Expedição e Recebimento de Cargas

Gestão de Frete Embarcador – GFE

 Expedição e Recebimento de Cargas – GFE

Sumário …………. .................................................................................................................................................................... 2

1. Introdução .................................................................................................................................................................. 3
2. Objetivo do Treinamento ........................................................................................................................................... 3
3. Identificando a Estrutura do Macroprocesso Controle de Cargas ................................................................................ 3
4. Delimitando o Processo de Expedição e Recebimento de Cargas ................................................................................ 4
4.1. Objetivo ...................................................................................................................................................................... 4
4.2. Rotinas de Movimentações ......................................................................................................................................... 4
4.3. Recursos ..................................................................................................................................................................... 5
5. Identificando os Cadastros Deste Processo ................................................................................................................. 5
5.1. Introdução .................................................................................................................................................................. 6
5.2. Principais Cadastros .................................................................................................................................................... 6
6. Registrando os Documentos de Carga ......................................................................................................................... 7
6.1. Estrutura ..................................................................................................................................................................... 7
6.2. Processo de Registro do Documento de Carga ............................................................................................................ 9
6.3. Ciclo de Vida dos Documentos de Cargas .................................................................................................................. 11
7. Gerando e Manutenindo os Romaneios de Cargas .................................................................................................... 11
7.1. Romaneio de Carga ................................................................................................................................................... 12
7.2. Como Gerar um Romaneio e Vincular um Documento de Carga ............................................................................... 13
7.3. Programa Manutenção de Romaneios de Carga........................................................................................................ 14
7.4. Ciclo de Vida dos Romaneios de Carga ...................................................................................................................... 15
7.5. Impressão de Romaneio............................................................................................................................................ 17
7.6. Liberação e Reabertura dos Romaneios .................................................................................................................... 17
7.6.1. Liberarando o Romaneio ........................................................................................................................................... 17
7.6.2. Reabrindo o Romaneio ............................................................................................................................................. 17
8. Registrando as Entregas de Cargas ............................................................................................................................ 18
8.1. Registro das Entregas de Cargas Por Romaneio ou Documento ................................................................................ 18
9. Conclusão ................................................................................................................................................................. 19

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1. Introdução

Olá!
Seja bem-vindo ao treinamento Expedição e Recebimento de Cargas do Controle de Cargas do Aplicativo
Gestão de Frete Embarcador.

2. Objetivo do Treinamento

Ao término deste treinamento, você terá conhecido um pouco mais sobre:

• Identificar a Estrutura do Macroprocesso Controle de Cargas.

• Delimitar o Processo de Expedição e Recebimento de Cargas.
• Identificar os Cadastros Deste Processo.
• Registrar os Documentos de Cargas.
• Gerar e Manutenir os Romaneios de Cargas.
• Registrar as Entregas de Cargas.

3. Identificando a Estrutura do Macroprocesso Controle de Cargas

Este macroprocesso é uma das quatro grandes divisões do aplicativo Gestão de Frete Embarcador.

O escopo do Controle de Cargas é composto pelas rotinas e funcionalidades relacionadas ao controle de

entrada e saída de cargas e veículo e às atividades de movimentação de cargas, tais como a consolidação, o
recebimento e o despacho de cargas e o registro de ocorrências de transporte.

No aplicativo Gestão de Frete Embarcador, este macroprocesso está subdividido nos seguintes processos:

• Expedição e Recebimento de Cargas.

• Controle de Pátios e Portarias.
• Ocorrências de Transporte.

Cada um deles possui um treinamento específico na sequência deste Curso.

Neste treinamento em particular, vamos abordar as propriedades do processo Expedição e Recebimento

de Cargas.

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4. Delimitando o Processo de Expedição e Recebimento de Cargas

Inicialmente serão abordadas as particularidades do primeiro processo que compõem o macroprocesso

Controle de Cargas.

Dessa forma, vamos começar este treinamento descrevendo o objetivo principal do processo de Expedição
e Recebimento de Cargas, a composição do seu escopo funcional, assim como, as rotinas de
movimentação que o compõem.

