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DEAPRENDIZAGEM
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OBJETO DE APRENDIZAGEM
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PESQUISA, PREPARAÇÃO, DISPONIBILIZAÇÃO

E RECUPERAÇÃO DE INFORMAÇÕES
Judith Terreiro - Equipe de elaboração Flacso
público a que se destina. Porém, existem pontos Modelo CI – Circular Interna Modelo de Ofício
básicos que são comuns em todos os relatórios.
As informações são produzidas em abundân- ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microfi- • Suporte – material sobre o qual as informa-
cia, independentemente da área•profissional, por
Antecedentes (razões pelas quais se faz o
cha, rolo de filme, tira de microfilme, mapa etc. ções são registradas. Exemplo: fita magnética,
relatório ou o estudo).
isso é necessário o arquivamento das mesmas, • Espécie – é a configuração que assume um filme de nitrato, papel etc.
sejam informações produzidas em • Fontes de informação (de onde foram obtidas
portadores físi- documento de acordo com a disposição e a Para fazer o arquivamento, existem os méto-
as informações para sua realização).
cos (textos, produções gráficas, vídeos, fotos etc.) natureza das informações nesse contidas. Exem- dos de arquivamento, que são os diferentes
ou em meios digitais. • Metodologia (como é composto o relatórios,
plos: boletim, certidão. Declaração, ata, relatório, modos utilizados para colocar documentos em
verificando a relação entre o assunto, a
carta, ofício, proposta etc. ordem em um arquivo. Os métodos mais utilizados
pesquisa, os fatos e as fontes).
DOCUMENTO • Gênero – configuração que assume um são: alfabético, numérico, cronológico, geográfi-
• Problemas
Conjunto constituído pela informação
encontrados (quais foram as limi-
e seu documento de acordo com o sistema de signos co e ideográfico.
tações encontradas na hora de fazer o relatório).
suporte, o qual pode ser utilizado para consulta utilizado na comunicação de seu conteúdo. Para adotar a metodologia para a guarda dos
• Outros dados como os sobre economia,
ou prova. É a unidade constituída pela informação Exemplos: documentação audiovisual (filmes); documentos, a escolha do método de arquiva-
situação jurídica, ou mesmo análise do contexto,
(elemento referencial ou dado) e seu suporte documentação fonográfica (discos, fitas); docu- mento a ser utilizado é determinada pela natureza
devem ser considerados caso o relatório trate
(material, base), produzida em decorrência do mentação iconográfica (obras de arte, fotografias, dos documentos, frequência de consulta, sistema
sobre um investimento ou assunto similar, pois
cumprimento de uma atividade. negativos, slides, micro formas); documentação de recuperação das informações e estrutura da
serão os pilares da base desse tipo de relatório.
O documento pode ser simples (ofício, relatório, textual (documentos escritos). organização, devendo ser simples e de fácil enten-
Para finalizar o relatório, coloca-se uma ex-
ficha de atendimento) ou composto (processo). • Tipo de documento – é a configuração que dimento pelos usuários.
posição de conclusões e recomendações. Com as de acordo com a atividade
assume um documento • Método alfabético – é um método conside-
NATUREZA DOS DOCUMENTOS conclusões, é possível concentrar a informação
que a gerou. Exemplos: certidão de nascimento, rado direto, uma vez que não precisa de uma
nos dados mais importantes que informem o
São variados os tipos de documentos produ- ata de posse; boletim de notas e frequência referência ou um índice para localizar o documento,
zidos e acumulados, bem como leitor
sãosucintamente
diferentes ossobre o de alunos,
quadro exposto.
relatório de fiscalização regimento de pode-se buscar diretamente, observando a ordem
Quanto às recomendações,
formatos, as espécies, e os gêneros em que se devem ser formuladas
departamento, processo de vida funcional, boletim alfabética por nome do documento. O nome
de forma realista e útil parade
apresentam dentro de um Arquivo. a empresa.
atendimento de urgência, prontuário etc. do documento será representado por uma letra
• Formato – é a configuração física de um • Forma – estágio de preparação e transmis- ou grupo de letras, a primeira letra é fixa e as
suporte de acordo com a sua natureza e o modo são e documentos. Exemplos: original, cópia, seguintes variáveis. Exemplo: A, B, C, D, em segui-
como foi confeccionado: Exemplos: formulários, minuta, rascunho etc. da ordenar por Aa, Ab, Ac, etc.

