Texto de Apoio - Aprovisionamento & Seus Custos

UFCD 7851
APROVISIONAMENTO, LOGÍSTICA E
GESTÃO DE STOCKS
APROVISIONAMENTO & SEUS CUSTOS
GUIDA PATRÃO
UFCD 7851 - APROVISIONAMENTO, LOGÍSTICA E GESTÃO DE STOCKS
APROVISIONAMENTO; CUSTOS & SUA GESTÃO
As empresas devem abastecer-se de bens e/ou serviços necessários, devendo

fazê-lo ao melhor preço e qualidade. As caraterísticas e objetivos das
empresas determinam os produtos e/ou serviços que terá de dispor no decurso
da sua atividade laboral, por forma a satisfazer, atempadamente, as
necessidades dos consumidores. Para o efeito, cada empresa deve ter em
stock os artigos de que necessita para o bom desenvolvimento do seu
"processo produtivo", independentemente de ser uma empresa agrícola,
comercial, industrial ou de serviços.
Aquando a constituição desses stocks, a empresa deve ter em atenção a

minimização dos custos do aprovisionamento, nomeadamente:
➢ (CA) Custo de aquisição que engloba custos de transporte, inspeção,

receção, etc.
➢ (CE) Custo de efetivação da encomenda, que engloba o tempo

despendido para encomendar um artigo.
➢ (CP) Custo de posse, com a manutenção dos stocks, conservação, etc.
➢ Custos de rutura de stocks, quando o armazém não satisfaz a procura.
Qualquer empresa deve procurar deter o nível de stocks que permita

minimizar os custos de posse em armazém, o custo de efetivação de cada
encomenda e o custo de aquisição dos artigos. Para o efeito, tem à sua
disposição três tipos de gestão, os quais individualmente, ou em conjunto, a
ajudarão a assegurar o correto abastecimento à empresa, quer no que diz
respeito à quantidade, quer no que diz respeito à qualidade e custos inerentes
a todo o processo de stocagem.
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Os tipos de gestão a que nos referimos são a:
➢ GESTÃO MATERIAL, a qual compreende a gestão de armazéns e

equipamentos, assim como a gestão material de stocks.
➢ GESTÃO ADMINISTRATIVA, a qual compreende a organização e registo

dos stocks e a organização das compras de stocks.
➢ GESTÃO ECONÓMICA, a qual compreende a otimização dos stocks.
GESTÃO MATERIAL
O objetivo deste tipo de gestão é rececionar os produtos comprados,

armazená-los e movimentá-los, com o objetivo de fazer chegar os produtos
aos respetivos utilizadores. Para o efeito, o responsável por este tipo de
gestão deve ter os seguintes cuidados:
➢ Determinar a localização e circulação de todos os materiais em armazém

da forma mais correta e mais fácil.
➢ O arrumar e retirar de todos os materiais deve ser feito de um modo

rápido e fácil, logo a sua arrumação no armazém deve ser
cuidadosamente efetuada.
➢ Providenciar uma proteção contra roubo e deterioração, limitando para o

efeito os acessos de pessoas estranhas aos armazéns.
➢ Localizar o armazém em função das estratégias adotadas pela empresa.
➢ O pessoal deve ser qualificado de forma a identificar corretamente as

necessidades da empresa em cada momento.
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A gestão material dos stocks é constituída por um conjunto de tarefas que

tem como finalidade a arrumação, movimentação e defesa dos stocks em
armazém, independentemente do armazém ser próprio ou alugado. São
objetivos da gestão material dos stocks:
➢ Minimizar os custos de armazenagem.
➢ Evitar a deterioração de materiais ou produtos armazenados.
➢ Facilitar a correta identificação de cada produto ou material.
➢ Racionalizar as movimentações dentro dos armazéns, tanto nas

operações de receção, como nas operações de fornecimento aos
serviços requisitantes.
➢ Promover o oportuno e correto fornecimento dos bens requisitados.
A armazenagem dos bens que são alvo da gestão material de stocks exige
espaços adequados aos produtos a armazenar, assim como, um PLANO DE
ARMAZENAGEM, adequado o qual deve prever:
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Para que o Plano de Armazenagem seja eficaz e eficiente, pressupõe a

nomenclatura de todos os artigos em stock, exigindo esta:
➢ A ordenação dos artigos e atribuição de uma designação completa e

precisa.
➢ A codificação dos artigos
➢ A arrumação dos artigos respeitando a frequência de movimentação e

os valores a movimentar.
Qualquer plano de armazenagem pode beneficiar da automatização dos

processos, reduzindo a intervenção humana ao controlo de uma mesa de
comandos para a colocação e recolha dos produtos.
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Esta automatização tende a diminuir a superfície dos armazéns, proporciona o

aumento da segurança e permite a constante atualização da base de dados
que contem as fichas de armazém dos artigos, permitindo, a qualquer
momento, saber os artigos existentes em armazém. Concluindo, podemos
resumidamente dizer que a gestão material dos stocks engloba três áreas
específicas a saber: receção e conferência dos bens, encaminhamento e
arrumação dos bens e entrega aos serviços que requisitem os respetivos bens
(departamento comercial, administrativo de produção…), as quais a seguir se
descrevem.
RECEÇÃO & CONFERÊNCIA