4.1. Objetivo

O objetivo do processo de Expedição e Recebimento de Cargas é atender as necessidades de controle

informatizado da entrada e da saída de cargas dos estabelecimentos de uma empresa embarcadora, sendo
que o seu escopo funcional é composto pelos seguintes processos:

• Registrar os documentos que compõem as cargas.

• Auxiliar na montagem e na consolidação das cargas.
• Registrar o recebimento, a expedição e a entrega das cargas.

4.2. Rotinas de Movimentações

Por parte do contratante do transporte, as seguintes situações potencializam a necessidade de controles

informatizados no gerenciamento da contratação de fretes:

• Custo significativo do transporte.

• Alta frequência de utilização do serviço de transporte.

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• Relacionamento com muitos Prestadores de Serviços.

• Grande quantidade de exigências e particularidades fiscais e tributárias da atividade de compra
de frete.
• Grande variação e complexidade das condições de negociação com os Prestadores de Serviços.
• Importante necessidade de controles operacionais.
• Grande troca de informações com os Prestadores de Serviços e demais envolvidos na operação
do transporte das cargas.
• Utilização de muitos recursos físicos e financeiros.

4.3. Recursos

Além das rotinas de movimentações citadas anteriormente, este processo também disponibiliza os
seguintes recursos:

Consultas:

• Documentos de Carga (relacional).

• Romaneios de Carga (relacional).

Listagens:

• Cadastros (opção padrão contida nos programas cadastrais).

Relatórios:

• Documentos de Carga.
• Romaneios de Carga.

5. Identificando os Cadastros Deste Processo

Uma vez já visualizamos o objetivo principal do processo de Expedição e Recebimento de Cargas, a

composição do seu escopo funcional e as suas rotinas de movimentação, vamos conhecer agora os
cadastros que o compõem.

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5.1. Introdução

No decorrer do treinamento apresentaremos quais informações desses cadastros influenciam no processo

de Expedição e Recebimento de Cargas.

Os outros cadastros utilizados pela rotina de Expedição e Recebimento de Cargas estão detalhados nos
demais treinamentos do Gestão de Frete Embarcador.

Nas telas dos cadastros, os campos destacados com um asterísco vermelho (*) são de preenchimento
obrigatório.

5.2. Principais Cadastros

Os principais cadastros deste processo são:

• Item Embarcador: este cadastro permite registrar os itens com exceção no processo de
Expedição e Recebimento de Cargas.

• Motoristas ou Ajudantes: neste cadastro é possível registrar todas as informações dos

Motoristas ou Ajudantes, bem como, a sua situação na empresa: ativo ou inativo.

• Tipo de Documento de Carga: este cadastro permite definir o tipo de transporte, o sentido da
movimentação da carga (entrada, saída, externo ou interno) e o tipo de contabilização do frete
(Despesa, Custo ou nenhum).

• Tipo de Operação: por intermédio deste cadastro é possível definir o sentido do transporte.

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• Unitizadores de Carga: este cadastro foi incorporado no Gestão de Frete Embarcador, pois os
unitizadores indicam, além das embalagens de transporte, os recursos de unitização de cargas,
tais como pallets, racks, entre outros.

• Veículos: permite informar os dados de volume e carga útil que será utilizado para validar se o
veículo comporta o peso informado nos documentos de carga do agendamento de Pátios e
Portarias.

6. Registrando os Documentos de Carga

Até este momento conhecemos o objetivo principal do processo de Expedição e Recebimento de Cargas, a
composição do seu escopo funcional, as suas rotinas de movimentação, assim como, os cadastros que o
compõem.

Agora vamos à próxima seção deste treinamento, na qual será efetuado o registro de um documento de
carga neste processo.

6.1. Estrutura

Inicialmente, podemos visualizar as opções que permitem informar a origem do Documento de Carga, sua
situação, assim como as ações relacionadas ao documento em questão.

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Na sequência, é possível visualizar a estrutura do Documento de Carga, na qual observamos que abaixo
deste documento constam as pastas onde serão informados os Itens, os Unitizadores (Embalagens) e os
Trechos.

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6.2. Processo de Registro do Documento de Carga

Vamos acompanhar agora o processo de registro de Documento de Carga, o qual é dividido em três
etapas:

Na primeira etapa são definidas as informações do documento de carga, como o tipo do documento de
carga (nota fiscal de saída, entrada, devolução, entre outros), o emissor, o remetente e o destinatário, o
número do documento, a data de emissão e o tipo de frete (CIF, FOB, CIF com Redespacho ou FOB com
Redespacho, Consignatário ou Consignatário com Redespacho).

