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Martini, E.L.;
Mapeamento de Processo em Centro Cirúrgico: Problemas e Propostas de Solução

Mapeamento de Processo em Centro


Cirúrgico: Problemas e Propostas de Solução

RESUMO
O objetivo deste artigo é descrever o mapeamento de processo do centro cirúrgico de uma unidade hospitalar pri-
vada no estado do Rio de Janeiro. A autora desenhou o fluxograma de cada processo, descrevendo e constatando
as não conformidades existentes. Mediante a aplicação das ferramentas de gestão, identificou-se que os cinco
principais processos da unidade eram: pré-agendamento, agendamento, preparo de sala, realização da cirurgia e
alta da recuperação pós-anestésica (RPA). Ficou evidenciado que existia um fluxo eficaz na gestão dos processos
na unidade, porém visualizaram-se pontos de conflito e retrabalho, remetendo à dúvida se o fluxo era eficiente.
Desta forma, vislumbrou-se a possibilidade da melhoria, por meio de técnicas de observação, indicadores e aná-
lise de dados frente aos intervenientes que impactavam na boa prática do serviço.
DESCRITORES: Ferramentas Básicas de Qualidade; Gestão Hospitalar e Cirurgia; Organização de Processos.

ABSTRACT
This study aims to describe the process mapping of a surgery center in a private hospital unit in Rio de Janeiro
state, Brazil. The author drew the flowchart of each process, describing and verifying the existing nonconfor-
mities. Through the application of the management tools, it was identified that the five main processes of the
unit were: pre-scheduling, scheduling, room preparation, the surgery itself, and discharge of the post anesthesia
recovery (PACU). It was found that there was an efficient flow of these processes in the unit, although some exis-
ting bottlenecks were identified, referring to the doubt if the flow was efficient. These bottlenecks were studied
through observation techniques, indicators, and data analysis, making it possible for the author to perceive the
opportunity of process improvement.
DESCRIPTORS: Basic Quality Tools; Hospital Management and Surgery; Process Organization.

RESUMEN
El objetivo de este artículo, es describir el mapeo de proceso del centro quirúrgico de una unidad hospitalaria
privada en el estado de Río de Janeiro. La autora diseñó el diagrama de flujo de cada proceso, describiendo y
constatando las conformidades inexistentes. A través de la aplicación de las herramientas de gestión, se identi-
ficó que los cinco principales procesos de la unidad eran: pre-programación, programación, preparación de sala,
realización de la cirugía y alta de la recuperación postanestésica (RPA). Se evidenció que existía un flujo eficaz
en la gestión de los procesos en la unidad, pero se visualizaron puntos de conflicto y retrabajo, remitiendo a la
duda si el flujo era eficiente. De esta forma, se vislumbra la posibilidad de la mejora, por medio de técnicas de
observación, indicadores y análisis de datos frente a los actores que impactan en la buena práctica del servicio.
DESCRIPTORES: Herramientas Básicas de Calidad; Gestión Hospitalaria y Cirugía; Organización de Procesos.

Elaine Lima Martini


Pós-graduada em MBA Gestão da Saúde e Administração Hospitalar pela Universidade Estácio de Sá, Rio de Janeiro, RJ, Brasil.
Coordenadora do Centro Cirúrgico do Hospital Panamericano, Rio de Janeiro, RJ, Brasil. Graduada em Enfermagem pela Univer-
sidade Federal do Rio de Janeiro, RJ, Brasil.

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INTRODUÇÃO tempo de ciclo de serviços e produtos. O centro cirúrgico foram representados gra-

