Correspondncia Oficial

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orrespondncia oficial aquela que tem origem em rgos da administrao pblica, elaborada por agentes pblicos credenciados a falar em nome da instituio e tem como finalidade tratar de assuntos relacionados com o servio pblico. A correspondncia oficial pode ser interna, quando se d entre os setores de uma repartio, ou externa, quando ocorre entre dois rgos pblicos ou entre rgos pblicos e particulares. Diversamente da particular, a correspondncia oficial no pe em relao dois indivduos, mas sim dois rgos pblicos, ou um rgo pblico e um particular, por meio de seus agentes. Em razo disso, as marcas autorais do texto de correspondncia oficial tendem a dar lugar a frmulas impessoais e, em grande parte, padronizadas. So documentos que constituem a correspondncia oficial o ofcio, o memorando, a carta, o telegrama, como tambm as mensagens de correio eletrnico, o carto ou qualquer texto escrito que tenha como origem um rgo pblico e por finalidade o tratamento de assuntos a ele relativos. Este manual detm-se apenas no exemplo do ofcio, por ser o documento mais amplamente utilizado na Assemblia Legislativa.

Modelos nos 66 a 72
O texto mais utilizado na correspondncia oficial certamente o do ofcio, documento de que faz uso o titular do rgo ou algum por ele indicado, para tratar dos mais variados assuntos polticos, administrativos, culturais, financeiros, etc. com outros rgos pblicos, com entidades privadas ou diretamente com os cidados. Por meio de ofcios, so feitos agradecimentos, convites, convocaes, intimaes, solicitaes, assim como so encaminhados requerimentos, proposies de lei, pedidos de informao, relatrios finais de comisses, etc. Na Assemblia, alm do uso para correspondncia externa, o ofcio pode servir tambm para correspondncia interna entre o Presidente e os demais Deputados. Essa opo justifica-se pelo fato de os gabinetes, mesmo sendo rgos internos, funcionarem com autonomia poltica dentro do Poder Legislativo. O ofcio utilizado internamente, por exemplo, para formalizar o convite para uma reunio do Colgio de Lderes, dar resposta a requerimento, fazer encaminhamento de documentos, entre outros propsitos.

CORRESPONDNCIA OFICIAL

Ofcio

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Estrutura
Na Assemblia, adotam-se basicamente duas formas de se dirigir ao destinatrio: Excelentssimo Senhor ou Excelentssima Senhora, Ilustrssimo Senhor ou Ilustrssima Senhora, alm dos vocativos eclesisticos especficos. Em alguns casos, essas expresses so seguidas dos nomes dos cargos a que se referem. No se usa Prezado Senhor ou Prezada Senhora , tratamento informal mais apropriado para a carta, por exemplo. Um vocativo mais extenso pode indicar mais deferncia para com o destinatrio, como, por exemplo, o uso da expresso Excelentssimo Senhor Governador no lugar de simplesmente Excelentssimo Senhor . Tais normas variam de acordo com cada instituio. O importante a uniformidade de critrios. Na Assemblia, usa-se o vocativo sempre por extenso e seguido de dois pontos. Nada impediria que ele fosse seguido de vrgula ou que ficasse sem sinal de pontuao. e) Texto: recomendvel que cada ofcio contenha um nico assunto. Tratar de vrios assuntos num nico ofcio dificulta no s o seu controle e o seu arquivamento, mas tambm a compreenso do seu objetivo. introduo: deve-se iniciar o texto da correspondncia de forma objetiva e direta, sem deixar de ser polida. O que mais importante deve vir em primeiro lugar. recomendvel evitar, na introduo, expresses redundantes como: Tem este o objetivo de ..., Venho por meio deste informar ..., Venho pelo presente ..., Sirvo-me do presente para ... e outras semelhantes. No lugar delas, pode-se introduzir o assunto com o uso de verbos no pre-

