ORGANIZAÇÃO E

CONTROLE DE
DOCUMENTOS

QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL
2023

AULA 01
ORGANIZAÇÃO E
CONTROLE DE
DOCUMENTOS
CENTRO DE EDUCAÇÃO E TECNOLOGIA SESI/ SENAI
 Conteúdo Programático
• 1º etapa - Processos administrativos
• Conceito de organização;
• Hierarquia e níveis hierárquicos;
• Áreas e setores funcionais;
• Organogramas, fluxogramas e cronogramas;
• 2º etapa -Ferramentas da Qualidade
• 5S
• PDCA
• 5W2H
• Matriz SWOT
• 3º etapa-Organização de escritório
• Tipos de documentos
• Rotinas de documentos;
• Técnicas de arquivamento;
• Controle de documentos;
• Ética Empresarial
 O QUE FAREMOS
DURANTE A UNIDADE:

O QUE ESPERAMOS DE VOCÊS:

✔ PARTICIPAÇÃO;
✔ INICIATIVA NA BUSCA PELO CONHECIMENTO;
✔ ASSIDUIDADE;
✔ PONTUALIDADE;
✔ TRABALHO EM EQUIPE;
✔ SOCIALIZAÇÃO;
✔ RESPEITO;
✔ RELACIONAMENTO INTERPESSOAL COM EMPATIA.
 1º Etapa- Processos Administrativos

O que seria Processos Administrativos ???

 Processos Administrativos
São meios pelos quais auxiliam a gestão da organização,
utilizados de forma diferenciada de acordo com os princípios e
objetivo de cada instituição, seja ela pública ou privada.
Os processos administrativos visam planejamento, organização
e controle, contribuindo para um melhor resultado da empresa.
 Para entender
melhor o que vamos aprender ,
precisamos ter noção de como
funciona as empresas!!
 Organização das Empresas

É uma organização econômica em que são reunidos

e combinados fatores de produção, desenvolvendo uma determinada
atividade com objetivo de lucro.
Organização das Empresas
A empresa para atingir seus objetivos necessita de 4 elementos:
Humanos, Materiais, Técnicos (habilidades) e Financeiros

Pessoa Física =>É o indivíduo ou pessoa natural dotada

de vontade própria e capaz de direitos e obrigações.
São os colaboradores que fazem parte da empresa.

Pessoa Jurídica
Empresário =>Comerciante ou prestador de serviço que
responde ilimitadamente por todos os atos da empresa.
Sociedade=> união de 2 ou mais sócios.
Momento de Tirar Dúvidas

Qual a diferença entre

Responsabilidade
Ilimitada e Limitada ???
 Organização das Empresas

Responsabilidade LIMITADA
O empresário responde apenas com os bens da empresa.

Responsabilidade ILIMITADA
O empresário responde aos seus credores com todos os seus
bens, incluindo o patrimônio da empresa e os bens pessoais.

Observação:
No caso do Empresário Individual, uma única pessoa física constitui a
empresa, cujo nome empresarial deve ser composto pelo nome civil do
proprietário, ele responde de forma ilimitada com todos os seus bens.
Exercício de Fixação:
• O que seria Processos Administrativos ?
• A empresa para atingir seus objetivos necessita de 4 elementos,
quais elementos são estes?
• Qual a diferença entre Responsabilidade Ilimitada e Limitada ?
Organização das Empresas

Constituição e Legalização
de Empresas ?
Constituição e legalização de empresas

Para que possam desenvolver suas atividades;

❑ Registro na junta Comercial; (comércio/Industria)
❑ Registro na Receita Federal; (impostos federais)
❑ Registro na Prefeitura Municipal;
(impostos municipais)
❑ Registro na Secretaria da Fazenda do Estado;
(impostos estaduais)

Natureza das empresas:

✔ Empresa de prestação de serviços;
✔ Empresa comercial;
✔ Empresa industrial;
✔ Empresa mista;
Principais Forma Jurídica das Empresas

Sociedade por quotas de responsabilidade limitada

- Ltda. Os sócios possui responsabilidades como os
credores de forma limitada.

Sociedade anônima ou S/A – o capital social não se

encontra atribuído a um nome em específico

Sociedade cooperativa – grupos de pessoas que

se unem para o exercício de uma atividade.
Organização das Empresas

Vamos dar
continuidade ao
nosso aprendizado!!
 Razão Social

Razão Social =>

é o nome que a
empresa fornece a
junta comercial e é
reconhecido
juridicamente ,
administrativament
e, nos bancos , etc.
Forma Jurídica das Empresas

Classificação das empresas

Comércio e Serviços.

