão <<ok>> para finalizar;

• Tecle F4 ou clique no botão para gravar os dados


informados. O sistema gerará um número para a nova OS, e
abrirá uma janela para a entrada dos itens.

• Automaticamente o sistema preencherá o campo da Ordem de


Serviço e abrirá a tela pra lançamento dos procedimentos;

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• A tela de lançamento dos procedimentos é composta de vários


campos que são: TIPO (S-SERVIÇO, M-MATERIAL, K-KIT), CÓDIGO,
DESCRIÇÃO, QUANTIDADE, SETOR, STATUS, MÉDICO EXECUTANTE, AUXILIAR,
CH E VALOR DO PROCEDIMENTO;

• Entre com o tipo do item: S para SERVIÇOS, M para MATERIAIS ou


medicamentos, ou K para KITS.
• Se o código ou sigla do item for conhecido, digite-o. Se não,
mova o foco para o campo DESCRIÇÃO, digite as primeiras letras
do procedimento e desloque-se pela lista com as setas do
teclado . A mesma ação pode ser realizada com o mouse,
deslocando-se pela lista de exames com a barra vertical de
rolagem e a seguir dando um clique sobre o item selecionado;

• Informe a Quantidade, o Setor e o Médico executante;


• O campo Auxiliar é usado, quando necessário, para informar um
segundo médico que participe da realização deste serviço;
• O campo status é preenchido automaticamente pelo sistema,
como Aberto, exceto nos lançamentos repetidos (Exemplo:
Exames de laboratório, a serem repetidos com mais de uma
amostra.) onde é preenchido como Pendente, no aguardo das
amostras que serão entregues posteriormente;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar o novo item incluído;
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• O sistema efetuará o cálculo do preço deste item. Se tratar de


um procedimento radiológico, que implique na cobrança
adicional de filme, o sistema acrescentará automaticamente este
filme;
• Se o serviço tiver componentes (veja Cadastro de Serviços),
estes serão automaticamente adicionados. No caso do
lançamento de um Kit este será substituído pelos seus itens que
o compõem;
• Após realizar os lançamentos dos procedimentos clique no botão
<<PAGAMENTO>>;
• O sistema exibirá a tela de pagamentos;

• Na tela de recebimento, se for necessário informe um desconto


para aquele pagamento. Se for informado um sistema o sistema
abrirá uma tela para que seja informada uma observação para
aquele desconto e no final do pagamento será solicitado o
motivo que originou o desconto em questão;
• Informe qual tipo de documento será impresso entre: Nota fiscal
nenhum documento ou recibo;
• O sistema traz como padrão a informação de que o paciente é o
responsável pelo pagamento do procedimento, porém se isso
não acontecer basta desmarcar a opção <<O paciente é o
responsável>> e será habilitada a tela para lançamento dos
dados do responsável financeiro por este pagamento;
• Se necessário indique alguma observação sobre este pagamento
no campo de <<observação>>;

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• Selecione a forma de pagamento entre: cartão de crédito,


espécie, cheque, cheque pré-datado, nota promissória ou
externo (depósitos feitos na conta da unidade);
• Registre o procedimento pressionando o botão “OK”;
• O sistema irá gerar um documento comprovando o pagamento
do atendimento;

• Tecle F8 ou clique no botão da barra de ferramentas para


imprimir a O.S. Será aberta uma janela de diálogo, que mostra
os dados básicos de identificação do paciente;

• Se os campos não estiverem preenchidos, informe o número de


matrícula do paciente no convênio, e o nome do beneficiário
titular. Estes dados serão atualizados no cadastro;
• Altere se necessário, o campo N°. de Cópias e data do resultado
do exame.
• Para imprimir, tecle ou clique no botão OK. Para retornar sem
imprimir a O.S., clique no botão CANCELAR.

