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Técnicas de Atendimento
Manual de Formação
Formadora Joana
Formadora: Susana Sousa
Marques
Viseu
2024
2014
GOVERNO DA REPÚBLICA
PORTUGUESA
Índice
Objetivos Gerais .......................................................................................................................................3
Objetivos Específicos ................................................................................................................................3
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Benefícios e condições de utilização do manual ......................................................................................4
Introdução ................................................................................................................................................5
Perfil e funções do atendedor ..................................................................................................................6
Características / qualidades de um Atendedor Profissional ................................................................6
Atendimento - conceitos gerais ...............................................................................................................7
Atendimento / venda ...........................................................................................................................7
Atitude / comportamento ....................................................................................................................7
Diagnóstico de necessidades ...................................................................................................................7
Etapas do processo atendimento.......................................................................................................... 10
Abordagem inicial.............................................................................................................................. 10
Prestação do serviço ......................................................................................................................... 11
Despedida.......................................................................................................................................... 11
Operações de caixa ........................................................................................................................... 11
Atendimento na receção e tratamento de reclamações ...................................................................... 12
Conclusão .............................................................................................................................................. 20
Bibliografia ............................................................................................................................................ 21
GOVERNO DA REPÚBLICA
PORTUGUESA
Objetivos Gerais
Enumerar e caracterizar as principais qualidades de um atendedor profissional,
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reconhecendo a sua relevância no desempenho da função.
comportamento.
cada etapa.
Objetivos Específicos
o Atendimento / venda
o Atitude / comportamento
Diagnóstico de necessidades
o Abordagem inicial
o Prestação do serviço
o Despedida
o Operações de caixa
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PORTUGUESA
Atendimento na receção e tratamento de reclamações
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O presente manual de formação foi elaborado para a UFCD 07842 – Técnicas de
Atendimento , área de formação 341, referencial de formação nº 341029 - Técnico/a de Logística,
nível 4 do CNQ.
Foi elaborado pela formadora Susana Marques e o mesmo não poderá ser reproduzido sem
autorização da mesma e respectiva entidade formadora.
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Introdução
Hoje em dia o atendimento é o que distingue entre uma empresa e outra. Cada vez mais os
produtos são iguais ou fáceis de copiar e a única coisa em que podemos apostar para distinguir a 5
nossa empresa das outras é a forma como o nosso cliente é tratado e atendido.
Com a concorrência atual, ninguém tem que se sujeitar a ser mal atendido e quando isso
acontece, quem perde é a empresa, pois se não estamos satisfeitos com a forma como nos tratam
em determinado local, vamos procurar outros que nos tratem de uma forma mais adequada com a
nossa posição de clientes. O atendimento tem então uma função muito importante para as empresas
conseguirem ter sucesso, prosperarem e conseguirem sobressair do aglomerado de outras empresas
iguais entre si,
Porque:
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Perfil e funções do atendedor
Características / qualidades de um Atendedor Profissional
Aqueles que estão em contacto com os clientes e que os atendem, ou seja, os atendedores, devem
possuir uma série de características específicas, para que realizem o seu objetivo de auxiliar o cliente.
O perfil do atendedor profissional deve incluir um conjunto de características que o tornem
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agradável aos olhos do cliente:
Simpático
Gentil
Boa aparência
Disponível
Discreto
Humilde
Atento
Olhar olhos-nos-olhos
Cuidado com a linguagem
Cuidado com as situações
Saber escutar
Respeitar o espaço do cliente
Ter modos
Capacidade de se colocar no lugar do cliente
…
O atendedor tem como funções auxiliar o cliente nas suas dúvida e transmitir-lhe através dos seus
actos que se encontra no local certo para resolver o seu problema, seja ele qual for.
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Atendimento - conceitos gerais
Atendimento / venda
Atendimento é aquilo que nos leva a escolher uma Instituição em detrimento da outra. Pode
não incluir uma vertente comercial. Por exemplo quando vamos a uma repartição pública
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eles não têm como objetivo levar-nos a comprar um produto ou um serviço.
Venda é o objetivo final de todas as empresas, pois sem vendas não há lucros e sem lucros a
empresa fecha.
Atitude / comportamento
Diagnóstico de necessidades
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Rapidez no atendimento.
Organização e ambiente do espaço.
Exposição de produtos e materiais informativos.
Disponibilidade e proximidade manifestadas.
Competências técnicas de quem o atende.
