Administração de Recursos Materiais

1. INTRODUÇÃO

Não há como uma empresa funcionar sem a existência de recursos, sejam eles financeiros, humanos ou materiais. A Administração de Materiais foca sua atenção sobre este último, seja no que diz respeito aos insumos ou aos bens patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação.

Com a crescente concorrência existente por um participação no mercado consumidor as empresas encontrando buscam identificar formas de de melhorar seus

desempenhos,

maneiras

diferentes

obterem

vantagens

competitivas. Uma das formas de obter uma vantagem é através de uma boa gestão dos recursos materiais e patrimoniais.

Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia.

Administração de Recursos Materiais engloba a seqüência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.

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O ciclo da administração de materiais é ilustrado abaixo

Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e pode contribuir a partir do momento que envolve as atividades de gerenciamento dos recursos materiais, gerenciamento dos recursos patrimoniais e compras. Do desempenho satisfatório dessas atividades dependem os Departamentos de Vendas, Produção, Manutenção, os Setores Administrativos, etc. Tem que ser considerado que o número de itens e a diversidade dos mesmos é grande, que as informações têm de ser precisas e rápidas que a manutenção de estoques representa parcela significativa do ativo da empresa, etc. Se considerarmos a posição do homem de produção e de vendas seu desejo é de que exista a maior quantidade de matérias-primas e produtos acabados, respectivamente, estocados de forma a poder atender as suas necessidades. Porém sendo a manutenção de estoques algo extremamente caro para a empresa é preciso que o Administrador de Materiais equilibre os mesmos de forma a satisfazer ambos, os administradores de produção e vendas e também ao administrador financeiro.

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Com certeza o maior desafio continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque com o menor risco de falta de materiais. A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e seu administrador sejam o mais dinâmicos possíveis de forma a responder de forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real. A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo.

2. GESTÃO DE ESTOQUE O estoque é a acumulação de recursos materiais em um sistema de

armazenagem para atendimento da demanda em tempo oportuno.

2.1

AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ESTOQUE

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de: • demora ou atraso no fornecimento de materiais; • sazonalidade no suprimento; • riscos de dificuldade no fornecimento. 3

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no processo de comercialização em empresas comerciais . os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa.no processo de produção em empresas industrias. 2. 4 Professor Márcio Micheli .2 CURVA DENTE DE SERRA A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas. pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura. Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção. Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda .Administração de Recursos Materiais b) Proporcionar economias de escala: • através da compra ou produção em lotes econômicos. transformação e venda .e entre as etapas de compra. ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial. • pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. • pela flexibilidade do processo produtivo.

Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na operação como representado abaixo: No gráfico acima podemos notar. • nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. julho e agosto e setembro. • o fornecedor nunca atrasar. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra. que durante os meses de junho. • não existirem falhas adm. o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças. A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança. 5 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se: • não existir alteração de consumo durante o tempo T.

separar. Este tempo pode ser dividido em três parte: • Emissão do pedido . Os pedidos de compra devem ser emitidos quando as quantidades estocadas atingirem o nível do ponto de pedido. dá início ao processo de reposição. pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. • Transportes . Em virtude de sua grande importância. PONTO DE PEDIDO (PP) O Ponto de Pedido corresponde à quantidade que. este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível.Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos. ao ser atingida. • Preparação do pedido .Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor. emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. nível suficiente 6 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais TEMPO DE REPOSIÇÃO É o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa.

• Qualidade das hipóteses que se utilizou no raciocínio. • Eficácia dos métodos empregados. 7 Professor Márcio Micheli . quantos e quando determinados produtos serão comprados pelos clientes.Administração de Recursos Materiais apenas para cobrir o consumo previsto para o período correspondente ao prazo de entrega dos fornecedores. Esta previsão de demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. Algumas características da previsão são: • Ponto de partida de todo planejamento de estoques.3 PREVISÃO DOS ESTOQUES Todo o início de estudo de estoques está baseado em previsões de consumo de material. Ainda definem quais. 2.