LANÇAMENTO AUTOMÁTICO DA AGENDA DE CONSULTAS E EXAMES

• Abra uma Ordem de Serviço como demonstrado anteriormente;


• No momento de lançamento dos itens, tecle F11 ou clique no
botão da barra de ferramentas;

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• Clique na agenda desejada;


• Tecle o botão <<OK>> ou tecle ↔;
• Automaticamente o sistema lançará a cobrança relativa ao
atendimento efetuado para aquela marcação, na OS do paciente.

LANÇAMENTO DE SENHAS

Esta senha deve ser


• Para determinados procedimentos, é necessária autorização
preenchida por prévia dos convênios e cadastramento de senhas de autorização;
procedimento, ou • Selecione o item que deve ser lançado uma senha de
seja, numa mesma
autorização;
O.S. podem ter
procedimentos
• Clique no botão da barra de ferramentas;
diversos com
senhas diferentes. • Digite a senha do procedimento e o atendente responsável pela
liberação do procedimento;
• Informe a data de validade desta senha de liberação;
• Clique no botão <<OK>>.

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CANCELAMENTO DE PAGAMENTO OU ALTERAÇÕES

• Informe o nome do paciente;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


passar para próxima tela;
• Selecione a OS que se deseja cancelar o pagamento;
• Se desejar efetuar o cancelamento de um recebimento selecione
a opção <<CANCELAR PAGAMENTO>>;
• O sistema exibe uma tela questionando se realmente se deseja
cancelar o pagamento;

• Clique na opção <<Sim>> e o sistema solicitará um motivo para


o cancelamento. Informe o motivo clique no botão <<ok>>;

• Se não existir nenhuma nota fiscal vinculada a este pagamento o


sistema realizará o cancelamento e deixará o pagamento com
status de aberto;
• Para casos de cancelamento de pagamentos ou alterações que
foram realizadas no módulo de recepção de pacientes e que
foram geradas NF, antes de realizar o cancelamento do
recebimento é necessário realizar o cancelamento da nota fiscal;
• Tecle F11 ou clique no botão da barra de ferramentas, para
visualizar. Selecione a opção de <<Documentos>>;
• O sistema abrirá a tela de lançamento da Nota fiscal. Clique na
opção <<Excluir>>. O sistema exibirá uma tela solicitando a
confirmação do cancelamento da NF. Clique no botão <<Sim>>;
• Neste momento a nota será cancela e o pagamento pode ser
cancelado conforme foi demonstrado acima.

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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

2. IMPRESSÃO DE ETIQUETAS E PRONTUÁRIOS

Arquivo ➲ Abrir ➲ Atendimento

O sistema disponibiliza a opção de impressão de etiquetas e do


formulário de prontuário dos pacientes cadastrados no banco de
dados.

REALIZANDO A IMPRESSÃO DE ETIQUETAS E PRONTUÁRIOS

• Localize o registro do paciente na tela de Atendimento;

• Tecle F8 ou clique no botão da barra de ferramentas;


• Selecione a opção desejada para realizar a impressão;
• Altere se necessário, a quantidade de etiquetas a serem
impressas;
• Caso deseje, marque a opção formulário de prontuário para
imprimi-lo;
• Clique em OK, ou tecle ↔ para iniciar a impressão.

3. TRATAMENTO AMBULATORIAL
Arquivo ➲ Abrir ➲ Atendimento
Em algumas situações o atendimento ao paciente, mesmo a nível
Cadastre apenas um ambulatorial, pode não ser tão simples como a realização de uma
C.I.D. com prioridade
consulta ou de alguns exames de laboratório. Por exemplo, um
ALTA. Este deve ser o
motivo principal do
paciente atendido numa unidade de emergência, ou submetido a um
tratamento do paciente. cateterismo cardíaco, ou ainda em tratamento quimioterápico.
Nestes casos, você desejará agrupar todos os serviços prestados e
materiais e medicamentos consumidos durante este tratamento, à
semelhança do que se faz no caso de um internamento hospitalar.

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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

Para atender esta situação o sistema disponibiliza a opção de


TRATAMENTO AMBULATORIAL para o paciente. Esta opção consiste
na abertura de um tratamento e enquanto este estiver aberto, todas
as OS’S lançadas ficarão vinculadas a este tratamento ambulatorial
permitindo um controle de todos os procedimentos executados e
otimização no atendimento do paciente.

