INTRODUÇÃO

A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS É UMA PRÁTICA ESSENCIAL NO CONTEXTO EMPRESARIAL E ORGANIZACIONAL.

ESSES DOCUMENTOS DESEMPENHAM UM PAPEL FUNDAMENTAL NA COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA, GARANTINDO A TRANSMISSÃO
PRECISA E EFICIENTE DE INFORMAÇÕES RELEVANTES.
A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ENVOLVE A CRIAÇÃO DE UMA AMPLA VARIEDADE DE MATERIAIS, COMO
RELATÓRIOS, MEMORANDOS, ATAS DE REUNIÃO, PLANILHAS, POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS, ENTRE OUTROS. ESSES DOCUMENTOS SÃO
UTILIZADOS PARA REGISTRAR DECISÕES, TRANSMITIR DIRETRIZES, DOCUMENTAR PROCESSOS, COMUNICAR METAS E COMPARTILHAR
INFORMAÇÕES IMPORTANTES ENTRE OS DIVERSOS DEPARTAMENTOS E NÍVEIS HIERÁRQUICOS DE UMA ORGANIZAÇÃO.
A QUALIDADE DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS É ESSENCIAL PARA GARANTIR A COMPREENSÃO MÚTUA, MINIMIZAR ERROS E
CONFLITOS, BEM COMO GARANTIR A CONFORMIDADE LEGAL E REGULATÓRIA. A ELABORAÇÃO DESSES DOCUMENTOS REQUER ATENÇÃO
AOS DETALHES, CLAREZA NA LINGUAGEM, ORGANIZAÇÃO LÓGICA DAS INFORMAÇÕES E USO ADEQUADO DE FORMATOS E ESTILOS.
ALÉM DISSO, É IMPORTANTE CONSIDERAR O PÚBLICO-ALVO AO REDIGIR DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. OS DOCUMENTOS PODEM SER
DESTINADOS A COLABORADORES INTERNOS, CLIENTES, FORNECEDORES, ÓRGÃOS REGULADORES OU OUTRAS PARTES INTERESSADAS.
CADA PÚBLICO PODE TER NECESSIDADES, EXPECTATIVAS E NÍVEIS DE CONHECIMENTO DIFERENTES, PORTANTO, ADAPTAR O TOM E O
ESTILO DE ESCRITA É ESSENCIAL PARA GARANTIR A EFETIVIDADE DA COMUNICAÇÃO.
A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS TAMBÉM ENVOLVE O CUMPRIMENTO DE NORMAS E POLÍTICAS INTERNAS DA
ORGANIZAÇÃO, BEM COMO A CONFORMIDADE COM LEIS E REGULAMENTOS EXTERNOS, COMO PROTEÇÃO DE DADOS, DIREITOS
AUTORAIS E PRIVACIDADE. A REVISÃO CUIDADOSA DOS DOCUMENTOS ANTES DE SUA DISTRIBUIÇÃO OU PUBLICAÇÃO É CRUCIAL PARA
EVITAR ERROS, OMISSÕES OU INFORMAÇÕES IMPRECISAS.
EM RESUMO, A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS É UMA PRÁTICA CRUCIAL PARA A COMUNICAÇÃO EFETIVA NAS
ORGANIZAÇÕES. A HABILIDADE DE REDIGIR DOCUMENTOS CLAROS, CONCISOS E PRECISOS É FUNDAMENTAL PARA O SUCESSO DAS
OPERAÇÕES EMPRESARIAIS, PROMOVENDO A TRANSPARÊNCIA, A EFICIÊNCIA E A COLABORAÇÃO ENTRE OS MEMBROS DA
ORGANIZAÇÃO.
 CONVOCATÓRIA

• CONVOCATÓRIA É UM DOCUMENTO UTILIZADO PARA CONVOCAR PESSOAS PARA UMA REUNIÃO, EVENTO, ASSEMBLEIA OU QUALQUER OUTRA
ACTIVIDADE ESPECÍFICA. EMBORA POSSA HAVER VARIAÇÕES DEPENDENDO DO CONTEXTO.

IMPORTÂNCIA
• A CONVOCATÓRIA DESEMPENHA UM PAPEL CRUCIAL EM QUALQUER REUNIÃO, EVENTO OU ACTIVIDADE, POR SER UM DOCUMENTO QUE EXERCE VÁRIAS
FUNÇÕES IMPORTANTES. DESTA FEITA, APRESENTAMOS ALGUMAS RAZÕES QUE DESTACAM A IMPORTÂNCIA DA CONVOCATÓRIA:
• COMUNICAÇÃO CLARA: A CONVOCATÓRIA É UMA FERRAMENTA ESSENCIAL PARA COMUNICAR CLARAMENTE O PROPÓSITO, A DATA, O HORÁRIO E O
LOCAL DA REUNIÃO OU EVENTO. ELA FORNECE INFORMAÇÕES CRUCIAIS AOS DESTINATÁRIOS E GARANTE QUE TODOS ESTEJAM CIENTES DO QUE SERÁ
ABORDADO.
• PLANEJAMENTO E PREPARAÇÃO: TODA CONVOCATÓRIA DEVE SER ENVIADA COM ANTECEDÊNCIA; OS PARTICIPANTES TÊM DE TER TEMPO SUFICIENTE
PARA SE PREPARAREM. ELES PODEM RESERVAR O HORÁRIO NA AGENDA, REUNIR AS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS, FAZER PESQUISAS PRÉVIAS E, SE
ORGANIZAR PARA PARTICIPAREM ACTIVAMENTE NA ACTIVIDADE.
• ENGAJAMENTO DOS PARTICIPANTES: AO FORNECER UMA PAUTA OU AGENDA CLARA NA CONVOCATÓRIA, OS PARTICIPANTES TÊM UMA VISÃO GERAL
DOS ARGUMENTOS A SEREM DISCUTIDOS. ISSO PERMITE QUE ELES SE PREPAREM DE ACORDO, TRAGAM IDEIAS RELEVANTES, FAÇAM PERGUNTAS
PERTINENTES E CONTRIBUAM DE FORMA SIGNIFICATIVA DURANTE UMA REUNIÃO OU EVENTO.
• CONFIRMAR PRESENÇA: A CONVOCATÓRIA GERALMENTE REQUER UMA CONFIRMAÇÃO DE PRESENÇA DOS DESTINATÁRIOS. ISSO AJUDA OS
ORGANIZADORES A TEREM UMA IDEIA CLARA DO NÚMERO DE PARTICIPANTES ESPERADOS, PERMITINDO QUE ELES PLANEAMENTO DOS RECURSOS
NECESSÁRIOS, COMO ESPAÇO, MATERIAIS OU CATERING, DE ACORDO COM O TAMANHO DO GRUPO.
• TRANSPARÊNCIA E INCLUSÃO: AO ENVIAR UMA CONVOCATÓRIA, É NECESSÁRIO GARANTIR QUE TODAS AS PARTES INTERESSADAS RELEVANTES SEJAM
TESTEMUNHAS E INCLUÍDAS NA ATIVIDADE. ISSO PROMOVE A TRANSPARÊNCIA NA COMUNICAÇÃO E EVITA QUE INFORMAÇÕES IMPORTANTES SEJAM
EXCLUÍDAS OU COMPARTILHADAS APENAS COM UM GRUPO SELECIONADO DE PESSOAS.
• EFICIÊNCIA E PRODUTIVIDADE: AO FORNECER TODAS AS INFORMAÇÕES RELEVANTES ANTECIPADAMENTE, A CONVOCATÓRIA AJUDA A OPTIMIZAR O
TEMPO DEDICADO À REUNIÃO OU EVENTO. OS PARTICIPANTES PODEM SE PREPARAR, CHEGAR PRONTOS PARA CONTRIBUIR E APROVEITAR AO MÁXIMO O
TEMPO DISPONÍVEL. ISSO AUMENTA A EFICIÊNCIA E A PRODUTIVIDADE GERAL DA ACTIVIDADE.
EM RESUMO, A CONVOCATÓRIA EXERCE UM PAPEL FUNDAMENTAL NA COMUNICAÇÃO, ORGANIZAÇÃO E EFICÁCIA DAS REUNIÕES, EVENTOS E
 QUANDO ELABORAR UMA CONVOCATÓRIA?

• A CONVOCATÓRIA PODE SER ELABORADA EM VÁRIAS CIRCUNSTÂNCIAS EM QUE SEJA NECESSÁRIO REUNIR PESSOAS PARA UMA
REUNIÃO, EVENTO OU ATIVIDADE ESPECÍFICA. AQUI ESTÃO ALGUMAS SITUAÇÕES EM QUE O USO DA CONVOCATÓRIA É COMUM:
• REUNIÕES CORPORATIVAS: CONVOCAR FUNCIONÁRIOS, MEMBROS DE UM CONSELHO, DIRETORES OU EQUIPAS PARA REUNIÕES DE
TRABALHO, DISCUSSÕES ESTRATÉGICAS, ACTUALIZAÇÕES DE PROJECTOS, SESSÕES DE TREINAMENTOS, ENTRE OUTROS.
• ASSEMBLEIAS GERAIS: CONVOCAR MEMBROS DE UMA ORGANIZAÇÃO, ASSOCIAÇÃO OU GRUPO PARA UMA ASSEMBLEIA GERAL,
ONDE SERÃO DISCUTIDOS ASSUNTOS IMPORTANTES, TOMADAS DE DECISÃO, VOTAÇÃO DE CARGOS, APROVAÇÃO DE ESTATUTOS,
ENTRE OUTROS.
• CONFERÊNCIAS E SEMINÁRIOS: CONVOCAR PARTICIPANTES, PALESTRANTES E PAINELISTAS PARA CONFERÊNCIAS, SEMINÁRIOS
OU WORKSHOPS, ONDE SE DISCUTIRÁ EXPERIÊNCIAS ESPECÍFICAS E SE COMPARTILHA-RÁ CONHECIMENTOS.
• EVENTOS SOCIAIS E CULTURAIS: CONVOCAR PESSOAS PARA EVENTOS SOCIAIS, COMO FESTAS, CELEBRAÇÕES, CASAMENTOS,
ANIVERSÁRIOS, EVENTOS ESPORTIVOS OU CULTURAIS, ONDE É NECESSÁRIO COORDENAR A PRESENÇA E OS DETALHES LOGÍSTICOS.
• REUNIÕES DE CONDOMÍNIO: CONVOCAR OS MORADORES DE UM CONDOMÍNIO PARA ASSEMBLEIAS, ONDE SERÃO TRATADOS
ASSUNTOS COMO ORÇAMENTO, MANUTENÇÃO, OBRAS, REGULAMENTOS INTERNOS, ENTRE OUTROS.
• GRUPOS DE INTERESSE OU COMITÊS: CONVOCAR MEMBROS DE GRUPOS DE INTERESSE, COMITÊS OU EQUIPAS DE TRABALHO
PARA DISCUSSÕES, PLANEJAMENTO DE PROJECTOS, TOMADA DE DECISÕES OU ANÁLISE DE PROBLEMAS ESPECÍFICOS.
• ORGANIZAÇÕES VOLUNTÁRIAS: CONVOCAR VOLUNTÁRIOS PARA REUNIÕES, EVENTOS DE ARRECADAÇÃO DE FUNDOS,
ACTIVIDADES DE VOLUNTARIADO OU PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.
ESSAS SÃO APENAS ALGUMAS DE MUITAS CIRCUNSTÂNCIAS EM QUE SE PODE ELABORAR UMA CONVOCATÓRIA. EM GERAL, SEMPRE
QUE HOUVER NECESSIDADE DE REUNIR PESSOAS PARA UMA ACTIVIDADE ESPECÍFICA, A CONVOCATÓRIA É UMA FERRAMENTA ÚTIL
PARA COMUNICAR DETALHES IMPORTANTES, GARANTIR A PRESENÇA DOS PARTICIPANTES E PROMOVER A ORGANIZAÇÃO E
EFICIÊNCIA DO EVENTO OU REUNIÃO.
 ESTRUTURA DE UMA CONVOCATÓRIA