• Opinião dos vendedores. Como exemplo: criação e vendas de produtos infantis. Qualitativas • Opinião dos gerentes. Basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação. • Variáveis de fácil previsão. • Explicação: procura relacionar vendas do passado com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. PIB). • Influência da propaganda. • Variáveis com evolução e explicação baseada nas vendas. também relacionadas as vendas (população. As técnicas de previsão podem ser classificadas em três grupos: • Projeção: admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo. • Pesquisas de mercado. renda.Administração de Recursos Materiais As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em qualitativas e quantitativas: Quantitativas • Evolução das vendas no passado. Técnica de natureza essencialmente quantitativa. 8 Professor Márcio Micheli . • Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras. • Opinião dos compradores.

Técnicas quantitativas para calcular a previsão de consumo Método do último período É um método simples e sem embasamento matemático. a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos anteriores.Administração de Recursos Materiais Podemos representar as formas de evolução de consumo pelas seguintes formas:  Método de evolução horizontal de Consumo: de tendência invariável ou constante  Modelo de evolução de consumo sujeito a tendência: o consumo médio aumenta ou diminui com o correr do tempo. Modelo de evolução sazonal de consumo: o consumo possui oscilações regulares. será maior se o padrão de consumo for decrescente. ele é sazonal quando o desvio é no mínimo de 25% do consumo médio e quando aparecer condicionado a determinadas causas. Método da média móvel Neste método. 9 Professor Márcio Micheli . que tanto podem ser positivas quanto negativas. Consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. Inversamente. A previsão gerada por este modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se a tendência de consumo for crescente.

Administração de Recursos Materiais Se o número de períodos for grande. Vantagens • Simplicidade e facilidade de implantação. Inversamente. Desvantagens • As médias móveis podem gerar movimentos cíclicos. se o número for pequeno. ou de outra natureza não existente nos dados originais. • As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais. • As médias móveis são afetadas pelos valores extremos. a reação da previsão diante dos valores atuais será muito lenta. em que os valores dos períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos menos atuais. apresenta 10 Professor Márcio Micheli . • Admite processamento manual. A escolha do número de períodos é arbitrária e experimental. Método da média móvel ponderada Este método é uma variação do modelo anterior. Método da média com ponderação exponencial Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada. • Exige a manutenção de um número muito grande de dados. a reação será muito rápida. Além de valorizar os dados mais recentes. isso pode ser superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados.

Apenas três fatores são necessários para gerar a previsão para o próximo período:  A previsão do último período. 11 Professor Márcio Micheli .4 CLASSIFICAÇÃO ABC A curva ABC é um importante instrumento para o administrador.  Uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes. Ele atribui parte da diferença Entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a causas aleatórias. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. é a linha de melhor ajuste que minimiza as distâncias entre cada ponto de consumo levantado. eliminando a reação exagerada a valores aleatórios.Administração de Recursos Materiais menor manuseio de informações passadas. Método dos mínimos quadrados Este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos dados coletados. 2.  O consumo ocorrido no último período. ou seja. ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral.

portanto. estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa. uma vez obtida a seqüência dos itens e sua classificação ABC. 12 Professor Márcio Micheli . no entanto. Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação. para definição de políticas de vendas. requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. que. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques. Classe B: Grupo intermediário. disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas. conforme a importância dos itens.Administração de Recursos Materiais Verifica-se. as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração.

5 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE ESTOQUES A avaliação financeira dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos materiais para permitir a correta contabilização das informações. no Brasil. a utilização do método do custo médio ou a dos bens adquiridos mais recentemente (FIFO ou PEPS). para fins fiscais. Suponhamos a seguinte ficha de material em estoque: 13 Professor Márcio Micheli . CUSTO MÉDIO A avaliação do saldo de estoque que permanece no almoxarifado bem como o custo do material fornecido à produção são calculados pelo custo médio. No longo prazo. apenas. utiliza principalmente o custo médio. Diversos métodos são utilizados para avaliação financeira dos estoques que levam em conta as diversas formas de computar o preço de cada um dos itens existentes no estoque Vamos a seguir analisar as diversas possibilidades existentes.Administração de Recursos Materiais 2. Antes disso. motivo pelo qual a maioria das empresas. cabe lembrar que. a legislação do Imposto de Renda tem permitido. a avaliação pelo custo médio indica os custos reais das compras de material e funciona como um estabilizador ao equilibrar as flutuações de preços que ocorrem ao longo do tempo. o uso do LIFO ou UEPS. não permitindo. no Brasil.

