Caixa

Manual do
Módulo de
Caixa
Smart
Medicware Sistemas
V e r s ã o 2 . 0 . 4 5 6 . 1 0 5
Manual do Usuário – Caixa SMART
Sumário Página
1. Caixa 02
2. Configurações 02
2.1 Cadastros de Contas Correntes 02
2.2 Padrões de Relacionamento 03
2.3 Classe Financeiro-Orçamentária 04
2.4 Módulo de Atendimento 05
2.5 Configurações do Módulo de Caixa 05
3. Recebimentos 06
3.1 Ambulatorial 06
Realizando um Recebimento Ambulatorial 07
Cancelamento de Pagamento ou Alterações 09
3.2 Tratamento Ambulatorial 12
3.3 Internamento 12
Realizando um Recebimento de Internamento 13
Cancelamento de Pagamento ou Alterações 14
3.4 Glosa de Convênio 16
3.5 Por Paciente 17
3.6 A Receber 17
3.7 NF Por Recebimento 19
3.8 Notas Fiscais 20
3.9 Outros 21
3.9.1 Lançamento 21
3.9.2 Manutenção 22
4. Protocolo de Entrega de Cheques 23
5. Baixa de Pagamento Efetuado por Período 23
6. Transações Internas 24
6.1 Caixa 24
6.2 Fundo Fixo 25
7. Controle de Vales 26
7.1 Emissão de Vale 26
7.2 Prestação de Contas 27
7.3 Manutenção 29
8. Prestação de Conta da Recepção 29
9. Composição de Depósito 30
10. Identificação dos Cheques Devolvidos 33
11. Fechamento de Caixa/Recepção 33
12. Consultar Saldos 35
13. Consultar Cheques Recebidos/Caução 36
14. Consultar Devoluções de Caução 36
15. Relatórios 36
16. Layout de Documentos 37
17. Assistente 39
18. Reprocessamento 40
Medicware Sistemas Página 1

1. CAIXA
O Módulo de Caixa envolve uma série de atividades que dizem respeito à

rotina de vários setores da unidade. Dentre estes setores, podemos citar o
setor de Tesouraria e o setor de Recepção. O Caixa permite a realização de
tarefas referentes à movimentação de valores em espécie, cheque, cheque
pré-datado, cartão de crédito e nota promissória.
Entretanto, para que este módulo funcione perfeitamente e permita uma

maior integração das suas atividades com as atividades dos demais setores e
até mesmo permita uma capacidade de trabalhar com uma série de
informações financeiras, torna-se necessário fazer determinadas associações.
Essas associações são realizadas no módulo de Cadastros Gerais e
Financeiros, no próprio módulo de Caixa e no módulo de Recepção
(atendimento).
2. CONFIGURAÇÕES
Cadastros Gerais e Financeiros > Arquivo > Abrir > Cadastros Financeiros > Contas Correntes
No módulo de Cadastros Gerais e Financeiros, as associações dizem respeito

a criação de contas correntes do tipo: Banco, Setor, Prestador de Serviço,
Despesas Indiretas, Contas Transitórias e a mais importante delas, a conta
Caixa. As classes financeiras orçamentárias assim como os tipos de cheque
caução e cartões de crédito também são cadastrados nesta tela.
Neste módulo é feito a manutenção (inclusão, consulta, alteração, e

exclusão) dos dados básicos para funcionamento do módulo de caixa.
2.1 Cadastro de Contas Correntes
Banco: Nesta opção são cadastrados os bancos que a Unidade possui conta
corrente;
Setores: Nesta opção são cadastrados os setores da unidade e se

transacionam ou não com o caixa;
Prestadores de Serviço: Nesta opção são cadastrados os prestadores de

serviços e suas respectivas contas correntes;

Despesas Indiretas: Nesta opção são cadastradas as despesas indiretas da

Unidade. É nesta tela que são feitas as associações com as Classes
Financeiras Orçamentárias;
Conta Transitória: Nesta opção são cadastradas as contas correntes de

natureza transitória, onde os valores repousam temporariamente e
posteriormente são transferidos para contas definitivas;
Conta Caixa: Nesta opção, que é base de funcionamento do módulo, são

cadastradas as contas que se relacionam diretamente com o caixa, que
são: Vales, Recepções, Caixa, e Fundo Fixo. O procedimento de associação
envolve a seleção do tipo de conta corrente, a transição ou não com o
caixa, e a opção de visualização no Fluxo de Caixa no módulo de Tesouraria.
2.2 Padrões de Relacionamento

• A conta do tipo Caixa será associada a conta corrente de Caixa;
• A conta do tipo Fundo Fixo será associada a conta corrente de Fundo
Fixo;
• A conta do tipo Vale será associada a conta corrente de Vale;
• As contas de Recepção serão associadas ao tipo de conta corrente
recepção.
OBS: Existem outras associações que são necessárias para que o caixa
funcione corretamente visualizando cada uma das recepções. Esse processo
consiste em criar no módulo de Cadastros Gerais e Financeiros o setor,
identificando com o nome da recepção, informando que este setor é do
tipo recepção e depois amarrando-o a conta corrente da recepção que foi
criada anteriormente. Outro fator importante é a criação de algumas contas
específicas, denominadas de: “Recebimento Direto”, “Recebimento Externo”
e “Recebimento de Glosas Pendentes” na tela de cadastros de contas
correntes, na aba de contas transitórias a qual deve estar classificada como

tipo de conta corrente “Recebimento Direto”, “Recebimento Externo” e

“Recebimento de Glosas Pendentes”. Essas contas tem função de registrar os
movimentos de recebimento em caixa de acordo com a natureza de cada
movimento realizado.
Cadastros Gerais e Financeiros > Arquivo > Abrir > Cadastros Financeiros > Classes Financeiro
Orçamentário.
2.3 Classe Financeiro Orçamentária
No módulo de Cadastros Gerais e Financeiros, devem ser criadas as Classes

