Livro 02

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Gerenciamento de Projetos para Administração Pública

Utilizando o GP-Web
Volume II
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Introdução
Neste manual iremos conhecer o módulo de Projetos do sistema GPWEB.
Sobre o gpweb
Desenvolvido em 2008 e em constante atualização, trata-se de um software que abrange os três
níveis da Gestão: Planejamento, Tático e Operacional. Ademais, inclui módulos de comunicação e
tramitação de documentos, o que possibilita à organização centralizar as informações em um único
sistema. Outro adendo importante são os módulos extras como Ata de reunião, Matriz SWOT e Termo de
referência entre outros.
Seu grande salto foi em março de 2011 quando colocado no portal do software público brasileiro,
atingiu a marca de mais de 5000 membros na comunidade em menos de um ano, sendo utilizado
anteriormente somente por organizações militares. Atualmente, já passa de 12000 o número de usuários.
Esse expressivo número, se explica por incorporar as melhores práticas de gestão, incluindo as
pautas e réguas de pontuação tanto da FNQ (Fundação Nacional da Qualidade), PQGF (Programa de
Qualidade do Governo Federal) e Exército, facilitando o trabalho das organizações que participam dos
respectivos prêmios de qualidade. Além disso, segue a metodologia do BSC (Balanced Score Card) com o
planejamento estratégico, ferramentas de gestão e mais.
No módulo de Projetos, trabalharemos com exemplos práticos, estabelecendo-os desde a demanda
até o encerramento, conheceremos as três interfaces de projeto: EAP, Gannt interativo e detalhado.
Veremos ainda os cronogramas físico e financeiro e o monitoramento através de indicadores
automáticos pegando valor de projeto e gráficos.
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Sumário
1 Projetos .................................................................................................................................................. 6
1.1 Campos: Projetos e Tarefas ............................................................................................................... 6
1.1.1 Principais Campos de Projetos ................................................................................................. 6
1.1.2 Principais Campos de Tarefa .................................................................................................. 13
1.2 E.A.P – Estrutura Analítica de Projetos (WBS) gráfica ..................................................................... 18
1.3 Projeto Rápido .................................................................................................................................. 32
1.3.1 Criar Projeto ............................................................................................................................ 32
1.3.2 Definindo as Etapas/Entregas ................................................................................................. 33
1.3.3 Criando sub tarefas ................................................................................................................. 35
1.3.4 Manipulando o Projeto pelo Gráfico Gantt .............................................................................. 45
1.3.5 Tarefas Sucessoras e Predecessoras .................................................................................... 47
1.3.6 Baseline .................................................................................................................................. 49
1.4 Lição Aprendida ................................................................................................................................ 56
1.5 Arquivos ............................................................................................................................................ 60
1.5.1 Inserir Arquivos ....................................................................................................................... 60
1.5.2 Imagem do Projeto .................................................................................................................. 62
1.5.3 Versionamento de Arquivos .................................................................................................... 62
1.5.4 Visualizar Arquivos na Aba Menu ........................................................................................... 64
1.5.5 Arquivo Relacionado ............................................................................................................... 65
1.5.6 Palavras chaves para Pesquisa (Pesquisa Inteligente) .......................................................... 67
1.6 Portfólio ............................................................................................................................................. 69
1.6.1 Criar Portfólio .......................................................................................................................... 69
1.6.2 Relatório Dashboard ............................................................................................................... 73
2 Fluxo da Demanda até virar Projeto .................................................................................................. 76
2.1 Demandas ......................................................................................................................................... 76
2.2 Analisar Demanda............................................................................................................................. 79
2.3 Analisar viabilidade ........................................................................................................................... 80
2.4 Termo de abertura ............................................................................................................................ 83
2.5 Detalhes do Projeto........................................................................................................................... 85

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2.5.1 Informações gerais do projeto ................................................................................................. 85
2.5.2 Aba contatos. .......................................................................................................................... 86
2.5.3 Aba Integrante......................................................................................................................... 87
2.5.4 Aba Detalhamento .................................................................................................................. 88
2.5.5 Aba Portfólio............................................................................................................................ 89
2.5.6 Stakeholders ........................................................................................................................... 90
2.5.7 Tarefas do Projeto ................................................................................................................... 91
2.5.8 Aba de Detalhes...................................................................................................................... 92
2.5.9 Aba Predecessoras ................................................................................................................. 92
2.5.10 Aba datas ................................................................................................................................ 93
2.5.11 Aba designados ...................................................................................................................... 93
3 Cronograma Físico dos Projetos ....................................................................................................... 95
3.1 Projeto de Exemplo ........................................................................................................................... 95
3.2 Físico previsto ................................................................................................................................... 96
3.3 Progresso .......................................................................................................................................... 97
3.1 Velocidade do Físico ......................................................................................................................... 98
4 Cronograma Financeiro dos Projetos e Funcionalidades extras ................................................. 101
4.1 Projeto de exemplo ......................................................................................................................... 101
4.2 Mão de Obra ................................................................................................................................... 103
4.2.1 Mão de obra Estimada .......................................................................................................... 103
4.2.2 Gasto com mão de obra ........................................................................................................ 105
4.2.3 Aprovação de Gasto com mão de Obra ................................................................................ 107
4.2.4 Estimativa para terminar da mão de obra: ............................................................................ 109
4.2.5 Mais detalhes de acompanhamento ..................................................................................... 110
4.3 Planilha de Custo ............................................................................................................................ 112
4.4 Planilha de Gasto ............................................................................................................................ 115
4.5 Registro de Ocorrência ................................................................................................................... 118
4.5.1 Incluir o Registro de Ocorrência ............................................................................................ 118
4.5.2 Cadastrar dados do Registro de Ocorrência da Tarefa ........................................................ 120
4.5.3 Aprovar Registro de Ocorrência ............................................................................................ 122

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4.5.4 Registro de Ocorrência com Problema ................................................................................. 124
4.6 Recursos ......................................................................................................................................... 129
4.6.1 Inserir Recurso na tarefa ....................................................................................................... 130
4.6.2 Inserir Gasto com Recurso ................................................................................................... 133
4.6.3 Aprovar Gasto com Recurso ................................................................................................. 134
4.7 Análise do Financeiro...................................................................................................................... 135
4.8 Clonar Tarefas de um Projetos ...................................................................................................... 140
4.9 Editar um grupo de tarefas .............................................................................................................. 142
4.10 Duplicar tarefas ............................................................................................................................... 143
4.11 Mover Tarefas ................................................................................................................................. 144
4.12 Importar tarefas de outro Projetos .................................................................................................. 146
5 Áreas - Georreferenciamento ........................................................................................................... 149
6 Gráficos nos Projetos ....................................................................................................................... 161
7 Indicadores automáticos nos Projetos ........................................................................................... 165

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1 Projetos
Vamos conhecer o módulo de projetos e suas funcionalidades, lembrando que um dos grandes
diferenciais do sistema é a possibilidade de alinharmos os projetos com a gestão estratégica.
1.1 Campos: Projetos e Tarefas
1.1.1 Principais Campos de Projetos

Para criar um Projeto e atingir seus objetivos, é necessário ter atividades claras e medidas de resultado,
que atendam os requisitos e determinam uma Organização no Projeto. Por definição no sistema GPWEB
contém campos específicos.
Para visualizar os campos do Projeto, basta clicar sobre a aba do: Projeto → Projeto conforme
imagem de exemplo abaixo:
Figura 1 - Projeto → Projeto

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Logo após clique em Editar o Projeto conforme imagem abaixo
Figura 2 Editar o Projeto
São identificados diversos campos, para inserir na execução do Projeto, será demonstrado, os campos com
mais influência sobre o Projeto, conforme explicações abaixo.
• Nome do Projeto: Nome do Projeto escolhido;
• Organização Responsável: Qual das Organizações do Projeto será Responsável;
• Organizações Envolvidas: Escolher a Organização que irá utilizar para o Projeto.

Se escolher outras Organizações Envolvidas, (mais de uma),essas Organizações vão entrar na
lista de Projeto, irá aparecer como se fosse um Projeto deles, sendo importante para uma
questão de visibilidade;
• Seção Responsável: Filtrar a Seção Responsável;
• Seções Envolvidas: Filtrar a Seção Envolvida;
• Gerente: Nome do Gerente do Projeto;
• Supervisor, Autoridade e Cliente: estes campos poderão ser preenchidos ou não. Em “tese”
eles são uma precedência ao Gerente. Caso forem preenchidos, executam o projeto igual ao
Gerente do Projeto, como: Editar, Excluir ou Fazer Alterações, que acham necessárias.
Se não desejar que o Supervisor, Autoridade ou Cliente faça estas alterações no Projeto,
terá que colocar em um Perfil de Acesso que não permita, Editar, Excluir ou Fazer Alterações
no Projeto;
• Projeto Superior: Praticamente não é usado na Versão Profissional GPWEB.

Utiliza-se na Versão Livre GPWEB, por não ter a funcionalidade de Portfólio de Projeto;
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• Código: Pode ser escrito Manualmente. Caso o código do campo fique vazio, e preencher os
campos abaixo como: Ano, Setor, Segmento, Intervenção e Tipo: A numeração do Código
fica Automática, como fosse um numero de Processo;
• Data de Início: Data de Inicio do Projeto. O que realmente interessa é a data de Início da 1º
Tarefa e a Data de Término da ultima Tarefa. As datas só faz algum sentido quando ainda
não preenchemos as Tarefas do Projeto;
• Previsão Término: Ultima Tarefa cadastrada no Projeto;
• Prioridade: Muito Baixa - Baixa - Normal - Alta - Muito Alta, serve para fins de filtragem.
Figura 3 - Editar Projeto
• Cor: Serve para facilitar a visualização dos eventos, exemplo cor vermelha: o Projeto está
atrasado, amarela: no prazo e verde: adiantado;
• Categoria: Os campos: Desconhecido - Administrativo – Operacional, estes campos devem

ser configurados pelo cliente;
• URL: Endereço Interno deste Projeto estará contido na intranet para consulta do publico
interno;
• Endereço Web: Endereço Externo deste Projeto, o endereço WWW deste projeto para ser
visto pelo publico externo;
• Observações: Observações sobre o projeto, é utilizado para fins de pesquisa do projeto;
• Relacionado: A qual parte do sistema o projeto está relacionado, podendo incluir diversos
objetos, e relacionar parte da gestão estratégica, exemplo: iniciativa, objetivo, entre outros;
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• Status do Projeto: A Iniciar, Concluído, Em andamento, Atrasado, Cancelado e Paralisado. É

configurado pelo cliente. Os Status não podem ser automáticos, tem a opção de incluir
diversos Status, exemplo: paralisado por causa de enchente, paralisado por falta de recurso,
então não tem como o software saber em qual Status nos encontramos, por fato de ser
apenas um campo texto;
• Importar Tarefas: Importar tarefas de outro projeto para este, clique no ícone para
selecionar um projeto e escolher qual projeto deseja importar;
• Moeda: Qual tipo de moeda é utilizado no projeto, está configurada apenas R$ e US$, caso
deseja outras moedas, terá que ser configurado na administração do sistema;
• Meta de custo: Previsão inicial de custo neste projeto seria a mesma lógica da data de inicio
e data de termino. Com a previsão de quanto irá custar este projeto, sendo o que é
pertinente é a soma de custos de todas as tarefas do projeto o GPWEB trabalha com sistema
botonap, os valores vão de baixo para cima;
• O Que: Serve para um breve resumo do projeto e servir de guia às tarefas e auxiliar na
compreensão do projeto.
• Por Que: Por que o projeto será executado;
• Como: Como o projeto será executado, para servir de guia às tarefas e auxiliar na
compreensão do projeto;
• Onde: Localização onde o projeto será executado, ou a equipe do mesma reunida ou ainda a
área que se beneficiará do projeto;
• Beneficiário: O publico atendido pelo projeto;
• Endereço: Endereço do projeto específico;
• Complemento: Complemento do endereço do projeto;

