FI-Processo Da F-48, FB60 E F-44 - Reembolso de Despesas (AP)

FINANÇAS
Reembolso de Despesas
F-48 – Adiantamento
F-54 ou F-44 – Compensação
FB60 – Lançamento da devolução do
adiantamento
Manual FI - AP
Versão 1.0 06/03/2006
MÓDULO FI
ÍNDICE
Transação: F-48 – Criação de Adiantamento de Viagem
1 Acesso a Transação .......................................................................................................................................4
1.1 Entrada de Dados - Lançar adiantamento (sem solicitação)..................................................................4
1.2 Entrada de Dados de Criação de adiantamento – Inserir Item ..............................................................8
1.3 Efetivação da transação de Criação do adiantamento...........................................................................9
1.4 Visão do Relatório de partidas Individuais de Fornecedores .................................................................9
1.5 Legenda sobre Tipos de Documentos .....................................................................................................10
Transação: F-44 – Compensação de Adiantamento de Viagem
2 Acesso a Transação ......................................................................................................................................11
2.1 Entrada de Dados de Compensação de adiantamento Total.................................................................11
2.2 Acesso a Processamento de partidas em aberto ....................................................................................13
2.3 Efetivação da transação de Compensação de adiantamento ..............................................................13
2.4 Visão do Relatório de partidas Individuais de Fornecedores ................................................................14
2.4 Legenda sobre Tipos de Documentos ......................................................................................................15
3.1 Entrada de Dados de Compensação de adiantamento com saldo a pagar em partidas.....................16
3.2 Acesso a Processamento de partidas em aberto ....................................................................................18
3.3 Geração da Fatura do saldo a pagar ao Funcionário ..............................................................................18
3.6 Pagamento do Funcionário do saldo em aberto......................................................................................21
3.8 Legenda sobre Tipos de Documentos .....................................................................................................26
4.1 Geração da Fatura do valor ressarcido pelo Funcionário ......................................................................27
4.2 Entrada de Dados de Compensação de adiantamento com saldo a ressarcir ...................................27
2
4.3 Acesso a Processamento de partidas em aberto ...................................................................................30
4.6 Legenda sobre Tipos de Documentos ......................................................................................................33
ASSINATURAS...................................................................................................................................................33
3
REEMBOLSO DE DESPESAS
F-48, FB60, F-54 OU F-44
Elaborado por: Aprovado por: Arquivo: Versão SAP:
Rejane Prado ERP-R/3 5.0
Síntese
Descrição Genérica do Processo de Negócio
Lançamento de Criação de Adiantamento de Viagem “Nacional” ou “Internacional”

Criação de faturas referentes a devolução do Saldo para a empresa e/ou acerto do excedente.
Compensação do adiantamento contra a faturas criadas.
Procedimentos
1. Criação do Adiantamento de Viagem:
Via Menus Contabilidade à Contabilidade Financeira à Fornecedoresà Lançamentos ®
Adiantamento ® Adiantamento
Via Código de Transação F-48 – Adiantamento
A criação do adiantamento se comporta como efetivação de um adiantamento.
1.1 Adiantamento sem Solicitação de Adiantamento anterior. Na primeira tela de “Lançar adiantam.
fornecedor: dados do cabeçalho”, entrar com os dados, conforme tabela abaixo:
1 2
3
4 6
5
7
9
10
11
1
12
13
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Este documento é controlado e de propriedade da Empresa Metalcorte e não pode ser reproduzido integral ou parcialmente por
quaisquer meios sem a prévia autorização da empresa.
F-48, FB60, F-54 OU F-44
Campo Descrição R/O/C Ações do usuário / conteúdo Comentários
1. Data Data do documento. R Digitar a data da emissão do
documento documento que está sendo inserido
2. Tp.doc Tipo de Documento R Para criação do adiantamento o Se necessário utilizar

sistema já sugere o tipo “KZ”
o
Visão de Tela 1 -
Detalhe
3. Empresa Empresa R Digitar o código da empresa.