O
mapeamento de processos proporciona ficamente através de fluxos, mapas, dia-
mapeamento é uma ferramenta que o controle e o monitoramento das ações gramas de causa e efeito e planos de ação,
direciona e organiza a padroniza- empreendidas, permitindo a capacidade visando a facilitar o entendimento e a as-
ção dos fluxos de trabalho, a fim de executar mudanças, internas e externas, similação de todos os envolvidos e a exe-
de obter maior conhecimento e controle mais agilmente(3). cução das necessárias reestruturações. As
sobre as atividades desempenhadas, busca Este artigo tem como objetivo apresen- ferramentas utilizadas estão diretamente
a sustentabilidade na qualidade do serviço tar a experiência de um mapeamento de ligadas à busca da qualidade, otimizando
prestado. processo voltado para gestores e colabora- processos e métodos que afetam as ativi-
A aplicação do mapeamento visa auxi- dores de um hospital no estado do Rio de dades. O estudo foi realizado em etapas:
liar a gestão na identificação dos processos Janeiro. Com o mapeamento de processos definição dos processos a serem mapeados
de forma detalhada, evidenciando pontos da unidade centro cirúrgico, foram estu- em conjunto com a gestão de qualidade,
fortes, pontos fracos, gargalos e possíveis dadas as atividades e analisados os pro- criação de ferramentas de qualidade para a
perdas, apresentando informações impor- cessos existentes, permitindo identificar coleta de dados, definição das ferramentas
tantes para a elaboração e implementação os problemas e propor as respectivas solu- de qualidade para o mapeamento, análise
de melhorias. Além disso, a necessidade ções. Diante disso, o estudo foi orientado a de dados e apresentação dos resultados.
de se implementar o mapeamento de pro- responder a seguinte questão: O fluxo dos A escolha dos processos foi realiza-
cessos tem nos impulsionado, sendo um processos era eficiente? Buscou-se, ainda, da buscando atender a uma demanda da
fator diferenciador em relação à gestão e contribuir para a construção do conheci- unidade centro cirúrgico, que enfrentava
tornando-se essencial à manutenção das mento acerca da temática mapeamento de problemas com retrabalhos e gargalos em
atividades do dia a dia. processo como prática na Enfermagem. O relação à operação do dia a dia. Além dis-
O mapa de processo é uma proposta uso de tal ferramenta de controle de quali- so, o hospital passará por retrofit no ano
de se ter uma visualização de todos os dade representou um passo importante na de 2019, o que reforça a necessidade de
processos e seus fluxos de valor. Faz-se garantia de uma assistência segura. melhoria dos processos que envolvem a
muito relevante em todos os setores da prática diária e os fluxos de trabalho.
instituição, visando identificar as ativida- METODOLOGIA As ferramentas de qualidade são res-
des desempenhadas pelas unidades, seus ponsáveis por mensurar e analisar os pro-
responsáveis e suas relações. A reestrutu- Estudo descritivo do tipo relato de cessos da unidade, visando as resoluções
ração dos processos internos envolve rela- experiência. O estudo teve como diretriz para os problemas encontrados. A esco-
cionamentos, papéis e responsabilidades. mapear, mensurar, monitorar os processos, lha das ferramentas de qualidade foi com
Tudo isso para viabilizar a melhoria con- identificar os problemas e propor soluções, vistas às informações a serem coletadas, o
tínua do processo, que é essencial para a buscando a melhoria contínua e a seguran- tipo de processo a ser trabalhado e o tipo
sobrevivência da instituição(1). ça institucional. Trata-se de um centro ci- de problema a ser resolvido. No planeja-
A abordagem por processos permite rúrgico de uma unidade hospitalar privada mento, foram eleitas quatro ferramentas
o conhecimento profundo das atividades de médio porte, que realiza todos os tipos de qualidade: fluxograma, folha de verifi-
produtivas e de como elas influenciam no de cirurgias, de todas as especialidades, ex- cação, diagrama de Ishikawa, 5W2H.
resultado final do seu produto. Para tal, é ceto transplantes de órgãos, e com média O fluxograma auxilia na visualização
necessária a utilização de ferramentas que de 500 cirurgias por mês. Possui 07 salas da estrutura, mostrando as etapas dos
auxiliam a melhor visualização do proces- de cirurgia. A coleta e a análise de dados processos e os fluxos de informações e
so produtivo. Dentre as mais utilizadas, foram realizadas nos meses de fevereiro a elementos envolvidos. A folha de verifica-
está o mapeamento de processos(2). setembro de 2018. ção, presente desde o início do processo,
O mapeamento permite identificar as Nesse período, foram realizadas 3.607 reuniu o máximo de informações e dados,
interfaces entre os múltiplos setores, clien- cirurgias no centro cirúrgico e coletados viabilizando a verificação das variações.
tes internos e externos, entradas e produ- dados de procedimentos de 12 especia- O diagrama de Ishikawa busca entender
tos entregues. Possibilita, ainda, a visão lidades diferentes, em lista de verificação a relação entre um efeito (problema) e
dos processos que fazem parte do fluxo própria, elaborada pelo grupo de mapea- todas as causas (motivos) distribuídos
de trabalho vigente e a identificação de mento de processos. Foram excluídas da em mais de uma característica. O plano
pontos críticos que possam comprometer análise 180 cirurgias, pois encontravam-se de ação, utilizado como um check list das
o desempenho de todo o sistema organi- com dados incompletos, incorretos ou atividades de maior relevância, com base
zacional. Dessa forma, esforços podem ilegíveis, não sendo possível identificar os em perguntas que buscam respostas, tem
ser direcionados a fim de corrigir erros e pacientes ou procedimentos cirúrgicos. o objetivo de alcançar a melhoria contí-
evitar custos desnecessários e atrasos no Os atuais processos de trabalho no nua dos processos.