• CABEÇALHO: O CABEÇALHO DA CONVOCATÓRIA GERALMENTE INCLUI INFORMAÇÕES IMPORTANTES COMO: O NOME DA ORGANIZAÇÃO OU
EMPRESA QUE ESTÁ A CONVOCAR, O TÍTULO DA CONVOCATÓRIA E OS DADOS EM QUE O DOCUMENTO ESTÁ SENDO EMITIDO.
• DESTINATÁRIOS: INCLUA O NOME OU TÍTULO DOS DESTINATÁRIOS DA CONVOCATÓRIA. PODE SER ESPECÍFICO PARA INDIVÍDUOS OU
MENCIONAR UM GRUPO DE PESSOAS.
• INTRODUÇÃO: NA INTRODUÇÃO, DEVE-SE FORNECER UMA BREVE EXPLICAÇÃO DO PROPÓSITO DA CONVOCATÓRIA. DESCREVA CLARAMENTE
O MOTIVO PELO QUAL SE ESTÁ A CONVOCAR AS PESSOAS EM CAUSA E QUAL É O OBJECTIVO PRINCIPAL DA REUNIÃO OU EVENTO A SE
REALIZAR.
• DETALHES DA CONVOCATÓRIA: NESTA SEÇÃO, DEVE-SE FORNECER INFORMAÇÕES ESPECÍFICAS SOBRE A CONVOCATÓRIA, INCLUINDO:
• DATA, HORÁRIO E LOCAL: ESPECIFIQUE A DATA EXATA, O HORÁRIO E O LOCAL ONDE A ACTIVIDADE ACONTECERÁ. SE FOR UMA REUNIÃO ONLINE, DÊ
INSTRUÇÕES SOBRE COMO ACESSAR A PLATAFORMA VIRTUAL.
• PAUTA OU AGENDA: LISTA DOS PRESENTES QUE SERÃO APRESENTADOS DURANTE UMA REUNIÃO OU EVENTO. SE HOUVER ALGUM MATERIAL DE LEITURA PRÉVIA
NECESSÁRIO, MENCIONE ISSO NESTA SEÇÃO.
• DURAÇÃO ESTIMADA: INFORME A DURAÇÃO PREVISTA DA REUNIÃO OU EVENTO, PARA QUE OS PARTICIPANTES POSSAM PLANEJAR O SEU TEMPO DE
TRANSFERÊNCIA.
• INFORMAÇÕES ADICIONAIS: INCLUA OUTRAS INFORMAÇÕES RELEVANTES QUE OS PARTICIPANTES PRECISAM SABER, COMO REQUISITOS
ESPECIAIS OU INSTRUÇÕES ESPECÍFICAS. POR EXEMPLO, SE FOR NECESSÁRIO TRAZER ALGUM DOCUMENTO OU PREPARAR UMA
APRESENTAÇÃO, MENCIONE ESSAS INFORMAÇÕES AQUI.
• CONTACTO: FORNEÇA INFORMAÇÕES DE CONTACTOS ESSENCIAIS PARA QUE OS DESTINATÁRIOS POSSAM CONFIRMAR A PRESENÇA OU OBTER
MAIS INFORMAÇÕES, SE NECESSÁRIO. INCLUA UM NOME, CARGO, ENDEREÇO DE E-MAIL OU NÚMERO DE TELEFONE DA PESSOA EM CAUSA.
• ENCERRAMENTO: TERMINE A CONVOCATÓRIA COM UMA FRASE EDUCADA, COMO "AGRADECEMOS ANTECIPADAMENTE SUA PARTICIPAÇÃO"
OU "ESPERAMOS VÊ-LO LÁ".
• ASSINATURA: ASSINE A CONVOCATÓRIA COM SEU NOME E POSIÇÃO NA ORGANIZAÇÃO OU EMPRESA.
 ACTA DE REUNIÃO

ELABORAR UMA ACTA DE REUNIÃO É UMA TAREFA IMPORTANTE PARA REGISTRAR OS PONTOS DISCUTIDOS, AS DECISÕES TOMADAS E AS ACÇÕES A SEREM
REALIZADAS DURANTE UMA REUNIÃO, USANDO-SE UMA LINGUAGEM FORMAL, VERBOS NO PRETÉRITO PERFEITO, INTERVENÇÕES ESCRITAS DE ACORDO AO
DISCURSO INDIRECTO, Nº POR EXTENSO, NÃO HAVENDO RASURAS NEM ABREVIAÇÕES.

IMPORTÂNCIA
• A ACTA DE REUNIÃO CUMPRE UM PAPEL CRUCIAL EM UM AMBIENTE CORPORATIVO OU ORGANIZACIONAL. AQUI ESTÃO ALGUMAS RAZÕES QUE DESTACAM A
IMPORTÂNCIA DA ACTA DE REUNIÃO:
• REGISTRO DAS DECISÕES: A ACTA DE REUNIÃO SERVE COMO UM REGISTRO OFICIAL DAS DECISÕES TOMADAS DURANTE UMA REUNIÃO. ELA DOCUMENTA AS
DISCUSSÕES, OS ARGUMENTOS APRESENTADOS E AS PRÁTICAS ADOTADAS. ISSO AJUDA A EVITAR AMBIGUIDADES OU INTERPRETAÇÕES EQUIVOCADAS NO FUTURO.
• RESPONSABILIZAÇÃO: A ACTA DE REUNIÃO ATRIBUI RESPONSABILIDADES AOS PARTICIPANTES AO REGISTRAR AS ACÇÕES ACORDADAS E OS PRAZOS PARA SUA
CONCLUSÃO. ISSO AJUDA A GARANTIR QUE TODOS ENTENDAM SUAS TAREFAS E SEJAM RESPONSÁVEIS ​POR SUA EXECUÇÃO.
• COMUNICAÇÃO CLARA: A ACTA DE REUNIÃO É UMA FORMA EFICAZ DE COMUNICAR OS RESULTADOS E AS DECISÕES DA REUNIÃO PARA AS PARTES INTERESSADAS
QUE NÃO ESTIVERAM PRESENTES. ELA PERMITE QUE AS PESSOAS TENHAM CONHECIMENTO AVANÇADO SOBRE O QUE FOI DISCUTIDO E AS ACÇÕES INICIADAS.
• REFERÊNCIA FUTURA: A ACTA DE REUNIÃO SERVE COMO UM RECURSO DE REFERÊNCIA PARA CONSULTAS FUTURAS. QUANDO SURGEM DÚVIDAS OU SURGEM
QUESTÕES RELACIONADAS A DECISÕES ANTERIORES, A ACTA PODE SER CONSULTADA PARA OBTER CLAREZA E ORIENTAÇÃO.
• TRANSPARÊNCIA E PRESTAÇÃO DE CONTAS: UMA ACTA DE REUNIÃO PROMOVE A TRANSPARÊNCIA NAS DISCUSSÕES E DECISÕES, PERMITINDO QUE OS
PARTICIPANTES E OUTRAS PARTES INTERESSADAS COMPREENDAM O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO. ELA TAMBÉM PODE SER USADA COMO UM DOCUMENTO
DE PRESTAÇÃO DE CONTAS EM CASO DE NECESSIDADE DE REVISÃO OU AUDITORIA.
• HISTÓRICO ORGANIZACIONAL: AS ACTAS DE REUNIÃO, AO LONGO DO TEMPO, FORMAM UM HISTÓRICO ORGANIZACIONAL VALIOSO. ELAS REGISTRAM O
PROGRESSO, AS MUDANÇAS E AS EVOLUÇÕES OCORRIDAS NAS DISCUSSÕES E DECISÕES AO LONGO DO TEMPO, PROPORCIONANDO UMA VISÃO ABRANGENTE DO
TRABALHO REALIZADO PELA ORGANIZAÇÃO.
• BASE LEGAL: EM ALGUMAS SITUAÇÕES, AS ACTAS DE REUNIÃO PODEM TER UM VALOR LEGAL OU REGULATÓRIO. ELAS PODEM SERVIR COMO PROVA DE DECISÕES
TOMADAS E PODEM SER REFERENCIADAS EM CASOS DE DISPUTAS OU QUESTÕES LEGAIS.
PORTANTO, A ACTA DE REUNIÃO É UMA FERRAMENTA ESSENCIAL PARA MANTER UM REGISTRO PRECISO E COMPLETO DAS DISCUSSÕES E DECISÕES IMPORTANTES,
PROMOVENDO A TRANSPARÊNCIA, A RESPONSABILIDADE E A COMUNICAÇÃO EFICAZ DENTRO DE UMA ORGANIZAÇÃO.
 QUANDO ELABORAR UMA ACTA DE REUNIÃO?