000.00 b = Preço unitário = (900.00) /600 = 4. iniciais da frase inglesa First In.00) /400 = 3.00 Utilizando esse método.500. Primeiro que Sai. a partir das primeiras compras. = 1.00 + 1.00 + 800.00 / 300 = 3. enquanto o custo de produção é calculado com os matérias avaliados a preço médio. e é também conhecida por FIFO. o valor de estoque é calculado pela média dos preços de entrada no almoxarifado. vendem-se ou consomem-se antes as primeiras mercadorias Notas: a = preço unit. Com base nesse critério para valoração dos estoques a empresa vai dando baixa nos estoques. o que equivale ao seguinte raciocínio: compradas. First Out.Administração de Recursos Materiais Notas: a = Preço unitário = (400. PEPS OU FIFO A sigla PEPS significa Primeiro que Entra.33 14 Professor Márcio Micheli .

00 / 200 = 4. = 400. Notas: a = preço unit.00 / 100 = 2.00 / 100 = 2.66 b = preço unit. = 800.00 UEPS OU LIFO A sigla UEPS é a abreviação de Ultimo a Entrar é o Primeiro a Sair. O valor do estoque é calculado ao custo do último preço.Administração de Recursos Materiais b = preço unit. = 400. = 800.00 / 300 = 2.00 / 200 = 2. A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar no almoxarifado.00 c = preço unit. Em inglês: last in. que normalmente é o mais elevado. first out.00 15 Professor Márcio Micheli . = 200. O UEPS não é aceito pela legislação brasileira pois distorce os resultados apresentando custo maior e lucro menor.00 c = preço unit.

é visto nesta filosofia como perdas. Para tanto. por movimentações ocioso. quase que instantaneamente. sendo uma conseqüência de tudo isto.7 Modernas Filosofias de Planejamento e Controle de Estoques No sentido de administrar a produção e materiais podem ser aplicadas atualmente duas filosofias de administração de produção: a filosofia convencional e a filosofia Just-In-Time (JIT). que garante a eficiência do sistema de puxar a produção. O kanban é um sistema simples. onde vem substituindo com sucesso à filosofia convencional. Para atender às mudanças do mercado a partir da venda do produto. conhecido como sistema kanban. O estoque. de fácil compreensão.Administração de Recursos Materiais 2. A filosofia JIT tem como objetivo estruturar a produção de modo que qualquer atividade que não agregue valor ao produto seja eliminada. sendo esta última criada justamente na empresa Toyota Motor Corporation e posteriormente aplicada em empresas japonesas e ocidentais. e com qualidade garantida. improdutivas e produção defeituosa. pois é capital imobilizado e ainda precisa de investimentos para sua manutenção. visando chegar ao estoque zero. de controle visual dos estoques. é necessário no JIT que as empresas desenvolvam formas para puxar a produção. produzindo normalmente em lotes pequenos. 16 Professor Márcio Micheli . utiliza-se um sistema de gerenciamento das informações que permite que as unidades necessárias sejam repostas na quantidade necessária e no momento necessário nos diferentes centros produtivos. desnecessárias de materiais. produzir do final para o início da produção. atividades tempos fabricações indevidas. ou seja. evitando todos os desperdícios excessos de provocados produção. A filosofia JIT tem como um dos princípios a eliminação dos estoques. ainda que se considere isto como uma situação ideal. fazendo com que a empresa seja mais flexível na produção e procure atender à variação da demanda do mercado.

são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa.8 CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES I .Administração de Recursos Materiais 2.também denominados materiais em vias . Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento . 17 Professor Márcio Micheli .por não serem mais MPs iniciais . faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em produtos acabados. Não estão nem no almoxarifado . Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado. Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados. São os ítens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa. Mais adiante serão transformadas em produtos acabados.por ainda não serem produtos acabados.nem no depósito . pois se encontram quase acabados.Quanto ao tipo de material os estoques são classificados em: Estoques de Matérias-Primas Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo.

: Fabricantes de sorvetes.também denominados componentes referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. Ex. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases. isto é. Estoques de Produtos Acabados Os Estoques de produtos acabados se referem aos produtos já prontos e acabados. materiais semi-acabados e materiais acabados. na realidade. calendários. usado quando as flutuações de demanda são significativas. como matéria prima.Administração de Recursos Materiais Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados . Serve para absorver variações não previstas. II – Quanto às funções que desempenham Estoque de antecipação É aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda. ovos de Páscoa. mas relativamente previsíveis. cujo processamento foi completado inteiramente. materiais em processamento. etc. A função 18 Professor Márcio Micheli . partes prontas ou montadas que. constituirão o Produto Acabado. quando juntadas. São. roupas. Estoque de flutuação ou Estoque de Segurança ou Isolador É o estoque mínimo que tem como objetivo compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda.

