CURSO DE GESTÃO DO TEMPO

AULA 03
Sejam muito bem vindos a nossa última aula de gestão do tempo. É nossa
terceira e última aula. É uma aula menor porque aqui nesta aula iremos focar na
gestão do tempo profissional.

Baseado em um artigo publicado na Harvard Business Review, na revista de

Harvard, que o William Oncken Jr e Donald Wass escrevem, nós vamos conversar
sobre "Gestão do Tempo: quem é que vai descascar esse abacaxi?". Esse artigo é um
artigo muito legal que mostra como nós, na vida profissional, vamos perdendo
tempo, apesar de estarmos ali trabalhando o tempo todo.

Primeiro que ele vai dizer o seguinte: "no campo profissional, você tem que
dividir a gestão do tempo, ou o tempo, em três tipos”. Primeiro tipo é o tempo imposto
pelo chefe. Esse tempo, quer dizer, o chefe mandou você fazer alguma coisa, você
vai ter que fazer. Então usado para realizar as atividades determinadas pelo chefe.
Esse é um tempo que você não tem. Então, você está ali, ele mandou você fazer
alguma coisa e você vai fazer.

O segundo tempo é o tempo imposto pelo sistema. Ou seja, você vai ter que
usar esse tempo para acomodar solicitações dos colegas. Não é que você é
obrigado a acatar essas solicitações, é que uma mão lava a outra. Você vai ajudar o
João, mas o João vai te ajudar amanhã. Se você se negar a ajudar o João hoje, além
de um clima de animosidade, você não tem essa ajuda do João amanhã. Então
você vai, de uma forma inteligente, destinar tempo para isso. Um tempo imposto
pelo sistema, quer dizer, o sistema funciona assim, para você ser ajudado você
tem que ajudar e agora é a sua oportunidade.

Mas há um terceiro tempo. Um tempo autoimposto. Que é você que escolhe

a atividade que você vai exercer dentro daquele tempo no seu trabalho. Ou você
escolheu ou você concordou em fazer. O problema reside no tempo autoimposto.
Parte desse tempo vai ser tomada pelos seus subordinados e é chamada por
alguns de tempo imposto pelos subordinados, mas é um tempo autoimposto.

Deixa eu tentar tornar mais claro: você está trabalhando. Certo? Então, você
é servidor ali. Você está liderando uma equipe, você é gerente, você está liderando
uma equipe. Você tem um negócio, você está liderando uma equipe. Existe um
tempo que é imposto pelo chefe, quando você é um empreendedor, o cliente é seu
chefe. O mercado é seu chefe, o que o mercado está exigindo você tem que ir lá e
fazer. Então, assim, esse tempo - quando você era funcionário alguém determinou
que você fizesse aquilo - esse tempo é um tempo que você vai ter que usar, não
tem jeito. Há uma outra parte do tempo que é o seu colega que está pedindo uma
ajuda. É um colega que sempre te ajuda e que você sempre o ajuda. Então é um
tempo imposto pelo sistema porque é assim que as coisas funcionam, é assim que
as coisas fluem. Ele está precisando de uma ajuda ali no computador, uma ajuda
no sistema, ele está precisando de uma ajuda ali no trabalho, na pesquisa dele, eu
vou ajudar, porque depois ele me ajuda também. Uma mão lava a outra. O
problema está no tempo autoimposto.

Todos nós temos uma reserva de tempo no dia do nosso trabalho em que a
gente faz coisas que a gente escolheu fazer ou concordou em fazer, quis fazer ou
concordou, aceitou. E você vai me dizer "Não, Samer, mas como é que eu vou dizer a
um subordinado...", pois é. Você podia ou poderia dizer ao subordinado "eu não posso
te atender hoje" e você teria duas horas ali para fazer uma outra atividade que, para
você, seria até mais importante, mas você resolveu acolher o pedido do seu
subordinado para atendê-lo. Esse tempo vai sendo tomado. Só que, assim, você
não tem tempo para fazer as suas coisas porque o tempo todo você está ajudando
os outros a descascar o abacaxi deles. E o William Oncken faz a seguinte pergunta:
"com quem está o abacaxi?".

