Administração de Recursos Materiais

1. INTRODUÇÃO

Não há como uma empresa funcionar sem a existência de recursos, sejam eles financeiros, humanos ou materiais. A Administração de Materiais foca sua atenção sobre este último, seja no que diz respeito aos insumos ou aos bens patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação.

Com a crescente concorrência existente por um participação no mercado consumidor as empresas encontrando buscam identificar formas de de melhorar seus

desempenhos,

maneiras

diferentes

obterem

vantagens

competitivas. Uma das formas de obter uma vantagem é através de uma boa gestão dos recursos materiais e patrimoniais.

Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia.

Administração de Recursos Materiais engloba a seqüência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.

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O ciclo da administração de materiais é ilustrado abaixo

Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e pode contribuir a partir do momento que envolve as atividades de gerenciamento dos recursos materiais, gerenciamento dos recursos patrimoniais e compras. Do desempenho satisfatório dessas atividades dependem os Departamentos de Vendas, Produção, Manutenção, os Setores Administrativos, etc. Tem que ser considerado que o número de itens e a diversidade dos mesmos é grande, que as informações têm de ser precisas e rápidas que a manutenção de estoques representa parcela significativa do ativo da empresa, etc. Se considerarmos a posição do homem de produção e de vendas seu desejo é de que exista a maior quantidade de matérias-primas e produtos acabados, respectivamente, estocados de forma a poder atender as suas necessidades. Porém sendo a manutenção de estoques algo extremamente caro para a empresa é preciso que o Administrador de Materiais equilibre os mesmos de forma a satisfazer ambos, os administradores de produção e vendas e também ao administrador financeiro.

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Com certeza o maior desafio continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque com o menor risco de falta de materiais. A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e seu administrador sejam o mais dinâmicos possíveis de forma a responder de forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real. A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo.

2. GESTÃO DE ESTOQUE O estoque é a acumulação de recursos materiais em um sistema de

armazenagem para atendimento da demanda em tempo oportuno.

2.1

AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ESTOQUE

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de: • demora ou atraso no fornecimento de materiais; • sazonalidade no suprimento; • riscos de dificuldade no fornecimento. 3

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os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. • pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. 4 Professor Márcio Micheli . transformação e venda . Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas. • pela flexibilidade do processo produtivo. ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial. pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura. Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda . Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção.no processo de comercialização em empresas comerciais .no processo de produção em empresas industrias.Administração de Recursos Materiais b) Proporcionar economias de escala: • através da compra ou produção em lotes econômicos. 2.e entre as etapas de compra.2 CURVA DENTE DE SERRA A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico.

A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança. • não existirem falhas adm. • o fornecedor nunca atrasar. • nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade.Administração de Recursos Materiais O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se: • não existir alteração de consumo durante o tempo T. julho e agosto e setembro. 5 Professor Márcio Micheli . o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra. que durante os meses de junho. Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na operação como representado abaixo: No gráfico acima podemos notar.

dá início ao processo de reposição.Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos. Em virtude de sua grande importância. pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível.Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor.Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.Administração de Recursos Materiais TEMPO DE REPOSIÇÃO É o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Este tempo pode ser dividido em três parte: • Emissão do pedido . ao ser atingida. • Transportes . • Preparação do pedido . PONTO DE PEDIDO (PP) O Ponto de Pedido corresponde à quantidade que. nível suficiente 6 Professor Márcio Micheli . separar. emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. Os pedidos de compra devem ser emitidos quando as quantidades estocadas atingirem o nível do ponto de pedido.

Administração de Recursos Materiais apenas para cobrir o consumo previsto para o período correspondente ao prazo de entrega dos fornecedores. 2. 7 Professor Márcio Micheli . • Qualidade das hipóteses que se utilizou no raciocínio. quantos e quando determinados produtos serão comprados pelos clientes.3 PREVISÃO DOS ESTOQUES Todo o início de estudo de estoques está baseado em previsões de consumo de material. Esta previsão de demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. Algumas características da previsão são: • Ponto de partida de todo planejamento de estoques. • Eficácia dos métodos empregados. Ainda definem quais.

