(Medeiros e Hernandes)

Pesquisa Primários
Livros, jornais,
periódicos, artigos,
Pesquisa em geral relatórios...

O objetivo principal da pesquisa é contribuir para a

Bibliografias,
evolução do conhecimento humano em todos os resumos, traduções,
Tipos de
setores da ciência pura, agricultura, literatura ou da documentos Secundários reproduções de
tecnologia mais avançada. documentos
O êxito da pesquisa está ligado a vários fatores, primários.
destacam-se:
Indagação minuciosa do tema; Estudos
Terciários recapitulativos.
Capacidade para selecionar o material bibliográfico
e documental;
Cuida do reconhecimento
Transcrição correta das informações; Identificação do assunto em questão.
Anotações claras e objetivas;

Etapas da pesquisa bibliográfica

Desenvolvimento ordenado e lógico dos fatos; É a fase posterior ao
Apresentação ordenada e clara das conclusões e Localização
levantamento bibliográfico
resultados; e significa a localização de
obras específicas.
Desenvolvimento do processo de pesquisa, em
harmonia com os objetivos no projeto.
Consiste na obtenção e
A pesquisa pressupõe um trabalho rigoroso de Compilação reunião do material
levantamento de dados, e certos critérios devem ser desejado.
seguidos:
Percepção do problema; Compreende a transcrição
Definição do problema; Fichamento
dos dados em fichas, para
Formulação de uma hipótese; posterior consulta e
referência.
Seleção do método que será empregado na
pesquisa;
Escolha técnica a ser empregada na compilação e Documentação
análise de dados;
Busca de provas;
Conceito
Conclusões sobre a hipótese formulada Documentação: é um conjunto de técnicas cujo
originalmente; objetivo primordial é a produção, sistematização,
Expedição e discussão das conclusões, resultados, distribuição e utilização de documentos.
medidas propostas, recomendações que devem ser Documento é qualquer obra manuscrita ou
adotadas. impressa.
Documentação, em sentindo amplo, envolve todas
Meios por quais uma pesquisa pode ser realizada. as técnicas de controle de informações, análise da
produção bibliográfica, mecanização das informações,
reprodução de documentos, controle e produção de
Ou pesquisa de campo, exige traduções, trabalhos de referências em todas as suas
aprofundamento teórico que é
Experiência laboral conseguido mediante a pesquisa formas, publicação e divulgação de informações.
documental e a bibliográfica. Finalidade
Sentido amplo: a documentação tem por finalidade
São todos os materiais escritos reunir e organizar todos os conhecimentos que o
Documentos
que irão integrar o conjunto de homem adquiriu através dos tempos e com isso
informações necessárias à permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o
pesquisa. desenvolvimento da ciência e tecnologia.
Sentido restrito: na maioria dos casos, a finalidade
Levantamento da bibliografia da documentação depende da forma como foi
Bibliografia referente a um assunto. organizada e de como é utilizada. Ex.: finalidade
comercial, elaborada e usada nas empresas etc.
 Natureza
É, principalmente, organizada e
utilizada por empresas e
Comercial destina-se a fins estritamente
comerciais.
Natureza da documentação
Está presente quando o
objetivo principal é o de
Científica proporcionar informações
científcas ou mesmo didáticas,
sem visar diretamento lucro.
Quando a organização e a
utilização tem por finalidade
Oficial auxiliar e assessorar a
Administração Pública, atual e
futura.
Características
Estática: no passado, significava uma coletânea de
dados históricos, de papéis e documentos à
disposição de poucos, ou apenas funcionava num
simples arquivo.
Dinâmica: nos dias atuais, impulsiona a alcançar com
mais rapidez e eficácia sua principal finalidade,
auxilia e influi na tomada de decisões.
Normalização
Normalização: procura racionalizar a produção,
organização e difusão das informações que se
encontram no vários documentos.
Estabelece condições para o bom andamento da
pesquisa, elaboração de projetos, preparação de
relatórios, realização de serviços, obras etc.
A normalização contribui decisivamente para o
desenvolvimento da comunicação, fazendo com que
um pesquisador consiga entender o outro.
É indispensável para o progresso da ciência que todos
os documentos sejam normalizados, ou seja,
produzido e divulgados segundo normas aceitas
internacionalmente.
ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas.
Informação
Conhecimento acumulado:
De um lado, a informação torna-se um recurso
básico, disponível a todos e com a vantagem que
não é exaurida nem destruída.
Por outro lado, o controle de informações e o
processamento de dados podem vir a ser mais
importantes que recursos materiais e energéticos,
como fonte de poder econômico e social.
As informações procuram alcançar diversas
finalidades:
Acompanhar a realidade do ambiente;
Prever situações futuras não só de mercado, mas
conjunturais;
Conhecer inovações tecnológicas;
Identificar tendências de mercado;
Oferecer treinamento e estudos de especialização
para desenvolver o nível do pessoal;
Facilitar a obtenção e a troca de informações;
Obter dados que proporcionem boa
tomada de decisões.
Fases do processo de documentação
Para constituir um serviço de
documentação, exige-se senso
de julgamento na escolha de
documentos, cultura geral e,
Recolhimento
além do discernimento para
recolher o que é útil,
imparcialidade na seleção dos
documentos.
É fundamental, pois somente
com base nela poderá tomar
Leitura qualquer decisão quanto à
utilidade e aplicação do
documento.
Deve seguir uma orientação
Classificação teórica e, ao mesmo tempo,
antecipar sua utilidade prática.
Classificação
Classificação: representa um agrupamento de
documentos distribuídos em classes, que designam
grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de
pessoas. Os procedimentos baseiam-se na
semelhança do conteúdo, das palavras, dos
documentos.
Principais sistemas de classificação: alfabético;
numérico; alfanumérico; assunto em ordem alfabético;
assunto em ordem de codificação; cronológico; origem
ou destino em ordem alfabético; origem ou destino em
ordem de codificação; geográfico; natureza do
documento.
Arquivo
Conceitos
Arquivos são conjuntos organizados de documentos,
produzidos ou recebidos e preservados por
instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas
físicas, na constância e em decorrência de seus
negócios, de suas atividades específicas e no
cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a
informação ou a natureza do documento.
Arquivos privados: são conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por instituições não públicas,
ou por pessoas físicas, devido a suas atividades
específicas.
O arquivo de uma empresa reflete sua atividade, seu
porte e seus objetivos.
Arquivos públicos: são conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por órgãos governamentais,
em decorrência de suas atividades administrativas,
judiciárias ou legislativas. Existem três espécies:
 Conjuntos de documentos atuais,
Correntes em curso, que são objeto de
consultas e pesquisas frequentes. Guias dos meses +
guias numeradas de 1
a 31.
Conjunto de documentos oriundos
de arquivos correntes que Permite a utilização de
Temporários aguardam remoção para pastas ou cartões.

