Estrutura Organizacional

Organizao, Departamentalizao, Delegao & Descentralizao, Estrutura Organizacional

Roseli Machado
Departamento de Administrao Setor de Cincias Sociais Aplicadas SESA - Guarapuava Universidade Estadual do Centro-Oeste 2.011

Plano de Aula
! Organizao & rgo ! Departamentalizao ! Tipos Usuais de Departamentalizao
n n n n

Funcional Produto Clientes rea Geogrfica ou Regio

! ! ! !

Organograma Delegao Descentralizao Estrutura Organizacional

RELEMBRANDO: Que Administrao?

Para o alcance de objetivos...

PLANEJAR
Dividir o trabalho...

CONTROLAR
Acompanhar e tomar medidas corretivas...

ORGANIZAR

DIRIGIR

Garantir que todos estejam na mesma direo...

A Funo de Organizar do Administrador

! Organizar consiste no processo de
identificar e agrupar logicamente as atividades da empresa, de modo que os recursos disponveis sejam aplicados eficiente e eficazmente e a empresa e seus funcionrios realizem objetivos mtuos.
LACOMBE & HEILBORN

A noo de rgo
! Grupo Coerente de pessoas, reunidas sob uma
autoridade hierrquica nica, a fim de exercer, de forma permanente, uma funo ou um conjunto de funes afins.

! Existem rgos de vrios nveis hierrquicos, cada

um com um ttulo que o caracteriza

! Ttulos variam de empresa para empresa ! Existncia de padres comuns

Nveis Hierrquicos Comuns

DIRETORIA SECRETARIA

DEPARTAMENTO DIVISO SEO SETOR

COORDENAO DIVISO SERVIO E SETOR SEO

Administrao de Empresas

Administrao Pblica

O que Departamentalizao
! Identificadas as atividades da empresa, elas sero agrupadas
logicamente em rgos. Esse agrupamento, bem como a diviso dos rgos em unidades menores, ser efetuado de acordo com os chamados critrios de departamentalizao.

! Departamentalizar significa dividir o trabalho dentro da estrutura

organizacional.

! Departamentalizao o agrupamento, de acordo com um critrio

especfico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais.

O que Departamentalizao
! Apesar do nome sugerir que os rgos criados denominem-se
departamentos, isso no se verifica...

! Os critrios mais conhecidos de departamentalizao so:

n n n n

Funcional Produto / Servio Cliente rea Geogrfica

! Quase todas as organizaes adotam mais de um critrio de

departamentalizao

Departamentalizao Funcional
! A departamentalizao funcional consiste em agrupar
num mesmo rgo as atividades afins, ou de mesma natureza, tambm ditas de mesma especialidade.

! Critrio mais comumente empregado, est presente

em quase todas as empresas em algum nvel hierrquico

! Mais comum: diviso da empresa de acordo com a

proposta de Fayol (comercializao, produo, finanas e administrao)

Exemplo de Departamentalizao & Organograma Funcional

Presidncia Diretoria de RH Diretoria Financeira Diretoria de Marketing Diretoria de Produo

Departamentalizao tpica de uma Organizao.

Exemplo de Departamentalizao & Organograma Funcional

Diretoria Financeira Departamento de Contabilidade Departamento de Tesouraria Departamento de Oramentos

Departamento de Recursos Humanos

Seo de Administrao de Pessoal

Seo de Recrutamento e Seleo

Seo de Registros e Pagamentos

Seo de Treinamento

Departamentalizao tpica de: a) Diretoria Financeira; b) Departamento de Recursos Humanos.

Departamentalizao por Produto

! A departamentalizao por produto ou servio agrupa
num mesmo rgo todas as atividades diretamente relacionadas a determinado produto ou servio, independente da sua natureza ou especialidade.

! feita de acordo com as atividades inerentes a cada um

dos produtos ou servios da empresa.

