Administração de Recursos Materiais

1. INTRODUÇÃO

Não há como uma empresa funcionar sem a existência de recursos, sejam eles financeiros, humanos ou materiais. A Administração de Materiais foca sua atenção sobre este último, seja no que diz respeito aos insumos ou aos bens patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação.

Com a crescente concorrência existente por um participação no mercado consumidor as empresas encontrando buscam identificar formas de de melhorar seus

desempenhos,

maneiras

diferentes

obterem

vantagens

competitivas. Uma das formas de obter uma vantagem é através de uma boa gestão dos recursos materiais e patrimoniais.

Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia.

Administração de Recursos Materiais engloba a seqüência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.

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O ciclo da administração de materiais é ilustrado abaixo

Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e pode contribuir a partir do momento que envolve as atividades de gerenciamento dos recursos materiais, gerenciamento dos recursos patrimoniais e compras. Do desempenho satisfatório dessas atividades dependem os Departamentos de Vendas, Produção, Manutenção, os Setores Administrativos, etc. Tem que ser considerado que o número de itens e a diversidade dos mesmos é grande, que as informações têm de ser precisas e rápidas que a manutenção de estoques representa parcela significativa do ativo da empresa, etc. Se considerarmos a posição do homem de produção e de vendas seu desejo é de que exista a maior quantidade de matérias-primas e produtos acabados, respectivamente, estocados de forma a poder atender as suas necessidades. Porém sendo a manutenção de estoques algo extremamente caro para a empresa é preciso que o Administrador de Materiais equilibre os mesmos de forma a satisfazer ambos, os administradores de produção e vendas e também ao administrador financeiro.

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Com certeza o maior desafio continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque com o menor risco de falta de materiais. A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e seu administrador sejam o mais dinâmicos possíveis de forma a responder de forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real. A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo.

2. GESTÃO DE ESTOQUE O estoque é a acumulação de recursos materiais em um sistema de

armazenagem para atendimento da demanda em tempo oportuno.

2.1

AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ESTOQUE

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de: • demora ou atraso no fornecimento de materiais; • sazonalidade no suprimento; • riscos de dificuldade no fornecimento. 3

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• pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. 2. • pela flexibilidade do processo produtivo. Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda . ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial. 4 Professor Márcio Micheli . os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa.no processo de produção em empresas industrias. Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção.2 CURVA DENTE DE SERRA A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico.e entre as etapas de compra. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas.no processo de comercialização em empresas comerciais . pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura.Administração de Recursos Materiais b) Proporcionar economias de escala: • através da compra ou produção em lotes econômicos. transformação e venda .

que durante os meses de junho. • não existirem falhas adm. Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na operação como representado abaixo: No gráfico acima podemos notar. • o fornecedor nunca atrasar. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra.Administração de Recursos Materiais O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se: • não existir alteração de consumo durante o tempo T. o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças. julho e agosto e setembro. • nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. 5 Professor Márcio Micheli . A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança.

Este tempo pode ser dividido em três parte: • Emissão do pedido . Em virtude de sua grande importância. Os pedidos de compra devem ser emitidos quando as quantidades estocadas atingirem o nível do ponto de pedido.Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos. ao ser atingida. emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. separar. PONTO DE PEDIDO (PP) O Ponto de Pedido corresponde à quantidade que. pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques.Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.Administração de Recursos Materiais TEMPO DE REPOSIÇÃO É o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. • Preparação do pedido .Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor. este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível. dá início ao processo de reposição. nível suficiente 6 Professor Márcio Micheli . • Transportes .

quantos e quando determinados produtos serão comprados pelos clientes. Algumas características da previsão são: • Ponto de partida de todo planejamento de estoques.3 PREVISÃO DOS ESTOQUES Todo o início de estudo de estoques está baseado em previsões de consumo de material. • Qualidade das hipóteses que se utilizou no raciocínio. Ainda definem quais.Administração de Recursos Materiais apenas para cobrir o consumo previsto para o período correspondente ao prazo de entrega dos fornecedores. 7 Professor Márcio Micheli . 2. • Eficácia dos métodos empregados. Esta previsão de demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa.

• Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras. • Explicação: procura relacionar vendas do passado com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. PIB). Basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação. também relacionadas as vendas (população. renda. • Variáveis de fácil previsão. Como exemplo: criação e vendas de produtos infantis.Administração de Recursos Materiais As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em qualitativas e quantitativas: Quantitativas • Evolução das vendas no passado. Qualitativas • Opinião dos gerentes. • Opinião dos vendedores. 8 Professor Márcio Micheli . • Influência da propaganda. Técnica de natureza essencialmente quantitativa. • Opinião dos compradores. • Variáveis com evolução e explicação baseada nas vendas. • Pesquisas de mercado. As técnicas de previsão podem ser classificadas em três grupos: • Projeção: admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo.

Inversamente. Consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos anteriores.Administração de Recursos Materiais Podemos representar as formas de evolução de consumo pelas seguintes formas:  Método de evolução horizontal de Consumo: de tendência invariável ou constante  Modelo de evolução de consumo sujeito a tendência: o consumo médio aumenta ou diminui com o correr do tempo. será maior se o padrão de consumo for decrescente. 9 Professor Márcio Micheli . ele é sazonal quando o desvio é no mínimo de 25% do consumo médio e quando aparecer condicionado a determinadas causas. Técnicas quantitativas para calcular a previsão de consumo Método do último período É um método simples e sem embasamento matemático. que tanto podem ser positivas quanto negativas. Método da média móvel Neste método. A previsão gerada por este modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se a tendência de consumo for crescente. Modelo de evolução sazonal de consumo: o consumo possui oscilações regulares.

• As médias móveis são afetadas pelos valores extremos. ou de outra natureza não existente nos dados originais. Além de valorizar os dados mais recentes. Método da média móvel ponderada Este método é uma variação do modelo anterior. a reação da previsão diante dos valores atuais será muito lenta. A escolha do número de períodos é arbitrária e experimental. isso pode ser superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados.Administração de Recursos Materiais Se o número de períodos for grande. a reação será muito rápida. • Exige a manutenção de um número muito grande de dados. se o número for pequeno. • As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais. em que os valores dos períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos menos atuais. • Admite processamento manual. Desvantagens • As médias móveis podem gerar movimentos cíclicos. apresenta 10 Professor Márcio Micheli . Inversamente. Método da média com ponderação exponencial Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada. Vantagens • Simplicidade e facilidade de implantação.

4 CLASSIFICAÇÃO ABC A curva ABC é um importante instrumento para o administrador. eliminando a reação exagerada a valores aleatórios. Método dos mínimos quadrados Este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos dados coletados. 11 Professor Márcio Micheli . Apenas três fatores são necessários para gerar a previsão para o próximo período:  A previsão do último período. Ele atribui parte da diferença Entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a causas aleatórias.  Uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes.Administração de Recursos Materiais menor manuseio de informações passadas. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral. ou seja.  O consumo ocorrido no último período. é a linha de melhor ajuste que minimiza as distâncias entre cada ponto de consumo levantado. 2. ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração.

disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas. portanto. Classe B: Grupo intermediário. que. Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação.Administração de Recursos Materiais Verifica-se. no entanto. requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques. conforme a importância dos itens. as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração. estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa. uma vez obtida a seqüência dos itens e sua classificação ABC. 12 Professor Márcio Micheli . para definição de políticas de vendas.

utiliza principalmente o custo médio. para fins fiscais. Suponhamos a seguinte ficha de material em estoque: 13 Professor Márcio Micheli . No longo prazo.Administração de Recursos Materiais 2. a avaliação pelo custo médio indica os custos reais das compras de material e funciona como um estabilizador ao equilibrar as flutuações de preços que ocorrem ao longo do tempo. Antes disso.5 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE ESTOQUES A avaliação financeira dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos materiais para permitir a correta contabilização das informações. a utilização do método do custo médio ou a dos bens adquiridos mais recentemente (FIFO ou PEPS). apenas. no Brasil. a legislação do Imposto de Renda tem permitido. CUSTO MÉDIO A avaliação do saldo de estoque que permanece no almoxarifado bem como o custo do material fornecido à produção são calculados pelo custo médio. motivo pelo qual a maioria das empresas. cabe lembrar que. o uso do LIFO ou UEPS. Diversos métodos são utilizados para avaliação financeira dos estoques que levam em conta as diversas formas de computar o preço de cada um dos itens existentes no estoque Vamos a seguir analisar as diversas possibilidades existentes. não permitindo. no Brasil.

