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NORMA DE PROCEDIMENTO

CÓDIGO DA INSTRUÇÃO INTERNA: 16.12 – 3 - 0386.A

TÍTULO: PROCESSO DE VENDA DE MÁQUINAS – MERCADO EXTERNO

HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES:

EDIÇÃO VIGÊNCIA HISTÓRICO


A 09/11/2007 PUBLICAÇÃO NOVA.

APROVAÇÃO:

AMAURY TORRES DE MIRANDA MARIO KNOLL


Diretor de Comercialização Mercado Externo - MF Gerente de Vendas Mercado Externo – MF

DATA DE VIGÊNCIA CÓPIA CONTROLADA PÁGINA


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NORMA DE PROCEDIMENTO
TÍTULO CÓDIGO

PROCESSO DE VENDA DE MÁQUINAS – MERCADO EXTERNO 16.12 – 3 - 0386.A

1. OBJETIVO

Definir e padronizar o processo de venda de máquinas (MF - Máquinas-Ferramenta) para o Mercado


Externo.

2. ÁREAS ENVOLVIDAS

Departamento de Vendas Mercado Externo – MF (DVME-MF)


Departamento de Engenharia de Marketing MF (SEM-MF)
Departamento de Serviço Pós-Venda (DSPV-MF)
Diretoria Administrativa (DA)
Diretoria de Comercialização Mercado Externo– MF (DCME-MF)
Presidente de Diretoria (PD)
Setor de Vendas Mercado Externo – MF (SVME-MF)
Setor Administrativo de Exportação – MF (SAEX)
Setor Administrativo de Vendas – MF (SAV –MF)
Setor de Transporte Externo – (STE)
Setor de Apropriação e Faturamento - MF (SAF-MF)
Departamento de Execução de Pedidos – (DEXP)
Setor de Planejamento Financeiro (SPF)
Setor de Cobrança, Pagamento e Financiamento (SCPF)
Unidade Fabril 02 (UF-02)
Unidade Fabril 05 (UF-05)
Unidade Fabril 11 (UF-11)
Unidade Fabril 16 (UF-16)
Unidade Fabril 19 (UF-19)
Setor de Planejamento e Controle de Produção-UF02 (SPCP-02)
Setor de Planejamento e Controle de Produção-UF05 (SPCP-05)
Setor de Planejamento e Controle de Produção-UF11 (SPCP-11)
Setor de Planejamento e Controle de Produção-UF16 (SPCP-16)
Setor de Planejamento e Controle de Produção-UF19 (SPCP-19)
Departamento de Engenharia do Produto – MF (DEP-MF)
Setor de Engenharia de Vendas – MF – (SEV-MF)
Setor de Importação – (SIMP)

3. REGULAMENTAÇÃO

3.1. IDENTIFICAÇÃO DE REQUISITOS RELACIONADOS AO PRODUTO

Os requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis, são identificados no processo do projeto


e desenvolvimento de produto, quando da concepção do produto ou informações pelo cliente no
momento da venda.

Na determinação dos requisitos do produto, poderá incluir a emissão de Solicitação de


Execução Especial – SEE, bem como a realização de estudos de tempo.

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3.2. COMUNICAÇÃO COM O CLIENTE

As informações sobre os produtos da empresa estarão disponíveis nos catálogos dos produtos
e/ou no site da empresa, visitas do cliente à empresa, demonstrações e feiras técnicas.

As informações relacionados a venda de máquinas serão de responsabilidade do DCME-MF.

As informações relacionados a logística de exportação serão de responsabilidade do SAEX.

As reclamações de clientes serão gerenciadas pelo DSPV – MF.

Para os casos de venda à TRADING os procedimentos quanto ao transporte será de


responsabilidade do STE.

3.3. CATÁLOGOS DE PRODUTO

Os catálogos de produto são confeccionados conforme II 18.01-3-0201.A – Elaboração e


Aprovação de Catálogos de Produtos e Institucionais.

3.4. LISTA DE PREÇOS (LP).

A LP é elaborada e distribuida conforme instrução interna 16.05-3-0304.