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• CEP: CEP do projeto;
• País: Escolha na caixa de opção à direita o país do projeto;
• Comunidade: A comunidade onde se aplica o projeto;
• Programa: A qual programa social pertence o projeto;
• Ação: Escolha a ação social do projeto;
• Municípios: Quais Municípios estão envolvidos neste projeto, podendo selecionar quais
Municípios um determinado projeto funciona, inclusive ver no georreferenciamento;
• Área: Abrir uma janela onde poderá selecionar a área deste projeto baseado nas
coordenadas de polígonos cadastrados;
• Importar Área: Abrir uma janela onde poderá selecionar a área deste projeto a partir de
arquivo KML;
• Indicador Principal: Caso tenha mais de um indicador já vinculado a este projeto, Escolha
dentre os indicadores do projeto o mais representativo da situação geral do mesmo;
• Nível de acesso: Protegido, Publico Protegidos II, Participantes, Privado, contém um bloco
19.2 explicando cada um dos níveis de acesso;
• Alerta ativo: Caso esteja marcado o projeto será incluído no sistema de alertas
automáticos(precisa ser executado um background o arquivo
server/alertas/alertas_pro.php)automaticamente o sistema dispara e-mail para, Gerente,
Responsável, Autoridades entre outros, o sistema dispara e-mails quando o projeto estiver
abaixo de um certo nível, podendo ser no físico e no financeiro
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• Físico através de registro: Se não estiver marcado, poderá editar uma tarefa e mudar a
porcentagem manualmente. O ideal seria que fosse marcado a execução física das
tarefas. Assim as porcentagens das tarefas só se modificam através de registros de
ocorrências;
• Trava datas: Caso esteja marcado, as datas de início e termino das tarefas, só poderão ser
editadas por quem tem permissão de editar o projeto. Neste caso, o Registro de ocorrência,
além de mudar a porcentagem e o status das tarefas, ele também pode mudar a data de
inicio e término, caso não queira que o registro de ocorrência tenha esta funcionalidade
marcar ;
• Aprovar registro: Caso estejam marcadas as mudanças de status, execução física, datas de
inicio e término das tarefas efetuadas em registro de ocorrência só se efetivarão após a
aprovação dos registros. Se eu não quiser que o registro de tarefa seja automático exemplo:
fazer o registro mudando de 0% (zero) para 50% e gostaria que o gerente do projeto faça
uma analise antes de ser aprovado, marcar ;
• Ativo: Caso o projeto não tenha se encerrado, nem se encontra suspenso, e já tenha iniciado
os trabalhos, deverá ser marcado como ativo;
Após o termino do projeto, seria interessante colocar ele como inativo, para não ficar
enchendo a tela lista de projetos, (estamos trabalhando). Também não perder o histórico,
porque deletar um projeto já feito seria uma péssima ideia;
• Contatos: Cadastrar contatos envolvidos no projeto. Seria como se fosse uma agenda
telefônica. Não teria nenhuma efetividade, exceto receber e- mail do projeto;
• Integrantes: Integrantes selecionar as pessoas que tem envolvimento no projeto;
• Detalhamento: Contém diversos compôs que podem ou não serem preenchidos, como:
Justificativa, Objetivo, Objetivos específicos, Escopo, Não escopo, Premissas, Restrições,
Custos e fontes, Benefícios, Produtos, Requisitos;
• Portfólio: Só pode ser utilizada se o projeto não tiver tarefas. O item 3.5 do sumário
demostra demais explicações deste programa portfólio;
• Stakeholders: Cadastrar, grupo de pessoas e organizações que estão ativamente envolvidas

no projeto, como: gerente do projeto, clientes, membros da equipe, organizações
executora, patrocinador, usuário entre outras;
• Assinatura: Caso deseja incluir alguém que queira aprovar o projeto. O item 15.8.2 do
sumário demonstra melhores explicações
• Priorização: É configurado pelo administrador do sistema. São as perguntas referentes ao

projeto que deve ser respondidas como: Fator politico, Complexidade, Publico atendido,
Necessidade de recurso, Tempo necessário;
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• Notificar: Notificar as pessoas envolvidas neste projeto como: Gerente, Supervisor,

Autoridade, Cliente, Integrantes, Stakeholders, Contatos, Outros contatos.

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1.1.2 Principais Campos de Tarefa
Para visualizar os campos das Tarefas basta clicar sobre a aba do: Projetos → Tarefas , conforme
imagem de exemplo abaixo:
Figura 7 - Projeto → Tarefas
Logo após clique em Editar a Tarefa, conforme imagem de exemplo abaixo.
Figura 8 - Editar Tarefa
Deve-se perceber que na parte dos Detalhes , as informações sobre os campos são
praticamente iguais ao do Projeto, seguindo a mesma linha de raciocínio, conforme imagem de exemplo
abaixo.
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O campo: Tarefa Superior é um dos únicos campos diferentes do Projeto. Neste campo serve para caso
tenha mais de uma tarefa, e queira escolher uma tarefa superior, a mais significativa, escolha Tarefa;
Superior: selecione o ícone tarefa , ao lado direito da barra, para que seja uma tarefa de primeiro
nível;
Na coluna da direita, tem alguns campos particulares são eles: Quantidade adquirida, Quantidade prevista,
Quantidade realizada;
Caso não deseja que os campos, exemplo: O Que, Por Que, Como, Situação Atual, entre outros, não
apareçam no Sistema, é possível configurar na Administração do Sistema.

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Na aba de Predecessoras , localizada no lado direito da tela, encontra-se

predecessoras da Tarefa, a onde se encontram as Dependências, neste exemplo abaixo, não consta
nenhuma Predecessora da tarefa, (no lado direito da tela mostra o campo em branco), mas se for inserido,
aparecerá neste campo, as Dependências.
Figura 10 - Aba Predecessora
Na aba Datas , encontra-se as datas de início e término das tarefas, horários e duração
esperada
Figura 11 - Aba Datas
Na aba Designados , são usuários designados para a tarefa. Conforme imagem baixo de
exemplo abaixo, Sr. Administrador (100%) de presença nesta tarefa.
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Localizado no final da tela ao lado esquerdo, contém a função Porcentagem: é a porcentagem do tempo
de presença que o designado vai permanecer nesta tarefa. Neste exemplo contem 100% do tempo para
esta tarefa.
Cada designado pode ser modificado a porcentagem, com período de: 5% a 100% de presença nas tarefas
Ao lado da Porcentagem, temos a aba de Comprometimento: ao escolher o designado, e clicar em
comprometimento, é apresentado um calendário de atividades deste designado, e neste calendário é
analisado o grau de comprometimento. Verificando se o designado esta envolvida e pode executar a
tarefa, sem ter excesso de outras tarefas.

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Na aba Entregas , da tarefa, serve que para um dos artefatos do projeto específico discute esta
questão, de quais são os entregáveis desta tarefa.
Figura 13 - Entregas
Localizado na parte superior da tela, encontrasse o:
• Status: classificado em: A iniciar, Concluída, Em andamento, Atrasada, Cancelada,

Paralisada;
• Prioridade: classificado em filtragem das tarefas: Muito baixa, Baixa, Normal, Alta, Muito
alta;
• Progresso: As tarefas podem ir de 0% (não iniciadas) até 100% (completadas). No gráfico

Gantt o progresso será visualizado como uma linha escura dentro do bloco Horizontal da
tarefa.
Conforme a imagem de exemplo abaixo, o progresso (está desabilitada) foi marcado neste projeto que só
pode mudar o progresso a partir do registro de ocorrência.
Figura 14 - Status - Prioridade - Progresso

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No exemplo, o usuário Renato tem todas as permissões:

Inserir demanda, analisar demanda, analisar viabilidade, elaborar termo de abertura etc...
1.2 E.A.P – Estrutura Analítica de Projetos (WBS) gráfica

Para acessar vamos em: Projetos → Estrutura Analítica de Projetos (WBS) gráfica.
Figura 15 - Menu → Projetos → EAP
Nesta Interface é possível criar uma EAP (gráfica) do projeto.

Vamos clicar em Novo Projeto.
Figura 16 - EAP → Novo Projeto

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O nome do Projeto será: Construção de uma casa.
Figura 17 - Nome do Projeto
Agora vamos adicionar as etapas em nosso Projeto.

Ao passar o mouse aparecerá um sinal de adição, no canto direito, vamos clicar nesse sinal.
Figura 18 - Adicionar Tarefas ao Projeto
A primeira fase será: Planejamento.
Figura 19 - Preenchendo o nome das tarefas

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Abaixo o resultado após a inserção.
Figura 20 - Tarefa Planejamento
Vamos adicionar uma segunda Tarefa abaixo de Planejamento, lembrando que estamos
trabalhando na Estrutura analítica vertical.
Figura 21 - Adicionando tarefas ao Projeto
A Tarefa será terreno.
Figura 22 - Tela de edição da tarefa com início e término

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Após dar ok, vamos cadastrar uma terceira Tarefa. Dessa vez abaixo de Terreno.
O nome da Tarefa será: Fundação.
Figura 24 - Tarefa Fundação

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Após dar ok, vamos cadastrar uma quarta Tarefa. Dessa vez abaixo de Fundação.
O nome da Tarefa será: Estrutura.
Figura 26 - Tarefa Estrutura

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Após dar ok, vamos cadastrar uma quinta Tarefa. Dessa vez abaixo de Estrutura.
O nome da Tarefa será: Telhado.
Figura 28 - Tarefa Telhado

24
Após dar ok, vamos cadastrar uma sexta Tarefa. Dessa vez abaixo de Telhado.
O nome da Tarefa será: Acabamento.
Figura 30 - Tarefa Acabamento

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E por fim, vamos cadastrar uma sétima e última Tarefa, dessa vez abaixo de Acabamento, Chamada
Encerramento.
Figura 31 - Tarefa Encerramento
Assim, cadastramos as Principais Entregas (Tarefas ou Fases) de Nosso Projeto.
Figura 32 - EAP do Projeto

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Abaixo após descer com o mouse.
Figura 33 - EAP do Projeto
Nossas tarefas estão todas no mesmo nível hierárquico, sendo as Entregas do Projeto.
Vamos clicar na Estrutura analítica horizontal.
Figura 34 - EAP Horizontal
Vamos adicionar sub tarefas em Planejamento.
Figura 35 - Adicionando subtarefas

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A primeira será: Elaborar Projetos.
Figura 36 - Subárea Elaborar Projetos
Agora vamos adicionar outra tarefa no mesmo nível.
Figura 37 - Adicionando Subtarefas

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O nome será: Elaborar Cronograma de Execução.
Agora vamos adicionar outra tarefa no mesmo nível.
Figura 39 – Subárea: Elaborar o Cronograma de Execução
O nome será: Obter Aprovação da Prefeitura.
Figura 40 - Subtarefa Obter Aprovação da Prefeitura

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Abaixo o resultado.
Figura 41 - Tarefa Planejamento
Agora que já vimos como adicionar sub tarefas, vamos deixar a segunda Etapa – Terreno, da forma
abaixo.
Figura 42 – Sub tarefas da Tarefa: Terreno
A terceira Etapa - Fundação - ficará da Forma abaixo:
Figura 43 – Sub tarefas da Tarefa: Fundação

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A quarta Etapa - Estrutura - ficará da Forma abaixo:
Figura 44 – Sub tarefas da tarefa: Estrutura
A quinta Etapa - Telhado - ficará da Forma abaixo:
Figura 45 – Sub tarefas da Tarefa: Telhado
A sexta Etapa - Acabamento - ficará da Forma abaixo:
Figura 46 – Sub tarefas da Tarefa: Acabamento

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A sétima e última etapa – Encerramento - ficará conforme imagem abaixo.
Figura 47 – Sub tarefas da Tarefa: Encerramento

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1.3 Projeto Rápido

Para acessar Vamos em Projetos → Projeto rápido
Figura 48 - Menu → Projeto Rápido
No exemplo vamos criar um Projeto da Montagem de um blog.
1.3.1 Criar Projeto

Vamos clicar em Projeto -> Novo Projeto.
Figura 49 - Projeto rápido → Novo Projeto
Vamos preencher como: Montagem de um blog.
Figura 50 - Projeto: Montagem de um Blog

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O sistema emite um alerta notificando: Projeto criado. Vamos clicar em ok.
Figura 51 - Alerta Projeto Criado
Abaixo o resultado
Figura 52 - Projeto Montagem de um Blog criado
1.3.2 Definindo as Etapas/Entregas

No Primeiro momento vamos definir as Entregas/Fases do Projeto ou Tarefas Superiores.
Vamos clicar em Tarefas → Adicionar → Tarefa abaixo.