Estilo de comunicação com que é recebido. 8
Quando o cliente entra na nossa empresa, mesmo antes de dialogar connosco já criou uma
imagem nossa, da organização e da marca através dos comportamentos e ambiente que
observou e das experiências anteriores que possui.
É comum encontrarmos vendedores que “não querem perder tempo com clientes indecisos
e lentos”, pois, na sua conceção, venderão muito mais se agirem com rapidez. Nos treinamentos de
vendas, sempre me perguntam se isso é correto.
Kenneth Blanchard disse: “Nada é tão desigual quanto tratamento igual a pessoas desiguais”. Mas é
exatamente o que acontece com grande parte dos profissionais de vendas e atendimento a clientes.
É uma verdadeira padronização, adotando o mesmo discurso e comportamento com pessoas
totalmente diferentes.
Enquanto há clientes que agem mais com base na razão, existem os que gostam de relacionamentos
(emocionais). Assim também como existem clientes rápidos, têm os que agem com lentidão.
Como exemplo, o vendedor que quiser vender para um cliente que gosta de relacionamentos e ao
mesmo tempo seja lento na maneira de pensar e agir, adotando o mesmo comportamento de
atendimento para o cliente rápido e racional, não terá sucesso. Pode até vender na base da pressão,
mas esse cliente ficará insatisfeito e não repetirá a compra.
Vejamos alguns tipos de comportamento de clientes e como o vendedor deverá agir com cada um:
TÍMIDO /CALADO / SILENCIOSO: Não gosta de falar e nem demonstra o que pensa; deixa o vendedor
falando sozinho e não responde aos seus argumentos de vendas, bem como não se impressiona com
as vantagens dos produtos, mas gosta de ouvir opiniões e conselhos. COMO AGIR: Estimular o
diálogo através de perguntas hábeis para obter suas opiniões; evitar falar muito; ter paciência e não
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pressioná-lo; conquistar a confiança do cliente, transmitindo-lhe segurança e coragem para decidir;
usar da empatia; colocar o cliente em cena já utilizando o produto.
DESCONFIADO/CURIOSO: Gosta de debater e raciocinar; faz perguntas com firmeza; não acredita
com facilidade e quer provas; é precavido. COMO AGIR: Ser firme e seguro nas repostas,
transmitindo confiança; fazer afirmações que possam ser provadas; ter paciência, fornecendo
detalhes sobre o produto e não demonstrar “fome de venda”; usar da empatia.
BRIGUENTO / IRRITADO: Está sempre nervoso e gosta de brigar; costuma ofender e expor opiniões;
critica a empresa, o produto e o vendedor; é impaciente. COMO AGIR: Deixar o cliente desabafar e
ouvi-lo com atenção; manter a calma e ser educado; não usar o mesmo tom de voz e evitar discutir;
ser paciente e tolerante; agir com eficiência e rapidez; aproveitar as oportunidades dadas pelo
cliente para argumentar vendas.
PREOCUPADO COM O PREÇO: Pergunta logo o preço e acha caro; cria objeções antes da
argumentação do vendedor. COMO AGIR: Fazer perguntas; enaltecer sempre as vantagens e
benefícios do produto para agregar valor e justificar o preço; dar o preço com firmeza.
Identificar o tipo de comportamento de cada cliente e agir adequadamente, de acordo com o perfil
de cada um, aumentará bastante as possibilidades de o vendedor efetuar vendas de qualidade e
fidelizar clientes.
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Estrutura de um guião de “perguntas tipo”
A abordagem inicial é um momento-chave pois conforme o cliente for recebido formará uma
opinião favorável ou não a respeito da empresa/instituição. A primeira impressão que o cliente tiver
da nossa empresa/instituição será aquela que vai perdurar, por isso é importante que todos os
elementos da empresa estejam conscientes da filosofia e objectivos da empresa, para poderem agir
em conformidade com eles. A imagem dos colaboradores deve ser cuidada e condizer sempre com a
imagem da empresa/instituição em que se encontram. A simpatia, a delicadeza e a boa-educação
devem ser uma constante no contacto com o cliente, tentando cativá-lo e chamar a sua atenção.
Nota importante:
Caso não seja possível atender o cliente imediatamente, devem instalá-lo confortavelmente
enquanto espera numa sala, com cadeiras confortáveis, uma mesa com revistas, jornais e panfletos
sobre a empresa: a sua organização e funcionamento, bem como os serviços que presta. Se for a
primeira visita que o cliente faz à nossa instituição é muito importante perceber de quem se trata
(atenção porque nunca sabemos quem estamos a atender) e o que pretende, de forma a atendê-lo
da melhor forma possível e a encaminhá-lo correctamente para a pessoa mais indicada à resolução
do seu objectivo.