e é também conhecida por FIFO. PEPS OU FIFO A sigla PEPS significa Primeiro que Entra.00 + 800.00 Utilizando esse método.000.00 / 300 = 3.500. First Out.00) /600 = 4. enquanto o custo de produção é calculado com os matérias avaliados a preço médio.00 + 1. = 1. iniciais da frase inglesa First In. o que equivale ao seguinte raciocínio: compradas.Administração de Recursos Materiais Notas: a = Preço unitário = (400. o valor de estoque é calculado pela média dos preços de entrada no almoxarifado. vendem-se ou consomem-se antes as primeiras mercadorias Notas: a = preço unit. Com base nesse critério para valoração dos estoques a empresa vai dando baixa nos estoques.00 b = Preço unitário = (900. Primeiro que Sai.33 14 Professor Márcio Micheli . a partir das primeiras compras.00) /400 = 3.

00 UEPS OU LIFO A sigla UEPS é a abreviação de Ultimo a Entrar é o Primeiro a Sair. Em inglês: last in.00 c = preço unit.00 / 200 = 2.00 15 Professor Márcio Micheli . A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar no almoxarifado. = 400. = 400. first out. = 800.00 / 100 = 2. = 200. = 800. O UEPS não é aceito pela legislação brasileira pois distorce os resultados apresentando custo maior e lucro menor.Administração de Recursos Materiais b = preço unit.00 / 100 = 2. O valor do estoque é calculado ao custo do último preço.66 b = preço unit. Notas: a = preço unit.00 / 200 = 4.00 / 300 = 2.00 c = preço unit. que normalmente é o mais elevado.

Administração de Recursos Materiais 2. desnecessárias de materiais. produzir do final para o início da produção.7 Modernas Filosofias de Planejamento e Controle de Estoques No sentido de administrar a produção e materiais podem ser aplicadas atualmente duas filosofias de administração de produção: a filosofia convencional e a filosofia Just-In-Time (JIT). sendo uma conseqüência de tudo isto. atividades tempos fabricações indevidas. quase que instantaneamente. produzindo normalmente em lotes pequenos. e com qualidade garantida. fazendo com que a empresa seja mais flexível na produção e procure atender à variação da demanda do mercado. de fácil compreensão. por movimentações ocioso. é visto nesta filosofia como perdas. evitando todos os desperdícios excessos de provocados produção. utiliza-se um sistema de gerenciamento das informações que permite que as unidades necessárias sejam repostas na quantidade necessária e no momento necessário nos diferentes centros produtivos. A filosofia JIT tem como objetivo estruturar a produção de modo que qualquer atividade que não agregue valor ao produto seja eliminada. Para atender às mudanças do mercado a partir da venda do produto. Para tanto. onde vem substituindo com sucesso à filosofia convencional. que garante a eficiência do sistema de puxar a produção. ou seja. é necessário no JIT que as empresas desenvolvam formas para puxar a produção. sendo esta última criada justamente na empresa Toyota Motor Corporation e posteriormente aplicada em empresas japonesas e ocidentais. de controle visual dos estoques. O kanban é um sistema simples. pois é capital imobilizado e ainda precisa de investimentos para sua manutenção. improdutivas e produção defeituosa. O estoque. 16 Professor Márcio Micheli . ainda que se considere isto como uma situação ideal. A filosofia JIT tem como um dos princípios a eliminação dos estoques. visando chegar ao estoque zero. conhecido como sistema kanban.

Administração de Recursos Materiais 2. Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento . Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado.Quanto ao tipo de material os estoques são classificados em: Estoques de Matérias-Primas Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. Mais adiante serão transformadas em produtos acabados.8 CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES I . Não estão nem no almoxarifado .por não serem mais MPs iniciais .também denominados materiais em vias .por ainda não serem produtos acabados. 17 Professor Márcio Micheli . faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em produtos acabados. São os ítens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa.nem no depósito . Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados. pois se encontram quase acabados. cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo.são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa.