Na segunda etapa são informados os itens e os unitizadores. Podem ser informados "n" itens para o
documento de carga; ao inserir o item deve ser informada a classificação de frete, que depois será utilizada
para seleção da tabela de frete, a quantidade, valor, peso real e cubado, os grupos contábeis, se entrará no
rateio, o tipo do item e os parâmetros para cálculo do PIS e COFINS para o item. Nesta etapa também pode
ser informada a quantidade de unitizadores, porém, esta informação não é obrigatória para a inclusão do
documento de carga.

Na terceira etapa devem ser informados os trechos da viagem, que são cada itinerário de transporte; é
possível informar quantos trechos forem necessários. Cada trecho é considerado um redespacho,
portanto, é possível informar quantos redespachos forem necessários. Em cada trecho é possível informar
o transportador, cidade origem e destino, o tipo de veículo e a previsão de entrega.

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O processo de registro de entregas de cargas é bem simples; o programa permite informar a data e a hora
de entrega da mercadoria no local de destino.

O registro é por trecho do documento de carga, dessa forma é possível controlar ponto a ponto a eficiência
de cada transportador no cumprimento do prazo de entrega.

Essa rotina também permite cancelar uma entrega, removendo assim a data e hora de entrega informadas
no registro da entrega.

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6.3. Ciclo de Vida dos Documentos de Cargas

No quadro abaixo é possível visualizar, de forma gráfica, o ciclo de vida de um Documento de Carga.

Este ciclo é composto pelas rotinas que englobam a manutenção deste Documento, a montagem do
Romaneio de Carga, bem como, o registro de entrega ou as ocorrências relacionadas ao Documento em
questão.

7. Gerando e Manutenindo os Romaneios de Cargas

Já conhecemos o objetivo principal do processo de Expedição e Recebimento de Cargas, a composição do

seu escopo funcional, as suas rotinas de movimentação, os cadastros que o compõem, além do
procedimento necessário para registrar um documento de carga neste processo.

Vamos agora para a próxima seção deste treinamento, na qual será demonstrado como gerar e manutenir
um Romaneio de Carga.

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7.1. Romaneio de Carga

Deve representar cada carga ou descarga de veículo na empresa embarcadora; nele são registradas as
características da carga, a lista de Notas Fiscais e a identificação do veículo, do motorista e do
transportador.

O Romaneio de Carga não é um documento fiscal; seu objetivo é auxiliar o Embarcador a efetuar o
controle de recebimento e despacho de cargas e de utilização de veículos e Transportadores.

Deve ser criado no sistema sempre que um veículo coleta ou entrega uma carga. Cada Documento de
Carga pode fazer parte de um único Romaneio, cujo transportador será responsável pelo primeiro trecho
do itinerário nas saídas e pelo último trecho nas entradas; quando há mais de um trecho no itinerário, os
transportadores ficam registrados apenas nos Documentos de Carga.

Por intermédio dos Romaneios de Carga é possível:

• Efetuar o cálculo previsto dos fretes considerando a carga consolidada da mesma forma que o
Transportador ao emitir os Conhecimentos de Frete.

• Imprimir o descritivo da carga, a lista de Notas Fiscais e os locais de entrega para o motorista do
veículo nas saídas para entrega.

• Registrar a data de recebimento e despacho das cargas.

• Verificar o percentual de aproveitamento da capacidade de carga dos veículos nas lotações do

tipo Carga Fechada.

Importante:

• Cada Documento de Carga só pode ser vinculado a um Romaneio de Carga.

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• Todas as coletas e entregas podem ser registradas como Romaneios; para isso, basta que haja
pelo menos um Documento de Carga a ser vinculado.

• O Romaneio de Carga é pré-requisito para calcular o frete dos Documentos de Carga, mesmo
nos casos com Frete Combinado, Notas Fiscais de Entrada ou Transportador Autônomo.

• Documentos de Carga emitidos por filiais diferentes, mesmo quando formam uma única carga
do ponto de vista do Transportador, devem ser vinculados a Romaneios distintos, um para cada
filial.