Administração de Recursos Materiais do estoque de segurança é proteger a empresa contra imprevistos na demanda e no suprimento. O estoque de tamanho do lote é. Estoque de transporte ou em trânsito ou no canal de distribuição É o estoque alocado para determinado cliente até o momento em que se torna disponível para o mesmo. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos inesperados no consumo podem gerar falta de produtos. Essas faltas. É a parte do estoque que vai diminuindo à medida que os pedidos dos clientes chegam e é abastecida ciclicamente quando os pedidos aos fornecedores são recebidos. denominado estoque de ciclo. Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo Os itens comprados ou fabricados em quantidades maiores que o necessário criam imediatamente estoques de tamanho de lote. maior é o cuidado que se deve ter na definição do nível do estoque de segurança. Esse tipo de estoque corresponde à movimentação física de materiais e produtos. de uma operação para outra. de uma planta a um CD. muitas vezes podem gerar perdas reais de vendas. Quanto maior é o objetivo de atender bem o cliente ou consumidor. 19 Professor Márcio Micheli . às vezes. do CD ao cliente. Isto é feito para se tirar vantagem dos descontos sobre a quantidade. os custos de escritório e de preparação e nos casos em que é impossível fabricar ou comprar itens na mesma velocidade em que eles serão utilizados ou vendidos. Materiais movimentando-se de um fornecedor até a planta. para reduzir as despesas de transporte.

 Facilita a consulta por parte dos usuários.  Evita duplicidade de codificação. SIMPLIFICAÇÃO: significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. situação econômica e política instáveis. quais sejam : catalogação. recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas. 20 Professor Márcio Micheli . Vantagens da Catalogação :  A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção. CATALOGAÇÃO: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles. ambiente inflacionário e imprevisível. simplificação. normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa.  Facilita a aquisição de materiais. ETAPAS DA CLASSIFICAÇÃO: A classificação dos itens é composta de diversas etapas.  Possibilita a conferência.Administração de Recursos Materiais Estoque hedge ou de proteção Tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas a aumento de preços. especificação. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim.

 Reduz possibilidade de erros na especificação. a simplificação. como suas medidas. portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações. Vantagens da Padronização :  Possibilita a simplificação de materiais. PADRONIZAÇÃO: significa estabelecer idênticos padrões de peso. a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque.  Facilita o processo de normalização de materiais. Quanto mais detalhada a especificação de um item. tamanho.  Reduz custos de aquisição e controle.  Facilita a manutenção. Por exemplo.  Permite reutilização e permutabilidade Assim a catalogação. menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características. formato. medidas e formatos para os materiais.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO: significa a descrição detalhada de um item.  Possibilita melhor programação de compras. de modo que não existam muitas variações entre eles. 21 Professor Márcio Micheli . mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento. NORMALIZAÇÃO: essa palavra deriva de normas. que são as prescrições sobre o uso do material. a especificação. A partir da classificação pode-se codificar os materiais. peso etc. a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação.  Aumenta poder de negociação.

Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL A principal finalidade é evitar a compra de materiais em desacordo com as necessidades. um material ou processo. Conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto. Definição: Descrição das características de um material. Propicia: a) b) c) d) e) Coleta de preços Identificação Inspeção Armazenagem e preservação dos materiais Redução das dúvidas CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO: a) b) c) Deve ser Concisa Completa Permitir a individualização ESTRUTURA DA ESPECIFICAÇÃO: a) b) c) d) e) Nome Básico Nome modificador Características físicas Unidade metrológica Medidas (se for o caso) 22 Professor Márcio Micheli . com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo e seus similares.

CODIFICAÇÃO DE MATERIAL Significa representar todas as informações necessárias. com base na classificação obtida do material. 23 Professor Márcio Micheli . Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca. A chave para a rápida identificação do produto. suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras. das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners).Administração de Recursos Materiais f) g) h) i) Características para a fabricação – especificar os processos de produção Características de operação – testes a serem executados. Cuidados quanto a manuseio e armazenagem Embalagem a ser utilizada TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO: a) b) Conforme Amostra Por padrão e características físicas: quando os materiais devem obedecer a normas técnicas c) d) e) Por composição química Por marca de fábrica Conforme Desenho. principalmente os automatizados. A codificação de informações vem a solucionar a questão de agrupamentos de características referentes a determinado material. pessoa ou mesmo informações de controle gerencial.