UMA ACTA DE REUNIÃO DEVE SER ELABORADA EM DIVERSAS CIRCUNSTÂNCIAS, ESPECIALMENTE EM SITUAÇÕES EM QUE É NECESSÁRIO DOCUMENTAR
DISCUSSÕES, DECISÕES E ACÇÕES TOMADAS DURANTE UMA REUNIÃO. AQUI ESTÃO ALGUMAS CIRCUNSTÂNCIAS COMUNS EM QUE É IMPORTANTE ELABORAR UMA
ACTA DE REUNIÃO:
• REUNIÕES CORPORATIVAS: AS ACTAS DE REUNIÃO SÃO FREQUENTEMENTE ELABORADAS EM REUNIÕES CORPORATIVAS, COMO REUNIÕES DE DIRETORIA,
REUNIÕES DE EQUIPAS, REUNIÕES DE COMITÊS OU REUNIÕES GERAIS DA EMPRESA. ELAS AJUDAM A REGISTRAR DISCUSSÕES ESTRATÉGICAS, DECISÕES
IMPORTANTES, DESIGNAÇÕES DE RESPONSABILIDADES E OUTRAS INFORMAÇÕES RELEVANTES.
• REUNIÕES DE PROJECTOS: DURANTE O DESENVOLVIMENTO DE PROJECTOS, É COMUM REALIZAR REUNIÕES DE ACOMPANHAMENTO PARA DISCUTIR O
PROGRESSO, OS DESAFIOS E AS PRÓXIMAS ETAPAS. UMA ACTA DE REUNIÃO É ESSENCIAL NESTAS CIRCUNSTÂNCIAS PARA REGISTRAR OS PONTOS DISCUTIDOS, AS
DECISÕES TOMADAS, AS ACÇÕES ATRIBUÍDAS E AS ATUALIZAÇÕES DO PROJECTOS.
• REUNIÕES DE EQUIPAS DE TRABALHO: AS EQUIPAS DE TRABALHO MUITAS VEZES SE REÚNEM PARA COMPARTILHAR INFORMAÇÕES, DEBATER IDEIAS E TOMAR
DECISÕES CONJUNTAS. AS ACTAS DE REUNIÃO GARANTEM QUE TODOS OS MEMBROS DA EQUIPA ESTEJAM CIENTES DAS DISCUSSÕES E DECISÕES, E FORNEÇAM
UMA REFERÊNCIA PARA O TRABALHO EM ANDAMENTO.
• REUNIÕES DE CLIENTES OU FORNECEDORES: QUANDO OCORREREM REUNIÕES COM CLIENTES OU FORNECEDORES, É IMPORTANTE TER UMA ACTA DE REUNIÃO
PARA DOCUMENTAR ACORDOS, REQUISITOS ESPECIAIS, PRAZOS E OUTROS DETALHES DISCUTIDOS. ISSO AJUDA A MANTER UM REGISTRO CLARO DAS
EXPECTATIVAS E COMPROMISSOS.
• REUNIÕES DE RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS: AS REUNIÕES DESTINADAS A RESOLVER PROBLEMAS, DISCUTIR CONFLITOS OU TOMAR DECISÕES CRÍTICAS
ENCORAJARAM UMA ACTA DETALHADA. A ACTA DE REUNIÃO CAPTURA OS PONTOS-CHAVE DISCUTIDOS, AS OPINIÕES EXPRESSAS, AS SOLUÇÕES PROPOSTAS E AS
AÇÕES INICIADAS PARA RESOLVER O PROBLEMA EM QUESTÃO.
• REUNIÕES REGULATÓRIAS OU LEGAIS: EM CERTOS SETORES OU ORGANIZAÇÕES, SÃO REALIZADAS REUNIÕES REGULATÓRIAS OU LEGAIS QUE OCUPAM UM
REGISTRO FORMAL DOS PROCEDIMENTOS E DECISÕES. AS ACTAS DE REUNIÃO CUMPREM UM PAPEL IMPORTANTE NESSAS CIRCUNSTÂNCIAS, FORNECENDO UM
REGISTRO PRECISO E IMPARCIAL DOS EVENTOS.
EM GERAL, QUALQUER REUNIÃO EM QUE HAJA DISCUSSÕES, TOMADA DE DECISÕES OU ATRIBUIÇÃO DE RESPONSABILIDADES PODE SE BENEFICIAR DA
ELABORAÇÃO DE UMA ACTA DE REUNIÃO. ELA GARANTE A TRANSPARÊNCIA, A RESPONSABILIZAÇÃO E OS DOCUMENTOS ADEQUADOS DAS INFORMAÇÕES
PRESTADAS E ACORDADAS DURANTE A REUNIÃO.
 ESTRUTURA DA ACTA DE REUNIÃO

A ESTRUTURA DE UMA ACTA DE REUNIÃO PODE VARIAR DE ACORDO COM AS INFLUÊNCIAS DA ORGANIZAÇÃO
OU EMPRESA. NO ENTANTO, GERALMENTE, UMA ACTA DE REUNIÃO SEGUE A SEGUINTE ESTRUTURA:
• CABEÇALHO:
• NOME DA ORGANIZAÇÃO OU EMPRESA.
• TÍTULO DA ACTA (EXEMPLO: ACTA DA REUNIÃO DO DEPARTAMENTO DE MARKETING).
• DATA, HORA E LOCAL DA REUNIÃO.
• NOME DO FACILITADOR OU PRESIDENTE DA REUNIÃO.
• LISTA DE PARTICIPANTES PRESENTES E AUSENTES, INCLUINDO SEUS NOMES E CARGOS.

• ABERTURA:
• DECLARAÇÃO DE ABERTURA DA REUNIÃO, INCLUINDO A DECLARAÇÃO DE QUE A ACTA ESTÁ SENDO REGISTRADA.

• APROVAÇÃO DA ACTA ANTERIOR (SE APLICÁVEL):

• SE HOUVER UMA ACTA DA REUNIÃO ANTERIOR, ELA PODERÁ SER LIDA E APROVADA PELOS PARTICIPANTES.
• QUALQUER CORREÇÃO OU ALTERAÇÃO NECESSÁRIA NA ACTA ANTERIOR DEVE SER MANTIDA E REGISTRADA.

• INFORMAÇÕES CONTEXTUAIS:
• DESCRIÇÃO BREVE DO PROPÓSITO DA REUNIÃO OU CONTEXTO RELEVANTE.
• PODE INCLUIR UMA AGENDA OU LISTA DE ITENS A SEREM DISCUTIDOS.
 ESTRUTURA DA ACTA DE REUNIÃO

• DETALHES DA REUNIÃO:
• REGISTRO DOS TÓPICOS DISCUTIDOS NA ORDEM EM QUE FORAM DISCUTIDOS.
• RESUMO OBJECTIVO DAS DISCUSSÕES E DECISÕES TOMADAS PARA CADA TÓPICO.
• REGISTROS DE VOTAÇÕES, SE HOUVER.

• ACÇÕES E RESPONSABILIDADES:
• LISTA DE ACÇÕES ACORDADAS DURANTE UMA REUNIÃO.
• IDENTIFICAÇÃO DOS RESPONSÁVEIS ​POR CADA ACÇÃO E PRAZOS ALCANÇADOS.
• PODE INCLUIR ACOMPANHAMENTO DE ACÇÕES PENDENTES DE REUNIÕES ANTERIORES.

• ENCERRAMENTO:
• DECLARAÇÃO DE ENCERRAMENTO DA REUNIÃO.
• REGISTRO DA DATA E HORA EM QUE A REUNIÃO FOI ENCERRADA.

• ASSINATURAS:
• ESPAÇO PARA A ASSINATURA DOS PARTICIPANTES NA ACTA. ISSO É ESPECIALMENTE IMPORTANTE EM REUNIÕES FORMAIS OU EM
QUE AS DECISÕES TOMADAS TÊM UM PESO LEGAL OU REGULATÓRIO.

• LEMBRE-SE DE QUE UMA ACTA DE REUNIÃO DEVE SER OBJECTIVA, CLARA E CONCISA. EVITE ADICIONAR OPINIÕES
PESSOAIS OU COMENTÁRIOS IRRELEVANTES. É RECOMENDÁVEL REVISAR A ACTA ANTES DE DISTRIBUÍ-LA PARA
GARANTIR QUE TODAS AS INFORMAÇÕES IMPORTANTES TENHAM SIDO INCLUÍDAS E QUE ESTEJAM LIVRES DE ERROS E
MANTER TODOS OS RELATÓRIOS E ANÁLISES COM AS DISCUSSÕES E DECISÕES TOMADAS.
 CARTA FORMAL
É UMA CORRESPONDÊNCIA FORMAL, EXTERNA, DIRIGIDA A UMA ENTIDADE PÚBLICA OU PARTICULAR. SERVE PARA DOCUMENTAR POSIÇÕES, NEGÓCIOS,
CONDIÇÕES E OCORRÊNCIAS DE UMA EMPRESA OU ORGANIZAÇÃO.

IMPORTÂNCIA
A CARTA FORMAL É UMA FORMA DE COMUNICAÇÃO ESCRITA QUE POSSUI UM PAPEL IMPORTANTE EM DIVERSAS SITUAÇÕES. VEJA A SEGUIR ALGUMAS
DAS PRINCIPAIS RAZÕES PELAS QUAIS A CARTA FORMAL É CONSIDERADA IMPORTANTE:
• PROFISSIONALISMO: A CARTA FORMAL É AMPLAMENTE UTILIZADA EM CONTEXTOS PROFISSIONAIS E DE NEGÓCIOS, POIS TRANSMITE UMA IMAGEM DE
SERIEDADE E PROFISSIONALISMO. ELA É APROPRIADA PARA SITUAÇÕES EM QUE É NECESSÁRIO ESTABELECER UMA COMUNICAÇÃO OFICIAL E
RESPEITOSA.
• CLAREZA E PRECISÃO: AO ESCREVER UMA CARTA FORMAL, É NECESSÁRIO ARTICULAR IDEIAS DE FORMA CLARA, ORGANIZADA E OBJETIVA. ISSO
GARANTE QUE A MENSAGEM SEJA TRANSMITIDA DE MANEIRA PRECISA E COMPREENDIDA, EVITANDO MAL-ENTENDIDOS.
• REGISTRO ESCRITO: UMA CARTA FORMAL SERVE COMO UM REGISTRO ESCRITO DO CONTEÚDO DA COMUNICAÇÃO. ELA PODE SER USADA COMO
REFERÊNCIA FUTURA EM CASO DE NECESSIDADE DE DOCUMENTOS OU PARA ACORDOS DE RASTREAMENTO, SOLICITAÇÃO OU COMPROMISSOS FEITOS
NA CARTA.
• FORMALIDADES E ETIQUETAS: EM MUITOS CASOS, É ESPERADO QUE A COMUNICAÇÃO OFICIAL SIGA CERTAS FORMALIDADES E ETIQUETAS. A CARTA
FORMAL PERMITE QUE VOCÊ DEMONSTRE RESPEITO E CORTESIA AO SEGUIR ESSAS CONVENÇÕES.
• APELO E PERSUASÃO: A CARTA FORMAL PODE SER UMA FERRAMENTA EFICAZ PARA FAZER ADMISSÃO FORMAIS, APRESENTAR ARGUMENTOS
PERSUASIVOS OU EXPRESSAR PREOCUPAÇÕES DE FORMA MAIS IMPACTANTE. SUA ESTRUTURA ORGANIZADA E LINGUAGEM FAVORÁVEL AJUDAM A
AUMENTAR A CONFIANÇA DO CONTEÚDO.
• CONTEXTO LEGAL: EM ALGUMAS SITUAÇÕES, COMO CONTRATOS, ACORDOS OU QUESTÕES LEGAIS, A CARTA FORMAL PODE DESEMPENHAR UM PAPEL
IMPORTANTE, POIS PODE SER CONSIDERADA UMA FORMA DE COMUNICAÇÃO OFICIAL E DOCUMENTADA. ELA PODE SER USADA COMO EVIDÊNCIA EM
CASO DE DISPUTAS OU NECESSIDADE DE COMPROVAÇÃO DE COMUNICAÇÃO PRÉVIA.
• RESPEITO ÀS NORMAS SOCIAIS: EM MUITAS CULTURAS E SOCIEDADES, A CARTA FORMAL É VISTA COMO UMA NORMA DE ETIQUETA E RESPEITO. AO
UTILIZAR A CARTA FORMAL, VOCÊ DEMONSTRA CONSIDERAÇÃO PELOS PROTOCOLOS ADOTADOS E PELO DESTINATÁRIO DA MENSAGEM.
EM SUMA, A CARTA FORMAL DESEMPENHA UM PAPEL FUNDAMENTAL NA COMUNICAÇÃO ESCRITA EM DIVERSOS CONTEXTOS, FORNECENDO UMA
 TIPOS DE CARTA FORMAL