Classificação No. de Faturamento

colaboradores
Microempresas 0a9 Até 360.000,00

Pequeno Porte 10 a 99 Acima de 360.000,00 até 4.800.000,00

Média 100 a 500 Inferior a 6.000.000,00 até 20.000.000,00

Grande acima de 500 Acima de 20.000.000,00 até 50.000.000,00

Situação problema:
• 01 Caso concreto:
• Franklin dono de um supermercado que atualmente possui 700
funcionários. Infelizmente, devido a uma crise econômica, Franklin
precisa reduzir o número de colaboradores para menos da metade,
ou seja, para 400 pessoas.

• Desafio: Se você fosse Franklin como você poderia realizar essa

redução de forma justa e eficiente, minimizando o impacto nos
funcionários e mantendo a operação do supermercado?
 Nome Fantasia

Nome Fantasia - é uma

abreviação, um apelido, ou uma
logomarca que tem o intuito de
facilitar a memorização do nome.
Um marketing. Também pode ser
registrado.

Exemplo - A Coca Cola é o nome

fantasia da empresa de razão
social Coca-Cola Indústrias Ltda.
 Marca

Marca - é a representação simbólica de uma entidade, qualquer que ela seja,

algo que permite identificá-la de um modo imediato.
A marca registrada no INPI(Instituto Nacional da Propriedade Industrial) garante
ao seu proprietário o direito exclusivo em todo território nacional em seu ramo de
atividade econômica.
https://www.youtube.com/watch?v=Pb26qWcKI3o
O poder da Marca.

Parintins - Amazonas
O Poder da Marca!
Falência
 Como funciona Recuperação Judicial?

Solicitar o pedido
Proposta Escolhe o
de recuperação
aceita administrador
indicado pelo
juiz

Juiz divulga o
60 dias para plano aos
elaborar o plano credores-
180dias Todos os meses é
enviado o balanço
da empresa ao juiz.
Como funciona Recuperação Extrajudicial?

Acordo
firmado entre Sem
a empresa e os intermédio
credores da justiça.

O plano é
elaborado por Evita
advogados das burocracia
partes.
AMERICANAS - Pedido de falência em 2023
A dívida total da Americanas é de R$ 50,1 bilhões. Esse valor acrescenta aos
R$ 42,5 bilhões divulgados em fevereiro, mais R$ 7,6 bilhões de débitos
mantidos entre as empresas que fazem parte do grupo da companhia. Do
montante de dívidas financeiras e com debêntures, cerca de 44% estão
ligadas às chamadas operações de risco sacado (“forfait”), que estão no
centro da polêmica que envolve a varejista. Elas deram origem ao rombo
contábil anunciado em janeiro, à época estimado em R$ 20 bilhões.
 Kodak- Pedido de falência em 2012

Solicitou pedido de concordata em 2012 ao Tribunal de Nova York,

com o objetivo de reestruturar seus negócios que perderam espaço
com a chegada de câmeras digitais no mercado.
 Organização da Empresa
Investiu no segmento de embalagens, no qual a Kodak
planeja tirar proveito de sua tecnologia avançada de
impressão para gerar produtos com uma apresentação
impecável. Além disso, ela investiu em tecnologias de
captura, escaneamento e saída, para melhorar os
serviços de impressão atuais. Criou novos produtos ao
seu portfólio .
Atividade de Fixação:
Com relação às duas empresas mencionadas, ambas passaram pelo mesmo problema, que foi a
decretação de falência. Sendo assim, proponho a você, aluno, que responda a algumas questões para
ajudar essas empresas.

1. De acordo com a empresa que você ficou, responda como essa empresa irá conseguir reverter
esta situação?
2. Para você, o funcionamento da recuperação judicial funciona. Porque?
3. Se você fosse um dos sócios desta empresa, que medida você tentaria reverter esta situação?
AULA: 05 DATA: 04/12/2023

Organização das Empresas

Agora que já entendemos

o que é empresa e como
ela se constituem, vamos
entender sua
organização???
O que seria Missão, Visão, Valores e Objetivos?