Para Metalcorte utilizar MC01
4. Data Data de lançamento. R Digitar a mesma data do documento

lançamento
5. Período Período Contábil R Digitar o período contábil a que se Geralmente é o mês

refere o lançamento correspondente a data
6. Moeda Sigla da moeda do R Digitar a sigla da moeda do Se necessário utilizar

documento. documento que está sendo inserido.
Para Reais utilizar BRL. Para o
Moeda estrangeira utilizar a moeda
do adiantamento de viagem
7. Referência Referência do documento R Digitar o nº de referência.
8. Txt.cab.doc Texto explicativo para o R Digitar o texto / histórico para a

documento. efetivação do adiantamento
9. Conta Código do fornecedor R Digitar ou selecionar o código do Se necessário utilizar

(fornecedor) fornecedor
o
Visão de Tela 2 –
Detalhe
10. Cd.Rze.Conta Código do Razão Especial R Digitar o código do Razão contábil Se necessário utilizar
especial.
o
Para Adiantamento de Viagem
Nacional é “A”
Detalhe
Para Adiantamento de Viagem
Internacional é “A”
11. Conta (Banco) Código do Banco R Digitar ou selecionar o código do Se necessário utilizar
banco
o
Para caixa moeda estrangeira,
digitar “111400001”
Detalhe
12. Montante Digitar o montante R Digitar o Montante referente ao

adiantamento.
13. Texto Texto explicativo para o R Digitar o texto / histórico para a

documento. efetivação do adiantamento
R - Requerido; O – Opcional e C – Condicional.
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
Visão de Tela 1 – Detalhe:
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
1.2 Clicar na tecla “enter” ou clicar em para assumir a entrada dos dados informados.
Acessaremos assim a segunda tela de “Lançar adiantam. Fornecedor Inserir Item fornecedor”. entrar
com os dados, conforme tabela abaixo:
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F-48, FB60, F-54 OU F-44

1. Montante Digitar o montante R Digitar o Montante referente ao
adiantamento.
2. Texto Texto explicativo para o R Digitar a descrição do documento

documento. que está sendo inserido. Pode-se
digitar apenas “+” para copiar o
texto anterior
1.3 Para salvar a CRIAÇÃO do adiantamento, clicar em . (Obs.: esse adiantamento está efetivado e pago).
No rodapé da página aparecerá a mensagem: .
1.4 No caso exemplificado acima, ou seja, na criação de um adiantamento “sem” Solicitação de Adiantamento
anterior, o sistema criará um documento do tipo “KZ” com Cód. De Razão Especial “X”. (se for Moeda estrangeira
será “Y”)
Abaixo demonstramos a Relatório com a criação dos adiantamentos:
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
Os lançamentos contábeis ficarão da seguinte forma:
1.5 Esclarecimentos sobre “Tipos de Documentos”

Tipos de Significado
Documentos
KA Documento de Solicitação de um adiantamento
KR Documento de Criação de um adiantamento
KR Documento de Criação de Fatura em FI
KZ Documento de Compensação de um Adiantamento
RE Documento de Criação de Fatura vinda de MM
ZP Documento de Pagamento de uma Fatura
AB Documento Contábil
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
2. Compensação do Adiantamento no valor Total com Liquidação de Partidas no valor Total:
Via Menus Contabilidade à Contabilidade Financeira à Fornecedores à Conta ® Compensar
Via Código de Transação F-44 – Compensar
“A compensação do adiantamento via esta transação efetua a compensação das com as partidas em
aberto. Sugerimos utilizar essa transação ao invés da F-54.”
2.1 Na primeira tela de “Compensar fornecedor: dados do cabeçalho”, entrar com os dados, conforme
tabela abaixo:
2 3
1
4
5
6 7
Em outras restrições podemos

filtrar as partidas, facilitando
a identificação.

