PROFESSORA

JACKELINE MONTEIRO SOUSA PIRES

PROFESSORA.JACKELINEMONTEIRO@GMAIL.COM
 Jackeline Monteiro

TÉCNICAS SECRETARIAIS

 As chamadas Técnicas Secretariais vêm para auxiliar os

profissionais de secretariado, no bom assessoramento diário aos
diferentes níveis de atendimento e ao desenvolvimento
colaborativo nos processos administrativos, entre os setores de
uma empresa. ​
 Na prática, essas técnicas são as aplicações de todo o
conhecimento laboral das atividades do dia-a-dia de um
escritório.
 Para que os afazeres técnicos de um escritório sejam completos e
eficazes, é necessário o somatório das atribuições técnicas do
profissional em Secretariado aos aplicativos de recursos
tecnológicos, material de escritório e mobiliário.
PARA BOM EXERCÍCIO DAS TÉCNICAS
SECRETARIAS

Atribuições do
profissional

Aplicação de
MATERIAL DE
recursos
ESCRITÓRIO
tecnológicos

RECURSOS
MOBILIÁRIO
HUMANOS
TIPOS DE ASSESSORIA

Pessoal

Presidencial

Executiva

Diretora

Setorial

Departamental

Empresarial
V AMOS
APRENDER A
ORGANIZAR
REUNIÕES?
 ORGANIZANDO REUNIÕES: DICAS DE APOIO

 A reunião precisa ser necessária, para não reverter em perda de tempo.

 Muitas vezes, algumas chamadas pelo telefone interno resolvem e as decisões são
tomadas sem precisar reunir o grupo.
 Marcá-la de acordo com a disponibilidade de horário da maioria de seus participantes.
 O horário biológico também conta: sair da mesa de almoço direto para a reunião,
desprezar a meia hora em que o processo digestivo provoca sonolência.
 A convocação deve ser feita antecipadamente para garantir a boa disposição de todos a
se programarem para o encontro.
 O local deve estar em temperatura agradável. Luz é fundamental e, portanto, evitem-se
as penumbras.
 Cadeiras confortáveis e que não tenham braço, deixam maior liberdade de gesticulação.
 Existem procedimentos considerados óbvios no preparo de um encontro, que precisam
ser bem trabalhados. Caneta e Papel ainda são fundamentais;
ORGANIZANDO REUNIÕES: DICAS DE APOIO

 O profissional de secretariado deve saber o número exato de participantes

(convocados e confirmados) e ter conhecimento da pauta da reunião.
 Uma vez elaborada a pauta da reunião, emitida a convocação, confirmadas as
presenças, deve preparar a sala e todo o material que será usado.
 Não marque mais de três reuniões por dia, a não ser que o (a) executivo assim o
deseje.
 Mantenha um intervalo de 30 minutos entre uma reunião e outra. Não marque
reuniões no final do dia (executivos estão cansados e sem condições para realizar um
trabalho proveitoso).
 Controle rigorosamente sua agenda com a do (a) executivo (a) ou empresa / setor
para evitar “furos”.
 A reunião é um recurso caro para a empresa, por isso deve ser previamente avaliada
e planejada, tendo em vista que, atualmente, dispomos de recursos tecnológicos que
facilitam e diminuem a distância.
ONDE FAZER REUNIÕES

Presencial Virtual Híbrida

• Escritórios • Teams • Parte dos
• Hotéis • Meet participantes
• Restaurantes • Zoom presencial e
outra online
POR ONDE COMEÇAR?

 Reúna as informações de dia, horário, local e pessoas que deverão

participar;
 Solicite a Pauta da Reunião;
 Crie e emita a Convocação / Convite / Chamada, sempre
solicitando Confirmação de Presença
 Prepare o Ambiente de Reunião, seja presencial ou virtual
 Monte a Pauta de Reunião e disponibilize para os envolvidos
 Se for participar da reunião, entre na reunião “equipado”
 Se for reunião que exija registros oficiais, elabore a Lista de
Presença.
 Após a reunião elabore Ata ou Relatório
O QUE É PAUTA DE REUNIÃO?

 Representa a agenda da reunião.

 Devem constar o titulo da reunião, a data, o horário, o local, os
nomes dos participantes (em ordem alfabética ou hierárquica),
 Aponta os assuntos que serão discutidos em ordem de importância
e o tempo disponibilizado para cada item.
 Na reunião, uma pauta eficaz: Mantém o foco da reunião; Reduz o
tempo da reunião; Prepara os participantes para a discussão;
Estimula a participação; Prioriza os tópicos mais importantes
Registra as etapas seguintes para que os participantes ajam.
MODELO DE
PAUTA
A LISTA DE PRESENÇA

 Deve constar titulo da reunião, data, horário, local e nome dos

participantes (em ordem alfabética ou hierárquica),
 Indispensável que haja respectivo espaço para assinatura,
 Em caso de Evento Aberto, bastam linhas numeradas
 As páginas devem ser paginadas no modo 1 de 10, por exemplo
PARA REUNIÕES MAIORES

 Elaborar o material que será́ utilizado pelos executivos (apresentação, relatórios,

entre outros);
 Providenciar crachá́ de mesa se for necessário;
 Caso a reunião se estenda pelo horário do almoço, providenciar refeições leves,
saborosas e praticas aos participantes.
 Outra alternativa é fazer uma reserva em algum restaurante próximo à empresa, e
que esteja dentro do padrão dos executivos.
 Avisar o serviço de copa sobre a data, o horário e a quantidade de participantes da
reunião para que eles fiquem cientes e possam se organizar.
 Se a reunião ocorrer nas primeiras horas da manhã, verificar com o executivo se há
necessidade de providenciar café́ da manhã.
 Verificar se os participantes são locais. Em caso negativo, deve-se verificar a
necessidade de hospedagem e transporte;
 Se a reunião for longa, estabeleça alguns intervalos para que os participantes possam
ir ao banheiro e fazer contatos telefônicos.
TÁ, MAS VAI TER COMIDA?

 Verifique a necessidade e disponibilidade de lanches;

 Observe o melhor horário para servi-lo;
 Verifique quais serviços serão necessários contratar;
 Observe a quantidade de participantes em relação a quantidade de alimentos.
ATA OU RELATÓRIO DE REUNIÃO

 Nem sempre será necessário;

 Ata é documento oficial e tem normas de elaboração
 Relatório ajuda no acompanhamento de prazos e decisões
 Ambos devem ser compartilhados entre os participantes.