EXISTEM DIVERSOS TIPOS DE CARTA FORMAL, CADA UM COM SUA ESPECIFICAÇÃO. ABAIXO, DESCREVEMOS ALGUNS DOS TIPOS MAIS COMUNS DE
CARTAS FORMAIS:
• CARTA DE APRESENTAÇÃO: É USADA PARA SE CANDIDATAR A UM EMPREGO, GRADUAÇÃO OU PROGRAMA ACADÊMICO, APRESENTANDO-SE AO
DESTINATÁRIO, DESTACANDO HABILIDADES, EXPERIÊNCIAS E SUGESTÕES RELEVANTES.
• CARTA DE CANDIDATURA: SIMILAR À CARTA DE APRESENTAÇÃO, É UTILIZADA PARA SE CANDIDATAR A UMA VAGA ESPECÍFICA EM UMA EMPRESA
OU ORGANIZAÇÃO. GERALMENTE, É SOLICITADO PELA EMPRESA COMO PARTE DO PROCESSO SELECTIVO.
• CARTA DE DEMISSÃO: É ENVIADA POR UM FUNCIONÁRIO PARA COMUNICAR FORMALMENTE SUA DECISÃO DE DEIXAR O EMPREGO ACTUAL. A
CARTA DE DEMISSÃO DEVE SER RESPEITOSA E PROFISSIONAL, FORNECENDO INFORMAÇÕES RELEVANTES, COMO A DATA DE TERMINO DO
CONTRATO.
• CARTA DE RECOMENDAÇÃO: É REDIGIDA POR UMA PESSOA, EMPRE OU ORGANIZAÇÃO PARA ATESTAR AS HABILIDADES, SUGESTÃO E
CARACTERÍSTICAS POSITIVAS DE OUTRA PESSOA. É SEMPRE UTILIZADA PARA APOIAR UMA CANDIDATURA A EMPREGO, PROGRAMA ACADÊMICO
OU OUTRAS OPORTUNIDADES.
• CARTA DE AGRADECIMENTO: É USADA PARA AGRADECER A UMA PESSOA OU ORGANIZAÇÃO POR UM FAVOR, ASSISTÊNCIA, OPORTUNIDADE OU
PRESENTE RECEBIDO. A CARTA DE AGRADECIMENTO DEMONSTRA CORTESIA E APREÇO.
• CARTA DE RECLAMAÇÃO: É ESCRITA PARA EXPRESSAR A INSATISFAÇÃO EM RELAÇÃO A UM PRODUTO, SERVIÇO OU SITUAÇÃO ESPECÍFICA. A
CARTA DE RECLAMAÇÃO DEVE SER OBJECTIVA, FORNECER DETALHES SOBRE O PROBLEMA E, QUANDO POSSÍVEL, PROPOR UMA SOLUÇÃO.
• CARTA DE CONVITE: É ENVIADA PARA CONVIDAR UMA PESSOA OU GRUPO PARA UM EVENTO, REUNIÃO, CONFERÊNCIA OU CELEBRAÇÃO. A
CARTA DE CONVITE DEVE FORNECER INFORMAÇÕES ESPECÍFICAS SOBRE O EVENTO, INCLUINDO DADOS, HORÁRIO, LOCAL E OUTROS DETALHES
RELEVANTES.
• CARTA DE PEDIDO OU SOLICITAÇÃO: É UTILIZADA PARA FAZER UM PEDIDO FORMAL A UMA PESSOA, EMPRESA OU ORGANIZAÇÃO. PODE SER UM
PEDIDO DE INFORMAÇÃO, ESCLARECIMENTO, COLABORAÇÃO, APOIO OU QUALQUER OUTRO TIPO DE PEDIDO FORMAL.
ESSES SÃO APENAS ALGUNS EXEMPLOS DE TIPOS DE CARTAS FORMAIS COMUNS. NO ENTANTO, EXISTEM OUTROS TIPOS DE CARTAS, COMO CARTAS
DE NEGÓCIOS, CARTAS DE OFERTA, CARTAS DE ACEITAR, CARTAS DE REJEITAR, ENTRE OUTROS, CADA UM COM SUA ESPECIFICAÇÃO. A ESTRUTURA
E O CONTEÚDO DA CARTA VARIAM DE ACORDO COM O TIPO E O PROPÓSITO DA COMUNICAÇÃO.
 QUANDO ELABORAR UMA CARTA FORMAL?

UMA CARTA FORMAL DEVE SER ELABORADA EM VÁRIAS CIRCUNSTÂNCIAS, QUANDO UMA COMUNICAÇÃO ESCRITA
OFICIAL, RESPEITOSA E ADEQUADA É NECESSÁRIA. AQUI ESTÃO ALGUMAS SITUAÇÕES EM QUE UMA CARTA FORMAL É
AGRADÁVEL:
• COMUNICAÇÕES PROFISSIONAIS:
• CANDIDATURA A EMPREGO, ESTÁGIO OU PROGRAMA ACADÊMICO.
• RESPOSTA A UMA OFERTA DE EMPREGO.
• SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES OU ESCLARECIMENTOS A UMA EMPRESA OU INSTITUIÇÃO.
• CORRESPONDÊNCIA OFICIAL COM CLIENTES, FORNECEDORES OU PARCEIROS COMERCIAIS.
• INTRODUÇÃO DE UM NOVO PRODUTO, SERVIÇO OU INICIATIVA DE NEGÓCIOS.

• CORRESPONDÊNCIA INSTITUCIONAL:
• COMUNICAÇÃO COM INSTITUIÇÕES GOVERNAMENTAIS, COMO PREFEITURAS, SECRETARIAS, ÓRGÃOS REGULADORES, ETC.
• SOLICITAÇÕES FORMAIS A ORGANIZAÇÕES SEM FINS LUCRATIVOS, FUNDAÇÕES OU ENTIDADES DE CARIDADE.
• CORRESPONDÊNCIA COM INSTITUIÇÕES EDUCACIONAIS, COMO UNIVERSIDADES, ESCOLAS, ETC

• QUESTÕES LEGAIS E JURÍDICAS:

• CONTRATOS, ACORDOS OU NEGÓCIOS FORMAIS.
• RECLAMAÇÕES LEGAIS OU DISPUTAS COMERCIAIS.
• SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO, INDENIZAÇÃO OU COMPENSAÇÃO.
 QUANDO ELABORAR UMA CARTA
FORMAL?
• CORRESPONDÊNCIA OFICIAL:
• CARTAS PARA AUTORIDADES GOVERNAMENTAIS, COMO CARTAS AO PREFEITO, DEPUTADOS, ETC.
• CONVITES FORMAIS PARA EVENTOS OFICIAIS, CERIMÔNIAS OU INAUGURAÇÕES.
• CARTAS DE AGRADECIMENTO A PATROCINADORES OU DOADORES.

• QUESTÕES ACADÊMICAS:
• CORRESPONDÊNCIA COM PROFESSORES, ORIENTADORES OU FUNCIONÁRIOS DA INSTITUIÇÃO.
• PEDIDO DE REFERÊNCIAS ACADÊMICAS OU CARTAS DE RECOMENDAÇÃO.
• RECLAMAÇÕES OU APELAÇÕES ACADÊMICAS FORMAIS.

• OUTRAS SITUAÇÕES FORMAIS:

• CONVITES FORMAIS PARA CASAMENTOS, BATIZADOS OU EVENTOS ESPECIAIS.
• CARTAS DE CONDOLÊNCIAS OU AGRADECIMENTOS EM SITUAÇÕES SENSÍVEIS.
• CORRESPONDÊNCIA COM AUTORIDADES RELIGIOSAS OU LÍDERES COMUNITÁRIOS.

• ESSAS SÃO APENAS ALGUMAS DAS MUITAS SITUAÇÕES EM QUE UMA CARTA FORMAL É APROPRIADA. EM
GERAL, QUANDO SE PRECISAR COMUNICAR DE MANEIRA OFICIAL, RESPEITOSA E CLARA, UMA CARTA
FORMAL É UMA ESCOLHA ADEQUADA. É IMPORTANTE CONSIDERAR O CONTEXTO ESPECÍFICO E
APROPRIAR-SE DA ESTRUTURA E DO TOM DA CARTA DE ACORDO COM A SITUAÇÃO.
 ESTRUTURA DE UMA CARTA FORMAL

PARA ELABORAR UMA CARTA FORMAL, É IMPORTANTE SEGUIR ALGUMAS DIRETRIZES PARA GARANTIR
QUE A MENSAGEM SEJA CLARA, RESPEITOSA E ADEQUADA AO CONTEXTO.A ESTRUTURA BÁSICA DE UMA
CARTA FORMAL INCLUI AS SEGUINTES SEÇÕES:
• CABEÇALHO:
• SEU NOME E ENDEREÇO NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA.
• DADOS ABAIXO DO SEU ENDEREÇO.
• NOME E ENDEREÇO DO DESTINATÁRIO NO CANTO ESQUERDO DA PÁGINA.

• SAUDAÇÃO:
• "PREZADO SR." OU "PREZADA SRA." SEGUIDO DO SOBRENOME DO DESTINATÁRIO.
• SE VOCÊ CONHECE O NOME DO DESTINATÁRIO, USE-O. CASO CONTRÁRIO, USE "PREZADO(A) SENHOR(A)".

• INTRODUÇÃO:
• COMECE UMA CARTA FORMAL COM UMA FRASE DE INTRODUÇÃO QUE ESTABELEÇA O PROPÓSITO DA CARTA E A
RAZÃO PELA QUAL VOCÊ ESTÁ ESCREVENDO.