Tarefa que consiste na conferência dos materiais recebidos no armazém, com
base em documentos denominados guias de remessa, e cujo objetivo é conferir
a quantidade e qualidade dos produtos que chegam ao armazém.
Para a conferência, o responsável pela receção das mercadorias também deve
estar na posse da nota de encomenda para poder conferir se os artigos que
chegam ao armazém, são os mesmos que foram solicitados e respeitam as
condições acordadas.
ENCAMINHAMENTO & ARRUMAÇÃO

Esta tarefa consiste na separação dos produtos por áreas específicas, códigos,
etiquetas, assim como, na definição do espaço destinado à movimentação dos
equipamentos necessários para cada tipo de artigo.
ENTREGA
Tarefa desenvolvida sempre que surge um pedido ao armazém, o que tem de
ser adequadamente satisfeito. Na realização desta tarefa, o responsável pelo
armazém deve ter em atenção que deve atualizar a ficha de stock e/ou de
armazém, identificando eventuais necessidades de reposição. Nas empresas
industriais ainda podemos ter o preenchimento das guias de saída, documento
auxiliar ao preenchimento das fichas de armazém e controlo dos stocks.
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GESTÃO ADMINISTRATIVA
O objetivo da gestão administrativa dos stocks é identificar e classificar os

materiais em armazém, permitindo conhecer permanentemente o que existe,
quanto e onde existe. Assim sendo, a gestão administrativa dos stocks
pressupõe todo um conjunto de atividades de natureza administrativa que
permitam conhecer, a qualquer momento, de uma forma clara e precisa:
➢ As quantidades de bens entrados nos armazéns da empresa.
➢ As quantidades de bens saídos dos armazéns da empresa.
➢ As quantidades existentes de cada um dos bens nos armazéns da

empresa.
➢ Analisar os desvios entre as quantidades existentes e as quantidades

que deviam existir.
Para que a gestão administrativa seja corretamente realizada, existe um

conjunto de tarefas que o responsável pelo aprovisionamento deve
desenvolver, nomeadamente:
➢ Criar um registo de existências o qual deve ser suportado pelas guias de

remessa(4) enviadas pelos fornecedores e pelas requisições (6) efetuadas
pela empresa em função das encomendas dos seus clientes.
➢ Preenchimento das fichas de stock (7)

de acordo com as diferentes
espécies de bens existentes em armazém e que são escrituradas em
quantidades, quer pelas entradas, quer pelas saídas de existências.
GUIDA PATRÃO 6
➢ Atualização das fichas de armazém (8) de acordo com o sistema de

custeio definido para a empresa, as quais registam a quantidade e o
valor das entradas, a quantidade e o valor das saídas e as existências
(em valor e em quantidade) após cada movimento.
Assim sendo, os documentos que suportam a gestão administrativa dos

stocks são: as requisições internas, as notas de encomenda, as guias de
remessa, as guias de entrada(9), as guias de saída(10), as fichas de stock e as
fichas de armazém.
Podemos assim concluir que a gestão administrativa de stocks é

fundamental para a empresa porque permite:
➢ Saber a quantidade disponível de bens no armazém da empresa.
➢ Conhecer o valor das perdas e da deterioração sofrida pelos bens no

armazém.
➢ Permitir que a direção da empresa saiba se pode dispor de bens

suficientes para as suas necessidades.
➢ Saber se a empresa pode dispor de bens suficientes para as suas

necessidades.
➢ Determina com segurança qual o momento em que se deve

desencadear uma nova compra.
➢ Evitar a deterioração dos materiais armazenados.
Qualquer empresa, independentemente da sua dimensão possui um serviço de

compras organizado em função das suas necessidades, dimensão e área de
negócio.
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Qualquer serviço de compras deve ser responsável não só pela aquisição de

bens de equipamento, existências e serviços, mas também pela obtenção
desses bens na melhor quantidade e qualidade e ao menor preço possível.
Qualquer processo de compra deve respeitar um conjunto de passos abaixo
descritos, e anteriormente referidos:
✓ Identificação da necessidade de compra

✓ Pesquisa do fornecedor
✓ Consulta a fornecedor
✓ Receção e análise das propostas de fornecimento
✓ Efetivação do pedido de compra (nota de encomenda)
✓ Receção & conferência das mercadorias (guia de remessa)
GESTÃO ECONÓMICA
Este tipo de gestão diz respeito aos custos relativos à aquisição e manutenção
dos stocks, nomeadamente no que diz respeito aos custos de posse e custos
de efetivação das encomendas. Para o efeito a empresa deve ter em atenção
que os recursos financeiros das empresas são escassos pelo que não deve ter
demasiado capital empatado em stocks e, simultaneamente deve procurar ter
as quantidades em stock, ideais para a sua atividade. Assim sendo, a gestão
económica deve preocupar-se com 4 tipos de custos inerentes:
➢ (CA) Custo de aquisição que engloba custos de transporte, inspeção,

receção, etc.
➢ (CE) Custo de efetivação da encomenda, que engloba o tempo

despendido para encomendar um artigo.
➢ (CP) Custo de posse, com a manutenção dos stocks, conservação, etc.
➢ Custos de rutura de stocks, quando o armazém não satisfaz a procura.
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A gestão económica dos stocks consiste essencialmente numa procura de

racionalização e sistematização para o aprovisionamento dos stocks de tal
forma que:
➢ Qualquer artigo seja fornecido aos serviços utilizadores ao mínimo custo

total;
➢ Seja assegurada a continuidade do fornecimento aos serviços

utilizadores;
➢ A obtenção desta continuidade não custe mais caro do que a falta que
ela suprime.
O objetivo da gestão económica dos stocks consiste na procura do