Modelo n 66
O ofcio apresenta as seguintes partes: a) Cabealho ou timbre: compem o cabealho o braso e o nome do rgo. b) Nmero de controle : os ofcios recebem numerao de ordem do setor de origem dentro de cada ano civil. Isso permite o controle do documento, seu acompanhamento e arquivamento. Tendo em vista a diversidade de assuntos tratados pelas diferentes diretorias e gerncias, aconselhvel que cada setor tenha o seu prprio controle e numerao. Na resposta a qualquer ofcio (ou a qualquer tipo de correspondncia numerado), deve ser mencionado o seu nmero de controle para que o destinatrio possa localizar com facilidade o ofcio que ensejou aquela resposta. c) Local e data: so colocados no lado direito da mesma linha em que se coloca o nmero de controle do ofcio, devendo-se observar o uso, para o primeiro dia do ms, de nmero ordinal. No caso de o papel timbrado j conter o nome da cidade, torna-se desnecessrio repetir o local, podendo-se escrever simplesmente a data. d) Vocativo : a primeira referncia que se faz, no texto, ao destinatrio do ofcio e determina a forma de tratamento a ser utilizada no documento. Um vocativo mais formal indica um grau de formalidade maior com o interlocutor, devendo-se manter a coerncia do registro no texto.

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sente do indicativo, tais como: Convido V. Exa. ..., Informo V. Exa. de que ..., Submeto apreciao de V. Exa. ..., Encaminho a V. Exa. Revma. ..., Solicito a V. Revma. a gentileza de ..., etc. Tal praxe no invalida, contudo, o uso de expresses de polidez como Tenho o prazer de comunicar a V. Sa. que ... ou Tenho a honra de convidar V. Exa. ... Pode-se tambm introduzir o ofcio com a frmula Cumprimentando-o cordialmente ... ou Dirijo-me a V. Sa. para ... . desenvolvimento: o texto deve ter tantos pargrafos quantos forem necessrios para o desenvolvimento do assunto, embora seja comum que se atinja o objetivo da correspondncia com apenas um pargrafo. Deve-se evitar o uso de pargrafos longos, que, alm de desencorajarem a leitura, facilitam a ocorrncia de trechos confusos e obscuros. Frases curtas e na ordem direta favorecem a clareza e a objetividade da mensagem. conveniente deixar que as idias de menor importncia fiquem subordinadas na construo da frase; as idias centrais, por sua vez, devem vir no incio ou no fim da frase para que tenham destaque. preciso ficar atento ao paralelismo, ou seja, ao arranjo de duas ou mais idias semelhantes em estruturas semelhantes, o que favorece a conciso e o equilbrio do texto. f) Fecho de cortesia : o ofcio, assim como as cartas, simula de alguma forma o ritual de uma conversao. A saudao, a conversa e a despedida corresponderiam, respectivamente, ao vocativo, ao assunto tratado e ao fecho. O fecho pontua, assim, o trmino da interao. A sua colocao destacada cumpre, visualmente, o papel de marcar o final da conversao no ofcio. Devem-se evitar os fechos longos e rebuscados. Na correspondncia oficial da Assemblia, empregam-se apenas dois fechos: Respeitosamente e Atenciosamente, centralizados e seguidos de vrgula. Usa-se Respeitosamente para autoridades a quem se queira tratar com especial deferncia e Atenciosamente para as demais autoridades. g) Assinatura: o signatrio do ofcio o responsvel pelo seu contedo. Quem assina o ofcio o titular do rgo ou algum por ele indicado para falar em nome da instituio, caso em que a situao deve ser esclarecida no comeo do ofcio: Por determinao do Exmo. Sr. Presidente desta Casa, encaminho ... .

A competncia para o encaminhamento (a assinatura) de ofcios estabelecida, no caso da Assemblia Legislativa, pelo seu Regimento Interno. Incumbe ao Presidente, por exemplo, assinar os ofcios dirigidos ao Presidente da Repblica, aos Governadores de Estado e do Distrito Federal, aos Ministros e aos Secretrios de Estado, aos Presidentes do Congresso Nacional, da Cmara dos Deputados, do Senado Federal, das Assemblias Legislativas e dos Tribunais, bem como a autoridades diplomticas e religiosas. J o 1-Secretrio assina a correspondncia oficial que no for atribuda ao Presidente.

