Colgio Joo de Barros

Contedos: 1. Os stocks 2. A importncia da gesto de stocks 3. Os armazns 4. Gesto administrativa de stocks 5. Stock mdio 6. Stock de segurana 7. Representao grfica 8. Gesto econmica de stocks 9. Renovao econmica dos stocks 10. Aplicao informtica de gesto de stocks

G E S T O D E S T O C K S

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No final do mdulo, os alunos devero ser capazes de: dar a noo de gesto de stocks/aprovisionamento; identificar os tipos de stocks; aplicar a organizao material; saber caracterizar os tipos de armazns; explicar a localizao e implantao do armazm; identificar os tipos de equipamentos do armazm; explicar e caracterizar as tarefas administrativas; dar a noo de nota de encomenda; identificar as caractersticas da nota de encomenda; dar a noo de guia de remessa; identificar as caractersticas da guia de remessa; dar a noo de vigilncia do nvel de stock; dar a noo de stock mdio; caracterizar o stock mdio; calcular o stock mdio; e

G E S T O D E S T O C K S

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No final do mdulo, os alunos devero ser capazes de: (Continuao) dar a noo de renovao de stock; dar a noo de stock de segurana; identificar as caractersticas do stock de segurana; representar a soluo ptima da quantidade a encomendar; caracterizar e calcular os custos de posse e de efectivao; explicar o mtodo de clculo da quantidades econmicas a encomendar; calcular a quantidade ptima de encomenda; identificar os sistemas de codificao; utilizar correctamente as aplicaes informticas de gesto de stocks.

G E S T O D E S T O C K S

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Gesto de STOCKS /funo aprovisionamento
G E S T O D E S T O C K S

Aprovisionamento o conjunto de actividades, tendo por objectivo, colocar disposio da empresa os bens e servios de que necessita para exercer a sua actividade, na quantidade necessria no momento oportuno e ao menor custo possvel.

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Objectivos do aprovisionamento
G E S T O D E S T O C K S

O aprovisionamento pode ser efectuado de diversas formas, mas todas elas tm como objectivo: Situar os produtos necessrios produo ou venda; e Fazer o abastecimento oportuno dos produtos para a venda ou fabricao.

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O abastecimento oportuno dos produtos deve ser realizado optimizando a relao qualidade/preo. Os produtos podero assumir caractersticas diversas, desde as matrias-primas s embalagens de comercializao ou transporte. Os tipos de materiais existentes no armazm de uma empresa dependem das necessidades da empresa, da actividade que desenvolve e dos objectivos que visa atingir no mercado.

G E S T O D E S T O C K S

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Tipos de materiais existentes no armazm
G E S T O D E S T O C K S MatriasPrimas Bens sujeitos a transformao e que incorporam o produto final. O stock de matrias-primas sempre constitudo de forma regular e contnua.

Mercadorias

Bens aptos a serem vendidos e que resultam da produo da empresa. O stock de mercadorias renovado de forma constante proporcionalmente s vendas.

Matrias Bens que concorrem para a transformao das matriasConsumveis primas, mas que no so incorporados no produto final. Produtos Acabados e Embalagens Materiais Diversos Bens e respectivas embalagens que a empresa produz para constituir stock, caso no trabalhe por encomenda. Materiais que, no fazendo parte do produto final, so necessrios sua transformao.

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Noo de STOCK
G E S T O D E S T O C K S

Stock consiste no conjunto de materiais que se encontram no armazm da empresa e que permitem o seu normal funcionamento.

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Tipos de Stocks
G E S T O D E S T O C K S

Stock de Matrias-primas: o stock de matrias primas sempre constitudo de forma a garantir a fabricao regular e contnua. 2. Stocks de Mercadorias: o stock de mercadorias renovado constantemente de forma proporcional s vendas. 3. Stock de Produtos Acabados: o stock de produtos acabados constitudo para evitar faltas de produto em armazm ou para garantir a existncia de produto para venda. 4. Stock de Embalagens: o stock de embalagens constitudo para garantir o acondicionamento do produto acabado e das mercadorias.
1.