Métodos de organização do arquivo de prosseguimento

depósitos temporários. Método Cronológico
O emprego de cartões
ou fichas elimina a
São conjuntos de documentos de necessidade de cópias
valor histórico, científico ou cultral adicionais dos
Permanentes que devem ser preservados documentos, porém
indefinidamente. exige anotações
pormenorizadas.
Organização
O arquivo precisa ser organizado de forma que Possibilita o uso de
proporcione condições de segurança, precisão, pastas, cartões (ou
fichas).
simplicidade, flexibilidade e acesso:
Método alfabético
Segurança: o arquivo deve apresentar condições As pastas são
mínimas de segurança, incluindo-se medidas de colocadas em ordem
prevenção contra incêndio, extravio, roubo e alfabética
deterioração. É importante cuidar do sigilo,
impedindo o livre acesso a documentos Métodos modernos Uso da informática.
confidenciais.
Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de
precisão na consulta a documentos e assegurar a Transferência
localização de qualquer documento arquivado, ou de Transferência: é uma operação que visa separar os
qualquer documento que tenha sido dele retirado. documentos que ainda estão em uso, ou são bastante
Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de consultados, daqueles que perdem sua utilidade
fácil compreensão. As possibilidades de erros são prática, mas não seu valor.
reduzidas em arquivos simples e funcionais. A transferência pretende:
Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática
desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou atual;
órgão público, ajustando-se ao aumento do volume Manter o espaço disponível e de fácil manuseio no
e à complexidade dos documentos a serem arquivos em uso ou ativos;
arquivados. As normas de classificação não devem Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar
ser muito rígidas, pois dificultam o arquivamento. documentos nos arquivos;
Acesso: o arquivo deve oferecer condições de Manter o arquivo em bom estado de conservação,
consulta imediata, proporcionando pronta aumentando sua vida útil;
localização dos documentos. Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com
Referências cruzadas novos equipamentos.
A expressão referências cruzadas é largamente Tipos de arquivo
usada pelas pessoas que lidam com arquivos,
enquanto entre os bibliotecários a palavra empregada Mantém arquivados os
docs e papéis de uso,
é remissão. consulta e referência
A principal finalidade das referências cruzadas é a de Arquivo ativo constantes e atuais, ou
Quanto à frequência do uso ou

