CARTILHA DE REDAO E

CORRESPONDNCIAS OFICIAIS

(1 Edio)
MNISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS

Joo Martins Dias
Reitor

Antnio Venncio Castelo Branco
Pr-Reitor de Desenvolvimento Institucional

Nelson Batista do Nascimento
Pr-Reitor de Administrao

Vicente Ferreira de Lucena Jnior
Pr-Reitor de Ensino

Ana Mena Barreto Bastos
Pr-Reitora de Pesquisa, Ps-Graduao e Inovao

Sandra Magni Darwich
Pr-Reitora de Extenso

Elaborao
Analice Pereira Barbosa
Administradora

Yanna Santos de Medeiros
Administradora

Reviso
Jnio Lcio Paes Alves
Diretor de Administrao e Finanas Reitoria

Colaborao
Erlison Soares Lima
Designer - Reitoria

A Redao Oficial tem como principal objetivo comunicar com a mxima
clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao rgo emissor. Esta
cartilha apresenta algumas regras, modelos e caractersticas, de acordo com
o Manual de Redao da Presidncia da Repblica, para a elaborao
de documentos oficiais, tais como ofcios e memorandos, de forma a
padroniz-los, facilitando a comunicao do
Instituto Federal de Educao, Cincias e Tecnologia IFAM.


Apresentao
Caractersticas da Redao Oficial
Impessoalidade: o documento
feito em nome do Servio
Pblico, por isso, o destinatrio,
por mais que seja seu amigo,
deve ser tratado de forma
impessoal, de maneira formal,
respeitando a hierarquia, e o
assunto deve se delimitar apenas
esfera de.

Clareza: o documento no
pode apresentar palavras ou
expresses ambguas. Tente ser
o mais direto
possvel, sem rodeios.

Conciso: transmitir o mximo
de informaes com o mnimo
de palavras. Se voc quer
chamar ateno para algo,
coloque em negrito
(mais no exagere).
Padronizao: diz respeito a
manter a formalidade e a
uniformidade nos documentos
emitidos em toda a
Administrao Federal.



1. Pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas
com quem se fala ou a quem se dirige a comunicao, exemplo:
Autoridade Forma de tratamento Vocativo
Diretores
Pr-Reitores
Chefes de Departamento
Demais autoridades e particulares
Vossa Senhoria Senhor seguido do respectivo
cargo
Reitores de Universidades Vossa Magnificncia Magnfico Reitor
Elementos para a estrutura da redao oficial

Foi abolido o uso do tratamento de
Dignssimo e Ilustrssimo, afinal a dignidade
pressuposto para que se ocupe qualquer
cargo pblico, sendo desnecessria sua
repetida evocao.

Doutor um ttulo adquirido mediante
curso de doutorado, logo relativo
pessoa, e no a um cargo ou uma funo,
no devendo ser utilizado como forma de
tratamento.
2. Siglas
UNIDADES SIGLAS
Pr-Reitoria de Administrao PROAD
Pr-Reitoria de Ensino PROEN
Pr-Reitoria de Pesquisa, Ps-Graduao e Inovao
Tecnolgica
PPGI
Pr-Reitoria de Extenso PROEX
Pr-Reitoria de Desenvolvimento Institucional PRODIN
Campus Coari CCO
Campus Lbrea CLA
Campus Manaus Centro CMC
Campus Manaus Distrito Indutrial CMDI
Campus Manaus Zona Leste CMZL
Campus Maus CMA
Campus Parintins CPA
Campus Presidente Figueiredo CPRF
Campus So Gabriel da Cachoeira CSGC
Campus Tabatinga CTB
3. Destaques e nmeros

Muitas vezes no corpo do texto necessrio deixar algumas
palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a
certas informaes:
Documentos
numerados
Independente do tipo de documento (lei,
ofcio, memorado) preciso
identificao prpria, portanto a letra
inicial deve ser maiscula.
Recebi o Ofcio n. 123
Proad/Ifam/2012

O Decreto n. 001...
Datao dos
expedientes
A datao deve sempre comear com
letra maiscula e terminar com ponto.
A cidade de origem seguida de vrgula,
antes da data. Sem citar a cidade, usa-se
Em, no seguido de vrgula.
Manaus, 15 de janeiro de
2012.

Em 1 de janeiro de
2012.

Use itlico nas expresses
estrangeiras e latinas.
Use negrito para destacar
alguma palavra no texto
quando necessrio, mas
evite excessos!

A indicao do ano no
deve conter ponto entre as
casas de milhar e centena.
No se escreve ano 2.000,
apenas 2000.



