Sem fronteiras para o conhecimento

Ciclo de Mentoria para Projetos Lean

Seis Sigma
 1º Encontro

ETAPA DEFINIÇÃO
Apresentação
Daniel Fraga
▪ Engenheiro de Produção pela UFMG (Universidade Federal de Minas Gerais),
MBA em Gestão Empresarial e Gestão de Pessoas, especialista Master Black
Belt em Lean Seis Sigma.

▪ Desde 2008, atua como especialista em sistemas de produção e consultor de

melhoria contínua.

▪ Experiência em execução de projetos Lean e Seis Sigma, utilizando os

métodos PDCA ou DMAIC em empresas da área industrial e de serviços.

▪ Atuação como consultor Master Black Belt nas empresas Atento,

ArcelorMittal, Banco HSBC, Bematech, Eleva Educação, Embraer, Grupo Fleury,
Hermes Pardini, Líder Aviação, Localiza, Lojas Americanas, MRS Logística,
Nestlé, Samarco, Thyssenkrupp, Tuper, Unilever, Villares Metals e Vivo.

▪ Responsável pelo treinamento de mais de 600 Green Belts e Black Belts e

orientação de mais de 250 projetos Seis Sigma.
1º Encontro

Etapa de Definição

❑ Atividades da etapa

❑ Identificação do projeto Lean Seis Sigma

❑ Ferramentas utilizadas

❑ Definição do escopo e planejamento

❑ Elaboração do contrato do projeto

❑ Questões a serem respondidas

 Atividades da etapa
Sequência de atividades

DEFINIR O ESCOPO DO ELABORAR O

INÍCIO DO
PROJETO COM CONTRATO DO
PROJETO
PRECISÃO. PROJETO.

FIM DA
QUAL É O QUAL É O PRINCIPAL
FASE
PROBLEMA? PROCESSO ENVOLVIDO?
DEFINIÇÃO

AVALIAR O IDENTIFICAR
HISTÓRICO DO NECESSIDADES DOS
PROBLEMA. CLIENTES DO PROJETO.
1º Encontro

Etapa de Definição

❑ Atividades da etapa

❑ Identificação do projeto Lean Seis Sigma

❑ Ferramentas utilizadas

❑ Definição do escopo e planejamento

❑ Elaboração do contrato do projeto

❑ Questões a serem respondidas

Identificação do projeto Lean Seis Sigma
Possíveis fontes

Exemplos de fontes para potenciais projetos:

▪ Desdobramento de metas (exemplo: indicadores financeiros, de processo, clientes e

aprendizagem);
▪ Mapeamento de processos;
▪ Identificação de desperdícios;
▪ Necessidade de clientes internos e externos;
▪ Benchmarking.
Identificação do projeto Lean Seis Sigma
Nível de Trabalho
1. Alinhamento das metas coorporativas
junto aos acionistas;
Nível 2. Definição de métricas de performance
Estratégico Metas e financeiras;
Estratégicas 3. Desdobramento de metas para a
organização.

1. Gerenciamento das atividades

que cumprirão os objetivos
Nível Lean estratégicos propostos;
Tático Seis Sigma 2. Definição das métricas e metas
de nível gerencial a serem
alcançadas.

1. Entendimento das
Nível métricas e metas
Operacional Gestão da Rotina do trabalho operacionais;
2. Definição de normas,
padrões, etc.
1º Encontro

Etapa de Definição

❑ Atividades da etapa

❑ Identificação do projeto Lean Seis Sigma

❑ Ferramentas utilizadas

❑ Definição do escopo e planejamento

❑ Elaboração do contrato do projeto

❑ Questões a serem respondidas

Ferramentas utilizadas
Exemplos

Algumas das ferramentas utilizadas na etapa de Definição de projetos Lean Seis Sigma são:

▪ Mapa de Raciocínio: é o documento que registra o raciocínio de condução do projeto Lean Seis Sigma.
▪ Voz do Cliente (definição de CTQs): ferramenta que descreve as necessidades dos clientes internos ou externos
sobre o produto/serviço entregue.
▪ Escopo do Projeto: é o dimensionamento do projeto. No escopo, você define quais elementos farão parte ou
não do seu plano.
▪ SIPOC: diagrama utilizado para definir o principal processo envolvido no projeto de forma macro, facilitando a
visualização do escopo do projeto.
▪ Contrato de Projeto – ou Project Charter: documento que formaliza o projeto Lean Seis Sigma e firma um
acordo entre a equipe que o executa - o Belt e os gestores da empresa.
Ferramentas utilizadas
Exemplos

Algumas das ferramentas utilizadas na etapa de Definição de projetos Lean Seis Sigma são:

▪ Mapa de Raciocínio;
▪ Voz do Cliente (definir CTQs);
▪ Matriz de Escopo;
▪ SIPOC;
▪ Contrato de Projeto (Project Charter).
Ferramentas utilizadas
Exemplos