materiais semi-acabados e materiais acabados. roupas. II – Quanto às funções que desempenham Estoque de antecipação É aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda.Administração de Recursos Materiais Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados . como matéria prima. partes prontas ou montadas que. Ex. usado quando as flutuações de demanda são significativas. São. isto é. na realidade. Estoque de flutuação ou Estoque de Segurança ou Isolador É o estoque mínimo que tem como objetivo compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda. mas relativamente previsíveis.: Fabricantes de sorvetes. materiais em processamento.também denominados componentes referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. A função 18 Professor Márcio Micheli . calendários. cujo processamento foi completado inteiramente. quando juntadas. ovos de Páscoa. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases. Serve para absorver variações não previstas. Estoques de Produtos Acabados Os Estoques de produtos acabados se referem aos produtos já prontos e acabados. constituirão o Produto Acabado. etc.

muitas vezes podem gerar perdas reais de vendas. 19 Professor Márcio Micheli . os custos de escritório e de preparação e nos casos em que é impossível fabricar ou comprar itens na mesma velocidade em que eles serão utilizados ou vendidos.Administração de Recursos Materiais do estoque de segurança é proteger a empresa contra imprevistos na demanda e no suprimento. de uma operação para outra. Essas faltas. Materiais movimentando-se de um fornecedor até a planta. para reduzir as despesas de transporte. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos inesperados no consumo podem gerar falta de produtos. denominado estoque de ciclo. de uma planta a um CD. Esse tipo de estoque corresponde à movimentação física de materiais e produtos. Quanto maior é o objetivo de atender bem o cliente ou consumidor. às vezes. O estoque de tamanho do lote é. Estoque de transporte ou em trânsito ou no canal de distribuição É o estoque alocado para determinado cliente até o momento em que se torna disponível para o mesmo. maior é o cuidado que se deve ter na definição do nível do estoque de segurança. É a parte do estoque que vai diminuindo à medida que os pedidos dos clientes chegam e é abastecida ciclicamente quando os pedidos aos fornecedores são recebidos. do CD ao cliente. Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo Os itens comprados ou fabricados em quantidades maiores que o necessário criam imediatamente estoques de tamanho de lote. Isto é feito para se tirar vantagem dos descontos sobre a quantidade.

quais sejam : catalogação. simplificação.  Facilita a consulta por parte dos usuários. normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa. SIMPLIFICAÇÃO: significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. CATALOGAÇÃO: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles.  Facilita a aquisição de materiais. especificação. 20 Professor Márcio Micheli . Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim. recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas. Vantagens da Catalogação :  A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção. ambiente inflacionário e imprevisível.Administração de Recursos Materiais Estoque hedge ou de proteção Tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas a aumento de preços.  Possibilita a conferência.  Evita duplicidade de codificação. ETAPAS DA CLASSIFICAÇÃO: A classificação dos itens é composta de diversas etapas. situação econômica e política instáveis.

a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características. peso etc. a simplificação. que são as prescrições sobre o uso do material. de modo que não existam muitas variações entre eles. a especificação.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO: significa a descrição detalhada de um item. 21 Professor Márcio Micheli . A partir da classificação pode-se codificar os materiais. NORMALIZAÇÃO: essa palavra deriva de normas. Por exemplo.  Reduz custos de aquisição e controle. mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento. portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações. Vantagens da Padronização :  Possibilita a simplificação de materiais.  Reduz possibilidade de erros na especificação. Quanto mais detalhada a especificação de um item. PADRONIZAÇÃO: significa estabelecer idênticos padrões de peso. tamanho. formato. medidas e formatos para os materiais.  Facilita a manutenção. como suas medidas.  Possibilita melhor programação de compras.  Aumenta poder de negociação.  Facilita o processo de normalização de materiais.  Permite reutilização e permutabilidade Assim a catalogação. a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque.

Definição: Descrição das características de um material. Propicia: a) b) c) d) e) Coleta de preços Identificação Inspeção Armazenagem e preservação dos materiais Redução das dúvidas CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO: a) b) c) Deve ser Concisa Completa Permitir a individualização ESTRUTURA DA ESPECIFICAÇÃO: a) b) c) d) e) Nome Básico Nome modificador Características físicas Unidade metrológica Medidas (se for o caso) 22 Professor Márcio Micheli . Conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL A principal finalidade é evitar a compra de materiais em desacordo com as necessidades. com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo e seus similares. um material ou processo.