Porque é o seguinte: quando um funcionário chega lá, o seu subordinado

chega lá para você e diz assim "tô com um problema, posso conversar com você?", você
diz "pode, sente-se!", naquele momento, você tinha outras coisas para fazer, você não
está fazendo as outras coisas porque você parou de fazer as coisas que você tinha
que fazer para ouvir aquela pessoa, que pode ser seu subordinado, pode até ser
um colega de trabalho que nem tinha trabalhado e você está fazendo o serviço
dele - porque precisa fazer essa distinção. A pessoa sentou aqui, na minha frente;
por gentileza, essa pessoa veio e trouxe o problema. O que você diz para ela? Ou
você dá a solução ou, se é complexo, você diz assim "eu vou pensar. Você conversa
comigo na segunda-feira?" - porque é sexta - "ou você conversa comigo amanhã?" - que é
terça e, então, fala na quarta - "converso!". O que aconteceu nesse momento? O
abacaxi, que estava na mão dele, passou para a sua mão. É você que vai ter que
trazer a solução para esse problema - que nem é seu - amanhã. Então, você está
com isso no seu consciente. Você pensa nisso, você dorme pensando nisso, "mas
como é que eu posso fazer isso? Como é que eu posso trazer a solução para o João?", você
acorda pensando nisso. O João, dormiu igual a uma pedra. Descansou. O abacaxi
está na sua mão, não está na mão dele, apesar de o problema ser dele.

O que ele vai dizer? Ele vai dizer "isso é um hábito. E os funcionários vão
desenvolver esse hábito de levar o abacaxi - você que resolve - você resolve o abacaxi e
traz para eles, pronto, descascado", é só comer. Você já traz a solução. Qual o
problema? O problema é que você não resolve os seus pontos. Você fica só
resolvendo o dos outros. Então, você tinha que estar em uma posição mais
estratégica, de crescimento, de gerenciamento e você está ali, resolvendo
picuinhas o tempo todo. E não está resolvendo o que precisa ser resolvido para a
sua posição ou para o seu crescimento profissional. O Donald Wass diz assim "se
aceitar muitos abacaxis, você não terá tempo para se concentrar nas suas prioridades".
Preste atenção: se alguém da sua empresa lhe trouxer um abacaxi, devolva-o
imediatamente. Você pode ouvir, você pode dar sugestões, mas o problema
continua sendo da pessoa. Pare de trazer o problema para você. Deixe o problema
com a pessoa. Deu para entender? Pare de trazer o problema para você. Deixe o
problema com a pessoa. E você vai dizer para mim assim "Samer, eu entendi. A
pessoa veio, eu posso até dar um aconselhamento, mas o problema, Samer, é que toda hora
chega gente para falar comigo", isso é outro erro seu na gestão do tempo. E eles vão
sugerir o seguinte: primeiro, como devolver o abacaxi ao dono? Marque reuniões
para resolver o problema. Mas são reuniões de até 15 minutos. Às vezes, a reunião
é a maneira mais eficiente de tornar o seu dia ineficiente. Você tem 10 reuniões,
tudo é reunião e ninguém trabalha. Só fazendo reunião, fazer isso, fazer aquilo e
ninguém faz. Mas por que ele está falando "marque reunião para resolver o
problema?", é o seguinte: João apareceu, "posso falar com você? Estou com um
problema!", e a pessoa fala "João, hoje não tenho tempo, se você puder amanhã, de 08h as
08h15, eu consigo. No primeiro horário da manhã eu tenho 15 minutos. Pode ser?", "pode!".
Por quê? O abacaxi continua com ele, e ele está lá, raciocinando, de repente, ele
tem a resposta. No outro dia de manhã: "João?", "Não, eu já até resolvi, consegui lá,
obrigado!". Ele descascou o próprio abacaxi. Qual é a vantagem da reunião?
Primeiro que se for uma coisa que o cara consegue mesmo fazer sozinho, ele vai
resolver. Se for urgentíssimo, ele vai dizer que é urgentíssimo, pode ficar
despreocupado. Segundo, se você não fizer isso, toda hora as pessoas irão
aparecer na sua sala. Toda hora alguém vai te ligar, toda hora uma mensagem no
whatsapp, toda hora é um pedido para você resolver. E você não faz suas coisas.
 Agora, reuniões de até 15 minutos. Porque tem gente que não tem noção.
Uma coisa eu aprendi em reunião: quando alguém pede a palavra e fala assim
"olha, eu não vou tomar muito do seu tempo", ela vai tomar muito do seu tempo, "olha,
eu pretendo ser breve", ela não será breve, "olha, eu só preciso fazer um apontamento", é
uma história. Então, assim, a pessoa é prolixa, ela tem que ter tempo. Porque é
muito irritante você ter 15 minutos e a pessoa se valer de 1 hora sua. Tem que ter
prazo.