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RELATO DE EXPERIÊNCIA

Figura 1. Detalhamento dos processos do centro cirúrgico em estudo (SIPOC). Rio de Janeiro, RJ, Brasil, 2018.

O SIPOC é uma ferramenta utilizada ção do centro cirúrgico. Esse método nos deveriam ocorrer.
para mapear processos. Com ela, é possível proporcionou um melhor entendimento O fluxograma auxiliou na definição
esclarecer melhor as etapas do processo, dos processos. Com os processos bem de- dos indicadores de processos. A escolha
definindo e formalizando diversos fatores finidos, foi possível partir para a segunda teve o foco de otimizar esses processos
que impactam diretamente na execução etapa: o fluxograma funcional. para atingir maior eficiência e eficácia, ge-
do trabalho. Quando não se entende a rando maior produtividade e melhores re-
fundo o processo, torna-se impossível ge- Fluxograma funcional sultados para a unidade. O binômio “quais
renciá-lo. A sigla SIPOC corresponde a indicadores medir” e “quais indicadores
junção de iniciais (em inglês) de cada as- A escolha da ferramenta de fluxograma monitorar” estava alinhado às estratégias
pecto analisado pela ferramenta, suppliers teve o objetivo de tornar os processos mais da empresa, com foco na missão, visão e
(fornecedores), inputs (entradas), process claros e de demonstrar, graficamente, a nos valores.
(processo), outputs (saídas) e customers sequência das atividades diárias do centro Foram 13 os indicadores de desem-
(clientes). Com a ferramenta SIPOC, cirúrgico, permitindo a visualização das penho, desenhados a partir dos desdo-
identificou-se que os cinco principais responsabilidades de cada envolvido e sua bramentos dos macro e microprocessos
processos da unidade eram: pré-agenda- importância no processo. no fluxograma, respondendo sempre ao
mento, agendamento, preparo de sala, re- Para garantir que a sequência de ativi- questionamento sobre a real necessidade
alização da cirurgia e alta da recuperação dades desenhadas refletisse a nossa reali- daquela informação.
pós-anestésica (RPA). Na melhoria de dade, foram realizadas entrevistas com os Para melhorar o desempenho do centro
processos, SIPOC é uma ferramenta que colaboradores que executam as atividades. cirúrgico em relação aos processos, foram
dá uma visão geral dos processos. A participação e o envolvimento de todo propostos critérios de indicadores, com
A partir da aplicação do SIPOC (Figu- o grupo, sem dúvida, foram fundamentais métricas coerentes e possíveis de serem
ra 1), foi possível detectar que grande par- para o êxito do mapeamento de processo. medidas e atingidas. O monitoramento, o
te das atividades e dos processos descritos Foram evidenciados no Gemba1, diver- controle e a análise dos dados foram reali-
não estava bem desenhada não era clara a gências entre como imaginamos que as zados pela equipe responsável pelo mapea-
todos os envolvidos na gestão e na opera- atividades ocorram e como elas realmente mento do centro cirúrgico.

1 A palavra Gemba, em japonês, Genchi Genbutsu, é traduzida como “vá ver”. No universo do Lean Thinking, ela representa também o “local
real”, onde o trabalho é de fato realizado e gera valor para o negócio. Logo, esta técnica consiste em deslocar uma pessoa do time - muitas vezes o
líder - até o local do contratempo para uma coleta de dados para municiar a tomada de decisão de informações precisas e atualizadas.