• A partir do conceito de negócio formulado é definida a

forma jurídica, deve-se desenvolver a declaração de
Missão, Visão, Valores e Objetivos.
• Negócio => é a orientação específica de sua atividade
empresarial.
• Missão=> (para que veio) é a finalidade da existência de
uma organização.
• Visão => é o sonho da organização. É aquilo que se
espera ser num determinado tempo e espaço.(pelo menos
5 anos).
• Valores=> princípio éticos que norteiam todas as suas
ações.
• Objetivos=> a busca do sucesso almejado.
Missão, Visão, Valores
Questões 01 é 02 da página 11 da apostila.

Continuação:

De acordo com o assunto abordado em sala de aula,

convido você, aluno, a criar sua própria missão, visão e
valores para uma empresa fictícia. Você deve incluir o
nome fictício e qual é o negócio da sua empresa
AULA: 06 DATA: 05/12/2023

Modelos Organizacionais de Empresa

Organizar significa estruturar e integrar as atividades

desenvolvidas em uma empresa, distribuindo-se por
departamentos, setores, seções, etc.

Pode ser Formal Pode ser Informal

Representada Interação social
formalmente pelo espontânea das
organograma; pessoas dentro da
empresa;
Áreas e Setores Funcionais

Áreas Constituídas Exemplo:

Área comercial
por departamentos e também
setores. Área comercial
responsável pelos
Decisões são setores de
estratégicas-Longo Constituída pelo
Prazo.
pesquisa, compras,
departamento
vendas e
de Marketing.
telemarketing
 .

Áreas e Setores Funcionais

Departamentos
Segundo nível de
uma organização,
responsáveis pelos
setores. Tomadas de
decisões são
basicamente
táticas.
 Áreas e setores funcionais
Áreas e Setores Funcionais

Setores O foco das decisões é

Terceiro nível de operacional, de curto prazo.
uma organização,
compreende a
operacionalização
das atividades.

cas.
Agora convido você aluno a forma uma dupla
para pesquisar sobre: “um ou dois setores de uma
empresa, no qual vocês sempre tiveram vontade
ou curiosidade em trabalhar”. Depois explique os
pontos positivos negativos que este setor ou
setores que você deseja trabalhar possuí.
Departamentos e Setores

Departamentos
Presidência

Recursos Produção e
Finanças Marketing
Humanos Logística

Recruta- D.P. P& D e Compras e

Contábil e Crédito e atendi- Gestão Fabricação
mento e e Gestão do
Fiscal cobrança mento ao dos 4P’s e C.Q.
seleção T&D cliente estoque

Setores
Mychella Queiroz
Áreas, Departamentos e Setores
Integração de Atividades na Empresa
Organizar significa estruturar e integrar as atividades desenvolvidas
em uma empresa, distribuindo-se por departamentos, setores,
seções, etc., conforme suas necessidades.

SETOR FINANCEIRO SETOR DE PRODUÇÃO MARKETING

RECURSOS HUMANOS LOGÍSTICA ATENDIMENTO AO CLIENTE

SETOR ADMINISTRATIVO CONTROLE DE QUALIDADE PESQUISA DE MERCADO

Ao organizar uma empresa, agrupam-se as suas

atividades em determinados órgãos, atribuindo-lhes cargos ou
funções, além de definir as relações de hierarquia entre cada um
desses órgãos.
Para casa: Escolha um dos setores da figura anterior é traga
para próxima aula qual a importância dele para a empresa.
AULA: 07 DATA: 06/12/2023

Cargos x Funções
Dentro das organizações as pessoas trabalham exercendo
FUNÇÕES e ocupando CARGOS de forma hierárquica.

Cargo = Funções

Posição dentro Tipo de trabalho

da organização
realizado
Hierarquia

CLASSIFICAÇÃO TIPOS

Direção
Gerenciais Assessor
Gerente
Coordenador
Funções

Supervisor
Operacionais Assistente
Operador/auxiliar
Estrutura Organizacional

É o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades,

comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma
empresa, que pode ser concebida de duas formas:

ESTRUTURA FORMAL ESTRUTURA INFORMAL

Representada
Representada pela interação
formalmente social
pelo organograma espontânea das
pessoas
 Organograma

É a representação gráfica da ESTRUTURA ORGANIZACIONAL de uma

empresa, especificando as relações formais entre DEPARTAMENTOS,
ÁREAS E SETORES, seus NÍVEIS HIERÁRQUICOS e a inter-relação existente
entre eles.