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A primeira tarefa será Concepção com 1 dia.
Figura 54 - Tarefa Concepção
Vamos adicionar uma segunda tarefa, clicando em Tarefas → Adicionar → Tarefa abaixo.
Figura 55 - Projeto rápido → Adicionar Tarefa
A segunda Tarefa/Etapa será Elaboração.
Figura 56 - Tarefa Elaboração

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Vamos adicionar uma terceira tarefa, porém clicando com o botão direito do mouse em cima da
segunda tarefa.
Figura 57 - Adicionar Tarefa abaixo
A terceira tarefa será Construção.
Figura 58 - Tarefa Construção
E a quarta Transição.
Figura 59 - Tarefa Transição
1.3.3 Criando sub tarefas

Agora que já foram definidas as entregas, iremos criar as sub tarefas.
Vamos marcar a tarefa Concepção.
Figura 60 - Tarefa Concepção Marcada

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Agora em Tarefas → Adicionar → Sub Tarefa
Figura 61 - Adicionando sub tarefas ao Projeto
A primeira Sub Tarefa da Etapa de Concepção será: Definir o tema. A aparência no Gráfico gantt
muda, além de as sub tarefas ficarem deslocadas o que chamamos de identação.
Figura 62 – Sub tarefa: Definir o Tema

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Para adicionar a segunda sub tarefa, podemos clicar em Definir o Tema com o botão direito →
Adicionar → Tarefa abaixo.
Figura 63 - Adicionando sub tarefas ao Projeto rápido
A segunda sub tarefa será: Definir o Nome do Blog.
Figura 64 – Sub tarefa: Definir o nome do Blog
Vamos colocar 10 dias de duração em Definir o Tema.
Figura 65 - Definindo nº de dias na tarefa

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Definir o Nome do Blog terá 2 dias.
Figura 66 - Definindo nº de dias na tarefa
Agora vamos criar uma relação entre as tarefas. Onde só poderemos Definir o nome do Blog
quando o Tema já estiver definido, ou seja, a tarefa “Definir o Tema” será predecessora de “Definir o nome
do Blog”.
Figura 67 - Tarefas iniciando juntas
Definir o Tema está no índice 2 que é representado pela coluna bem da esquerda.
Figura 68 - Diferença entre índice e posição
Vamos colocar este índice no campo predecessora da Tarefa Definir o Nome do Blog.
Figura 69 - Definindo a Predecessora

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Ainda dentro de Concepção teremos:

Nome: Definir Diretrizes da Marca.
Duração: 10 dias
Predecessora: 3 - Definir o Nome do Blog
Figura 70 - Tarefa Definir Diretrizes da Marca
Nome: Definir Nome do domínio.

Duração: 1 dia
Predecessora: 4 - Definir diretrizes da Marca
Figura 71 - Definir o nome do Domínio
Nome: Definir Tópicos.

Duração: 1 dia
Predecessora: 5 - Definir Nome do domínio
40
Figura 72 - Definir Tópicos
Figura 73 - Definir Periodicidade das Postagens
Nome: Estabelecer guias para os tópicos

Duração: 5 dias
Predecessora: 7 - Definir periodicidade das postagens
Figura 74 - Estabelecer guias para os tópicos
Com isso está definido o Cronograma da primeira fase.

É possível definir ainda: o responsável para cada tarefa, através do botão direito em Responsável.
41
Figura 75 - Definindo o Responsável
Bastando clicar em Alterar o responsável.
Figura 76 - Alterar o responsável
Selecionando e salvando.
Figura 77 - Selecionando o novo responsável

42
Agora que já definimos as sub tarefas da primeira fase, vamos definir as sub tarefas da 2ª fase:
Elaboração.
Nesse caso para trabalharmos com a tela mais limpa. Vamos colapsar a fase: Concepção.
Figura 78 - Minimizar uma tarefa superior
Vamos clicar com o botão direito na Fase elaboração e pressionar Adicionar → sub tarefa.
Figura 79 - Adicionando sub tarefas
A 1ª sub tarefa será:

Nome: Definir servidor
Duração: 5 dias
Predecessora: Deixar em Branco
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Figura 80 – Sub tarefa: Definir o Servidor
Como já vimos exaustivamente criação de sub tarefas, vamos deixar a 2ª fase: Elaboração;
conforme imagem abaixo.
Figura 81 – Sub tarefa: Definir a paleta de cores
A terceira Fase: Construção; ficará conforme imagem abaixo.
Figura 82 – Sub tarefas da Tarefa: Construção

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Na quarta Fase iremos primeiramente inserir três Sub tarefas.
Figura 83 – Sub tarefas da Tarefa: Transição
Agora vamos montar a Sub tarefa: Colunistas; da seguinte forma.
Figura 84 - Exemplo de sub tarefas contendo sub tarefas
Edição de artigos terá uma sub tarefa.
Figura 85 – Sub tarefas na Edição de Artigos

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E Divulgação duas sub tarefas.
Figura 86 – Sub tarefas da Tarefa Divulgação
1.3.4 Manipulando o Projeto pelo Gráfico Gantt

Para manipular o Projeto diretamente no Gantt, vamos clicar, conforme indicado abaixo.
Passo 1.
Figura 87 - Reduzir a parte superior da tela
Passo 2:
Figura 88 - Expandir o Gráfico Gantt

46
No momento, todas as tarefas superiores encontram-se na mesma data de início.
Figura 89 - As Tarefas estão iniciando juntas
Vamos minimizar a Etapa: Concepção.
Figura 90 - Minimizando uma etapa através do Gráfico Gantt

47
1.3.5 Tarefas Sucessoras e Predecessoras

Ao passar o mouse nas etapas aparecem dois círculos.
Vamos verificar isso na Etapa Concepção.
Figura 91 - Início e Término das Tarefas do Projeto a partir do Gantt
Agora fazemos o mesmo em Elaboração.
Figura 92 - Início e Término da Tarefa: Elaboração
Vamos ligar o Término da tarefa “Concepção” com o Início da Tarefa “Elaboração”.
Figura 93 - Estabelecendo tarefas predecessoras e sucessoras

48
Ao soltar o mouse A 2ª etapa, Elaboração, irá ser reposicionada. E somente iniciará após Concepção
ter terminado.
Figura 94 - Cronograma reajustado
Vamos verificar isso nos formulários.
Figura 95 - Cronograma reajustado nos formulários
Para finalizar vamos deixar o Projeto conforme imagem abaixo.
Figura 96 - Cronograma Finalizado

49
1.3.6 Baseline
Linha de Base é o termo utilizado em Gerenciamento de Projetos. O Baseline define em uma base de
referência para medição e controle do desempenho do projeto, definido e autorizado juntamente com o
prazo e orçamento planejados para este escopo, ou seja, o projeto já está pronto para ser iniciado.
• Tempo: o Baseline do Tempo, é o que gera um calendário para o projeto. Especifica datas e
distribuições de atividades tendo uma cadeia de ordens cronológicas que será construída.
• Custo: a Linha de Base de Custo, é um orçamento referencial de quanto se pode investir no

projeto, este orçamento é realizado com base de informações de projeto anteriores e
disposição financeira da empresa.
• Escopo: é a definição, de tudo o que se pretende produzir, com o projeto que está sendo
realizado.
• Qualidade: Identifica a Qualidade que se espera obter com os produtos do Projeto.
Estando na tela Detalhe do Projeto, o primeiro passo é: INSERIR → BASELINE
Figura 97 - Inserir Baseline
Clicar em: INSERIR
Figura 98 - Inserir
50
Colocar o Nome do Baseline e Salvar
Figura 99 - Nome/Salvar
Após salvar o Baseline, aparece na tela representada abaixo, o nome: Inicio, e o registro da
data e horário.
Figura 100 - Salvo BASELINE

51
Após salvar o BASELINE, clique em VOLTAR, no Detalhes do Projeto. Em seguida ir em: AÇÃO →
EDITAR O PROJETO.
Figura 101 - Ação → Editar o Projeto
• Quando pensamos em planejamentos sempre focamos no êxito;
• Tanto é assim que sempre planejamos soluções para os problemas e obstáculos que
possam vir acontecer no projeto. Infelizmente um projeto nunca termina como começou;
• Nesse sentido o Baseline é perfeitamente usado quando um projeto sofra mudanças ao

longo de sua existência. É esperado pelo Gerente de Projetos que soubesse realizar o
controle integrado das mudanças em uma única tela;
Após editar o Projeto, vamos modificar;
• STATUS – mudar para PARALIZADO;
• GERENTE – mudar para OUTRA PESSOA;
• COR – alterar a cor para VERMELHA;
• Após as mudanças clicar em SALVAR.

