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Arquivo Corporativo

OBJETIVO

Realizar anlise do cenrio atual do processo de guarda de arquivo fsico do


sistema FIEB visando propor melhorias ao mesmo, objetivando dotar o
sistema FIEB de uma infraestrutura segura e confivel de guarda e
recuperao de arquivo fsico.

Objetivo Especficos
Realizar diagnstico da situao atual do processo de arquivo fsico.
Propor melhorias ao processo visando:
Prover maior segurana na guarda dos documentos do sistema FIEB;
Otimizar o espao utilizado para guarda de documentos;
Melhorar os espaos utilizados para guarda de documentos;
Melhorar a rastreabilidade e recuperao dos documentos;
Melhoria na logstica do processo de arquivo fsico.
Arquivo Corporativo
Histrico
At esta data as entidades FIEB, SESI, SENAI, IEL e CIEB no Realizada organizao e padronizao dos arquivos ativos e
1999

possuam integrao das reas meio, sendo possvel uma intermedirios da reas corporativas da FIEB.

2009
gesto unificada do arquivo fsico.
O volume documental estimado em 10 milhes de
Foi instituda comisso para a implantao do arquivo documentos no arquivo corporativo inativo.
corporativo inativo.
A comisso realizou levantamentos e apresentou 3 propostas O volume documental estimado em 15 milhes de

2010
para a diretoria da FIEB. documentos no arquivo corporativo inativo e nos arquivos das
A- Operacionalizao pela FIEB de custos com servios de unidades operacionais.
triagem, Sistema GED e digitalizao;
B- Servio terceirizado de guarda fsica e/ou de guarda e acesso Realizada organizao do arquivo inativo (documentos
2001

a documentos digitalizados;

2011
acadmicos) no SENAI Dendezeiros, . O acervo possui
C- Melhoria interna da gesto que abrange a melhoria e documentos acadmicos de vrias unidades ativas e unidades
utilizao do sistema informatizado j existente, elaborao de desativadas do SENAI.
norma para regulamentar a Gesto Documental at dezembro de
2001 e a seleo de 02 profissionais (nvel mdio e nvel
superior) para organizao e manuteno do Arquivo Inativo at O volume documental do arquivo inativo est estimado em 18
dezembro de 2001. milhes de documentos.

Na oportunidade, a diretoria da FIEB optou por adotar a opo C. Existem 3 milhes de documentos, aproximadamente 3
toneladas, a espera de autorizao para que seja realizado o
descarte.
Realizada a contratao de uma bibliotecria para a criao e
2002

estruturao do arquivo corporativo. Em virtude da necessidade de alocao de espao fsico para


Iniciada a criao do arquivo corporativo inativo. atendimento ao PRONATEC, o SENAI-DENDEZEIROS

2012
solicitou a desocupao do espao utilizado atualmente pelo
2005

Foi adquirido e iniciada a implantao do sistema SIC para arquivo corporativo inativo.
gesto do arquivo corporativo. Foi lanado edital para contratao de empresa especializada
na guarda externa de documentos, num valor estimado de R$
2006

Contratada empresa especializada para a organizao do 180 mil por ano. O edital foi revogado para realizao de
arquivo corporativo inativo. avaliao mais detalhada da situao dos arquivos do sistema
FIEB.
Elaborado e aprovado o plano de gesto documental (PS de Por solicitao do DE e do SOP, foi constitudo grupo para
2008

arquivo corporativo). realizar diagnstico detalhado e propor solues para a gesto


Realizados trabalhos de organizao dos arquivos do SESI-GMA de todo acervo documental das entidades do Sistema FIEB.
e do SESI-Lucaia.
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Cenrio atual das UOs


N de N de
Acervo Acervo
Entidade Unidade rea em m Funcionrios/ Entidade Unidade rea em m Funcionrios/
N Docs N Docs
Estagirio Estagirio

Corporativo (Todas CANDEIAS - 40.000


as Entidades) 260 3 18.000.000 VITRIA DA
Controladoria 56 1 878.000 CONQUISTA - 0 35.000
Suprimentos 7 0 90.000 LUCAIA,
Gesto de CAMAARI E
FIEB Pessoas 14 1 550.000 ITAIGARA - 0 7.000.000
TI (apenas cpias) - 1 23.250 RETIRO 38,33 2 750.000
Jurdico - 0 15.000 SESI RIO VERMELHO - 0
Qualidade - 0 2.000 SIMES FILHO 10 0 683.000
GDS - 0 20.000 JUAZEIRO - 0 31.500
TOTAL 337 6 19.578.250 VALENA - 0 68.000
PROJETOS
DENDEZEIROS 32,5 2 800.000 ESPECIAIS - 0 123.000
CIMATEC 12 2 660.000 ITAPAGIPE - 0 2.150.000
CETIND 35 3 908.000 TOTAL 48,33 2 10.880.500
FEIRA 10,5 4 444.000
SENAI ILHUS 31 1 80.000 (guarda
LUIS EDUARDO - - - IEL GET externa) 0 4.700
BARREIRAS - - - TOTAL 4.700
CAMAARI
TOTAL 121 12 2.892.000

N de Acervo Expectativa de Carretas 2 eixos


rea em m Volume de Papel
Funcionrios/Estagirio N Docs crescimento
5% ao ano 163,8
506 20 33.355.450 5 carretas
1.750.000 Toneladas

Se colocados em fila, cobrem um percurso de 9.906 Km.