Nível
Institucional

Nível
Intermediário

Nível
Operacional
 Organograma

Presidência

Recursos Produção e
Finanças Marketing Logística
Humanos

Recruta- D.P. P&D e atendi- Compras e

Contábil e Crédito e Gestão dos Fabricação e
mento e e mento ao Gestão do
Fiscal cobrança cliente 4P’s C.Q.
seleção T&D estoque
 Fluxograma
• Os objetivos são:

Fluxograma
⮚ GARANTIR A QUALIDADE;
⮚ AUMENTAR A PRODUTIVIDADE.
Pg.41
O fluxograma é o início da padronização.

• Ele é usado nas áreas:

compras e vendas;
» desenvolvimento de novo produto;
» planejamento estratégico e financeiro;
» manutenção preventiva, etc.
Símbolos Utilizados no Fluxograma
• Explicando o Fluxograma e seus símbolos gráficos:

• https://www.youtube.com/watch?v=HB2bUfhpRqo
 Atividade de fixação:
• Ricardo é um vendedor e trabalha em um setor de vendas de uma
empresa, atendendo aos clientes de forma ONLINE, relacionando
pedidos e direcionando-os para que cheguem corretamente na casa
dos clientes. Sendo assim, Ricardo irá precisar da sua ajuda para
criar um fluxograma que o auxilie nessa atividade.
Explicação sobre a situação anterior:
• https://www.youtube.com/watch?v=xy_W2-ZoIUo
 Cronograma
Conceito
Cronograma é um gráfico que procura demonstrar o
início e o término das diversas fases de um processo
operacional, dentro das faixas de tempo previamente
determinadas, possibilitando acompanhar e controlar a
execução planejada.
Objetivos
• Permitir controlar o tempo de execução de cada atividade;
• Permitir visualizar qual a fase que está terminando e qual a que
deve ser iniciada;
• Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponível e uma
diminuição de interrupções.
Arranjo Físico, Layout e Distribuição

Layout: Plano, arranjo, esquema, design, projeto.

Layout Empresarial: Como estão organizados os
equipamentos, máquinas, ferramentas, produtos finalizados e
mão de obra dentro da empresa.
Arranjo Físico, Layout e Distribuição

Objetivos:

❑ Minimizar tempo de
produção;
❑Utilizar o espaço de
forma eficiente;
❑Melhorar estrutura da
empresa;
❑Minimizar investimentos
em equipamentos;
❑Flexibilidade nas
operações da empresa.
Arranjo Físico, Layout e Distribuição

A exemplo disso temos Além de observar:

o departamento de
tesouraria ligado ao ✔ Mobiliário,
caixa e contas a pagar máquinas e
e receber; o equipamentos;
✔ Ruíd
departamento de o;
compras perto do ✔ Climatização, Cores
almoxarifado.... e Iluminação.
Arranjo Físico, Layout e Distribuição

Todo
escritório deve ter Para que isso
ordem para que ocorra é preciso
seus que haja um
colaboradores layout adequado
desempenhem entre os
suas funções de departamentos
maneira agradável envolvidos.
e com rendimento
de tempo.
Arranjo Físico, Layout e Distribuição

Mobiliário, máquinas e equipamentos - devem

estar em condições favoráveis aos usuários.
Arranjo Físico, Layout e Distribuição

Climatização, cores e iluminação- O ambiente deve ser climatizado e

com cores que motivem o colaborador, a iluminação adequada do
ambiente produz ganho de produtividade, reduz o número de erros e de
acidentes.
Arranjo Físico, Layout e Distribuição

Ruídos- causados por máquinas desreguladas, conversas

paralelas no trabalho, tratamento acústico inadequado, buzinas,
alto falantes dos vendedores, barulho de construção, etc.
Causam cansaço anormal no final do dia, resultando em
estresse e queda da produtividade dos colaboradores.
Arranjo Físico, Layout e Distribuição

Divisórias- devem ser adequadas as necessidades de

cada ambiente de trabalho, algumas empresas
utilizam espaços abertos, sem a utilização de
divisórias.
MOMENTO DE ATIVIDADE
A UTILIZAÇÃO DAS FERRAMENTAS DA QUALIDADE NOS
PROCESSOS ORGANIZACIONAIS
Planejamento

É pensar antes de agir e prever o futuro para

concretizá-lo da maneira que desejamos..

No âmbito Organizacional é um processo

administrativo que visa determinar a
direção a ser seguida para alcançar um
resultado desejado.