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Actividades do aprovisionamento
G E S T O D E S T O C K S

Comprar: a compra dos materiais deve efectuar-se nas melhores condies de qualidade e de preo (boa relao qualidade/preo) Armazenar: a armazenagem dos materiais e a sua manuteno deve fazer-se de forma eficiente e eficaz. Gerir os STOCKS: a gesto dos stocks faz-se a nvel da gesto material, da gesto administrativa e da gesto econmica.

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Objectivos das actividades do aprovisionamento
G E S T O D E S T O C K S

Organizar, de forma eficiente e eficaz, as compras de materiais em stock ou a incorporar na produo. Conseguir as melhores condies fsicas de armazenagem dos materiais em stock. Assegurar um boa gesto material, administrativa e econmica dos stocks.

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Importncia dos STOCKS
G E S T O D E S T O C K S

Permitem fazer face a situaes imprevisveis de falta de produtos em armazm Aquisio de stocks a baixos preos para os vender em situao de alta de preos Assegura o consumo regular A aquisio em grandes quantidades permite beneficiar de descontos Fazer face irregularidade do consumo Fazer face a eventualidades das entregas

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Inconvenientes dos STOCKS
G E S T O D E S T O C K S

Certos produtos no podem ser guardados em stock Por vezes fazem-se elevados investimentos de capital, que no tm um retorno rpido, enchendo-se os armazns e tornando-se um peso morto para a empresa Manter stocks tem um elevado custo Possibilidade de ruptura de stocks

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Gesto Material de Stocks
G E S T O D E S T O C K S

Desenvolve tarefas de recepo, conferncia, arrumao e entrega dos materiais.

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Gesto Material de Stocks
G E S T O D E S T O C K S

Na gesto material dos stocks a seleco do armazm, ou armazns, e do equipamento de armazm reveste-se de grande importncia.

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Seleco do Armazm
G E S T O D E S T O C K S

A escolha do armazm dever ter em conta aspectos essenciais como a sua localizao e o seu tamanho

1.

Factores de que depende a localizao:

Localizao da empresa e dos utilizadores do armazm Preo Localizao dos fornecedores Finalidades e caractersticas da empresa

2.

O tamanho do armazm depende:

Das caractersticas fsicas do produto Do espao para a movimentao dos produtos Das actividades que se desenvolvem no armazm

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Equipamento de Armazm
G E S T O D E S T O C K S

O equipamento de armazm deve:

Aumentar a produtividade das operaes Melhorar o uso do espao disponvel Diminuir os custos Optimizar a movimentao de pessoas e cargas

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Seleco do Equipamento de Armazm

G E S T O D E S T O C K S

A seleco do equipamento a ser utilizado no armazm condicionada por factores diversificados que se relacionam com:
Tamanho do armazm Caractersticas do produto a ser manuseado Capacidade de movimentao do armazm Capacidade financeira da empresa Desempenho que se pretende obter desse armazm

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Tipos de Equipamento de Armazm

G E S T O D E S T O C K S
1.

2. 3.

4.

Equipamento Administrativo: mobilirio, equipamentos informticos e outros que se encontrem ligados ao tratamento administrativo dos stocks (documentao) Equipamento de Arrumao: prateleiras fixas ou dinmicas, e empilhadores. Equipamento de Movimentao: permitem a deslocao dos produtos dentro do armazm. Exemplos: plataformas mveis, porta-paletes elctricos ou manuais, e empilhadores. Equipamento de Logstica: so os mais actuais e servem para localizar e quantificar os produtos

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reas da gesto material de stocks Recepo e Conferncia: consiste na conferncia dos materiais recebidos no armazm, com base em documentos do contrato de compra e venda (factura ou guia de remessa) Arrumao: consiste na separao dos produtos recebidos, segundo a sua classificao, e na definio do espao destinado movimentao dos equipamentos: arrumao em reas especficas (exemplo: alimentar e no alimentar); utilizao de cdigos; utilizao de etiquetas. Entrega: consiste em dinamizar as entregas no momento certo e em quantidades certas atravs do recurso a tcnicas de gesto de

G E S T O D E S T O C K S

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Documentao stocks
G E S T O D E S T O C K S Entrega

da

gesto

material

de

Recepo

Nota de Encomenda Guia de remessa Factura Guia de entrada

Etiquetas Fichas Plano de armazenagem Guia de sada Ficha de armazm Ficha de stocks

Arrumao

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G E S T O D E S T O C K S

Um plano de armazenagem ou logstica um documento onde se estabelecem as regras a seguir num armazm no que diz respeito arrumao, manuseamento e movimentao dos produtos que deve ser conhecido por todos aqueles que trabalham no armazm e que o tornam funcional, eficiente e capaz de responder s necessidades de abastecimento da empresa.

