ATA DE REUNIÃO DO CONSELHO CONSULTIVO DO CONDOMÍNIO BUONA VITTA RESORT SPA

REALIZADA EM 18 de outubro de 2023

1. DATA, HORA E LOCAL: Gramado 18/10/2023 - início às 19h e término às 21h40 – modalidade: online.
PRESENÇA: Membros do conselho consultivo, assim nominados: Sr. Mozart Pedroti, Sr. Tony Gelain, Sra. Marisa
Monti, Sr. Paulo Busatto e Sr. Everson Basso. A reunião trimestral foi conduzida pela gerente geral do condomínio, Sra.
Ana Alles de Camargo.

2. DELIBERAÇÕES:
(i) A gerente do condomínio iniciou a reunião com a apresentação do informe do 3º Trimestre 2023, que aparece
com novo nome, estabelecido pelo Marketing da Gramado Parks, como “Acontece no Buona”. A mudança do nome não
agradou os membros do conselho, que observaram que perdeu a identidade que tinha, com o nome antigo “Buona
News”, pois era muito mais elegante e que eles deveriam ter sido consultados para esta mudança. Sr. Mozart sugeriu
mudar a palavra “News” para uma palavra em italiano. Observam e sugerem que gostariam de ter sido consultados para
esta mudança de nome e de layout do jornal, que já estava num formato que já agradava a todos e não entenderam e
nem concordaram com a mudança. Ana ficou de passar toda esta insatisfação para o marketing da Gramado Parks e o
conselho aguarda retorno sobre este tema na próxima reunião;
(ii) Ana apresentou os fatos/eventos/mídia/influencers ocorridos no último trimestre dentro do condomínio,
destacando a chegada do chef de cozinha Diogo Menezes, que chegou em julho e seu trabalho, com a equipe da
gastronomia, já vem sendo notado e elogiado por hóspedes e proprietários. O aumento da qualidade dos pratos à la
carte, buffets e do café da manhã é notória desde a sua chegada e isto já aparece também nos grupos de whatsapp
internos de proprietários. Sr. Tony questiona porque demoramos tanto tempo (dois anos de existência do hotel) para
conseguirmos fixar um bom chef e uma boa gastronomia. Ana explica que a função de chef de cozinha de um
hotel/condomínio, deste tamanho, está “em extinção” no mercado e que é uma profissão bastante sacrificante, pois
exige dedicação 24h do profissional. Todos que passaram por aqui desde a abertura do hotel, desistiram, pois não
aguentaram a pressão. O condomínio está apostando que o Diogo fique, para mantermos este alto padrão de qualidade
que ele está construindo. Ana explica que, desde junho 2023, está à frente também da área de gastronomia do hotel e
sua gestão, de perto, tem trazido estes resultados positivos no qualitativo das entregas;
(iii) Sr. Tony sugere que haja a revisão no boleto de condomínio. Afirma que o apresentado, hoje, não é um boleto
condominial, mas sim um boleto bancário, pois apenas descreve algumas porcentagens de custos e não a descrição
detalhada de todas as despesas, constantes em um demonstrativo de resultados mensal. Sr. Tony sugere que, todos os
meses, seja apresentada a prestação de contas e que a mesma seja enviada juntamente ao boleto. Sr. Tony afirma que
apresentou o boleto em um empreendimento da Gramado Parks (não quis dizer qual), para ter o desconto de morador
e a administração do local não aceitou o boleto do condomínio Buona Vitta, como elemento comprobatório. Sra. Marisa
disse que o filho dela está em Gramado e usou o mesmo documento e obteve descontos no Hard Rock Café e no parque
NBA. Já o parque da NASA não aceitou, pois alegou que não tinha valores das despesas descritas. Todos membros do
conselho sugerem uma revisão/adequação no boleto, para que todos os estabelecimentos de Gramado aceitem o
mesmo como comprovante de residência, para adquirir os descontos de morador. Ana falou que vai conversar
internamente, mas afirma que isto não será uma garantia de que todos os estabelecimentos (parques, restaurantes,
etc.) irão aceitar, pois cabe a cada negócio decidir se dá ou não o desconto, e isso não depende da Gramado Parks;
(iv) Sr. Tony solicita que na próxima reunião e no próximo jornal conste o organograma do condomínio, com todos
os cargos CLT e PJ, para melhor entendimento da organização do condomínio e das responsabilidades de cada
profissional;
(v) Todos conselheiros questionaram sobre o fundo de reserva do condomínio, que não foi apresentado na
reunião. Ana incluiu no jornal os devidos saldos e explicações sobre cada um dos fundos e que ambos estão aplicados