! Exemplos:
n

A Ford Motor Company tem as suas divises Ford, Mercury e Lincoln Continental. Um hospital pode estar agrupado por servios prestados, como cirurgia, obstetrcia, assistncia coronariana.

Exemplo de Departamentalizao & Organograma por Produto

Diretoria de Produo Departamento de Lmpadas Departamento de Transformadores Departamento de Aparelhos Domsticos

Departamento Industrial Diviso de Produtos de Limpeza Diviso de Produtos de Higiene Pessoal Diviso de Produtos Farmacuticos

Departamentalizao de: a) Fbrica de Equipamentos Eltricos; b) Empresa Diversificada

Departamentalizao por Cliente

! Na departamentalizao por clientela, o
agrupamento de atividades feito com o objetivo de servir a determinado grupo de clientes. ! A principal vantagem da Departamentalizao por clientela a adaptabilidade uma determinada clientela.

Exemplo de Departamentalizao & Organograma por Cliente

Departamento de Vendas Seo de Exportao Seo de Vendas no Atacado Seo de Vendas No Varejo

Departamento De Vendas Seo de Vendas a Farmcias Seo de Vendas a Hospitais Particulares Seo de Vendas a Hospitais Pblicos

Departamentalizao de dois Departamentos de Vendas

Departamentalizao por rea Geogrfica ou Regio

! A departamentalizao por rea ocorre principalmente em
organizaes cujas atividades so geograficamente desconcentradas, nas quais conveniente que todas essas atividades executadas na mesma regio sejam agrupadas sob a chefia de um administrador local.

! o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde

esto localizadas as operaes.

! Uma empresa de grande porte pode agrupar suas atividades de

vendas em reas do Brasil como a regio Nordeste, regio Sudeste, e regio Sul.

! Muitas vezes as filiais de bancos so estabelecidas desta

maneira.

Exemplo de Departamentalizao & Organograma por rea Geogrfica

Presidncia Diretoria da Regio So Paulo Diretoria da Regio Nordeste Diretoria da Regio Centro

Diretoria da Regio Rio

Diretoria da Regio Sul

Pode-se argumentar que o critrio o de clientela, mas na realidade o que caracteriza a departamentalizao a regio geogrfica, pois se um cliente mudar de regio, passar a ser atendido por outra filial...

Observao!
! Os quatro primeiros critrios de departamentalizao
so freqentemente usados nos nveis superiores e podem ser empregados no primeiro nvel imediatamente abaixo do principal executivo da empresa...

! preciso ficar claro que, em organizao, no h

uma nica soluo correta. Existem sempre vrias alternativas, e uma delas parece ser, em determinado momento, a mais adequada.

Vantagens e Desvantagens dos Critrios de Departamentalizao

CRITRIO VANTAGENS
Especializao

DESVANTAGENS
No favorece o controle por resultados. Facilita a estreiteza de viso e a Fragmentao (competio entre reas) Traz inflexibilidade.

FUNCIONAL

Eficincia (reduz custos)

PRODUTO

Facilita a apurao de resultados e o controle. Facilita a descentralizao.

No tira proveito da especializao. No reduz custos (duplicidade de esforos)

Vantagens e Desvantagens dos Critrios de Departamentalizao

CRITRIO VANTAGENS
Facilita o atendimento de necessidades locais.

DESVANTAGENS
No tira proveito da especializao. No reduz custos (duplicidade de esforos)

GEOGRFICO

Facilita a apurao de resultados e o controle. Facilita a descentralizao. Facilita a viso voltada para o mercado. Facilita atender melhor as necessidades dos clientes.

CLIENTELA

No tira proveito da especializao. No reduz custos (duplicidade de esforos)

Relaes Formais na Organizao

! Uma vez determinados os rgos pelos
critrios de departamentalizao, temos que estabelecer de que forma se conectam, ou seja, quais as relaes entre eles...