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Recomenda-se que o ofcio seja assinado por algum de posio hierrquica igual ou semelhante do destinatrio.

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Permite-se, na Assemblia, que o Presidente assine a resposta a toda a correspondncia que lhe for diretamente dirigida, independentemente de quem a tenha encaminhado. Deve-se lembrar que no necessrio mencionar, no nome do cargo, o nome da instituio, pois esta uma informao que j vem inscrita no timbre do papel. Assim, abaixo do nome do Presidente da Assemblia Legislativa, basta escrever Presidente.
Ofcio assinado por mais de uma pessoa A ordem de assinaturas segue a hierarquia dos cargos, comeando do de nvel inferior ( como se o ocupante do cargo mais alto desse seu aval s informaes prestadas por aquele que tem acesso direto a elas). No caso de signatrios de mesma hierarquia, as assinaturas devem vir lado a lado. Quando se tratar de cargos hierarquicamente do mesmo nvel, as assinaturas viro em lista alfabtica. Por exemplo, se houver vrios signatrios de mesma posio hierrquica (todos os Lderes de bancadas, por exemplo) e o Presidente da Casa, este assina primeiro, em destaque, e os demais, em seguida, em ordem alfabtica.

no texto do ofcio. Deve-se mencionar no ofcio o nmero de anexos, sem especificar o seu contedo, salvo se, por questo de segurana, houver necessidade de conferncia dos anexos no ato da entrega do documento. i) Endereamento interno: deve-se indicar, na primeira pgina do ofcio, o nome, o cargo e o endereo do destinatrio. Este pode ser completo ou constitudo simplesmente do nome do Municpio e da sigla do Estado. Deve-se tomar especial cuidado com a correo do nome e dos dados do destinatrio, a fim de evitar os constrangimentos que erros nesse registro costumam causar. A forma de tratamento utilizada no endereamento deve manter a coerncia tanto com o vocativo quanto com o tratamento utilizado no texto. No importando quantas folhas tenha o ofcio, a assinatura deve vir no final do texto, e o endereamento interno, sempre na primeira pgina.

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A elaborao do ofcio: particularidades

Adequao ao contexto Muito embora haja diretrizes gerais a serem seguidas na elaborao de um ofcio, vrios fatores especficos de cada situao interferem no modo como ele redigido e na modulao que se d sua linguagem. O redator deve avaliar os elementos da interao no caso concreto: quem assina e a quem se destina o ofcio, o que se pode dizer, quais as circunstncias polticas, o significado de determinadas expresses no momento, etc.

h) Anexo: alm de ser usado para encaminhar documentos, pode servir tambm como forma de apresentar informaes cuja articulao seria difcil de fazer

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Adequao do texto ao destinatrio Ao contrrio de documentos como o pronunciamento, o edital, a portaria ou o projeto de lei, que possuem mltiplos e, por vezes, desconhecidos destinatrios, o ofcio, com exceo do ofcio circular, um documento personalizado, que possui apenas um destinatrio, claramente identificado. Por isso, sempre que possvel, conveniente, sem banalizaes, observar aspectos como nvel de escolaridade, idade e interesses do destinatrio, para que a mensagem possa ser mais bem recebida por ele. comum, por exemplo, o Presidente da Assemblia receber dos cidados perguntas sobre a tramitao de determinado projeto de lei. Na resposta, importante adequar a linguagem no s ao grau de instruo do destinatrio, mas ao conhecimento que este demonstra ter do processo legislativo. Os termos tcnicos, por exemplo, devem ser evitados ou esclarecidos, e respostas mais concretas devem ser buscadas. fato comum o remetente ignorar questes ou solicitaes formuladas por seu interlocutor. Por isso, muito importante a ateno para responder ou atender, da forma mais precisa possvel, a todas as perguntas formuladas ou itens solicitados. Adequao do texto ao signatrio Quem assina o ofcio o titular do rgo, mas quem o elabora, na grande maioria dos casos, um redator especializado no assunto, cujo papel tentar, com o mximo de fidelidade e da melhor forma, traduzir, no seu texto, a inteno do signatrio. Prefere-se na Assemblia o uso da 1 pessoa do singular, no obstante haver quem ache que tal uso possa marcar o texto com um tom impositivo ou personalista. Na verdade, ao usar a 1 pessoa do singular, o titular de uma instituio nada mais faz que assumir o papel que lhe atribudo, por dever e por direito, de falar em nome daquele rgo. Informaes implcitas As informaes que o destinatrio do ofcio partilha com o remetente indicam muitas vezes o que se pode omitir e o que pode ser mais bem explicado no texto. Quando, por exemplo, o Presidente da Assemblia encaminha uma proposio de lei ao Governador do Estado para sano, no necessrio que se explique no ofcio de encaminhamento todo o processo que deu origem quela proposio de lei, j que esse um conhecimento dividido implicitamente pelos dois interlocutores.