equilíbrio entre duas necessidades contraditórias:
➢ Por um lado, manter a cadência contínua no abastecimento dos serviços

utilizadores, de modo a que estes possam desenvolver a sua atividade
sem quaisquer interrupções;
➢ Por outro, limitar ao mínimo o investimento dos serviços em stocks, quer

motivados pela sua possível perecibilidade e espaço ocupado, quer pela
limitação orçamental existente nos serviços.
A compatibilização entre estas duas necessidades é difícil, como resultado das

funções que os stocks desempenham e que, genericamente se assemelham a
amortecedores entre o serviço e o exterior. Assim a constituição dos stocks
permite:
➢ Absorver o excedente de artigos adquiridos em relação às necessidades

reais de utilização dos serviços;
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➢ Absorver as flutuações imprevisíveis dos consumos das diversas secções

e/ou dos prazos de entrega. Assim, em stock, devemos ter sempre uma
quantidade mínima (stock mínimo) a fim de fazer face a uma utilização
anormalmente elevada ou a um atraso no cumprimento dos prazos de
entrega previstos, evitando os problemas provocados pela rutura de
stocks.
Deste modo, encontramo-nos sempre perante dois aspetos contraditórios, cada

um dos quais apresentando vantagens e inconvenientes. Assim, se a
manutenção de um volume elevado de stocks permite garantir a
continuidade dos fornecimentos ao serviço utilizador, impõe, em contrapartida,
que o serviço suporte custos elevados com a sua armazenagem e
conservação, isto é, o chamado custo de posse.
Por outro lado, stocks reduzidos permitem minimizar o custo de posse

enquanto, contrariamente se elevam os riscos de rutura, o que pode dar
origem a perturbações no bom funcionamento dos serviços.
A solução para tal dilema estará em encontrar o compromisso, entre os

objetivos que se pretendem atingir com a constituição e manutenção dos
stocks e a necessidade de reduzir os encargos que a sua existência
necessariamente implica.
Assim sendo, o objetivo da gestão de stocks materializa-se na procura de uma

racionalização e sistematização para o aprovisionamento, de tal forma que
qualquer material seja entregue aos serviços utilizadores pelo mínimo custo
total, e no momento em que a respetiva necessidade se concretize.
Os stocks suportam, para além do custo de rutura, três espécies de custo:

custo de efetivação das encomendas para a constituição e reabastecimento, o
qual vai somar-se ao preço de compra dos artigos e ao custo de posse inerente
à sua existência e que vai agravar os preços de saída de armazém.
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Assim sendo, o objetivo da gestão económica de stocks tem um triplo objetivo,

minimizar os três tipos de custos do aprovisionamento, ou seja, o custo de
aquisição, o custo de efetivação das encomendas e o custo de posse.
A empresa deverá então fazer uma gestão económica dos seus stocks, ou
seja, deve ter à sua disposição, em armazém, os níveis ótimos de stock para
que:
➢ Não corra riscos de falta de materiais, produtos ou mercadorias.
➢ Não fique privada de investir em atividades mais rentáveis devido a um

excesso de investimento em stocks.
Assim sendo, uma gestão ótima de stocks obriga a que o responsável pela
mesma atue sobre as entradas e saídas de stocks. Se a atuação sobre as
entradas de stocks é mais fácil uma vez que a empresa pode prever, não só o
volume de compras com base no consumo provável e no prazo de entrega dos
fornecedores, já a sua atuação sobre a saída de stocks é mais difícil uma vez
que esta está dependente do consumo aleatório que está condicionado pelos
gostos e necessidades dos consumidores, obrigando a empresa a fazer uso de
estratégias comerciais tais como descontos, promoções, saldos, etc.
A determinação do lote económico a comprar implica que todo o bem deve

ser adquirido ao menor custo total no momento oportuno de tal modo que
esta obtenção não fique mais cara à empresa que tal falta de fornecimento
supera.
Podemos assim concluir que a gestão económica dos stocks estuda as

quantidades média, máximas e mínimas a manter em stock, de modo a
conseguir o equilíbrio entre:
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➢ O montante financeiro imobilizado em stock.
➢ O custo de posse em armazém dos materiais.
➢ A tentativa de não ter um stock obsoleto.
➢ Evitar uma rutura de stock.
O que nos leva à existência de duas tarefas essências do serviço de gestão de

stocks: o momento da renovação dos stocks e a vigilância do nível de stocks.
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OS ELEMENTOS DO CUSTO DE APROVISIONAMENTO

(CUSTOS ASSOCIADOS AOS STOCKS)
Quando se elege como um dos objetivos fundamentais a minimização do custo

total de aprovisionamento, uma gestão de stocks racional apenas pode ser
exercida a partir do conhecimento dos elementos parcelares que compõem
esse custo.
Assim, interessa-nos determinar o valor de um artigo à saída do armazém (o

custo de aprovisionamento), sendo possível nesse custo, distinguir três
elementos:
➢ O custo de aquisição;
➢ O custo de efetivação das encomendas;
➢ O custo de posse.
A gestão económica dos stocks é baseada em previsões, quer das quantidades

a utilizar nos próximos períodos, quer dos custos dos artigos de armazém. O
custo do artigo em armazém resulta da soma do valor líquido da
mercadoria apresentado na fatura com as despesas de transporte, as
despesas de efetivação da encomenda e do custo de posse em stock.
CUSTO DE AQUISIÇÃO
Este custo é constituído pelo preço que a empresa paga aos seus fornecedores
pela mercadoria e serviços adicionais, nomeadamente os custos relativos ao
transporte e seguros dos materiais, se estes não se encontrarem englobados
na fatura. Este custo é, regra geral, proporcional às quantidades adquiridas.
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CUSTO DE EFETIVAÇÃO DAS ENCOMENDAS