INICIANDO UM TRATAMENTO AMBULATORIAL

• Realize a busca do paciente conforme demonstrado no item 1.1;


• Selecione a opção <<TRATAMENTO AMBULATORIAL>> que fica na
parte inferior da tela de atendimentos;
• O sistema exibirá a tela de abertura do tratamento ambulatorial;

• Na 1º parte da tela o sistema exibe as informações cadastrais do


paciente: Nº. DO REGISTRO, NOME, SEXO, DATA DE NASCIMENTO, IDADE,
DATA DE REGISTRO NO SISTEMA, CONVÊNIO, TELEFONE E DATA DE ÚLTIMO
ATENDIMENTO;

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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

• Na 2º parte estão as informações para abertura do


procedimento;
• O campo <<TRAT. AMBULAT>> registra quantidade de
tratamentos que são abertos para um paciente e o campo
<<STATUS>> indica o status do tratamento, ou seja, indica se o
tratamento esta aberto ou encerrado. O sistema fornece um
dispositivo em forma de semáforo para facilitar a visualização do
status do treinamento;
• Informe o motivo do tratamento e o médico responsável pelo
início do tratamento e se o tratamento é do tipo eletivo ou de
urgência;
• Informe a unidade responsável pelo tratamento;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


avançar para a janela de Diagnósticos;
• Informe o nº. da guia de autorização para o procedimento em
questão;
• Informe a data inicial do tratamento e a quantidade de dias ou
seções que este se refere. Automaticamente o sistema calculará
a data limite para realização dos procedimentos liberados por
esta guia;
• Informe a senha fornecida pelo convênio para liberação deste e
o setor que realizará este procedimento;
• Selecione o procedimento na lista disponível ou clique ♣ + e
selecione o procedimento:

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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

• Para realizar esta busca digite a letra inicial do procedimento


que se deseja buscar. Por exemplo “F”;

• O sistema buscará todos os procedimentos que estão


cadastrados no banco de dados e que começam com a letra “F”;

• Selecione o procedimento desejado e clique no botão <<ok>>.


O sistema realizará o preenchimento do procedimento que será
realizado;
• Informe o convênio responsável pelo tratamento, à quantidade
de seções que será realizado e o atendente do convênio que foi
responsável pela liberação da guia.

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar.

INFORMANDO OS DIAGNÓSTICOS

• Caso seja necessário, preencha o C.I.D. com o código da doença


do paciente;
• Para identificar o CID basta selecionar ♣ + . O sistema exibirá
a tela para identificação do CID;

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• Digite o número do C.I.D. e informe o grau de importância


(Prioridade) deste diagnóstico: Alto, Médio ou Baixo.

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar.

3.1 Contas de Tratamento Ambulatorial

O Smart permite que se controlem os tratamentos de pacientes


através do sistema de contas. Ao realizar a abertura do tratamento
o sistema concomitantemente abre uma conta, onde serão lançadas
todas as OS geradas para este paciente. Se houver a necessidade
de se iniciar um novo tratamento ambulatorial para um paciente
cujo tratamento anterior já tenha sido encerrado, na janela de
Tratamento Ambulatorial basta realizar uma nova abertura como
exemplificado anteriormente.

ENCERRANDO UM TRATAMENTO AMBULATORIAL

• Selecione o paciente que se deseja fechar o tratamento;


• Acesse a opção Tratamento Ambulatorial ou no rodapé da tela;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para ir


para a janela de dados do paciente.
• Clique no ícone de Tratamento Ambulatorial;
• Em seguida, clique na opção <<Encerrar Tratamento>>;

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• Informe o nome do médico responsável pelo término do


tratamento, a data e à hora e o tipo de encerramento do mesmo
(médica, a pedido, óbito, transferência);

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar.