! H muitos tipos de relao informal... ! Do ponto de vista formal e que so

representadas no organograma...
n n

Autoridade de linha Relao de assessoria

Relaes Formais na Organizao

Autoridade de Linha
A melhor forma de impor uma idia a outros fazer-lhes crer que partiu deles. Alphonse Daudet

! A autoridade de linha ou hierrquica manifesta-se por meio de

ordens que emanam dos superiores para os respectivos subordinados, ou seja, o chefe de um rgo exerce-a diretamente sobre os seus subordinados, integrantes de um rgo. ordens aos seus subordinados... acordo com os subordinados...

! A essncia da autoridade de linha o direito do chefe de dar ! Habilidade na maneira como dar ordens, que devem variar de ! Habilidade na maneira de cobrar seu cumprimento

Representao Grfica da Autoridade de Linha

A linha representativa da autoridade de linha intercepta o retngulo representativo do rgo no meio do lado superior!

Relaes Formais na Organizao

Relao de Assessoria
Isso tudo sem contar a autoridade informal que quase sempre tem o assessor, ao ser capaz de influenciar o chefe por meio de opinies e informaes em virtude de sua posio e proximidade... Lacombe & Heilborn

! A relao de assessoria uma forma de assistncia

proporcionada pelos assessores, por meio de estudos, pareceres e trabalhos, executados para a chefia e em seu nome.

! As assessorias so usadas para...

n n n n

Estudos especializados Secretaria de alto nvel Coleta de informaes Representao

Representao Grfica da Relao de Assessoria

Assessoria

Assessoria

A linha representativa da relao de assessoria intercepta o retngulo representativo do rgo de assessoria no meio do lado vertical!

Ainda sobre a Representao Grfica da Relao de Assessoria

Presidncia
Gabinete

Assessoria que serve com exclusividade um rgo de linha.

Presidncia
Gabinete Assessoria que serve organizao.

Organograma

A Organizao & O Organograma

PRESIDNCIA

FINANAS

MARKETING

PRODUO

RECURSOS HUMANOS

R/S

! Representao grfica simplificada da

estrutura organizacional de uma instituio, especificando seus rgos, seus nveis hierrquicos e as principais relaes formais entre eles.

TREINAMENTO

REMUNERAO

AV. DESEMPENHO

SESMT

! Tem por finalidade permitir uma

visualizao rpida da forma como a empresa est organizada.

Organograma Funcional

Componentes Bsicos dos Organogramas

! Retngulos so a pedra de base na
construo de organogramas; representam os rgos que compem a estrutura (e no as pessoas)

! Linhas representam as principais

relaes formais na estrutura, especificamente o fluxo de autoridade

Alguns princpios
Presidncia

Secretaria

Diretoria Planejamento Gerncia de Planejamento Gerncia de Vendas Diviso de Controladoria Diviso de Estratgia Diviso de Avaliao

Diretoria Comercial Gerncia de Suprimentos Gerncia de Marketing Gerncia de Produo

Diretoria Industrial Gerncia de Qualidade

! rgos do mesmo nvel hierrquico

Representao nem sempre ideal...

devem ficar na mesma linha horizontal ! A posio horizontal superior nem sempre indica hierarquia...

Outros tipos de Organograma...

Exemplo de um organograma circular... Nveis superiores so mostrados no centro da circunferncia e inferiores na periferia. No possvel mostrar as relaes formais da estrutura...

O que o organograma faz e o que ele no faz!

! O organograma explicita a estrutura organizacional...
n

rgos, diviso do trabalho, forma pela qual as atividades so executadas e agrupadas Principais relaes formais... Excesso de nveis hierrquicos, de subordinados para um chefe etc.

n n

! O organograma no indica...
n n

Relaes informais... Diferentes graus de autoridade e influncia entre pessoas que esto no mesmo nvel etc.

Organograma Simplificado do Grupo Rede...