Financeiro-Orçamentárias que são à base de toda a classificação das
movimentações da unidade, pois possibilitam um rastreamento mais eficiente
das informações e análise depurada para efeito de levantamento dos custos da
Unidade. Para o funcionamento do Caixa, devem ser criadas as Classes
Financeiro-Orçamentária referentes aos lançamentos de caixa que são:
• Lançamento de Caixa (Classe superior das demais);

• Reposição de Fundo Fixo;
• Prestação de conta da Recepção;
• Emissão de Vale;
• Suprimento de Caixa;
• Recebimento Direto;
• Depósitos Realizados;
• Devolução de Caução;
• Caução.
Cadastros Gerais e Financeiros > Arquivo > Abrir > Cadastros Financeiros > Tipos de
Depósito/Cheque Caução
2.4 Tipos de Depósito/ Cheque Caução
Para criar os tipos de caução, deve-se informar a data de vencimento, ou seja,

a data que cada um deles deverá ser depositado.
Depois devem ser criados os layout’s de cada recibo no próprio módulo de

Caixa relacionando cada layout ao tipo de caução/depósito criado nesta
data.
Atendimento > Arquivo > Abrir > Configurações
No Módulo de Atendimento a Pacientes, devem ser configuradas as

recepções da Unidade que irão transacionar com o Caixa.
Caixa > Arquivo > Abrir > Configurações
2.5 Configurações do Módulo de Caixa
No próprio Módulo de Caixa, devem ser feitas as configurações referentes as

Classes Financeiro-Orçamentária que foram criadas e serão utilizadas para cada
função co caixa:
• Indicar se o Caixa aceitará ou não efetuar fechamento com saldo em cartão.

Caso não seja apontado, o SMART informará que ainda existe saldo em cartão e
o caixa não conseguirá efetuar o fechamento;
• Indicar as Classes Financeiro-Orçamentárias correspondentes às operações do
Caixa, que são: substituição de cheques, prestação de contas da Recepção,
emissão de vales, etc. essas classes foram criadas na etapa anterior (Módulo de
Cadastros Gerais e Financeiros > Classe Financeiro-Orçamentária).

• Informar o número de horas em que a recepção pode trabalhar depois de seu

fechamento sem prestar contas ao caixa. Ultrapassando este limite, a recepção
irá travar no caso de não ocorrer a prestação de contas.
3. RECEBIMENTOS
O caixa permite efetuar recebimentos diretos dos serviços particulares prestados

pela unidade, como prestação de serviços: Ambulatoriais, Tratamentos
Ambulatoriais, Internamento, Glosas de Convênio etc.
3.1 Ambulatorial
Nesta opção será registrado o recebimento ou cancelamento do mesmo.

Porém, estas ordens de serviço devem estar liberadas para pagamento no
módulo de Atendimento.
REALIZANDO UM RECEBIMENTO AMBULATORIAL
• Informe o nome do paciente;
• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para selecionar o tipo

de procedimento que se pretende efetuar;
• Se desejar efetuar um recebimento, realizar uma manutenção ou até mesmo

cancelar um recebimento, selecione a opção recebimento;
• O SMART exibe a tela permitindo a visualização de todas as Ordens de Serviço

que foram geradas para o paciente em questão e seus respectivos status.
Quando uma OS é visualizada com o símbolo significa que a mesma foi
gerada, mas o pagamento não foi realizado na recepção. Portanto, o
pagamento pode ser realizado diretamente no caixa. Já quando uma OS é
visualizada com o símbolo significa que esta foi gerada e já está paga,
porém, o pagamento não foi realizado na recepção. Portanto, o pagamento
referente a esta OS pode ser cancelado ou até mesmo alterado.
• Para visualizar estes pagamentos tecle F10 ou clique no botão da barra de

ferramentas;
• O SMART exibe a tela identificando a OS e a descrição do procedimento que foi
realizado nesta OS:

• Se o pagamento não foi realizado na recepção, tecle F3 ou da barra

de ferramentas para realizar o pagamento deste serviço;
• Na tela de recebimento, se for necessário, informe um desconto para

aquele pagamento. Se for informado, o sistema abrirá uma tela para que
seja informada uma observação para aquele desconto e no final do

pagamento será solicitado o motivo que originou o desconto em

questão;
• Informe qual o tipo de documento que será impresso entre: Nota Fiscal,
Recibo ou RPS;
• O sistema traz como padrão a informação de que o paciente é o
responsável financeiro pelo pagamento do procedimento, porém, se isso
não acontecer basta desmarcar a opção e

será habilitada a tela de lançamento de dados do responsável financeiro
por este pagamento. Caso haja preenchimento destes dados em Dados
Complementares no módulo de Atendimento, ao desmarcar a opção,
citada, automaticamente estes dados serão preenchidos com base nas
informações de cadastradas nesta tela;
• Se necessário, indique alguma observação sobre este pagamento no
campo de Observação;
• Selecione a forma de pagamento entre: A Receber, Boleto, Cartão,
Cheque, Cheque Pré-Datado, Espécie, Externo (depósitos feitos na conta
da Unidade) e Nota Promissória;
• Registre o procedimento pressionando Ok;
• O sistema ire gerar um documento comprovando o pagamento do
atendimento.
CANCELAMENTO DE PAGAMENTO OU ALTERAÇÕES
• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para selecionar

o tipo do procedimento que se pretende efetuar;