informar a quem for consultar o arquivo que que entram em fase de

consulta, os tipos são:

determinado assunto ou nome está arquivado em tal conclusão.

pasta.
Guarda docs e papéis
Arquivos de prosseguimento que oferecem menor
Arquivo inativo frequência de uso,
São arquivos muito importantes, já que por meio deles
se pode acompanhar assuntos pendentes ou que consulta ou referência.
aguardam providências: cartas que esperam
respostas; duplicatas a cobrar; faturas a pagar etc. Armazena docs de
frequência de uso,
Arquivo de Follow up: arquivo em andamento ou Arquivo morto consulta ou referência
arquivo de prosseguimento. quase nulas.
O arquivo de prosseguimento possibilita à
secretária constante follow up;
Pasta do tipo sanfona para o controle de follow up.
 Transferência de arquivos
São efetuadas em intervalos
Transferências predeterminados, para os arquivos
periódicas inativos ou mortos, dependendo da
frequência de uso.
São transferências realizadas em
intervalos irregulares, sem qualquer
Transferências planejamento. Normalmente,
permanentes
acontecem quando o acúmulo de
papéis.
São as mais recomendáveis, porque
mantêm em ordem os arquivos
ativos. O trabalho será grandamente
Transferências facilitado se o doc já arquivado
diárias
constar sua validade ou vencimento,
ou marcação que indique a data de
transferência.
Conservação e proteção dos
documentos
O valor de um documento é determinado levando-se
em conta todas as finalidades que possui e seu tempo
de vigência, que muitas vezes se subordina a
imperativos da lei.
Quanto ao seu valor, os documentos são
classificados em:
Permanentes-vitais: são documentos que devem
ser conservados indefinidamente, pois possuem
importância vital para a empresa, isto é, sem eles a
empresa não tem condições de funcionar. Ex.:
contratos, escrituras, estatutos, livro de atas,
fórmulas químicas etc.
Permanentes: são documentos que devem ser
guardados indefinidamente, porém não tem
importância vital. Ex.: relatórios anuais, registros dos
empregados, livros contábeis, recibos de impostos
etc.
Temporários: são documentos que tem valor
temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.:
recibos, faturas, notas fiscais, contas a receber e a
pagar, extratos bancários etc.
Os documentos considerados vitais, além de serem
conservados indefinidamente, devem merecer
cuidados especiais, notadamente de proteção contra
incêndios, inundações, furtos etc.
Algumas formas de proteger os documentos vitais:
Utilização de cofres à prova de fogo;
Cópias adicionais dos documentos e envio delas a
outros lugares de guarda;
Microfilmagem de todos os documentos vitais.
Centralização ou descentralização
O mais comum é o sistema misto, ou seja,
centralização parcial. Em princípio os documentos vão
para o arquivo central; entretanto, documentos
específicos que só interessam a certos departamentos
ficam nos arquivos desses departamentos.
Centralização
Vantagens Desvantagens
Eficiência Consulta dificultada
Responsabilidade Acúmulo de pessoas
Economia Perda de tempo
Uniformidade Espaço
Concentração Dificuldade no sigilo
Utilização Dispersão
Microfilmagem
O microfilme é um processo de reprodução fotográfica
reduzida, chegando a quase 95% do documento
original. Vantagens:
Economia: ganhos de espaço, peso e tamanho
chegam a mais de 80%.
Redução de volume: economia de tempo e mão-
de-obra.
Segurança: os microfilmes protegem e conservam
os documentos vitais da empresa ou órgão público.
Durabilidade: até 150 anos.
Reprodução: condições ilimitadas de reprodução,
além de fidelidade e exatidão perfeita.
Custo: o microfilme tem custo elevado, mas há
economia proporcionada com a redução do espaço,
de equipamento, de pessoal etc.
Consulta: é imediata e mais fácil, agilizando em
muito o serviço.
A decisão de utilizar a microfilmagem pode ser
auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos fatos:
Necessidade de devolver às pessoas os originais
dos documentos;
Necessidade de conservar os documentos por mais
de 5 anos;
Necessidade de conservar os documentos por
tempo indeterminado ou permanentemente;
Necessidade de proteger os documentos dos riscos
de incêndio, inundação ou furto.
Equipamentos
Equipamento é o móvel ocupado para arquivamento.
São três os sistemas de equipamento: horizontal,
vertical e rotativo.
Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros,
em posição horizontal dentro do móvel arquivador.
Ex.: Móvel securit para arquivamento horizontal de
mapas, plantas heliográficas, fichário.
 Vantagens
A iluminação é direta;
As anotações podem ser
efetuadas no mesmo local;
As possibilidades de perda
de documentos são bastante
reduzidas.
Desvantagens Acessórios
Ocupa muito espaço;
Há necessidade de retirar
São materiais que objetivam auxiliar o
todos os documentos para equipamento.
arquivar ou retirar um Principais acessórios são: pastas, guias, projeções,
documento; tiras de inserção, notações.
A consulta é demorada;
A consulta exige
deslocamento de outros
documentos.