52
Figura 102 - Projeto Editar
Podemos ver a mudança do Projeto na fig. abaixo, com a cor Vermelha e o status Paralisado.
Figura 103 - Status

53
Ao carregar o BASELINE ao lado direito da tela, aparece a captura da posição original do que foi feito
antes com o que foi feito atualmente. Serve para comparar as modificações do projeto
Figura 104 - Carregar Baseline
Podemos ter outros recursos na pratica do BASELINE, observando o Projeto com os comparativos e
mudanças no Plano do Projeto. Estas mudanças são refletidas e aparecem na ferramenta - Gantt
Interativo. Na fig. abaixo clicar no ícone editar tarefa

54
Após editar a tarefa, clique no botão DATAS na parte superior da tela, onde marca o início e o
termino da tarefa.
• Alterar a data do INICIO DA TAREFA, para comparativo no gráfico;
• Clique em Salvar.
Figura 106 - Data
Após ter salvado clique em: Ver → Gantt Interativo
Figura 107
Após ter carregado o BASELINE, na parte superior da tela fig. abaixo, é demostrado no Gantt Interativo, a
comparação.
Quando uma mudança ocorre, a comparação pode ser particularmente útil, e é usado para avaliação
e acompanhamento da performance da tarefa.
Ao estar no final ou no término da tarefa, possibilita uma avaliação e ver como o plano da tarefa
evoluiu. Este processo tem como objetivo de identificar o que foi feiro antes e o que foi feito depois após o
final ou a conclusão do projeto.
55
Figura 108 - Comparativo de Evolução

56
1.4 Lição Aprendida

As Lições Aprendidas constituem um dos resultados mais importantes do projeto, por serem o meio da
organização capturar o conhecimento desenvolvido durante a execução do projeto. Se as informações
sobre os problemas, os erros e os acertos cometidos no projeto não forem materializados em documentos
e analisados pela organização, o conhecimento se perde e a organização não se aprimora, repetindo erros
passados.
Após terminar o Projeto tem uma etapa que é a Lição Aprendida, cria uma base de conhecimento para
futuros Projetos.
Estando na Lista de Projetos, para incluir uma Lição Aprendida vamos em: Projetos → Lições Aprendidas.
Figura 109 - Projeto / Lições Aprendidas
Clique no ícone: criar , para criar uma nova Lição Aprendida, este ícone, está localizado no campo
superior direito da tela.
Figura 110 - Criar uma nova Lição Aprendida

57
Algumas Informações a serem inseridas
• Inserir o Nome
• Organização Responsável
• Seção Responsável
• Seções Envolvidas
• Responsável
• Designado
• Escolher o Projeto
• Ocorrência
• Status: Aprendida / Não Aprendida / Em Aprendizagem
• Tipo: Positiva ou Negativa
• Categoria: configurado pelo cliente - Escopo / Tempo / Custo / Qualidade / Aquisição /
Integração / Recursos Humanos / Comunicação / Risco
• Categoria
• Consequências
Após todas as informações inseridas, Salvar .
Figura 111 – Criar Lição Aprendida

58
Após criação da Lição Aprendida, o sistema irá apresentar as seguintes informações exibidas na tela abaixo.
• Categoria: Custo
• Consequências: Padronizar nos novos projetos
• Ação tomada: Criar checklist de compra
Figura 112 - Detalhes da lição Apreendida
Em seguida vamos visualizar a lista de lições Aprendidas em: Ver → Listas de Lições Aprendidas
Figura 113 - Ver → Lição Apreendida
A Lição Aprendida é facilmente pesquisável, estando na Lista de Lições Aprendidas, no

canto superior direito da tela encontra-se Filtro e Ações. Contém um filtro que busca
informações para realizar pesquisas como:
• Categorias: (pesquisa por categorias: Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Aquisição,

Integração, Recursos Humanos, Risco)
• Projetos (pesquisar por de determinados projetos)
• Pesquisar: (palavra chave)
Com as pesquisas fica muito fácil buscar Informações para novos projetos
59
Figura 114 - Filtro e Ações

60
1.5 Arquivos
1.5.1 Inserir Arquivos

Os documentos dos Arquivos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no Sistema.
Através do índice criado é possível pesquisar e solicitar os documentos armazenados. Podemos incluir
Arquivos diretamente no Objeto, ou Avulso no Sistema.
Será mostrado o Arquivo Objeto Projeto, conforme exemplo abaixo.
Clicar em: Inserir → Arquivo
Figura 115 - Inserir → Arquivo
• Na tela de Adicionar Arquivo: o Projeto já fica vinculado ao Arquivo;
• Descrição: (Campo de pesquisa). Ao se enviar um arquivo, pode-se escrever um texto

explicativo para facilitar a compreensão do arquivo e facilitar futuras pesquisas;
• Arquivo: Escolher um ou mais arquivos para ser enviado para o servidor.
Logo após os campos preenchidos, clique em Salvar

61
Figura 116 - Adicionar Arquivo

Para visualizar os detalhes do processo, basta clicar sobre a aba Arquivos.
Figura 117 - Clique em Arquivo

O Arquivo já inserido
Figura 118 - Arquivo já Inserido

62
1.5.2 Imagem do Projeto

Clique em: Imagem do Projeto, no final da tela lado direito conforme a imagem de exemplo abaixo:
Figura 119 – Imagem do Projeto
É feito o download, e poderá ser visto como mostra a imagem abaixo.
Figura 120 - Feito Download
1.5.3 Versionamento de Arquivos

Após o resultado da imagem na tela, também é possível fazer o Versionamento de Arquivos.
• Clique no ícone de Editar , será possível editar o arquivo, este ícone está localizado no
canto inferior esquerdo da Tela
• A seguir deve anexar outro Arquivo, na tela como exemplo: Untitled-33.png
• Em seguida Salvar
63
Figura 121 Editar Arquivo

Figura 122
Figura 123 - Editar um Novo Arquivo
Após os 2 (dois) Arquivos anexados. O Arquivo Padrão: fica no centro da tela, exemplo: Arquivo
Untitled-33.png. E no item Histórico: ficam registrados os Arquivos anteriores, exemplo: Arquivo
Untitled-97.png, permanecendo dados do histórico visíveis como data e horário, nome, responsável pelo
upload e descrição, conforme imagem de exemplo abaixo
Poderá ser baixado tanto o Arquivo Anexado Untitled-33.png quanto o Arquivo Anexado
Untitled-97.png. A ação possibilita o Versionamento de Arquivos.
64
Figura 124 - Visualizar Arquivos
1.5.4 Visualizar Arquivos na Aba Menu

Além de ver os Arquivos através do Objeto exemplo: na Aba de Arquivos de Projeto. Também é possível ir
à Aba de Arquivos.
Clique sobre a Aba: Menu → Arquivos → Lista de Arquivos
Figura 125 - Menu → Arquivos → Lista de Arquivos

65
Lista de Arquivos conforme imagem de exemplo abaixo.
Figura 126 - Lista de Arquivos
1.5.5 Arquivo Relacionado
Para a pesquisa dos Objetos, existem várias opções.
Localizado no canto superior direito da tela, em Filtros e Ações, o usuário terá a opção de pesquisa do
objeto em: Relacionado.
Como procedimentos de exemplos anteriores, será selecionado o objeto, Projeto.
Figura 127 – Relacionado → Projeto

66
Na tela apresentada, aparece os projetos, selecione os projetos que deseja após, acione com um clique.
Figura 128 - Projeto
Na tela de Lista de Arquivos, a pesquisa possibilita achar todos os Arquivos de certo Projeto. Os
arquivos são identificados mostrando o seu nome na aba Relacionado: Quadra coberta, como mostra a
imagem de exemplo abaixo.
Figura 129 - Achar Lista de Arquivos
Localizado na parte inferior dos Filtros e Ações, ao lado direito do item Projeto: o ícone: Cancelar Filtro
serve para cancelar o filtro aplicado.

67
Figura 130 - Cancelar Filtro
1.5.6 Palavras chaves para Pesquisa (Pesquisa Inteligente)
As Palavras Chaves permite que o usuário faça pesquisas. Localizada abaixo da aba de Descrição, encontra-
se as Palavras Chaves, exemplo: (Imagem Natural), conforme imagem abaixo:
Figura 131 – Palavra Chave
Somente Escolha a Palavra Chave.
Vou citar como exemplo: Imagem Manual. Ao efetuar a escolha: Clique na aba Menu → Pesquisa
Inteligente
68
Figura 132 - Menu → Pesquisa Inteligente
Em seguida, deve ser escrito o texto a ser procurado dentro do GPWEB
Figura 133 - Pesquisa Inteligente
A ação possibilitou a pesquisa mostrada com a cor marcada em amarela o nome de: Imagem Manual, e
no mesmo quadro seu arquivo: Untitled-78.png, conforme a imagem abaixo.
69
1.6 Portfólio
Portfólio é uma coleção de projetos, programas e outros trabalhos que são agrupados em conjunto para
facilitar a gestão eficaz. A gestão de portfolio como um processo de tomada de decisões que busca o
melhor para que a organização como um todo, ressaltando que essas decisões não são tomadas a vácuo. A
decisão geralmente está relacionada com outros projetos e diversos fatores.
A opção de Portfólio, junta dois ou mais projetos, para serem consolidados. A vantagem do Portfolio,
a partir dele, permite tirar relatórios consolidados daqueles projetos apresentados. A ação também
possibilita fazer Portfolio de Portfolio no programa.
1.6.1 Criar Portfólio
Na tela de Lista de Projetos, vamos em Filtros e Ações no ícone criar um novo Projeto.
Figura 134 - Criar um Novo Projeto
Logo após informar o Nome do Projeto: Portfólio Exemplo
Figura 135 - Nome – Portfolio Exemplo

.
70
Em seguida, deverá clicar em Portfólio.
Figura 136 - Clique em Portfólio
Logo após clique em Incluir Projeto ou Portfólio conforme imagem de exemplo abaixo:
Figura 137 - Incluir Projeto

71
A ação possibilita escolher um Portfólio ou Projeto por vez;
Figura 138 - Escolher um Portfólio ou Projeto
Pode incluir quantos Projetos e Portfólios forem necessários, conforme imagem de exemplo abaixo:
Figura 139
Logo após escolher os Projetos ou Portfólios Clique em Salvar

72
Na tela apresentada contém todas as informações do Projeto que estão anexadas no Portfólio
Figura 140 - Imagem da Tela de Portfólio
No Gráfico Gantt, possibilita visualizar a barra de cada um dos Projetos relacionados.
Figura 141 - Gráfico Gantt de Todos os Projetos

73
Contém a Área de todos os Projetos e Cidades, conforme imagem de exemplo abaixo:
Figura 142 - Área de todos os Projetos
Na aba Financeiro, é a Consolidação do valor de todos os Projetos.
Figura 143 - Financeiro
1.6.2 Relatório Dashboard
O Sistema irá apresentar um Relatório específico que poderá ser impresso que é o
Dashboard Geral. Poderá ser visualizado conforme imagem de exemplo abaixo:
Na tela de Detalhes do Projeto, vamos em: Ação → Dashboard → Geral

74
Figura 144 - Ação → Dashboard → Geral
Visualiza os Detalhes: Velocidade do Físico (lado esquerdo) e a Velocidade do Financeiro (lado direito) em
cada um dos Projetos envolvidos.
75
Figura 145 - Velocidade do Físico e Velocidade do Financeiro

76
2 Fluxo da Demanda até virar Projeto

Nessa Interface é possível criar um Projeto a partir de uma demanda. Vamos conhecer tal fluxo.
No exemplo, o usuário Renato tem todas as permissões:
Inserir demanda, analisar demanda, analisar viabilidade, elaborar termo de abertura etc...
2.1 Demandas
Vamos em Projetos → Demandas
Figura 146 Menu -> Demandas
Vamos clicar no ícone novo demanda , localizado no canto superior direito em filtros e ações.
Figura 147 - Nova Demanda
Vamos preencher os principais campos, sendo somente o nome campo obrigatório.

77
Figura 148 - Tela de Cadastro da Demanda
E salvar.
Figura 149 - Salvar Demanda
Após salvar o sistema direciona para a tela de detalhes.

78
Figura 150 - Detalhes da Demanda
Caso cliquemos em Ver → Lista de Demandas;
Figura 151 - Ver → Lista de Demandas
Encontraremos a demanda na aba - não analisadas.
Figura 152 - Demandas → Não Analisadas

79
2.2 Analisar Demanda

Vamos clicar em Ação → Analisar demanda.
Figura 153 - Ação → Analisar Demanda
Em análise da demanda definimos se tem ou não característica de projeto, sendo este o principal
campo. Além disso: a complexidade, o custo, o tempo, o nº de servidores, recurso e interligação com
outros projetos.
Em característica de projeto vamos definir como sim e salvar.
Figura 154 - Salvar a Análise da Demanda
Após salvar, o sistema direciona para detalhes da demanda.
Figura 155 - Detalhes da Demanda

80
A demanda encontra-se em demandas na aba com Características de Projeto.
Figura 156 - Demandas → Com Características de Projeto
Ou em Estudos de viabilidade não analisadas.
Figura 157 - Estudo de Viabilidade → Não Analisadas
2.3 Analisar viabilidade

Vamos clicar em Ação → Analisar viabilidade.
Figura 158 - Ação → Analisar Viabilidade
Em Criar Estudo de Viabilidade devemos definir se é viável ou não, além de conter outros campos
mais abaixo como: viabilidade técnica, viabilidade financeira, viabilidade institucional etc...
Vamos considerar como viável.
81
Figura 159 - Tela de Criação do Estudo de Viabilidade
E clicar em salvar.
Figura 160 - Salvar Estudo de Viabilidade
Após salvar, o sistema direciona para Detalhes do Estudo de Viabilidade.