7.2. Como Gerar um Romaneio e Vincular um Documento de Carga

Com ação direta do usuário, a geração dos Romaneios de Cargas e a sua vinculação aos Documentos de
Cargas podem ser realizadas de duas formas:

• Por intermédio da opção Romaneio no menu de ações relacionadas da digitação de

Documentos de Carga, conforme demonstrado na imagem a seguir.

• Pelo programa Manutenção de Romaneios de Carga.

Acionando a opção contida na digitação de Documentos de Carga é apresentada uma lista com todos os
Romaneios de Carga compatíveis com o documento de carga selecionado. Ao assinalar um dos Romaneios
e confirmar, o documento de carga será vinculado ao Romaneio.

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Importante:

• Será permitido vincular somente os documentos cuja situação seja igual a Liberado.

• Depois de vinculado, a situação do documento será alterada para Embarcado.

• A partir dessa opção também é possível criar um novo Romaneio de Carga selecionando Novo
Romaneio nas ações relacionadas; o Romaneio será criado de acordo com as informações do
Documento de Carga e apresentado na lista para ser assinalado.

• O programa Manutenção de Romaneios de Carga é a forma mais completa para realizar a

montagem dos Romaneios de Carga.

• A geração do Romaneio de Cargas também pode ser realizada via integração com o ERP; essa
funcionalidade será abordada no treinamento Integrações com Frete Embarcador.

7.3. Programa Manutenção de Romaneios de Carga

A imagem apresentada abaixo representa o formulário a ser preenchido após o acionamento da inclusão
no programa Manutenção de Romaneios de Carga.

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O número do Romaneio será preenchido automaticamente com a numeração sequencial, controlada pelo
sistema.

Os principais dados a serem informados são:

• Código do emitente Transportador.

• Tipo de Operação.
• Tipo de Veículo, quando houver negociações com lotação do tipo Carga Fechada.

Além dessas informações, é necessário informar a distância prevista a ser percorrida em Negociações de
Frete por Distância.

Para entregas em mais de uma cidade com transportador autônomo pode-se informar a cidade ou o CEP
da última entrega; eles serão utilizados pelo sistema no cálculo de frete para a localização da rota da
tabela de frete.

A Classificação de Frete, quando informada, prevalece no cálculo do frete sobre as classificações de frete
dos itens dos Documentos de Carga.

A identificação dos motoristas e placas de veículos e a prioridade são apenas documentais e podem ser
usadas para a estratificação de informações em relatórios e consultas.

As informações de controle são atribuídas pelo sistema, sem intervenção direta do usuário.

7.4. Ciclo de Vida dos Romaneios de Carga

As etapas que compõem o ciclo de vida dos Romaneios são:

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• REPARAÇÃO E MANUTENÇÃO DO ROMANEIO DE CARGAS:

Este processo compreende a montagem e a expedição das cargas.

• MONTAGEM DAS CARGAS:

As mercadorias a serem expedidas devem ser relacionadas a um Romaneio de Carga; para que
isto ocorra é necessário que este seja gerado.

Na geração do Romaneio é informado o Transportador e o Tipo de Operação, que são

informações obrigatórias; os demais dados como a Classificação de Frete, Motorista e Veículos
são opcionais.

Depois de gerado o Romaneio é necessário relacionar os Documentos de Carga que irão compô-
lo. O sistema permitirá relacionar Documentos de Carga já liberados e que não foram
relacionados com outro Romaneio. O programa de seleção de documentos de carga está
disponível no item Ações Relacionadas do programa Romaneio.

Também é possível relacionar o Documento de Carga diretamente no programa de criação do

documento, por meio da rotina Romaneio, no item Ações Relacionadas do programa
Documento de Carga. Nessa opção o sistema permite relacionar o Documento de Carga
selecionado a um Romaneio que foi gerado (se possível) ou a um novo Romaneio, sendo este
gerado no momento do relacionamento.

• EXPEDIÇÃO DAS CARGAS:

Compreende dois processos:

Liberação dos Romaneios: neste processo são informadas a data e a hora de saída para a
viagem. Essa opção de liberação encontra-se no item Ações Relacionadas do programa
Romaneio. É importante observar que uma vez realizada a liberação do romaneio, não é mais
possível efetuar a sua manutenção.