Vertical: os documentos permanecem no interior do

móvel arquivador em posição vertical. São dois tipos
desse sistema:
Frontal: os documentos são colocados uns atrás Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que
dos outros, com frente voltada para o arquivista. formam um aresta comum chamada vinco.
Lateral: os documentos são colocados uns ao lado As pastas servem para agrupar e proteger os
dos outros com lateral voltada para o arquivista. documentos comuns a um assunto e, normalmente,
Atualmente, as pastas ficam suspensas nos têm dimensões padronizadas.
arquivos verticais, por meio de braços metálicos Com relação ao vinco, as pastas podem ser normais
apoiados em suportes especais. ou sanfonadas, para permitir o maior acúmulo de
Vantagens Desvantagens documentos.
Custo mais baixo; Necessidade de retirar o No que se refere à projeção, ela poderá ou não
Fácil manuseio; documento para fazer constar da pasta.
Fácil conservação; anotações; As pastas suspensas dois braços metálicos ou outro
Fácil atualização do material Iluminação deficiente;
material que se apoia nos suportes laterais do
arquivado; Pouco visibilidade dos
Possiblidade de arquivar documentos no interior do arquivo.
muito docs em pequeno arquivo. Guias: são pedaços de cartolina do tamanho das
espaço; pastas ou mesmo menores, com uma saliência na
parte superior, chamada projeção.
Rotativo: os documentos são colocados de modo que As guias servem para dividir as pastas ou
possam girar em torno de um eixo vertical ou documentos em grupos.
horizontal. Utilizado em atividades que requerem As guias, quanto à projeção, podem ter, ou não,
grande quantidade de consultas rápidas. encaixes para tiras de inserção.
Projeções: são saliências colocadas na parte superior
das pastas ou guias que recebem as anotações ou
dizeres pertinentes.
Podem ser de papelão, aço ou plástico.
Podem ser fixas ou adaptáveis.
Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após
receberem os dizeres ou inscrições, deverão ser
inseridas nas projeções das pastas ou das guias.
Adequação às Notações: são dizeres, as inscrições registradas nas
necessidades do tiras de inserção e em seguida colocadas nas pastas
São caixas de serviço;
diversos tamanhos ou nas guias.
que gardam fichas ou Obtenção de maior
cartões.
Fichários

economia de espaço;
Sistemas horizontal,
vertical e rotativo. Facilidade de acesso;