A codificação de informações vem a solucionar a questão de agrupamentos de características referentes a determinado material. convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna. 23 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais f) g) h) i) Características para a fabricação – especificar os processos de produção Características de operação – testes a serem executados. pessoa ou mesmo informações de controle gerencial. A chave para a rápida identificação do produto. CODIFICAÇÃO DE MATERIAL Significa representar todas as informações necessárias. com base na classificação obtida do material. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca. das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. principalmente os automatizados. Cuidados quanto a manuseio e armazenagem Embalagem a ser utilizada TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO: a) b) Conforme Amostra Por padrão e características físicas: quando os materiais devem obedecer a normas técnicas c) d) e) Por composição química Por marca de fábrica Conforme Desenho. suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras.

foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey). o sistema agregou números a sua codificação. conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em suas categorias e classificações de assuntos. CODIFICAÇÃO NUMÉRICA OU SISTEMA NUMÉRICO OU DECIMAL: A atribuição consiste na adoção de algarismos arábicos. não havendo uma regra específica. pela facilidade de ordenação seqüencial de diversos itens e na adoção da informatização. sendo: ao uso pela empresa 24 Professor Márcio Micheli . Os códigos seguem então a uma regra. com a implementação da imprensa no mundo. Sua variação está inclusa entre codificações: numéricas. alfa-numérica e mais contemporânea o famoso código de barras. sendo o método mais utilizado. atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e na codificação de placas de automóveis. CODIFICAÇÃO ALFA-NUMÉRICA: Este processo agrupa números e letras. As quantidades de letras utilizadas e números. são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema.Administração de Recursos Materiais A codificação se ramificou pelo planeta de formas variáveis se adaptando a cada necessidade presente. CODIFICAÇÃO ALFABÉTICA: Este processo representa os materiais por meio de letras. A classificação e codificação dos materiais segue ao FSC. porém com modificações provenientes de adequação necessária pretendente. A codificação segue normalmente ao adotado pelo Federal Supply Classification System. o qual foi elaborado para o controle de materiais no após segunda guerra mundial. Desta forma o sistema pode se adaptar a cada necessidade. autores e áreas especificas. alfabéticas.

Por isso. esse número alcança a casa dos 57%. No setor industrial. saber o que. 3. 25 Professor Márcio Micheli . deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva. e por outros fatores como a reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos. É fácil perceber que mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande repercussão no lucro.Administração de Recursos Materiais XX – XX – XXXXXX . seja do produto ou do serviço final. evolução da tecnologia e novos relacionamentos com os fornecedores. O valor total gasto nas compras de insumos para produção.X DÍGITO DE CONTROLE CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO CLASSE GRUPO 3. terem habilidades interpessoais. varia de 50 a 80 % do total das receitas brutas. principalmente financeiros. ATIVIDADE DE COMPRA A função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos. um centro de despesa e não um centro de lucros.1 A FUNÇÃO COMPRA O posicionamento atual da função compras ou aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. cresce cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas. envolvidos. Nesse cenário.

a competitividade da empresa. e assim. O departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Baixos níveis de estoque. Mas ela pode ir mais longe. por outro lado. Por isso. custo de capital. Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado. reclamações de clientes. por exemplo. acabe prejudicando ou parando a produção. em vez do tradicional compras. 26 Professor Márcio Micheli . um conceito voltado para o processo. portanto. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e. já que o comportamento do comprador pode mexer com vários aspectos da economia. acarretam um custo exagerado para sua manutenção. e não para o todo. quando e como comprar começa a assumir condições de sobrevivência. voltado para as transações em si. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado. como parte integrante da cadeia de suprimento (supply chain). À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa. ou seja. pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção. altos níveis de estoque intermediários gerados por interrupções no processo produtivo. como nível de preços. o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização. onde qualquer detalhe. Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas.Administração de Recursos Materiais quanto. A empresa poderá enfrentar. pessoal de almoxarifado e controles. o poder de compra do consumidor e o relacionamento entre setores. muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimento ou simplesmente gerenciamento de suprimentos. por menos que seja.

Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias: • Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias. • Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO DE COMPRAS Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma. Para satisfazer a esses objetivos. devem ser desempenhadas algumas funções básicas: • Determinar as especificações de compra: qualidade certa. mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas. • Emitir e administrar pedidos de compra. visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. 27 Professor Márcio Micheli . • Obter mercadorias e serviços ao menor custo. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas. • Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. Pelo seguimento junto ao fornecedor. e pela agilização da entrega.Administração de Recursos Materiais 3. • Selecionar o fornecedor (fonte certa) • Negociar os termos e condições de compra. quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar). além de adicionar lucros. a Internet e cartões de crédito. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo. utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange).

rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes. num jornal especializado ou numa lista telefônica. Selecionar fornecedores: Identificar do e selecionar de fornecedores Para são itens importantes responsabilidades departamento compras. • Quantidade e unidade de medida. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning). 2º. No mínimo. aprovação assinada. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de venda. • Especificação do material. • Data e local de entrega exigidos. 3º.Administração de Recursos Materiais 3. um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo. termos e 28 Professor Márcio Micheli . as requisições de compra contêm as seguintes informações: • Identidade do requisitante.3 CICLO DE COMPRAS O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: 1º. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador. o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. as cotações são analisadas quanto a preço. obediências às especificações. Solicitação de cotações: Para itens maiores. e conta em que será debitado o custo. deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. • Qualquer outra informação complementar necessária. deve-se fazer uma pesquisa. é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final.

Emitir pedidos de compra:. ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. fontes alternativas de suprimentos. e outras são enviadas para outros departamentos. o departamento requisitante e o departamento de recepção. o departamento de compras retém uma cópia. Usando a sua cópia do pedido de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor. o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente. e também em qualquer outra informação adicional necessária. intimamente ligada à seleção dos fornecedores. Isso pode envolver a agilização do transporte. e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor.Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço. entrega e termos de venda. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega. 4º. o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo. um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção. a escolha é provavelmente feita com base no preço. 5º. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. tais como o de contabilidade. 6º. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas.Administração de Recursos Materiais condições de venda. 7º. o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos. observando qualquer 29 Professor Márcio Micheli . entrega e termos de pagamento. Envia-se uma cópia ao fornecedor. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos.

por exemplo.Administração de Recursos Materiais variação. observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a fatura do fornecedor. Se não estiver completo. 30 Professor Márcio Micheli . Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeção. Uma vez aprovada. o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. 8º. a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar. o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento compras. há três informações que devem concordar: o pedido de compra. os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não das mercadorias. o relatório de recebimento e a fatura. as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeção. esperando para ser completado. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. o pedido de compra é mantido aberto. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. Ma cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras. Se for necessária outra inspeção. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos. Se o pedido é considerado completo. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade. elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. do controle de qualidade. os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura.

tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos. localização. a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo.Administração de Recursos Materiais 3.1 a) Fontes Fonte única: implica que apenas um fornecedor está disponível devido a patentes.4. especificações técnicas. matéria-prima. prazo de entrega e preço. Na prática. quantidade. 3. c) Fonte simples: é uma decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis. 3. As vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade no fornecimento. b) Fonte múltipla: é a utilização de mais de um fornecedor para um item.2 a) Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de 31 Professor Márcio Micheli . existe uma tendência de relação competitiva entre fornecedor e cliente.4.4 SELEÇÃO DE FORNECEDORES O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade. A intenção é criar uma parceria de longo prazo. e assim por diante. Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar. Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida.

pessoal de produção competente e capaz.Administração de Recursos Materiais desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes. d) Serviço pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico. ou pelo menos que mantenha um estoque 32 Professor Márcio Micheli . Algumas vezes. é desejável que se escolha um fornecedor confiável. e) Localização do fornecedor: Algumas vezes. é desejável que o fornecedor esteja próximo do comprador. reputado e financeiramente sólido. deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio. o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos comprados. e bons sistemas de planejamento e controle de produção. O fornecedor deve ter um bom programa de controle da qualidade. ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos. o fornecedor pode sugerir mudanças na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo. b) Capacidade de produção: A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente. pois. Isso deve incluir um um estoque adequado de peças sobressalentes. Isso significa que as dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a qualidade e a quantidade exigidas. muitas vezes. para garantir uma entrega pontual. o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento atendimento bem-organizado e pós-venda. Se a relação deve continuar. Esses elementos são importantes porque garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade desejadas. c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor.

