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Recife, 23/09/16
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Sumário
1. Introdução
2. Motivação
3. Problema Identificado
4. Sobre a Organização
4.1 Ensino
4.2 Pesquisa
5. Objetivos Organizacionais
6. Escopo do Processo
7. Especificação dos Requisitos
8. Modelagem BPMN (AS IS)
8.1 Modelagens dos Processos BPMN (AS IS)
8.1.1 BPMN do Processo: Gestão de alunos interessados nas oportunidades. (AS IS)
8.1.2 BPMN do Processo: Gestão de oportunidades. (AS IS)
9. Modelagem BPMN (TO BE)
9.1 Modelos do processo de gestão de oportunidades e alunos TO-BE
10. Modelagem Istar I*
11. Conclusão
12. Apêndice
12.1 Entrevista com Aluno do Centro de Informática
12.2 Entrevista com assessora de comunicação do Centro de Informática
13. Anexos
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1. Introdução
O projeto de Gerenciamento de alunos e divulgação de Oportunidades, realizado pela
equipe, tem como propósito solucionar problemas relativos à deficiência em divulgar
oportunidades (estágios, monitorias e iniciação científica) aos alunos do Centro de Informática
(CIn), além de garantir o controle das informações pertencentes aos mesmos, que atualmente
não são registradas de forma eficiente. Inicialmente foram utilizadas técnicas de modelagem
capazes de analisar o processo atual, desse modo, foram realizadas pesquisas referentes ao
funcionamento do sistema, que é utilizado pela comunidade acadêmica e verificado falhas no
mesmo.
Com isso, foi possível observarmos, através do framework de modelagem I*, os atores
participantes e as dependências entre os mesmos, objetivando os recursos fornecidos, tarefas
realizadas e metas alcançadas. Além disso, utilizamos a modelagem BPMN. Com base nesses
processos modelados, visamos então identificar as falhas e criar as devidas soluções dos
mesmos.
2. Motivação
Foi possível observarmos um grande fluxo de informações existentes, que, de certo
modo, não são possíveis de gerenciar e divulgar aos alunos de forma eficiente devido a fatores
como excesso de informação. Além disso, não existe um registro único de quais oportunidades
foram ocupadas e por quem foi preenchida, quando a mesma já se encontra indisponível.
3. O Problema Identificado
1. Ausência de controle do que é divulgado:
a) A vaga já foi ocupada? Por que ainda está sendo divulgada?
b) Alto fluxo de informação, vagas são divulgadas aleatoriamente sem critério de seleção.
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4. Sobre a Organização
A presente análise e modelagem dos processos estão baseados nas experiências dos
alunos e professores do Centro de Informática (CIn) da Universidade Federal de Pernambuco,
além das empresas que ofertam oportunidades para os alunos, coordenação e secretaria,
armazenadas através de entrevistas e pesquisas do atual processo de divulgação de
oportunidades e gestão de alunos do centro.
4.1 Ensino
O CIn oferece três cursos de graduação: Ciência da Computação, com 100 vagas por ano;
Engenharia da Computação, com 100 vagas por ano e Sistemas de Informação, com 70 vagas
por ano. Os cursos de Ciência da Computação, Engenharia da Computação e Sistemas de
Informação foram avaliados, no ano de 2016, pelo Guia do Estudante, da Editora Abril, como
cursos cinco estrelas.
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internacional - segundo a Avaliação da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível
Superior (CAPES), que o classificou com conceito seis.
4.2 Pesquisa
O CIn/UFPE vem mantendo uma produção significativa e crescente, com a publicação
anual de cerca de 40 artigos em periódicos internacionais indexados e mais de 100 artigos
completos em conferências nacionais e internacionais qualificadas, além de livros e capítulos
de livros.
5. Objetivos Organizacionais
A assessoria de comunicação, empresas, coordenação e secretária dos cursos
pertencentes ao Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco têm como
objetivos:
• Otimizar o processo de divulgação das mais diversas oportunidades direcionadas aos alunos
do CIN.
• Controlar e gerir os status dos alunos e suas atividades extras (estágios, projetos de IC ou ITI,
monitoria, bolsas).
6. Escopos do Processo
O processo refere-se à divulgação de oportunidades, que apresentam origens diversas
(professores, projetos ou empresas) para os alunos do CIN, a visualização, candidatura e
aprovação da oportunidade, além do registro e controle dos alunos que tiveram suas
respectivas oportunidades aprovadas.
7.1 Formatação.
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Para melhor identificar os requisitos, estes serão numerados de acordo com o seu tipo
(funcional ou não funcional), como representado a seguir:
Se o requisito for funcional, seu ID terá como início “RF”. Exemplo: “[RF001]”.
Se o requisito for não funcional (ou de qualidade de sistema), seu ID terá como início
“RNF”. Exemplo: “[RNF001]”.
7.2 Prioridade dos Requisitos
Para estabelecer as regras de prioridade dos requisitos, foram adotadas as
denominações “alta”, “média” e “desejável”.
Alta: Requisito sem o qual o sistema não entra em funcionamento. Requisitos essenciais
são requisitos imprescindíveis, que têm que ser implementados impreterivelmente.
Média: É o requisito sem o qual o sistema entra em funcionamento, mas de forma não
satisfatória. Requisitos importantes devem ser implementados, mas, se não forem, o sistema
poderá ser implantado e usado mesmo assim.
Desejável: É o requisito que não compromete as funcionalidades essenciais ou
importantes do sistema, isto é, o sistema pode funcionar de forma satisfatória sem eles.
Requisitos desejáveis podem ser deixados para versões seguintes, caso não haja tempo hábil
para implementá-los na versão que está sendo especificada.
Descrição: O sistema deverá armazenar todos os dados fornecidos, tanto dos que
divulgam a vaga quanto das partes interessadas.