1. Conta Código do fornecedor R Digitar ou selecionar o código do Se necessário
fornecedor
utilizar o
Visão de Tela
2 – Detalhe
2. Data Data da compensação R Digitar a data da compensação

compensação das partidas para fins de
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
contabilização
3. Período Período Contábil R Período contábil para fins de

contabilização

5. Moeda Sigla da moeda do R Digitar a sigla da moeda do Se necessário

documento. documento que está sendo
inserido. utilizar o
6. Cód.Rze Código do Razão Especial R Digitar o código RZE Se necessário
Para Adiantamento de Viagem utilizar o

Nacional é “A” e Internacional é
Visão de Tela
“A”
5 – Detalhe
7. Pa Normais Partidas Normais R Selecionar esta opção caso Apenas

alguma das partidas a serem consideram as
compensadas seja Partida Normal partidas em
aberto normais
Marcar a opção escolhida e clicar na tecla
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
2.2 Clicar na tecla ou na tecla “enter” para acessar a posição total do Fornecedor, ou seja, exibe
todas as partidas abertas sejam elas de Razão especial ou não.
Apresentamos abaixo um exemplo de compensação de partidas com o valor de adiantamento concedido no
mesmo valor.
Selecionar apenas as partidas

a serem compensadas.

Observar que o saldo

deve estar zerado.
As partidas selecionadas deverão aparecer na cor “azul”.
2.3 Para salvar a compensação, clicar em .
No rodapé da página aparecerá a mensagem:
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
2.4 Neste momento o sistema liquida a partida com tipo “KA” (Adiantamento), a partida do Tipo “KR”
(fatura) e as partidas do Tipo “AB” (contábil)
Abaixo demonstramos a Relatório com a compensação dos adiantamentos e liquidação das partidas:
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F-48, FB60, F-54 OU F-44

Documentos
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
3. Compensação do Adiantamento no valor Total com Liquidação de Partidas Parcialmente(o valor do
adiantamento é menor do que o valor do documento de Acerto de Viagens):
“A compensação do adiantamento via esta transação efetua a compensação das com as partidas em
tabela abaixo:
2 3
1
4
5
6 7

a identificação.

fornecedor
utilizar o
Visão de Tela
2 – Detalhe

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F-48, FB60, F-54 OU F-44
contabilização

contabilização

5. Moeda Sigla da moeda do R Digitar a sigla da moeda do

inserido.
6. Cód.Rze Código do Razão Especial R Digitar o código RZE. Se necessário

Visão de Tela
“A”
5 – Detalhe

aberto normais
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
3.2 Clicar na tecla ou na tecla “enter” para acessar a posição total do Fornecedor, ou
seja, exibe todas as partidas abertas sejam elas de Razão especial ou não.
Apresentamos abaixo um exemplo de compensação de partidas com o valor de adiantamento
concedido a menor que o valor do Acerto de Viagem.


3.3 Como tivemos diferença de valores, ou seja, como temos valores a ressarcir ao funcionário,
clicaremos na tecla para geração da Fatura referente a diferença conforme abaixo:
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
Digitar a chave de Digitar a chave de

lançamento contábil da lançamento da conta
fatura a pagar para o do fornecedor . Se
fornecedor que é “31” necessário usar o
Após preenchidos os itens acima, clicaremos na tecla “enter “ ou . Entraremos na tela:
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
Digitar o montante da
diferença a pagar ao
funcionário.
Digitar o forma de
pagamento da partida
relativa a diferença.
Se necessário usar o .
Detalhe, abaixo
Digitar o texto
explicativo para
criação da partida
Visão de tela 6 – Detalhe:
As Formas de pagamento que tem