f) Preços: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. Os avanços em Tecnologia de Informação (TI) têm possibilitado uma verdadeira revolução na forma como as empresas têm efetuado seus negócios. o tipo de relação entre fornecedor e comprador é crucial para ambos. tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas.5 FORMAS DE COMPRAR O fenômeno da globalização. No ambiente de negócios moderno. 3. A comunicação entre comprador e fornecedor deve ser aberta e plena. e também quaisquer outros serviços necessários. têm fornecido velocidade e precisão cada vez maiores para o fluxo de informações entre parceiros comerciais. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente. Em um contexto de comércio sem fronteiras. Os meios de comunicação. Idealmente. a relação será baseada numa dependência mútua e duradoura. muitas empresas começaram a perceber as 33 Professor Márcio Micheli . apoio técnico e ambiente de produto. e o comprador terá garantia de fornecimento de produtos de qualidade. particularmente. e possam trabalhar juntas na solução de problemas que beneficiará ambas. como não poderia deixar de ser.Administração de Recursos Materiais local. Assim. O fornecedor pode confiar em negócios futuros. de modo que ambas as partes entendam o problema uma da outra. a seleção do fornecedor e a relação com ele estabelecida são de fundamental importância. Esse aspecto considera a capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na quantidade e na qualidade exigidas. no tempo desejado. Isso não significa necessariamente o menor preço.

independentemente dos hardwares e softwares em utilização. além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que naquele momento é menos importante. ou pelo menos tentará produzir. As principais vantagens da verticalização são a independência de terceiros – a empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas. 34 Professor Márcio Micheli . prazos e padrão de qualidade.1 EDI (Eletronic Data Interchange) Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o EDI. são enviados sem a utilização de papel. As ordens ou pedidos de compras.6 VERTICALIZAÇÃO A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente tudo o que puder. o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor. como também outros documentos padronizados. tecnologia para transmissão de dados eletronicamente.Administração de Recursos Materiais implicações de estarem ou não preparadas para se ajustarem à tendência já internacionalizada de intercâmbio de dados. 3. acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos. não será utilizada também para os concorrentes. muitas vezes com a ajuda da empresa. Por meio da utilização de um computador.5. ficando com ela os lucros que seriam repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria – a tecnologia que o fornecedor desenvolveu. Os dados são compactados – para maior rapidez na transmissão e diminuição de custos – criptografados e acessados somente por uma senha especial. 3.

Assim. Ela exige maior investimento em instalações e equipamentos. Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos – não necessita novos investimentos em instalações industriais. hoje em dia. Vantagens e Desvantagens da Verticalização Vantagens Independência de terceiros Maiores lucros Maior autonomia Domínio sobre tecnologia própria Desvantagens Maior investimento Menor flexibilidade (perda de foco) Aumento da estrutura da empresa 3. maior flexibilidade 35 Professor Márcio Micheli . qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele. É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que. De um modo geral não se terceiriza os processos fundamentais.7 HORIZONTALIZAÇÃO A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita. um dos setores de maior expansão foi o de terceirização e parcerias. por questões de detenção tecnológica. ela acaba tendo menor flexibilidade para alterações nos processos produtivos.Administração de Recursos Materiais A estratégia da verticalização apresenta também desvantagens. seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – quando se produz internamente é difícil e custosa a decisão de parar a produção quando a demanda é baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais funcionários para um período incerto de alta procura. já que a empresa está envolvendo mais recursos e imobilizando-os.

mecânica ou elétrica. A decisão para saber se compramos ou fabricamos componentes incluem considerações tanto econômicas como não-econômicas. ela persegue os administradores e empresários faz muito tempo. conta com know how dos fornecedores no desenvolvimento de novos produtos (engenharia simultânea). seu escopo aumentou. Economicamente. manutenção predial.A estratégia de horizontalização apresenta desvantagens como a possível perda do controle tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço ou fabricação que está sendo repassada. pode até não comprar nada determinado mês. manutenção e até compras. Entretanto. Vantagens e Desvantagens da Horizontalização Vantagens Redução de custos Maior flexibilidade e eficiência Foco no negócio principal da empresa Desvantagens Menor controle tecnológico Maior exposição Deixa de auferir o lucro do fornecedor Incorporação de novas tecnologias 3. Já há várias empresas que prestam serviços de compras. um item é um candidato para a produção interna se a firma tiver capacidade 36 Professor Márcio Micheli . como limpeza.Administração de Recursos Materiais para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária. Inclui agora decisões sobre terceirização ou não da prestação de serviços que não são o negócio principal da empresa.8 COMPRAR VERSUS FABRICAR A questão comprar ou fabricar não vem de hoje.