Conceitos Importantes!
DELEGAR
!
Atribuir a outrem, no todo ou em parte, a responsabilidade pelo planejamento, deciso ou execuo de algo

DESCENTRALIZAR
!
Consistente delegao ao longo da cadeia hierrquica

Sistemtica delegao de autoridade em todo o contexto de uma organizao

! !

Delegar no abdicar A cobrana por resultados uma responsabilidade indelegvel

Centralizao, em contrapartida, a sistemtica e consistente reserva de autoridade em pontos centrais da organizao.

Delegar implica comunicar com clareza, acompanhar, cobrar, verificar...

A maioria das decises relativas ao trabalho no tomada por aqueles que o executam, mas em um ponto central da organizao.

Instrumento especfico de uma chefia para um subordinado

O que delegar e o que no delegar...

O que voc quer bem-feito, faa voc mesmo!

! Detalhes e rotinas do dia-a-dia organizacional

devem ser delegados

! Decises importantes no devem ser

delegadas (afetem resultados econmicofinanceiros, imagem organizacional etc.)

Delegar & Descentralizar... Para qu?

! Liberar a direo de pormenores ! Resolver problemas especficos com
mais rapidez

! Estimular responsabilidade e iniciativa ! Proporcionar treinamentos prticos e

crescimento profissional

Amplitude de Superviso
! Nmero de subordinados de um chefe com
autoridade de linha...

! Quanto maior a amplitude de superviso

mdia numa empresa, menor a necessidade de nveis hierrquicos...

! H uma tendncia atual de reduzir o nmero

de nveis hierrquicos e aumentar a amplitude de superviso...

Amplitude de Superviso
! Estruturas Verticalizadas / Hierarquizadas
n

Quanto maior o nmero de nveis hierrquicos, menor o poder dos que esto na operao, mais demorados a comunicao e o processo decisrio.

! Estruturas Horizontalizadas / Achatadas

n

Quanto menor o nmero de nveis hierrquicos, maior o poder dos que esto na operao, mais rpidos a comunicao e o processo decisrio.

! Downsizing
n

Tcnica aplicada das abordagens contemporneas da Administrao voltada a eliminar a burocracia corporativa desnecessria, acelerar a comunicao e o processo decisrio...

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Definio & Tipos

Estrutura Organizacional
A estrutura de uma organizao pode ser definida como o resultado de um processo atravs do qual a autoridade distribuda, as atividades desde os nveis mais baixos at a alta administrao so especificadas e um sistema de comunicao delineado permitindo que as pessoas realizem as atividades e exeram a autoridade que lhes compete para o atingimento dos objetivos organizacionais (VASCONCELLOS; HEMSLEY, 2000, p.3).
VASCONCELLOS, E.; HEMSLEY, J. R. Estrutura das organizaes: estruturas tradicionais, estruturas para a inovao e estrutura matricial. So Paulo: Pioneira, 2000.

Estrutura Organizacional
Estrutura organizacional o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicaes e decises das unidades organizacionais de uma empresa (OLIVEIRA, 2001, p.85).
OLIVEIRA, D.P.R. Sistemas organizaes e mtodos: uma abordagem gerencial. So Paulo: Atlas, 2001.

Para pensarmos...
A boa estrutura organizacional, por si s, no produz bom desempenho, assim como uma boa constituio no garante grandes presidentes ou uma sociedade moral. Mas uma organizao deficiente dificulta muito o bom desempenho, no importa a excelncia de cada gerente individualmente. A boa estrutura organizacional no uma panacia, mas a estrutura correta o alicerce necessrio, que evita a frustrao e favorece a eficincia.

PETER DRUCKER

Estrutura Organizacional
Estrutura Formal

Representada graficamente pelo organograma e planejada com a inteno de organizar a empresa, em aspectos relacionados a responsabilidade, autoridade, comunicao, bem como da atribuio das atividades.

