FGV – MBA Gerenciamento de Projetos

Nome: Rafael Senna de Souza

Campus: Santo André - Jacarandás
Disciplina: Gerenciamento de Comunicação e Stakeholders
Turma: TGPJ52

Abril 2020
Santo André/SP
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Parte 1 – Termo de Abertura do Projeto

Nome do Projeto: Projeto e Implementação de Linha Automatizada de Tampa Dianteira
VWXXX, na planta Volkswagen Argentina.

Objetivo do Projeto: Produção 400 u/d de Tampa Dianteira do Programa VWXXX, seguindo
normas de projeto e construção corporativas, e os prazos estipulados pelos eventos do
Programa.

Justificativa: Através de Processos de Automação, projetar, construir e implementar Linha

Automatizada de Tampa Dianteira do Programa VWXXX, na planta de General Pacheco -
Argentina, capaz de produzir 400 unidades por dia (u/d).

Cronograma:

Data Evento
Semana 0 Start (baseados nas premissas de capacidade 400u/d, Pré-Planejamento com
Desenho Protótipo)
Semana 10 Liberação de Desenho de Produto Definitivo
Semana 20 Finalização de Design Review de Projeto Mecânico e Elétrico
Semana 30 Usinagem e Montagem de Dispositivos e Aquisição de Componentes
Semana 40 Logística – Exportação para Argentina & Preparação para Instalação in loco
Semana 42 Instalação da Linha
Semana 50 Teste Pré-serie (sem automação finalizada)
Semana 60 Teste Automático
Semana 70 Automático + Curva de Produção
Semana 80 Start de Produção
Tabela 1 - Eventos Cronograma

IMPORTANTE: Cada evento será liberado pelo Cliente após visita técnica e podem fazer parte
da integração com diversos outros departamentos envolvidos no Projeto, portanto atrasos
podem gerar consequências graves. Necessário Gerenciamento de Riscos

Entregáveis:

EQUIPAMENTOS
Make
1 Dispositivo 1
2 Dispositivo 2
3 Dispositivo 3
4 Dispositivo 4
Buy
5 Robô 1
6 Robô 2
7 Robô 3
8 Bomba de Cola
9 Pinça de Solda 1
10 Pinça de Solda 2
11 Diversos (Cabos, Mangueiras, Tubulação)
INSTALAÇÃO FINAL E SERVIÇOS
12 Traçagem Layout
13 Movimentação e Ancoragem de Equipamentos e Dispositivos

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14 Automação & Loopings de Qualidade

15 Tempo de Ciclo, Acompanhamento de Produção & Lista de Pendências (via Buy-off
com cliente)
16 Entrega Final, Garantia 1 ano & Pesquisa de Satisfação
Tabela 2 - Entregáveis

Organograma:

De modo a favorecer os argumentos relacionados a análise de Stakeholders e seu

consequente Gerenciamento de Comunicação, segue exemplo/modelo do
Organograma da empresa e da equipe participante do projeto:

Neste caso, a empresa executante está sob a Estrutura Organizacional de Matriz “FRACA”, no
qual os Gerentes Funcionais possuem status e poder de decisão maiores do que os Gerentes
de Projeto (inclusive renomeados sem a palavra “Gerente” para evitar dupla interpretação na
hierarquia da organização), com os subordinados dos Gerentes Funcionais trabalhando part-
time no projeto.

Figura 1 - Estrutura Organizacional Matriz Fraca

Parte 2 – Gerenciamento do Engajamento dos Stakeholders

Item 1 – Matriz de Identificação e Análise dos Principais Stakeholders do Projeto

Código Identificação do Grau de Grau de Identificação do posicionamento

Stakeholder Stakeholder Poder no Interesse no do Stakeholder
Projeto Projeto F – Favorável
(escala 0-10) N – Neutro
C – Contrário
S – Sem Identificação de
Posicionamento
Executivo Chefe
1 10 8 F
(Sponsor)