3.5. PRAZO DE ENTREGA

O prazo de entrega de máquinas, deverá ser consultado pelo sistema, via GEPAM diretamente
no campo Disponibilidade de Máquinas ou através do Setor de Planejamento e Controle de
Produção-SPCP da respectiva Unidade Fabril. Quando houver prazos de entrega diferentes
entre a máquina e os opcionais, deverá ser considerado o que for maior.

No caso de vendas de máquina com equipamento especial, deverá ser considerado o prazo
estabelecido na Proposta de Execução Especial (PEE), levando-se em conta, o prazo maior.

Na emissão da Alteração de Pedido de Compra-ALPC, deverá ser analisado se as alterações do


pedido de compra requerem alterações do prazo de entrega.

3.6. DADOS DO CADASTRO DE CLIENTES

O Cadastro do Clientes (ME) deverá ser informado pelo SVME-MF ao SAV-MF de acordo com
os dados do pedido de compra em questão.

3.7. REMESSAS

As REMESSAS DE MÁQUINAS (MF) denominadas “REMESSA CONSIGNAÇÃO”,


“EXPORTAÇÃO TEMPORÁRIA” , “EXPORTAÇÃO EM SUBSTITUIÇÃO OU DEVOLUÇÃO” ”,
no Mercado Externo, deverão ter prévia autorização do Gerente de Vendas Mercado Externo e
Diretor de Comercialização Mercado Externo – MF.

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A REMESSA DE MÁQUINA (MF) denominadas “VENDA A TRADING”, no Mercado Externo,


não precisará da prévia autorização do Gerente e Diretor, sendo tratada como uma venda
normal.

3.7.1. CONSIGNAÇÃO

A remessa em CONSIGNAÇÃO geralmente ocorrem quando a(s) máquina(s) irá(ão) participar


de Feiras e/ou Exposições no exterior e, posteriormente ficará(ão) no showroom de nossas
subsidiárias e/ou dealers para demonstração de nosso produto, na tentativa de alavancar
novas vendas.

Esse tipo de remessa é regulamentada por Legislação especial que deve ser seguida em sua
íntegra.

Para embarques nessa condição são exigidos vários documentos que são de
responsabilidade do SAEX e/ou outros órgãos públicos responsáveis, bem como nos casos
em que a máquina é vendida e/ou retornada ao Brasil.

3.7.2. EXPORTAÇÃO TEMPORÁRIA

As exportações temporárias geralmente são realizadas para a(s) máquina(s) que deverá(ão)
ser exibida(s) em Feiras e/ou Exposições no exterior e não poderão ser vendidas, devendo
retornar ao Brasil dentro do prazo exigido por legislação brasileira ou especifica do país
importador.

Para embarques nessa condição são exigidos vários documentos que são de responsabilidade
do SAEX e/ou outros órgãos públicos responsáveis.

3.7.3. EXPORTAÇÃO EM SUBSTITUIÇÃO OU DEVOLUÇÃO

Embarques em substituição são realizados quando a máquina apresenta problemas durante


sua utilização os quais não podem ser corrigidos em campo.

Essa operação poderá ser realizada da seguinte forma :

• Máquina defeituosa retorna ao Brasil para conserto e, depois de realizado o serviço, é feita
sua re-exportação;

• Máquina defeituosa retorna ao Brasil como substituição e nova máquina, idêntica a que
retornou, é enviada ao cliente;

• Máquina retorna ao Brasil e seu valor respectivo deverá ser reembolsado ao cliente, sendo
que o DVME-MF deverá ser informado pelo SIMP sobre a efetivação do retorno.

• Qualquer outra situação não prevista acima, poderá ser considerada desde que
previamente aprovada.

3.7.4. VENDA A TRADING ( Exportação Indireta )

A operação de exportação indireta consiste na venda de produtos destinados à exportação, os


quais saem do estabelecimento industrial ou comercial para empresas comerciais
exportadoras, trading companies ou qualquer outra empresa habilitada a operar com o
comércio exterior.

