Escola de Comunicação e Artes

Departamento de Ciência da Informação

Curso de Licenciatura em Arquivistica & Biblioteconomia
I° Semestre III Ano – Laboral
Disciplina: Gestão de Base de Dados

Discente: Antônia Mirza

Carmenia Jose Namburrete
Fáuzia Emilio Simbine
Maura Ivete Chiluvane
Martinho da Costa Rufino

Docente: Dr. Horácio Zimba

Maputo, Abril de 2023

 Sumário
1. Departamento de administração e Finanças 3
1.1. Funcionalidade 3
1.2. Actividades desenvolvidas 3
1.3. Repartição das funções 3
2. Descrição dos departamentos 3
3. Construção dos diagramas 6
3.1. Casos de uso 6
3.2. Diagrama de Contexto 7
3.3. Diagrama de nível Zero (0) 7
3.4. Diagrama de Nível (1) 8
3.5. Modelo Conceitual 9
3.6. Modelo Entidade Relacionamento 10
3.7. Modelo Físico do Banco de dados 11

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 1. Departamento de Administração e Finanças

1.1. Funcionalidade
O Departamento de Administração e Finanças (DAF) é um departamento de apoio aos outros
departamentos, este por sua vez garante que os outros departamentos funcionem, ele está a frente
da gestão de gastos de toda biblioteca: limpezas, combustível, manutenção, material usado em
outros departamentos, consumíveis e etc.

Sua principal actividade é garantir o funcionamento da Biblioteca, e as duas principais funções

para efectivar o bom funcionamento da Biblioteca são :

Aquisição e Recursos humanos.

Este departamento é responsável pelos pagamentos que sustenam toda biblioteca através de um
inventário. O material requisitado é pago através do orçamento do Estado.

1.2 Actividades desenvolvidas :

- Os funcionários devem entrar no sistema e requisitar o material e manda para direcção de

Finanças que será responsável pelo pagamento;
- Levantamento da ordem de pagamento;
- Levantamento da encomenda e recibo
- Devolver o recibo de entrega ao departamento de Finanças para prestação de contas e
transparência;
- Todos os meses deve se fazer um relatório para a direcção de Finanças falando dos gastos
que o departamento fez e este por sua vez deve apresentar um extrato do banco;
- Alguns fornecedores só dão o material aos funcionários apresentando um recibo com
carimbo da DLA e este mesmo recrbo deve ser devolvido.

2. Descrição dos departamentos

Departamento de administração e Finanças

● Repartição de secretaria e recursos humanos

● Repartição de logística, patrimônio, planificação e finanças

● Repartição de proteção e Segurança

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2.1 Repartição das funções :

O DAF conta actualmente com quatro funcionários essenciais

- Contabilista: responsável pelos balancetes mensais, relatórios financeiros e

outros;
- Gestor de patrimônio: faz o inventário quando o valor for superior a 1250mzn,
tudo o que se compra pelo Estado é obrigatório inventariar para saber quem usa;
- Segurança: zelador do patrimônio da Biblioteca e segurança do usuário;
- Secretaria: lida com os recursos humanos, gestão de férias por exemplo.

Competência

● Assessorar técnica e administrativa a direção;

● Elaborar estudos e parecer de apoio à tomadas de decisão;

● Coordenar as actividades dos sectores a ele subordinados;

● Garantir o bom ambiente laboral e o funcionamento das actividades planificados.

Competência Repartição de secretaria e recursos humanos.

● Controlar e executar serviços gerais de protocolo e recepção de correspondência;

● Controlar a tramitação de processos e documentação;

● Distribuir tarefas e orientar pessoal sob sua supervisão em trabalho de apoio;

● Zelar pela limpeza e ordem de local de trabalho e controlar o uso de material de

consumo, dos equipamentos e instalação e a observância das medidas de segurança no

trabalho

● Zelar pela segurança de todo espaço da biblioteca

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 ● Controlar a reserva do espaço da biblioteca.

Repartição proteção e segurança

Competência

● Realizar a adequada articulação das suas áreas entre os diferentes órgãos da UEM;

● Controlar assiduidade da força da segurança da DSD;

● Avaliar situação de segurança a nível da DSD;

● Controlar outras tarefas superiormente atribuída.

Secção de recursos humanos

Competência

● Observar os regulamentos e normas relativas à administração da DSD e SiBUEM;

● Registar e controlar a assiduidade dos funcionários;

● Coordenar a elaboração anual de plano de férias;

● Elaborar o plano de formação continua do pessoal do SIBUEM.

Repartição de logística, patrimônio, planificação e finanças

1. Secção de logística e patrimônio

2. Secção de plano e Finanças

Competência
Planear, coordenar, orientar e supervisionar os serviços desenvolvidos no âmbito da DSD e do
SIUBUEM

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Executar e gerenciar recursos financeiros oriundo do orçamento geral do estado ( OGE) fundo de
projectos e receitas propinas.

Secção de plano e Finaças

Competência

● Receber e pagar contas, elaborar demonstrativos e alocação de despesas;

● Elaborar balancetes de caixa, com a periodicidade que for superiormente determinada;

● Elaboração de relatório financeiros periódicos para prestação de contas;

● Participação de elaboração dos planos de tesouro.

2. Construção dos diagramas

2.1. Casos de uso

Departamento Administrativo

Requisição

Equipamentos
electrónicos

Aquisição

Doaçãoa Compra 6
Administradordo
Departamento
De coleções
Digitais

Fornecedor

7
 2.2. Diagrama de Contexto

Planificação Departamento Secretaria dos

e finanças administrativo recursos humanos

Proteção e
segurança

2.3. Diagrama de nível Zero(0)

Ordem de compra
Fornecedor
Departamento de Pago
planificação e
finanças

Solicitação de compra Sistema de Factura

compra

Informe de compra Chefe do

departamento

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2.4. Diagrama de Nível (1)

Chefe do Aprovação compra Fornecedor

departamento Pago

Informe a DAF Factura

Verificação da
Logística

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 2.5. Modelo Conceitual

(1,N) (N,M ) (1,1)

Serviços ofereceecec DAF Sector
possui

(1; N) (1,N) (1,N)

temm temm
temmm
(1;N) (1,1) (1,N)

coordena funcionario (1; N)

(1; N)
oferecee
fornecedor
(1;1)
Actividades (1; N) (1,N)
Posssui Director
Produt
(1;1)

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 Elaborar estudos e fornecer
apoio a tomada de decisão
3.6.Modelo Entidade Relacionamento

Repartição
de
logística,
Depto. de Administração patrimônio,
repartição ministraa e financas dependede planificaçã
oe
finanças

Controlartarefasatri
buidas
Avaliar a situação de Gere
segurança a nível de DSD
depende pertence

Repartição de
Secção de plano e secretariaerecuro Secção de registo
finanças s humanos e patrimônio

Receber e pagar contas.

pertencee gerenciacia
Elaboração de planos de
tesouro

Secção de Secção de
recursos expediente
humanos nocturno

Coordenar, dirigir e fiscalizar

Controlar a assiduidade dos os serviçosprestados
funcionários
Coordenar a elaboração
anual d plano de ferias
Elaborar o relatório mensal e anual
das actividades

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3.7. Modelo Físico do Banco de dados

12
Criação da Tabela

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