Atrair a Atenção A
Incutir o Interesse I
Desencadear o Desejo D
Atingir um Acordo A
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Dar feedback (retorno/resposta) ao cliente;
Ter atenção à voz e gestos do cliente;
Demonstrar interesse pelo que o cliente diz;
Confirmar o pedido à frente do cliente.
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Prestação do serviço
Despedida
Operações de caixa
A fase da operação de caixa deve ser feita o mais célere possível, para que o cliente não esteja
muito tempo à espera. Caso as operações de caixa estejam entregues a outra pessoa que não aquela
que atendeu o cliente inicialmente, a pessoa que vai efectuar as operações de caixa deve
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cumprimentar novamente o cliente, ser delicada, simpática e amável. Deve mostrar-se disponível
para responder a qualquer dúvida que entretanto possa surgir ao cliente, bem como estar a par de
todas as possibilidades de pagamento que a empresa possibilita.
As operações de caixa incluem, para além do registo das vendas, das trocas e das devoluções,
também a abertura e fecho de caixa.
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Abertura de caixa:
Contar as moedas
Confirmar o fundo de caixa
Fecho de caixa:
Ocorre no final da actividade diária. Na fase do fecho de caixa as actividades a desenvolver são:
«A reclamação deve ser vista como uma oportunidade para melhorarmos a qualidade do nosso
serviço.»
Tentar, sempre que possível, que o cliente reclame sentado (vai ficar naturalmente mais
calmo).
Escutar atentamente.
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Tomar notas.
Admita de imediato o erro. Não use evasivas. Não culpe terceiros (colegas, empresa, fornecedores,
etc.).
Peça desculpa.
Valorize o futuro.
Como deve actuar quando um cliente demonstra, claramente, que está muito irritado?
Se ele continuar irritado, mantenha a calma. Ele é a razão de ser do seu posto de trabalho.
Se ele o ameaçar, diga-lhe que decerto existem soluções mais fáceis para resolver o assunto.
Se ele o ofender, diga-lhe que o compreende mas que gostaria de ter uma oportunidade de o ajudar.
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A maioria das reclamações, as que indicam factos concretos e quantificáveis, referem-se a queixas
generalizadas de:
Falta de cortesia,
Trato displicente; 14
A IMAGEM DA EMPRESA, é valorizada cada vez mais pela qualidade do serviço prestado, é um fator
decisivo e, quanto mais se conseguir diferencia-la positivamente de outras imagens
competitivas, melhores serão os resultados. Por essa razão, cada dia se dá maior importância às
atitudes correctas no trato com as pessoas fundamentalmente no que se refere a:
Tudo isto tem uma enorme importância na configuração da IMAGEM DA EMPRESA que, num sentido
ou noutro, se formará no mundo do Cliente. Saber prestar um serviço de qualidade, requer um
esforço continuo que permita adequar o nosso desempenho ao bem estar do cliente e para isso é
necessário:
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PORTUGUESA
COMO TRATAR UM CLIENTE QUE RECLAMA
A RECLAMAÇÃO deve ser vista como uma OPORTUNIDADE e não como um PROBLEMA. Pois
um cliente está a comunicar a sua insatisfação e é necessário agarrar essa oportunidade para o
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satisfazer.
Um cliente que reclama está chateado, por isso é necessário ter em conta diversos
procedimentos para que a situação se acalme e o final seja positivo para ambas as partes., que são:
Colocar-se no lugar do cliente para ver as coisas do ponto de vista dele e não do se próprio;
Repetir o que foi dito para se certificar da ocorrência, por palavras suas;
Analisar os factos de forma objectiva, colocando-se no lugar dele e ver o problema no ponto
Apresentar desculpas, adotando uma linguagem de Acão e não uma linguagem “piedosa”;
Ajudar o cliente dentro das possibilidades de cada um, mas é necessário ter cuidado na
Dirija o cliente para outro serviço se for o caso, mas é necessário indicar o nome e a função
Caso prometa alguma informação para o cliente, é necessário criar critérios de controlo para
Dar seguimento ao assunto, informando o seu cliente verbalmente, por meio de uma carta
Se a empresa errou, apresente as suas desculpas e refira o que esteve na origem do problema. Se for
possível efetuar a reparação do erro cometido, execute-o imediatamente. Se não, demonstre a sua
boa vontade iniciando o processo de correção ainda debaixo dos seus olhares.