O custo de efetivação das encomendas, regra geral corresponde a 1% a 2% do
montante total das encomendas e compreende todos os gastos devidos ao
procedimento de compra, como remunerações e encargos com os agentes do
aprovisionamento, estudos de mercado, despesas com negociações, redação
das encomendas, controlo dos prazos, relance aos fornecedores, controlo das
entregas e conferência das faturas. Resumidamente podemos dizer que o
custo de efetivação das encomendas engloba os encargos relativos à
preparação e lançamento das encomendas, à negociação com os fornecedores
(quando for o caso) e à receção dos materiais. São elementos integrantes
deste custo os custos com o financiamento do departamento de compras,
assim como com os ensaios e análise dos bens (quando necessário),
nomeadamente:
➢ Os encargos derivados do funcionamento do serviço de compras;
➢ O custo da receção dos artigos;
➢ As despesas inerentes à deslocação do pessoal afeto a este serviço;
➢ As despesas postais;
➢ Custos com a consulta a fornecedores, documentação, receção, controlo

e arrumação das encomendas, contabilidade…;
➢ As despesas inerentes à abertura de concurso (quando o procedimento

for por concurso) até ao fornecimento efetivo dos artigos;
“O custo de efetivação das encomendas será tanto menor, por unidade de

artigo, quanto maior for o número de artigos encomendados de cada vez, e
inversamente.”
GUIDA PATRÃO 14
CUSTO DE POSSE
O custo de posse do stock compreende duas categorias de despesas: o
interesse financeiro dos capitais imobilizados que se situa entre 10 e 15% e os
gastos de armazenagem que podem atingir 5 a 10% do valor imobilizado. Os
gastos de armazenagem são constituídos pelo custo de funcionamento dos
armazéns (remunerações e encargos, iluminação e força motriz, manutenção
dos locais e dos equipamentos), a amortização ou aluguer dos locais, a
amortização dos equipamentos, seguros, perdas por deterioração e roubo,
custo de obsolescência. Este custo engloba os encargos com a manutenção,
em armazém, dos artigos adquiridos, o qual abrange os seguintes elementos
parcelares:
➢ Juro do capital imobilizado em stock;
➢ Encargos inerentes à manutenção do armazém, amortização e/ou

aluguer das instalações;
➢ Seguros do material armazenado e do pessoal afeto ao armazém;
➢ Custos com a conservação dos materiais;
➢ Custos com a deterioração e roubo;
➢ Iluminação, climatização
“O custo de posse será tanto maior quanto maior for as quantidades que se
encomendam de cada vez, e inversamente.”
O custo total de um artigo à saída do armazém ou custo total do

aprovisionamento será o resultado do somatório dos custos acima
mencionados.
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Depois da análise efetuada aos custos do aprovisionamento, podemos retirar

as seguintes conclusões:
➢ Quando aumentamos as quantidades encomendadas de cada vez,

diminui o custo total anual relativo à efetivação das encomendas,
enquanto o custo anual de posse dos stocks aumenta.
➢ Estes dois custos antagónicos variam de tal forma que, num

determinado momento, se igualizarão de forma que o custo total do
aprovisionamento resulta o mais baixo possível.
➢ Nesse momento, a quantidade de artigo a adquirir é a que se obtém ao

mais baixo custo, à qual chamamos: QUANTIDADE ECONÓMICA DE
ENCOMENDA.
➢ Qualquer outra quantidade adquirida terá como consequência o aumento

do custo de posse e diminuição do custo de efetivação, ou o aumento do
custo de efetivação das encomendas e a diminuição do custo de posse,
mas de tal forma que, a diminuição de um dos custos não é suficiente
para compensar o aumento do outro.
Em conclusão, para obter uma boa gestão de stocks é preciso minimizar os

três fatores de custo: custo de passagem das encomendas, custo dá posse do
stock e custo de rutura. Gerir um stock compreende a procura de uma solução
otimizada em termos:
➢ Físicos – Gestão Material

➢ Administrativos – Gestão Administrativa
➢ Económicos – Gestão Económica
GUIDA PATRÃO 16
MÉTODO PARA A REALIZAÇÃO DO APROVISIONAMENTO
A minimização do custo total dos artigos á saída do armazém, não constitui o

objetivo único da gestão de stocks.
Para além disso, considera-se de toda a conveniência que as decisões sobre

os momentos e as quantidades a encomendar, no sentido de manter o stock
em níveis adequados, devem ser tomadas com base em normas bem
definidas, o que, naturalmente conduz à criação de um certo automatismo na
realização do aprovisionamento.
Tal automatismo permitirá, desde logo, que os responsáveis do

aprovisionamento concentrem a sua atenção sobre as decisões relevantes,
deixando que as decisões correntes sejam resolvidas através de um
mecanismo concebido e adaptado às características do próprio serviço.
A escolha de um sistema de normas para o aprovisionamento depende dos

objetivos e da política definida para cada empresa em particular em matéria de
stocks, da natureza e características dos artigos, do seu consumo e dos meios
disponíveis (manuais ou mecanográficos).
Qualquer que seja o sistema escolhido, os procedimentos necessários para

desencadear o aprovisionamento são:
➢ Uma previsão do consumo;