• Se desejar efetuar o cancelamento de um recebimento, selecione a

opção Recebimento;
• Quando uma OS é visualizada com o símbolo significa que a

mesma foi gerada, mas o pagamento não foi realizado na recepção.
Portanto, o pagamento pode ser realizado diretamente no caixa. Já
quando uma OS é visualizada com o símbolo significa que esta foi
gerada e já está paga, porém, o pagamento não foi realizado na
recepção. Portanto, o pagamento referente a esta OS pode ser
cancelado ou até mesmo alterado.
• Para visualizar estes pagamentos tecle F10 ou clique no botão da

barra de ferramentas;
• O SMART exibe a tela identificando a OS e a descrição do
procedimento que foi realizado nesta OS:

• Para realizar o cancelamento, clique com o mouse na tela de pagamento e
tecle F6 ou clique no botão da barra de ferramentas;

• O sistema exibe a tela solicitando a confirmação do cancelamento deste
pagamento;
Clicando na opção SIM o sistema solicitará a seleção do caixa (caso haja

mais de um na unidade);
Selecione o caixa e uma tela com um motivo para o cancelamento seja

exibido. Informe o motivo e coloque em OK;
Se não existir nenhuma nota fiscal vinculada a este pagamento, o sistema

realizará o cancelamento e deixará o pagamento com status de Aberto;
Para casos de cancelamento de pagamentos ou alterações que foram
realizadas no módulo de Atendimento e que foram geradas Notas Fiscais,
antes de realizar o cancelamento do recebimento é necessário realizar
cancelamento da nota fiscal;
Tecle F11 ou clique no botão da barra de ferramentas para visualizar.

Selecione a opção de Documentos;
O SMART abrirá uma tela de lançamento de Nota Fiscal. Clique na opção
Excluir. O sistema exibirá uma tela solicitando a conformação do
cancelamento da NF. Clique no botão SIM;
Neste momento a nota será cancelada e o pagamento pode ser
cancelado conforme foi demonstrado acima
3.2 Tratamento Ambulatorial

Este tipo de recebimento possui as mesmas características do recebimento

ambulatorial, sendo que a única diferença entre os dois é que o usuário irá
selecionar a conta que o paciente desejar pagar e efetivar o registro do
pagamento. Porém, estas ordens de serviço devem estar liberadas no módulo
de Atendimento. O mesmo procedimento irá funcionar para cancelamento de
pagamento ou alterações
3.3 Internamento
Nesta opção, são realizados os recebimentos dos pacientes que foram

atendidos na unidade por internamento. Para efetuar a quitação das contas de
internamento, as mesmas precisam estar encerradas e liberadas para
pagamento. O encerramento e a liberação desta conta é realizada no módulo
de Internação Hospitalar.

REALIZANDO UM RECEBIMENTO DE INTERNAMENTO
• Informe o leito do paciente;
• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar

o paciente;
• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para

visualizar as contas de internamento do paciente;
• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para

visualizar de maneira detalhada a conta de internamento que será
paga;
• Para efetuar o pagamento, selecione a opção de pagamento. Tecle F3
ou clique no botão da barra de ferramentas para realizar o

pagamento deste serviço;

• A tela deste de recebimento, segue a mesma forma de pagamento do

Ambulatorial e Tratamento ambulatorial;
CANCELAMENTO DE PAGAMENTO OU ALTERAÇÕES
• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para selecionar

o tipo do procedimento que se pretende efetuar;
• Se desejar efetuar o cancelamento de um recebimento, selecione a
opção Pagamento;

• Quando uma OS é visualizada com o símbolo significa que a mesma
foi gerada, mas o pagamento não foi realizado na recepção. Portanto, o
pagamento pode ser realizado diretamente no caixa. Já quando uma OS
é visualizada com o símbolo significa que esta foi gerada e já está
paga, porém, o pagamento não foi realizado na recepção. Portanto, o
pagamento referente a esta OS pode ser cancelado ou até mesmo
alterado.

• Para visualizar estes pagamentos tecle F10 ou clique no botão da

barra de ferramentas;
• O SMART exibe a tela identificando as contas com as informações de
início e término no internamento:
• Para realizar o cancelamento, clique com o mouse na tela de pagamento e
tecle F6 ou clique no botão da barra de ferramentas;

• O sistema exibe a tela solicitando a confirmação do cancelamento deste
pagamento;
Clicando na opção SIM o sistema solicitará a seleção do caixa (caso haja

mais de um na unidade);
Selecione o caixa e uma tela com um motivo para o cancelamento será

exibida. Informe o motivo e coloque em OK;

Se não existir nenhuma nota fiscal vinculada a este pagamento, o sistema

realizará o cancelamento e deixará o pagamento com status de Aberto;
Para casos de cancelamento de pagamentos ou alterações que foram
realizadas no módulo de Atendimento e que foram geradas Notas Fiscais,
antes de realizar o cancelamento do recebimento é necessário realizar
cancelamento da nota fiscal;
Tecle F11 ou clique no botão da barra de ferramentas para visualizar.