A codificação segue normalmente ao adotado pelo Federal Supply Classification System. alfa-numérica e mais contemporânea o famoso código de barras. conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em suas categorias e classificações de assuntos. porém com modificações provenientes de adequação necessária pretendente. alfabéticas. com a implementação da imprensa no mundo.Administração de Recursos Materiais A codificação se ramificou pelo planeta de formas variáveis se adaptando a cada necessidade presente. Sua variação está inclusa entre codificações: numéricas. o sistema agregou números a sua codificação. autores e áreas especificas. sendo: ao uso pela empresa 24 Professor Márcio Micheli . CODIFICAÇÃO NUMÉRICA OU SISTEMA NUMÉRICO OU DECIMAL: A atribuição consiste na adoção de algarismos arábicos. atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e na codificação de placas de automóveis. Os códigos seguem então a uma regra. são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema. CODIFICAÇÃO ALFA-NUMÉRICA: Este processo agrupa números e letras. o qual foi elaborado para o controle de materiais no após segunda guerra mundial. foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey). Desta forma o sistema pode se adaptar a cada necessidade. As quantidades de letras utilizadas e números. não havendo uma regra específica. pela facilidade de ordenação seqüencial de diversos itens e na adoção da informatização. CODIFICAÇÃO ALFABÉTICA: Este processo representa os materiais por meio de letras. A classificação e codificação dos materiais segue ao FSC. sendo o método mais utilizado.

evolução da tecnologia e novos relacionamentos com os fornecedores. principalmente financeiros. cresce cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas. No setor industrial. um centro de despesa e não um centro de lucros. terem habilidades interpessoais. Por isso. varia de 50 a 80 % do total das receitas brutas. O valor total gasto nas compras de insumos para produção.1 A FUNÇÃO COMPRA O posicionamento atual da função compras ou aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. Nesse cenário. saber o que. deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva. e por outros fatores como a reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos. envolvidos.X DÍGITO DE CONTROLE CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO CLASSE GRUPO 3.Administração de Recursos Materiais XX – XX – XXXXXX . 25 Professor Márcio Micheli . 3. É fácil perceber que mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande repercussão no lucro. seja do produto ou do serviço final. ATIVIDADE DE COMPRA A função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos. esse número alcança a casa dos 57%.

custo de capital. como nível de preços. portanto. Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas. A empresa poderá enfrentar. acarretam um custo exagerado para sua manutenção. muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimento ou simplesmente gerenciamento de suprimentos. por menos que seja. À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa. O departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização.Administração de Recursos Materiais quanto. como parte integrante da cadeia de suprimento (supply chain). e não para o todo. reclamações de clientes. acabe prejudicando ou parando a produção. por outro lado. Baixos níveis de estoque. em vez do tradicional compras. Por isso. a competitividade da empresa. um conceito voltado para o processo. quando e como comprar começa a assumir condições de sobrevivência. e assim. Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado. Mas ela pode ir mais longe. onde qualquer detalhe. ou seja. pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e. 26 Professor Márcio Micheli . por exemplo. altos níveis de estoque intermediários gerados por interrupções no processo produtivo. já que o comportamento do comprador pode mexer com vários aspectos da economia. voltado para as transações em si. pessoal de almoxarifado e controles. o poder de compra do consumidor e o relacionamento entre setores.

devem ser desempenhadas algumas funções básicas: • Determinar as especificações de compra: qualidade certa. • Obter mercadorias e serviços ao menor custo. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo. quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar). Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas. a Internet e cartões de crédito. • Emitir e administrar pedidos de compra. visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias: • Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias. e pela agilização da entrega. • Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. 27 Professor Márcio Micheli . • Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. Para satisfazer a esses objetivos. mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas.Administração de Recursos Materiais 3.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO DE COMPRAS Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma. além de adicionar lucros. • Selecionar o fornecedor (fonte certa) • Negociar os termos e condições de compra. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica. utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange). Pelo seguimento junto ao fornecedor.