Possibilidade de
Requisitos expansão;

Resistência e
durabilidade;

Garantia de
segurança e
conservação de docs;

Aparência e
funcionalidade.
 Sistemas e métodos de Métodos de arquivamento
São três os principais métodos de
arquivamento arquivamento: alfabético, numérico e alfanumérico.
Esses métodos, por sua vez, geram vários outros.
Sistemas de arquivamento nas
Método Método Método
empresas alfabético numérico alfanumérico
Sistema é um conjunto de princípios interligado, que
orienta o que deve ser feito para atingir um fim Específico
ou por Simples Decimal
específico. assunto

O arquivo pode ser

cunsultado diretamento, Geográfico Duplex Automático
sem necessidade de
recorrer a um índice.
Direto Automático
Mnemônico moderno
Inclui-se, principalmente, o
método alfabético de
arquivamento e suas
variações. Variadex
Sistemas de arquivamento

O arquivo depende de um Método alfabético

índice para ser Método simples e bastante prático. A separação de
consultado. pastas, por exemplo, deve ser por guias alfabéticas
Indireto
Inclui, em especial, o
simples que facilitem a organização e o funcionamento
método numérico de do arquivo.
arquivamento e suas O método mais simples e usado refere-se ao nome
variações. das pessoas e ao nome de empresas ou razões
sociais.
O arquivo pode ser
consultado sem auxílio de Sobrenome (último) + prenome (s) + sobrenome:
índices, mas com Nome Arquivamento
utilização de tabelas em Pedro Paulo Silva Silva, Pedro Paulo
Semi-indireto forma de cartão. Sonia Maria M. Silva Silva Sônia Maria M.
João Bosco de Lavor Silva Silva João Bosco de Lavor
Há, por exemplo, o método
automático, variedade do
método alfanumérico.
Títulos e graus de parentesco: não são
considerados no arquivamento sendo colocados no
fim entre parênteses.
Sistema de arquivamento nos órgãos Nome Arquivamento
públicos Dr. Roberto Silva Silva Roberto (Dr.)
O conceito de sistema também é válido para os órgãos Pedro Silva Filho Silva Pedro (Filho)
da administração pública, e as três espécies, direto, Ministro João da Silva Silva João (Ministro)
João Silva Jr. Silva João (Jr.)
indireto e semi-indireto.
No setor público o modelo de sistema de organização
de arquivos é controlado desde sua produção. Ele é Sobrenomes precedidos prefixo ou preposição
conhecido como a “teoria das três idades” em que se (em minúscula): não são considerados
Nome Arquivamento
distinguem três etapas:
André Luís de Oliveira Oliveira André Luís de
Os documentos circulam pelos canais
Corrente decisórios, buscando solução ou Sobrenomes precedidos de prefixo ou preposição
resposta. São arquivos correntes. (em maiúscula): arquiva-se pela letra do prefixo ou
preposição.
Os documentos apresentam interesse Nome Arquivamento
e são objeto de consultas, embora os Pierri La Fontaine La Fontaine Pierri
Temporária assuntos neles contidos já tenham Menotti Del Picchia Del Picchia Menotti
sido solucionados ou as respostas,
obtidas. São arquivos temporários.
Sobrenome composto por Subst.+ Adj.:
permanecem inseparáveis.
Os documentos passam a ter valor Nome Arquivamento
Permanente cultural e científico. São arquivos
Felipe Casa Grande Casa Grande Felipe
permanentes ou históricos.
Maria Coelho Dourado Coelho Dourado Maria
 Razão social: ordem normal e direta, mesmo quando
se inicia por nome de pessoa. É um dos métodos mais
Nome Arquivamento Método difíceis. A grande
Editora Atlas SA Editora Atlas SA específico ou dificuldade reside em
Comercial São José Comercial São José por assunto escolher a melhor palavra
Samuel da Silva & Cia. Ltda. Samuel da Silva & Cia. Ltda. par definir o assunto.