Qualitativas • Opinião dos gerentes. 8 Professor Márcio Micheli . renda. • Influência da propaganda. • Variáveis com evolução e explicação baseada nas vendas.Administração de Recursos Materiais As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em qualitativas e quantitativas: Quantitativas • Evolução das vendas no passado. Basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação. • Pesquisas de mercado. • Opinião dos compradores. As técnicas de previsão podem ser classificadas em três grupos: • Projeção: admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo. também relacionadas as vendas (população. • Variáveis de fácil previsão. • Explicação: procura relacionar vendas do passado com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. PIB). • Opinião dos vendedores. Como exemplo: criação e vendas de produtos infantis. • Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras. Técnica de natureza essencialmente quantitativa.

Administração de Recursos Materiais Podemos representar as formas de evolução de consumo pelas seguintes formas:  Método de evolução horizontal de Consumo: de tendência invariável ou constante  Modelo de evolução de consumo sujeito a tendência: o consumo médio aumenta ou diminui com o correr do tempo. ele é sazonal quando o desvio é no mínimo de 25% do consumo médio e quando aparecer condicionado a determinadas causas. Técnicas quantitativas para calcular a previsão de consumo Método do último período É um método simples e sem embasamento matemático. 9 Professor Márcio Micheli . que tanto podem ser positivas quanto negativas. Consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. A previsão gerada por este modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se a tendência de consumo for crescente. Método da média móvel Neste método. a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos anteriores. será maior se o padrão de consumo for decrescente. Inversamente. Modelo de evolução sazonal de consumo: o consumo possui oscilações regulares.

Vantagens • Simplicidade e facilidade de implantação. Além de valorizar os dados mais recentes. • As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais. isso pode ser superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados. A escolha do número de períodos é arbitrária e experimental. se o número for pequeno. Desvantagens • As médias móveis podem gerar movimentos cíclicos. a reação será muito rápida. • Admite processamento manual. Inversamente. • Exige a manutenção de um número muito grande de dados. • As médias móveis são afetadas pelos valores extremos. em que os valores dos períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos menos atuais. ou de outra natureza não existente nos dados originais. Método da média móvel ponderada Este método é uma variação do modelo anterior. Método da média com ponderação exponencial Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada. a reação da previsão diante dos valores atuais será muito lenta. apresenta 10 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais Se o número de períodos for grande.

2.  Uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes.4 CLASSIFICAÇÃO ABC A curva ABC é um importante instrumento para o administrador. Método dos mínimos quadrados Este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos dados coletados. Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral. ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. ou seja. Apenas três fatores são necessários para gerar a previsão para o próximo período:  A previsão do último período.Administração de Recursos Materiais menor manuseio de informações passadas. 11 Professor Márcio Micheli . Ele atribui parte da diferença Entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a causas aleatórias. é a linha de melhor ajuste que minimiza as distâncias entre cada ponto de consumo levantado. eliminando a reação exagerada a valores aleatórios.  O consumo ocorrido no último período. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa.

Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação. requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa. uma vez obtida a seqüência dos itens e sua classificação ABC. disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas. as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração. Classe B: Grupo intermediário. conforme a importância dos itens.Administração de Recursos Materiais Verifica-se. estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa. que. portanto. 12 Professor Márcio Micheli . no entanto. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques. para definição de políticas de vendas.

o uso do LIFO ou UEPS. Antes disso. No longo prazo.Administração de Recursos Materiais 2.5 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE ESTOQUES A avaliação financeira dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos materiais para permitir a correta contabilização das informações. utiliza principalmente o custo médio. para fins fiscais. Diversos métodos são utilizados para avaliação financeira dos estoques que levam em conta as diversas formas de computar o preço de cada um dos itens existentes no estoque Vamos a seguir analisar as diversas possibilidades existentes. não permitindo. a avaliação pelo custo médio indica os custos reais das compras de material e funciona como um estabilizador ao equilibrar as flutuações de preços que ocorrem ao longo do tempo. no Brasil. CUSTO MÉDIO A avaliação do saldo de estoque que permanece no almoxarifado bem como o custo do material fornecido à produção são calculados pelo custo médio. Suponhamos a seguinte ficha de material em estoque: 13 Professor Márcio Micheli . apenas. a legislação do Imposto de Renda tem permitido. no Brasil. cabe lembrar que. motivo pelo qual a maioria das empresas. a utilização do método do custo médio ou a dos bens adquiridos mais recentemente (FIFO ou PEPS).

