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OBJETIVO
Objetivo Especficos
Realizar diagnstico da situao atual do processo de arquivo fsico.
Propor melhorias ao processo visando:
Prover maior segurana na guarda dos documentos do sistema FIEB;
Otimizar o espao utilizado para guarda de documentos;
Melhorar os espaos utilizados para guarda de documentos;
Melhorar a rastreabilidade e recuperao dos documentos;
Melhoria na logstica do processo de arquivo fsico.
Arquivo Corporativo
Histrico
At esta data as entidades FIEB, SESI, SENAI, IEL e CIEB no Realizada organizao e padronizao dos arquivos ativos e
1999
possuam integrao das reas meio, sendo possvel uma intermedirios da reas corporativas da FIEB.
2009
gesto unificada do arquivo fsico.
O volume documental estimado em 10 milhes de
Foi instituda comisso para a implantao do arquivo documentos no arquivo corporativo inativo.
corporativo inativo.
A comisso realizou levantamentos e apresentou 3 propostas O volume documental estimado em 15 milhes de
2010
para a diretoria da FIEB. documentos no arquivo corporativo inativo e nos arquivos das
A- Operacionalizao pela FIEB de custos com servios de unidades operacionais.
triagem, Sistema GED e digitalizao;
B- Servio terceirizado de guarda fsica e/ou de guarda e acesso Realizada organizao do arquivo inativo (documentos
2001
a documentos digitalizados;
2011
acadmicos) no SENAI Dendezeiros, . O acervo possui
C- Melhoria interna da gesto que abrange a melhoria e documentos acadmicos de vrias unidades ativas e unidades
utilizao do sistema informatizado j existente, elaborao de desativadas do SENAI.
norma para regulamentar a Gesto Documental at dezembro de
2001 e a seleo de 02 profissionais (nvel mdio e nvel
superior) para organizao e manuteno do Arquivo Inativo at O volume documental do arquivo inativo est estimado em 18
dezembro de 2001. milhes de documentos.
Na oportunidade, a diretoria da FIEB optou por adotar a opo C. Existem 3 milhes de documentos, aproximadamente 3
toneladas, a espera de autorizao para que seja realizado o
descarte.
Realizada a contratao de uma bibliotecria para a criao e
2002
2012
solicitou a desocupao do espao utilizado atualmente pelo
2005
Foi adquirido e iniciada a implantao do sistema SIC para arquivo corporativo inativo.
gesto do arquivo corporativo. Foi lanado edital para contratao de empresa especializada
na guarda externa de documentos, num valor estimado de R$
2006
Contratada empresa especializada para a organizao do 180 mil por ano. O edital foi revogado para realizao de
arquivo corporativo inativo. avaliao mais detalhada da situao dos arquivos do sistema
FIEB.
Elaborado e aprovado o plano de gesto documental (PS de Por solicitao do DE e do SOP, foi constitudo grupo para
2008
OBJETIVO
3 milhes de documentos
aguardando autorizao
para descarte
Arquivo Corporativo
Arquivos SENAI
DENDEZEIROS CETIND
CIMATEC
Arquivo Corporativo
Arquivos SESI
PIAT RETIRO
ITAPAGIPE
Arquivo Corporativo
Arquivos SEDE
CONTROLADORIA
SUPRIMENTOS
Fases do projeto
Fase 1 - Cuidar do legado - Estruturao do arquivo fsico atual.
a) Digitalizao
b) Guarda
Etapas
Etapa I Estudo Prvio
Estudo dos arquivos fsicos
Reviso dos processos fsicos em conjunto com as reas de arquivo e TI.
Criao de uma rotina para a gesto da documentao corporativa e lista de documentos a
serem guardados, segundo as exigncias da legislao vigente.
Criao de uma rotina para o descarte de documentos, segundo as exigncias da legislao.
Elaborar proposta para reduo da gerao de papel atravs da automao dos processos.
Etapa II - Digitalizao
Digitalizao e indexao dos documentos utilizando um sistema de GED para suporte ao
armazenamento e recuperao das informaes.
Opes de Mercado
Opo 1
+
Guarda Interna de documentos fsicos (arquivo prprio FIEB)
Ou
DIGITALIZAO + Opo 2
Guarda Externa de documentos fsicos (Contratar 3)
Ou
Opo 3
+
Trasladao - Registro de imagem digitalizada em cartrio.
Arquivo Corporativo
Digitalizao Externa
Valor por documento estimado em R$ 0,30.
Para digitalizao 70% do volume documental atual, estimado em 25
milhes de documentos teremos um custo de R$ 7.500.000,00.
A padro de mercado realizar 1 milho de digitalizaes ms.
O tempo estimado para o nosso volume documental (25milhes de pg.)
de 25 meses.
Arquivo Corporativo
Digitalizao Interna
Triagem e Preparao Digitalizao Conferncia e Guarda
Ativo
Intermedirio
Profissionais especializados
Sistema de deteco e combate a incndio
Mobilirio e equipamentos adequados
Proteo contra gua
Proteo contra poeira (poluio)
Proteo contra roubo e vandalismo
Sistema informatizado para registro, trmite e recuperao de documentos
Controle de temperatura e umidade
Controle de iluminao
Seria necessrio um espao de no mnimo 800 m para abrigar um arquivo com 35 milhes de documentos
ou 35.000 caixas em estantes, alm da rea administrativa e de processamento tcnico.
Espao estimado para armazenamento do acervo existente e do acervo a ser recebido pelos prximos 10
anos.
Trasladao de documentos
Com o documento original (papel) transformado em documento original autntico trasladado (em meio digital),
tem-se uma guarda inteligente, juridicamente vlida;
Vantagens:
Devido a algumas dvidas de validade jurdica sobre digitalizao e arquivamento das novas mdias, ser
necessrio parecer da Assessoria Jurdica (ASJUR) do Sistema FIEB, para a validao ou no da proposta
apresentada.
Arquivo Corporativo
Investimentos e custos
Investimento Inicial Custo Anual
Operao Custo Operao
Estimado Estimado
Opo 1
Guarda Interna de
+ documentos fsicos R$ 2 Milhes R$ 364 mil
(arquivo prprio
FIEB)
Interna R$ Ou
3.2 Milhes
Opo 2
Guarda Externa de
DIGITALIZAO + R$ 360 mil R$ 360 mil
documentos fsicos
Externa R$ (Contratar 3)
7,5 Milhes
Ou
Opo 3
Trasladao - R$ 1,00 por
R$ 1,00 por
+ Registro de imagem documento
documento
digitalizada em R$ 25 Milhes
cartrio.
Arquivo Corporativo
Lojas Insinuante
Instituto de Cacau da Bahia
Farmcias Santana
Sesi Retiro
Arquivo Corporativo
Obrigado!
Luciana Miranda Maria do Carmo Ribeiro Robson Santos
Servios Administrativos Ncleo de Documentao e Informao - NDI Suporte Gesto SENAI
FIEB SENAI - CIMATEC SENAI - DR
lvasconcellos@fieb.org.br mdocarmo@fieb.org.br robsons@fieb.org.br