4. ANÁLISE DAS CONTAS DE TRATAMENTO AMBULATORIAL

Arquivo ➲ Abrir ➲ Tratamento Ambulatorial


Após encerrar o tratamento o sistema disponibiliza a opção <<
CONTA DO TRATAMENTO AMBULATORIAL>> que permite a realização de
uma análise na conta deste paciente.

ANALISANDO AS CONTAS DE TRATAMENTO AMBULATORIAL

• Selecione o paciente;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para ir


para a janela de dados do paciente;
• O sistema exibe uma tela demonstrando todas as contas de
tratamento, que foram abertas para o paciente em questão e
seus respectivos status;

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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

• No rodapé da tela existe uma legenda com o significado de cada


ícone que aparece ao lado da conta do paciente;

• Selecione a conta que se deseja analisar;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para ir


para a janela de dados do paciente;
• O sistema exibe uma tela demonstrando várias informações
sobre a conta do paciente;

• Esta é uma tela completa, que permite uma análise profunda da


conta do paciente, possibilitando uma visualização dos
lançamentos realizados para este paciente, inclusive realizando
uma auditoria nos itens que são de preenchimento obrigatório,
permitindo que se filtrem problemas que podem ser resolvidos
no próprio módulo de atendimento.

5. INFORMAÇÕES

Arquivo ➲ abrir ➲ Informações

O Módulo de Atendimento de Pacientes disponibiliza a opção de


informações, que permite um acesso otimizado as informações
cadastradas no sistema e que podem auxiliar os usuários no
relacionamento com os pacientes da unidade.

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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

5.1 Convênios

Ao selecionar o convênio desejado o sistema demonstrará


automaticamente as informações específicas deste convênio. Estas
informações são cadastradas na opção de convênios do módulo de
cadastro Gerais e financeiros (Vide Manual).

CONSULTANDO INFORMAÇÕES DOS CONVÊNIOS

• Selecione o convênio que se deseja consultar;


• O sistema exibirá as informações cadastradas para este
convênio.

5.2 Médicos

Esta opção disponibiliza a consulta aos horários de atendimento de


consultas e exames dos prestadores de serviço que atendem na
unidade. Estes horários são gerados no módulo de Agendamento de
Consultas e Exames (Vide Manual).

CONSULTANDO INFORMAÇÕES DOS MÉDICOS

• Selecione o médico desejado utilizando as teclas de navegação;


• Para cada classe selecionada, com horário definido, o sistema
informará abaixo, a grade de agenda do profissional.
• Tecle o botão ‘M’ para indicar o horário matutino e ‘T’ para o
vespertino.

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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

5.3 Serviços

Esta opção disponibiliza a consulta aos serviços realizados na


unidade. Estes serviços são cadastrados no módulo de cadastro
Gerais e financeiros (Vide Manual).

CONSULTANDO INFORMAÇÕES SOBRE SERVIÇOS

• Selecione a classe e tecle ♥ para avançar ao próximo campo.


• Com as setas de navegação faça a opção do serviço desejado.
Automaticamente o sistema demonstrará as informações sobre o
serviço selecionado.

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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

5.4 . Orçamentos

O sistema disponibiliza a opção de geração de orçamentos de


consultas e exames cadastrados na unidade. Um paciente pode
chegar à unidade e solicitar um orçamento para analisar se este tem
ou não condições financeiras para ser atendido nesta unidade.

CADASTRANDO UM ORÇAMENTO

• Informe o nome a idade e o sexo do paciente;


• Informe o convênio de referência;
• Se necessário lance maiores informações para este orçamento;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas e


selecione o exame desejado, da mesma maneira como é
realizado na OS;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


calcular o preço de cada procedimento selecionado;
• Tecle F8 ou clique no botão da barra de ferramentas para
realizar a impressão do orçamento.

5.5 Registro de orçamentos

Existem situações em que é necessário registrar os orçamentos de


pacientes cadastrados no sistema. Esta opção pode acontecer no
caso de um paciente possuir um convênio que não cobre um
determinado procedimento, porém este precisa realizar o
procedimento em questão, mais antes que um orçamento para ver
se tem condições ou não de pagar pelo serviço.