Maior que a ferrovia Transiberiana 9.289 Km 1.651 X o percurso da Lavagem do Bonfim
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OBJETIVO

PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Espaos inadequados e insuficientes


Ambientes midos, com mofo e pragas (ratos, baratas, cupim, fungos, formigas)
Guarda desordenada de documentos, prximos a materiais inflamveis, prateleiras cegas, no
cho, debaixo de escadas, debaixo de arquibancada.
Caixas sem identificao ou identificao de documentos fora do padro (PS025/08 Gesto
de Arquivo Corporativo)
Documentos obsoletos no descartados (acmulo de documentos).
Janelas quebradas exposio de documentos chuva.
Janelas de vidro exposio de documentos a luz solar
Falta de equipe capacitada para gesto dos arquivos ativos e intermedirios, em algumas
unidades.
Falta de sistema adequado de combate a incndio (todos)
Falta de sistema informatizado para gesto dos arquivos ativos e intermedirios
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Arquivo Corporativo - Inativo

3 milhes de documentos
aguardando autorizao
para descarte
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Arquivos SENAI

DENDEZEIROS CETIND

CIMATEC
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Arquivos SESI

PIAT RETIRO

ITAPAGIPE
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Arquivos SEDE

CONTROLADORIA

SUPRIMENTOS

RELAES COM PESSOAS


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Custo com locao de espaos

O arquivo corporativo, localizado no Dendezeiros, possui rea de 260 m.


So gastos atualmente R$ 2.600/ms ou R$ 31.200/ano com a locao
do mesmo espao na OAF.

O valor mdio de aluguel no Costa Azul de R$ 60,00. O espao


utilizado com arquivo, 506 m, custaria R$ 30 mil/ms ou R$ 364
mil/ano.
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Fases do projeto
Fase 1 - Cuidar do legado - Estruturao do arquivo fsico atual.
a) Digitalizao
b) Guarda

Fase 2 - Presente/Futuro Reduzir a gerao de novos documentos em meio fsico.


a) Automao de processos
b) Adoo de leis e normas que permitem e validem o arquivo em meio eletrnico
c) Uso de assinatura eletrnica digital

Ex.: Projeto de Secretaria Acadmica Digital


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Etapas
Etapa I Estudo Prvio
Estudo dos arquivos fsicos
Reviso dos processos fsicos em conjunto com as reas de arquivo e TI.
Criao de uma rotina para a gesto da documentao corporativa e lista de documentos a
serem guardados, segundo as exigncias da legislao vigente.
Criao de uma rotina para o descarte de documentos, segundo as exigncias da legislao.
Elaborar proposta para reduo da gerao de papel atravs da automao dos processos.

Etapa II - Digitalizao
Digitalizao e indexao dos documentos utilizando um sistema de GED para suporte ao
armazenamento e recuperao das informaes.

Etapa III Guarda, manuteno e movimentao dos documentos fsicos


De acordo com a estratgia escolhida, realizar a contratao dos servios para guarda externa ou
investir na infraestrutura para aguarda interna dos documentos.
Se a estratgia escolhida for a trasladao, realizar o descarte dos documentos segundo, segundo
as exigncias da legislao vigente.
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Opes de Mercado

Opo 1
+
Guarda Interna de documentos fsicos (arquivo prprio FIEB)

Ou

DIGITALIZAO + Opo 2
Guarda Externa de documentos fsicos (Contratar 3)

Ou

Opo 3
+
Trasladao - Registro de imagem digitalizada em cartrio.
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Digitalizao Externa
Valor por documento estimado em R$ 0,30.
Para digitalizao 70% do volume documental atual, estimado em 25
milhes de documentos teremos um custo de R$ 7.500.000,00.
A padro de mercado realizar 1 milho de digitalizaes ms.
O tempo estimado para o nosso volume documental (25milhes de pg.)
de 25 meses.
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Digitalizao Interna
Triagem e Preparao Digitalizao Conferncia e Guarda

Ativo

Intermedirio

Inativo Guarda Externa


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Digitalizao Interna - Equipes