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Gerente
2 6 10 F
Funcional 1
Gerente
3 2 6 C
Funcional 2
Gerente
4 8 4 N
Funcional 3
5 Equipe Gerente 1 3 8 F
6 Equipe Gerente 2 1 5 N
7 Equipe Gerente 3 4 2 N
8 Fornecedores 5 3 N
Sindicato F (+ Trabalho/Emprego x
9 Trabalhadores 3 8 Viagens Internacionais x
Projeto Condições de Trabalho)
Órgãos
10 Governamentais 1 4 F (Uso político)
Região
Sindicato
Trabalhadores C (vontade de nacionalizar
11 3 4
Locais Projeto para Argentina)
(Argentina)
Tabela 3 - Matriz de Identificação e Análise dos Principais Stakeholders

Item 2 – Gráfico de Classificação dos Stakeholders

Figura 2 - Gráfico de Classificação dos Stakeholders

Parte 3 – Gerenciamento do Engajamento dos Stakeholders

De uma maneira geral, apesar do projeto ser novo e único e coordenado (Gerente de
Projetos), já há processos estabelecidos dentro das áreas Funcionais, podendo haver

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comunicação entre Coordenador de Projeto x Gerente Funcionais (conforme necessidade);

Coordenador de Projetos x Equipe (semanalmente) diretamente, para monitoramento e
controle; além de reunião de status com Executivo-Chefe x Gerentes Funcionais x Coordenador
de Projeto (mensalmente e conforme necessidade).

Outro Processo de Comunicação importante ocorre entre o Projeto Mecânico e Elétrico e o

CLIENTE, para definição final de Layout, Desenhos e partir para a confecção dos Dispositivos.

3.1 – Identificação dos Processos e Comunicação no Projeto

Nº Processo e Nome Participantes Periodicidade Assuntos abordados

1. Monitoramento Coordenador; Semanalmente Prazos e Custos;
e Controle Equipes Andamento das
atividades relacionadas
ao Projeto;
levantamento de
pendências,
2. Resolução de Coordenador; Conforme Pendências de Difícil
Problemas Gerente Funcional demanda Resolução; Problemas
(um ou mais com Equipe ou entrega
envolvidos) de atividades;
Mudança de Escopo,
prazo ou custo
3. Status Coordenador; Mensalmente Arbitragem de
Gerentes Problemas e Tomada
Funcionais; de Decisão;
Executivo-Chefe
4. Design Review Coordenador Semanas Apresentação de
(organizador e anteriores ao Desenhos; aceite do
integrador da Evento cliente;
reunião); Equipe; “Finalização de
Cliente Design Review”
Tabela 4- Identificação de Processos de Comunicação

P.S.1: Neste caso específico, por ser um projeto internacional, haverá maiores complicadores
em relação ao idioma, Regras e Normas Aduaneiras e Viagens.

P.S.2: Há uma série de Processos estabelecidos dentro das áreas Funcionais, dos quais já estão
descritos e documentados por suas respectivas áreas.

P.S.3: Processos de Comunicação com Sindicatos e Órgãos Governamentais não foram

colocados neste documento por serem de reponsabilidade das áreas corporativas da empresa.

3.2 Modelos de Comunicação

Item 1 Monitoramento e Controle Observações

Finalidade Este processo tem por finalidade monitorar e controlar
cronograma e custos relacionados ao Projeto.
Explicação Através de reunião semanal, envolver todos as áreas
Geral do funcionais, de modo a obter informações relevantes ao
Processo de Projeto, estabelecendo um fórum de levantamento de
Comunicação pendências/problemas, além de sua resolução. Através

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desta reunião, será gerada Lista de Assuntos Pendentes

para acompanhamento dos itens.
Premissas - Presença Obrigatória de “um” participante de cada
relacionadas Gerência Funcional para representação
com o - Toda “Pendência” deve gerar Responsável e Prazo
Processo de limite respeitando os entregáveis.
Comunicação - Toda mudança de Escopo e Prazo deve ser incluída na
pauta de reunião de Status e/ou deve ser chamada
reunião para “Resolução de Problemas” com o Gerente
Funcional.
Restrições - Em semanas com feriados, caso o número de dias Coordenador deverá
Aplicáveis úteis seja de 3 ou menos dias, reunião será postergada estar no “para:” ou
para a próxima semana e eventualidades e urgências, “cópia”
deverá ser tratado via e-mail e conforme necessidade
Lista dos Conforme Matriz RACI abaixo
Stakeholders
Meio de Reunião Presencial em sala reservada; Flipchart com
Comunicação preparação da Lista de Assuntos Pendentes; Canetão
E-mail corporativo dos participantes
Diagrama
Explicativo

