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DEAPRENDIZAGEM
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FUNÇÃO DO ARQUIVISTA / ARQUIVADOR

Judith Terreiro - Equipe de elaboração Flacso

ARQUIVO público a que se destina. Porém,sentido,existem

organizar pontos
documentos Modelo CI – Circular
é a mesma coisa InternaARQUIVISTA/AUXILIAR Modelo de Ofício
básicos de
O arquivo é a memória mecânica queuma
sãoem-
comuns emque todos os relatórios.
organizar a empresa. O Arquivista /Auxiliar de Arquivo é responsável
• Antecedentes
presa. É o centro de informações, instrumento de (razões pelas quais se faz o
Um arquivo bem organizado serve para: pela organização e controle do arquivo das empre-
relatório
controle para a ação administrativa deou o estudo).
qualquer • Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos; sas e circulação interna de documentos, contas,
empresa pública ou privada. É o •local
Fontes
ondedeainformação
em- (de •onde foram
Revelar obtidas
o que está para ser feito; cadastros e fichas. Separa e organiza os documen-
as informações
presa guarda e conserva os documentos. para sua realização).
• Diminuir a duplicidade de trabalho; tos, atende solicitações de pastas e envelopes,
• Metodologia
“Arquivo é o conjunto de documentos (como é composto
que, in- • Evitaro relatórios,
repetições desnecessárias de realiza lançamentos em planilhas, catalogação,
dependentemente da natureza verificando a relação
ou do suporte, são entre oexperiências;
assunto, a digitação e classificação de documentos, descrição
pesquisa, os fatos
reunidos por acumulação ao longo das atividades e as fontes). • Evitar improvisos e inadequações; de documentos em sua forma e conteúdo, elabora
• Problemas
de pessoas físicas ou jurídicas, públicas encontrados (quais
ou priva- foram as
• Encontrar limi-
bons parceiros e fornecedores; tabelas de temporalidade, estabelece critérios de
tações
das.” (CAMARGO; BELLOTO, 1996, p.5) encontradas
1 na hora de fazer o relatório).
• Avaliar o empreendimento por partes; descarte e planos de destinação de documentos.
• Outros
Os arquivos existem para cumprir dados como os sobre
as exigências economia,
• Avaliar o empreendimento com um todo. Responsável por adquirir, avaliar e arquivar
da legislação pública e para asituação jurídica,
organização ou mesmo análise do contexto,
interna novos conjuntos de documentos, ele ordena e des-
devem
da empresa, e são um importante ser considerados
instrumento para caso o relatório
Tipos trate
de Arquivos creve registros, fornecendo serviços de referência
controlar a administração desobre um investimento
qualquer empresa. ou assunto similar,(federal,
• Públicos pois estadual, municipal); e preservação de materiais de arquivo.
serão os pilaresgera
Toda atividade em seu empreendimento da base desse •tipo de relatório.
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, Tem como responsabilidade cadastramento
Para finalizar
documentos que devem ser conservados comoo relatório,clubes,
coloca-se uma ex-
associações); eletrônico de novos clientes e casos, realizar
comprovantes. Um erro comum posição de conclusões e recomendações.
nas administrações • Comerciais Com as
(empresas, corporações, a abertura eletrônica de volumes e subpastas no
conclusões, é
é o de tratar o arquivo da empresa como um meropossível concentrar a
companhias; informação sistema, organizar e controlar abertura de pastas
depósito de documentos, quandonos dados mais importantes
na verdade o que informem(fotos
• Pessoais o de família, cartas, originais físicas, cuidar da manutenção regular do arquivo
arquivo é um centro ativo de leitor sucintamente
informações. Nessesobre ode quadro exposto.
trabalhos etc.). ativo, remanejamento e envio de documentos para
Quanto às recomendações, devem ser formuladas
de forma realista e útil para a empresa.

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o arquivo inativo, encerramento de casos e pastas, arquivos das organizações. Para que o profissio- • Promoção de medidas necessárias à conser-
fazer a solicitação via site junto à empresa de nal tenha um bom desempenho como Auxiliar vação de documentos;
público
arquivo externo, atualização diária a quedo
através secole-
destina. Porém, existem
de Arquivista, pontos
é importante Modelo
que CI bons
possua – Circular
co- Interna • Elaboração de pareceres Modelo de Ofício
e trabalhos sobre
básicos que são
tor de informações, realizar o controle de devolu- comuns em todos os relatórios.
nhecimentos em informática. assuntos relacionados a arquivamento;
ção de pastas através do código • deAntecedentes
barras, atender (razões pelas quais se faz o • Assessoramento de trabalhos de pesquisa
relatório
às solicitações de pastas do arquivo viaoue-mail
o estudo).
ou Atribuições científica ou técnico-administrativa;
telefone, atuar com envio de faturas • Fontes
para de
os informação
clien- (de São
ondeatribuições
foram obtidasdos arquivistas: • Desenvolvimento de estudos sobre documen-
as informações
tes, imprimir etiquetas, conferir e acompanhar para sua realização).
• Planejamento, orientação e acompanhamen- tos culturalmente importantes.
o recebimento de protocolo, efetuar • Metodologia
o arquivamen- (como é composto o relatórios,
to do processo documental e informativo;
verificando a relação
to diário de todas as pastas devolvidas ao arquivo, entre o assunto, a
• Planejamento, orientação e direção das ativi- Memória Institucional
pesquisa,
atuar com organização e inventário os fatos e as fontes).
do arquivo, dades de identificação das espécies documentais e Memória Institucional é uma forma eficaz de
• Problemas
preservar a organização do arquivo obedecendo encontrados (quais foram as limi-
participação no planejamento de novos documen- garantir informações estratégicas, fundamentais
tações encontradas
aos padrões de qualidades estabelecidos, fazer na horatos de efazer o relatório).
controle de multicópias; à gestão, ao planejamento organizacional e às
a digitalização de documentos visando• Outros dadosto-
manter como os sobre • economia,
Planejamento, organização e direção de ser- tomadas de decisões no âmbito institucional.
dos os arquivos organizados etc.situação jurídica, ou mesmo análise do contexto,
viços ou centro de documentação e informação; Possibilita a geração de inovação e produção
A atividade dos arquivistasdevem
tem seser considerados caso o•relatório
alterado trate organização e direção de ser-
Planejamento, de conhecimento que consolidam a identidade
sobre um investimento
com a introdução das novas tecnologias, que ou assunto
viços desimilar, pois
microfilmagem; organizacional.
serão os pilares
vieram melhorar as técnicas e os instrumentos da base desse tipo de relatório.
• Orientação quanto à classificação, arranjo e
de trabalho, como a utilização dePara redesfinalizar
e de o relatório,descrição
coloca-sedeuma ex-
documentos; 1 CAMARGO, Ana Maria de Almeida, BELLOTTO, Heloísa Liberalli et
posição de
mecanismos de buscas. A digitalização de docu-conclusões e recomendações. Com as
• Orientação da avaliação e seleção de docu-
al. Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Associação dos
Arquivistas Brasileiros – Núcleo Regional de São Paulo: Secretaria de
conclusões,dos
mentos permite uma rápida divulgação é possível concentrar
mentos, a informação
para fins de preservação; Estado da Cultura, 1996
nos dados mais importantes que informem o
leitor sucintamente sobre o quadro exposto.
Quanto às recomendações, devem ser formuladas
de forma realista e útil para a empresa.