Elementos fundamentais do
planejamento: criatividade, inovação e
flexibilidade;
Fases do Planejamento

Analisar a situação

Determinar os objetivos

Identificar os públicos

Definir Estratégias

Estabelecer Recursos

Implementar e Operacionalizar

Controle e Avaliação
Tipos de Planejamento
O Planejamento nos Três Níveis Organizacionais

Tipo de
Tempo Amplitude
planejamento

Considera a organização
Estratégico Longo prazo como um todo.
Diretoria

Realizado pelos líderes dos

Tático Médio prazo Departamentos

Realizar alguma tarefa de

Operacional Curto prazo imediato
 As ferramentas da qualidade é um
conjunto de metodologias.
Colaboram para que os problemas sejam
solucionados de forma assertiva, clara,
objetiva e de maneira correta.
 Habilidades

Focar nos desejos dos Engajamento das

consumidores. atividades/pessoas. Tomar decisões.
1 3 5

Melhoria contínua

6
2 4

Liderança Aproximação nos Gestão dos

processos relacionamentos
76
 Importância

Aumento da Controle dos processos da Fortalecimento da

produtividade produção Organização

Otimização da organização
interna Redução de custos/desperdícios
Ferramentas da Qualidade
PDCA
Brainstorming
Fluxograma
 Diagrama de Ishikawa

Causa e Efeito

Efeito Causas

Tem como finalidade identificar o caminho real

e ideal para um produto ou serviço com o Possíveis causas
objetivo de identificar os desvios.
Folha de Verificação
Matriz BCG
Exemplo
5S
Ferramentas Complementares:
“ Porque é essencial utilizar as
ferramentas da qualidade nos
processos organizacionais?
 Produtividade

Lucratividade

Flexibilidade

Desempenho
ELEMENTOS DA COMUNICAÇÃO
 Para manter a organização dos
documentos, os processos depende das
pessoas?
 TIPOS DE DOCUMENTOS

Me
nd mora Certidã
o
o ATA
 RELATÓRIO

PODE SER DIRIGIDO POR UM FUNCIONÁRIO A SEU

SUPERIOR, POR UMA REPARTIÇÃO OU EMPRESA A QUEM
INTERESSAR POSSA, OU PODE VIR DA DIREÇÃO E SER DIRIGIDO
AOS SUBALTERNOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS OU
ORIENTAÇÕES DE AÇÕES FUTURAS.
 CLASSIFICAÇÕES: C) QUANTO AO ASSUNTO:
⮚ DE VISITA;
A) QUANTO AO PORTE: ⮚DE VIAGEM;
⮚DE PESQUISA;
⮚SIMPLES – POUCO EXTENSOS, NORMALMENTE ⮚DE CADASTRO;
COM POUCOS OU SEM ANEXOS, GRÁFICOS, ⮚DE PROCESSO;
TABELAS, ETC.; ⮚DE INQUÉRITO;
⮚MÉDIOS – MAIS EXTENSOS, PODENDO CONTER ⮚DE DESEMPENHO DE SETOR;
MAPAS, ILUSTRAÇÕES, ANEXOS, GRÁFICOS, ⮚DE NECESSIDADES;
⮚DE INSPEÇÃO;
TABELAS. PODEM DIVIDIR-SE EM PARTES, COMO:
⮚DE REUNIÃO;
CAPA, FOLHA DE ROSTO, SUMÁRIO,
⮚DE GESTÃO;
APRESENTAÇÃO, INTRODUÇÃO, ⮚DE ACIDENTE;
DESENVOLVIMENTO, CONCLUSÃO. PODEM TER ⮚CIENTÍFICO;
BIBLIOGRAFIA, ETC. ⮚CONTÁBIL;
⮚COMPLEXOS – DE EXTENSÃO AINDA MAIOR, ⮚ECONÔMICO;
B) QUANTO
PODENDO AOS TIPOS:
COMPORTAR ATÉ VÁRIOS VOLUMES. ⮚FINANCEIRO, ETC.