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• Método numérico – o elemento a ser RECOMENDAÇÃO PARA RECOMENDAÇÕES, CONSERVAÇÃO

considerado no arquivamento é o número. É atri- PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS E PRESERVAÇÃO DE INFORMAÇÕES
buído um determinado número ao documento, Medidas de conservação que visam preservar EM DOCUMENTOS DIGITAIS
seguindo determinado critério, comoareferência
público os documentos
que se destina. Porém, existem e, em consequência,
pontos Modelo as Circular Interna Recomenda-se:
CI –informa- Modelo de Ofício
a determinada pessoa, empresa, assunto, etc. ções geradas
básicos que são comuns em todos os relatórios. pelas unidades necessárias ao • Imprimir os documentos gerados em
O método numérico é considerado indireto, porque
• Antecedentes cumprimento
(razões pelas quais se defazsuas
o atribuições que devem ser meio eletrônico, que contenham informa-
é necessária a elaboração derelatório
um documento de
ou o estudo). observadas durante a produção, trâmite e arqui- ções importantes para e sobre a Unidade e
referência para buscar a faixa de•numeração vamento corrente
Fontes de informação (de onde foram obtidas e intermediário. mantê-los em arquivo.
que foi atribuída à determinada pessoa, empresa,
as informações • Não dobrar o papel.
para sua realização). • Documentos armazenados somente em
assunto, etc. Esse documento de•referência • Não expor
Metodologia (como é composto o relatórios, documentos à luz solar. meio eletrônico devem possuir uma cópia
é que possibilitará o arquivamento correto e sua •
verificando a relação entre o assunto,Não rabiscar
a os documentos. em um CD ou pen-drive para facilitar o acesso
posterior busca. pesquisa, os fatos e as fontes). • Evitar o uso de fita adesiva ou gomada de aos documentos em caso de alguma eventua-
• Método cronológico – os documentos são qualquer espécie,
• Problemas encontrados (quais foram as limi- pois as resinas emprega- lidade ocorrer.
arquivados por uma data, quetações
pode ser a data na horadas se alteram
encontradas e podem provocar manchas de
de fazer o relatório). • Evitar deixar DVD, CD-ROM ou similares
de origem do documento, data da realização de difícil remoção.
• Outros dados como os sobre economia, próximos a campos magnéticos.
eventos ou a data do próprio arquivamento.
situação jurídica, ou mesmo análise• Evitar utilizar
do contexto, materiais oxidantes (clipes me- • Devido à fragilidade do suporte e à
• Método geográfico – os devem
documentos são
ser considerados tálicos,
caso grampos),
o relatório tratedevido às marcas irreversíveis obsolescência tecnológica, procure migrar as
arquivados considerando o local, cidade, estado, que causam
sobre um investimento ou assunto similar, pois no documento, e também os elásticos informações de um suporte menos atualizado
país, ou setor de origem do documento. que podem danificar
serão os pilares da base desse tipo de relatório. os documentos. para um suporte mais atualizado, como, por
• Método ideográfico – os documentos
Para finalizar • Não perfurar
são o relatório, coloca-se uma ex-os documentos sem necessidade. exemplo, fitas de vídeo para DVD, fitas cassete
arquivados considerando os assuntos aos quais se • Manter
posição de conclusões e recomendações. Com as as mãos sempre limpas. para CD etc.
referem. Partem de um temaconclusões,
mais geral para as concentrar
é possível • Não come e beber próximo a documentos.
a informação • Tomar cuidado no manuseio das mídias
situações mais específicas. Exemplo: Recursos Hu- Não use
nos dados mais importantes que informem o saliva para passar páginas de documentos. digitais, especialmente com os CDs que po-
manos (folha de pagamentos), Recursos Humanos
leitor sucintamente sobre o quadro • exposto.
Tomar cuidado ao transportar documentos. dem riscar, comprometendo a inteligibilidade
(férias), Recursos Humanos (banco
Quantode àsHoras) etc.
recomendações, • Não
devem serapoiar os cotovelos sobre os documentos.
formuladas das informações ali registradas.
de forma realista e útil para a empresa.