• DESENVOLVIMENTO:
• DESENVOLVA OS PONTOS PRINCIPAIS DA SUA MENSAGEM EM PARÁGRAFOS SEPARADOS.
• USE PARÁGRAFOS CURTOS E CONCISOS PARA FACILITAR A LEITURA.
• FORNEÇA DETALHES RELEVANTES, INFORMAÇÕES OU EVIDÊNCIAS PARA APOIAR SUA MENSAGEM.
 ESTRUTURA DE UMA CARTA FORMAL
• CONCLUSÃO:
• RESUMA O OBJETIVO DA CARTA E DESTAQUE OS PONTOS PRINCIPAIS.
• SE NECESSÁRIO, INDIQUE ACÇÕES OU SOLUÇÕES PROPOSTAS.
• ENCORAJE UMA RESPOSTA OU AGRADEÇA AO DESTINATÁRIO PELA ATENÇÃO DISPENSADA.

• DESPEDIDO:
• USE UMA DESPEDIDA FORMAL, COMO "ATENCIOSAMENTE" OU "CORDIALMENTE".
• ESPAÇO PARA ASSINATURA ABAIXO DA DESPEDIDA SEGUIDO DE SEU NOME.

• ANEXOS:
• SE VOCÊ ESTIVER ENVIANDO DOCUMENTOS OU INFORMAÇÕES ADICIONAIS COM A CARTA, MENCIONE-OS NA
CARTA E LISTE-OS SOB A ASSINATURA.

LEMBRE-SE DE QUE O TOM E O ESTILO DA CARTA FORMAL PODEM VARIAR DEPENDENDO DA SITUAÇÃO E
DO DESTINATÁRIO. SE A CARTA FOR PARA UMA ORGANIZAÇÃO, É RECOMENDÁVEL PESQUISAR AS
DIRETRIZES ESPECÍFICAS QUE ELES PEDEM PARA CORRESPONDÊNCIAS FORMAIS.
AO REDIGIR UMA CARTA FORMAL, É IMPORTANTE MANTER UM TOM PROFISSIONAL, RESPEITOSO E
CORTÊS. UTILIZE UMA LINGUAGEM CLARA, EVITE GÍRIAS E VERIFIQUE A GRAMÁTICA E A ORTOGRAFIA
ANTES DE ENVIAR A CARTA.
 REQUERIMENTO

REQUERIMENTO É UM DOCUMENTO FORMAL UTILIZADO PARA FAZER UMA SOLICITAÇÃO, APRESENTAR UMA PETIÇÃO OU MANIFESTAR INTERESSE EM ALGO
JUNTO A UMA AUTORIDADE, INSTITUIÇÃO OU ORGANIZAÇÃO.

IMPORTÂNCIA
O REQUERIMENTO TEM UMA GRANDE IMPORTÂNCIA EM DIFERENTES CONTEXTOS, TANTO NO ÂMBITO PESSOAL QUANTO NO PROFISSIONAL. AQUI ESTÃO
ALGUMAS RAZÕES PELAS QUAIS O REQUERIMENTO É IMPORTANTE:
• FORMALIDADE: O REQUERIMENTO É UM DOCUMENTO FORMAL QUE ESTABELECE UMA COMUNICAÇÃO OFICIAL ENTRE O REQUERENTE E A AUTORIDADE,
INSTITUIÇÃO OU ORGANIZAÇÃO RESPONSÁVEL. ELE FORNECE UMA ESTRUTURA CLARA E ADEQUADA PARA ACEITAR, PETIÇÕES OU MANIFESTAR INTERESSES.
• ORGANIZAÇÃO E CLAREZA: O REQUERIMENTO PERMITE QUE AS INFORMAÇÕES SEJAM ACEITES DE FORMA ORGANIZADA E CLARA. AO SEGUIR UM FORMATO
PADRÃO, É POSSÍVEL TRANSMITIR A MENSAGEM DE MANEIRA MAIS EFICIENTE, TORNANDO MAIS FÁCIL PARA A AUTORIDADE RESPONSÁVEL COMPREENDER O
PEDIDO E TOMAR UMA DECISÃO ADEQUADA.
• REGISTROS E RASTREABILIDADE: O REQUERIMENTO CRIA UM REGISTRO DOCUMENTADO DA SOLICITAÇÃO OU PETIÇÃO, FORNECENDO UM HISTÓRICO DAS
EXIGÊNCIAS ENTRE AS PARTES ENVOLVIDAS. ISSO É, ESPECIALMENTE ÚTIL EM SITUAÇÕES EM QUE É NECESSÁRIO ACOMPANHAR O PROGRESSO DO PEDIDO OU
REFERIR-SE A ELE POSTERIORMENTE.
• LEGALIDADE E TRANSPARÊNCIA: EM MUITOS CASOS, UM REQUERIMENTO É NECESSÁRIO PARA CUMPRIR OS REQUISITOS LEGAIS OU REGULAMENTARES. AO
APRESENTAR UMA SOLICITAÇÃO POR MEIO DE UM REQUERIMENTO, VOCÊ ESTÁ SEGUINDO OS PROCEDIMENTOS ADEQUADOS E GARANTINDO A TRANSPARÊNCIA
NO PROCESSO.
• RESPEITO AOS TRÂMITES INSTITUCIONAIS: EM CONTEXTOS PROFISSIONAIS OU GOVERNAMENTAIS, O REQUERIMENTO É UMA MANEIRA DE DEMONSTRAR
RESPEITO PELAS REGRAS E PROCEDIMENTOS PELAS AUTORIDADES. ELE MOSTRA QUE VOCÊ ESTÁ SEGUINDO OS CANAIS APROPRIADOS E QUE VALORIZA A
ORDEM E A ESTRUTURA INSTITUCIONAL.
• TOMADA DE DECISÃO EMBASADA: O REQUERIMENTO FORNECE UMA OPORTUNIDADE PARA APRESENTAR ARGUMENTOS, JUSTIFICATIVAS E INFORMAÇÕES
RELEVANTES QUE PODEM INFLUENCIAR A DECISÃO DA AUTORIDADE RESPONSÁVEL. ELE PERMITE QUE VOCÊ APRESENTE SEUS PONTOS DE VISTA E
COMPROVATIVOS DE FORMA ORGANIZADA E PERSUASIVA.
EM RESUMO, O REQUERIMENTO É UMA FERRAMENTA IMPORTANTE PARA FORMALIZAR SOLICITAÇÕES, PETIÇÕES OU INTERESSES, GARANTINDO A CLAREZA,
ORGANIZAÇÃO E RESPEITO AOS PROCEDIMENTOS INSTITUCIONAIS. ELE FACILITA A COMUNICAÇÃO COM AS AUTORIDADES E AUMENTA AS CHANCES DE UMA
RESPOSTA ADEQUADA E FAVORÁVEL.
 QUANDO ELABORAR UM REQUERIMENTO?

UM REQUERIMENTO PODE SER ELABORADO EM DIVERSAS CIRCUNSTÂNCIAS, PRINCIPALMENTE QUANDO É NECESSÁRIO FAZER UMA
SOLICITAÇÃO FORMAL OU APRESENTAR UMA PETIÇÃO. AQUI ESTÃO ALGUMAS SITUAÇÕES COMUNS EM QUE PODEM SER ADEQUADAS A
ELABORAÇÃO DE UM REQUERIMENTO:
• REQUERIMENTOS ADMINISTRATIVOS: EM AMBIENTES GOVERNAMENTAIS, EMPRESARIAIS OU EDUCACIONAIS, PODE SER NECESSÁRIO
ENVIAR UM REQUERIMENTO PARA SOLICITAR INFORMAÇÕES, OBTER PERMISSÕES, PEDIR LICENÇAS, PEDIDOS BENEFÍCIOS OU REALIZAR
OUTROS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS.
• REQUERIMENTOS JURÍDICOS: NO CONTEXTO JURÍDICO, REQUERIMENTOS PODEM SER USADOS ​PARA FAZER PETIÇÕES JUDICIAIS,
SOLICITAÇÕES DE AUDIÊNCIAS, APRESENTAR DOCUMENTOS OU PROVAS, REQUERER AÇÕES JUDICIAIS, PEDIDOS DE PRAZOS ADICIONAIS,
ENTRE OUTROS.
• REQUISITOS DE EMPREGO: AO SE CANDIDATAR A UM EMPREGO, É COMUM ELABORAR UM REQUERIMENTO OU UMA CARTA DE
APRESENTAÇÃO PARA MANIFESTAR INTERESSE NA VAGA, FORNECER INFORMAÇÕES RELEVANTES SOBRE SUAS PREFERÊNCIAS E SOLICITAR
UMA OPORTUNIDADE DE ENTREVISTA.
• REQUERIMENTOS ACADÊMICOS: EM INSTITUIÇÕES EDUCACIONAIS, OS ESTUDANTES PODEM PRECISAR ENVIAR REQUERIMENTOS PARA
SOLICITAÇÕES DE TRANSFERÊNCIAS DE CURSO, SOLICITAR PRORROGAÇÃO DE PRAZOS, SOLICITAR BOLSAS DE ESTUDO, OBTER
CERTIFICADOS OU REALIZAR OUTRAS SOLICITAÇÕES RELACIONADAS AOS SEUS ESTUDOS.
• REQUERIMENTOS FINANCEIROS: QUANDO SE TRATA DE QUESTÕES FINANCEIRAS, PODE SER NECESSÁRIO ELABORAR UM REQUERIMENTO
PARA PEDIDOS DE CRÉDITOS, ADIAR PAGAMENTOS, OBTER REEMBOLSOS, PEDIDOS DE ISENÇÕES DE TAXAS OU REALIZAR OUTRAS
SOLICITAÇÕES RELACIONADAS A TRANSAÇÕES FINANCEIRAS.
• REQUERIMENTOS DE SERVIÇOS PÚBLICOS: EM RELAÇÃO A SERVIÇOS PÚBLICOS, COMO ENERGIA ELÉTRICA, ÁGUA, TELEFONIA, É COMUM
ELABORAR REQUERIMENTOS PARA PEDIDOS EM CONTRATOS, INFORMAR PROBLEMAS TÉCNICOS, REQUERER REPAROS, ENTRE OUTROS.
ESSES SÃO APENAS ALGUNS EXEMPLOS DE SITUAÇÕES EM QUE UM REQUERIMENTO PODE SER ÚTIL. NO GERAL, SEMPRE QUE VOCÊ PRECISAR
FORMALIZAR UMA SOLICITAÇÃO OU PETIÇÃO DE MANEIRA CLARA, ORGANIZADA E OFICIAL, É RECOMENDADO ELABORAR UM
 ESTRUTURA DO REQUERIMENTO
EMBORA O REQUERIMENTO NÃO TENHA UM FORMATO EXATO, PODENDO O MESMO VARIAR DE ACORDO COM A
FINALIDADE E AS DIRECTRIZES ESPECÍFICAS DO ÓRGÃO EM QUESTÃO, GERALMENTE, UM REQUERIMENTO DEVE
CONTER AS SEGUINTES PARTES:
• CABEÇALHO:
• NOME COMPLETO E ENDEREÇO DO REMETENTE.
• NOME DA AUTORIDADE OU INSTITUIÇÃO DESTINATÁRIA.
• DADOS EM QUE O REQUERIMENTO ESTÁ SENDO ENVIADO.