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Foram estabelecidos para os indica- dores de desempenho poderiam ser uti- a serem tomadas, dependendo dos resulta-
dores de desempenho, em seus níveis de lizados na organização para o controle e dos atingidos.
abrangência, padrões de comparação. melhorias dos processos. Conforme Quadros 1 e 2, os indicado-
Os padrões foram resultados de ben- Todos os colaboradores foram treina- res de processos possuíam suas métricas,
chmarking alinhado às metas da organi- dos a interpretar os índices dos indicado- categorias de medidas e seus indicadores
zação. A alta administração e a gerência res de desempenho e, desse modo, conhe- de avaliação de causa e efeito alinhados às
foram envolvidas, uma vez que os indica- ciam as nossas metas e propostas de ações metas e aos seus objetivos.

Quadro 1. Descrição dos indicadores de desempenho do centro cirúrgico em estudo. Rio de Janeiro, RJ, Brasil, 2018.

Quadro 2. Descrição dos indicadores de desempenho do centro cirúrgico em estudo. Rio de Janeiro, RJ, Brasil, 2018.

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Analisando os quadros de indicadores Evolução do percentual de cancela- do início das cirurgias, veio como pro-
de desempenho, mais especificamente o mento de cirurgias posta de solução para esse problema, tra-
Quadro 1, percebe-se um maior índice de O cancelamento de cirurgias represen- zendo resultados na operação e melhoria
não conformidades em relação ao Quadro tava um problema no centro cirúrgico. O na qualidade do processo de trabalho dos
2. Essas não conformidades percebidas, ini- cancelamento de cirurgia aumenta o custo profissionais envolvidos e na segurança
cialmente, representavam problemas. A esses operacional e financeiro, trazendo prejuí- do paciente.
problemas associaram propostas de soluções, zos para a instituição. O prejuízo financei- Criação de pacto entre as equipes do
descritas na sequência, sendo incremento ro é causado pela ineficiência do processo centro cirúrgico e da engenharia clínica.
para oportunidades de melhorias. e pode ser evidenciado pela subutilização Com a presença da engenharia no centro ci-
Devido à articulação gerada pelos das salas cirúrgicas. Identificamos como rúrgico, reduzimos a 0% a não conformida-
desdobramentos entre os indicadores de outras fontes de desperdício o preparo da de da sala operatória ao início das cirurgias.
desempenho dos vários níveis de abran- sala de cirurgia, processo de esterilização do A sala cirúrgica só é liberada para utilização
gência adotados, ações de melhoria foram material, retrabalho do pessoal envolvido e após a realização do check list diário.
desenvolvidas através de um plano de ação, perda de oportunidade de inclusão de outra
com base nas informações coletadas atra- cirurgia, impactando diretamente na pro- Evolução do percentual do tempo de
vés dos indicadores, sempre buscando es- dução e no número de cirurgias realizadas. transporte <20 minutos
tar alinhado com as metas e os objetivos. O cancelamento por parte da equipe A partir das métricas propostas para o
médica se constituiu a principal causa de tempo de transporte, foi possível identifi-
Evolução do percentual de cirurgias re- cancelamento de cirurgias, considerando car eventuais gargalos no fluxo dos proces-
alizadas por médicos não cadastrados as causas relacionadas. Todavia, muitos sos, o que possibilitou ter conhecimento
Um grande problema observado no desses cancelamentos poderiam ser evita- do que estava causando a demora da che-
mapeamento foi a realização de cirurgias dos com a comunicação prévia. gada do paciente ao centro cirúrgico e to-
por médicos não cadastrados na institui- O plano de ação foi a criação e a im- mar decisões.
ção. Ao término da cirurgia, médicos não plementação de impresso intitulado Adotamos como plano de ação a cria-
conseguiam realizar documentação em “Ordem de cancelamento de cirurgia”, ção e implantação do impresso de mo-
sistema por falta de senha, uma vez que no qual o responsável da equipe cirúrgi- vimentação de paciente, que contempla
somente médicos cadastrados possuem se- ca tinha que descrever o motivo do can- horário de solicitação do paciente x ho-
nha do sistema interno. O paciente perma- celamento e a justificativa. Dados eram rário de chegada do paciente no centro
necia em sala operatória, impactando no analisados pontualmente pela coorde- cirúrgico. O primeiro passo para a cria-
giro de sala. Como plano de ação, criou-se nação do centro cirúrgico. A boa práti- ção do impresso foi proposto em encon-
parceria do setor de agendamento de ci- ca nos remete a 5% de cancelamento da tros entre os enfermeiros das unidades
rurgia com profissional responsável pelo agenda cirúrgica no dia da cirurgia. En- (centro cirúrgico e unidade de interna-
cadastro médico. Portanto, ao delegar essa tendemos a necessidade de permanecer ção) para discutir as informações inseri-
função de análise de documentação aos medindo esse indicador, ainda não con- das no impresso. O objetivo era compre-
setores de Agendamento e Cadastro, esses solidado, pelo fato de estarmos frequen- ender a necessidade dos profissionais da
transtornos foram evitados. Ao recebi- temente recebendo novas equipes e por unidade de internação e encontrar uma
mento de solicitação de cirurgia por novos ser necessária a abordagem pontual com forma de operacionalizar o processo de
profissionais, o setor de pré-agendamento os profissionais envolvidos no processo. comunicação, para que os profissionais
informa de imediato se o médico não é ca- Melhorar comunicação entre as equipes de ambas unidades ficassem satisfeitos
dastrado; em seguida, é realizado contato médicas e a instituição precisa ser um com o resultado.
com o médico, solicitando documentação. objetivo constante a ser perseguido. Foram realizados treinamento e distri-
Realiza-se um pré-cadastro. A finalização buição de rádios para comunicação efetiva
do agendamento só ocorre após envio da Evolução do percentual de cirurgias entre a unidade de internação e o centro
documentação. Com essa medida, reduzi- com check list não conforme cirúrgico. O centro cirúrgico comunica-se
mos o número de realizações de cirurgias Inicialmente, chamou a atenção o alto com a unidade de internação 20 minutos
por médicos não cadastrados. Após algu- índice de check list não conforme ao iní- antes de solicitar o paciente ao técnico de
mas semanas, com 0% de não conformida- cio das cirurgias, representando impacto transporte. A melhoria desse indicador pro-
de, ocorreram cirurgias de emergência com significativo na qualidade da assistência porcionou maior satisfação de todos os pro-
especialistas não cadastrados realizando o prestada dentro da sala operatória. fissionais envolvidos no processo, melhoria
ato operatório. Esse indicador permanece A criação e implantação de check list da qualidade no transporte do paciente
sendo monitorado, uma vez que entende- de conferência diária pela engenharia clí- cirúrgico e agilidade no set up da sala, redu-
mos não estar consolidado ainda. nica no centro cirúrgico, realizado antes zindo o intervalo entre as cirurgias.