O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara possível. prejudicados. fazendo com que muitas empresas estabeleçam um “código de conduta ética” para todos os seus colaboradores. é extremamente difícil. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico. e que tais limites sejam também de conhecimento dos fornecedores.9 ÉTICA EM COMPRAS O problema da conduta ética é comum em todas as profissões. engenheiros e compradores. No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos. assume uma dimensão mais relevante.Administração de Recursos Materiais suficiente e se o valor do componente for bastante alto para cobrir todos os custos variáveis de produção. onde prevaleça o interesse da empresa. além de dar alguma contribuição para os custos fixos. divulgadas. Assim. como a dos médicos. 3. em algumas delas. procurando fixa limites claros entre o “legal” e o “moral”. prevalecendo aí interesses outros. os aspectos legais e morais são extremamente importantes para aqueles que atuam em compras. Os baixos volumes de consumo favorecem a compra. relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. ou se a barreira ética foi quebrada. Abordando a questão mais na sua forma operacional. entendendo que o assunto deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduto devidamente estabelecidas. que quase não altera os custos fixos. pois dessa forma poderão reclamar quando se sentirem 37 Professor Márcio Micheli . conhecidas e praticadas por todos os envolvidos. entretanto.

Administração de Recursos Materiais Outro aspecto importante é que esse código de ética seja válido tanto para vendas quanto para compras. Os critérios devem ser compatibilizados e de conhecimentos de todos os colaboradores. “brindes” como agendas. do controle da qualidade e da área técnica? Como abordar esse assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor forma de abordar o assunto é definir. E o comprador. que praticamente restringem o fornecedor a uma única empresa. Deve também ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas que sistematicamente. por exemplo. do conhecimento de todos. pois não há dúvida de que aquele que dá presentes tem a expectativa de. Devem tais empresas ser excluídas entre as licitantes? Tais comissões devem ser incorporadas como forma de desconto nos preços propostos? E os outros 38 Professor Márcio Micheli . nesse caso. mas também ao pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. É normal encontrarmos especificações tão detalhadas. É comum empresas incluírem nos documentos que o funcionário assina ao ser admitido. o mais claro possível. E quanto aos “presentes”. Não é correto uma empresa comportar-se de uma forma quando compra e outra quando vende. ao pessoal de compras. O problema ético de compras não se restringe aos compradores. É isto eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. de uma forma ou de outra. com política própria. canetas. questionando sempre a validade das especificações e a sua justificativa. um código de conduta. e muitas vezes mandatórias. oferece uma “comissão”. ser “lembrado”. maior será a obrigação de retribuição. “lembranças”. um código de conduta (ou de ética) que deva ser seguido. malas e convites que normalmente são distribuídos. o que pode fazer? Cabe à gerência e à alta direção da empresa ficarem atentas a todos esses aspectos. Quando o presente tem um maior valor. sob pena de demissão por justa causa.

Não é raro lermos nos jornais situações em que empresas demitem. já foi manchete da Gazeta Mercantil o fato de a Fiat brasileira ter demitido “oito funcionários da área de compras – alguns com cargos de gerência -. Esse comportamento aético leva a situações em que fornecedores altamente qualificados se neguem a apresentar propostas a “clientes” não confiáveis. Por exemplo. até mesmo todos os componentes de seu setor de compras. No setor público.666/93). como o repasse dos critérios de julgamento e dados contidos nas propostas já entregues a um outro fornecedor que ainda está elaborando a proposta a sua. além de suspeitas de superfaturamentos ou desvio de dinheiro. todos perdem. A intenção premeditada é a essência do suborno. isto é. Estabelece-se assim uma relação de desconfiança que prejudica a todos. acusados de estar recebendo propinas e presentes de fornecedores”. Outro aspecto concernente à ética em compras é o manuseio de informações. A empresa deve estabelecer políticas claras sobre as informações que devem ser manuseadas. A fim de evitar estas situações. de uma só vez. como ficam? Enfim. todos esses aspectos devam ser abordados no código de ética. 39 Professor Márcio Micheli . todo processo de licitação é claramente definido através de legislação específica (Lei 8. o assunto já passa para a alçada judicial. mais uma vez o código de ética entra em cena. Nesses casos. uma vez consumado o delito. cujo fim precípuo é resguardar os interesses do Estado. Ninguém é subornado por acidente. Toda esta questão fica mais grave quando a figura do suborno aparece.Administração de Recursos Materiais fornecedores.