Os dias devem indicados na
forma numrica, sem o
numeral zero Esquerda; o
primeiro dia do ms escreve-
se em nmero ordinal:
Ex.: 4 de novembro de 2008,
1 de novembro de 2012.


Documentos Oficiais


1.Ofcio
O ofcio tem a finalidade de estabelecer uma comunicao entre os
diferentes rgos do Servio Pblico e entre rgos do Servio
Pblico com particulares.

2. Memorando
O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicao
interna dos rgos do Servio Pblico.

Quando se estabelece uma comunicao entre
os campi do Ifam, ou ainda entre a Reitoria e os
Campi, utiliza-se memorando.
Quando a comunicao com outro Instituto
Federal ou com fornecedores, utiliza-se o ofcio.
Tanto o ofcio quanto o memorando possuem a mesma
estrutura e mesma diagramao, chamada de padro ofcio.
1. Estrutura
a. Deve iniciar com o tipo de documento, nmero do expediente e sigla do rgo de origem,
com alinhamento esquerda:
Of. 123/2011 Ifam
Memo. 123/2011 Propad/Ifam
b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento direita:
Manaus, 01 de janeiro de 2011.
c. Destinatrio alinhado esquerda:
Ofcio Memorando
A Sua Excelncia o Senhor
Deputado Fulano de Tal
Cmara dos Deputados
70.160-900 Braslia - DF
Ao Sr. Pr-Reitor de Planejamento e
Administrao


d. Texto: com introduo, desenvolvimento e concluso
Observao: quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, essa estrutura
dispensada, iniciando apenas com a informao do motivo da comunicao, indicando os
dados completos dos documentos encaminhados e a razo pela qual est sendo
encaminhado.
e. Fecho alinhado ao texto:

Para autoridades superiores Para autoridades de mesma hierarquia ou
hierarquia inferior
Respeitosamente, Atenciosamente,
f. Assinatura e identificao do signatrio:


Nome do Responsvel
Cargo
2. Diagramao
A fonte a ser utilizada do tipo Times New Roman, tamanho 12 no texto em
geral; 11, nas citaes; e 10, nas notas de rodap;
Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas, e uma linha em
branco entre os pargrafos;
Os pargrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam
organizados em itens ou ttulos e subttulos;
obrigatrio constar, a partir da segunda pgina, o nmero da pgina;
Os ofcios, memorandos e anexos podem ser impressos em ambas as faces do
papel;
A impresso dos documentos deve ser em papel tamanho A4 (29,7 x 21,0
cm), na cor preta e em papel branco. A impresso colorida deve ser apenas
para grficos e ilustraes;
A margem lateral esquerda deve ter 3,0 cm e a margem lateral direita,1,5 cm;
A margem superior deve ter 3,5 cm e a margem inferior, 1,5 cm;
O incio de cada pargrafo do texto deve ter 5,5 cm de distncia da margem
lateral esquerda.

Casos omissos e documentos especficos de uma determinada rea, como
convnios, contratos, editais e outros no contemplados nesta cartilha,
tambm devem seguir os padres aqui estabelecidos.
Modelo de Ofcio
Modelo de Memorando
3. Documentos Circulares

Quando um mesmo assunto deve ser transmitido ao mesmo tempo
para vrios destinatrios, utiliza-se o documento circular, podendo
este ser Ofcio Circular ou Memorando Circular. Conforme a
finalidade, o documento obedece aos mesmos critrios do Padro
Ofcio, com diferena apenas na identificao do destinatrio, que
ser identificado em grupos afins.
Ofcio Memorando
Aos Reitores dos Institutos Federais
de Educao
Aos Pr-Reitores e Diretores Gerais
dos Campi
Estrutura
a.Nmero da informao e sigla do rgo de origem; referncia e assunto, com
alinhamento esquerda:
Informao n. 123 CPCC/DAP
Referncia: Memorando n. 123 Propad/Ifam/2011
Assunto: Situao do Contrato 123/2011

b. Destinatrio alinhado esquerda:
Ao Senhor Pr-Reitor de Planejamento e Administrao

c. Texto: trata do documento da informao. Primeiramente, o servidor descrever a
motivao da informao, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida,
prestar a informao a ele solicitada, seguindo a estrutura de introduo,
desenvolvimento e concluso.

d. Fecho alinhado ao texto. Diferentemente dos outros documentos a informao tem o
seguinte fecho:
o que informo.

e. Local e data alinhados esquerda:

f. Assinatura e identificao do signatrio
Outros Documentos


1. Informao
o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para
apreciao. Normalmente, na informao, o servidor presta esclarecimentos quanto s
rotinas necessrias para o andamento eficiente da documentao de anlise ou, ainda,
esclarece pontos necessrios para a tomada de deciso do gestor.
A informao deve seguir a mesma
forma de diagramao do padro
ofcio.
Modelo de Informao
2. Despacho