Estrutura Informal

Rede de relaes sociais e pessoais que no estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da inteno social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se renem. Portanto, apresenta relaes que usualmente no aparecem no organograma.

Tipos de Estruturas Organizacionais

! Resultam das formas de departamentalizao ! Podem ser:
n

Estruturas Funcionais: Resultam do critrio de departamentalizao funcional Estruturas Divisionais: Resultam do critrio de departamentalizao geogrfico, por produto ou por cliente Estruturas Matriciais: Combinao de dois critrios, o por projetos e o funcional

Estrutura Funcional
Estruturas funcionais ou organizaes funcionais so as estruturas de organizao departamentalizadas pelo critrio funcional no primeiro nvel.

No caso mais tradicional e simples, as quatro funes bsicas definidas por Fayol aparecem no primeiro nvel abaixo do principal executivo.

Estrutura Funcional Caracterstica

Presidncia Diretoria Marketing Estudo MKt Diretoria Financeira Tesouraria Diretoria de Administrao Informtica Diretoria de Produo Enga. Produto

Vendas

Contabilidade

RH Servios Jurdicos

Controle Qualidade

Distribuio

Oramento

Fabricao

Manuteno

Organizao Integralmente Funcional.

Vantagens da Estrutura Funcional

! Facilita a especializao profissional
n n n

Tende a melhorar a produtividade Tende a aumentar a competitividade Tende a desenvolver timos especialistas

! Facilita a coordenao dentro da funo

n

Facilita a uniformidade de tcnicas e procedimentos dentro da funo

! Favorece a reduo de custos ! Facilita a centralizao

n

Facilita a projeo da personalidade e da liderana da chefia principal ao longo da organizao

Desvantagens da Estrutura Funcional

! A coordenao das diversas funes feita no topo
n n n

Dificulta a descentralizao Atrasa as decises que envolvem coordenao entre funes Dificulta a coordenao entre funes

! Facilita a estreiteza de viso

n n n

Cada administrador um especialista dedicado sua funo Dificulta a viso sistmica dos negcios da organizao Dificulta a preparao de administradores para o topo

! Dificulta a avaliao de resultados de cada unidade

n

difcil comparar o desempenho de uma unidade com o de outra que tenha funo diferente O lucro s apurado para o conjunto da organizao

Para pensarmos: Sobre as estruturas funcionais.

! As vantagens da estrutura funcional so vitais para
as empresas simples e menores e no to cruciais para as empresas grandes e complexas...

! As estruturas funcionais costumam ser mais

eficientes em ambientes estveis e nas situaes rotineiras quando um desempenho estvel desejvel...

! As estruturas funcionais tendem a ser mais

inflexveis...

Estrutura Funcional: Quando mudar?

! O principal fator que indica a
convenincia de mudar o critrio de departamentalizao funcional no primeiro nvel a diversidade dos produtos, das tecnologias, dos mercados, das reas geogrficas...

Estrutura Funcional: Quando mudar?

! Centralizao excessiva no topo
n

Decises lentas e perdas de oportunidade

! Excesso de estanqueidade e especializao

n

Executivos passam a decidir visando otimizao de suas reas funcionais (e no otimizao dos resultados da empresa)

! Dificuldade de coordenao
n

Criao de funes de coordenao (comits, reunies excessivas)

Grande necessidade de comunicaes que percorrem longos caminhos

Estrutura Funcional: Quando mudar?

! Pirmide alta: excesso de nveis hierrquicos
n

Distncia grande da deciso execuo

! Amplitude de superviso muito alta

n

Necessidade de controles sobre os meios e burocracias

! Dificuldades de adaptao s mudanas no ambiente

n

Inflexibilidade para resolver problemas e aproveitar oportunidades

Estrutura Divisional
! Divisionalizao a separao de uma organizao com
estrutura funcional em divises mais autnomas, denominadas centros de resultados, que passam a operar com relativa independncia.