Linguagem
Formalidade Na redao de ofcios, a caracterstica mais marcante talvez seja a formalidade, que se expressa na adoo do padro culto de linguagem, no uso de formas de tratamento como V. Exa ., V. Sa ., V. Ema ., etc., bem como na impessoalidade e na neutralidade com que os assuntos e o destinatrio so tratados. Tais caractersticas conjugamse bem com um registro mais formal e com a observncia das regras prescritas pela gramtica normativa.

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Objetividade O ofcio tem-se aproximado, em sua forma e linguagem, das cartas comerciais, cuja principal caracterstica a objetividade. Sem dispensar a polidez e a cortesia, deve-se buscar um texto acessvel, direto e preciso, evitando-se o uso de jarges, clichs, frases feitas, arcasmos e preciosismos e tambm as digresses e as frases vazias, destitudas de sentido. Cordialidade regra que o ofcio seja cordial e amistoso. No entanto, dependendo do assunto, o tom pode (e deve) variar, uma vez que o documento pode tambm ser usado para protestar contra determinada situao. De qualquer forma, a elegncia, a polidez e o respeito pelo destinatrio devem ser mantidos. Caso se queira demonstrar deferncia com determinada autoridade, todas as formas de tratamento devem vir por extenso, tanto no texto quanto no endereamento interno. Dignssimo A Assemblia eliminou, em todos os casos, o uso dos adjetivos Dignssimo (DD. ou Dig. mo), Mui Digno (MD.) e Meritssimo (MM. ou M.mo), tanto no encaminhamento quanto no envelope. Doutor No forma de tratamento, mas um ttulo acadmico conferido queles que possuem doutorado. No entanto, praxe no Brasil o uso desse ttulo para tratar no s as autoridades de maneira geral, mas mdicos e advogados, entre outras categorias profissionais. Atendendo ao costume, aceitvel, mas no recomendvel, usar Dr. ou Dra. antes do nome de autoridades pblicas. Destinatrio com dois cargos de hierarquia diferente Quando o destinatrio do ofcio ocupa, simultaneamente, dois cargos de hierarquia diferente, que meream formas distintas de tratamento, deve-se tratar a pessoa pela forma usada para o cargo hierarquicamente superior.
Exemplo: Se o destinatrio for um Secretrio de Estado que seja tambm Presidente de um Conselho Estadual, cargos que so tratados, respectivamente, pelas formas V. Exa. e V. Sa., e o ofcio for dirigido ao cargo hierarquicamente inferior, devem-se mencionar, no endereamento interno, os dois cargos e tratar o destinatrio pela forma hierarquicamente superior:

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A ttulo de exemplo, fazer um pedido com Solicito-lhe a gentileza de enviar a esta Casa diferente de faz-lo com Solicitolhe enviar a esta Casa. Formas de tratamento A forma de tratamento escolhida em funo do cargo, e no da pessoa que o ocupa, e o termo que ser usado varia, considerando-se a relao hierrquica entre remetente e destinatrio. O quadro constante neste manual apresenta as convenes adotadas na Assemblia. Na dvida, deve-se dar preferncia forma de tratamento que confira maior distino.