Manutenção dos Romaneios: permite realizar manutenções no romaneio, tais como:

1. Bloquear/Desbloquear o Romaneio: É possivel bloquear ou desbloquear o romaneio para a

emissão da pré-fatura. Essa opção encontra-se no item Ações Relacionadas do programa
de Romaneio.

2. Reabrir Romaneio: Depois que um romaneio é liberado é possível reabri-lo para realizar
alterações. Ao reabrir o romaneio é necessário informar um motivo da sua reabertura. A
opção de reabertura também encontra-se no item Ações Relacionadas do programa de
Romaneio.

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7.5. Impressão de Romaneio

Pode ser realizada de duas formar distintas:

• Por intermédio da opção para a impressão do Romaneio, que se encontra no item Ações
Relacionadas, do programa de Romaneio.

• Ou utilizando a opção Impressão Romaneio, localizada no menu de Movimentação > Expedição

e Recebimento, opção Impressão Romaneio.

Ao acionar esta opção será apresentada a tela Parâmetros, na qual deverão ser informados os dados para
a seleção dos Romaneios, tais como: Filial, Romaneio, Motorista, Placa Dianteira, Placa Traseira, entre
outros.

7.6. Liberação e Reabertura dos Romaneios

7.6.1. Liberarando o Romaneio

A opção Liberar está disponível no item Ações Relacionadas, do programa Romaneios de Carga.

Para efetuar a liberação é necessário informar a data de entrada e de saída do Romaneio na empresa
embarcada; desta forma, este assumirá a situação de Liberado, indicando que ele está pronto para sair
para a entrega ou para ser descarregado.

Se a funcionalidade de controle de acesso estiver ativa, a passagem do Romaneio pela Portaria fará com
que a sua situação seja atualizada para Em Trânsito.

Na opção Liberar não será permitido informar uma data de saída inferior a data de geração do Romaneio.

7.6.2. Reabrindo o Romaneio

Ao utilizar a opção Reabrir, localizada no item Ações Relacionadas do programa Romaneios de Carga, será
obrigatório informar o motivo da reabertura. Além disso, também deve ser retirada a data prevista de
entrega dos documentos de cargas do Romaneio.

Não será permitida a reabertura de um Romaneio quando:

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• Houver uma pré-fatura associada a qualquer um dos documentos de carga; exceto se esta pré-
fatura estiver com a situação igual a Cancelada.

• Algum dos documentos de frete já estiver vinculado a um documento de frete.

• Ou se o Romaneio estiver relacionado com um contrato.

8. Registrando as Entregas de Cargas

Conhecemos até agora o objetivo principal do processo de Expedição e Recebimento de Cargas, a

composição do seu escopo funcional, as configurações e os cadastros que o compõem, o procedimento
necessário para registrar um Documento de Carga, bem como, a geração e a manutenção dos Romaneios
de Carga.

Nesta seção do treinamento serão abordadas as informações relativas ao registro das entregas de cargas.

8.1. Registro das Entregas de Cargas Por Romaneio ou Documento

O processo de registro de entregas de cargas é bem simples:

• O programa permite informar a data e a hora de entrega da mercadoria no local de destino.

• O registro é efetuado por trecho do documento de carga; dessa forma é possível controlar
ponto a ponto a eficiência de cada transportador no cumprimento do prazo de entrega.

• Essa rotina também permite cancelar uma entrega, limpando assim a data e a hora de entrega
informadas no registro da entrega. Para isso, basta acessar o item Ações Relacionadas.

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9. Conclusão

Assim, você terminou o treinamento Expedição e Recebimento de Cargas do Controle de Cargas, do

Aplicativo Gestão de Frete Embarcador.

Neste treinamento, você conheceu um pouco mais sobre:

• Identificar a Estrutura do Macroprocesso Controle de Cargas.

• Delimitar o Processo de Expedição e Recebimento de Cargas.
• Identificar os Cadastros Deste Processo.
• Registrar os Documentos de Cargas.
• Gerar e Manutenir os Romaneios de Cargas.
• Registrar as Entregas de Cargas.

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