Prioridade: Alta
Descrição: Deverá controlar a permanência dos anúncios, desde a hora que ela foi
divulgada até o momento em que a vaga já foi ofertada ou encerrada.
Prioridade: Alta
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Descrição: Divulgar para os candidatos de forma que estes possam visualizar e dar início
ao processo seletivo.
Prioridade: Alta
Prioridade: Média
[RNF001] Confiabilidade
Descrição: O sistema deve estar online 24h por dia e deve possuir mecanismos
de backups para manter as informações dos usuários seguras.
Prioridade: Alta
[RNF002] Segurança
Descrição: O Sistema deve ser Seguro, pois contará com dados pessoais dos
usuários, e assim deixa-ló seguro sobre o sistema.
Prioridade: Alta
[RNF003] Usabilidade
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Descrição: O Sistema deverá ser de fácil usabilidade, de modo que o usuário se
sinta bem navegando e não gere nenhum estresse, por dificuldade de usabilidade
do sistema.
Prioridade: Alta
Descrição: O sistema deve estar online 24h por dia. Pois trata com dados de terceiros e
deve repassar uma maior segurança quanto ao Desempenho.
Prioridade: Alta
Além disso, os atores portadores das vagas que serão divulgadas tem a possibilidade de
divulgar pelo envio de terceiros (através da assessoria de comunicação) que recebe a vaga por
e-mail próprio e formula a vaga conforme o padrão. Assim sendo, a assessoria pode divulgar a
vaga por três meios que são eles: Facebook, e-mail filtrado do Cin com as vagas organizadas
por meio do boletim de oportunidades, e também colagem nos murais existentes no Cin e no
CCEN, finalizando então o processo.
Após a vaga está divulgada e atingir os possíveis alvos, ocorre o segundo processo que
consiste no gerenciamento das vagas ocupadas pelos alunos. Este processo inicia-se com o
aluno aceitando a oportunidade e enviando seus dados para a secretaria aprovar os mesmos,
assim a secretaria avalia os dados do aluno, verificando se estão completos os documentos
exigidos. Caso estejam, os envia para a coordenação e, em seguida, a coordenação avalia se o
aluno pode ocupar a vaga conforme o regulamento interno do Cin. Após ser aprovada, a
documentação é assinada pela coordenação, são registrados os dados do aluno, e enviados
para secretaria, logo depois é enviado um feedback negativo ou positivo ao aluno, finalizando
então o processo.
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8.1.1 BPMN do Processo: Gestão de alunos interessados nas oportunidades. (AS IS)
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8.1.2 BPMN do Processo: Gestão de oportunidades. (AS IS)
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9. Modelagem BPMN (TO BE)
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Figura 03: Modelo BPMN TO-BE do processo: Modelo do processo de gestão de oportunidades e alunos TO-BE.
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10. Modelo do processo de gestão de oportunidades e alunos
de Dependência Estratégica I* - TO-BE.
Com nas análises feitas a partir dos dados coletados, vimos que se faz necessário
um lugar central para integração das informações, em que tanto coordenação/secretaria e
empresa quanto alunos pudessem fazer solicitações e verificar o status das mesmas. Uma
das possíveis saídas para a diminuição dessas dependências é a implementação de um
Sistema de Informação que trataria desse processo de gerenciamento de oportunidades.
Esse sistema seria alimentado por secretaria/coordenação, alunos e empresas ofertantes.
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Figura 05: Ilustração da fronteira do ator coordenação de graduação.
A empresa/professor (figura 06) busca ofertar uma vaga: para alcançar seu objetivo ela
oferta a vaga no sistema, dando inicio início ao processo seletivo . Além disso, para que o
processo de contratação seja realizado é necessário a contribuição da organização na
assinatura do documento de contratação .
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Figura 07: Ilustração da fronteira do ator sistema de gerenciamento.
O aluno (figura 08) recebe a notificação do sistema sobre o processo seletivo, consulta as
vagas ,realiza a candidatura no sistema envia a documentação para a secretaria e aguarda
o retorno pelo sistema
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11. Conclusão
A equipe constatou o incômodo gerado tanto nos alunos como nos funcionários
que são responsáveis pela divulgação das oportunidades, causado pela falta de sincronia
nas informações das vagas que são ofertadas para os discentes do Centro de informática
- UFPE.
Por fim, a solução ficou prática, intuitiva e seletiva para que quem deseja divulgar
ou visualizar tenha uma estrutura apropriada e adequada para este tipo de demanda.
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12. Apêndices
R- Bem, Umas das principais dificuldades são as duplicações de vagas. Pois muitas vezes
alguém manda a vaga para o e-mail, e depois de alguns dias a assessoria de comunicação
manda as mesmas vagas junto com outras e nunca sabemos se é uma nova vaga ou a
mesma, ai fica uma dúvida. Outro problema encontrado é a falta de informação quanto ao
preenchimento da vaga, pois a vaga muitas vezes já foi preenchida mais continua lá no mural
do Cin ou ainda é enviada para o e-mail.
4. Qual o principal meio que você utiliza pra saber das vagas disponibilizadas?
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12.2 Entrevista com assessora de comunicação do Centro de
Informática
Para que pudéssemos identificar e até mesmo conhecer como todo o processo ocorre
atualmente, realizamos uma série de análises e principalmente entrevistas com os atores
participantes do processo em questão.
● Informação em excesso e gerida de forma não eficiente já que não há pessoas específicas
para filtrar as vagas.
● As empresas ao enviarem as oportunidades não informam todas as informações necessárias,
como por exemplo, experiência, valor da bolsa em caso de estágios.
● Alguns meios de publicação que requerem solicitação de permissão não são respeitados.
13. Anexos
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5. Relatório da equipe
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