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REGISTRANDO UM ORÇAMENTO

• Selecione o paciente conforme demonstrado no item 1.1;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


passar para próxima tela;

• Informe a data de registro, a duração de dias, o convênio, o setor


solicitante e o diagnóstico do procedimento em questão;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


passar para próxima tela;
• Informe os procedimentos que farão parte deste orçamento. A
forma de inserção destas informações é semelhante à de
lançamentos de itens em uma OS;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar;

• Tecle F8 ou clique no botão da barra de ferramentas para


realizar a impressão do orçamento.

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5.6 Pacientes Internados

Esta opção só é válida para as unidades que utilizam o módulo de


internamento hospitalar. O sistema disponibiliza a opção de consulta
dos pacientes que se encontram internados.

CONSULTANDO PACIENTES INTERNADOS

• Informe a unidade, o leito, o nº. do registro, o nome ou o nº. do


prontuário do paciente que se deseja consultar;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar;
• O sistema exibirá o nome do paciente que foi selecionado
anteriormente;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


passar para próxima tela;
• O sistema exibirá a tela com as informações complementares
deste paciente;

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Medicware Sistema de Informática
Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

• Na 1º parte da tela o sistema exibe informações detalhadas sobre


o paciente em questão;
• Na opção de leitos o sistema disponibiliza informações sobre os
leitos que foram ocupados por este paciente.

6. CONSULTA DE AGENDAS

Arquivo ➲ Abrir ➲ Consultas

O sistema disponibiliza a opção de consulta de agenda de pacientes


e médicos cadastrados na unidade.

6.1 Consulta de agenda por paciente

Arquivo ➲ Abrir ➲ Consultar Agendas ➲ Consulta por


Paciente

Existem situações em que é necessário verificar se houve marcação


de algum procedimento para um determinado paciente.

_______________________________________________________ 42
Medicware Sistema de Informática
Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

CONSULTANDO AGENDAS DE PACIENTES

• Informe o nome do paciente que deseja efetuar a consulta da


agenda;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


passar para próxima tela. O sistema mostrará as marcações
deste paciente, conforme abaixo;

6.2 Consulta de agenda por médico

Arquivo ➲ Abrir ➲ Consultar Agendas ➲ Consulta por Médico

Caso o usuário deseje consultar a(s) agenda(s) marcada(s) para


algum médico, basta o usuário seguir os seguintes comandos.

CONSULTANDO AGENDA DE MÉDICOS

• Especifique o Médico desejado e a data de consulta.

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar
• O sistema exibe a tela com as informações dos horários dos
médicos solicitados;

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Manual do Usuário – Recepção de Pacientes Smart

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


voltar à janela anterior e consultar uma agenda de outro médico.

7. RELATÓRIOS

Arquivo ➲ Abrir ➲ Relatórios


O sistema permite a emissão de relatórios contendo algumas
informações que são importantes na rotina de atendimentos da
unidade. Estes relatórios podem ser, por exemplo, Relatório de
Atendimentos por Recepcionista, Exames por Setor Executante, etc.
O processo de emissão de relatórios é semelhante em todas as
opções.

8. HISTÓRICOS DE INTERNAÇÕES EXTERNAS

Arquivo ➲ Abrir ➲ Histórico de Internações Externas


O sistema permite que se faça um registro das internações externas
pelas qual o paciente passou antes de dar entrada para realização
de procedimentos na unidade em questão.

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REGISTRANDO INTERNAÇÕES EXTERNAS

• Selecione o nome do paciente conforme item 1.1;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para


passar para próxima tela;
• Informe a data inicial, a data final e o local onde o paciente foi
internado. Se necessária informe alguma observação;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar.

9. GUIA DE CONVÊNIO

Arquivo ➲ Abrir ➲ Guia de convênio

Esta opção permite realizar a manutenção das guias de convênios


das Ordens de Serviço cadastradas na unidade.

REALIZANDO MANUTENÇÃO DE Nº. DE GUIAS

• Informe o nº. da Ordem de Serviço;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para


buscar;

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• O sistema exibe a tela com as informações da Ordem de serviço


solicitada;
• Se for necessário informe o nº. da guia que esta pendente ou
errada;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar.