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O procedimento da emissão do pedido de compra é realizado pelo DVME-MF que deve enviar
cópia ao SCPF e ao SAF.

Para essa operação não é emitido a Fatura Comercial e sim uma Nota Fiscal já que é
classificado como exportação indireta.

É de inteira responsabilidade da Trading enviar à compradora, para fins de comprovação de


exportação, a primeira via do memorando de exportação no prazo máximo de 6 meses da data
da entrega do equipamento.

4. PROCEDIMENTOS

Os Procedimentos desta Instrução Interna estão descritos no item 6. ATIVIDADES DO PROCESSO DE


VENDAS.

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5. ATIVIDADES DE GESTÃO DO PROCESSO

ESTABELECER O SISTEMA DE COTAS DE VENDA


. Definir as cotas de vendas – DCME-MF.
. Desdobrar as cotas de vendas por área – DCME-MF.
. Definir os objetivos para o Processo de Vender Máquinas-Ferramenta – DVME-MF.
P . Definir o processo de vendas de máquinas (Entradas, saídas, recursos humanos e materiais, atividades,
método de medição/monitoramento, registros).

IMPLEMENTAR OS PROCESSOS
. Comunicar os objetivos das cotas de vendas e outros objetivos aos funcionários envolvidos – DCME-MF,
DVME-MF, SVME-MF. Realizar a venda de
D . Treinar os funcionários envolvidos na realização das atividades – DVME-MF e Chefes das áreas máquinas-ferramenta
envolvidas.
. Assegurar a disponibilidade de recursos – DVME-MF
. Manter registros conforme planejado – DVME-MF

MEDIR/MONITORAR O PROCESSO
. Medir/monitorar as cotas de vendas – DCME-MF.
C . Medir/monitorar o desempenho do processo conforme requerido no CID.
. Efetuar as correções necessárias quando os resultados não forem satisfatórios – DCME-MF – DVME-MF.

IMPLEMENTAR MELHORIAS NO PROCESSO VENDER


A . Identificar e implementar ações para melhorias do desempenho no Processo Vender – DCME-MF, DVME-
MF – SVME-MF, DEXP.

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6. ATIVIDADES DO PROCESSO DE VENDAS

Fase Fluxograma Quem faz Como fazer


(O que fazer) (detalhe da fase, quando necessário)

INÍCIO

Assitente de Vendas Realizar o FORECAST anualmente visando atingir os


1 Prospectar o mercado / Vendedor / objetivos da empresa.
Gerente Realizar eventos para demonstrações do produto
conforme planejado.
Identificar estratégicas para o mercado alvo.
Há Execução Especial
e/ou Estudo de Tempo?
2 Não = Fase 4
Sim = Fase 3
3 A execução especial engloba as seguintes atividades:
Fazer orçamento de Vendedor/ • Emitir a SEE;
Execução Especial SEV/ • Analisar a SEE;
e/ou DEP/GUF/ • Fazer orçamento de Execução Especial;
Estudo de Tempo DVME-MF • Elaborar Proposta de Execução Especial (PEE) e
encaminhar ao Solicitante.
SEV e/ou
DVME-MF
Realizar estudo de tempo e encaminhar ao
Solicitante.
Elaborar a Proforma identificando:
Fazer Proforma ao Assistente de • Data da proposta;
cliente, quando Vendas ou • Identificação da proposta com número sequencial;
4 requerido Vendedor • Nome/Razão Social, País, Pessoa de Contato e
data;
• Identificação do produto proposto (MF);
• Características principais do produto proposto (MF)
ou catálogo;
• Preços, condições de venda (INCOTERMS),
termos de pagamento ; garantia; dados da
embalagem;
• Prazo de entrega;
• Validade da Proforma;
• Número da PEE, se aplicável;
• Número do Estudo de Tempo, se aplicável.
5 Fazer Análise Crítica da Gerente de Vendas Analisar se os itens da Proforma estão claramente
Proforma Vendedor ou definidos e que estejam de acordo com a Política da
Assistente de empresa, lista de preço vigente e solicitação do
Vendas. cliente.