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ELIMINAÇÕES DE DOCUMENTOS DIGITAIS produtores em razão de sua vigência e frequência PRAZOS DE PERMANÊNCIA DOS
As regras para a formalização de eliminações de uso. São muito usados pela administração. DOCUMENTOS: TRANSFERÊNCIA
de documentos digitais são as mesmas adotadas 2. Arquivo Intermediário – também conhecido Transferência é a operação pela qual os papéis
público a que
nos planos de destinação de documentos aprova- se destina. Porém, existem pontos Modelo CI –
como de segunda idade ou semiativo. São arquivos Circular Internaem desuso serão retirados do Modelo deativo
arquivo Ofício
e
das pela CCAD/SIARQ. básicos que são comuns emque todos os relatórios.
aguardam em depósito de armazenamento colocados no arquivo permanente. Essa operação
• Antecedentes
Idade dos arquivos, pois os arquivos também(razões pelas quais se
temporário fazdestinação
sua o final. Apresentam pe- tem por fim aliviar a carga de papéis do arquivo
têm ciclo de vida. Esse ciclo relatório
é contadoou o estudo).
a partir quena frequência de uso pela administração. ativo. Porém, isso não significa que o arquivo inati-
da produção do documento e do•encerramento
Fontes de informação
do (de onde foramPermanente
3. Arquivo obtidas – também conhecido vo deverá se transformar em “depósito de lixo”.
as informações
ato, ação ou fato que motivou a sua produção, e para sua realização).
como de terceira idade ou histórico. São os conjun- O arquivo inativo deverá ser organizado sob as
da sua frequência de uso. • Metodologia (como é composto o relatórios,
tos documentais custodiados em caráter definitivo, mesmas regras que conduzem o ativo. Isso auxi-
verificando
Essa fase, diz-se na Arquivística, temarelação
relação entre oem assunto,
funçãoado seu valor. O acesso é público. liará na localização dos papéis em desuso. Talvez
pesquisa,
com a vigência do documento (a razão de os fatos e as fontes). Os arquivos ainda podem ser pessoais e familia- você pense que, uma vez no arquivo permanente,
• Problemas
ser do documento). Depois de destituído dessaencontradosres (quais foram asresultantes
ou privados, limi- das atividades de pes- não serão mais necessários os documentos.
tações encontradas
vigência, o documento pode ser guardado em na hora de fazer o relatório).
soas e /ou famílias. No caso dos arquivos pessoais Não se esqueça de que os documentos de
• Outrosnele
função da importância das informações dados como os sobre
con- economia,
dos executivos ou diretores das empresas, estes departamento de pessoal, por exemplo, jamais
situação jurídica,
tidas, para a história da administração ou ou mesmodevemanáliseser do separados
contexto, dos arquivos comuns da em- poderão ser destruídos, a não ser depois de micro-
devem ser
mesmo para tomadas de decisões pautadas nasconsiderados caso o relatório trate
presa e, geralmente, localizado na sala dos execu- filmados. Convém que você utilize o registro
ações do passado. sobre um investimento ou assunto tivos. Ésimilar,
importantepois mantê-los sempre trancados. de entradas e saídas para anotar os documentos
serãoem
O ciclo pode ser categorizado os três
pilares da base desse
fases tipo de
Jamais relatório.
deverá aparecer em sua gaveta a expressão que forem destruídos, anotando a data e o con-
ou arquivos: Para finalizar o relatório,“Arquivo
coloca-se uma ex-
Confidencial”. Os métodos que mais favo- teúdo dos mesmos.
1. Arquivo Ativo, Correnteposição de conclusões
ou de Gestão – tam- e recomendações. Com as
recem a confidencialidade são os numéricos. As empresas estabelecem a validade dos do-
conclusões, é
bém conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. possível concentrar a informação
É fundamental o cuidado na destruição de do- cumentos segundo as determinações legais.
São conjuntos de documentos nos dados mais importantes
estreitamente vincu- que informem
cumentos. o serão transferidos para “arqui-
Jamais A partir daí, eles poderão ser destruídos. A disci-
lados aos objetivos imediatosleitor
parasucintamente
os quais foram sobre o vo
quadro exposto.
inativo”. Deverão ser guardados no máximo de plina e a uniformidade são fatores importantes
Quanto às recomendações,
produzidos e que se conservam junto aos órgãos devem ser formuladas
tempo e depois destruídos. de organização.
de forma realista e útil para a empresa.