⮚INDIVIDUAL OU COLETIVO; QUANTO AO DESTINATÁRIO:

⮚CONFIDENCIAL OU PÚBLICO; ASCENDENTE: DESTINADO A SUPERIORES;

⮚DE ROTINA (REGULAR) OU DESCENDENTE: DESTINADO A SUBORDINADO;
HORIZONTAL: ENDEREÇADO A PESSOAS DO MESMO
EVENTUAL (OCASIONAL, ESPECIAL); NÍVEL HIERÁRQUICO.
⮚ANUAL, SEMESTRAL, ETC.
 ATA

É o resumo
escrito dos
fatos e
decisões de
uma
assembleia,
sessão ou
reunião para
um
determinado
fim.
 ATA:
É O RESUMO ESCRITO DOS FATOS E DECISÕES DE UMA ASSEMBLEIA,
SESSÃO OU REUNIÃO PARA UM DETERMINADO FIM.

Para evitar qualquer modificação posterior a ata deve ser redigida:

* Sem parágrafos, ocupando todo o espaço da página;

* Sem abreviaturas;
* Números escritos por extenso; * Sem
rasuras nem emendas;
* Sem uso de corretivo.
▪ Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa
“digo”, como neste exemplo: “aos dezesseis dias do mês de julho, digo,
de junho, de dois mil e cinco...”
▪ Quando se constatar erro ou omissão depois de escrito a ata, usa-se em
tempo: “em tempo: onde se lê julho, leia-se junho”.
 A ATA PODE SER ELABORADA EM LIVRO OU FOLHA?

SIM, CONTUDO O MEIO MAIS SEGURO É O LIVRO, POIS AS FOLHAS

OFERECEM PROBLEMAS DE GUARDA E FACILIDADE DE FALSIFICAÇÃO.

TODAS AS FOLHAS DO LIVRO DEVEM SER RUBRICADAS.

O LIVRO DE ATA COMEÇA COM UM TERMO DE ABERTURA E TERMINA COM

O TERMO DE FECHAMENTO, ASSINADOS PELA AUTORIDADE QUE SUBSCREVE
AS ATAS.
 TERMO DE ABERTURA:
“ESTE LIVRO DESTINA-SE À LAVRATURA DAS ATAS DAS ASSEMBLEIAS DO CONDOMÍNIO
RESIDENCIAL ALVORECER E COMPÕE-SE DE CEM PÁGINAS, NUMERADAS E RUBRICADAS
POR MIM, SÍNDICO, NESTA DATA”.
(LOCAL, DATA E ASSINATURA DO SÍNDICO.)

TERMO DE FECHAMENTO:
“ESTE LIVRO CONTÉM AS ATAS DAS ASSEMBLEIAS DO CONDOMÍNIO RESIDENCIAL
ALVORECER, NUMERADAS DE 01 A 100 E DEVIDAMENTE ASSINADAS.”
(LOCAL, DATA E ASSINATURA DO SÍNDICO.)
 Edital

É um instrumento de
notificação pública que
se afixa em local de fácil
acesso dos interessados
ou se publica num órgão
de imprensa oficial ou
particular.
 AVISO

É um tipo de correspondência cujas características são amplas e variáveis.

O aviso pode ser uma comunicação direta ou indireta, unidirecional ou
multidirecional;
Deve ser redigida em papel próprio, afixada em local público ou publicada
através da imprensa;
OS AVISOS DEVEM TER:

CLAREZA
CORREÇÃO
DATA E HORA
IDENTIFICAÇÃO
ATUALIZAÇÃO
POLIDEZ
SIMPLICIDADE
ESTÉTICA
 BILHETE

É um recado informal,
geralmente passado entre
colegas de serviço.

Partes do bilhete:

Remetente;
Destinatário;
Data;
Hora;
Nome de quem escreveu;
Local, Vocativo, Fecho de
Cortesia.
COMUNICADO

Constitui-se num
aviso que pode ter
caráter EXTERNO
OU INTERNO (pode
ser adotado o
modelo de aviso).
 MEMORANDO

TIPOS DE MEMORANDO

• INTERNO – dirigido a setores da mesma organização. essa é a

utilização mais frequente do memorando;

• EXTERNO - utilizado como meio de correspondência externa;

• EMPRESARIAL – utilizado por entidades privadas;
• OFICIAL – utilizado por órgãos públicos.
 PARTES DO
MEMORANDO
• A estrutura geral e a distribuição das partes do • FECHO – ou se omite ou limita-
memorando variam bastante. algumas partes se a expressões
rápidas:saudações! abraços
são opcionais, outras não podem faltar.
• ASSINATURA – sempre deve
• NÚMERO – É opcional, mas recomendável. constar.
• LOCAL – Na correspondência interna é omitido. • AVISO DE CÓPIAS, AVISO DE
• DATA – Não pode faltar; normalmente é abreviada. ANEXOS, INICIAIS DO
REDATOR E DO DIGITADOR –
• REMETENTE – Sempre deve aparecer. podem constar ou não.
• DESTINATÁRIO – Também deve constar.
• ASSUNTO – (Épígrafe, ementa) – é interessante que
conste.
• VOCATIVO – É interessante que conste.
• TEXTO – Deve primar pela objetividade e concisão.
texto mais extenso comporta outro tipo de
correspondência.
 Certidão