• SAUDAÇÃO:
• UMA SAUDAÇÃO FORMAL DIRIGIDA À AUTORIDADE OU INSTITUIÇÃO DESTINATÁRIA (POR EXEMPLO, "PREZADO(A) SR.(A) /
ESTIMADO(A) SENHOR(A)").

• INTRODUÇÃO:
• UMA DECLARAÇÃO CLARA E CONCISA DO OBJECTIVO DO REQUERIMENTO.
• IDENTIFICAÇÃO DO ASSUNTO EM QUESTÃO.

• CORPO:
• DESMISTIFICAÇÃO DA SOLICITAÇÃO OU PETIÇÃO.
• APRESENTAÇÃO DE ARGUMENTOS OU JUSTIFICATIVAS RELEVANTES PARA EMBASAR O PEDIDO.
• INCLUSÃO DE INFORMAÇÕES ADICIONAIS QUE PODEM SER PERTINENTES, COMO REFERÊNCIAS A LEIS, REGULAMENTOS OU
DOCUMENTOS RELEVANTES.
 ESTRUTURA DO REQUERIMENTO

• CONCLUSÃO:
• REAFIRMAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE FORMA DIRETA E CLARA.
• EXPRESSÃO DE GRATIDÃO PELA ATENÇÃO DISPENSADA.
• DISPONIBILIDADE PARA FORNECER INFORMAÇÕES ADICIONAIS, SE NECESSÁRIO.

• ENCERRAMENTO:
• UMA FÓRMULA DE DESPEDIDA FORMAL (POR EXEMPLO, "ATENCIOSAMENTE" OU
"RESPEITOSAMENTE").
• NOME COMPLETO DO REMETENTE.
• ASSINATURA (SE FOR ENTREGUE EM FORMATO FÍSICO).

LEMBRE-SE DE QUE, É IMPORTANTE ADAPTAR O FORMATO E O CONTEÚDO DO

REGULAMENTO ÀS DIRECTRIZES ESPECÍFICAS DO ÓRGÃO OU INSTITUIÇÃO QUE O
RECEBERÁ. ALÉM DISSO, É RECOMENDÁVEL UTILIZAR UMA LINGUAGEM FORMAL E
RESPEITOSA, EVITANDO QUALQUER LINGUAGEM OFENSIVA OU COMPETITIVA.
 DOCUMENTO CREDENCIAL
UMA CREDENCIAL É UM DOCUMENTO QUE ATESTA A IDENTIDADE, AUTORIDADE OU QUALIFICAÇÕES DE UMA PESSOA OU ORGANIZAÇÃO.
IMPORTÂNCIA
• UM DOCUMENTO CREDENCIAL TEM GRANDE IMPORTÂNCIA EM DIVERSOS CONTEXTOS, POIS DESEMPENHA VÁRIAS FUNÇÕES IMPORTANTES. AQUI ESTÃO
ALGUMAS DAS RAZÕES PELAS QUAIS UM DOCUMENTO CREDENCIAL É CONSIDERADO IMPORTANTE:
• IDENTIFICAÇÃO E AUTENTICAÇÃO: UMA CREDENCIAL FORNECE UMA FORMA DE IDENTIFICAR E AUTENTICAR A IDENTIDADE DE UMA PESSOA OU ORGANIZAÇÃO.
ELA CONTÉM INFORMAÇÕES PESSOAIS E ÚNICAS, COMO NOME, FOTOGRAFIA E NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO, QUE AJUDAM A VERIFICAR A IDENTIDADE DO
TITULAR DA CREDENCIAL. ISSO É ESPECIALMENTE RELEVANTE EM SITUAÇÕES EM QUE É NECESSÁRIO GARANTIR A SEGURANÇA E A CONFIANÇA NAS
TRANSAÇÕES OU INTERAÇÕES.
• COMPROVAÇÃO DE QUALIFICAÇÕES OU HABILIDADES: MUITAS CREDENCIAIS SÃO EMITIDAS PARA ATESTAR AS QUALIFICAÇÕES, HABILIDADES OU
CONHECIMENTOS DE UMA PESSOA EM UMA DETERMINADA ÁREA. ISSO PODE INCLUIR DIPLOMAS ACADÊMICOS, CERTIFICADOS PROFISSIONAIS, LICENÇAS, ENTRE
OUTROS. ESSES DOCUMENTOS SÃO IMPORTANTES PORQUE DEMONSTRAM QUE O TITULAR POSSUI AS COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA EXERCER UMA
DETERMINADA PROFISSÃO, OCUPAR UMA POSIÇÃO ESPECÍFICA OU REALIZAR DETERMINADAS ACTIVIDADES.
• AUTORIZAÇÃO E PERMISSÃO: ALGUMAS CREDENCIAIS CONFEREM AUTORIZAÇÃO OU PERMISSÃO PARA REALIZAR CERTAS ACTIVIDADES OU TER ACESSO A
DETERMINADOS RECURSOS. POR EXEMPLO, UMA CARTEIRA DE MOTORISTA AUTORIZA ALGUÉM A DIRIGIR LEGALMENTE, ENQUANTO UM CARTÃO DE ACESSO DE
UM FUNCIONÁRIO PERMITE ENTRAR EM DETERMINADOS ESPAÇOS RESTRITOS DE UMA ORGANIZAÇÃO. ESSAS CREDENCIAIS SÃO FUNDAMENTAIS PARA GARANTIR
QUE APENAS PESSOAS AUTORIZADAS POSSAM EXERCER CERTOS DIREITOS OU PRIVILÉGIOS.
• PADRONIZAÇÃO E CONFORMIDADE: EM CERTOS SECTORES OU PROFISSÕES, A POSSE DE UMA CREDENCIAL ESPECÍFICA PODE SER EXIGIDA POR RAZÕES DE
PADRONIZAÇÃO, CONFORMIDADE REGULATÓRIA OU REQUISITOS LEGAIS. ISSO GARANTE QUE CERTOS PADRÕES E DIRECTRIZES SEJAM SEGUIDOS, MANTENDO A
QUALIDADE, A SEGURANÇA E A CONFORMIDADE NAS ACTIVIDADES PROFISSIONAIS. POR EXEMPLO, CERTAS PROFISSÕES DE SAÚDE EXIGEM LICENÇAS OU
CERTIFICAÇÕES PARA GARANTIR QUE OS PROFISSIONAIS TENHAM AS HABILIDADES NECESSÁRIAS E CUMPRAM AS REGULAMENTAÇÕES.
• CONFIANÇA E CREDIBILIDADE: UMA CREDENCIAL É FREQUENTEMENTE CONSIDERADA UMA PROVA TANGÍVEL DA COMPETÊNCIA, CONFIABILIDADE E
LEGITIMIDADE DE UMA PESSOA OU ORGANIZAÇÃO. AO APRESENTAR UMA CREDENCIAL VÁLIDA E CONFIÁVEL, É POSSÍVEL TRANSMITIR CONFIANÇA AOS OUTROS,
SEJA EM UM CONTEXTO PROFISSIONAL, EDUCACIONAL, LEGAL OU SOCIAL. A CREDENCIAL AJUDA A ESTABELECER A REPUTAÇÃO E A CREDIBILIDADE DO TITULAR.
EM RESUMO, UM DOCUMENTO CREDENCIAL DESEMPENHA UM PAPEL FUNDAMENTAL NA IDENTIFICAÇÃO, AUTENTICAÇÃO, COMPROVAÇÃO DE QUALIFICAÇÕES,
AUTORIZAÇÃO E CONFORMIDADE. ELE FORNECE SEGURANÇA, CONFIANÇA E UMA BASE SÓLIDA PARA TRANSAÇÕES, INTERAÇÕES E ATIVIDADES EM DIVERSOS
CONTEXTOS.
 QUANDO ELABORAR UM DOCUMENTO CREDENCIAL?

UM DOCUMENTO CREDENCIAL PODE SER ELABORADO EM DIVERSOS CONTEXTOS, DEPENDENDO DA FINALIDADE E DO OBJECTIVO ESPECÍFICO. AQUI
ESTÃO ALGUNS EXEMPLOS DE CONTEXTOS NOS QUAIS A ELABORAÇÃO DE UM DOCUMENTO CREDENCIAL PODE SER NECESSÁRIO:
• EDUCAÇÃO E ACADEMIA: INSTITUIÇÕES DE ENSINO, COMO ESCOLAS, UNIVERSIDADES E INSTITUTOS DE TREINAMENTO, EMITEM DIPLOMAS,
CERTIFICADOS E OUTROS DOCUMENTOS PARA ATESTAR A CONCLUSÃO DE CURSOS, PROGRAMAS EDUCACIONAIS OU CONQUISTA DE TÍTULOS
ACADÊMICOS. ESSAS CREDENCIAIS SÃO IMPORTANTES PARA COMPROVAR A FORMAÇÃO E AS HABILIDADES ADQUIRIDAS PELOS ALUNOS.
• SECTOR PROFISSIONAL: MUITAS PROFISSÕES TÊM ÓRGÃOS REGULADORES OU ASSOCIAÇÕES PROFISSIONAIS QUE EMITEM CREDENCIAIS PARA
COMPROVAR A QUALIFICAÇÃO E A AUTORIZAÇÃO PARA EXERCER UMA DETERMINADA PROFISSÃO. EXEMPLOS INCLUEM LICENÇAS DE ADVOGADO,
CERTIFICADOS DE CONTABILIDADE, CARTEIRAS DE MOTORISTA PROFISSIONAIS, CERTIFICADOS DE SEGURANÇA, ENTRE OUTROS.
• SAÚDE E ASSISTÊNCIA MÉDICA: NA ÁREA DA SAÚDE, EXISTEM CREDENCIAIS ESPECÍFICAS, COMO LICENÇAS MÉDICAS, CERTIFICAÇÕES DE
ENFERMAGEM, REGISTROS DE FARMACÊUTICO, ENTRE OUTROS. ESSES DOCUMENTOS SÃO IMPORTANTES PARA GARANTIR QUE OS PROFISSIONAIS DE
SAÚDE TENHAM AS QUALIFICAÇÕES NECESSÁRIAS PARA FORNECER CUIDADOS ADEQUADOS AOS PACIENTES.
• SECTOR GOVERNAMENTAL: ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS EMITEM UMA VARIEDADE DE DOCUMENTOS CREDENCIAIS PARA DIVERSOS FINS. ISSO PODE
INCLUIR PASSAPORTES, CARTEIRAS DE IDENTIDADE, CARTÕES DE ELEITOR, LICENÇAS DE PORTE DE ARMAS, ENTRE OUTROS. ESSAS CREDENCIAIS SÃO
USADAS PARA IDENTIFICAÇÃO PESSOAL, AUTENTICAÇÃO E PARA ACESSAR SERVIÇOS GOVERNAMENTAIS.
• SEGURANÇA E ACESSO RESTRITO: EM AMBIENTES DE SEGURANÇA, COMO AEROPORTOS, PRÉDIOS GOVERNAMENTAIS OU EMPRESAS COM ACESSO
RESTRITO, SÃO EMITIDOS CARTÕES DE ACESSO, CRACHÁS OU OUTRAS CREDENCIAIS PARA PERMITIR A ENTRADA APENAS A PESSOAS AUTORIZADAS.
ESSES DOCUMENTOS SÃO IMPORTANTES PARA GARANTIR A SEGURANÇA FÍSICA E O CONTROLE DE ACESSO A ÁREAS SENSÍVEIS.
• EVENTOS E ORGANIZAÇÕES: EM EVENTOS ESPECIAIS, CONFERÊNCIAS, CONGRESSOS OU EM ORGANIZAÇÕES ESPECÍFICAS, PODEM SER EMITIDAS
CREDENCIAIS DE PARTICIPAÇÃO, PASSES DE IMPRENSA, IDENTIFICAÇÕES DE VOLUNTÁRIOS, ENTRE OUTROS. ESSES DOCUMENTOS SÃO USADOS PARA
IDENTIFICAR E CONCEDER PRIVILÉGIOS AOS PARTICIPANTES, FORNECEDORES OU FUNCIONÁRIOS ENVOLVIDOS.
É IMPORTANTE LEMBRAR QUE CADA CONTEXTO PODE TER REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS CREDENCIAIS. PORTANTO,
É ESSENCIAL CONHECER AS REGULAMENTAÇÕES E DIRECTRIZES RELEVANTES APLICÁVEIS ​AO CONTEXTO ESPECÍFICO EM QUE A CREDENCIAL SERÁ
EMITIDA.
 ESTRUTURA DE UM DOCUMENTO CREDENCIAL