Algumas das ferramentas utilizadas na etapa de Definição de projetos Lean Seis Sigma são:

▪ Mapa de Raciocínio;
▪ Voz do Cliente (definir CTQs);
▪ Matriz de Escopo;
▪ SIPOC;
▪ Contrato de Projeto (Project Charter).
1º Encontro

Etapa de Definição

❑ Atividades da etapa

❑ Identificação do projeto Lean Seis Sigma

❑ Ferramentas utilizadas

❑ Definição do escopo e planejamento

❑ Elaboração do contrato do projeto

❑ Questões a serem respondidas

Definição do escopo e planejamento
Escopo claro

Antes de elaborar o contrato do projeto, deve ser definido claramente qual o

escopo do projeto, ou seja, o que será realizado neste.

Fora Dentro Fora

<elementos que não farão parte do <elementos que farão parte do projeto> <elementos que não farão parte do
projeto> <podem envolver fatores limitantes ou barreiras> projeto>
<podem envolver fatores limitantes <podem envolver fatores limitantes
ou barreiras> ou barreiras>

Utilize amplamente esta ferramenta para melhor dimensionar o seu projeto Lean Seis
Sigma
Definição do escopo e planejamento
Planejamento
Planejamento das Entregas do Projeto

Tempo
1º Encontro

Etapa de Definição

❑ Atividades da etapa

❑ Identificação do projeto Lean Seis Sigma

❑ Ferramentas utilizadas

❑ Definição do escopo e planejamento

❑ Elaboração do contrato do projeto

❑ Questões a serem respondidas

Elaboração do contrato do projeto
Project Charter

É um documento que firma um acordo entre a equipe executora do projeto, o Belt e os gestores da
empresa (Champions e Sponsors) e deve apresentar os seguintes objetivos:

▪ Apresentar claramente os objetivos que são esperados da equipe;

▪ Formalizar as principais definições do início do projeto como cronograma, escopo e meta;
▪ Promover o comprometimento dos envolvidos.
Elaboração do contrato do projeto
Exemplo

PROJECT CHARTER
Contrato do Projeto

Título do Projeto
Redução dos custos de juros e multas com pagamentos atrasados aos fornecedores.

Green Belt Data de elaboração do contrato:

Roberto Silva 15/03/2016

Descrição do Problema
O atual processo de pagamento de Notas Fiscais de fornecedores não permite o pagamento no prazo,
conforme acordado em contrato. Reclamações por partes dos fornecedores tem se mostrado cada vez
mais frequente e a empresa paga juros e multas pelos atrasos. Algumas iniciativas já foram feitas na área,
contudo sem sucesso.

Indicador do projeto Periodicidade Valor Atual

Custos de juros e multas (R$) Mensal R$ 52.500,00
Elaboração do contrato do projeto
Exemplo
Comportamento Histórico do Problema

Meta
Reduzir o patamar médio dos custos de juros e multas em 63,7% (de R$ 45.487,00 para R$16.500,00),
considerando um desvio padrão de R$ 3.800,00, em um período de 4 meses.

Ganhos (Anual)
$$$ (Tangível) Qualidade (Intangível)
1. R$ 28.987,00 por mês ou um ganho potencial 1. Perda de credibilidade no mercado
de R$ 347.844,00 no ano. 2. Perda de poder de negociação junto ao fornecedor
3. Desgaste interno entre a área de operações e a
área financeira
Elaboração do contrato do projeto
Exemplo
Escopo (Dentro vs Fora)
Dentro Fora
1. Todos os fornecedores da área de operações 1. Notas Fiscais recebidas pelo RH
2. Mapear os processos da área de Contas a Pagar 2. Processos secundários de pagamentos de NFs
3. Novos fornecedores serão incluídos nas soluções
do projeto

Equipe Responsabilidade no Projeto

Roberto Silva Líder do Projeto (Green Belt)
Amanda Oliveira Coleta de dados
Ricardo Braga Análise estatísticas
Letícia Cabral Levantamento de causas e soluções

Cronograma
Definir Medir Analisar Melhorar Controlar
01 a 15/03/16 16/03 a 30/04/16 01 a 15/05/16 16/05 a 15/06/16 16 a 30/06/16

APROVAÇÕES

Sponsor

Champion

Green Belt
1º Encontro

Etapa de Definição

❑ Atividades da etapa

❑ Identificação do projeto Lean Seis Sigma

❑ Ferramentas utilizadas

❑ Definição do escopo e planejamento

❑ Elaboração do contrato do projeto

❑ Questões a serem respondidas

Questões a serem respondidas
Ao final da etapa

O líder do projeto entende qual é o impacto deste projeto para a organização?

O histórico do problema foi analisado?

A meta foi bem definida?

O cronograma foi planejado de acordo com o tempo

A memória de cálculo dos ganhos foi aprovada?

O contrato do projeto foi preparado e aprovado?

DÚVIDAS?
Sem fronteiras para o conhecimento

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