Não se trata de um pedido de venda. • Qualquer outra informação complementar necessária. aprovação assinada. deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo. termos e 28 Professor Márcio Micheli . • Data e local de entrega exigidos.Administração de Recursos Materiais 3. num jornal especializado ou numa lista telefônica. deve-se fazer uma pesquisa. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning). é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados. rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo. obediências às especificações. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. Selecionar fornecedores: Identificar do e selecionar de fornecedores Para são itens importantes responsabilidades departamento compras. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas.3 CICLO DE COMPRAS O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: 1º. e conta em que será debitado o custo. 3º. as cotações são analisadas quanto a preço. Solicitação de cotações: Para itens maiores. • Quantidade e unidade de medida. No mínimo. as requisições de compra contêm as seguintes informações: • Identidade do requisitante. 2º. • Especificação do material.

a escolha é provavelmente feita com base no preço. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço. um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção. Uma vez aceita pelo fornecedor. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente. 4º. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor. 6º.Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega. observando qualquer 29 Professor Márcio Micheli . e também em qualquer outra informação adicional necessária. e outras são enviadas para outros departamentos. o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo. Emitir pedidos de compra:.Administração de Recursos Materiais condições de venda. 7º. entrega e termos de venda. Isso pode envolver a agilização do transporte. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras. 5º. na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Usando a sua cópia do pedido de compra. o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações. o departamento requisitante e o departamento de recepção. tais como o de contabilidade. o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos. intimamente ligada à seleção dos fornecedores. fontes alternativas de suprimentos. o departamento de compras retém uma cópia. Envia-se uma cópia ao fornecedor. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas. ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. entrega e termos de pagamento.

por exemplo. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade. Se não estiver completo. Se for necessária outra inspeção. o relatório de recebimento e a fatura. Ma cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras. Uma vez aprovada. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. esperando para ser completado. Se o pedido é considerado completo. do controle de qualidade. as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeção. o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento compras. 8º. o pedido de compra é mantido aberto. observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. há três informações que devem concordar: o pedido de compra. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas.Administração de Recursos Materiais variação. elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. 30 Professor Márcio Micheli . os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não das mercadorias. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeção. a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a fatura do fornecedor. os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura.

A intenção é criar uma parceria de longo prazo. 3. quantidade. c) Fonte simples: é uma decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis. matéria-prima. 3. As vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade no fornecimento.4 SELEÇÃO DE FORNECEDORES O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade. tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos. prazo de entrega e preço. localização.2 a) Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de 31 Professor Márcio Micheli .4. b) Fonte múltipla: é a utilização de mais de um fornecedor para um item. especificações técnicas. Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar. existe uma tendência de relação competitiva entre fornecedor e cliente.1 a) Fontes Fonte única: implica que apenas um fornecedor está disponível devido a patentes. a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo.Administração de Recursos Materiais 3. Na prática. e assim por diante. Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida.4.

o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos comprados. Esses elementos são importantes porque garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade desejadas. o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento atendimento bem-organizado e pós-venda. para garantir uma entrega pontual. Se a relação deve continuar.Administração de Recursos Materiais desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes. pessoal de produção competente e capaz. muitas vezes. Algumas vezes. e bons sistemas de planejamento e controle de produção. Isso deve incluir um um estoque adequado de peças sobressalentes. c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor. deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio. é desejável que o fornecedor esteja próximo do comprador. ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos. d) Serviço pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico. pois. e) Localização do fornecedor: Algumas vezes. Isso significa que as dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a qualidade e a quantidade exigidas. é desejável que se escolha um fornecedor confiável. ou pelo menos que mantenha um estoque 32 Professor Márcio Micheli . O fornecedor deve ter um bom programa de controle da qualidade. reputado e financeiramente sólido. b) Capacidade de produção: A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente. o fornecedor pode sugerir mudanças na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo.