82
Figura 161 - Detalhes do Estudo de Viabilidade
A demanda encontra-se agora em Estudos de viabilidade na aba: Viáveis.
Figura 162 - Estudos de Viabilidade -> Viáveis
Ou em Banco de possíveis projetos.
Figura 163 - Menu → Projetos → Banco de Possíveis Projetos
Na aba: Sem termo de Abertura.
Figura 164 - Bancos de Possíveis Projetos → Sem Termo de Abertura

83
2.4 Termo de abertura

Vamos clicar em Ação → Elaborar termo de abertura.
Figura 165 - Ação → Elaborar Termo de Abertura
Agora basta preencher os campos pertinentes como escopo, não escopo, objetivo, tempo estimado
etc...
Figura 166 - Tela de Cadastro do Termo de Abertura
Após salvar, o sistema direciona para Detalhes do Termo de abertura, onde temos a possibilidade
de aprovar ou não aprovar.
84
Figura 167 - Detalhes do Termo de Abertura
Vamos em Ação → Aprovar o termo de Abertura.
Figura 168 - Ação → Aprovar o Termo de Abertura
Em Aprovar o Termo de Abertura preenchemos uma justificativa para que a Demanda vire Projeto.
Figura 169 - Justificativa da Criação do Projeto
Após clicar na Caixa de Confirmação, a partir da qual será criado um novo Projeto.
Figura 170 - Confirmando a Criação de um Novo Projeto a partir da Demanda

85
O sistema direciona para a tela de Detalhes do Projeto.

Obs.: Ainda não existem tarefas no projeto.
2.5 Detalhes do Projeto

Agora que nosso projeto foi criado, vamos preencher os detalhes pertinentes.
Vamos clicar em Ação → Editar o projeto.
Figura 171 - Ação → Editar Projeto
2.5.1 Informações gerais do projeto

Na parte superior encontram-se os detalhes mais globais do projeto, como localização, gerente
responsável, autoridade, endereço, coordenadas, código etc...
Figura 172 - Informações Gerais do Projeto
Mais abaixo, encontram-se abas com a possibilidade de definir quem são os contatos deste projeto,
ou seja, não estão trabalhando no projeto, mas precisam receber informações do mesmo.
86
2.5.2 Aba contatos.
Figura 173 - Aba Contatos
Agora, basta clicar no ícone ao lado do campo contato.
Figura 174 - Ícone para acesso aos Contatos

87
Selecionar o contato, preencher o campo relevância e características/perfil e clicar no ícone de

adição.
Figura 175 - Ícone de adição
Após o clique, aparecerão os contatos em uma tabela abaixo.
Figura 176 - Tabela com os contatos do Projeto
A próxima aba são os integrantes. Esses poderão editar e fazer modificações conforme o nível de
acesso do projeto.
2.5.3 Aba Integrante

Vamos clicar em integrantes.
Figura 177 - Aba Integrante

88
Funciona exatamente conforme a aba de contatos, porém estes estarão trabalhando no projeto.
Figura 178 - Adicionar Integrante ao Projeto
Abaixo a tabela após a inserção.
2.5.4 Aba Detalhamento

Permite que sejam preenchidas as informações como: justificativa, objetivo, objetivo específico,
escopo, não escopo, premissas, restrições, custos e recursos.
Figura 179 - Aba Detalhamento

89
2.5.5 Aba Portfólio

Caso seja um portfólio de projetos basta incluir os projetos que compõem o mesmo. Clicando em
incluir projeto.
Figura 180 - Aba Portfólio de Projetos
E Selecionando os projetos.
Figura 181 - Janela com os Projetos
Após selecionar os projetos, aparecerão listados na tabela, conforme imagem abaixo.
Figura 182 - Tabela com os Projetos
Obs.: Caso esteja seguindo o exemplo exclua os projetos um por um, pois não se trata de um
portfólio de projetos.
90
Figura 183 - Tabela com os Projetos
2.5.6 Stakeholders
São as partes interessadas no Projeto, que podem estar cadastradas no Sistema como Contatos ou
Usuários.
Figura 184 - Stakeholders do Projeto

91
2.5.7 Tarefas do Projeto

Para inserir uma tarefa através da interface detalhada, clique em Inserir → Tarefa.
Figura 185 - Inserir → Tarefa
Na parte superior, preencha o campo nome, status, prioridade e progresso (este ficará em 0).
Figura 186 - Tela de Inserção de Tarefa: Parte Superior

92
2.5.8 Aba de Detalhes

Nesta aba é possível preencher os principais detalhes da tarefa como endereço, url, código, setor,
contatos da tarefa, designados etc...
Figura 187 - Detalhes da Tarefa
2.5.9 Aba Predecessoras

Nesta aba é possível estabelecer a tarefa predecessora, estabelecendo uma dependência entre as
tarefas.
Para o exemplo foi cadastrada uma segunda tarefa chamada: Terraplanagem.
Figura 188 - Aba Predecessoras
No exemplo foi estabelecida uma predecessora, de término-início, entre a tarefa terraplenagem e

aquisição do terreno.
93
2.5.10 Aba datas

Nesta aba se estabelece as datas de início e término da tarefa.
Figura 189 - Aba datas
2.5.11 Aba designados

Nesta aba definimos quem serão os designados para a tarefa, grau de comprometimento e, caso
necessário, o envio de mensagem por e-mail.
Figura 190 - Aba Designados
Após definir todos os detalhes, vamos salvar.
Figura 191 - Salvando a Tarefa
Salvar, somos direcionados aos detalhes da tarefa.

94
Para acessar novamente os detalhes do Projeto, clicamos em Ver → Projeto.
Figura 193 - Acessando o Projeto a partir dos Detalhes da Tarefa
Abaixo os detalhes do Projeto;
Figura 194 - Detalhes do Projeto

95
com as duas tarefas incluídas.
Figura 195 - Detalhes do Projeto → aba: Tarefas
3 Cronograma Físico dos Projetos
3.1 Projeto de Exemplo

Abaixo temos o Projeto da Construção com uma única tarefa.
Figura 196 - Projeto com uma única Tarefa
Para visualizar o projeto vamos clicar em Visualização completa.
Figura 197 - Projeto: visualização completa
No exemplo são 9:00 hs da manhã.

Abaixo a tela de Detalhes do Projeto.
96
Figura 198 - Detalhes do Projeto – Cronograma Físico
Vamos analisar o que está em destaque acima.
3.2 Físico previsto

Trata-se do percentual previsto para a data e hora atual.
Levando em consideração que o horário de início da tarefa é hoje as 8:00hs da manhã e o
expediente de 8 horas.
Figura 199 - Expediente da Organização
Como a tarefa tem apenas um dia, e a cada hora a tarefa deve ter um progresso de 12,5% - para
estar no prazo - a fórmula para chegar neste resultado é a seguinte:
100 / 8 = 12,5
100 = 100%( percentual total da tarefa )
8 = horas da tarefa
97
12,5 = percentual que a tarefa deve avançar a cada hora.
3.3 Progresso
É o percentual executado da tarefa.
Vamos alterar o progresso a partir da Interface Rápida
Figura 200 - Ver → Interface Rápida
Apenas mudando o percentual no campo correspondente.
Figura 201 - Percentual executado
Agora vamos voltar em Projeto.
Figura 202 - Projeto → Visualização Completa
Ainda no Cronograma Físico, podemos verificar que o campo executado está atualizado, ou seja,
com o valor digitado no rápido.
98
Figura 203 - Campo Físico Executado atualizado
3.1 Velocidade do Físico

Outra informação que se altera após a edição é a Velocidade do Físico. Vamos entender qual a sua
utilidade.
Figura 204 - Velocidade do Físico
Trata-se da razão entre o físico executado e previsto, portanto, no exemplo, a velocidade do físico
está acima de 1. O resultado será 1 quando o progresso for igual ao executado na data e hora atual.
A fórmula abaixo explica melhor tal resultado.
Executado / Previsto = Velocidade do Físico
13 / 12,5 = 1,04
Onde:
13 = Executado
12,5 = Previsto para data e hora atual
1,04 = Velocidade do físico
A velocidade do Físico pode ser o Norte para o gerenciamento do Projeto, pois ela vai sempre
apontar quanto está pronto em relação ao planejado. Como o Sistema possui módulo de mensagens
integrado, é possível enviar alertas para os usuários baseados na Velocidade do Físico.
Isso é configurado, por usuários com perfil de Administrador, em Sistema → Administração do
Sistema → Configuração do Sistema de Alertas.
99
Figura 205 - Alertas do Sistema
Outra questão relevante é o dashboard.
Figura 206 - Ação → Dashboard
Que irá nos apresentar o painel em forma de odômetro.

Além da possibilidade da Criação de Indicadores pegando esses valores automaticamente.
Vamos fazer um novo Exemplo.
Para este são 10:00hs da manhã.
Repare:
100
Figura 207 - Cronograma Físico
O previsto aumentou, pois agora estão sendo consideradas duas horas após o início do projeto.
Portanto 25%, já que são 12,5 por hora.
Como o executado continua igual, a velocidade baixou.
12,5 / 25 = 0,52
Abaixo um exemplo com o executado alterado para 38%. O projeto está com executado acima do
previsto. O que reflete na velocidade.
Figura 208 - Exemplo de executado maior que planejado
Comprovando efetivamente a funcionalidade.

101
4 Cronograma Financeiro dos Projetos e Funcionalidades extras
4.1 Projeto de exemplo

Para entender o Cronograma Financeiro, vamos trabalhar com um projeto de três tarefas iniciado
em 24/04/2015 - a data em que está sendo redigido o presente manual.
Vamos nos ater somente à primeira tarefa. O nome do projeto será “Novo Anexo”.
Figura 209 - Projeto Exemplo
Isso ocorre, pois no momento em que está sendo feito esse manual, estamos no período da
primeira tarefa. Podemos verificar inclusive através do calendário.
Figura 210 - Acessando o Calendário
Abaixo o calendário corporativo.

Clicando na própria tarefa,
102
Figura 211 - Acessando uma Tarefa a partir do Calendário
vamos para a tela de detalhes.
Na aba Financeiro: Não há informações.
Figura 213 - Aba Financeiro
Isso também pode ser verificado através da tela de detalhes do Projeto.

103
Figura 214 - Detalhes do Projeto
Importante:
Os gastos ocorrem nas tarefas e refletem no projeto.
O cronograma financeiro é baseado em três parâmetros (mão de obra, gasto e recursos),
como veremos a seguir.
4.2 Mão de Obra
4.2.1 Mão de obra Estimada

O custo e gasto com mão-de-obra é calculado levando em conta os usuários designados nas tarefas.
No projeto ainda não temos nenhum usuário designado nas tarefas. Vamos designar um usuário
para a tarefa Terraplanagem que é foco do exemplo, vamos utilizar um usuário que tem o valor de R$
100,00 a hora, abaixo os detalhes do usuário.
Figura 215 - Detalhes do usuário → Valor hora

104
Existem mais de uma forma de designar, vamos fazer isso através do Projeto rápido.
Figura 216 - Designando usuários para as tarefas a partir do Projeto Rápido
O único usuário que será designado é Evandro cujo valor hora é R$ 100,00.
Figura 217 - Selecionando o Designado
Agora vamos analisar qual o efeito disso no projeto.