➢ A quantidade económica;
➢ O prazo de entrega;
➢ O número de artigos disponíveis em armazém.
GUIDA PATRÃO 17
Os dois problemas que se colocam ao gestor de stocks são:
➢ Quando encomendar;
➢ Quanto encomendar.
Estes dois problemas podem ser resolvidos com a ajuda de dois métodos limite
para a realização do aprovisionamento: o método do ponto de encomenda e
o método de aprovisionamento em datas fixas.
Cada um destes métodos responde a cada uma das questões acima colocadas
e chamam-se métodos limite porque não respondem em simultâneo às duas
questões.
O método do ponto de encomenda dá resposta à questão: “Quando

encomendar?”, determinando a quantidade de encomenda, que é sempre
uma quantidade variável e que minimiza os custos totais de
aprovisionamento.
O método do aprovisionamento em datas fixas, responde à questão: “Quanto

Encomendar?”, mas nada nos diz sobre o momento (stock de referência para
o aprovisionamento) de encomendar – esta quantidade varia de acordo com a
variação dos consumos.
GUIDA PATRÃO 18
MÉTODO DO PONTO DE ENCOMENDA
É sabido que as empresas não têm permanentemente em stock todos os

produtos que os seus funcionários possam necessitar ou utilizar.
A existência, permanentemente, de todos os produtos nas quantidades

desejadas pelos funcionários da empresa, em momentos do tempo
desconhecidos, implicaria custos incomportáveis, além de problemas logísticos
de muito difícil resolução, atendendo ao espaço físico que seria necessário
para albergar tais quantidades.
Haveria ainda a questão das condições que um espaço destes deve possuir
para evitar a perecibilidade dos ditos produtos.
Além das restrições físicas, que são óbvias, as restrições orçamentais

desempenham, neste caso, um papel importante e dão origem a consideráveis
dificuldades em constituir determinados stocks de produtos.
Assim sendo, os responsáveis pelo aprovisionamento e gestão dos stocks têm

que dar especial atenção aos prazos de entrega dos vários artigos de que
necessitam para o funcionamento da empresa, uma vez que os procedimentos
de compra exigem, algum tempo, por vezes longo, que se poderá traduzir
numa eventual falta dos artigos em causa, no momento em que seria
necessária a sua utilização – a chamada rutura de stocks. Além destes
aspetos, ainda há que considerar de grande importância para a realização de
um correto aprovisionamento:
➢ A definição do stock mínimo
➢ A análise dos consumos ou utilizações
➢ O conhecimento dos prazos de entrega
GUIDA PATRÃO 19
O Método do Ponto de Encomenda pressupõe que, em períodos irregulares, se

encomende uma certa quantidade, que minimiza o custo total do artigo à saída
do armazém onde se encontra.
Apesar das vantagens acima descritas, este método apresenta, igualmente,

algumas desvantagens que resultam das incertezas a que os stocks
pretendem fazer face, as quais passamos a descrever:
1) INCERTEZA NOS PRAZOS DE ENTREGA
➢ Corresponde ao lapso de tempo que medeia o momento em que a

encomenda é processada e o momento em que os artigos dão entrada
no armazém.
➢ Apesar do prazo de entrega ser acordado com o fornecedor e haver

cláusulas contratuais que exigem o seu cumprimento, punindo eventuais
atrasos, pode haver incumprimento nesse prazo em consequência de
perturbações na atividade da empresa fornecedora ou a quaisquer
incidentes ocorridos durante o transporte.
2) INCERTEZA NO CONSUMO DOS ARTIGOS EM STOCK, DURANTE O PRAZO DE

ENTREGA
➢ O que existe em armazém pode não ser suficiente para as exigências de

consumo até chegar nova encomenda de artigos, havendo por isso falta
de bens para utilização.
Depois de determinar o ponto de encomenda ótimo, convém construir um

calendário de aprovisionamento, que dará para cada artigo, as datas de
encomenda, facilitando o trabalho do responsável pelo aprovisionamento.
Assim sendo, podemos considerar uma das seguintes possibilidades: fixar o
dia em que a encomenda deve ser feita, ou fixar a semana.
GUIDA PATRÃO 20
MODELO DA QUANTIDADE ECONÓMICA DE ENCOMENDA
A quantidade económica de encomenda, é, pois, o número fixo de

unidades de um dado artigo que devem ser compradas de cada vez a fim de
se obter um valor mínimo para o seu custo total à saída do armazém.
O modelo da quantidade económica de encomenda é o mais conhecido e

utilizado de todos os modelos de gestão de stocks, apesar de alguns dos
pressupostos de que parte, serem discutíveis e não corresponderem muitas
vezes à realidade. Os pressupostos deste modelo são:
➢ A procura é conhecida;
➢ O prazo de aprovisionamento é conhecido;
➢ O artigo em análise é adquirido a fornecedores externos;
➢ Não há descontos para grandes quantidades.
O lote económico para cada artigo, é a quantidade que uma encomenda deve
comportar para minimizar o custo unitário desse artigo, no conjunto das suas
parcelas.
GUIDA PATRÃO 21
MÉTODO DO APROVISIONAMENTO EM DATAS FIXAS
Outra possibilidade para a realização do abastecimento de uma empresa,

consiste na adoção do método de aprovisionamento em datas fixas. A prática
deste método consiste em observar o nível de stock de um artigo com uma
periodicidade fixa, isto é, em intervalos regulares de tempo e em
encomendar de cada vez, uma quantidade variável, em função do stock que
se encontra disponível e do consumo que se prevê até nova entrada desse
artigo no armazém.
Assim sendo, a questão central deste método reside na determinação da