(F) são para Fornecedores.
As Formas de pagamento que tem
(C) são para Clientes
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
3.5 Neste momento o sistema liquida a partida com tipo “KA” (Adiantamento) , a partida do Tipo “KR”
(fatura) e as partidas do Tipo “AB”(contábil), deixando somente uma partida em aberto do Tipo
“AB” para pagamento da diferença ao funcionário.
Abaixo demonstramos a Relatório com a compensação dos adiantamentos e a partida em aberto da diferença a
pagar:
3.6 Para pagarmos o funcionário o valor relativo a diferença, podemos utilizar a transação F110 ou a F-53,
conforme demonstrado abaixo: (se necessário, olhar BPP específico dessas 2 transações)
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
Para caixa moeda

estrangeira digitar
111400001
Clicar em . Acessaremos a próxima tela:
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
Clicar em . Acessaremos a próxima tela:

deve estar zerado.
Marcar a partida que queremos processar e clicar em
3.7 Neste momento o sistema liquida a partida em aberto do Tipo “AB” para pagamento da diferença
ao funcionário, criando uma partida compensada do tipo “KZ”
Abaixo demonstramos a Relatório com a compensação dos adiantamentos e a partida em aberto da diferença a
pagar, já compensada.
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Documentos
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
4. Compensação do Adiantamento no valor Total com Liquidação de Partidas Totais(o valor do
adiantamento é maior do que o valor do documento de Acerto de Viagens):
“A compensação do adiantamento via esta transação efetua a compensação com as partidas em

4.1 Primeiramente devemos criar um documento na transação FB60 (se necessário, olhar BPP
específico dessa transação) onde lançaremos o valor que o funcionário devolveu relativo ao
Adiantamento dado a maior em relação aos seus gastos de viagem, conforme abaixo:
Clicar na tecla “enter”. Verificar se o sinalizador ficou “verde = ”. Após clicar na tecla para salvar
o documento criado. O documento criado foi o 1900000623
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
tabela abaixo:
2 3
1
4
5
6 7

a identificação.

fornecedor
utilizar o
Visão de Tela
2 – Detalhe

contabilização

contabilização

5. Moeda Sigla da moeda do R Digitar a sigla da moeda do Se necessário

inserido. utilizar o
Página 28 de 33
F-48, FB60, F-54 OU F-44
6. Cód.Rze Código do Razão Especial R Digitar o código RZE. Se necessário

Visão de Tela
“A”
5 – Detalhe

aberto normais
Página 29 de 33
F-48, FB60, F-54 OU F-44
4.3 Clicar na tecla ou na tecla “enter” para acessar a posição total do Fornecedor, ou seja, exibe
todas as partidas abertas sejam elas de Razão especial ou não.
Apresentamos abaixo um exemplo de compensação de partidas com o valor de adiantamento concedido a menor
que o valor do Acerto de Viagem.


deve estar zerado.
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
4.5 Neste momento o sistema liquida a partida com tipo “KA” (Adiantamento), as partidas do Tipo
“KR” (fatura e depósito Banco do Brasil) e as partidas “AB” (Contábil)
Abaixo demonstramos a Relatório com a compensação dos adiantamentos e liquidação das partidas:
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F-48, FB60, F-54 OU F-44
Página 32 de 33
F-48, FB60, F-54 OU F-44

Documentos
ASSINATURAS
Nome Assinatura
Elaborado por: Rejane Prado
Revisado por: Rodrigo Vogel
Validado por: Carla Cardoso
Aprovado por Adelar Fenner
Página 33 de 33

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FINANÇAS

Transação: F-48 – Criação de Adiantamento de Viagem

1 Acesso a Transação .......................................................................................................................................4

1.1 Entrada de Dados - Lançar adiantamento (sem solicitação)..................................................................4

1.2 Entrada de Dados de Criação de adiantamento – Inserir Item ..............................................................8

1.3 Efetivação da transação de Criação do adiantamento...........................................................................9

1.4 Visão do Relatório de partidas Individuais de Fornecedores .................................................................9

1.5 Legenda sobre Tipos de Documentos .....................................................................................................10

