Auditoria de Frete

Gestão de Frete Embarcador – GFE

 Auditoria de Frete – GFE

Sumário …………. .................................................................................................................................................................... 2

1. Introdução .................................................................................................................................................................. 3
2. Objetivo do Treinamento ........................................................................................................................................... 3
3. Considerações Gerais .................................................................................................................................................. 3
4. Configurando Para a Conferência dos Documentos de Frete ....................................................................................... 3
4.1. Introdução .................................................................................................................................................................. 4
4.2. Parâmetros ................................................................................................................................................................. 4
4.3. Cadastro – Emitente.................................................................................................................................................... 5
4.4. Cadastro – Ocorrências ............................................................................................................................................... 5
5. Conferindo os Documentos de Frete ........................................................................................................................... 5
5.1. Introdução .................................................................................................................................................................. 6
5.2. Grupo – Valores .......................................................................................................................................................... 6
5.3. Grupo – Ocorrências ................................................................................................................................................... 6
5.4. Grupo – Agrupamento ................................................................................................................................................ 7
5.5. Grupo – Tolerância ...................................................................................................................................................... 7
6. Configurando Para a Conferência das Faturas de Frete ............................................................................................... 7
6.1. Parâmetros ................................................................................................................................................................. 8
7. Conferindo as Faturas de Frete ................................................................................................................................... 8
7.1. Grupos de Condições Para a Conferência ................................................................................................................... 9
8. Aprovando os Documentos de Frete ......................................................................................................................... 10
8.1. Programa – Aprovação de Documentos de Frete ...................................................................................................... 10
8.2. Tela – Aprovação de Documento de Frete................................................................................................................. 10
9. Aprovando as Faturas de Frete ................................................................................................................................. 11
9.1. Programa – Aprovação de Faturas de Frete .............................................................................................................. 12
9.2. Tela – Aprovação de Faturas de Frete ....................................................................................................................... 12
9.3. Tela – Motivo Para Aprovação .................................................................................................................................. 12
10. Conclusão ................................................................................................................................................................. 13

2 Versão – GFE 11.5

 Auditoria de Frete – GFE

1. Introdução

Olá!
Seja bem-vindo ao treinamento Auditoria de Frete do Controle de Fretes, do Aplicativo Gestão de Frete
Embarcador.

2. Objetivo do Treinamento

Ao término deste treinamento, você terá conhecido um pouco mais sobre:

• Configurar Para a Conferência dos Documentos de Frete.

• Conferir os Documentos de Frete.
• Configurar Para a Conferência das Faturas de Frete.
• Conferir as Faturas de Frete.
• Aprovar os Documentos de Frete.
• Aprovar as Faturas de Frete.

3. Considerações Gerais

Nos treinamentos anteriores do Gestão de Frete Embarcador abordamos as particularidades dos processos
Documentos e Faturas de Fretes e Contratos Com Autônomos, os quais também compõem o
macroprocesso Controle de Fretes.

Neste treinamento vamos descrever as peculiaridades do terceiro processo – Auditoria de Frete – cujas
principais funcionalidades são:

• Gerenciar as informações para a conferência e para a aprovação dos Documentos e Faturas de

Frete.

4. Configurando Para a Conferência dos Documentos de Frete

Vamos iniciar este treinamento descrevendo a configuração necessária para que possa ser efetuada a
conferência dos Documentos de Frete.

Versão – GFE – 11.5. 3

 Auditoria de Frete – GFE

4.1. Introdução

A configuração dos parâmetros é imprescindível para que possa ser efetuada a conferência dos
Documentos de Frete.

Além destes parâmetros, também existem dois outros cadastros que interferem nesta conferência:
Emitente e Ocorrências.

4.2. Parâmetros

Para a conferência dos Documentos de Frete deve ser efetuada a configuração de alguns parâmetros
importantes.

São eles:

• MV_DCOUT: indica que os dados gerais do Documento de Frete devem ser considerados na
conferência.

• MV_DCABE: indica que os valores detalhados de frete unidade, frete valor, taxas e valor do
pedágio do Documento de Frete devem ser considerados na conferência.