Números: são escritos por extenso. Muito utilizado quando há

preferência pelo arquivo
Nome Arquivamento segundo uma divisão
2 Irmãos Confecções Ltda. Dois Irmãos Confecções geográfica.
Ltda.
Retífica 5 Irmãos Ltda. Retífica Cinco Irmãos Ltda. Muito comum em
departamentos de vendas
e nos de importação e
exportação.
Instituições identificadas por siglas: devem ser Método
arquivadas como se fossem palavras. Geográfico O método propõe-se
Nome Arquivamento agrupar os clientes, os
VASP VASP correspondentes, os
IBM IBM importadores, os
exportadores, os
Petrobras Petrobras
representantes, os
fornecedores, de acordo
Nome começado por artigo: desprezar o artigo, Método Alfabético (direto) com os locais ou praças
colocando-o no fim entre parênteses. em que atuam ou
Nome Arquivamento residem.
O Estado de S. Paulo Estado de S. Paulo (O)
Método que procura
A Lanterna Mágica SA Lanterna Mágica AS (A) combinar as letras do
alfabeto de forma a
Nomes de empresas iguais: considerar a ordem auxiliar a memória.
alfabética dos Estados onde se localizam, ou cidade,
bairro, rua. Ex.: A: Aluguel; C:
Arquivamento Compra; F:
Método Financiamento; A-D:
Varig – Recife (PE) Mnemônico Apartamento de Dois
Varig – Teresina (PI) quartos.
Itaú – Belenzinho – São Paulo (SP)
Itaú – Campos Elísios – São Paulo (SP)
Unibanco – Agência Lapa – São Paulo (SP) Exige a preparação de um
índice para consulta
prévia.

Método moderno, de uso

direto, que pode ser
facilmente aumentado, de
acordo com a
necessidade.

Consiste em dar cor a

vários grupos de letras, o
que auxilia a localização e
Método manuneio.
Variadex
A cor das guias é dada
pela segunda letra da
palavra-chave.

abcd: laranja;
efgh: amarelo ou rosa;
ijklmn: verde;
opq: azul;
rstuvwxyz: violeta.
 Método numérico Método alfanumérico
Esse método é mais fácil de ser organizado e propicia Utiliza as vantagens dos métodos
maior rapidez ao arquivamento. O documento alfabético e numérico, ou seja, tem a simplicidade do
classificado recebe um número, conforme a ordem de alfabético e a rapidez e precisão do numérico.
chegada e, ao mesmo tempo, esse número é Oferece a possibilidade de uma visão total do arquivo,
transcrito numa guia que, colocada na pasta, ocupará não havendo necessidade de índice para consulta
lugar correspondente no arquivo. O arquivamento prévia.
nada mais é que simples colocação da pasta
numerada no lugar adequado.
Inspirado na Classificação
O método é indireto, visto que exige a preparação e Decimal de Dewey, que
a consulta anterior a uma índice ou arquivo de fichas, determina a organização de
para esse encontrar o número atribuído ao assunto em livros por assunto.
questão. Isso torna o método mais demorado, porém
permite o sigilo, às vezes, necessário. Empregado principalmente
Método decimal em bibliotecas.
Método Numérico (indireto)
Essa classificação divide o
conhecimento humano em 10
classes, que por sua vez,
dividem e se subdividem
Método numérico Método numérico sucessivamnetoe.
simples dúplex
Bastante usado para
arquivamento de nomes de
pessoas e/ou firmas.
São numerados pela Os números são dados
ordem de entrada dos de dez em dez, para
documentos, sem cada assunto principal. Jogo de guias principais
qualquer preocupação alfabéticas numeradas,
com a ordem alfabética. preferencialmente, uma a
uma, conforme tabela
Método alfanumérico

O critério empregado previamento preparada.

São utilizadas guias
numéricas que dividem gênero, daí passamos à
as pastas em blocos, de
acordo com a
necessidade.
A localização de
qualquer doc é feita por
meio de consulta a um
dos índices: alfabético
ou numérico.
para seleção dos
assuntos começa pelo
Método É preciso um jogo de de
espécie e depois ao automático guias, a fim de subdividr as
detalhe, apenas guias principais.
diferenciando-se do
método numérico Método semi-direto porque o
simples pelos números número é dado pela tabela
atribuídos. anteriormente preparada;
exige, portanto, consulta
prévia.
Quanto aos nomes, é direto,
essencialmente alfabético,
oferecendo visão total do
arquivo.