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G E S T O D E S T O C K S

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n. 5 do art. 36. do Cdigo do Imposto Sobre o Valor Acrescentado

G E S T O D E S T O C K S

5 - As facturas ou documentos equivalentes devem ser datados, numerados sequencialmente e conter os seguintes elementos: a) Os nomes, firmas ou denominaes sociais e a sede ou domiclio do fornecedor de bens ou prestador de servios e do destinatrio ou adquirente, bem como os correspondentes nmeros de identificao fiscal dos sujeitos passivos de imposto; b) A quantidade e denominao usual dos bens transmitidos ou dos servios prestados, com especificao dos elementos necessrios determinao da taxa aplicvel; as embalagens no efectivamente transaccionadas devem ser objecto de indicao separada e com meno expressa de que foi acordada a sua devoluo; c) O preo, lquido de imposto, e os outros elementos includos no valor tributvel; d) As taxas aplicveis e o montante de imposto devido; e) O motivo justificativo da no aplicao do imposto, se for caso disso; f) A data em que os bens foram colocados disposio do adquirente, em que os servios foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores realizao das operaes, se essa data no coincidir com a da emisso da factura.

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Actividades da gesto material de stocks Classificar e tratar os produtos consoante a sua importncia e caractersticas. Rentabilizar os espaos e volumes consoante as caractersticas dos produtos. Determinar a melhor armazenagem, conhecer os circuitos do armazm e controlar o seu funcionamento. Manter em condies de higiene e funcionalidade de todos os espaos do armazm. Proceder ao inventrio de existncias e registo de entradas e sadas de produtos. Reabastecer o armazm de forma regular. Conhecer os documentos e os circuitos documentais relacionados com a gesto material de stocks. Utilizar as novas tecnologias, maximizando a rentabilidade dos equipamentos.

G E S T O D E S T O C K S

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Gesto Administrativa de Stocks

G E S T O D E S T O C K S

Processa e analisa documentos relacionados com a localizao e quantificao dos stocks

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Gesto Administrativa de Stocks
G E S T O D E S T O C K S

A gesto administrativa est estreitamente ligada gesto material de stocks, nas suas reas fundamentais, a recepo e a entrega particularmente. A gesto administrativa dos stocks, pretende que as funes da gesto material de stocks sejam desempenhadas de forma simplificada e que forneam a informao precisa quando solicitada. Do mesmo modo, a gesto administrativa visa, a melhor gesto das compras e das relaes com os fornecedores dos materiais necessrios empresa.

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Informao dos documentos de gesto de stocks

G E S T O D E S T O C K S

Identificao dos materiais em stock Localizao do produto Quantidades existentes do produto em armazm

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Guia de entrada
G E S T O D E S T O C K S

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Guia de sada
G E S T O D E S T O C K S

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Ficha de Gesto de Stocks

G E S T O D E S T O C K S

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Ficha de Armazm
G E S T O D E S T O C K S

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Os documentos atrs apresentados so apenas uma referncia, pois a diversidade de documentos existente no permite a sua uniformizao. Mas na sua generalidade dos documentos apresentados podemos retirar as seguintes informaes:

G E S T O D E S T O C K S

Conhecer o stock em armazm; Evitar a ruptura ou o excesso de produtos; Calcular o custo de um determinado produto sada do armazm; Permitir uma leitura fcil e rpida de informao; Registar entradas e sadas de armazm.

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Os documentos atrs apresentados so apenas uma referncia, pois a diversidade de documentos existente no permite a sua uniformizao. Mas na sua generalidade dos documentos apresentados podemos retirar as seguintes informaes:

G E S T O D E S T O C K S

Conhecer o stock em armazm; Evitar a ruptura ou o excesso de produtos; Calcular o custo de um determinado produto sada do armazm; Permitir uma leitura fcil e rpida de informao; Registar entradas e sadas de armazm.