10. DESATIVAR PRONTUÁRIO

Arquivo ➲ Abrir ➲ Desativar prontuário


Esta opção permite ao usuário desativar prontuários muito antigos,
que estão registrados no banco de dados da unidade. Esta opção
torna esses pacientes antigos como inativos. Vale ressaltar que o
acesso deve ser restrito, portanto deve ser parametrizado no
módulo de Cadastros Gerais e financeiros. (Vide Manual)

DESATIVANDO PRONTUÁRIOS

• Selecione a data do último comparecimento;


• Informe o nº. dos registros que se deseja desativar;
• Clique no botão << Processar>>.

11. LIMITES DE ATENDIMENTO

Arquivo ➲ Abrir ➲ Limites de atendimento


Esta opção permite ao usuário criar limites de atendimento que
visam controlar os atendimentos realizados pela unidade. Esses
limites podem ser criados com inúmeras variáveis que podem ser:
Convênio, Unidade de Atendimento, Médico, Classe, Período, Tipo
(Quantidade/valor). Estas limitações vão tem impacto direto no
momento de lançamento das Ordens de Serviço.

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ENTENDENDO AS CARACTERISTICAS DE CADA OPÇÃO DE LIMITE

• Convênios: Lista dos convênios atendidos pela unidade.


• Unidade: São as unidades de atendimento que a unidade possui.
Por exemplo, a unidade pode ter uma filial no Iguatemi e outra
no Itaigara e os limites podem ser individuais.
• Médico: São os médicos credenciados da unidade.
• Classes: destina a criar uma estrutura para organizar e agrupar
os diversos serviços pela clínica ou hospital.
• Período: são os dias da semana em que poder ser criados limites
específicos.
• Tipo: O tipo contempla a forma que o limite pode ser realizado,
pode ser feito em cima de quantidades de atendimento ou ainda
em cima do valor do atendimento prestado.

CADASTRANDO LIMITES DE ATENDIMENTO

• Selecione o padrão de limite de atendimento que se deseja


estabelecer. Como exemplo pode se criar um limite de
atendimentos de um determinado convênio por período
especifico;
• Informe os limites desejados;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para


gravar.
• Neste momento será criado um limite que influenciará na tela de
atendimentos.

ENTREGA DE RESULTADOS:

Recurso para registro da entrega do resultado ao paciente.


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Nessa janela também é possível realizar a impressão do laudo do paciente.

O registro da entrega fica armazenado na tabela PEN.


12. Configurações

12.1 Registrar Entrega sem Liberação (Laboratório)

É possível configurar o sistema para aceitar o registro de entrega de um laudo apenas


digitado no sistema (sem liberação). Para isso, deve ser criada a seguinte variável na

tabela INI:

• INI_ING_COD=ATENDE

• INI_COD=ENTSEMLIB

• INI_VALOR=N (Default, não permitir registrar entrega) ou S (Permitir registrar


entrega)

12.2 Registrar Entrega sem Assinatura (Laudos Diversos,


CONSULT/ASSIST)

É possível configurar o sistema para aceitar o registro de entrega de um laudo apenas


digitado no sistema (sem assinatura), para os casos em que o cliente está trabalhando
com assinatura eletrônica. Para isso, deve ser criada a seguinte variável na tabela INI:

• INI_ING_COD=ATENDE

• INI_COD=ENTSEMASS

• INI_VALOR=N (Default, não permitir registrar entrega) ou S (Permitir registrar


entrega)

12.3 Registrar Entrega sem Impressão

É possível configurar o sistema para aceitar o registro de entrega de um laudo apenas


liberado no sistema (sem registro de impressão). Para isso, deve ser criada a seguinte
variável na tabela INI:

• INI_ING_COD=ATENDE

• INI_COD=ENTSEMIMP

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• INI_VALOR=S (Default, permitir registrar entrega) ou N (Não permitir registrar


entrega)

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