Cofinanciado pelo Fundo Social Europeu e Estado Português
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Se tiver sido o cliente que se enganou, apresente as suas desculpas. Não o iniba de apresentar as
reclamações que ele entender. Nas suas respostas, acrescente um toque pessoal. Nunca se sai
vencedor de uma discussão com um cliente.
Poderá sempre suscitar simpatia ao seu cliente se considerar cada reclamação como uma
oportunidade de o conservar como cliente, de melhorar o serviço prestado e … de fazer um novo
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amigo.
ENFRENTAR RECLAMAÇÕES
Saber escutar exige uma disciplina constante. Sempre que um cliente fala, sem o saber ele está a
Assim, que ele tiver dito tudo, pode-se começar a tentar ajudá-lo. Trata-se, nesta altura, de
tomar parte na conversa de modo a favorecer e canalizar o fluxo de palavras. Pode-se intervir usando
frases do género:
Tente desviar o cliente do balcão da Recepção par outra área pública e convide-o a sentar-se,
Ouça dando amostras de que o está a ouvir: “Não tenho bem a certeza de o ter
Deste modo, há mais hipóteses de sermos considerados um aliado do Cliente e fazer com que ele
sinta, que será mais positivo ele cooperar do que entrar em discussão. Esta abordagem, baseada no
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Não é inundando o cliente de raciocínios lógicos, palavras ou argumentos que o persuadimos. Os
comentários, ou os sinais de concordância são mais susceptíveis de orientar a discussão para uma
Aprovar o cliente, empregar gestos positivos para o reconfortar e recompensar é o melhor meio de
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focalizar a sua atenção sobre os modos de resolver o conflito em vez de o focar sobre os
pormenores aborrecidos.
a uma conclusão;
As pesquisas revelam que cada cliente descontente conta a umas onze a treze pessoas aquilo que
sente, enquanto que o cliente satisfeito só diz a três pessoas.
Um cliente silencioso nunca mais volta
Então deve apresentar as suas desculpas e dê-lhe uma indemnização superior à que
seria justa.
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Ofereça-lhe um presente e certifique-se que aceitou as desculpas e vai voltar
novamente.
Pense que todos se podem enganar e explique-lhe pacientemente que é preciso provar a
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Tente conquistá-lo.
Dê-lhe tudo o que tem direito, mas nada mais que isso.
Convide-o a sair, pois é um cliente que não interessa e possivelmente irá incentivar
«A reclamação deve ser vista como uma oportunidade para melhorarmos a qualidade do
nosso serviço.»
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Quando algo corre mal:
Admita de imediato o erro. Não use evasivas. Não culpe terceiros (colegas, empresa,
fornecedores, etc.).
Peça desculpa.
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Corrija o erro imediatamente ou diga quando o vai fazer.
Informe quem e como vai resolver o problema.
Explique o que sucedeu evitando justificar-se excessivamente.
Valorize o futuro.
Como deve actuar quando um cliente demonstra, claramente, que está muito irritado?
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Conclusão
A atividade de atendimento e serviço ao cliente está cada vez mais exigente e não se
compadece com falta de profissionalismo.
A informação e as exigências dos clientes crescem e o seu tempo e paciência diminuem.
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Um atendimento que satisfaça totalmente ou ultrapasse as expectativas dos clientes
constitui uma estratégia que contribui significativamente para a afirmação da sua empresa ou
instituição.
Um bom atendimento depende grandemente das atitudes e comportamentos de todos os
colaboradores da empresa.
Quando atendemos alguém devemos querer ser simpáticos, atenciosos, competentes e
disponíveis, interiorizando que o cliente é fundamental para o sucesso de qualquer serviço e para a
nossa realização pessoal e profissional.
O ato de atendimento e serviço ao cliente exige profissionais que saibam operacionalizar os
mecanismos do atendimento: Acolher; Diagnosticar necessidades e Expectativas; Sintonizar,
Argumentar; Remover Objeções; Concluir, Servir e Fidelizar.
GOVERNO DA REPÚBLICA
PORTUGUESA
Bibliografia
ZAMBOM, Marcelo Socorro. SILVA, Fábio Gomes da. Relacionamento com o Cliente, São Paulo:
Thomson, 2006.
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