Eu assistia a um CEO de uma empresa e ele dizia o seguinte "acabou reunião

na minha empresa. Acabou. A gente tem o grupo da empresa, quem quiser falar alguma
coisa, grava um vídeo. Todo mundo assiste na hora que pode, o vídeo tem 5 minutos de
duração, todo mundo responde. Se for o caso, a pessoa grava um outro vídeo ou escreve a
resposta e está resolvido ali. Porque se for convocar reunião são 2 horas. O vídeo é um
negócio chato, mas toma muito menos tempo do que uma reunião agendada". Reunião é
importante para fins criativos, muitas vezes. Entendeu? Porque vocês param, um
dá uma ideia, o outro puxa a ideia, é importante. Mas estou dizendo que se você
fizer reunião o tempo inteiro, você mata a criatividade.

Segundo ponto que ele vai dizer para você devolver o abacaxi - o primeiro é
marque a reunião, é reunião. No outro dia, 15 minutos. Segundo: exija uma
proposta de solução. Uma reunião de até 15 minutos, por favor. Só se for uma
coisa muito grave, uma exceção. Mas, retomando: exija uma proposta de solução.
As pessoas precisam desenvolver a habilidade de resolver problemas. Porque, se
não, você deixa o sujeito mal acostumado. O tempo inteiro ele está vindo até você
para você resolver o problema dele. O tempo inteiro. Ele mesmo não resolve
problema algum. Não dá! O que você vai fazer? Você fala "meu filho, muito obrigado,
estou muito satisfeito, mas qual é a sua proposta de solução?". Quando você analisa os
discursos dos grandes líderes, esses discursos que marcaram a história da
humanidade, sempre eles trazem propostas de solução. Quando o Ronald Reagan
faz o discurso dele, ele traz uma proposta de solução. A gente precisa de pessoas
que nos apresentem propostas de solução. Porque se não você tem uma pessoa
que é um diagnosticador de problemas. Só que qualquer observador vai perceber
o problema. Você não é uma consultoria que eu contratei para diagnosticar
problemas, você é uma pessoa que trabalha aqui dentro para encontrar solução
também, para desenvolver a solução. E a consultoria o ideal é que ela faça esse
serviço também. Então, "eu quero uma proposta de solução. Quero uma iniciativa. Qual
é a sua ideia?", porque eu quero que este meu subordinado, essa pessoa da minha
equipe tenha ou desenvolva uma capacidade própria de resolução de problemas,
ou de resolver problemas.
 Terceiro: cultive a confiança. As pessoas não podem ter medo de errar. Esse
é um problema sério. Porque, às vezes, você como líder tem cometido. Você tem
deixado todo mundo com muito medo de errar. E esse seu medo ou esse medo que
você gera nas pessoas faz com que elas percam a capacidade de execução. Eu li
um livro chamado "a regra é não ter regras", que é a história da Netflix, ele
dizendo "aqui na Netflix não há regra. A regra é ter bom senso. O que é o melhor para a
empresa? É isso? Então vá lá e faça! Se você errou, mas seguindo esse princípio, tudo bem, é
só corrigir rápido", porque, muitas vezes, as pessoas estão te demandando porque
você fica controlando tudo. E elas morrem de medo de errar porque a sua reação
quando elas erram é muito explosiva, é grave, diminui a pessoa. E ela fala "não, de
jeito nenhum, não vou fazer isso".