• MV_DCTOT: indica que os valores totais, valor total do frete, a alíquota e o valor do imposto
(ICMS ou ISS) do Documento de Frete devem ser considerados na conferência.

• MV_DCVAL: representa o valor máximo de tolerância da diferença entre o valor calculado pelo
sistema, o valor do cálculo de frete, o valor do Documento de Frete e o valor total do
documento, na conferência.

4 Versão – GFE 11.5

 Auditoria de Frete – GFE

• MV_DCPERC: representa o percentual máximo de tolerância da diferença entre o valor

calculado pelo sistema, o valor do cálculo de frete, o valor do Documento de Frete e o valor
total do documento, na conferência.

• MV_DCNEG: indica que os valores dos Documentos de Frete menores que os valores calculados
pelo sistema não são considerados como divergência na conferência.

4.3. Cadastro – Emitente

Este cadastro permite parametrizar o campo Entrega Obrigatória, localizado na pasta Transportador, na
tela de Emitentes.

Desta forma, torna-se obrigatório informar a data de entrega nos Documentos de Carga relacionados ao
Documento de Frete.

4.4. Cadastro – Ocorrências

Este cadastro permite parametrizar a opção Bloquear, no campo Ação do Documento, localizado na pasta
Controle, na tela de Ocorrências.

5. Conferindo os Documentos de Frete

Uma vez que já visualizamos a configuração necessária para que possa ser efetuada a conferência dos
Documentos de Frete, vamos conhecer agora o processo de conferência propriamente dito.

Versão – GFE – 11.5. 5

 Auditoria de Frete – GFE

5.1. Introdução

Com a configuração das informações apresentadas anteriormente é verificado, na inclusão ou alteração do

Documento de Frete, se os dados deste Documento respeitam as condições predefinidas.

Caso alguma condição informada não seja atendida, o Documento de Frete é bloqueado, exigindo que este
seja aprovado de forma manual por intermédio do programa de Aprovação de Documento de Frete, o
qual será descrito posteriormente neste treinamento.

Para a conferência dos Documentos de Frete são verificados quatro grupos de condições, a saber:

1. Valores.
2. Ocorrências.
3. Agrupamento.
4. Tolerância.

5.2. Grupo – Valores

Neste grupo, o Documento de Frete é bloqueado quando está configurado para conferir:

• Dados dos Documentos: quantidade de volumes, peso real, peso cubado, volume e valor dos
itens.

• Valores Detalhados: frete unidade, frete valor, taxas e valor do pedágio.

• Valor Total: valor total do frete, alíquota e valor do imposto (ICMS ou ISS).

5.3. Grupo – Ocorrências

Neste grupo, o Documento de Frete é bloqueado quando está configurado para bloquear:

• Este Documento com Documentos de Carga que tenham ocorrências com o tipo de ocorrência
que indique que o Documento de Frete deve ser bloqueado.

• Este Documento com Documentos de Carga sem data de entrega (trecho respectivo), quando
no Cadastro do Transportador indicar que a entrega é obrigatória.

6 Versão – GFE 11.5

 Auditoria de Frete – GFE

5.4. Grupo – Agrupamento

Neste grupo, o Documento de Frete é bloqueado quando:

• Não possuir Documentos de Carga vinculados.

• Possuir Documentos de Carga diferentes dos Documentos de Carga dos cálculos de frete.

5.5. Grupo – Tolerância

Neste grupo, o Documento de Frete é bloqueado:

• Se o valor calculado for maior que o valor informado, mais ou menos o valor absoluto da
tolerância.

• Se o valor calculado for maior que o valor informado, mais ou menos o percentual de
tolerância.

• Quando o parâmetro que indica que as diferenças negativas não bloqueiam o Documento.

Importante:

O valor e o percentual são restrições simultâneas; quando qualquer uma delas não é atendida, o
Documento de Frete é bloqueado.

6. Configurando Para a Conferência das Faturas de Frete

Até agora conhecemos a configuração necessária para que possa ser efetuada a conferência dos
Documentos de Frete, bem como, o processo de conferência propriamente dito.

Vamos para a próxima seção deste treinamento, na qual será descrita a configuração para a conferência
das Faturas de Frete.

Versão – GFE – 11.5. 7

 Auditoria de Frete – GFE

6.1. Parâmetros

Para que possa ser realizada a conferência das Faturas de Frete também é necessário configurar o sistema
com alguns parâmetros importantes, os quais são relacionados a seguir:

• MV_CFCONPG: indica que a condição de pagamento é um critério a ser considerado na

conferência de Faturas.

• MV_CFAGRUP: indica que o agrupamento dos Documentos de Frete é considerado na

conferência de Faturas.

• MV_CFVLFAT: indica que o valor da Fatura é considerado na sua conferência.

• MV_CFVLVAR: indica uma variação positiva ou negativa (em valor), que o valor da Fatura pode
sofrer sem ser bloqueada pelo sistema normal.

• MV_CFPCVAR: indica a variação positiva ou negativa, em percentual, que o valor da Fatura

pode sofrer sem ser bloqueada.

7. Conferindo as Faturas de Frete

Conhecemos até este momento a configuração necessária para que possa ser efetuada a conferência dos
Documentos de Frete, o processo de conferência propriamente dito, bem como, a definição dos
parâmetros necessários para a conferência das Faturas de Frete.

Vamos para a próxima seção deste treinamento, na qual será descrito o processo para a conferência das
Faturas.

8 Versão – GFE 11.5

 Auditoria de Frete – GFE

7.1. Grupos de Condições Para a Conferência

Com a configuração para a conferência das Faturas de Frete é realizada uma verificação com o objetivo de
identificar se as informações da Fatura respeitam as condições predefinidas.
Caso alguma condição informada não seja atendida, a Fatura de Frete é bloqueada, exigindo que esta seja
aprovada de forma manual por meio do programa Aprovação de Fatura de Frete, o qual será descrito
posteriormente neste treinamento.

Para a conferência das Faturas de Frete são analisados os seguintes grupos de condições:

• Condição de Pagamento:

A data de vencimento da Fatura é conferida quando o parâmetro que indica que há conferência
da condição de pagamento estiver selecionado.

Caso a data calculada seja maior que a data de vencimento, a Fatura é bloqueada.

• Agrupamento:

O agrupamento dos Documentos de Frete da Fatura é conferido quando o parâmetro que indica
que há conferência do agrupamento estiver selecionado.

São considerados os parâmetros de agrupamento da negociação estabelecida entre o

embarcador e o transportador, registrado no Cadastro de Emitentes; também é verificado o
agrupamento em relação ao tipo de cálculo.

• Valores da Fatura:

O valor da Fatura é conferido quando o parâmetro correspondente indicar que esse nível de
conferência deve ser realizado.

O valor da Fatura é conferido com o valor das Pré-faturas relacionadas, considerando o Valor de
Variação e o Percentual de Tolerância parametrizados no GFE.

Versão – GFE – 11.5. 9

 Auditoria de Frete – GFE

Quando não houver Pré-faturas relacionadas à Fatura, a conferência de valores é contra a soma
dos valores dos Documentos de Frete relacionados à Fatura. Neste caso, não são considerados
os valores de tolerância, ou seja, se os valores não forem exatos, a Fatura é bloqueada.

8. Aprovando os Documentos de Frete

Visualizamos até agora a configuração necessária para que possa ser efetuada a conferência dos
Documentos de Frete, o processo de conferência propriamente dito, a definição dos parâmetros
necessários para a conferência das Faturas de Frete, assim como o processo de conferência destas Faturas.

Vamos para a próxima seção deste treinamento, na qual será descrita a aprovação dos Documentos de
Frete.

8.1. Programa – Aprovação de Documentos de Frete

O programa Aprovação de Documentos de Frete tem por objetivo listar os Documentos de Frete
bloqueados na conferência automática e permitir que seja realizada uma conferência manual para avaliar a
causa e a importância das divergências apontadas, possibilitando assim a tomada de decisão sobre a ação
necessária, seja ela negociar com a transportadora ou aprovar o documento, para que este siga o seu fluxo
administrativo, fiscal e financeiro.

Para acessá-lo, clique em Aprovar Documento de Frete, no menu principal do GFE.

8.2. Tela – Aprovação de Documento de Frete

Na tela Aprovação de Documento de Frete são relacionados todos os documentos de fretes bloqueados.

10 Versão – GFE 11.5

 Auditoria de Frete – GFE

Para realizar uma aprovação, selecione o documento e clique em Aprovar, no item Ações Relacionadas.

Na sequência é apresentada a tela de Aprovação, na qual constam as diferenças.

Esta tela está estruturada da seguinte forma:

• Coluna Campo: contém a descrição do campo do Documento de Frete.

• Coluna Informado: apresenta o valor digitado no campo Documento de Frete.
• Coluna Calculado: contém o valor do cálculo relacionado ao Documento de Carga vinculado no
Documento de Frete.
• Coluna Diferença: relaciona a diferença encontrada entre o valor informado e o valor calculado.

Importante:

• No Documento de Frete os valores são registrados nos campos Frete Unidade, Frete Valor,
Taxas e Pedágio, entretanto, no cálculo de frete podem existir vários componentes
representando as taxas (ITR, SUFRAMA, GRIS), os quais somados deveriam ser comparados ao
campo Taxas, do Documento de Frete.

• No campo Categoria do componente é possível indicar que o ITR, SUFRAMA e GRIS

correspondem as taxas e devem ser totalizados e comparados com o campo Taxas, do
Documento de Frete.

Para aprovar um Documento de Frete deve ser informado o motivo da aprovação.

Ao confirmar, este Documento tem a sua situação atualizada de Bloqueado para Aprovado Usuário, sendo
então registrada a data, a hora e o nome do usuário que realizou esta aprovação.

9. Aprovando as Faturas de Frete

Já conhecemos a configuração necessária para que possa ser efetuada a conferência dos Documentos de
Frete, o processo de conferência propriamente dito, a definição dos parâmetros necessários para a
conferência das Faturas de Frete, o processo de conferência destas Faturas, bem como, os procedimentos
relativos à aprovação dos Documentos de Fretes.

Vamos à última seção deste treinamento, na qual será descrita a aprovação das Faturas de Frete.

Versão – GFE – 11.5. 11

 Auditoria de Frete – GFE

9.1. Programa – Aprovação de Faturas de Frete

O programa Aprovação de Faturas de Frete tem como objetivo listar as Faturas bloqueadas na conferência
automática e permitir que determinados usuários possam realizar uma conferência manual para avaliar a
causa e a importância das divergências, possibilitando assim a tomada de decisão sobre a ação necessária,
seja ela negociar com a transportadora ou aprovar a Fatura para pagamento.

9.2. Tela – Aprovação de Faturas de Frete

Na tela Aprovação de Faturas de Frete são apresentadas todas as Faturas bloqueadas.

Para realizar uma aprovação, selecione o Documento e clique em Aprovar.

9.3. Tela – Motivo Para Aprovação

Na sequência é apresentada a tela na qual deve ser informado o motivo da aprovação.

Ao acionar Confirmar são gravadas a data, a hora e o usuário que aprovou este Documento.

Para auxiliar o Aprovador neste processo existe a tela de Conferência, disponível no item Ações
Relacionadas da tela Motivo para Aprovação.

Esta tela está estruturada da seguinte forma:

• Na parte superior constam as informações da Fatura, tais como, o emissor, o número, a série, a
data de emissão, o vencimento e a situação.

12 Versão – GFE 11.5

 Auditoria de Frete – GFE

• Na parte inferior constam duas pastas; uma com as diferenças da Fatura e outra com a lista de
Documentos de Frete relacionados.

• Na pasta Diferenças são apresentadas as diferenças por grupo de valores; um para apresentar
as diferenças entre o grupo de valores da Fatura e outra para apresentar a diferença do grupo
de valores dos Documentos de Frete.

10. Conclusão

Assim, você terminou o treinamento Auditoria de Frete do Controle de Fretes, do Aplicativo Gestão de
Frete Embarcador.

Neste treinamento, você conheceu um pouco mais sobre:

• Configurar Para a Conferência dos Documentos de Frete.

• Conferir os Documentos de Frete.
• Configurar Para a Conferência das Faturas de Frete.
• Conferir as Faturas de Frete.
• Aprovar os Documentos de Frete.
• Aprovar as Faturas de Frete.

Versão – GFE – 11.5. 13