MATHEUS HENRIQUE DE LIMA ROCHA

AVALIANDO FERRAMENTAS DE COLABORAÇÃO

Analisando uma Empresa de Recursos Humanos

Trabalho avaliativo, apresentado a

Universidade Estadual do Oeste do
Paraná, da disciplina de Administração de
Sistemas de Informações I, no curso de
Administração, 3° Semestre.

Orientadora: Prof. Me. Solange Maria

Debastiani.

Cascavel
2023
 Irei falar dos desafios enfrentados por uma empresa de Recursos Humanos
com sede em São Paulo e que aloca mão de obra trabalhadora na cidade de Cascavel.

1. Quais são os desafios da colaboração enfrentados pela empresa em termos

de tempo e espaço?

No que se concerne aos desafios enfrentados pela empresa em relação a tempo

e espaço podemos citar os fatores a seguir:
I. Tempo: coordenar colaboradores em diferentes horários. A empresa atua
somente em horário comercial, porém a operação atendida funciona 24 horas
por dia, sendo assim é necessário contratar Supervisores para essas
operações que ocorrem em horários fora do padrão da organização.
II. Espaço: colaboração eficiente entre equipes distribuídas geograficamente.
Esse é um ponto de muita atenção, pois as ferramentas onlines devem ser
utilizadas de forma ávida pela equipe, afim de eliminar qualquer ruído de
informação.

2. Quais tipos de solução estão disponíveis? (liste).

Pensando nos desafios que surgem nesse tipo de organização, podemos utilizar
várias ferramentas para solucionar problemas que surgem durante as atividades.
Seguem abaixo algumas delas:
I. Ferramentas de videoconferência, por exemplo: Zoom, Microsoft Teams, Face
time, entre outras.
II. Plataformas de gerenciamento de projetos, por exemplo: Trello, Asana, etc.
III. Softwares de comunicação interna, por exemplo: Slack, Microsoft Teams,
Skype, entre outros.
IV. Armazenamento em nuvem, exemplo: Google Drive e Dropbox.
V. Intranets corporativas.
3. Analise cada produto disponível em termos de custos e benefícios para a
empresa.

Zoom:
I. Custos: oferece várias opções de planos, desde gratuitos até assinaturas
pagas, que variam de acordo com o número de participantes e recursos
adicionais.
II. Benefícios: ele é conhecido por sua qualidade de videoconferência e permite
reuniões virtuais eficazes, entrevistas com candidatos e treinamento remoto.
Trello:
I. Custos: oferece um plano gratuito com funcionalidades básicas e planos pagos
com recursos avançados. Os custos são acessíveis.
II. Benefícios: ele melhora o gerenciamento de projetos, permitindo o
acompanhamento de tarefas, colaboração em equipe e organização de fluxos
de trabalho.
Slack:
I. Custos: oferece planos gratuitos e pagos. Os custos são moderados e variam
com base em recursos adicionais e armazenamento.
II. Benefícios: ele é uma plataforma de comunicação em tempo real que facilita a
colaboração eficaz, a troca de mensagens instantâneas e a organização de
canais por equipes.
Google Drive:
I. Custos: o Google Drive oferece armazenamento em nuvem com planos
gratuitos e pagos, com custos econômicos.
II. Benefícios: o Google Drive permite o armazenamento e compartilhamento de
documentos, facilitando o acesso a arquivos importantes de qualquer lugar.
Intranet:
I. Custos: a implementação de uma intranet corporativa pode ser mais
dispendiosa devido ao desenvolvimento personalizado. Requer investimento
inicial e manutenção contínua.
II. Benefícios: uma intranet oferece uma plataforma centralizada para
colaboração, compartilhamento de recursos internos, comunicação e
integração de equipe aprofundada.
4. Avalie os riscos de segurança.

Como uma empresa de recursos humanos, devemos estar cientes de que a

proteção de dados é de extrema importância, pois lidamos com informações
confidenciais de candidatos, clientes e colaboradores, e qualquer violação de
segurança pode ter sérias consequências. Nesse sentido, devemos avaliar os riscos
de segurança, tal qual:
Proteção de Dados Sensíveis:
I. Garantimos que todas as informações confidenciais, como currículos,
documentos pessoais e detalhes de contato, estejam devidamente protegidas.
II. Utilizamos políticas de acesso restrito para garantir que apenas pessoas
autorizadas tenham acesso a esses dados.
Criptografia de Comunicações:
I. Certificamo-nos de que todas as comunicações por meio das ferramentas de
colaboração sejam criptografadas. Isso impede que informações sejam
interceptadas por terceiros.
Avaliação de Vulnerabilidades:
II. Realizamos avaliações de segurança regulares para identificar potenciais
vulnerabilidades em nossas ferramentas de colaboração.
III. Mantemos as ferramentas atualizadas com as correções de segurança mais
recentes.
Treinamento de Conscientização em Segurança:
I. Conduzimos programas de treinamento para conscientização em segurança,
para que todos os funcionários estejam cientes dos riscos e saibam como agir
em caso de incidente.
Política de Uso Responsável:
II. Implementamos políticas internas que definem o uso responsável das
ferramentas de colaboração e o compartilhamento apropriado de informações.
5. Quais as dificuldades nas questões de implantação e treinamento.

Considerando os desafios nas questões de implantação e treinamento, podemos

mencionar os seguintes pontos:
Resistência à Mudança:
I. Um dos principais desafios na implantação de novas ferramentas de
colaboração é a resistência à mudança por parte dos funcionários. Muitos
podem estar acostumados com métodos tradicionais de trabalho e podem
relutar em adotar novas tecnologias.
II. Para superar isso, investimos em programas de conscientização e treinamento
que destacam os benefícios das novas ferramentas, como maior eficiência,
flexibilidade e acesso a informações em tempo real.
Personalização das Ferramentas:
I. Cada empresa de recursos humanos tem suas próprias necessidades e fluxos
de trabalho exclusivos. Personalizar as ferramentas para atender às nossas
necessidades específicas pode ser um desafio.
II. Trabalhamos em estreita colaboração com os provedores de software para
garantir que as ferramentas atendam às nossas exigências, seja na gestão de
vagas, recrutamento ou administração de benefícios.
Treinamento Abrangente:
I. A capacitação adequada é crucial para garantir que nossa equipe saiba como
utilizar eficazmente as novas ferramentas de colaboração. Oferecemos
treinamento abrangente para todos os funcionários, desde os mais experientes
até os recém-chegados.
II. Isso inclui sessões práticas, manuais de treinamento e suporte contínuo para
esclarecer dúvidas e resolver problemas.
Feedback e Melhoria Contínua:
I. Valorizamos o feedback da equipe durante a fase de implantação e
treinamento. Isso nos ajuda a identificar áreas que precisam de melhorias e
ajustes.
II. Mantemos um ciclo de melhoria contínua para otimizar constantemente o uso
das ferramentas e a eficiência operacional.