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Evolução do percentual de conformi- todas as atividades realizadas pelas equipes na tarefa da conferência da documentação
dade dos documentos na SRPA cirúrgica, anestésica e de enfermagem. cirúrgica, bem como promover a intera-
Com base nas informações levantadas O registro completo de todos os docu- ção de todos os profissionais envolvidos
durante o mapeamento de processos em mentos que compõem o prontuário do pa- no procedimento cirúrgico. O paciente
relação à conformidade dos documentos ciente é de responsabilidades de todos os somente é liberado da sala cirúrgica após
na SRPA, foi evidenciado o registro não envolvidos na assistência. Assim, com foco documentação conforme.
conforme em alguns prontuários. na mudança para a melhoria da qualidade O indicador de registro em confor-
O mapeamento evidenciou, através das dos registros, foi elaborada e implantada midade com as anotações no centro ci-
entrevistas, uma preocupação dos profis- nova rotina de conferência da documen- rúrgico demonstra boa performance da
sionais envolvidos; neste contexto, os do tação com o paciente ainda dentro da sala unidade, como uma prática segura, isen-
centro cirúrgico, em ter a informação pre- operatória, com intervenção antes da libe- ta de riscos.
cisa e segura. Um dos meios de avaliação ração para SRPA.
da qualidade da assistência prestada no Fez-se necessária a contratação de uma Evolução do percentual de ATB pro-
centro cirúrgico é o registro conforme de colaboradora administrativa para agregar filática

Figura 2. Mapeamento das fragilidades da ATB profilática (Diagrama de Ishikawa/ Causa e Efeito). Rio de Janeiro, RJ,
Brasil, 2018.