⮚Certidões de nascimento, de casamento e

de óbito.
⮚Há também certidões de registro predial,
que provam a quem pertencem os imóveis e
se há hipotecas, penhoras, etc.
⮚Certidões de registro automóvel, que
provam a quem pertencem os automóveis.
⮚Certidões do registro comercial, que
provam quem são os sócios e os gerentes
ou administradores, qual o capital social e os
É feito como forma de montantes das quotas dos sócios.
declaração que algo foi ⮚Há ainda certidões de todos os demais
retirado de um outro
serviços públicos como certidão de nada
documento ou livro.
consta, de débitos, etc.
 Atestado / Declaração

ATESTADO OU DECLARAÇÃO - Declaração feita de uma

pessoa a favor de outra, procurando atestar uma verdade em
que se acredita.
 Circular
(localidade), (dia) de (mês) de (ano)

(empresa)

Carta Circular nº (informar)

ASSUNTO: Obras no Estacionamento

Entre os dias X e Y o setor de

estacionamento da empresa passará
por obras de reforma estrutural, de
modo a melhorar o serviço prestado aos
funcionários. Durante este período o Forma multidirecional que possibilita uma
local estará interditado sendo liberado o instituição dirigir-se, ao mesmo tempo, a
uso do pátio dos fundos para guarda várias repartições ou pessoas. Não
dos veículos.
contém destinatário, nem direcionamento
Atenciosamente,

(nome)
(cargo)
 Ofício
Ofício no. ___/___

Senhor (nome do destinatário)

(cargo)
(empresa ou órgão)

Eu, (nome), brasileiro,(estado civil),

O ofício é um tipo de (profissão), inscrito no CPF sob no. (informar),
documento endereçada à residente e domiciliado à(informar endereço),
sirvo-me do presente para solicitar a Vossa
uma autoridade com o Excelência(descreva sua solicitação) com a
objetivo de comunicar um finalidade de (descrever o fim a que se deve o
fato ou realizar uma pedido).
Limitado ao exposto, fique com meus
solicitação em caráter votos de estima e consideração.
oficial.
qualquer outra (Localidade), (dia) de (mês) de (ano)
(assinatura)
determinação. (seu nome)
 Portaria
Portaria Municipal No. XXX, de (data por extenso)

O Prefeito do Município de (informar), no uso

É um documento de das atribuições que lhe são conferidas por Lei,
resolve, pelo presente instrumento, designar o
ato Senhor(nome), funcionário da Prefeitura, inscrito no
administrativo ,conté CPF no. (informar) para exercer a função de GESTOR
m aplicação de leis, da Secretaria de Meio Ambiente.
normas de execução Registre-se, publique-se e cumpra-se.
de serviço,
nomeações, Prefeitura de Marechal Deodoro, aos vinte e dois
dias de fevereiro de 2015
demissões, punições,
ou qualquer outra (Assinatura do prefeito)
determinação.
Registro na Secretaria Geral em (data por
extenso)
SECRETARIA GERAL
 TÉCNICA DE ARQUIVAMENTO

FUNÇÕES DOS ARQUIVOS CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Guarda a informação; Ordem Alfabética;

Ordem numérica;
Conservação a informação; Ordem Alfanumérica;

Ordem Cronológica
Garantir a acessibilidade.
Ordem de Assunto.
 Controle de Documentos
Dentro de uma organização circulam muitos documentos, tanto de
caráter interno como memorandos, avisos e outros, quanto os externos,
gerando então o tráfego de documentos.
✔Essa circulação precisa ter controle.
✔ Registro pormenorizado das entradas e das saídas de documentos que
passarem por esse setor.
✔ Em caso de dúvidas se foi mesmo recebido ou entregue, consultar os
protocolos diários dessa circulação
FALHAS NA COMUNICAÇÃO
REFERÊNCIAS
BIBLIOGRÁFICAS