PERIODICIDADE ECONÓMICA DE ENCOMENDA, ou seja, no intervalo de tempo
que medeia duas encomendas sucessivas, e que naturalmente corresponderá
ao prazo médio que é necessário decorrer para que a quantidade económica
de encomenda seja consumida.
Este método como atrás se referiu, permite-nos responder à questão: “Quanto

Encomendar?”, em determinada data previamente definida, ou seja, numa
data fixa, conforme o nome do próprio método nos induz.
VANTAGENS DO MÉTODO:
➢ Permite o ajustamento do aprovisionamento às necessidades reais do

funcionamento da empresa, mediante a adequação das quantidades a
encomendar com o consumo esperado.
➢ Possibilita o agrupamento de artigos que se caracterizam por possuir a

mesma natureza e características de utilização.
➢ Possibilita a agregação de artigos idênticos e provenientes de um

mesmo fornecedor numa única encomenda, com as vantagens daí
decorrentes, em termos de minimização de custos.
GUIDA PATRÃO 22
DESVANTAGENS DO MÉTODO:
➢ Método de aplicação difícil quando se verificam:
✓ Flutuações imprevistas e importantes nos prazos de entrega.
✓ Flutuações imprevistas nos consumos entre duas encomendas

sucessivas.
Podendo originar insuficiência dos stocks para fazer

face ao consumo do serviço.
GUIDA PATRÃO 23
MÉTODO ABC
Qualquer um dos métodos acima mencionados, é de fácil aplicabilidade
quando existe uma utilização linear dos artigos em stocks. Quando a utilização
desses artigos se reveste de alguma sazonalidade, existem grandes
dificuldades em aplicar qualquer um dos anteriores métodos limite para a
realização do aprovisionamento, justificando-se, neste caso, um estudo
criterioso suscetível de conduzir à escolha do método mais adequado a cada
situação concreta, o que por vezes se traduz em perdas de tempo e acréscimo
de custos para a empesa.
Além destas dificuldades, existem outras, tais como: a quase impossibilidade

material de uma determinação correta do custo de efetivação de uma
encomenda e do custo de posse dos materiais em armazém, resultando daí a
determinação de uma quantidade económica de encomenda, por vezes,
afastada daquela que minimiza os elementos do custo de aprovisionamento
suscetíveis de serem influenciados pela gestão dos stocks.
Outra grande dificuldade reside no facto de existirem, em qualquer armazém,

stocks de múltiplos artigos, daí resultando a impossibilidade de aplicar métodos
de aprovisionamento a todos eles, ainda que agregados a tipos de artigos
homogéneos, uma vez que se tornaria extremamente oneroso e levaria a
perdas de tempo por parte dos responsáveis desses serviços.
No entanto, é possível, depois de uma análise efetuada durante um período

alargado, ordenar esses artigos por ordem decrescente de importância:
➢ Quanto ao valor das saídas de armazém
➢ Quanto às quantidades saídas
➢ Quanto à frequência das saídas
GUIDA PATRÃO 24
DESSA ORDENAÇÃO RESULTA TRÊS GRUPOS DE ARTIGOS:
➢ GRUPO A: agrupa os 10% de artigos que representam,

aproximadamente, 75% dos investimentos em stocks da empresa. Estes
artigos obrigam a uma gestão apurada e a uma vigilância muito estreita
e frequente. Apesar disso, esta gestão não é muito dispendiosa para a
empresa, uma vez que o número de artigos que entram neste grupo não
é muito elevado. Estes artigos devem ser frequentemente controlados,
mantendo-se os níveis de stocks baixo, mas evitando ruturas.
➢ GRUPO B: agrupa 20% de artigos que representam, aproximadamente,

15% dos investimentos em stocks. Correspondem a artigos que
requerem uma gestão menos rigorosa do que os artigos do grupo A.
Embora a sua vigilância ainda deva ser cuidada, poderá ser menos
frequente.
➢ GRUPO C: agrupa 70% de artigos que representam, apenas 10% dos

investimentos em stocks. Neste caso, o seu controlo pode ser feito de
modo aleatório e os stocks de segurança podem ser altos evitando
ruturas.
A B C
VALOR DE ELEVADO MODERADO BAIXO

INVESTIMENTO 75% 15% 10%
BAIXO MODERADO ELEVADO

VOLUME DE PRODUTOS
10% 20% 70%
GUIDA PATRÃO 25
ESTE MÉTODO PERMITE UMA ANÁLISE MAIS APROXIMADA DA REALIDADE, UMA VEZ
QUE, REFLETE O QUE NA REALIDADE SE PASSA COM A UTILIZAÇÃO DOS ARTIGOS
ARMAZENADOS, OU SEJA:
➢ Existe um pequeno número de artigos que pela sua importância, devem ser
controlados rigorosamente e aos quais, no mínimo, se devem aplicar os
anteriores métodos de aprovisionamento abordados;
✓ Como o seu peso no conjunto dos artigos em stock é baixo, no que

concerne ao número de referências, permite a aplicação dos referidos
métodos e que esta aplicação seja pouco onerosa para a empresa.
➢ Por outro lado, existe um grande número de artigos, de menor importância,