Quadro 3. Planejamento da ATB profilática (Plano de ação 5W2H). Rio de Janeiro, RJ, Brasil, 2018.

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A profilaxia antibiótica em cirurgia faz Comissão de Controle de Infecção de toda equipe de trabalho, desde
parte de um conjunto de medidas que Hospitalar (CCIH). Entendeu-se a parte técnica aos super visores e à
tem como objetivo reduzir a inci- como conforme o tempo médio da direção. O trabalho se mostrou bas-
dência da infecção de sítio cirúrgico administração do antibiótico realiza- tante construtivo, pois permitiu o
(ISC). O alvo principal da profilaxia do em até 1 hora antes da cirurgia. entendimento de todos os envolvi-
antibiótica é diminuir a carga bacte- O redesenho da política interna de dos - equipe técnica e executores do
riana na ferida operatória. A utiliza- antibioticoprofilaxia no paciente ci- processo - durante a análise detalha-
ção adequada da profilaxia antibióti- rúrgico teve como objetivo auxiliar da dos indicadores sugeridos. Além
ca no perioperatório pode reduzir a o cirurgião e o anestesista na escolha disso, a técnica permitiu discussões
taxa deste tipo de complicação. da profilaxia adequada para cada tipo e correções de pontos de conflitos e
Evidenciamos não conformidades de cirurgia, nas diferentes especiali- readequações de indicadores sugeri-
na utilização da antibioticoprofilaxia dades, colaborando para a segurança dos, uma vez que os colaboradores
cirúrgica, o que representou uma fra- dos pacientes. apresentavam conhecimento mais
gilidade no processo estudado. Esfor- detalhado com base no preenchi-
ços foram empreendidos no sentido CONCLUSÃO mento da lista de verificação de cada
de estabelecer protocolos para norte- cirurgia proposta.
ar o uso adequado da antibioticopro- O objetivo deste trabalho foi es- Em todos os processos estuda-
filaxia, visando a prevenção da ISC, tudar a eficiência do fluxo na gestão dos, visualizamos a comunicação
resultado da adesão ao protocolo de dos processos de um centro cirúrgico, com interferência direta na quali-
profilaxia antibiótica em cirurgia no propondo soluções para aperfeiçoar dade da assistência prestada , sendo
tempo adequado. Observou-se inade- os processos, a partir da aplicação da um ponto forte para o sucesso dos
quação desse indicador. Para melhor metodologia de gestão por processos. resultados obtidos. A comunicação
compreensão, utilizamos a ferramen- O estudo evidenciou a adesão po - eficiente entre todos os membros
ta diagrama de Ishikawa. sitiva dos profissionais envolvidos da equipe multidisciplinar contri-
Conhecido como diagrama de ao uso dos indicadores de qualida- buiu para alcançarmos os resulta-
Ishikawa ou diagrama de Espinha de de da assistência prestada no centro dos esperados e ating irmos metas
Peixe, é uma ferramenta que repre- cirúrgico, tornando clara a preocu- estabelecidas.
senta as possíveis causas que levam a pação de todos os profissionais em Desta forma, foi possível ali-
um determinado resultado, em outras promover um cuidado seg uro e livre nhar alg uns processos estudados e
palavras, tem como objetivo iden- de danos. implantar melhorias, com auxílio
tificar e explorar as possíveis causas Com base nos dados obtidos dos planos de ação propostos ao
do problema. Finalizada a aplicação neste estudo, conclui-se que a cria- sistema de indicadores adotados. A
do diagrama, foi necessário fazer a ção dos indicadores de desempenho, melhoria dos processos estudados
análise, para tratar e solucionar cada alinhado ao mapeamento de proces- impactou, positivamente, na prática
causa identificada. A análise se tor- sos, nos permitiu conhecer os pro- do ser viço. A incorporação de uma
nou possível com o auxílio de um cessos como eles realmente ocorrem: cultura voltada para a seg urança do
plano de ação 5W2H, evidenciado pontos de conflitos, retrabalhos, paciente, apoiada na implantação da
no Quadro 3. gargalos e fluxos não eficientes. O gestão por processos que esteja fo -
A readequação da política inter- estudo dos processos ocorreu jun- cada em resultados esperados e efi-
na foi realizada em parceria com a to ao Gemba1, com o envolvimento cazes, é possível.

REFERÊNCIAS
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