Transação: F-44 – Compensação de Adiantamento de Viagem

2 Acesso a Transação ......................................................................................................................................11

2.1 Entrada de Dados de Compensação de adiantamento Total.................................................................11

2.2 Acesso a Processamento de partidas em aberto ....................................................................................13

2.3 Efetivação da transação de Compensação de adiantamento ..............................................................13

2.4 Visão do Relatório de partidas Individuais de Fornecedores ................................................................14

2.4 Legenda sobre Tipos de Documentos ......................................................................................................15

Transação: F-44 – Compensação de Adiantamento de Viagem

3 Acesso a Transação ......................................................................................................................................16

3.1 Entrada de Dados de Compensação de adiantamento com saldo a pagar em partidas.....................16

3.2 Acesso a Processamento de partidas em aberto ....................................................................................18

3.3 Geração da Fatura do saldo a pagar ao Funcionário ..............................................................................18

3.4 Efetivação da transação de Compensação de adiantamento ..............................................................20

3.5 Visão do Relatório de partidas Individuais de Fornecedores ................................................................21

3.6 Pagamento do Funcionário do saldo em aberto......................................................................................21

3.7 Visão do Relatório de partidas Individuais de Fornecedores ................................................................23

3.8 Legenda sobre Tipos de Documentos .....................................................................................................26

Transação: F-44 – Compensação de Adiantamento de Viagem

4 Acesso a Transação ......................................................................................................................................27

4.1 Geração da Fatura do valor ressarcido pelo Funcionário ......................................................................27

4.2 Entrada de Dados de Compensação de adiantamento com saldo a ressarcir ...................................27

4.4 Efetivação da transação de Compensação de adiantamento ..............................................................30

4.5 Visão do Relatório de partidas Individuais de Fornecedores ................................................................31

4.6 Legenda sobre Tipos de Documentos ......................................................................................................33

Descrição Genérica do Processo de Negócio

Lançamento de Criação de Adiantamento de Viagem “Nacional” ou “Internacional”

A criação do adiantamento se comporta como efetivação de um adiantamento.

2. Tp.doc Tipo de Documento R Para criação do adiantamento o Se necessário utilizar

3. Empresa Empresa R Digitar o código da empresa.

4. Data Data de lançamento. R Digitar a mesma data do documento

5. Período Período Contábil R Digitar o período contábil a que se Geralmente é o mês

6. Moeda Sigla da moeda do R Digitar a sigla da moeda do Se necessário utilizar

7. Referência Referência do documento R Digitar o nº de referência.

8. Txt.cab.doc Texto explicativo para o R Digitar o texto / histórico para a

9. Conta Código do fornecedor R Digitar ou selecionar o código do Se necessário utilizar

12. Montante Digitar o montante R Digitar o Montante referente ao

13. Texto Texto explicativo para o R Digitar o texto / histórico para a

R - Requerido; O – Opcional e C – Condicional.

Visão de Tela 2 – Detalhe:

Visão de Tela 3 – Detalhe:

Campo Descrição R/O/C Ações do usuário / conteúdo Comentários

2. Texto Texto explicativo para o R Digitar a descrição do documento

R - Requerido; O – Opcional e C – Condicional.

No rodapé da página aparecerá a mensagem: .

Abaixo demonstramos a Relatório com a criação dos adiantamentos:

Os lançamentos contábeis ficarão da seguinte forma:

1.5 Esclarecimentos sobre “Tipos de Documentos”

Via Código de Transação F-44 – Compensar

Em outras restrições podemos

Campo Descrição R/O/C Ações do usuário / conteúdo Comentários

2. Data Data da compensação R Digitar a data da compensação

3. Período Período Contábil R Período contábil para fins de

4. Empresa Empresa R Digitar o código da empresa.

5. Moeda Sigla da moeda do R Digitar a sigla da moeda do Se necessário

6. Cód.Rze Código do Razão Especial R Digitar o código RZE Se necessário