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Posto de Trabalho

Assistente Técnico – Recepcionista

Documento base: Lista Competências Técnico Profissional e Administrativo -


Portaria 1633/2007, de 31/12

Descrição de Funções:
Receber e encaminhar as chamadas telefónicas;
Receber e encaminhar presencialmente;
Prestar informações genéricas aos clientes interno/externo;
Distribuição de correio;
Auxílio ao expediente;
Reporte diária da entrada e saída de viaturas e pessoas nas instalações.

Perfil do candidato
Apresentação cuidada;
Boa dicção;
Capacidade de Flexibilidade
Adaptabilidade às situações
Dinâmica;
Assertiva;
Proactiva;
Autonomia;
Pontual e Assídua;
Gosto pelo contacto com público (relacionamento interpessoal)
Capacidade de Gestão de Tempo
Capacidade de Gestão da Informação
Bom senso;
Simpática;
Organizada;
Perspicaz;
Espírito de iniciativa;
Tolerância à pressão e contrariedades
Motivação;
Empenhamento;
Versátil;
Comprometimento para com o serviço público;

Requisitos mínimos:
Titularidade de 12º ano

Noções básicas de uma Língua Estrangeira (Francês, Inglês, Espanhol);


Conhecimento da Língua Portuguesa
Conhecimentos de Informática na óptica do utilizador (Office)

Requisito preferencial:
Competências a avaliar

Comunicação
• Clareza e precisão;
• Capacidade de adaptação da linguagem aos diferentes tipos de interlocutores
Relacionamento interpessoal
• Cordialidade/Afabilidade
• Tolerância à pressão e contrariedades
Iniciativa e autonomia
• Dinamismo
• Iniciativa na resolução de problemas
Organização e método de trabalho
• Capacidade de planeamento das actividades diárias
• Reconhecimento do que é prioritário e urgente

Guião de Entrevista
A senhora está só na recepção aquando da realização de uma conferência de ministros
no salão nobre da SG do Ministério do Ambiente. É-lhe fornecida uma lista de
participantes que não está actualizada. No momento da chegada dos convidados é
necessário proceder ao controlo de presenças (no caso de omissão, acrescentar o novo
convidado) e encaminhar as pessoas (não se pode ausentar do posto de trabalho).
O telefone não pára de tocar. Chega o estafeta com uma encomenda. O que faria?

Avaliar:
Iniciativa e autonomia
• Dinamismo
• Iniciativa na resolução de problemas
Organização e método de trabalho
• Capacidade de planeamento das actividades diárias
• Reconhecimento do que é prioritário e urgente

Exemplo escala avaliação:


1 – Não revela capacidade de iniciativa e autonomia (4 valores)
2 – Revela fraca capacidade de iniciativa e autonomia (8 valores)
3 – Revela razoável capacidade de iniciativa e autonomia (12 valores)
4 – Revela boa capacidade de iniciativa e autonomia (16 valores)
5 – Revela elevada capacidade de iniciativa e autonomia (20 valores)

A pessoa deve mostrar ser capaz de:


• em caso de omissão, acrescentar o nome do convidado;
• não se ausentar do posto de trabalho;
• fornecer informação aos convidados de forma a que estes consigam “encontrar” o Salão
Nobre;
• pedir ajuda;
• identificar claramente a tarefa prioritária;
• estabelecer a sequência de tarefas para resolução do problema;
• apresentar solução para cada uma delas.
Ficha Individual da Entrevista de Avaliação de Competências
Nome:__________________________________________________________________________
Carreira ___________________________________ Categoria ____________________________
Posto de trabalho _____________________________ Órgão/serviço _______________________
Avaliado por ______________________________________ Data _____/_____/____________

Guião de entrevista de competências

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A. Iniciativa e autonomia
Capacidade de actuar de modo independente e proactivo no seu dia a dia profissional, de tomar
iniciativas face a problemas e empenhar-se em solucioná-los.
B. Organização e método de trabalho
Capacidade organizar a sua actividade, definir prioridades e realizá-las de forma metódica.
Questões
1. O que faria se fosse confrontada com a seguinte situação: A senhora está só na recepção aquando da
realização de uma Conferência de Ministros, no Salão Nobre da SG do Ministério do Ambiente. É-lhe
fornecida uma lista de participantes que não está actualizada. No momento da chegada dos
convidados é necessário proceder ao controlo de presenças e encaminhar as pessoas. O telefone
não pára de tocar. Chega o estafeta com uma encomenda.
Colocar questões que ajudem a esclarecer a resposta apresentada, por exemplo:
1.1. Como chegou à conclusão que o mais prioritário era a recepção dos convidados?
1.2. Porque é que considera que é essa a melhor sequência de tarefas?
2. Refira-me uma situação profissional que tenha vivenciado e que seja de algum modo semelhante ao
relato que acabei de lhe apresentar.
2.1. Como solucionou o problema?
2.2. Se fosse hoje como o teria solucionado?
3. Por vezes chegamos à conclusão que a nossa forma de trabalhar não é a mais adequada.
Descreva uma situação em que tivesse necessidade de alterar o seu método de trabalho.
4.1. O que o levou a chegar a essa conclusão?
4.2. Que impacto é que essa alteração teve no seu trabalho?
4.3. Os resultados foram reconhecidos pelos outros?
C. Relacionamento interpessoal
Capacidade para interagir com pessoas com diferente características e em contextos sociais e
profissionais distintos, tendo uma atitude facilitadora do relacionamento e gerindo as dificuldades e
eventuais conflitos de forma ajustada.
Questões
4. Descreva-me uma situação em que teve que se relacionar profissionalmente com uma pessoa que
se encontrava emocionalmente alterada, que apresentava comportamentos conflituosos e tinha
dificuldade em ouvir os seus argumentos.
• Como lidou com a situação?
• Como se sentiu?
• Que atitudes assumiu?
• Quais os resultados que obteve?

D. Comunicação
Capacidade para se expressar com clareza e precisão, adaptar a linguagem a diversos tipos de
interlocutores, ser assertivo na exposição e defesa das suas ideias e demonstrar respeito e
consideração pelas ideias dos outros.

Classificação

Fundamentação (Esta fundamentação não é mais do que a justificação da classificação final de acordo com os
critérios de classificação)

O Avaliador
_____________________________________
Soluções apresentadas:
Não atende o telefone, coloca de lado a encomenda e não solicita ajuda
Atende o telefone, coloca a encomenda sobre a mesa, não solicita ajuda
Atende o telefone, coloca a encomenda sobre a mesa, solicita ajuda
Estabelece prioridades...

Pessoa que não peça ajuda


Solicita à pessoa que está ao telefone que aguarde
Pergunta se a encomenda é urgente
Encaminha os convidados (prioritário)

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