A comunicação entre comprador e fornecedor deve ser aberta e plena. Os avanços em Tecnologia de Informação (TI) têm possibilitado uma verdadeira revolução na forma como as empresas têm efetuado seus negócios. e possam trabalhar juntas na solução de problemas que beneficiará ambas. 3. o tipo de relação entre fornecedor e comprador é crucial para ambos. tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas. Idealmente. no tempo desejado. f) Preços: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. e o comprador terá garantia de fornecimento de produtos de qualidade. muitas empresas começaram a perceber as 33 Professor Márcio Micheli . apoio técnico e ambiente de produto. Esse aspecto considera a capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na quantidade e na qualidade exigidas. a seleção do fornecedor e a relação com ele estabelecida são de fundamental importância. a relação será baseada numa dependência mútua e duradoura. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente. O fornecedor pode confiar em negócios futuros. Em um contexto de comércio sem fronteiras. Os meios de comunicação. e também quaisquer outros serviços necessários. No ambiente de negócios moderno. particularmente. Isso não significa necessariamente o menor preço. de modo que ambas as partes entendam o problema uma da outra.5 FORMAS DE COMPRAR O fenômeno da globalização.Administração de Recursos Materiais local. Assim. como não poderia deixar de ser. têm fornecido velocidade e precisão cada vez maiores para o fluxo de informações entre parceiros comerciais.

não será utilizada também para os concorrentes. As ordens ou pedidos de compras. independentemente dos hardwares e softwares em utilização. ou pelo menos tentará produzir.1 EDI (Eletronic Data Interchange) Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o EDI. muitas vezes com a ajuda da empresa.5. tecnologia para transmissão de dados eletronicamente. ficando com ela os lucros que seriam repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria – a tecnologia que o fornecedor desenvolveu. prazos e padrão de qualidade.Administração de Recursos Materiais implicações de estarem ou não preparadas para se ajustarem à tendência já internacionalizada de intercâmbio de dados. além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que naquele momento é menos importante. o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor. são enviados sem a utilização de papel. As principais vantagens da verticalização são a independência de terceiros – a empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas. como também outros documentos padronizados. 34 Professor Márcio Micheli . acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos. Por meio da utilização de um computador.6 VERTICALIZAÇÃO A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente tudo o que puder. 3. 3. Os dados são compactados – para maior rapidez na transmissão e diminuição de custos – criptografados e acessados somente por uma senha especial.

ela acaba tendo menor flexibilidade para alterações nos processos produtivos.Administração de Recursos Materiais A estratégia da verticalização apresenta também desvantagens. qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele. É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que. Assim. um dos setores de maior expansão foi o de terceirização e parcerias. por questões de detenção tecnológica. seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – quando se produz internamente é difícil e custosa a decisão de parar a produção quando a demanda é baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais funcionários para um período incerto de alta procura. já que a empresa está envolvendo mais recursos e imobilizando-os. Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos – não necessita novos investimentos em instalações industriais. Ela exige maior investimento em instalações e equipamentos. maior flexibilidade 35 Professor Márcio Micheli . hoje em dia. Vantagens e Desvantagens da Verticalização Vantagens Independência de terceiros Maiores lucros Maior autonomia Domínio sobre tecnologia própria Desvantagens Maior investimento Menor flexibilidade (perda de foco) Aumento da estrutura da empresa 3.7 HORIZONTALIZAÇÃO A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita. De um modo geral não se terceiriza os processos fundamentais.

conta com know how dos fornecedores no desenvolvimento de novos produtos (engenharia simultânea).8 COMPRAR VERSUS FABRICAR A questão comprar ou fabricar não vem de hoje. ela persegue os administradores e empresários faz muito tempo. um item é um candidato para a produção interna se a firma tiver capacidade 36 Professor Márcio Micheli . Economicamente. manutenção predial.A estratégia de horizontalização apresenta desvantagens como a possível perda do controle tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço ou fabricação que está sendo repassada. manutenção e até compras. Vantagens e Desvantagens da Horizontalização Vantagens Redução de custos Maior flexibilidade e eficiência Foco no negócio principal da empresa Desvantagens Menor controle tecnológico Maior exposição Deixa de auferir o lucro do fornecedor Incorporação de novas tecnologias 3. Inclui agora decisões sobre terceirização ou não da prestação de serviços que não são o negócio principal da empresa. Já há várias empresas que prestam serviços de compras. A decisão para saber se compramos ou fabricamos componentes incluem considerações tanto econômicas como não-econômicas. pode até não comprar nada determinado mês. seu escopo aumentou.Administração de Recursos Materiais para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária. mecânica ou elétrica. Entretanto. como limpeza.