Método prático, necessita de

uma tabela previamente
preparada.

Método O alfabeto é dividido e

automático numerado.
moderno
Proporciona um sigilo quase
perfeito, já que o manuseio do
arquivo exige, a todo instante,
a consulta à tabela.
 Terminologia (NBR 9578) documentos provenientes de uma
Acervo: conjunto dos documentos de um arquivo. mesma fonte geradora de arquivos.
Administração de arquivos: direção, supervisão e A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos
permanentes, constituída pelos documentos
coordenação das atividades administrativas e técnicas
provenientes de mais de uma fonte geradora de
de uma instituição ou órgão arquivístico.
Administração de documentos: metodologia de arquivo, reunidas pela semelhança de suas
programas para controlar a criação, o uso, a atividades, mantido o princípio da proveniência.
Gênero de documentos: designação dos tipos de
normalização, a manutenção, a guarda, a proteção, e
a destinação de documentos. documentos segundo o aspecto de sua representação
Arquivamento: operação que consiste na guarda de nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais,
iconográficos e cartográficos.
documentos nos seus devidos lugares, em
Guia: instrumento de pesquisa destinado à orientação
equipamentos que lhes forem próprios e de acordo
com um sistema de ordenação previamente dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos
que integram o acervo de um arquivo permanente.
estabelecido.
Arquivística: princípios e técnicas a serem Índice: lista sistemática e pormenorizada dos
elementos do conteúdo de um documento ou grupo de
observados na constituição, organização,
desenvolvimento e utilização dos arquivos. documentos, disposta em determinada ordem para
indicar e facilitar sua localização do texto.
Arquivologia: estudo, ciência e arte dos arquivos.
Instrumento de pesquisa: meio de disseminação e
Arranjo:
Processo que, na organização de arquivos recuperação da informação utilizado pelos arquivos.
São instrumentos de pesquisa, entre outros,
permanentes, consiste na ordenação (estrutural ou
catálogos, guias, índices, inventários, repertórios e
funcional) dos documentos em fundos, na
tabelas de equivalência.
ordenação das séries dentro dos fundos e, se
necessário, dos itens documentais dentro das Inventário analítico: instrumento de pesquisa no qual
as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma
séries.
de suas divisões são identificadas e
Processo que, na organização de arquivos
correntes, consiste em colocar ou distribuir os pormenorizadamente descritas.
Inventário sumário: instrumento de pesquisa no qual
documentos em uma sequência alfabética, numérica
ou alfanumérica, de acordo com o método de as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma
arquivamento previamente adotado. Também de suas divisões são identificadas e brevemente
descritas.
denominado classificação.
Item documental: a menor unidade arquivística
Catálogo: instrumento de pesquisa elaborado
segundo um critério temático, cronológico, onomástico materialmente indivisível.
ou geográfico, incluindo todos os documentos Legado: doação feita por declaração de última
vontade.
pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma
sumária ou pormenorizada. Natação: elemento de identificação das unidades de
arquivamento, constituído por números, letras ou
Coleção: conjunto de documentos, sem relação
orgânica, aleatoriamente acumulados. combinação de números e letras, que permite sua
Depósito: ato pelo qual arquivos ou coleções são localização.
colocados, fisicamente, sob custódia de terceiros, sem
que haja transferência da posse ou propriedade.
Desclassificação: ato pelo qual a autoridade
competente libera à consulta documentos
anteriormente caracterizados como sigilosos.
Documento: registro de uma informação
independentemente da natureza do suporte que a
contém.
Documento de arquivo: aquele que, produzido ou
recebido por uma instituição pública ou privada, no
exercício de suas atividades, constitua elemento de
prova ou de informação.
Documento oficial: aquele que, possuindo ou não
valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na
comprovação de um fato.
Documento público: aquele produzido e recebido
pelos órgãos do poder público, no desempenho de
suas atividades.
Fundo:
A principal unidade de arranjo estrutural nos
arquivos permanentes, constituída pelos