Foram geradas informações Financeiras.
105
Figura 218 - Informações Financeiras
Vamos nos ater somente às mais relevantes.

Mão de Obra Estimada Hoje: É a soma do período da tarefa multiplicado pelo valor hora.
EPT M.O: É o custo estimado da mão-de-obra pelo que falta ser realizado.
Mão de Obra Estimada Final: Irá levar em conta todas as tarefas e calculará todos os valores de
Mão de Obra agregados ao projeto.
Vamos analisar a situação do Projeto após 2 horas, ou seja, às 10:00hs da manhã.
Figura 219 - Detalhes do Cronograma Financeiro
Como passaram duas horas do início do Projeto, o estimado de gasto com mão de obra é R$ 200,00.
Lembrando que temos um único usuário que ganha R$ 100,00 a hora. E a velocidade do financeiro está em
zero.
4.2.2 Gasto com mão de obra

O gasto pode ser cadastrado pelo próprio usuário, já que o gerente do projeto quem irá aprovar.
Portanto, vou cadastrar o gasto agora logado como Evandro. O mesmo fará isso através da Folha Ponto.
106
Figura 220 - Folha de Ponto
Selecionando a tarefa, irão aparecer somente as tarefas compreendidas no período atual.
Figura 221 - Selecionando a Tarefa na Folha de Ponto
No exemplo, vamos apontar duas horas trabalhadas, exatamente o tempo decorrido até agora.
Figura 222 - Definindo as Horas Trabalhadas
Após clicar no sinal de adição, o período trabalhado passa a fazer parte da tarefa.
107
Figura 223 - Período Trabalhado na tarefa
Podemos acessar a tarefa a partir da própria tela de Folha de Ponto.
Figura 224 - Acessando a tarefa a partir da folha de Ponto
Em um primeiro momento nada está alterado.
Figura 225 - Detalhes do Financeiro
Isso se deve ao fato da Mão de obra não ter sido aprovada.
4.2.3 Aprovação de Gasto com mão de Obra

Para aprovar, vamos logar como Renato novamente, uma vez que estamos logado como Evandro,
que por não ser o gerente do projeto, não o aprova.
Para tal vamos em Ação → Aprovar Gasto com Mão de Obra.
108
Figura 226 - Ação → Aprovar Gasto com mão de obra
A tela correspondente irá apresentar todos os gastos, com mão de obra, pendentes de aprovação.
Vamos clicar em aprovar.
Figura 227 - Aprovar Gasto com mão de obra
Agora que clicamos no ícone correspondente, vamos no projeto.
Figura 228 - Acessando o Projeto a partir da Aprovação da Mão de Obra
Na aba Financeiro, temos agora a planilha com mão de obra gasta.
Figura 229 Cronograma Financeiro → M.O Gasta

109
4.2.4 Estimativa para terminar da mão de obra:

O cronograma financeiro também apresenta a EPT M.O (Estimativa para terminar da mão de obra).
Trata-se do custo planejado da mão-de-obra pelo que falta ser realizado. Portanto como a tarefa encontra-
se em 0%, faltam 8 horas e o valor hora é R$ 100,00 reflete em R$ 800,00 tal estimativa.
Figura 230 - Estimativa para Terminar
Caso o progresso seja alterado:
Figura 231 - Progresso alterado
Haverá impacto no Financeiro.

EPT M.O: 600,00
Valor de Mão de obra agregado: R$ 200,00
Ou seja, passa a ser considerado um gasto em relação ao percentual de execução.

110
4.2.5 Mais detalhes de acompanhamento

Além da planilha com a mão de obra gasta, podemos fazer algumas outras verificações
importantes. Abaixo temos três campos marcados de suma relevância. Considerando que nesse momento
são 10 horas da manhã, duas horas após o início do projeto.
Figura 233 - Acompanhamento do Cronograma Financeiro
A velocidade do Financeiro é a razão entre o Gasto estimado e o total previsto para a data atual. O
que irá apontar se está sendo gasto acima ou abaixo do previsto no projeto, tendo como ponto de
referência 1.
No exemplo, como o estimado está igual ao gasto, estamos em um ponto de equilíbrio, gastando
exatamente o que está planejado.
Outra questão relevante é o fato da mão de obra poder entrar através de um cronômetro, onde o
usuário bate entrada e saída como um relógio-ponto.
111
Figura 234 - Folha de Ponto → Cronômetro
Na tela só aparecerão às tarefas compreendidas na data atual, dessa forma estou logado
novamente como Evandro.
Figura 235 - Usuário inserindo período trabalhado a partir da Folha de Ponto
E uma última consideração é a possibilidade de controlar os estágios da despesa, o que irá gerar um
relatório posterior.
Figura 236 - Ação → Estágios da Despesa → Gasto com Mão de Obra
Onde temos a possibilidade de apontar em qual estágio de despesa encontra-se.
Figura 237 - Estágios da Despesa

112
4.3 Planilha de Custo

As planilhas de Custo estimado e de gasto são cadastradas diretamente nas tarefas.
Vamos cadastrar um custo estimado na tarefa Terraplanagem. Isso é feito a partir da tela de
detalhes.
Figura 238 - Acessando a Tarefa
Agora em Inserir → Planilha de Custo
Figura 239 - Detalhes da Tarefa → Planilha de Custos
Vamos cadastrar um custo de 800m² de Terraplanagem, o que irá representar 100m² por hora em
termos de previsão. Valor de R$ 100,00 o metro, conforme imagem abaixo.
Nome: metro quadrado terraplanagem
Unidade de medida: m²
Quantidade: 800
Valor unitário: 100
Descrição: Metro quadrado - Serviço de Terraplanagem
113
Figura 240 - Planilha de Custos Estimados
Após clicar no sinal de adição, temos a tela abaixo.
Figura 241 - Item da Planilha de Custos
Após voltar ao projeto, podemos verificar que nossa tarefa possui duas planilhas, sendo a azul
referente aos custos estimados.
Figura 242 - Acessar a Planilha de Custos a partir da Lista de Tarefas

114
E surgem mais detalhes relativos ao Financeiro.
Figura 243 - Planilha de Custos nos Detalhes do Financeiro
Temos apenas o custo estimado da Terraplanagem. Por isso o valor de 80.000,00. Caso houvesse
custos em outras tarefas seria somado na planilha.
O total estimado final, no momento é a soma dos custos com a mão de obra.
Outra consideração importante é que não houve impacto no total gasto, já que nada foi gasto.
Ao contrário da velocidade do financeiro, que sofreu alteração, uma vez que a estimativa de custo
aumentou.

115
4.4 Planilha de Gasto

Agora que já temos uma previsão de custo na tarefa, vamos cadastrar gastos. Através dos detalhes
da tarefa em Inserir → Planilha de Gasto.
Figura 245 – Inserir → Planilha de Gastos
Temos a opção de cadastrar os gastos individualmente. Porém, vamos utilizar um recurso de

importar, ou seja, vamos trabalhar em cima da previsão, a importação é sem quantidade, pois vamos
definir quanto foi gasto até o momento.
Figura 246 - Importar Planilha de Custos Estimados
Após a importação vamos clicar no ícone de edição do item.

116
Figura 247 - Editando os Itens da Planilha de Gastos
Como se passaram 2 horas, vamos considerar que foram feitos 200m² dos 800m² previstos na
tarefa.
O resultado será conforme imagem abaixo. Gasto de 20.000.
Figura 248 - O gasto foi atualizado
O que também impactará no projeto com a velocidade do financeiro praticamente em 1.

117
Figura 249 - Detalhes do Cronograma Financeiro

118
4.5 Registro de Ocorrência
Alguns benefícios, trazido pelo Sistema de Registro de Ocorrência:
• Menos tempo desperdiçado
• Mais controle sobre o que acontece na equipe
• Solucionar problemas
• Melhor monitoramento do time de trabalho
4.5.1 Incluir o Registro de Ocorrência
Estando na tela de Detalhes do Projeto: Editar o Mesmo em: Editar → Editar o Projeto
Figura 250 - Ação → Editar o Projeto
Na tela apresentado, na parte inferior do Projeto, existem algumas opções que podem ser marcadas ,
vou citar: 2 (duas) que são interessantes, serão selecionadas para este exemplo
• Físico através de Registro
• Aprovar Registro
Após as duas opções marcadas como exemplo a seguir, clique em alvar

119
Figura 251 - Marcar Físico Através de Registro / Aprovar Registro
Localizado na parte inferior do projeto existem diversas tarefas. Será escolhida a tarefa Modelo Quadra
com 30% da tarefa realizada. A forma tradicional de mudar a % (porcentagem), seria diretamente em
editar a tarefa e mudar a % (porcentagem)
Clique no Ícone Editar Tarefa
Por ter marcado a opção do Projeto: Quadra Coberta, ao visualizar o Progresso, ele fica travado nos 30%, e
não será possível remover manualmente caso deseja.
Neste caso cresce a importância de usar o Registro de Ocorrência
Após somente a Visualização da imagem da tela, e, em seguida, deverá clicar em "Salvar"

120
Figura 253 - Progresso travado nos 30%
Após ter clicado em Salvar, mostra a tela de Detalhes da Tarefa.
Localizado na parte superior da tela, clique em: Inserir → Registro de Ocorrência.
Figura 254 - Inserir → Registro de Ocorrência
4.5.2 Cadastrar dados do Registro de Ocorrência da Tarefa
Em seguida deve ser cadastrado os dados, do Registro de Ocorrência da Tarefa como:

121
• Descrição: pode ser colocado qualquer tipo de observação;
• Progresso: alterar para 50%, para fins explicativos;
• Status: modificar em Atrasada, para fins explicativos;
• Anexar Arquivos: podem ser selecionados, 1 (um) ou mais arquivos;
• E, em seguida, deverá clicar em "Salvar" .
Figura 255 - Dados do Registro de Ocorrência da Tarefa
Apesar de ter colocado em 50% o Registro de Ocorrência, localizado na parte inferior da tela na aba de
Registros.
A ação não possibilitou a troca na tela acima, conforme a imagem de exemplo abaixo nos Detalhes da
Tarefa. O Físico Executado continua sendo visualizado os mesmos 30%.
122
Figura 256 - Progresso não foi modificado
4.5.3 Aprovar Registro de Ocorrência
Para que o Físico Executado seja Modificado é necessário ser Aprovado, para o mesmo
estando no Projeto ou na Tarefa deverá clicar em: Ação → Aprovar Registro de Ocorrência
Figura 257 - Ação → Aprovar Registro de Ocorrência

123
O Responsável que tem o perfil para Editar o Projeto, também tem o perfil para executar a Aprovação do
Projeto.
Figura 258 - Aprovar Registro de Ocorrência
Na tela de, Aprovar Registro de Ocorrência, são identificados 3 (três) Ícones;
Observação - Ícone: (Inserir Observação) , para Inserir um Observação;
Ação - Ícone: (Aprovar) , para Aprovar o Projeto;
Ação - Ícone: (Reprovar) , para Reprovar o Projeto.
Conforme a imagem abaixo o Responsável pode: Aprovar ou Reprovar ;
Será, Aprovado o Registro de Ocorrência (Modelo Quadra - 04) para fins explicativos.
Figura 259 - Aprovar o Registro de Ocorrência
Após clicar no Ícone de Aprovar , o sistema irá apresentar na tela semelhante à exibida abaixo:
• Aprovado: Sim
• Responsável: Sr. Administrador
• Data: 21/02/2017 - 09:20h
• Ação: seta azul