em algumas delas. relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. entendendo que o assunto deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduto devidamente estabelecidas. 3. fazendo com que muitas empresas estabeleçam um “código de conduta ética” para todos os seus colaboradores. No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos. conhecidas e praticadas por todos os envolvidos. assume uma dimensão mais relevante. O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara possível. prejudicados. onde prevaleça o interesse da empresa. entretanto. os aspectos legais e morais são extremamente importantes para aqueles que atuam em compras. que quase não altera os custos fixos. além de dar alguma contribuição para os custos fixos. como a dos médicos. Abordando a questão mais na sua forma operacional. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico. divulgadas.9 ÉTICA EM COMPRAS O problema da conduta ética é comum em todas as profissões. pois dessa forma poderão reclamar quando se sentirem 37 Professor Márcio Micheli . e que tais limites sejam também de conhecimento dos fornecedores. engenheiros e compradores. procurando fixa limites claros entre o “legal” e o “moral”.Administração de Recursos Materiais suficiente e se o valor do componente for bastante alto para cobrir todos os custos variáveis de produção. Os baixos volumes de consumo favorecem a compra. é extremamente difícil. prevalecendo aí interesses outros. ou se a barreira ética foi quebrada. Assim.

pois não há dúvida de que aquele que dá presentes tem a expectativa de. um código de conduta. por exemplo. de uma forma ou de outra. E quanto aos “presentes”. e muitas vezes mandatórias. sob pena de demissão por justa causa. Os critérios devem ser compatibilizados e de conhecimentos de todos os colaboradores. mas também ao pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. nesse caso. Não é correto uma empresa comportar-se de uma forma quando compra e outra quando vende. É normal encontrarmos especificações tão detalhadas. canetas. Devem tais empresas ser excluídas entre as licitantes? Tais comissões devem ser incorporadas como forma de desconto nos preços propostos? E os outros 38 Professor Márcio Micheli . Deve também ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas que sistematicamente. ao pessoal de compras. ser “lembrado”. malas e convites que normalmente são distribuídos. o mais claro possível. o que pode fazer? Cabe à gerência e à alta direção da empresa ficarem atentas a todos esses aspectos. um código de conduta (ou de ética) que deva ser seguido. questionando sempre a validade das especificações e a sua justificativa. É isto eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. do controle da qualidade e da área técnica? Como abordar esse assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor forma de abordar o assunto é definir.Administração de Recursos Materiais Outro aspecto importante é que esse código de ética seja válido tanto para vendas quanto para compras. É comum empresas incluírem nos documentos que o funcionário assina ao ser admitido. “lembranças”. que praticamente restringem o fornecedor a uma única empresa. do conhecimento de todos. maior será a obrigação de retribuição. com política própria. E o comprador. “brindes” como agendas. Quando o presente tem um maior valor. oferece uma “comissão”. O problema ético de compras não se restringe aos compradores.

Administração de Recursos Materiais fornecedores. todo processo de licitação é claramente definido através de legislação específica (Lei 8. o assunto já passa para a alçada judicial. até mesmo todos os componentes de seu setor de compras. uma vez consumado o delito. Esse comportamento aético leva a situações em que fornecedores altamente qualificados se neguem a apresentar propostas a “clientes” não confiáveis. Ninguém é subornado por acidente. 39 Professor Márcio Micheli . A fim de evitar estas situações. acusados de estar recebendo propinas e presentes de fornecedores”. No setor público. Por exemplo. Não é raro lermos nos jornais situações em que empresas demitem. Outro aspecto concernente à ética em compras é o manuseio de informações. todos perdem. A intenção premeditada é a essência do suborno. A empresa deve estabelecer políticas claras sobre as informações que devem ser manuseadas.666/93). já foi manchete da Gazeta Mercantil o fato de a Fiat brasileira ter demitido “oito funcionários da área de compras – alguns com cargos de gerência -. como o repasse dos critérios de julgamento e dados contidos nas propostas já entregues a um outro fornecedor que ainda está elaborando a proposta a sua. além de suspeitas de superfaturamentos ou desvio de dinheiro. como ficam? Enfim. Toda esta questão fica mais grave quando a figura do suborno aparece. de uma só vez. mais uma vez o código de ética entra em cena. Estabelece-se assim uma relação de desconfiança que prejudica a todos. todos esses aspectos devam ser abordados no código de ética. cujo fim precípuo é resguardar os interesses do Estado. Nesses casos. isto é.

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