em renda fixa. Ana explica que temos dois fundos: fundo de reserva, que é 5% do total da receita gerada e o de retrofit,
que é 1% da receita do condomínio. Ana confirma que foi uma falha não ter incluído na reunião esta informação e
Estr. Profa. Elvira Apolo Benetti, 150 | Gramado RS | CEP 95670-000 | Telefone (54) 3905-4800
Central de Reservas 0800 800 3737 | www.gramadoparkshoteis.com
confirma que será apresentado em todas as reuniões e jornais daqui para frente, para acompanhamento de todos;
(vi) Sr. Tony solicita à gerente do condomínio que apresente todos os prazos e garantias de obra do
empreendimento e ainda questiona se a incorporadora é acionada para as devidas garantias de obras. Ana explica que
as pequenas obras de manutenção, que não são feitas pela equipe orgânica de manutenção, são aprovadas por ela,
juntamente ao coordenador de manutenção do local. O departamento de compras da Gramado Parks é acionado e
apresenta 3 orçamentos, sendo aprovado o de melhores condições e prazos. Sr. Tony e Sra. Marisa sugerem que estes
orçamentos sejam apresentados ao conselho, em reuniões paralelas extraordinárias, para devida aprovação. Ana ficou
de verificar esta possibilidade e dará retorno na próxima reunião;
(vii) Sr. Mozart retoma o que havia sido já combinado na assembleia, de termos uma auditoria externa contábil e
fiscal para verificação dos balanços de fechamento do condomínio. Ficou acordado que o conselho apresentará, em 30
dias, em reunião extraordinária, opções de empresas que fazem auditorias, para termos orçamentos e decidamos qual
delas vai executar o serviço. Sr. Mozart sugeriu que a empresa em questão faça auditoria das contas de junho 2023 em
diante, mas isso também será decidido, posteriormente, juntamente à empresa eleita, de acordo com o escopo de
trabalho da empresa escolhida. Ana lembra que este custo será do condomínio e não se opõe a tal prática;
(viii) Sr. Tony solicita que a Gramado Parks tenha um regulamento do pool, descriminando, com detalhes, todas as
despesas que são descontadas das diárias vendidas, com o prazo que cada distribuição deve ser feita, bem como multa
de quanto será paga caso os depósitos não sejam efetuados nas datas prometidas, enfim, definição das regras do “jogo”
no pagamento das distribuições mensais. Ana ficou de falar com o jurídico e diretoria e apresentará este regulamento
na próxima reunião, dentro do possível;
(ix) Sobre o portal do cliente, Sra. Marisa solicita que o termo de cessão de uso seja disponibilizado lá, para facilitar
o uso de todos os proprietários, não precisando acessar a central de reservas para tal;
(x) Sra. Marisa elogia as ações feitas pela gerente geral Ana em todas as quintas feiras, convidando os proprietários
que estão em uso de sua semana para um café e um bate papo;
(xi) Sra. Marisa sugere que os eventos feitos pelo núcleo do Cliente Feliz, ou pelo marketing da Gramado Parks,
sejam feitos para todos os proprietários, que estão em sua semana de uso e não somente para alguns, como aconteceu
com o Bottega Sensoriale, que apenas alguns proprietários foram convidados e muitos ficaram de fora;
(xii) Todos do conselho sugerem que sejam mais consultados e mais participados das ações de marketing feitas
para os proprietários. Todos lembram que eles são os representantes dos proprietários e querem que todos tenham
suas semanas de uso, o mais proveitosa possível;
(xiii) Sra. Marisa sugere que o marketing envie, com mais frequência todas as ações, que estão sendo feitas na
gastronomia de todos os hotéis, frisando os descontos que os proprietários têm. Sr. Mozart frisa, ainda, a importância
que seria termos uma programação de eventos anual fixa, para que cada proprietário faça suas escolhas, de acordo com
a programação antecipada;
(xiv) Nada mais havendo a ser tratado e inexistindo qualquer outra manifestação, foi encerrada a presente reunião
da qual se lavrou a presente ata. Próximo encontro será na segunda quinzena de janeiro de 2024, com os resultados do
pool e condomínio de outubro, novembro e dezembro de 2023.

Sem mais,

Ana Alles de Camargo

Gerente Geral
Condomínio Buona Vitta Gramado Resort & Spa

Estr. Profa. Elvira Apolo Benetti, 150 | Gramado RS | CEP 95670-000 | Telefone (54) 3905-4800
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