A ESTRUTURA DE UM DOCUMENTO CREDENCIAL PODE VARIAR DEPENDENDO DO PROPÓSITO E DAS NORMAS ESPECÍFICAS DE CADA
CONTEXTO. NO ENTANTO, AQUI ESTÁ UMA ESTRUTURA GERAL COMUMENTE USADA:
• CABEÇALHO:
• TÍTULO: INDICA CLARAMENTE QUE O DOCUMENTO É UMA CREDENCIAL.
• LOGOTIPO OU EMBLEMA: IDENTIFICAÇÃO VISUAL DA INSTITUIÇÃO EMISSORA DA CREDENCIAL.
• INFORMAÇÕES DA INSTITUIÇÃO: NOME, ENDEREÇO, CONTACTO E OUTRAS INFORMAÇÕES RELEVANTES.
• IDENTIFICAÇÃO DO TITULAR:
• NOME COMPLETO: O NOME LEGAL DO TITULAR DA CREDENCIAL.
• FOTOGRAFIA: UMA IMAGEM DO TITULAR PARA FINS DE IDENTIFICAÇÃO VISUAL.
• NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO: UM NÚMERO EXCLUSIVO ATRIBUÍDO AO TITULAR DA CREDENCIAL.
• DADOS PESSOAIS: DATA DE NASCIMENTO, ENDEREÇO, NÚMERO DE TELEFONE, E-MAIL, ETC.
• ASSINATURA: ASSINATURA DO TITULAR DA CREDENCIAL, QUANDO APLICÁVEL.
• INFORMAÇÕES DA CREDENCIAL:
• TIPO DE CREDENCIAL: INDICA O PROPÓSITO OU A NATUREZA DA CREDENCIAL (EXEMPLO: CARTEIRA DE MOTORISTA, DIPLOMA,
CERTIFICADO PROFISSIONAL, ETC.).
• AUTORIDADE EMISSORA: NOME DA INSTITUIÇÃO, ORGANIZAÇÃO OU AUTORIDADE RESPONSÁVEL PELA EMISSÃO DA CREDENCIAL.
• DATA DE EMISSÃO: DATA EM QUE A CREDENCIAL FOI EMITIDA.
• DATA DE VALIDADE: SE APLICÁVEL, A DATA EM QUE A CREDENCIAL EXPIRA OU PRECISA SER RENOVADA.
 ESTRUTURA DE UM DOCUMENTO
CREDENCIAL
• DETALHES ADICIONAIS:
• QUALIFICAÇÕES OU AUTORIZAÇÕES ESPECÍFICAS: INFORMAÇÕES SOBRE QUAISQUER HABILIDADES, CONHECIMENTOS OU
AUTORIZAÇÕES ESPECIAIS CONCEDIDAS PELA CREDENCIAL.
• LIMITAÇÕES OU RESTRIÇÕES: QUALQUER LIMITAÇÃO OU RESTRIÇÃO ASSOCIADA À CREDENCIAL (POR EXEMPLO,
RESTRIÇÕES GEOGRÁFICAS OU DE USO).
• RECURSOS DE SEGURANÇA:
• MARCA D'ÁGUA: UM PADRÃO VISUAL INCORPORADO AO DOCUMENTO PARA EVITAR FALSIFICAÇÕES.
• HOLOGRAMAS: ELEMENTOS HOLOGRÁFICOS QUE FORNECEM AUTENTICAÇÃO VISUAL.
• CÓDIGOS DE BARRAS OU QR CODES: PODEM SER USADOS PARA DIGITALIZAR E VERIFICAR AS INFORMAÇÕES DA
CREDENCIAL.
• SELOS OU CARIMBOS: ELEMENTOS FÍSICOS DE SEGURANÇA QUE PODEM SER APLICADOS NO DOCUMENTO.
• INFORMAÇÕES ADICIONAIS:
• INSTRUÇÕES DE USO: QUALQUER INFORMAÇÃO RELEVANTE SOBRE COMO UTILIZAR A CREDENCIAL CORRETAMENTE.
• INFORMAÇÕES DE CONTACTO: DETALHES DE CONTACTO DA INSTITUIÇÃO EMISSORA PARA ESCLARECIMENTOS OU
VERIFICAÇÃO.
LEMBRE-SE DE QUE ESSES ELEMENTOS SÃO APENAS UMA DIRECTRIZ GERAL E PODEM VARIAR DEPENDENDO DA FINALIDADE
E DO CONTEXTO DA CREDENCIAL EM QUESTÃO. É IMPORTANTE CONSULTAR AS NORMAS E REGULAMENTOS ESPECÍFICOS DO
PAÍS OU DA ORGANIZAÇÃO RESPONSÁVEL PELA EMISSÃO DA CREDENCIAL PARA OBTER INFORMAÇÕES MAIS PRECISAS.
 DOCUMENTO REQUISIÇÃO
REQUISIÇÃO É UM DOCUMENTO QUE TEM COMO ESCOPO FAZER A SOLICITAÇÃO DE MATERIAIS OU BENS PARA UM DETERMINADO FIM.
IMPORTÂNCIA
• O DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO É DE EXTREMA IMPORTÂNCIA PARA UMA ORGANIZAÇÃO POR VÁRIAS RAZÕES:
• REGISTRO FORMAL: O DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO SERVE COMO UM REGISTRO FORMAL DAS SOLICITAÇÕES FEITAS PELA ORGANIZAÇÃO. ELE
DOCUMENTA O QUE FOI SOLICITADO, QUANDO FOI SOLICITADO E QUEM FEZ A SOLICITAÇÃO. ESSE REGISTRO É FUNDAMENTAL PARA RASTREAR E
ACOMPANHAR AS SOLICITAÇÕES AO LONGO DO TEMPO.
• COMUNICAÇÃO CLARA: O DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO FORNECE UMA COMUNICAÇÃO CLARA E DETALHADA DAS NECESSIDADES E REQUISITOS
DA ORGANIZAÇÃO. ELE DEFINE CLARAMENTE OS ITENS OU SERVIÇOS SOLICITADOS, SUAS ESPECIFICAÇÕES, PRAZOS DESEJADOS E QUAISQUER
REQUISITOS ADICIONAIS. ISSO EVITA MAL-ENTENDIDOS E GARANTE QUE TODAS AS PARTES ENVOLVIDAS TENHAM UMA COMPREENSÃO PRECISA
DAS EXPECTATIVAS.
• CONTROLE DE CUSTOS: AO UTILIZAR UM DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO, A ORGANIZAÇÃO PODE ESTABELECER LIMITES DE GASTOS E
CONTROLAR OS CUSTOS. O DOCUMENTO PODE INCLUIR INFORMAÇÕES SOBRE ORÇAMENTO DISPONÍVEL, PERMITINDO QUE OS RESPONSÁVEIS
PELA APROVAÇÃO VERIFIQUEM SE OS GASTOS ESTÃO DENTRO DAS DIRECTRIZES ESTABELECIDAS.
• RASTREAMENTO E AUDITORIA: O DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO É UMA FERRAMENTA VALIOSA PARA RASTREAR E AUDITAR AS ACTIVIDADES DE
AQUISIÇÃO DA ORGANIZAÇÃO. ELE PODE SER UTILIZADO PARA VERIFICAR SE AS SOLICITAÇÕES FORAM ATENDIDAS, SE HOUVE CONFORMIDADE
COM AS POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS ESTABELECIDOS E PARA FINS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS.
• APROVAÇÃO E AUTORIZAÇÃO: O DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO DEFINE OS PROCEDIMENTOS DE APROVAÇÃO NECESSÁRIOS PARA A SOLICITAÇÃO.
ELE ESTABELECE UMA CADEIA DE APROVAÇÃO, IDENTIFICANDO AS PESSOAS OU DEPARTAMENTOS RESPONSÁVEIS POR REVISAR E AUTORIZAR A
SOLICITAÇÃO. ISSO AJUDA A GARANTIR QUE AS SOLICITAÇÕES SEJAM AVALIADAS ADEQUADAMENTE ANTES DE SEREM IMPLEMENTADAS.
• BASE PARA NEGOCIAÇÃO: O DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO PODE SERVIR COMO BASE PARA NEGOCIAÇÕES COM FORNECEDORES OU
PRESTADORES DE SERVIÇOS. AO FORNECER INFORMAÇÕES DETALHADAS SOBRE AS NECESSIDADES E REQUISITOS DA ORGANIZAÇÃO, ELE
PERMITE QUE AS PARTES ENVOLVIDAS DISCUTAM OS TERMOS, CONDIÇÕES E PREÇOS ANTES DE CHEGAR A UM ACORDO.
EM RESUMO, O DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO DESEMPENHA UM PAPEL FUNDAMENTAL NA COMUNICAÇÃO, CONTROLE E REGISTRO DAS
 QUANDO ELABORAR UM DOCUMENTO REQUISIÇÃO?