Selecione a opção de Documentos;
O SMART abrirá uma tela de lançamento de Nota Fiscal. Clique na opção
Excluir. O sistema exibirá uma tela solicitando a conformação do
cancelamento da NF. Clique no botão SIM;
Neste momento a nota será cancelada e o pagamento pode ser
cancelado conforme foi demonstrado acima.
3.4 Glosa de Convênio
Este tipo de recebimento é utilizando quando um paciente foi atendido na

unidade, e o seu convênio glosou o atendimento. A unidade decide então, por
cobrar este procedimento do paciente. É válido lembrar que a glosa só vai constar
na tela de recebimento do módulo de caixa se a mesma for devidamente
analisada e constar status de “Glosa Analisada”, no módulo de Faturamento.
REALIZANDO UM RECEBIMENTO/ CANCELAMENTO DE GLOSAS
A forma de realizar estes procedimentos, devem seguir os demais tipos de

recebimentos/cancelamentos citados anteriormente.

3.5 Por Paciente
Esta tela permite o recebimento de várias contas hospitalares de um

paciente ao mesmo tempo contanto que ele detenha o mesmo convênio.
REALIZANDO UM RECEBIMENTO/ CANCELAMENTO POR PACIENTE
A forma de realizar estes procedimentos, devem seguir os demais tipos de

recebimentos/cancelamentos citados anteriormente.
3.6 A Receber
Mesmo que a unidade não tenha de fato recebido esta quantia, o SMART
entende como recebimento, uma “promessa” de recebimento cadastrado.
A tela de recebimento é a mesma das demais telas citadas anteriormente.

Porém, para que apareça no módulo de Caixa, é necessário haver algum
registro no SMART, na tela de recebimento, optando pela forma “A
Receber”.
Supondo que no módulo de Atendimento, a recepcionista registra o

atendimento. Ao lançar este recebimento, a mesma opta por escolher a
opção “A Receber”:

Confirmando esta forma de recebimento, o mesmo ficará habilitado a

processar no Caixa. No módulo de Caixa, vá em Arquivo > Abrir >
Recebimentos > A Receber e busque o paciente:
Todos os pagamentos do paciente realizados do tipo “A Receber”, serão
exibidos ao teclar F10 ou clicando no botão da barra de ferramentas;

Nos pagamentos que já foram recebidos efetivamente, estará ao lado do
campo observação, a informação ;

Para registrar este pagamento, selecione a forma de recebimento e clique no
botão Receber. Uma tela será exibida conforme imagem abaixo:

Ao clicar no botão Ok, uma tela indicando um responsável pelo pagamento

será aberta
Clique em OK para confirmar o pagamento. O mesmo, após este processo,
passará a ter a informação de
3.7 NF por Recebimento
Nesta tela, é possível buscar por período os atendimentos que tiveram ou não nota
fiscal gerada. Nos casos em que se queira cancelar um pagamento, e este
pagamento tenha NF gerada, deverá ser feita a desvinculação da NF ao
pagamento, para que o cancelamento consiga ser realizado. Para isso, selecione o
paciente, verifique os dados e pressione F6 ou clique no botão da barra de

ferramentas:

Uma tela de confirmação será exibida. Confirme com OK;

Observe que o número da Nota Fiscal: NE 111222089 desaparece:
O botão Gerar Nota Fiscal permite que ao selecionar um ou mais pacientes,

possa ser gerado um mesmo número de Nota Fiscal para estes pacientes:
O botão Identificar Nota Fiscal aparece nesta tela mas, não se enquadra para
recebimento de particular.
3.8 Notas Fiscais
Nesta tela, é possível visualizar os lançamentos por período das notas fiscais geradas
no SMART e seus respectivos status, número de RPS (Recibo Provisório de Serviço),
status da RPS, número da NF eletrônica, a data de emissão e vencimento, valor,
tipo e paciente.

BOTÕES
• Enviar RPS – envia o RPS para o site da SEFAZ;

• Consultar RPS – após o envio do RPS, deve-se clicar neste botão para que, o
SMART retorne com informações do site da SEFAZ e assim, alguns campos como:
status RPS, Protocolo de Envio e RPS, Nª NFS-e serão preenchidos;
• Substituir RPS – para os casos em que é necessário o cancelamento e nova
geração de RPS, nesta nova RPS criada, clica-se em substituir RPS e insere o
número da RPS que foi cancelada;
• Recuperar XML de Envio – quando o RPS fica com status de processado com
erro, é necessário validar o XML (linguagem de marcação utilizada para
compartilhamento de informações) enviado com as informações da SEFAZ;
• Renovar Certificado – permite que o certificado com data vencida seja
desvinculado e um novo certificado digital seja associado a empresa;
• Exportar NFS-e CIAP – geração de nota fiscal eletrônica no modelo CIAP (Centro
Interamericano de Administração Pública);
• Exportar NFS-e GISS - geração de nota fiscal eletrônica no modelo GISS On-Line.
3.7 Outros
Esta opção permite ao usuário realizar recebimentos que não estejam vinculados à
atividade fim da unidade, como por exemplo; recebimentos de aluguéis.
3.7.1 Lançamentos
Ao selecionar esta opção, caso a unidade trabalhe com mais de um caixa, a tela
abaixo será exibida para que se escolha qual caixa fará este recebimento.