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Etapas da realizao da compra de materiais:

G E S T O D E S T O C K S

1.

2.
3. 4.

5.

Identificao dos bens/servios a adquirir Seleco dos fornecedores Negociao e comunicao Realizao da compra Envio de Informao aos servios de Controlo

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Negociao
G E S T O D E S T O C K S Recolha de informaes e estabelecimento de objectivos Discusso das condies e formalizao do acordo Transferncia das condies acordadas para o departamento financeiro para se fechar o negcio

Pr-negociao Partes em que se divide a negociao Encontro negocial

Ps-negociao

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Negociao
Preos Conseguir a melhor relao qualidade preo Negociar os melhores prazos de pagamento, por exemplo mais de 30 dias Negociar formas de reduzir os custos unitrios dos produtos

G E S T O D E S T O C K S

Prazos de pagamento

Elementos da negociao

Descontos

Modalidades de entrega

Exigir condies de entrega que mantenham as caractersticas dos produtos intactas at sua utilizao/venda

Colaborao comercial Remunerao de servios

Negociar formas de partilhar alguns custos de armazenagem, por exemplo. Negociar formas de remunerar outros servios prestados pelos fornecedores, especialmente nos pontos de venda

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Ciclo documental das compras

G E S T O D E S T O C K S

Documentos relativos s compras

Documentos de Apoio Contratos celebrados com fornecedores Negociaes anteriores Comprar na concorrncia Tabelas de preos dos fornecedores Listagem de produtos comercializados Ficheiro de fornecedores Documentos de Movimentao de mercadorias Requisies Notas de encomenda Guias de remessa Facturas Notas de dbito/crdito Recibos

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Gesto Econmica de Stocks

G E S T O D E S T O C K S

Determina as quantidades a adquirir e a sua gesto, de modo a evitar rupturas ou excessos de stocks em armazm.
A gesto econmica de stocks visa a determinao do nvel ptimo de stocks a constituir, tendo em conta a procura e os custos envolvidos e a classificao dos stocks, minimizando os custos sada do armazm.

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Variveis da Gesto Econmica de Stocks

G E S T O D E S T O C K S

Procura: determinar o nmero de vezes a comprar e a quantidade a comprar de cada vez, condicionadas pela procura dos bens.

Custos: Envolve os custos de aquisio, o custo de cada encomenda e o custo de posse dos stocks.

Colgio Joo de Barros

Os stocks suportam trs espcies de custos:
G E S T O D E

1.

2.

3.
S T O C K S

Custos de processamento da encomenda: despesas ligadas constituio e renovao dos stocks, acresce ao preo de compra dos materiais. Despesas de posse dos stocks: despesas de manuteno: rendas, seguros, juros de emprstimos, electricidade, etc. Despesas de ruptura de stocks: despesas derivadas da perda de clientes ou pela falta de ganho com os materiais que deixaram de vender-se por falta de existncia em armazm.

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Custos de posse
G E S T O D E S T O C K S

Proporcionais ao valor do stock em armazm. Para os diminuir necessrio baixar o stock mdio, encomendando frequentemente e pouco de cada vez. Fazem parte destes custos:

Amortizao/aluguer das instalaes; Custos com pessoal de armazm; Custos resultantes de deteriorao e roubo; Iluminao, climatizao; Obsolescncia.

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Custos de lanamento de encomendas
G E S T O D E S T O C K S

Proporcionais nmero de encomendas efectuadas, seja do exterior, seja por ordem de fabrico interna. Para os diminuir, ser necessrio encomendar poucas vezes e muito de cada vez. Em consequncia aumentar o stock mdio em armazm. Fazem parte destes custos:

Custos com o financiamento do departamento de compras (consulta a fornecedores); Anlise dos postos de trabalho; Custos de expedio dos bens; Etc.

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Custos de lanamento de encomendas
G E S T O D E S T O C K S

Proporcionais nmero de encomendas efectuadas, seja do exterior, seja por ordem de fabrico interna. Para os diminuir, ser necessrio encomendar poucas vezes e muito de cada vez. Em consequncia aumentar o stock mdio em armazm. Fazem parte destes custos:

Custos com o financiamento do departamento de compras (consulta a fornecedores); Anlise dos postos de trabalho; Custos de expedio dos bens; Etc.