124
Figura 260 - Aprovado Registro de Ocorrência
Após Aprovar o Registro de Ocorrência, em seguida, deverá clicar em "Tarefa" para retornar
Ao retornar a Tarefa foram modificados o: Status: Atrasada e o Físico Executado: 50%, poderá ser
visualizado na imagem abaixo:
Figura 261 - Status e Físicos Executados Alterados
4.5.4 Registro de Ocorrência com Problema
É percebido no Projeto que nesta Tarefa específica, existe outro Registro de Ocorrência com Problema,
com a cor (em Vermelho) - Modelo Quadra podem criar para a mesma um novo Registro de
Ocorrência, e solucionar este Problema.
125
Figura 262 - Solucionar Registro de Ocorrência – Modelo Quadra em Vermelho
Para solucionar o Problema, conforme a imagem acima, Modelo Quadra (em Vermelho)
Clique em: Inserir → Registro de Ocorrência conforme a imagem de exemplo abaixo
Figura 263 - Inserir Registro de Ocorrência
Como havia já um problema; registrado, aparece na tela o item:
• Solução de Problema: escolha o Registro Modelo Quadra;
• Inserir uma Descrição: No exemplo abaixo esta escrito Problema de Atraso Solucionado;
126
• Pode mudar o Progresso outra opção;
• Em seguida clique em Salvar .
Figura 264 - Solucionar o Problema
Após todas as Informações Salvas, podemos ver a ideia de solução do Problema.
Com a cor em Amarela, na parte inferior da tela, encontra-se o Registro Responsável pela Solução (quem
solucionou o problema)
Com a cor em Verde, um pouco acima encontra-se O Registro em Que Solucionou o Problema (qual ele
solucionou).
Figura 265 - Cor Verde Solucionado - Cor Amarela Responsável pelo Registro
127
Não esquecendo que além da Solução do Problema foi alterado Progresso, (Físico Executado) de 50% foi
modificado para 80%.
Clique em: Ação → Aprovar Registro de Ocorrência
Figura 266 - Ação Registro de Ocorrência
Clique no Ícone: (Aprovar) , para Aprovar o Projeto após a aprovação clique em Tarefa .
Figura 267 - Aprovar Registro de Ocorrência

128
A ação de Aprovar o Registro de Ocorrência, possibilitou o Físico Executado ser alterado para em 80%,
conforme imagem de exemplo abaixo
Figura 268 Físico Executado Alterado

129
4.6 Recursos
O terceiro parâmetro que pode impactar no Financeiro dos projetos é recursos.
Antes de alocar recursos em uma tarefa, é necessário que esteja criado o recurso. Isso é feito em
Menu → Recursos.
Figura 269 - Menu → Recursos
Vamos clicar em novo recurso.
Figura 270 - Novo Recursos
Vamos criar um Recurso, do tipo maquinário, chamado Retroescavadeira.

Abaixo os detalhes.
Nome: Retroescavadeira
Montante: 1
Valor Hora: R$ 100,00
130
Figura 271 - Tela de Cadastro do Recurso
Abaixo a tela de detalhes do Recurso:
Figura 272 - Detalhes do Recurso
4.6.1 Inserir Recurso na tarefa

Já sabemos que a tarefa do exemplo é a Terraplanagem, portanto, vamos inserir um recurso na
mesma a partir da tela de detalhes da tarefa.
Figura 273 - Inserir → Recurso

131
Vamos selecionar Maquinário.
Figura 274 - Selecionando Recurso do Tipo Maquinário
Nosso recurso passa a aparecer. Ao selecioná-lo, automaticamente é atualizado o campo Qnt =

quantidade.
Figura 275 - Quantidade disponível do Recurso
Agora vamos cadastrar o recurso através do ícone de adição.

132
Figura 276 - Adicionar Recurso na Tarefa
Caso acessarmos os detalhes do projeto, visualizaremos os campos relacionados a recursos.
Figura 277 - Recursos aparecendo nos detalhes do Cronograma Financeiro
Na tela de Detalhes do Recurso é possível visualizar as tarefas.
Figura 278 - Detalhes do Recurso

133
E a alocação.
Figura 279 - Detalhes do Recurso → Aba Alocação
4.6.2 Inserir Gasto com Recurso

Para inserir gasto com recurso. Em detalhes da tarefa vamos clicar em Inserir → Gasto com Recurso
Figura 280 - Inserir Gasto com Recurso
Vamos selecionar a retroescavadeira, que é nosso único recurso cadastrado.
Figura 281 - Selecionando o Recurso

134
Serão considerados 2 horas, lembrando que estamos a 2 horas do início da tarefa.
Figura 282 - Adicionar gasto com Recurso
Dessa forma, o recurso passa a fazer parte da tarefa.
Figura 283 Gasto com Recurso alocado na tarefa
4.6.3 Aprovar Gasto com Recurso

Para aprovar o gasto com o Recurso, vamos em Ação → Aprovar Gasto com Recurso.
Figura 284 - Ação -> Aprovar Gasto com Recurso
E clicar conforme imagem abaixo:

135
Figura 285 - Tela de aprovação com o Gasto de Recurso
Após a aprovação, vamos clicar no botão do projeto.
Figura 286 - Acessando o Projeto a partir da tela de Aprovação do Recurso
Os três parâmetros se encontram no nosso projeto, impactando na Velocidade do Financeiro.
4.7 Análise do Financeiro

A situação do Cronograma Financeiro do nosso projeto após duas horas de seu início está conforme
imagem abaixo.
Custo estimado hoje (para a data e hora atual):
Figura 287 - Custo Estimado Hoje

136
Gasto para a data e hora atual:
Figura 288 - Planilha de Gasto Hoje
Como a previsão de custo hoje e o gasto efetivo estão equilibradas a velocidade do Financeiro fica
em 1.
Figura 289 - Velocidade do Financeiro

137
Mão de Obra Estimada hoje (para a data e hora atual):
Figura 290 - Mão de Obra Estimada Hoje
Mão de Obra gasta hoje (na data e hora atual):
Figura 291 - Mão de Obra Gasta Hoje

138
Como a previsão de Mão de Obra hoje e o gasto efetivo com Mão de Obra estão equilibradas a
velocidade do Financeiro fica em 1.
Recurso Estimado hoje (para a data e hora atual):
Figura 293 - Recurso Estimado Hoje

139
Recurso Gasto hoje (na data e hora atual):
Figura 294 - Recurso Gasto Hoje
Como a previsão de Recurso Gasto hoje e o gasto efetivo com Recursos estão equilibradas a
velocidade do Financeiro fica em 1.
Dessa forma, fica evidente que os três parâmetros: Gastos, Mão de Obra e Recursos; impactam no
Cronograma Financeiro do Projeto.
140
4.8 Clonar Tarefas de um Projetos

No exemplo vamos clonar uma etapa de um projeto para outro projeto de outra organização.
Abaixo vamos utilizar um bloco de tarefas do projeto da Construção de uma casa, nos detalhes do
Projeto. O projeto está na organização Gpweb – Porto Alegre
Figura 296 - Selecionando um grupo de tarefas para ser clonado
O próximo passo é clicar em clonar.
Figura 297 - Botão Clonar
Na sub janela, que se abre, vamos selecionar a Organização Gpweb Brasília.
Figura 298 - Organização de destino

141
O próximo passo é confirmar no filtro.
Figura 299 - Botão Filtro
E selecionar o projeto.
Figura 300 - Selecionar o Projeto
Agora o Projeto Construção Brasília contém um clone do bloco planejamento.
Figura 301 - Projeto com tarefas clonadas

142
4.9 Editar um grupo de tarefas

Para editar um grupo de tarefas, vamos utilizar o projeto da construção de Brasília. Como as tarefas
são um clone de um projeto de outra Organização, vamos alterar o responsável para um usuário da
Organização de Brasília.
O primeiro passo é selecionar as tarefas a serem alteradas.
Figura 302 - Selecionando diversas tarefas
Após selecionar clicamos em valores.
Figura 303 - Botão Valores
Após clicar no botão valores, temos a possibilidade de alterar diversos campos.

No exemplo, iremos alterar somente o responsável, marcando e clicando no ícone para acessar a
sub janela.
Figura 304 - Alterando o responsável
Na sub janela atualizo a organização e escolho um usuário.

143
Figura 305 - Selecionando um usuário
Após salvar, as tarefas passam a ter outro responsável.
Figura 306 - Tarefas com um novo responsável
4.10 Duplicar tarefas

Para duplicar tarefas a partir da tela de detalhes do projeto basta selecionar a tarefa a ser
duplicada.
Figura 307 - Selecionando um bloco de tarefas
O próximo passo é clicar no botão duplicar.

144
Figura 308 - Botão duplicar
Após o clique, preenchemos o nome na caixa de diálogo.
Figura 309 - Definindo um nome para a tarefa duplicada
Após clicar em ok, está duplicada a tarefa com suas sub tarefas.
Figura 310 - Resultado após duplicar tarefas
4.11 Mover Tarefas

Para mover tarefas para outro projeto basta selecionar uma tarefa e clicar em mover.
Figura 311 - Mover tarefas para outros projetos

145
O próximo passo é selecionar o projeto, que no exemplo será: Projeto externo.
Figura 312 - Selecionando um projeto de destino
Após o clique, a tarefa não está mais no projeto atual.
Figura 313 - Tarefa foi movida
Ao selecionar o Projeto de destino, que no exemplo se chama Projeto Externo, passamos a

visualizar a tarefa movida.
Figura 314 - Tarefa encontra-se no projeto de destino

146
4.12 Importar tarefas de outro Projetos

O sistema permite fazer o aproveitamento de projetos já existentes, com reajuste de cronogramas
do passado, a partir da importação das tarefas de outro projeto.
Obs.: Essa funcionalidade pode ser utilizada para criar uma cópia de segurança de um projeto.
No exemplo, vamos criar um projeto a partir do Projeto da Construção de uma casa.
Vamos analisá-lo.
Cada tarefa possui um responsável e seu período de tempo.
Figura 315 - Projeto: Construção de uma casa
E algumas tarefas possuem designados.
Figura 316 - Ícone de Designados no Projeto

147
Para importar, vamos criar um novo Projeto clicando no ícone localizado no canto superior
direito em filtros e ações.
Figura 317 - Ícone: Novo Projeto
Como nosso foco é somente a importação das tarefas, não vamos nos ater aos detalhes. Portanto,
vamos preencher o nome: Construção de uma casa – cópia.
Figura 318 - Campo: Nome do Projeto
Agora vamos clicar no ícone ao lado do campo: importar de.
Figura 319 - Ícone: Importar de
Obs.: O sistema possibilita definir uma data de início do Projeto, que por default é a data atual, a
partir dessa, o cronograma será todo reajustado.
Após o clique, basta selecionar o projeto na sub janela.
Figura 320 - Selecionando um projeto para importar as tarefas

148
Agora o projeto está carregado no respectivo campo.
Por fim, vamos salvar.
Figura 321 - Projeto selecionado para importação das tarefas
Após o salvamento, nosso novo projeto possui:

O mesmo cronograma do projeto “Construção de uma casa”, com os devidos responsáveis e
designados.
Figura 322 - Projeto com o cronograma a partir de Importação de Tarefas

149
5 Áreas - Georreferenciamento
As Áreas e o Georreferenciamento de uma imagem, um mapa ou qualquer outra forma de informação

geográfica, é tornar suas coordenadas conhecidas em um sistema de referência.
Este processo inicia-se com a obtenção das coordenadas como: (pertencentes ao sistema no qual se
pretende georreferenciar), de pontos da imagem ou do mapa a serem georreferenciados conhecidos como
pontos de controle.
Os pontos de controle são locais que oferecem uma feição física perfeitamente identificável, tais como:
intersecções de estradas, rios, represas, pistas de aeroportos, edifícios proeminentes, topos de montanha,
entre outros. A obtenção das coordenadas dos pontos de controle pode ser vista no mapa com a
identificação da evolução da escala de acordo com seu progresso mostrando em cores: VERDE = BOM,
AMARELO= MEDIO, VERMELHO= RUIM. Podendo gerar uma relatório em cima dos estatos.
Podemos colocar o Georeferenciamento tanto nos projetos como todo e nas tarefas. Na fig. abaixo vamos
colocar como Ex. a Tarefa.