! Consiste em transformar uma estrutura funcional numa

estrutura divisional, em que as divises, baseadas em servios, produtos, regies geogrficas, operam com mais independncia, apurando resultados por diviso, e permitindo descentralizar as decises e identificar com mais preciso os produtos, servios, regies que do lucros ou prejuzos.

Estrutura Divisional
! As estruturas divisionais so departamentalizadas
no primeiro nvel por rea geogrfica ou produto, ou ainda, por clientela.

! O que caracteriza a estrutura divisional a

autonomia com que operam os rgos no primeiro nvel.

! A caracterstica da estrutura divisional a forma

de administrao descentralizada.

Estrutura Divisional
Presidncia
Regio A
Finanas Marketing Produo

Regio B
Finanas Marketing Produo

Regio C
Finanas Marketing Produo

Regio D
Finanas Marketing Produo

Organizao Departamentalizada por rea geogrfica

! Uma das grandes vantagens da

estrutura divisional justamente a possibilidade de serem apurados resultados independentes para cada rea geogrfica ou produto.

Estrutura Divisional

! Cada diviso passa assim a ser

responsvel pelo seu resultado, permitindo uma viso muito clara daquilo que est contribuindo positivamente para os resultados finais da organizao.

! A estrutura divisional aplicvel s

grandes empresas!

Estrutura Matricial
! Um pouco de histria!

Estrutura Matricial
! A estrutura matricial a estrutura de
organizao na qual existem dois tipos de rgos: os rgos principais de trabalho que tm vida limitada durao do projeto e os rgos de apoio funcional, permanentes, que apiam os projetos e os orientam...

H DOIS TIPOS DE TRABALHO NA EMPRESA... Pessoas, Recursos Limitados, Gerenciamento e Controle...

ROTINA OPERAES

PROJETO

Carter contnuo, repetitivo, rotineiro. Ex.: Atendimento ao cliente

Carter temporrio, nico. Objetivo, custos, tempo determinados... Seqncia de atividades.

Ainda sobre a Estrutura Matricial

! A organizao matricial uma forma
hbrida de organizao em que as formas funcional e por produto se sobrepem ! H uma dupla linha de comando ...

Estrutura Matricial
! Projeto a unidade organizacional envolvendo
recursos humanos e materiais que, sob a coordenao de um lder, desenvolve atividades visando resultados definidos em prazos estabelecidos.

! Na estrutura matricial, ao trmino do que nele estava

alocado volta aos seus quadros de origem (casas funcionais), para redesignao de tarefas, treinamento, indicao para outro projeto ou dispensa da empresa.

A Estrutura Matricial

Estrutura Matricial
! A estrutura matricial adequada em projetos
interdisciplinares, para os quais seja possvel estabelecer prazos e que tenha grande interdependncia entre atividades necessrias para alcanar o objetivo, como a construo de um prdio, um programa de televiso, a produo de um filme, um projeto de pesquisa ou consultoria...

! Algumas empresas que operam tradicionalmente com

a estrutura matricial so empresas de construo civil e naval, de consultoria, de pesquisa, de televiso e cinematogrficas...

Sobre a Estrutura Matricial

! A forma matricial originou-se no setor aeroespacial,
pela primeira vez com a TWA em 1959, e depois com a Nasa

! Do mesmo modo que as outras estruturas

organizacionais, a matriz possui pontos fortes e fracos...

! A vantagem potencial principal a adaptabilidade /

dinamismo

! A desvantagem advm da violao, inerente matriz,

do princpio da unidade de comando

BIBLIOGRAFIA MNIMA PARA ESTUDO

LACOMBE, F.; HEILBORN, G. Administrao: princpios e tendncias. So Paulo: Saraiva, 2006. Captulo 4 Organizao. Captulo 5 Organogramas. Captulo 19 Centralizao e Descentralizao. Captulo 20 Tipos de Estruturas Organizacionais. NOTAS DE AULA (Slides e Lousa)