Após a análise crítica a aprovação da Proforma se


dará via eletrônica, e será enviada ao cliente.

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Cliente aceitou a
Proforma ?
Cliente
6 SIM = Fase 7
NÃO = FIM

Receber o pedido de compra do cliente e emitir o PC


Romi e atentar-se aos documentos necessários:
Análise do Pedido de 1 – Analisar a Proposta aceita pelo cliente
7 Compra (PC) e análise Assistente de verificando valores (de acordo com a Lista de Preço
de todos os Vendas, Vendedor, vigente), prazo de entrega e validade da Proposta.
documentos envolvidos Gerente/Diretor 2 - Citar o número da PEE, se houver.
(DVME-MF) 3 – Considerar que no pedido os requisitos referentes
Chefe / Gerente ao produto estão de acordo com a política da
(SPF), Assistente empresa : forma de pagamento, dados de embarque
Finaceiro e e outros serviços.
Assistente de 4 – Se for FINANCIAMENTO (Crédito Direto) – Nessa
Exportação modalidade de financiamento, o DVME-MF deverá
receber os dados financeiros do cliente e enviar ao
SPF que por sua vez, deverá analisar/aprovar ou não
o crédito e informar ao cliente.
5 – Se for CARTA DE CRÉDITO e/ou LEASING - Os
departamentos SPF e SAEX deverão analisar e
aprovar quanto ao recebimento do documento “Carta
de Crédito” e/ou “Leasing” (qual evidencia será por via
e.mail ou GEPAM informando se o documento está
dentro das exigências ou não e suas discrepâncias) e
se por ventura houver discrepâncias no documento
deverão enviar ao cliente as alterações necessárias,
com cópia ao DVME-MF para controle quanto suas
pendências.
6 – Situações comerciais especiais poderão requerer
aprovação de níveis hierárquicos superiores.
Inserir pedido no Assistente de Utilizando os módulos do Oracle Applications, para
sistema Vendas-ME / geração da ORDEM, (no módulo “Entrada de Pedidos
Vendedor de Máquinas” - EPEM) e geração das “pendências
automáticas” (no módulo de “Gerenciamento de
8 Pedidos e Apropriação de Máquinas” - GEPAM).

Encaminhar cópia do PC para o SAF/SPF.


Em casos que o cliente optar por enviar técnicos para
realizar treinamento de instalação/operação e
manutenção na Romi deverá enviar cópia do PC para
o SEM-MF já que não recebem cópia da “AF”.
Assistente de Utilizando o módulo do Oracle Applications
Vendas-ME / “Gerenciamento de Pedidos e Apropriação de
Vendedor Máquinas” – GEPAM, definindo as pendências no
9 Definir pendências campo “Pendências da Ordem”, de conformidade com
a negociação realizada, especificada no PC quando
necessário.

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Assistente de O Assistente de Vendas-ME, Assistente de Execução


Fazer apropriação da Vendas-ME / de Pedidos e o Vendedor deverá carregar no sistema
ordem de compra Assistente de as informações necessárias para os SPCP’s no
Execução de módulo “Entrada de Pedidos de Máquinas” – EPEM
10 Pedidos / Vendedor no campo “reserva de máquinas” para apropriar a
respectiva OE ficha (Ordem de Execução).

11 Emissão do “ AF” Assistente de Após a apropriação da ordem de compra no sistema


( Aviso de Fabricação ) Execução de contendo as informações necessárias para os
Pedidos SPCP’s, essa atividade deverá gerar a emissão do
Aviso de Fabricação-AF; os opcionais constantes no
AF serão inseridas na respectiva “Ordem de
Produção”, para que os Setores de Montagem
possam montar as máquinas conforme especificado
no PC, bem como, as informações para o DSPV
sobre try-out, garantia e para os Setores de
Engenharia de Produtos, sobre as “execuções
especiais”.
12 Há financiamento?
Se sim = 13
Se não = 18
13 Realizar análise do SPF Realizar a análise da documentação e emitir parecer
financiamento e tomar as ações necessárias.
14 Alterar/cancelar pedido Assistente de Alterar os requisitos definidos no pedido original por
de Compra, se Vendas-ME e meio da ALPC.
necessário Vendedor Emitir pedido “cancela/substitui” se foi alterado o
preço.
Voltar para a fase 8

A análise crítica da AL-PC deve ser realizada pela


Assistente de conferência das alterações feitas com a solicitação do
Vendas-ME e cliente ou da fábrica.
15 Fazer a Análise Crítica Vendedor O cliente deve ser informado das alterações
da ALPC; solicitadas pela ROMI.