e com os quais não necessitamos de nos preocupar tanto assim, uma vez que
o seu consumo representa um peso muito pequeno, não necessitando de estar
constantemente a ser vigiados;
✓ Como o seu peso, no conjunto dos artigos em stock é bastante

elevado, não permite a aplicação dos anteriores métodos, uma vez que
seria extremamente onerosa a sua aplicação e não se justificaria
devido ao baixo consumo para um stock tão elevado.
➢ Existe ainda, um outro conjunto de artigos que estão em situação

intermédia e aos quais também não se justifica aplicação dos métodos-limite
pela mesma razão acima referida.
✓ Apesar já terem um peso mais elevado no que diz respeito ao

consumo, este ainda não é suficiente para justificar a aplicação de
tais métodos.
GUIDA PATRÃO 26
A análise ABC, segundo os critérios de valor, quantidades e frequências de

saídas, aplicada às diversas famílias de um stock e permite a elaboração de
um quadro resumo em que os artigos são sucessivamente classificados como
A, B, ou C em valor, quantidade ou frequência de saídas. Esta análise permite
então:
➢ Conhecer os artigos de elevado ou fraco valor de consumo;
➢ Preparar o plano de arrumação do armazém;
➢ Escolher o equipamento de arrumação e movimentação;
➢ Determinar o método de gestão económica adequado.
GUIDA PATRÃO 27
MÉTODO CONTABILÍSTICO DE GESTÃO

Este método concretiza-se na utilização de FICHAS nas quais se registam os
movimentos de entrada e saída dos bens em armazém, quer exista ou não
afetação ou cativação de stocks. Os registos de entrada são efetuados pelas
guias de entrada, assim como os registos de saída são efetuados pelas guias
de saída e de afetações que, no caso de existirem, devem ser feitas em
documentos internos especiais de cada serviço da empresa, pedindo a
cativação em stock de determinado bem.
ABERTURA DE FICHAS:
➢ A abertura de uma ficha nova pode ser motivada pela existência de um

novo artigo em stock ou pela renovação de uma ficha já existente, mas
esgotada.
✓ No caso de o artigo ser novo em armazém, abre-se uma ficha no

momento de lançamento da primeira encomenda do artigo em causa;
✓ Sempre que se trate da renovação de uma ficha já existente, mas

esgotada, inscreve-se na ficha nova as indicações existentes na ficha
substituída, complementando-as ou ajustando-as.
GUIDA PATRÃO 28
MÉTODO GRÁFICO DE GESTÃO
Este método consiste, essencialmente, em inscrever num mesmo gráfico:
➢ As entradas reais acumuladas;
➢ As previsões de entrada acumulada em função do tempo;
➢ Os consumos reais acumulados;
➢ As previsões dos consumos acumulados em função do tempo.
➢ Este método permite, por simples análise gráfica e graças à

apreciação do fator tempo, reduzir os stocks aos mínimos compatíveis
com as necessidades e, modelar adequadamente as entradas ao valor
das saídas.
➢ Falta de automatismo deste método;
➢ Obriga a uma prospeção previsional através da interpretação de

gráficos;
➢ Exige da parte do responsável pelos stocks maior preparação e atenção

do que as necessárias para a utilização do método contabilístico.
GUIDA PATRÃO 29
MÉTODO VISUAL
Este método utiliza para cada artigo em armazém três tipos de fichas com a
mesma largura, mas com diferentes comprimentos e cores. As fichas
apresentam uma coloração que tem significado idêntico ao das luzes verde,
amarela e vermelha dos sinais de trânsito e estão penduradas junto da estante
em que se encontra o artigo a que se referem por ordem decrescente de
tamanhos. O stock físico do artigo é decomposto e separado nas três
categorias acima mencionadas e corresponde ao stock de consumo normal, ao
ponto de encomenda e ao stock de segurança, respetivamente.
Assim:
Verde  Stock de Consumo Normal
Amarelo  Ponto de Encomenda
Vermelho  Stock de Segurança
➢ Qualquer responsável do serviço, por uma simples visita aos armazéns,

pode facilmente avaliar se existe um número exagerado de fichas
vermelhas ou verdes à vista ou pelo contrário um equilíbrio das fichas
verdes e amarelas;
✓ Na primeira situação temos respetivamente stocks

subdimensionados e sobredimensionados;
✓ No caso de haver um equilíbrio de fichas verdes e amarelas,

significa que existe um dimensionamento razoável dos stocks.
➢ Todos os registos são efetuados nos serviços administrativos do

aprovisionamento, libertando o responsável pelo armazém para efetuar
uma vistoria direta aos stocks e verificar o seu estado de conservação;
GUIDA PATRÃO 30
➢ O facto de se perder uma ficha durante o circuito não é problemático

uma vez que existe uma duplicação de informação, estando esta,
igualmente, nas mãos de que faz a gestão administrativa dos stocks.
➢ As desvantagens deste método são inerentes às de todos os métodos de

gestão do ponto de encomenda quantitativo.
Com este método consegue-se reduzir substancialmente os encargos

administrativos de gestão dos stocks pela eliminação de registos, e apesar de
não haver inventário permanente, a sua efetivação periódica é, de certo modo,
facilitada, visto que, em geral, bastará contar as unidades que compõem o
stock de consumo normal.
GUIDA PATRÃO 31
INDICE:
APROVISIONAMENTO; CUSTOS & SUA GESTÃO ......................................... 1