Então deixa eu te dizer uma coisa: primeiro, a pessoa chegou com o abacaxi
para você descascar, você vai marcar uma reunião. Por quê? Porque assim você
ganha um dia e você continua com as suas prioridades. Segundo, quando você
tiver na reunião com ela, que é uma reunião de 15 minutos, estourando meia hora,
você quer uma proposta de solução, o que ele pensou, qual é a iniciativa, qual é a
ideia dele para resolver esse problema. Terceiro, faça o que você achar melhor.
Cultive a confiança. Diga para a pessoa isso "olha, o que você acha que é o melhor? O
melhor para a empresa, o melhor para o nosso trabalho, o melhor aqui para o órgão, o
melhor para a igreja" - se você trabalha na igreja - "então, faça!", "mas eu posso errar!",
"não há problema. Se você fizer com a intenção de fazer o melhor, se você errar iremos
corrigir com velocidade - isso é importante - mas eu vou perceber esse seu intento", as
pessoas têm que perder o medo de errar.

E o quarto ponto é: aprenda a delegar. Não seja centralizador. Escolha as

pessoas certas. Existem pessoas mais capazes do que você para a execução do seu
serviço. Você não é o Cristiano Ronaldo dos negócios, do mundo corporativo, do
serviço público, da igreja, você não é. Não é. Você é uma boa pessoa, uma pessoa
competente, ok. Existem pessoas tão boas e tão competentes quanto você. E mais
competentes do que você em determinadas áreas. Coloque essas pessoas nessas
áreas. E assim você terá um impacto gigantesco. Uma melhora substancial. Você
quer crescer? Tem que delegar. O curso cresceu, por exemplo o CPIuris,
delegando. Eu assisti a uma palestra do fundador do AirBnB que ele diz "eu construí
a empresa baseada na confiança", porque alguém deixa outra pessoa entrar na casa
dela e dormir e essa outra pessoa, o anfitrião nunca viu na vida. Nunca viu na
vida! É baseado na confiança. Então, o que eu quero te dizer? Você precisa
aprender a confiar. Se quiser crescer e se quiser gerir melhor o seu tempo,
aprenda a confiar, aprenda a delegar, não seja centralizador.
 Há um trecho aqui em que ele diz o seguinte: "diversos executivos já me
disseram que gastam, pelo menos, a metade do tempo em assuntos urgentes, mas não
importantes. Estão presos em um ciclo interminável no qual precisam resolver o abacaxi
dos outros", gastam, pelo menos, metade do tempo em assuntos urgentes, mas não
importantes. Sua mãe já te ligou no meio da tarde com assunto urgente? Mas não
importante? O seu subordinado, alguém da sua equipe chegou com um assunto
urgente, precisava resolver ali, era só aquele pontinho, mas não era importante? O
que você estava fazendo era mais importante. Se eu abrir o whatsapp agora eu
tenho dezenas de assuntos urgentes e não importantes para tratar. "Samer, e qual é
o efeito disso?", o efeito é que você para de cuidar das prioridades, o efeito é que
você para de se importar com o que importa, o efeito é que você deixa de crescer
como poderia, o efeito é que você fica limitado, fica para trás, fica aborrecido,
estressado, ansioso e se sentindo impotente, porque você está descascando o
abacaxi dos outros.

Muita gente me pergunta assim "como ser mais criativo?", afinal de contas,
esse é o nome da nossa escola, Ser Mais Criativo, e eu vou dizer uma coisa para
vocês: a criatividade mora no tempo que você não tem. Enquanto você não
otimizar o seu tempo, enquanto você não delegar o que pode ser delegado,
enquanto você não devolver o abacaxi para que o dono do abacaxi seja o
responsável por descascá-lo, enquanto você não priorizar o que é prioridade, não
dar importância ao que é importante, não se concentrar naquilo que demanda
concentração porque é o crescimento seu, do seu negócio, da sua ideia, do seu
projeto, você vai gastar o seu tempo inteiro com coisas que não importam. Vai se
sentir infeliz porque está estagnado, vai se sentir impotente por não vislumbrar
processo, vai se sentir incapaz porque perceberá que outras pessoas em idêntica
posição que a sua, originalmente, hoje estão em outro patamar. Tudo pela questão
da gestão do tempo. E se você desejar ser uma pessoa mais criativa, lembre-se: a
criatividade mora no tempo que você não tem. Então é hora de você ter tempo.