Em caso contrário, a tela de recebimento será automaticamente exibida:
Preencha dos dados necessários e clique em OK
A forma de recebimento é a mesma das demais citadas anteriormente.
3.7.2 Manutenção
Para alteração e/ou cancelamento dos recebimentos feitos na tela anterior

(Recebimentos > Outros > Lançamentos), acesse a tela de manutenção, digite o
período de tecle F4 ou clique em da barra de ferramentas. O SMART trará

todos os lançamentos compreendidos no período de busca. Para visualizar
detalhes do lançamento, tecle F11 ou clique em da barra de ferramentas:

4 PROTOCOLO DE ENTREGA DE CHEQUES
Esta opção permite ao Caixa realizar a entrega de cheques que foram emitidos
pela tesouraria para o pagamento de credores. É de suma importância lembrar
que o Caixa apenas faz a entrega dos cheques pois nenhum deles faz parte do
saldo do Caixa, ele apenas busca os cheques e faz a entrega informando a
quem está sendo realizada a mesma.
Para este processo, selecione o cheque que se deseja entregar e tecle F5 ou
clique em da barra de ferramentas. O número do cheque já vem

preenchido, faltando apenas que seja informado a quem será entregue. Ao
clicar em OK o status do cheque será alterado de Impresso para Entregue:
5 BAIXA DE PAGAMENTO EFETUADO POR PERÍODO
Esta opção permite realizar os pagamentos que são feitos em espécie. Esse
processo começa na Tesouraria ao ser gerado o compromisso a pagar (lá é
informado que o pagamento vai ser do tipo caixa , ou seja, espécie). Quando o
compromisso é gerado, automaticamente ele aparece para o Caixa nessa tela.

• Selecione o compromisso a pagar;
• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar os

compromissos a pagar;
• Selecione com o mouse o compromisso que se deseja baixar. O compromisso
selecionado passará para tela inferior;
• Selecione o compromisso com o mouse e tecle F5 ou clique no botão da

barra de ferramentas para gravar;
• O Smart exibirá a tela de seleção do tipo de pagamento (caixa), nª do
documento referente ao tipo de pagamento, histórico de compromisso e o
nominal do cheque:
• Nessa mesma tela, pode ser feita a impressão do comprovante de pagamento

deste compromisso.
6 TRANSAÇÃO INTERNA
Essa função permite realizar uma série de lançamentos dentro das contas correntes
da unidade, tanto para classificação de algumas despesas como para
transferências entre outras contas.

6.1 Caixa
Esta tela é utilizada para as classificações de pequenas despesas dos setores

como transporte ou para realizar as restituições de fundo fixo que não tem
reposição automática.
Para realizar uma transação interna de caixa:
• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar um novo

lote;
• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para gravar um lote de

movimentação;
• Classifique as despesas informando a conta corrente do setor e a classe
correspondente ao tipo de solicitação e depois informe o valor que foi
solicitado;
• No caso de reposição de fundos fixos, indique a conta corrente do fundo fixo a
ser restituído e a classe que deve ser do tipo reposição de fundo fixo,
informando posteriormente o valor a ser restituído;
6.2 Fundo Fixo
Esta opção é utilizada para realizar as classificações das despesas dos Fundos Fixos.
Na maioria das vezes é utilizado para fazer a reposição automática dos Fundos
Fixos, ou seja , ao classificar as despesas o sistema já restitui o valor gasto.

lote;

• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para gravar um lote de

movimentação;
• Classifique as despesas informando a conta corrente do setor e a classe
correspondente ao tipo de solicitação e depois informe o valor que foi
solicitado;
• No caso de reposição de fundos fixos, indique a conta corrente do fundo fixo a
ser restituído e a classe que deve ser do tipo reposição de fundo fixo,
informando posteriormente o valor a ser restituído;
• Caso a check-box Resposição Automática de Fundo Fixo esteja marcada, o
SMART irá, automaticamente repor o fundo fixo. Observe que na tela abaixo, foi
feito um lançamento de Fundo Fixo com a opção Reposição Automática
marcada. Ao consultar a tela de saldo, fica registrada a saída por utilização do
fundo fixo e sua automática reposição.
7 CONTROLE DE VALES
O SMART disponibiliza uma ferramenta de controle de Vales ,desde o processo de

emissão ao processo de prestação de contas com grande ênfase no controle
destas despesas.
7.1 Emissão de Vale

Esta opção possibilita a emissão de vales para os diversos setores da unidade, ou seja,
um funcionário de um setor precisa de dinheiro para custear suas despesas em alguma
atividade. Ele se dirige ao caixa e solicita a emissão de vale
Ao emitir o vale, o sistema faz a seguinte movimentação: saída do saldo do caixa de

espécie do valor solicitado no vale e entrada deste valor na conta corrente chamada
Vales Pendentes.
Para emitir um Vale:
• Informe a conta caixa de onde sairá o valor do vale, o valor, a conta de vale, o
responsável e o setor solicitante do vale;
• Tecle F5 ou clique em da barra de ferramentas para gravar o lote de

movimentação;
• Imprima o vale e solicite que o responsável assine.
Para verificar os vales pendentes, acesse Arquivo > Abrir > Fechamento de
Caixa/Recepção > Fechamento > busque a conta caixa de onde foi solicitado o valor
do vale > tecle F4 ou clique da barra de ferramentas > Selecione a aba

Composição de Saldo > Selecione o tipo vales pendentes > dê um duplo clique no
símbolo “ + ”.