Tabela 5- 1 Monitoramento e Controle

Item 2 Resolução de Problemas Observações

Finalidade Este processo tem por finalidade estabelecer contato
imediato com Gerente Funcional, de modo a obter
resposta rápida para a solução de problemas
Explicação De acordo com as informações recebidas no
Geral do Monitoramento e Controle, buscar medidas rápidas e
Processo de efetivas com o auxílio do Gerente Funcional
Comunicação
Premissas - O problema tratado deve obrigatoriamente oferecer
relacionadas risco ao cumprimento do cronograma e custos pré-
com o estabelecidos, ou seja, gera impacto ao Projeto
Processo de
Comunicação

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Restrições - Em caso da ausência do (s) Gerente Funcional (is),

Aplicáveis deve ser enviado e-mail com apresentação aos
envolvidos, inclusive do Executivo-Chefe em cópia
Lista dos Conforme Matriz RACI abaixo
Stakeholders
Meio de Conforme necessidade pode ser reunião presencial ou
Comunicação documentado via e-mail.
Diagrama
Explicativo

Tabela 6 - Resolução de Problemas

Item 3 Status Observações

Finalidade Este processo tem por finalidade divulgar e tratar
do status do Projeto em si, paralelamente a outros
projetos que possam estar acontecendo na
empresa
Explicação De acordo com todas as informações recebidas de Há casos em que as Gerências
Geral do vários projetos, buscar e estabelecer diretrizes e Funcionais terão visões
Processo de tomadas de decisão que sejam capazes de otimizar divergentes entre si e com o
Comunicação os recursos utilizados, bem como priorizar os coordenador de Projeto.
assuntos mais relevantes de modo a estabelecer Desta maneira, o Executivo-
soluções e arbitragem para problemas entre chefe deliberará sobre o
gerências funcionais assunto.
Premissas - Problemas com impacto que devem ser Pauta deve ser enviada
relacionadas rediscutidos prazo, custo ou escopo com cliente antecipadamente pelos
com o devem ser negociados com cliente após aval do Coordenadores de Projeto
Processo de Executivo-chefe
Comunicação
Restrições Na ausência do executivo-chefe, deve ser gerado A depender da gravidade, o
Aplicáveis documentação da reunião. Diretor deve ser comunicado
imediatamente
Lista dos Conforme Matriz RACI abaixo
Stakeholders
Meio de Sala de Reunião da Diretoria, com preparação
Comunicação executada pela Secretaria.

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Diagrama
Explicativo

Tabela 7 – Status

Item 4 Design Review Observações

Finalidade Este processo tem por finalidade apresentar os desenhos
ao Cliente, para sua avaliação e aval para prosseguir com
a confeccção
Explicação Cada Dispositivo e o layout devem ter aprovação do
Geral do cliente. É tratado como evento para otimização de
Processo de custos, com apresentação virtual ao Cliente e
Comunicação estabelecimento de possíveis melhorias antes do envio
de confecção final. Desta maneira também será
garantida a uniformidade de “ideias” entre os
envolvidos.
Premissas Todos os dispositivos e o layout devem seguir o caderno
relacionadas de encargos do Cliente e as normas corporativas.
com o
Processo de
Comunicação
Restrições Em caso de impossibilidade da Reunião, os desenhos
Aplicáveis devem ser enviados com breve apresentação, e resposta
deverá ser dada em até uma semana. Esta intermediação
será feita pelo Coordenador de Projeto.
Lista dos Conforme Matriz RACI abaixo
Stakeholders

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Meio de Por se tratar de custos de viagem elevados, acordado Necessário disponibilizar

Comunicação entre as partes que a apresentação se dará por meio de Tradutor, caso necessário.
Video Conferência Skype. Gerência Funcional deve
solicitar.
Diagrama
Explicativo

Tabela 8- Design Review

3.3 Matriz RACI

Atividade 1.Monitoramento & 2. Resolução 3. Status 4.Design

Controle de Problemas Review
Coordenador Responsável Responsável Consultado Responsável
de Projetos (Organizador)
Executivo NA Informado Aprovador Informado
Chefe
Gerência Informado Aprovador Responsável Informando
Funcional
Equipes Consultado Consultado Informado Responsável
(Técnico)
Cliente NA NA NA Aprovador
Tabela 9 - Matriz RACI

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