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Representando graficamente os custos de posse e os custos de lanamento obtemos:
G E S T O D E S T O C K S

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Quanto menor for o nmero de bens adquiridos em cada encomenda, num determinado perodo, mais frequentes sero as encomendas, aumentando os custos de lanamento mas diminuindo o custo de posse do stock. Um stock elevado, pelo contrrio, leva a encomendas pouco frequentes e faz diminuir o custo de lanamento de encomendas, mas implica um aumento do custo de posse do stock.
Resumindo: Quando a quantidade a encomendar aumenta o Cs aumenta e o Cl diminui. Quando a quantidade a encomendar diminui o Cs diminui e o Cl aumenta.

G E S T O D E S T O C K S

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preciso equilibrar os 2 tipos de custo, definindo a quantidade ptima a encomendar para a qual o custo total mnimo. Esta quantidade designada por lote econmico.
Acresce a estes custos o custo de aquisio da encomenda: valor da factura + encargos de ter as mercadorias (transportes, seguros, etc) Nota: Por comodidade de representao no se inclui estes custos no grfico.

G E S T O D E S T O C K S

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PRAZO DE APROVISIONAMENTO Compreende:
G E S T O D E S T O C K S

Tempo de trabalhos administrativos de lanamento de encomenda; Tempo para trnsito da encomenda para o fornecedor; Tempo de aviamento do fornecedor; Tempo de trnsito da mercadoria; Tempo para controlo de qualidade, contagem, registo e arrumao no armazm.

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2 principais problemas que se colocam gesto de stocks:
G E S T O D E S T O C K S

Quando encomendar? Quanto encomendar de cada vez?

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Quando encomendar?
G E S T O D E S T O C K S

A situao ideal corresponderia a que a entrada do novo lote em armazm se fizesse no momento em que se esgotasse o anterior. Assim, se o prazo e aprovisionamento previsto fosse de 15 dias, uma nova encomenda deveria ser lanada exactamente 15 dias antes de esgotado o stock. Supondo que determinada empresa possui um stock de 3000 unidades do material A e que o consumo mensal previsto de 1000 unidades:

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G E S T O D E S T O C K S

Ponto de encomenda: nvel de stock em que se desencadeia o processo de uma nova encomenda.

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Em 31/3, o stock estar esgotado e haver portanto ruptura de G E S T O D E O stock variou entre 0 e 3000 unidades. Em mdia encontramS T O C K S

stock. Como o prazo de aprovisionamento de 15 dias, a nova

encomenda deve ser lanada exactamente 15 dias antes de esgotado o lote. Nessa altura o nvel de stock dever ser de 500 unidades. O ponto de encomenda corresponde a 500 unidades.

-se em armazm 3000/2=1500 unidades que so o stock mdio.

STOCK MDIO= Q/2

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frequente que a procura seja irregular e que os prazos de G E S T O D E S T O C K S

aprovisionamento sejam mais elevados que os estimados. Isso

pode originar ruptura de stock. As empresas tentam minimizar este risco mantendo um stock de segurana. um stock improdutivo, deve por isso ser minimizado ao minmo.

Voltando ao exemplo anterior, e representando graficamente o stock de segurana:

Stock em 1/1/n 3000 unidades

Consumo mensal previsto - 1000 unidades Prazo de aprovisionamento 15 dias Stock de segurana 500 unidades

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G E S T O D E S T O C K S

Novo ponto de encomenda = 1000 unidades O stock activo varia entre 500 e 3000 unidades

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Clculo do lote econmico

G E S T O D E S T O C K S Calcular a quantidade ptima a encomendar de cada vez atravs do modelo de Wilson

Pressupostos do modelo de Wilson: A procura/unidade de tempo constante e independente de outros produtos; O prazo de aprovisionamento constante. No se consideram rupturas; O custo de lanamento de encomenda independente da quantidade encomendada; O custo de posse do stock proporcional quantidade; O custo unitrio de compra independente da quantidade encomendada. O reaprovisionamento instantneo.

G E S T O D E S T O C K S