Despacho a deciso ou encaminhamento de autoridade administrativa
acerca de assunto submetido a sua apreciao. O despacho pode ser:
a) terminativo ou definitivo (tambm denominado decisrio): aquele que d soluo ao que
foi submetido autoridade e pe fim questo;
b) de mero expediente ordinrio: aquele que apenas d andamento ao documento;
c) interlocutrio: aquele que, sem resolver terminantemente a questo, transfere-a
autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartio;
d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo.
O ato do despacho pode ser manuscrito, proferido no corpo do documento de
que parte, evitando-se proferir despacho no verso do documento.
Quando isto no for possvel, deve ser escrito em folha a parte.
Estrutura
Quando for proferido no corpo do documento Quando o despacho for em folha a parte
1. Texto com a resoluo e/ou
encaminhamento;
2. Data em que foi proferido o despacho;e,
3. Assinatura com carimbo do emitente.
1. Documento de referncia: identificao do
documento a que o Despacho se refere;
2. Texto com a resoluo e/ou
encaminhamento;
3. Data em que foi proferido o despacho;e,
4. Assinatura com carimbo do emitente.
Modelo de
Despacho

Utiliza-se somente a frente da folha de despacho,
no permitido a incluso de novas folhas at seu
total aproveitamento.
No caso de insero de novos documentos no
processo, inutilizar o espao em branco da ltima
folha de despacho, carimbando Em branco.
3. E-mail

Um nmero cada vez maior de instituies pblicas e privadas vem utilizando o correio
eletrnico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas
instituies, grande parte das correspondncias internas e mesmo algumas das
comunicaes externas podem ser substitudas por mensagens enviadas por correio
eletrnico.

Estrutura
O modo como um e-mail estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto:
- Mensagens curtas podem conter uma nica palavra (aprovo, concordo);
- Mensagens longas, porm, exigem muitos pargrafos e, neste caso, deve apresentar,
como em toda boa comunicao, introduo, desenvolvimento e concluso;
- Utilize linhas em branco entre a saudao, os pargrafos e a assinatura. Utilize
tambm caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, no escreva s em maisculas ou s em
minsculas;
- Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou
Saudaes;
- A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudao nas
mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudao
como Senhor Diretor podem confirmar ao destinatrio que a mensagem realmente
encaminhada a ele.


Letras maisculas podem parecer agressivas e
letras minsculas podem dar a impresso de que
o emissor estava apressado ou com preguia.


No divulgue informaes confidenciais!
Assinatura eletrnica




Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poder apresentar sua
titularidade, seu cargo, seu nmero de telefone e o endereo do site da
instituio, entre outros detalhes. Entretanto, mantenha essa assinatura
curta, digamos com no mximo quatro linhas.
Alguns sistemas anexam, resposta dada a um
e-mail, todo o histrico das mensagens trocadas.
Entretanto, quase sempre esse histrico
desnecessrio e s aumenta o tamanho da
mensagem. Alm disso, retransmitir o contedo
recebido anteriormente pode ser inadequado. Evite
isso.

Se o destinatrio no tiver nenhuma vantagem em
receber sua mensagem, no a envie, mesmo se
no houver custo.
Em hiptese alguma divulgue correntes.
Para escrever bem, no necessrio inovar. Basta aplicar os
fundamentos da redao, como:

Adote como norma a ordem direta: sujeito verbo
complementos;
No tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor
economize o dele;
Elimine o que suprfluo. Seja objetivo. Ningum tem tempo
para ficar meditando sobre aquilo que voc escreveu;
Evite frases muito longas, com excesso de pontuao.


Sugestes para uma boa redao

Prefira Evite
- o termo mais simples;
- o sinnimo mais curto;
- o singular ao plural;
- o presente ao futuro;
- o termo concreto ao abstrato;
- o particular ao genrico;
- o explcito ao implcito;
- o positivo ao negativo.
- Excesso de palavras;
- Enxertos desnecessrios: somente
citaes indispensveis;
- V direto ao assunto;

Referncias
ANDR. Hildebrando A. de. Gramtica Ilustrada. 5 ed. So
Paulo: Editora Moderna, 2003

BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de Redao da
Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Departamento de
Imprensa Nacional, 2002.

BRASIL. Fundao Nacional de Sade. Manual de redao de
correspondncias e atos oficias. 2 ed. Braslia: Funasa, 2006.

VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofcios,
Memorando, E-mails e outras formas de Correspondncia
Oficial. Braslia: Projecto Editorial, 2003.