Encerrar pendências de Vendas Verificar se todas as pendências foram eliminadas


16 vendas sob o ponto de vista de venda.

Logística de exportação Assistente de Os procedimentos quanto a logística de exportação


17 Exportação (contato com a cía. Marítima, transportadora, reserva
de navio, valores de frete e seguro internacionais
(terrestre/marítimo/aéreo) e datas previstas para o
embarque é de responsabilidade da área de
exportação (SAEX), onde deverão contatar o cliente
e/ou representante para informar todos os detalhes.

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18 FIM

7. REGISTROS

7.2. Vigência até 30/12/2007.

Identificação Proformas – Registro Anual


Resp. pela Coleta Vendedor e Assistente de Vendas
Indexação Número da Proposta, data, País, comprador, quantidade e modelo
Arquivamento Ordem crescente do número da Proforma
Acesso DVME-MF
Armazenamento Servidor – Vendas – Proposta – Registro Anual – Acompanhamento de Proposta (ano em referência)
Tempo de Retenção 2 anos
Disposição Destruir

Identificação Proposta – Acompanhamentos


Resp. pela Coleta Vendedor e Assistente de Vendas
Indexação Número da Proforma, País, Modelo de Máquina
Arquivamento Número da Proforma em ordem crescente
Acesso DVME-MF
Armazenamento Servidor – Vendas – Proposta – Acompanhamento – Propostas elaboradas (ano em referência )
Tempo de Retenção 2 anos
Disposição Destruir

Identificação Análise Crítica da Proposta de Venda – Mercado Externo – MF


Resp. pela Coleta Vendedor e Assitente de Vendas – assinatura eletrônica na própria Proforma ou no envio da Proforma
(nome da pessoa do e.mail enviado).
Indexação Número da Proforma, País e Modelo de Máquina
Arquivamento Número da Proforma em ordem crescente
Acesso DVME-MF
Armazenamento Servidor – Vendas – Proposta – Acompanhamento – Propostas elaboradas ( ano em referência )
Tempo de Retenção 2 anos
Disposição Destruir

Identificação Pedido de Máquinas


Resp. pela Coleta Assistente de Vendas e Vendedor
Indexação Cliente, País, Pedido de Compra, Pedido do Cliente, Ordem do Oracle, Modelo de Máquina, Prazo,
Número da Fatura Comercial e Data do Embarque
Arquivamento País
Acesso DVME-MF
Armazenamento Pasta Suspensa no DVME-MF
Tempo de Retenção 3 anos
Disposição Destruir

Identificação Análise Crítica do Pedido de Compra e Solução de Pendências – Mercado Externo - MF


Resp. pela Coleta Vendedor e Assistente de Vendas
Indexação Número do Pedido de Compra interno ou número da Ordem do Oracle
Arquivamento GEPAM – Pendências da Ordem
Acesso Todos os funcionários com acesso ao GEPAM
Armazenamento Sistema Oracle
Tempo de Retenção Permanente
Disposição -

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7.3. Vigência a partir de 1º/01/2008.

1) O arquivamento será em pastas eletrônicas no servidor do DVME-MF, seguindo os


procedimentos:
- Pasta por Filial de Vendas, subdivididas por País, automatizadas pelo “ Registro de Pedidos de
Venda Mercado Externo – Máquinas-Ferramenta ”.
2) Acesso, Arquivamento e Responsabilidade será da Assistente de Vendas Mercado Externo e
Vendedor técnico.
3) Tempo de Retenção : 3 anos.
4) Indexação : Conforme registro eletrônico.

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7. ANEXOS

Não há.

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