7.2 Prestação de Contas
A prestação de contas de Vales consiste em demonstrar o que foi efetivamente gasto

do valor do vale solicitado, devendo o valor restante ser restituído ao caixa.
Para realizar a prestação de contas:
• Tecle F11 ou clique no botão da barra de ferramentas para que o sistema

apresente a lista de todos os vales emitidos que ainda estão em aberto;
• Selecione com o mouse o vale que será prestado conta e o sistema trará os
dados para que se faça a prestação de contas;
• Selecione a conta para a qual será alocada esta despesa e a Classe Financeiro
Orçamentária correspondente a esta despesa e o valor que foi gasto;
Caso exista diferença entre valor solicitado e valor gasto, o sistema solicita
confirmação do troco ao caixa e confirma a prestação de conta do vale,
alocando esta despesa na conta corrente do setor solicitante do vale;
O SMART só irá registrar a saída do caixa após essa prestação, devendo o
valor sair da conta de vales e passar e ser identificado como saída de caixa.
O troco volta ao saldo de espécie.

7.3 Manutenção
A manutenção de vales serve para consultar o status de cada vale emitido por
período, para reimprimir ou cancelar vales emitidos.
Para excluir um vale:
• Selecione o período que se deseja buscar os vales emitidos;

lote;
• Selecione o vale que deseja cancelar;
• TecleF6 ou clique no botão da barra de ferramentas;

• O SMART exibirá uma mensagem solicitando confirmação da exclusão.
8 PRESTAÇÃO DE CONTA DA RECEPÇÃO
Quando a recepção está habilitada para realizar recebimentos de particular, de

acordo com a rotina da unidade, a recepção ou coordenação da recepção
recolhe os valores que estão em poder das mesmas. Normalmente com algum
relatório de conferência, entrega ao Caixa que irá conferir se cada valor/paciente
que o mesmo possui fisicamente em mãos está de acordo com a tela de Prestação
de Conta da Recepção.

Para realizar a prestação de Conta da Recepção:
• Selecione a recepção e tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas;

• Selecione o(s) paciente (s)/valore (s) de acordo com o (s) valor (s) que o Caixa tem
em mãos;
• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas, e a tela de prestação de

contas será exibida;
• Confira os valores de acordo com a forma de recebimento e escolha o caixa que
será transferido o valor para que seja feita em seguida, a composição do depósito:
• Clique em Ok para confirmar a transferência deste valor ao caixa.

9 COMPOSIÇÃO DE DEPÓSITO
Esta opção permite a realização de depósitos de valores em espécie, cheque,

cartão, ou nota promissória.

Realizando a Composição de Depósito:
• Selecione o tipo de que será efetuado o depósito;

• Selecione o período que se deseja efetuar a busca;
• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar os cartões

de crédito, cheques, espécie ou notas promissórias que se deseja depositar;
• O sistema exibirá um tela com todos os valores que foram transferidos
anteriormente das recepções das unidades para o caixa;
• Selecione os pagamentos com o mouse e tecle F5 ou clique no botão da

barra de ferramentas, para gravar a composição;
• Indique a conta corrente onde deverá ser efetuado o depósito e os valores que
serão depositados:
• Clique no botão Ok
REPROGRAMAÇÃO DE VENCIMENTOS
Existem em determinadas situações em que é feita uma renegociação dos

pagamentos que foram feitos pelos pacientes da unidade. Se for necessário realizar
esta renegociação o sistema disponibiliza a função de reprogramar estes
vencimentos:

• Selecione a opção de pagamento;

• Clique com o botão direito do mouse e o sistema exibirá a seguinte opção
selecione esta opção que o sistema exibirá a tela para que

seja lançada uma nova data:
• Informe a nova data e clique em OK.
Composição de Depósito de Cartão de Crédito
• Selecione a opção de cartão de crédito para efetuar o depósito;

• Selecione o período que se deseja efetuar a busca;
• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar os cartões

de crédito que se deseja depositar;
• Selecione os pagamentos e tecle F5 ou clique no botão da barra de

ferramentas para gravar:
• O sistema traz parametrizado a conta que será alocada esta receita e a taxa de
desconto de Cartão de Crédito.
OBS: o valor referente a taxa de administração do cartão de crédito deve ser identificado
na opção de cartão de crédito no módulo de Cadastros Gerais e Financeiros.

• A composição de depósito dos demais tipos segue a mesma linha de procedimento:
selecione os pagamentos > tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas para

gravar > selecione o banco destino e Ok
10 IDENTIFICAÇÃO DE CHEQUES DEVOLVIDOS
Esta opção possibilita que sejam marcados como devolvidos os cheques que
apresentaram algum problema no depósito, passando o seu valor a pertencer de novo ao
saldo do caixa. Lembrando que não é devolução ao paciente e sim uma devolução que
o banco fez a unidade.
REALIZANDO A IDENTIFICAÇÃO DE CHEQUES DEVOLVIDOS