GESTÃO MATERIAL.......................................................................................... 2
RECEÇÃO & CONFERÊNCIA ........................................................................... 5
ENCAMINHAMENTO & ARRUMAÇÃO ............................................................. 5
ENTREGA .......................................................................................................... 5
GESTÃO ADMINISTRATIVA ............................................................................. 6
GESTÃO ECONÓMICA ..................................................................................... 8
OS ELEMENTOS DO CUSTO DE APROVISIONAMENTO .............................. 13
(CUSTOS ASSOCIADOS AOS STOCKS) ........................................................ 13
CUSTO DE AQUISIÇÃO .................................................................................. 13
CUSTO DE EFETIVAÇÃO DAS ENCOMENDAS ............................................ 14
CUSTO DE POSSE.......................................................................................... 15
MÉTODO PARA A REALIZAÇÃO DO APROVISIONAMENTO ........................ 17
MÉTODO DO PONTO DE ENCOMENDA ........................................................ 19
MODELO DA QUANTIDADE ECONÓMICA DE ENCOMENDA ....................... 21
MÉTODO DO APROVISIONAMENTO EM DATAS FIXAS ............................... 22
MÉTODO ABC ................................................................................................. 24
MÉTODO CONTABILÍSTICO DE GESTÃO...................................................... 28
MÉTODO GRÁFICO DE GESTÃO ................................................................... 29
MÉTODO VISUAL ............................................................................................ 30
GUIDA PATRÃO 32

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APROVISIONAMENTO & SEUS CUSTOS

APROVISIONAMENTO; CUSTOS & SUA GESTÃO

As empresas devem abastecer-se de bens e/ou serviços necessários, devendo

Aquando a constituição desses stocks, a empresa deve ter em atenção a

➢ (CA) Custo de aquisição que engloba custos de transporte, inspeção,

➢ (CE) Custo de efetivação da encomenda, que engloba o tempo

➢ (CP) Custo de posse, com a manutenção dos stocks, conservação, etc.

➢ Custos de rutura de stocks, quando o armazém não satisfaz a procura.

Qualquer empresa deve procurar deter o nível de stocks que permita

Os tipos de gestão a que nos referimos são a:

➢ GESTÃO MATERIAL, a qual compreende a gestão de armazéns e

➢ GESTÃO ADMINISTRATIVA, a qual compreende a organização e registo

➢ GESTÃO ECONÓMICA, a qual compreende a otimização dos stocks.

O objetivo deste tipo de gestão é rececionar os produtos comprados,

➢ Determinar a localização e circulação de todos os materiais em armazém

➢ O arrumar e retirar de todos os materiais deve ser feito de um modo

➢ Providenciar uma proteção contra roubo e deterioração, limitando para o

➢ Localizar o armazém em função das estratégias adotadas pela empresa.

➢ O pessoal deve ser qualificado de forma a identificar corretamente as

A gestão material dos stocks é constituída por um conjunto de tarefas que

➢ Minimizar os custos de armazenagem.

➢ Evitar a deterioração de materiais ou produtos armazenados.

➢ Facilitar a correta identificação de cada produto ou material.

➢ Racionalizar as movimentações dentro dos armazéns, tanto nas

➢ Promover o oportuno e correto fornecimento dos bens requisitados.

Para que o Plano de Armazenagem seja eficaz e eficiente, pressupõe a

➢ A ordenação dos artigos e atribuição de uma designação completa e

➢ A codificação dos artigos

➢ A arrumação dos artigos respeitando a frequência de movimentação e

Qualquer plano de armazenagem pode beneficiar da automatização dos

Esta automatização tende a diminuir a superfície dos armazéns, proporciona o

RECEÇÃO & CONFERÊNCIA

ENCAMINHAMENTO & ARRUMAÇÃO

O objetivo da gestão administrativa dos stocks é identificar e classificar os

➢ As quantidades de bens entrados nos armazéns da empresa.

➢ As quantidades de bens saídos dos armazéns da empresa.

➢ As quantidades existentes de cada um dos bens nos armazéns da

➢ Analisar os desvios entre as quantidades existentes e as quantidades

Para que a gestão administrativa seja corretamente realizada, existe um

➢ Criar um registo de existências o qual deve ser suportado pelas guias de

➢ Preenchimento das fichas de stock (7)

➢ Atualização das fichas de armazém (8) de acordo com o sistema de

Assim sendo, os documentos que suportam a gestão administrativa dos

Podemos assim concluir que a gestão administrativa de stocks é

➢ Saber a quantidade disponível de bens no armazém da empresa.

➢ Conhecer o valor das perdas e da deterioração sofrida pelos bens no

➢ Permitir que a direção da empresa saiba se pode dispor de bens

➢ Saber se a empresa pode dispor de bens suficientes para as suas

➢ Determina com segurança qual o momento em que se deve

➢ Evitar a deterioração dos materiais armazenados.

Qualquer empresa, independentemente da sua dimensão possui um serviço de

Qualquer serviço de compras deve ser responsável não só pela aquisição de

✓ Identificação da necessidade de compra

➢ (CA) Custo de aquisição que engloba custos de transporte, inspeção,

➢ (CE) Custo de efetivação da encomenda, que engloba o tempo

➢ (CP) Custo de posse, com a manutenção dos stocks, conservação, etc.

➢ Custos de rutura de stocks, quando o armazém não satisfaz a procura.

A gestão económica dos stocks consiste essencialmente numa procura de

➢ Qualquer artigo seja fornecido aos serviços utilizadores ao mínimo custo

➢ Seja assegurada a continuidade do fornecimento aos serviços

O objetivo da gestão económica dos stocks consiste na procura do