150
Na parte inferior da tela encontra-se a Janela ÁREA onde podera selecionar a área desta tarefa.
Figura 324 - Selecionar Área
Clicar em NOVA
Figura 325 - Nova Área

151
Após selecionada a Área.
• Escolher o NOME da ÁREA;

• Inserir uma COR;
• Identificar no MAPA abaixo: o local onde fica esta área escolhida arrastando o mouse ;
• OPACIDADE ao lado direita da tela com 50% o indicado;
• Opção desenhar polígono de uma forma livre arrastar com o mouser para desenhar ;
• Após fechar o polígono clicar em SALVAR – confirmar em OK (área foi salva com sucesso);
• Na barra Área: mostra as áreas salvas;
• Você pode criar quantas áreas forem necessárias;
• Após salvar as Áreas clicar em sair ;
• Na parte superior da tela no Editar Tarefa clicar em .
Figura 326 - Inserir campo na Área

152
No item Áreas: podemos visualizar as áreas relacionadas com as Tarefas. Percebemos a visualização na fig.
abaixo .
Figura 327 - Área Colocada
Ao clicar na Área identifica geograficamente a ÁREA da Tarefa escolhida.
Figura 328 - Mapa Área
Agora vamos para outro recurso que é um formato de arquivo KML, Usado para exibir dados geográficos
em um navegador como Google Earth,Gogle Maps. KML utiliza uma estrutura de tags.
153
O próximo passo é voltar ao projeto em VER→PROJETO
Figura 329 - Ver/ Projeto
Editar Tarefa
Após ter editado a tarefa, na parte INFERIOR da tela onde consta a janela IMPORTAR ÁREA
KML clicar.
Figura 331 - Importar Área
• Escolher um Arquivo que seja KML e Carregar;
• Nome da Área (Ex.area2);
• Opacidade (Ex. 50%);
• Cor ;
• Carregar e confirmar em OK;

154
Figura 332 - Áreas do Projeto
Figura 333 - Salvar e Trocar o Progresso
Após ter alterado o PROGRESSO para 20% e SALVO, clicar em Área:
Figura 334 - Área

155
Após clicar em Área: podemos ver na Fig. Abaixo a Área Importada.
Figura 335 - Área Importada
Clicar em para sair e voltar ao projeto. Proximo passo ir em (menu de opções de visullizações) VER→
PROJETO (visualizar os detalhes do projeto). Na Fig. abaixo consigo visualizar as áreas das tarefas e todas
as Áreas.
Figura 336 - Ver Projeto

156
Como Ex. na figura abaixo consigo visualizar todas as áreas.
Figura 337 - Visullizar todas as Áreas
Podemos visulque a Tarefa1 esta 70% e Tarefa2 esta 20%.
Figura 338 – Tarefa 1 e 2

157
Vamos em Ação → Imprimir
Figura 339 - Ação Imprimir
Imprimir documento do Projeto
• Colocar: Físico Executado das Tarefas;
• Em Áreas: Colocar Áreas das Tarefas;
Figura 340 - Imprimir, Documento do Projeto
Podemos Perceber na Fig. abaixo as cores que predominam a porcentagem do andamento das Tarefas.
• VERDE mais claro localizado ao lado direito da tela a: TAREFA1 está 70%;
• LARANJA na parte superior da tela lado direito: TAREFA2 está 20%;
• VERMELHO localizada na parte esquerda da tela: Tarefa3 está 0%;

158
No final da imagem do Georreferenciamento podemos perceber que trabalhamos no modelo de cores

identificando a evolução do projeto.
Figura 341 – Porcentagem de Cores

159
Pesquisa Georreferenciamento: permite facilitar a utilização de uma pesquisa por áreas. Estando na tela
de LISTA DE PROJETOS clicarem no ícone ÁREAS para selecionar a área a ser filtrada.
Figura 342 - Icone Áreas
Clicar na função POLÍGONO, e selecionar uma ÁREA de seu interesse. Após FILTRAR
Figura 343 - Funçao Poligono

160
Vão aparecer apenas os projetos na quela específica Área Escolhida, facilitando a pesquisa.
Figura 344 - Área Escolhida

161
6 Gráficos nos Projetos

É possível personalizar gráficos para a visualização do Cronograma financeiro. Vamos criar um
gráfico para visualizar a situação em relação a custos e gastos no Projeto, clicando em Ver → Gráficos.
Figura 345 - Ver → Gráficos
Agora em Novo:
Figura 346 - Novo Gráfico
O nome do gráfico será Custo e Gasto.
Figura 347 - Nome do Gráfico

162
Após a clicar em salvar, vamos definir a visualização como Barra.
Figura 348 - Tipo de Gráfico
Vamos clicar em Adicionar.
Figura 349 - Gráficos → Adicionar
Escolher a Planilha de custos hoje.
Figura 350 - Planilha de Custos hoje

163
Após clicar na área neutra, teremos um gráfico sendo gerado conforme imagem.
Figura 351 - Gráfico sendo visualizado
Agora vamos incrementar um pouco mais, selecionado o gasto e colocando na cor vermelha. E
Teremos um resultado conforme imagem abaixo.
Figura 352 - Gráfico sendo visualizado

164
A partir disso, não fica difícil fazer algo como mostra a figura abaixo:
Figura 353 - Gráfico de colunas

165
7 Indicadores automáticos nos Projetos

Outra possibilidade interessante é a criação de indicadores automáticos pegando valor de projeto.
Vamos fazer exemplos a partir da tela de detalhes. Clicando em Inserir -> Indicadores.
Figura 354 Inserir → Indicador
No exemplo, iremos nos ater somente aos campos mais relevantes.

Após o clique, vamos preencher da seguinte forma.
Nome: Velocidade do Financeiro
Figura 355 - Nome do Indicador

166
Mais abaixo, vamos marcar a opção valor de projeto.
Figura 356 - Indicador pegando Valor de Projeto
E escolher Financeiro – Velocidade.
Figura 357 - Indicador pegando a Velocidade do Financeiro
A meta será 1.
Figura 358 - Meta do Indicador

167
Após salvar, temos o resultado conforme imagem abaixo.
Figura 359 - Pontuação do Indicador
Ao clicar no Projeto.
Figura 360 - Acessando o Projeto a partir do Indicador
Nosso Indicador poderá ser acessado a partir da respectiva aba.
Figura 361 - Projeto → Aba: Indicadores
Assim, fica evidente a possibilidade de criar indicadores diretamente relacionados e até mesmo
pegando valor de projeto.

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Gerenciamento de Projetos para Administração Pública

Neste manual iremos conhecer o módulo de Projetos do sistema GPWEB.

1.1 Campos: Projetos e Tarefas ............................................................................................................... 6

1.1.1 Principais Campos de Projetos ................................................................................................. 6

1.1.2 Principais Campos de Tarefa .................................................................................................. 13

1.2 E.A.P – Estrutura Analítica de Projetos (WBS) gráfica ..................................................................... 18

1.3 Projeto Rápido .................................................................................................................................. 32

1.3.1 Criar Projeto ............................................................................................................................ 32

1.3.2 Definindo as Etapas/Entregas ................................................................................................. 33

1.3.3 Criando sub tarefas ................................................................................................................. 35

1.3.4 Manipulando o Projeto pelo Gráfico Gantt .............................................................................. 45

1.3.5 Tarefas Sucessoras e Predecessoras .................................................................................... 47

1.3.6 Baseline .................................................................................................................................. 49

1.4 Lição Aprendida ................................................................................................................................ 56

1.5 Arquivos ............................................................................................................................................ 60

1.5.1 Inserir Arquivos ....................................................................................................................... 60

1.5.2 Imagem do Projeto .................................................................................................................. 62

1.5.3 Versionamento de Arquivos .................................................................................................... 62

1.5.4 Visualizar Arquivos na Aba Menu ........................................................................................... 64

1.5.5 Arquivo Relacionado ............................................................................................................... 65

1.5.6 Palavras chaves para Pesquisa (Pesquisa Inteligente) .......................................................... 67

1.6 Portfólio ............................................................................................................................................. 69

1.6.1 Criar Portfólio .......................................................................................................................... 69

1.6.2 Relatório Dashboard ............................................................................................................... 73

2 Fluxo da Demanda até virar Projeto .................................................................................................. 76

2.1 Demandas ......................................................................................................................................... 76

2.2 Analisar Demanda............................................................................................................................. 79

2.3 Analisar viabilidade ........................................................................................................................... 80

2.4 Termo de abertura ............................................................................................................................ 83

2.5 Detalhes do Projeto........................................................................................................................... 85

2.5.1 Informações gerais do projeto ................................................................................................. 85

2.5.2 Aba contatos. .......................................................................................................................... 86

2.5.3 Aba Integrante......................................................................................................................... 87

2.5.4 Aba Detalhamento .................................................................................................................. 88

2.5.5 Aba Portfólio............................................................................................................................ 89

2.5.6 Stakeholders ........................................................................................................................... 90

2.5.7 Tarefas do Projeto ................................................................................................................... 91

2.5.8 Aba de Detalhes...................................................................................................................... 92

2.5.9 Aba Predecessoras ................................................................................................................. 92

2.5.10 Aba datas ................................................................................................................................ 93

2.5.11 Aba designados ...................................................................................................................... 93

3 Cronograma Físico dos Projetos ....................................................................................................... 95

3.1 Projeto de Exemplo ........................................................................................................................... 95

3.2 Físico previsto ................................................................................................................................... 96

3.3 Progresso .......................................................................................................................................... 97

3.1 Velocidade do Físico ......................................................................................................................... 98

4 Cronograma Financeiro dos Projetos e Funcionalidades extras ................................................. 101

4.1 Projeto de exemplo ......................................................................................................................... 101

4.2 Mão de Obra ................................................................................................................................... 103

4.2.1 Mão de obra Estimada .......................................................................................................... 103

4.2.2 Gasto com mão de obra ........................................................................................................ 105

4.2.3 Aprovação de Gasto com mão de Obra ................................................................................ 107

4.2.4 Estimativa para terminar da mão de obra: ............................................................................ 109

4.2.5 Mais detalhes de acompanhamento ..................................................................................... 110

4.3 Planilha de Custo ............................................................................................................................ 112

4.4 Planilha de Gasto ............................................................................................................................ 115

4.5 Registro de Ocorrência ................................................................................................................... 118

4.5.1 Incluir o Registro de Ocorrência ............................................................................................ 118

4.5.2 Cadastrar dados do Registro de Ocorrência da Tarefa ........................................................ 120

4.5.3 Aprovar Registro de Ocorrência ............................................................................................ 122

4.5.4 Registro de Ocorrência com Problema ................................................................................. 124

4.6 Recursos ......................................................................................................................................... 129