• Selecione o cheque que se deseja identificar;
• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas, para gravar a identificação de

devolução do cheque;
• Após esta confirmação, os cheques devolvidos voltam a fazer parte do saldo do caixa.
11 FECHAMENTO DE CAIXA/RECEPÇÃO
O módulo de Caixa permite ao usuário, de acordo com a necessidade da unidade, realizar o

fechamento do caixa por períodos (diário ou semanal). Esse recurso é de grande
importância, pois disponibiliza ao cliente a possibilidade de acompanhar periodicamente as
movimentações realizadas no caixa. Ainda na opção de fechamento de caixa é possível
fazer uma conferência dos saldos de cada uma das formas de pagamentos efetuados no

caixa. Nesta tela o sistema permite a impressão do resumo e também a composição e

movimentação do mesmo.
REALIZANDO O FECHAMENTO DO CAIXA
• Selecione a conta caixa que deseja fechar;
• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar o período

dos cheques que foram depositados;
• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas, para realizar o
fechamento do caixa;
• O sistema exibirá uma mensagem solicitando a confirmação;
• O caixa será fechado e não permitirá realizar mais nenhuma movimentação.

• Na opção “Fechamento”, o usuário poderá visualizar todas as movimentações
realizadas no período.
• A opção “Composição do Saldo” permite a verificação de todos os valores que
estão temporariamente no caixa.

12 CONSULTAR SALDOS
Nesta tela é possível verificar todos os lançamentos realizados para o caixa, tais
como prestação de contas, reposição de fundo fixo, etc.
Para verificar estes lançamentos, selecione o caixa > tecle F10 ou clique no botão
da barra de ferramentas > selecione o período que deseja visualizar > tecle F4
ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar as informações que

deseja visualizar neste período.
13 CONSULTAR CHEQUES RECEBIDOS/CAUÇÃO
Depois de entrar no caixa, os valores oriundos das recepções passam a ser de

responsabilidade do mesmo. A tela de consulta de cheques recebidos proporciona
um maior controle desses valores que podem ser em cheque ou qualquer outra
forma de pagamento. Ainda é possível consultar qualquer recibo por período de
vencimento ou recebimento e, dentro disso, consultar a localização (caixa,
recepção, resgatado ou substituído).

Caso se queira ver o recebimento deste lançamento, selecione-o > tecle F11 ou
clique no botão da barra de ferramentas > selecione o caixa e clique em OK.
Ao clicar com o botão direito do mouse em qualquer um dos cheques, o SMART lhe
informa as seguintes opções:
• Resgate de Cheque do Caixa (Substituição) – permite substituir o cheque

selecionado por alguma outra forma de pagamento;
• Reprogramar Vencimento – permite reprogramação de vencimento da
forma de pagamento selecionada;
• Retirar do Caixa – permite que um depósito realizado possa ser retirado do
caixa e ficará disponível na tela de Consultar Devoluções de Caução.
14 CONSULTAR DEVOLUÇÕES DE CAUÇÃO
É possível nesta tela consultar devoluções de depósito (cheque caução). Para isso,
escolha o período de busca > tecle F4 ou clique no botão da barra de

ferramentas para buscar as informações que deseja visualizar neste período.
Para cancelar a devolução, selecione o cheque > tecle F11 ou clique com o botão
da barra de ferramentas > selecione o caixa e clique em OK.
15 RELATÓRIOS
Esta função permite ao usuário acesso a relatórios internalizados das contas de

caixa do sistema. Esses relatórios são modulares e permitem o controle de todas as
contas bem como das suas movimentações.
15.1. Relatório de movimentações

Este relatório demonstra toda movimentação que ocorreu nas recepções da

unidade. Para visualizar este relatório, basta selecionar o período e a recepção que
se deseja consultar.
15.2. Relatório de emissão de recibos

Este relatório demonstra todos os recibos que foram emitidos nas recepções da
15.3. Relatório de previsão de prestação de contas

Este relatório emite uma previsão de prestação de conta das recepções da
15.4. Relatório de contas a receber

Este relatório demonstra todas as contas a receber da unidade sejam de
recebimentos particulares ou de convênio. Para visualizar este relatório, basta
selecionar o período, a situação (quitados ou não quitados), o registro do paciente
e o evento.
15.5. Relatório de movimento de Caixa

O módulo de Caixa ainda disponibiliza um relatório de movimentação de caixa
que pode ser montado no módulo Gerenciador de Relatórios (REPORT). Esta função
permite ao usuário montar diversos tipos de relatórios com diversas variáveis. É
válido lembrar que os relatórios para quaisquer informações gerenciais estão
disponíveis, também, no módulo REPORT, que é o gerador de relatórios do sistema
SMART
15.6. Relatório de Vales

O módulo de Caixa ainda disponibiliza um relatório de movimentação de caixa
que pode ser montado no módulo Gerenciador de Relatórios (REPORT). Esta função
permite ao usuário montar diversos tipos de relatórios com diversas variáveis. É
válido lembrar que os relatórios para quaisquer informações gerenciais estão

disponíveis, também, no módulo REPORT, que é o gerador de relatórios do sistema

SMART.
16 LAYOUT DE DOCUMENTOS
CRIANDO UM DOCUMENTO
• Tecle F3 ou clique no botão da barra de ferramentas para um novo documento;