enquanto o custo de produção é calculado com os matérias avaliados a preço médio. Com base nesse critério para valoração dos estoques a empresa vai dando baixa nos estoques. iniciais da frase inglesa First In.Administração de Recursos Materiais Notas: a = Preço unitário = (400.00) /400 = 3.000. o valor de estoque é calculado pela média dos preços de entrada no almoxarifado. PEPS OU FIFO A sigla PEPS significa Primeiro que Entra.00 / 300 = 3.00 b = Preço unitário = (900.00 + 1. = 1.00 + 800. vendem-se ou consomem-se antes as primeiras mercadorias Notas: a = preço unit.00) /600 = 4.00 Utilizando esse método. a partir das primeiras compras.33 14 Professor Márcio Micheli . Primeiro que Sai.500. First Out. e é também conhecida por FIFO. o que equivale ao seguinte raciocínio: compradas.

Em inglês: last in.00 / 300 = 2.00 UEPS OU LIFO A sigla UEPS é a abreviação de Ultimo a Entrar é o Primeiro a Sair.00 / 100 = 2.00 15 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais b = preço unit. que normalmente é o mais elevado. Notas: a = preço unit. = 800.00 / 100 = 2.00 c = preço unit.00 / 200 = 4. O valor do estoque é calculado ao custo do último preço. first out. = 400.66 b = preço unit. = 800.00 c = preço unit. O UEPS não é aceito pela legislação brasileira pois distorce os resultados apresentando custo maior e lucro menor. = 400. A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar no almoxarifado. = 200.00 / 200 = 2.

Para tanto. pois é capital imobilizado e ainda precisa de investimentos para sua manutenção. que garante a eficiência do sistema de puxar a produção.Administração de Recursos Materiais 2. atividades tempos fabricações indevidas. A filosofia JIT tem como um dos princípios a eliminação dos estoques. O kanban é um sistema simples. evitando todos os desperdícios excessos de provocados produção. desnecessárias de materiais. e com qualidade garantida. improdutivas e produção defeituosa. é visto nesta filosofia como perdas. produzindo normalmente em lotes pequenos. 16 Professor Márcio Micheli . quase que instantaneamente. é necessário no JIT que as empresas desenvolvam formas para puxar a produção. produzir do final para o início da produção. de controle visual dos estoques. ou seja. visando chegar ao estoque zero. utiliza-se um sistema de gerenciamento das informações que permite que as unidades necessárias sejam repostas na quantidade necessária e no momento necessário nos diferentes centros produtivos. onde vem substituindo com sucesso à filosofia convencional. A filosofia JIT tem como objetivo estruturar a produção de modo que qualquer atividade que não agregue valor ao produto seja eliminada. O estoque. fazendo com que a empresa seja mais flexível na produção e procure atender à variação da demanda do mercado. sendo uma conseqüência de tudo isto. de fácil compreensão. Para atender às mudanças do mercado a partir da venda do produto. sendo esta última criada justamente na empresa Toyota Motor Corporation e posteriormente aplicada em empresas japonesas e ocidentais.7 Modernas Filosofias de Planejamento e Controle de Estoques No sentido de administrar a produção e materiais podem ser aplicadas atualmente duas filosofias de administração de produção: a filosofia convencional e a filosofia Just-In-Time (JIT). conhecido como sistema kanban. ainda que se considere isto como uma situação ideal. por movimentações ocioso.

são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa.por não serem mais MPs iniciais . cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado.