Documentos e Faturas de Frete

Gestão de Frete Embarcador – GFE

 Documentos e Faturas de Frete – GFE

Sumário …………. .................................................................................................................................................................... 2

1. Introdução .................................................................................................................................................................. 3
2. Objetivo do Treinamento ........................................................................................................................................... 3
3. Considerações Gerais .................................................................................................................................................. 3
4. Delimitando o Processo de Documentos e Faturas de Frete........................................................................................ 4
4.1. Objetivo ...................................................................................................................................................................... 4
4.2. Escopo Funcional ........................................................................................................................................................ 4
5. Registrando os Documentos de Frete.......................................................................................................................... 4
5.1. Programa – Documentos de Frete/Fatura ................................................................................................................... 5
5.1.1. Pasta – Principal .......................................................................................................................................................... 5
5.1.2. Pasta – Auditoria......................................................................................................................................................... 6
5.1.3. Pasta – Cobrança......................................................................................................................................................... 6
5.1.4. Pasta – Outros............................................................................................................................................................. 7
6. Gerando o Documento de Frete Complementar ......................................................................................................... 7
6.1. Função – Gerar Doc Complementar ............................................................................................................................ 7
7. Registrando as Faturas de Frete .................................................................................................................................. 8
7.1. Programa – Pré-faturas de Frete ................................................................................................................................. 8
7.1.1. Pasta – Principal .......................................................................................................................................................... 9
7.1.2. Pasta – Outros............................................................................................................................................................. 9
7.2. Documentos de Frete x Pré-faturas ........................................................................................................................... 10
8. Monitorando os Documentos e Faturas de Frete ..................................................................................................... 10
8.1. Monitorando os Documentos de Frete ..................................................................................................................... 11
8.1.1. Consulta dos Documentos de Frete ........................................................................................................................... 11
8.1.2. Relatório dos Documentos de Frete .......................................................................................................................... 11
8.2. Monitorando as Faturas de Frete .............................................................................................................................. 12
8.2.1. Consulta das Faturas de Frete ................................................................................................................................... 12
8.2.2. Relatório das Faturas de Frete .................................................................................................................................. 13
9. Conclusão ................................................................................................................................................................. 13

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1. Introdução

Olá!
Seja bem-vindo ao treinamento Documentos e Faturas de Frete do Controle de Fretes, do Aplicativo
Gestão de Frete Embarcador.

2. Objetivo do Treinamento

Ao término deste treinamento, você terá conhecido um pouco mais sobre:

• Identificar a Estrutura do Macroprocesso Controle de Fretes.

• Delimitar o Processo de Documentos e Faturas de Frete.
• Registrar os Documentos de Frete.
• Gerar o Documento de Frete Complementar.
• Registrar as Faturas de Frete.
• Monitorar os Documentos e as Faturas de Frete.

3. Considerações Gerais

Neste treinamento vamos descrever os atributos do Controle de Fretes, que é o terceiro macroprocesso
que compõe o GFE.

O escopo do Controle de Fretes é composto pelas rotinas e funcionalidades que permitem controlar os
processos relacionados à rotina diária de administração dos serviços de transporte contratados.

Desta forma, este macroprocesso está subdividido nos seguintes processos:

• Documentos e Faturas de Frete;

• Contratos com Autônomos;
• Auditoria de Frete;
• Provisão e Contabilização de Fretes.

Cada um destes processos possui um treinamento específico na sequência deste Curso.

Neste treinamento em particular, vamos abordar as propriedades do processo de Documentos e Faturas
de Frete.

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4. Delimitando o Processo de Documentos e Faturas de Frete

Vamos iniciar este treinamento descrevendo os procedimentos para a geração das pré-faturas de fretes.

4.1. Objetivo

Por intermédio do processo de Documentos e Faturas de Frete do Gestão de Frete Embarcador é possível
registrar e manutenir os conhecimentos, as notas fiscais de serviço e as faturas de frete.

4.2. Escopo Funcional

O seu escopo funcional é composto pelas seguintes rotinas:

• Registrar os Documentos de Frete e as Faturas de Frete.

• Gerar o Documento de Frete Complementar.
• Consultar e emitir os relatórios com as informações dos Documentos e das Faturas de Frete.

5. Registrando os Documentos de Frete

Uma vez que visualizamos o objetivo principal do processo de Documentos e Faturas de Frete e a
composição do seu escopo funcional, vamos conhecer agora os procedimentos relativos ao registro dos
Documentos de Frete neste Aplicativo.

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5.1. Programa – Documentos de Frete/Fatura

Este programa permite registrar os Conhecimentos e as Notas Fiscais de Serviço.

Os Documentos de Frete são os Conhecimentos de Frete (CTRC) e as Notas Fiscais de Serviço de Frete, os
quais são registrados no momento da entrada do documento físico na empresa ou do recebimento do
arquivo magnético (EDI).

Neste treinamento está descrito o processo de inclusão de Documentos de Frete de forma manual.

As informações que compõem os Documentos de Frete estão classificadas em Pastas específicas, a saber:

• Principal.
• Auditoria.
• Cobrança.
• Outros.

Uma vez informados os dados do Documento de Frete é necessário relacionar os Documentos de Carga, os
quais farão parte do Documento em referência.

Depois de informado o primeiro Documento de Carga é possível efetuar o carregamento dos demais
Documentos pertencentes ao mesmo romaneio; para isso, basta acionar Documentos Relacionados.

Importante:

Para que o Documento de Carga possa ser vinculado ao Documento de Frete:

• Este não pode estar relacionado a outro Documento de Frete com o mesmo tipo, exceto
Reentrega, Devolução e Complementares.

• Ambos devem possuir o cálculo do mesmo tipo (apenas para o tipo normal de saída de
mercadorias).

• E o Documento de Frete não pode estar relacionado à uma fatura que já foi integrada.

5.1.1. Pasta – Principal

Nesta Pasta as informações estão classificadas em seis grupos distintos:

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• Identificação: nele são registradas as seguintes informações:

− Espécie do documento, que identifica se o documento é um conhecimento ou um nota fiscal de

serviço, de acordo com o Cadastro de Espécie.
− O código e o nome do emissor.
− A série, o número e a data de emissão do Documento de Frete.
− O tipo do documento, ou seja, se é um documento normal, de redespacho, de consignatário,
entre outros.
− A data de entrada.
− O código de CFOP.
− A situação de aprovação e o usuário que está registrando a entrada do documento.

• Origem e Destino: no qual são registrados o código e o nome do remetente e do destinatário.

• Valores: nele constam os campos que permitem informar os valores do documento, das taxas, do
frete peso, do frete valor e do valor do pedágio. Além disso, também é possível informar se este
deve ser considerado no frete e na base de cálculo do ICMS e do PIS/COFINS.

• Dados da Carga: nele são registradas as informações referentes à quantidade de documentos,

quantidade de volumes, volume da carga, peso da carga em quilos, peso cubado e o valor da carga.

• Impostos: neste grupo são registradas as informações dos impostos, tais como a tributação, o tipo
de imposto, o valor da base de cálculo do imposto, a alíquota, o valor do imposto e, se possuir, o
valor do imposto retido e o percentual de retenção.

• Complementos: permite registrar as observações que se fizerem necessárias e o número da chave

do CT-e.

5.1.2. Pasta – Auditoria

Nela são apresentadas as informações de bloqueio e desbloqueio (aprovação) do Documento de Frete, tais
como, o motivo, a data, o usuário de motivo, a data e o usuário de bloqueio e aprovação.

5.1.3. Pasta – Cobrança

Nesta Pasta são apresentadas as informações do emissor da fatura, a série, o número, a data de emissão e
a Filial da fatura.

Essas informações são apresentadas quando o Documento de Frete está vinculado à uma fatura.

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5.1.4. Pasta – Outros

As informações que compõem esta Pasta estão classificadas em três grupos distintos:

• Consignatário: nele pode ser informado o código e nome do consignatário.

• Documento de Frete Origem: nele constam as informações do Documento de origem, tais como, o
número, a série e a data de emissão do documento original. Estes campos devem ser informados
sempre que um Documento de Frete for do tipo Reentrega ou Devolução, ou ainda, se for um
Documento Complementar.

• Integrações: no qual são apresentadas as informações de integração do Documento de Frete, com

os campos: Ação Integração, Tipo da Data de Obrigações Fiscais, Data da integração Fiscal, Código
do Item de Obrigações Fiscais, Situação Fiscal do Documento de Frete, Data de integração na
Recebedoria, Situação do Documento na integração com a Recebedoria e o Código do Item de
Integração com a Recebedoria.

6. Gerando o Documento de Frete Complementar

Até agora visualizamos o objetivo principal do processo de Documentos e Faturas de Frete, a composição
do seu escopo funcional, bem como, os procedimentos relativos ao registro destes Documentos.

Vamos para a próxima seção deste treinamento, na qual será descrito o procedimento para a geração do
Documento de Frete Complementar.

6.1. Função – Gerar Doc Complementar

No Gestão de Frete Embarcador também é possível gerar um Documento de Frete Complementar, com o
objetivo de cobrar um complemento de valor de frete ou de valor de imposto.

Para gerar este documento deve ser utilizada a opção Gerar Doc Complementar, que se encontra no item
Ações Relacionadas, na tela Digitação de Documentos de Frete.
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Ao acessar esta opção é apresentada a tela com as informações do Documento de Frete de origem: código
e nome do Emissor, número, série, data de emissão, data de entrada, tipo e espécie do documento de
frete. Além destas informações, também pode ser selecionado o tipo de cálculo de complemento, ou seja,
se é um complemento de Valor ou de Imposto.

Se o Documento que está sendo gerado for do tipo Complementar Valor pode ser informado, nos
componentes do Documento de Frete, os valores dos complementos por componente, uma vez que o
valor do Documento Complementar é a soma dos valores informados nos componentes.

Se o Documento que está sendo gerado for do tipo Complementar Imposto, o campo Alíquota é
habilitado para que seja informada a diferença de alíquota do Documento original.

Ao confirmar estas informações é gerado um novo cálculo de frete com o valor do complemento e com o
número do cálculo gerado.

Posteriormente, o Documento Complementar deve ser registrado e vinculado ao Documento original.

7. Registrando as Faturas de Frete

Conhecemos até agora o objetivo principal do processo de Documentos e Faturas de Frete, a composição
do seu escopo funcional, os procedimentos relativos ao registro destes Documentos, bem como, o
procedimento necessário para a geração do Documento de Frete Complementar.
Vamos para a próxima seção deste treinamento, na qual será descrito como efetuar o registro das Faturas
de Frete.

7.1. Programa – Pré-faturas de Frete

Permite visualizar todas as informações da pré-fatura juntamente com os cálculos e os documentos de

carga relacionados, assim como os dados da fatura com a qual a pré-fatura está vinculada.

Para cada documento relacionado na pré-fatura (cálculo, documento de carga e fatura) existe uma opção
de Detalhe da consulta no item Ações Relacionadas, do programa de consulta.

Ao acionar a opção Detalhe será apresentado o programa de consulta para o documento selecionado.

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O processo de registro da Fatura de Frete é composto por três fases: primeiro, a inclusão das informações
da Fatura, depois, a vinculação de Documentos de Frete e, por último, a vinculação das Pré-faturas.

Para iniciá-lo, clique na opção Incluir, localizado na tela Pré-faturas de Frete.

7.1.1. Pasta – Principal

Na primeira etapa as informações estão dispostas em duas Pastas: Principal e Outros.

Na Pasta Principal, os campos estão dispostos nos grupos Geral, Valores, Impostos e Observações.

• No grupo Geral: constam o código e o nome do Emissor, a série, o número e a data de emissão, a
data de criação, a data de vencimento, a origem e a situação da aprovação da Fatura.

• No grupo Valores: constam o valor total da Fatura, o qual deve ser igual ao total da soma dos
Documentos de Frete, sem tolerância, o valor do desconto e o valor dos juros.

• No grupo Impostos: constam o valor do ICMS, o valor do ICMS retido, caso haja, o valor do ISS, o
código do ICMS retido, a classificação do ICMS retido, o código do ISS retido, a classificação do ISS
retido, a espécie do título da Fatura e a natureza do título. Estes campos são preenchidos quando a
Fatura for atualizada no Financeiro.
• No grupo Observações: podem ser inseridas as informações adicionais que se fizerem necessárias
sobre este processo.

7.1.2. Pasta – Outros

Na Pasta Outros os campos estão dispostos nos grupos Bloqueio, Aprovação e Integração.

• No grupo Bloqueio: constam a data, a hora, o nome do usuário, o motivo do bloqueio ou do

desbloqueio da Fatura. Estes campos são preenchidos no momento da conferência da Fatura.

• No grupo Aprovação: constam a data, a hora e o nome do usuário de aprovação da Fatura. Estes
campos são preenchidos no momento da aprovação da Fatura pelo processo de Aprovação, o qual
é descrito detalhamente no treinamento de Auditoria de Frete.

• No grupo Integração: constam a situação, a data, a hora e o nome do usuário de envio da Fatura
para o Financeiro.

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7.2. Documentos de Frete x Pré-faturas

Uma vez registrada a Fatura é necessário relacionar os Documentos de Frete com as Pré-faturas que farão
parte da sua composição.

As opções para realizar este relacionamento encontram-se no item Ações Relacionadas, na tela Faturas
de Frete, do programa Documentos de Frete/Faturas.

É possível relacionar um ou mais Documentos de Frete a uma Fatura.

O valor total dos Conhecimentos é comparado com o total da Fatura, sem considerar as tolerâncias.

Após a integração com o Financeiro não é mais possível vincular ou desvincular os Documentos de Frete.

Também podem ser relacionadas várias Pré-faturas de Frete a uma Fatura.

O valor total das Pré-faturas é comparado com o total da Fatura, considerando as tolerâncias.

A data de vencimento e a data de emissão são comparadas com as respectivas datas das Pré-faturas,
conforme parametrizado.

Da mesma forma, após a integração da Fatura também não é mais possível vincular ou desvincular as Pré-
faturas.
Todos os pontos comentados sobre a conferência da Fatura são tratados no treinamento do processo de
Auditoria de Frete.

8. Monitorando os Documentos e Faturas de Frete

Até este momento conhecemos o objetivo principal do processo de Documentos e Faturas de Frete, a
composição do seu escopo funcional, os procedimentos relativos ao registro destes Documentos, o
procedimento necessário para a geração do Documento de Frete Complementar, bem como, o processo
para o registro das Faturas de Frete.

Vamos para a última seção deste treinamento, na qual será descrito como podem ser monitoradas as
informações referentes ao registro dos Documentos e das Faturas de Frete.

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8.1. Monitorando os Documentos de Frete

O monitoramento do registro e da manutenção dos Documentos de Frete pode ser efetuado por meio de
uma consulta específica ou da emissão do respectivo relatório.

8.1.1. Consulta dos Documentos de Frete

O programa Consulta de Documento de Frete apresenta as informações do Documento de Frete da

mesma forma que o programa de Inclusão.

Para acessá-lo, clique na opção Visualizar, localizada na tela principal de Consulta.

Os grupos de informações apresentadas na Consulta estão classificados da seguinte forma:

• Pasta Principal: na qual constam as informações relativas à identificação do documento, do

remetente e do destinatário, da composição do valor do frete, do imposto e os dados gerais do
documento.

• Pasta Auditoria: que apresenta as informações de bloqueio e desbloqueio do Documento.

• Pasta Cobrança: em que são apresentadas as informações da Fatura a qual o Documento está
vinculado.

• Pasta Outros: na qual são apresentadas outras informações do Documento de Frete.

Além das informações do Documento de Frete ainda é possível consultar as informações referentes à
conferência do Documento.

Para isso, clique na opção Conferência, localizada na tela Consulta de Documentos de Frete.

Desta forma, são apresentados os valores do Documento, comparando com os valores dos cálculos
vinculados aos Documentos de Carga do Documento de Frete.

Nesta consulta também é possível visualizar os movimentos contábeis gerados com o registro dos
Documentos.

8.1.2. Relatório dos Documentos de Frete

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Para monitorar as informações deste processo também pode ser utilizado o Relatório de Documentos de
Frete, no qual constam todos os Documentos registrados, cujos dados estão agrupados da seguinte forma:

• Documentos de Frete: apresenta todas as informações do Documento de Frete.

• Documentos de Carga: apresenta todos os Documentos de Carga relacionados ao Documento de

Frete.

• Conferência: apresenta as informações relativas à conferência do Documento de Frete.

• Grade Contábil: apresenta todos os dados da grade contábil do Documento de Frete.

8.2. Monitorando as Faturas de Frete

O processo de registro e manutenção das Faturas de Frete também pode ser monitorado por intermédio
de uma consulta específica ou da emissão do respectivo relatório.

O programa Fatura de Frete apresenta as informações das Faturas de Frete da mesma forma que o
programa de Inclusão.

Para acessá-lo, clique na opção Visualizar, localizada na tela principal de Consulta.

8.2.1. Consulta das Faturas de Frete

Os grupos de informações apresentadas nesta Consulta estão classificados da seguinte forma:

• Pasta Principal: na qual constam os grupos Geral (com os dados de identificação da Fatura),
Valores (apresenta os valores da Fatura), Impostos (apresenta os dados de impostos da Fatura) e
Observações.

• Pasta Outros: na qual constam as informações classificadas nos grupos Bloqueio, Aprovação e
Integração da Fatura com o Financeiro.

Também é possível consultar os detalhes de conferência da Fatura por meio da opção Detalhe
Conferência, localizado na tela principal da Consulta.

Esta opção apresenta a tela de Conferência da Fatura com as diferenças entre a Fatura, as Pré- faturas e os
Documentos de Frete, além de listar os documentos que estão relacionados à Fatura em questão

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8.2.2. Relatório das Faturas de Frete

Para monitorar as informações deste processo também pode ser utilizado o Relatório de Faturas de Frete,
no qual constam todas as Faturas registradas, cujos dados estão agrupados da seguinte forma:

• Fatura de Frete: apresenta todas as informações da Fatura de Frete.

• Documentos de Frete: são apresentados todos os Documentos de Frete relacionados à Fatura.
• Pré-fatura: apresenta todas as Pré-faturas relacionadas à Fatura.
• Conferência: apresenta as informações relativas à conferência e aprovação da Fatura de Frete.

9. Conclusão

Assim, você terminou o treinamento Documentos e Faturas de Frete do Controle de Fretes, do Aplicativo
Gestão de Frete Embarcador.

Neste treinamento, você conheceu um pouco mais sobre:

• Identificar a Estrutura do Macroprocesso Controle de Fretes.

• Delimitar o Processo de Documentos e Faturas de Frete.
• Registrar os Documentos de Frete.
• Gerar o Documento de Frete Complementar.
• Registrar as Faturas de Frete.
• Monitorar os Documentos e as Faturas de Frete.

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