• 1 - Nomeie o documento que deseja criar e escolha o tipo ao qual se refere, e tecle F5 ou
clique no botão da barra de ferramentas para gravar;

o Caso escolha o tipo Depósito/Caução, a coluna Caução será habilitada. As
opções de escolha que alí aparecem herdam do cadastro feito no módulo de
Cadastros Gerais e Financeiros > Cadastros Financeiros > Tipos de Depósito/Cheque
Caução;
• 2 - Redija o texto do documento que deseja criar, por exemplo: Recibo;
• 3 - A cada informação que se queira acrescentar e que venham de informações do
SMART, tais como, nome do paciente, valor, etc, após cada palavra, escolha a
informação (descritor) que se quer que apareça, com base na opção Campo, e clique
em Colar;
• 4 – Observe que em campo, escolhendo o que se deseja, e clicando em colar, o mesmo
aparece no corpo do texto entre chaves;

• O exemplo acima poderá ser utilizado quando na emissão de recibos para pacientes (no
módulo de Atendimento, por exemplo):
• Ao imprimir ou visualizar este documento, será exibido o layout criado:
17 ASSISTENTE
Esta ferramenta serve para otimizar o acesso às funções do módulo de caixa.

18 REPROCESSAMENTO
A função de reprocessamento é utilizada para efetuar alterações em movimentações que já

foram realizadas anteriormente e que por algum motivo precisam ser alteradas ou
atualizadas. Por exemplo, pode ocorrer algum erro em um critério de rateio existente, e sendo
assim, é necessário que se processem novamente estas movimentações para que o sistema
atualize-as.
REALIZANDO UM REPROCESSAMENTO
• Selecione o período que se deseja consultar;

• Selecione as movimentações que se deseja reprocessar. Caso deseje reprocessar
todas, clique na parte superior da tela e o sistema selecionará todas as
movimentações;
• Tecle F5 ou clique no botão da barra de ferramentas, para realizar o

reprocessamento;
• O sistema realizará o cancelamento das movimentações e logo após irá fazer um novo
processamento.


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Manual do

Medicware Sistemas Página 1

O Módulo de Caixa envolve uma série de atividades que dizem respeito à

Entretanto, para que este módulo funcione perfeitamente e permita uma

No módulo de Cadastros Gerais e Financeiros, as associações dizem respeito

Neste módulo é feito a manutenção (inclusão, consulta, alteração, e

2.1 Cadastro de Contas Correntes

Setores: Nesta opção são cadastrados os setores da unidade e se

Prestadores de Serviço: Nesta opção são cadastrados os prestadores de

Medicware Sistemas Página 2

Despesas Indiretas: Nesta opção são cadastradas as despesas indiretas da

Conta Transitória: Nesta opção são cadastradas as contas correntes de

Conta Caixa: Nesta opção, que é base de funcionamento do módulo, são

2.2 Padrões de Relacionamento

Medicware Sistemas Página 3

tipo de conta corrente “Recebimento Direto”, “Recebimento Externo” e

2.3 Classe Financeiro Orçamentária

No módulo de Cadastros Gerais e Financeiros, devem ser criadas as Classes

• Lançamento de Caixa (Classe superior das demais);

2.4 Tipos de Depósito/ Cheque Caução

Para criar os tipos de caução, deve-se informar a data de vencimento, ou seja,

Depois devem ser criados os layout’s de cada recibo no próprio módulo de

Atendimento > Arquivo > Abrir > Configurações

No Módulo de Atendimento a Pacientes, devem ser configuradas as

Caixa > Arquivo > Abrir > Configurações

2.5 Configurações do Módulo de Caixa

No próprio Módulo de Caixa, devem ser feitas as configurações referentes as

• Indicar se o Caixa aceitará ou não efetuar fechamento com saldo em cartão.

Medicware Sistemas Página 5

• Informar o número de horas em que a recepção pode trabalhar depois de seu

O caixa permite efetuar recebimentos diretos dos serviços particulares prestados

Nesta opção será registrado o recebimento ou cancelamento do mesmo.

REALIZANDO UM RECEBIMENTO AMBULATORIAL

• Informe o nome do paciente;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar;

Medicware Sistemas Página 6

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para selecionar o tipo

• Se desejar efetuar um recebimento, realizar uma manutenção ou até mesmo

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar;

• O SMART exibe a tela permitindo a visualização de todas as Ordens de Serviço

• Para visualizar estes pagamentos tecle F10 ou clique no botão da barra de

Medicware Sistemas Página 7

• Se o pagamento não foi realizado na recepção, tecle F3 ou da barra

• Na tela de recebimento, se for necessário, informe um desconto para

Medicware Sistemas Página 8

pagamento será solicitado o motivo que originou o desconto em

não acontecer basta desmarcar a opção e

CANCELAMENTO DE PAGAMENTO OU ALTERAÇÕES

• Informe o nome do paciente;

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar;

• Tecle F10 ou clique no botão da barra de ferramentas para selecionar

Medicware Sistemas Página 9

• Se desejar efetuar o cancelamento de um recebimento, selecione a

• Tecle F4 ou clique no botão da barra de ferramentas para buscar;

• Quando uma OS é visualizada com o símbolo significa que a

• Para visualizar estes pagamentos tecle F10 ou clique no botão da

Medicware Sistemas Página 10

• Para realizar o cancelamento, clique com o mouse na tela de pagamento e

tecle F6 ou clique no botão da barra de ferramentas;

Clicando na opção SIM o sistema solicitará a seleção do caixa (caso haja

Selecione o caixa e uma tela com um motivo para o cancelamento seja

Se não existir nenhuma nota fiscal vinculada a este pagamento, o sistema

Tecle F11 ou clique no botão da barra de ferramentas para visualizar.