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Exmo. Sr. ... Secretrio de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentvel e Presidente do Conselho Estadual de Poltica Ambiental - Copam CAPITAL

Nesse caso, pode-se iniciar o ofcio usando a seguinte expresso: Encaminho a V. Exa., Presidente do Conselho Estadual de Poltica Ambiental, cpia do ... Estrangeirismos Usam-se estrangeirismos no caso de no existir a palavra em lngua portuguesa ou no caso de o termo em portugus dificultar o entendimento do texto. bom lembrar que h palavras ou expresses em lngua estrangeira que se incorporaram de tal forma ao nosso cotidiano, que, se traduzidas, mais dificultariam que facilitariam a compreenso do contedo. Como exemplo, podemos citar termos como videogame, shopping center , status quo , outdoor, mouse. Siglas Na primeira vez em que forem usadas nos ofcios, devem ser precedidas da explicitao de seu significado, a no ser que sejam de amplo conhecimento do pblico ou do destinatrio. se o uso de letra tamanho 12 (Arial ou Times New Roman), espaamento entre as linhas de 1,5 cm, margens direita e superior com 3 cm, e esquerda e inferior com 2 cm. No costume, na Assemblia, numerar os pargrafos do ofcio. Tal praxe s se justifica no caso de ofcios extensos, com mais de cinco ou seis pargrafos, de modo a permitir ao destinatrio fazer a precisa remisso a este ou quele perodo em sua resposta. Deve-se evitar a numerao do primeiro pargrafo e do fecho de cortesia. Alm do uso de papel timbrado, interessante j vir nele impresso o endereo completo do rgo, com a incluso de dados como nmero de telefone, fax, caixa postal, endereo eletrnico e da pgina na internet, ou qualquer outro dado que se faa necessrio para facilitar o contato com o remetente. O que no se pode esquecer que depe contra os princpios da padronizao e da uniformidade a utilizao, por diferentes setores de um mesmo rgo, de modelos variados. No modelo adotado pela Assemblia, no se usa, por exemplo, o item Assunto. Mas, caso o ofcio tenha mais de uma folha, com mais de cinco pargra-

Padronizao
Esttica A aparncia do documento fator relevante no caso de ofcios. Deve-se atentar para o arranjo grfico do texto, o tipo, o tamanho e a cor da fonte utilizada, o tipo de papel, o envelope, etc. Como orientao geral, recomenda-

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fos, este um dado que se revela til, por facilitar a triagem, pelo destinatrio, quanto prioridade com que deva ser tratado aquele documento, sem a necessidade de se fazer uma leitura completa do ofcio naquele momento.
Of. 530/2006/SGM Exmo. Sr. xxxxxx xxxxxx xxxx Secretrio de Estado de Cultura Av. Cristovo Colombo, 317 Funcionrios

Preenchimento de envelopes O envelope utilizado no encaminhamento de ofcio deve ser timbrado, assim como a folha do papel utilizado, e deve ser sobrescritado da seguinte forma:

n do documento que est dentro do envelope forma de tratamento nome do destinatrio cargo do destinatrio rua, nmero e complementos bairro

30140-010 BELO HORIZONTE - MG CEP, localidade e sigla da unidade federativa

Cartas e memorandos
A carta um tipo de correspondncia que, no mbito do parlamento, pode ser utilizada pelos gabinetes parlamentares como forma de intercmbio entre o Deputado e seus eleitores e que admite, por possuir carter mais informal, uma linguagem e estrutura mais flexveis que as do ofcio. J o memorando usado exclusivamente para comunicaes internas, com o objetivo de tratar de assuntos administrativos. De estrutura mais simples, tem na agilidade sua maior virtude. Entre o ofcio e o memorando, observa-se uma clara diferena: o primeiro polivalente, podendo ser externo ou interno, ao passo que o segundo eminentemente interno. O que determina o uso do ofcio internamente a importncia do assunto tratado e a necessidade de controle e arquivamento mais rigorosos. Na Assemblia Legislativa, os memorandos tm sido paulatinamente substitudos por comunicaes realizadas por meio do sistema de informtica ou do correio eletrnico, como os e-mails, que se tm revelado um meio mais rpido e eficaz para essa finalidade, resultando em economia de tempo e material e evitando a circulao desnecessria de pessoas e papis.

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