Tipo Valor Ms Valor Ms Total Ms N de
Arquivo Acervo Equipes Tcnico Arquivista Total
Equipe Tcnico R$ Arquivista Equipe meses
Inativo Corporativo /
Dendezeiros / 6 Dedicada 12 57.000,00 6 34.200,00 91.200,00 24 2.188.800,00
21.150.000
Itapagipe
Cetind 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 5 76.000,00
908.000
Cimatec / Piat 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 4 60.800,00
660.000
Lucaia / Itaigara /
Camaari / Rio 2 Dedicada 4 19.000,00 2 11.400,00 30.400,00 18 532.000,00
7.000.000
Vermelho
Retiro / Candeias /
1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 7 111.948,00
Simes Filho 1.473.000
FIEB 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 9 129.295,00
1.701.250
Ilhus
1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 1 15.200,00
(SESI/SENAI/IEL) 80.000
Feira
1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 2 33.440,00
(SESI/SENAI/IEL) 440.000
Juazeiro 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 1 15.200,00
31.500
Valena 1 Compart 1 4.750,00 1 5.700,00 10.450,00 1 10.450,00
68.000

Total 33.355.450 10 21 147.250,00 10 91.200,00 238.450,00 24 3.173.133,00


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Guarda interna dos arquivos


Esta opo consiste na construo ou reforma de um prdio para abrigar o arquivo intermedirio e inativo
contemplando os requisitos necessrios para a guarda de documentos.

Profissionais especializados
Sistema de deteco e combate a incndio
Mobilirio e equipamentos adequados
Proteo contra gua
Proteo contra poeira (poluio)
Proteo contra roubo e vandalismo
Sistema informatizado para registro, trmite e recuperao de documentos
Controle de temperatura e umidade
Controle de iluminao

Seria necessrio um espao de no mnimo 800 m para abrigar um arquivo com 35 milhes de documentos
ou 35.000 caixas em estantes, alm da rea administrativa e de processamento tcnico.
Espao estimado para armazenamento do acervo existente e do acervo a ser recebido pelos prximos 10
anos.

Investimento inicial estimado: R$ 2.000.000,00

Valor da construo ou reforma


Valor do mobilirio e equipamentos
Valor do Sistema de GED

Custo de pessoal estimado para operao: R$ 364.000,00/ano (6 pessoas 2 Arquivistas e 4 Assistentes)


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Guarda externa dos arquivos


intermedirios e inativos
Faz-se necessria a contratao de uma empresa para a prestao deste
servio, com um custo anual em torno de R$180.000,00 para guarda externa
de documentos. (R$ 900 mil em 5 anos)
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Trasladao de documentos
Com o documento original (papel) transformado em documento original autntico trasladado (em meio digital),
tem-se uma guarda inteligente, juridicamente vlida;

Vantagens:

Valor jurdico de autenticidade do original por Oficial de RTD;


Fim do gasto fsico crescente (espao/mensalidade);
Fim de tabelas de temporalidade, pois ser guardado para sempre;
Mltiplos back-ups do original por outro original eletrnico legal;
Traslado do suporte fsico para o suporte digital, com valor jurdico. Conforme Lei 6.015, de 31/12/1973: Art.
142;
Digitalizao Registrada
Eliminao de autenticao de cpias dos originais; Servio R$/Imagem
Fim da distribuio fsica de documentos. Digitalizao Registrada A4 R$ 1,00
Plantas Tamanho A3 R$ 1,98
Plantas Tamanho A2 R$ 3,96
Plantas Tamanho A1 R$ 7,92
Plantas Tamanho A0 R$ 15,84
Livros Contbeis (Pginas Eletrnicas) R$ 0,35
Ressalvas:
Tramita no Congresso Nacional o Projeto de Lei n146 de 22 maro de 2007 que dispe sobre a digitalizao e
arquivamento de documentos (particulares e pblicos) em mdia tica ou eletrnica, e d outras providncias.

Devido a algumas dvidas de validade jurdica sobre digitalizao e arquivamento das novas mdias, ser
necessrio parecer da Assessoria Jurdica (ASJUR) do Sistema FIEB, para a validao ou no da proposta
apresentada.
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Investimentos e custos
Investimento Inicial Custo Anual
Operao Custo Operao
Estimado Estimado
Opo 1
Guarda Interna de
+ documentos fsicos R$ 2 Milhes R$ 364 mil
(arquivo prprio
FIEB)
Interna R$ Ou
3.2 Milhes
Opo 2
Guarda Externa de
DIGITALIZAO + R$ 360 mil R$ 360 mil
documentos fsicos
Externa R$ (Contratar 3)
7,5 Milhes
Ou
Opo 3
Trasladao - R$ 1,00 por
R$ 1,00 por
+ Registro de imagem documento
documento
digitalizada em R$ 25 Milhes
cartrio.
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ltimos 12 meses em Salvador

Lojas Insinuante
Instituto de Cacau da Bahia

Farmcias Santana
Sesi Retiro
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Obrigado!
Luciana Miranda Maria do Carmo Ribeiro Robson Santos
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