UM DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO É ELABORADO EM DIVERSOS CONTEXTOS, SEMPRE QUE UMA ORGANIZAÇÃO OU EMPRESA
PRECISA FORMALIZAR E REGISTRAR UMA SOLICITAÇÃO DE ITENS, SERVIÇOS OU AÇÕES ESPECÍFICAS. ALGUNS DOS CONTEXTOS
MAIS COMUNS EM QUE UM DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO É ELABORADO INCLUEM:
• AQUISIÇÃO DE BENS: QUANDO UMA ORGANIZAÇÃO PRECISA ADQUIRIR PRODUTOS OU MATERIAIS, SEJA PARA USO INTERNO,
REVENDA OU QUALQUER OUTRA FINALIDADE, É COMUM ELABORAR UM DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO. ISSO PODE INCLUIR A
COMPRA DE EQUIPAMENTOS, SUPRIMENTOS DE ESCRITÓRIO, MATÉRIA-PRIMA, PRODUTOS ACABADOS, ENTRE OUTROS.
• SERVIÇOS CONTRATADOS: SE A ORGANIZAÇÃO PRECISA CONTRATAR SERVIÇOS EXTERNOS, COMO SERVIÇOS DE CONSULTORIA,
SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO, SERVIÇOS DE TI, SERVIÇOS DE LOGÍSTICA, ENTRE OUTROS, UM DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO É
ELABORADO PARA FORMALIZAR A SOLICITAÇÃO DOS SERVIÇOS NECESSÁRIOS.
• RECURSOS HUMANOS: EM ALGUMAS EMPRESAS, UM DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO PODE SER ELABORADO PARA SOLICITAR
RECURSOS HUMANOS ADICIONAIS, COMO A CONTRATAÇÃO DE NOVOS FUNCIONÁRIOS, TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA OU
SOLICITAÇÃO DE PESSOAL TEMPORÁRIO.
• INVESTIMENTOS E PROJECTOS: QUANDO A ORGANIZAÇÃO PLANEJA REALIZAR UM INVESTIMENTO ESPECÍFICO OU INICIAR UM
NOVO PROJECTO, UM DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO PODE SER ELABORADO PARA SOLICITAR A APROVAÇÃO DE RECURSOS
FINANCEIROS, RECURSOS HUMANOS ADICIONAIS E QUAISQUER OUTROS RECURSOS NECESSÁRIOS PARA O PROJETO.
• MANUTENÇÃO E REPAROS: SE A ORGANIZAÇÃO PRECISA DE SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO OU REPARO EM SUAS INSTALAÇÕES,
EQUIPAMENTOS OU SISTEMAS, UM DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO PODE SER ELABORADO PARA SOLICITAR ESSES SERVIÇOS.
É IMPORTANTE ADAPTAR O DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO AO CONTEXTO ESPECÍFICO DA ORGANIZAÇÃO E ÀS SUAS POLÍTICAS E
PROCEDIMENTOS INTERNOS. ELE SERVE COMO UM MEIO FORMAL DE COMUNICAÇÃO E REGISTRO DAS NECESSIDADES DA
ORGANIZAÇÃO, PERMITINDO UM PROCESSO MAIS ESTRUTURADO DE SOLICITAÇÃO, APROVAÇÃO E EXECUÇÃO.
 ESTRUTURA DE UM DOCUMENTO REQUISIÇÃO
• UMA ESTRUTURA BÁSICA DE UM DOCUMENTO DE REQUISIÇÃO PODE VARIAR DEPENDENDO DO CONTEXTO ESPECÍFICO E DOS
REQUISITOS DA ORGANIZAÇÃO, MAS GERALMENTE INCLUI AS SEGUINTES SEÇÕES:
• CABEÇALHO:
• NOME DA EMPRESA OU ORGANIZAÇÃO SOLICITANTE.
• ENDEREÇO E INFORMAÇÕES DE CONTACTO DA EMPRESA.
• DATA EM QUE A REQUISIÇÃO ESTÁ SENDO FEITA.
• NÚMERO DE REFERÊNCIA OU IDENTIFICAÇÃO ÚNICA DA REQUISIÇÃO (SE APLICÁVEL).
• INFORMAÇÕES DO DESTINATÁRIO:
• NOME DA EMPRESA OU PESSOA RESPONSÁVEL POR PROCESSAR A REQUISIÇÃO.
• ENDEREÇO E INFORMAÇÕES DE CONTACTO DO DESTINATÁRIO.
• INTRODUÇÃO:
• UMA BREVE INTRODUÇÃO EXPLICANDO O PROPÓSITO DA REQUISIÇÃO.
• IDENTIFICAÇÃO DO PROJECTO OU INICIATIVA RELACIONADA À REQUISIÇÃO (SE HOUVER).
• DETALHES DA REQUISIÇÃO:
• DESCRIÇÃO DETALHADA DOS ITENS OU SERVIÇOS SOLICITADOS.
• ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS, QUANDO APLICÁVEL (POR EXEMPLO, QUANTIDADE, MARCA, MODELO, ETC.).
• PRAZOS OU DATAS DE ENTREGA DESEJADOS.
• REQUISITOS ADICIONAIS, COMO CERTIFICAÇÕES, GARANTIAS, ETC.
 ESTRUTURA DE UM DOCUMENTO REQUISIÇÃO
• ORÇAMENTO:
• SE A REQUISIÇÃO ESTIVER RELACIONADA A UM ORÇAMENTO ESPECÍFICO, INCLUA AS INFORMAÇÕES RELEVANTES, COMO LIMITE DE
GASTOS OU VALOR DISPONÍVEL.
• PROCEDIMENTOS DE APROVAÇÃO:
• LISTA DE PESSOAS OU DEPARTAMENTOS RESPONSÁVEIS POR APROVAR A REQUISIÇÃO.
• CADEIA DE APROVAÇÃO, INDICANDO AS ETAPAS NECESSÁRIAS PARA OBTER A APROVAÇÃO.
• INFORMAÇÕES ADICIONAIS:
• QUAISQUER INFORMAÇÕES ADICIONAIS RELEVANTES, COMO REFERÊNCIAS A DOCUMENTOS RELACIONADOS, ANEXOS, ETC.
• ENCERRAMENTO:
• SAUDAÇÕES FINAIS.
• ASSINATURA DA PESSOA RESPONSÁVEL PELA REQUISIÇÃO.
• NOME, CARGO E INFORMAÇÕES DE CONTATO DA PESSOA RESPONSÁVEL.
• QUALQUER OUTRA INFORMAÇÃO RELEVANTE, COMO DATA LIMITE PARA RESPOSTA.
• ANEXOS (SE APLICÁVEL):
• DOCUMENTOS ADICIONAIS QUE POSSAM SER RELEVANTES PARA A REQUISIÇÃO, COMO ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS, ORÇAMENTOS,
ETC.
É IMPORTANTE ADAPTAR ESSA ESTRUTURA DE ACORDO COM AS NECESSIDADES ESPECÍFICAS DA SUA ORGANIZAÇÃO E DAS DIRETRIZES
INTERNAS.
 CONCLUSÃO
A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS É UMA HABILIDADE ESSENCIAL PARA PROFISSIONAIS QUE DESEJAM SE DESTACAR
EM UM AMBIENTE EMPRESARIAL CADA VEZ MAIS COMPETITIVO. ATRAVÉS DA CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS CLAROS, CONCISOS E PRECISOS,
É POSSÍVEL PROMOVER A EFICIÊNCIA, A TRANSPARÊNCIA E A COLABORAÇÃO DENTRO DAS ORGANIZAÇÕES.
UMA CONCLUSÃO ADEQUADA NA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS IMPLICA EM GARANTIR A COMPREENSÃO MÚTUA E
A PRECISÃO DAS INFORMAÇÕES TRANSMITIDAS. AO ADOTAR UMA ABORDAGEM CUIDADOSA NA REDAÇÃO, CONSIDERANDO O PÚBLICO-
ALVO, AS NORMAS INTERNAS E AS EXIGÊNCIAS LEGAIS, É POSSÍVEL EVITAR ERROS, OMISSÕES E INCONSISTÊNCIAS NOS DOCUMENTOS.
A REVISÃO SISTEMÁTICA DOS DOCUMENTOS ANTES DA DISTRIBUIÇÃO OU PUBLICAÇÃO É UM PASSO CRUCIAL PARA GARANTIR A
QUALIDADE. ALÉM DISSO, A ATUALIZAÇÃO CONTÍNUA DAS HABILIDADES DE REDAÇÃO E O ACOMPANHAMENTO DAS MELHORES
PRÁTICAS EM DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA SÃO FUNDAMENTAIS PARA SE MANTER ATUALIZADO NO CAMPO.
AO DOMINAR A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, OS PROFISSIONAIS PODEM MELHORAR A EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO
DENTRO DA ORGANIZAÇÃO, PROMOVER UMA CULTURA DE TRANSPARÊNCIA E FORNECER UM AMBIENTE DE TRABALHO MAIS PRODUTIVO
E EFICIENTE.
ESTE E-BOOK OFERECE UMA VISÃO ABRANGENTE SOBRE A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, FORNECENDO DIRETRIZES
E DICAS PRÁTICAS PARA CRIAR DOCUMENTOS DE QUALIDADE. COM ESSE CONHECIMENTO, OS LEITORES ESTARÃO PREPARADOS PARA
ENFRENTAR OS DESAFIOS DA REDAÇÃO ADMINISTRATIVA, CONTRIBUINDO PARA O SUCESSO DE SUAS ORGANIZAÇÕES.
LEMBRE-SE DE QUE A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS É UMA HABILIDADE EM CONSTANTE EVOLUÇÃO. ESTE E-BOOK É
UM PONTO DE PARTIDA VALIOSO, MAS É IMPORTANTE CONTINUAR APRENDENDO, PRATICANDO E REFINANDO SUAS HABILIDADES AO
LONGO DO TEMPO.
AO DOMINAR A ARTE DA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, VOCÊ ESTARÁ BEM EQUIPADO PARA ENFRENTAR OS
DESAFIOS DO MUNDO EMPRESARIAL, COMUNICANDO-SE COM EFICIÊNCIA, TRANSMITINDO INFORMAÇÕES RELEVANTES E COLABORANDO
DE FORMA EFICAZ COM COLEGAS, SUPERIORES, CLIENTES E DEMAIS PARTES INTERESSADAS. INVISTA NO APRIMORAMENTO DESSAS
HABILIDADES E COLHA OS BENEFÍCIOS EM SUA CARREIRA E NO SUCESSO DE SUA ORGANIZAÇÃO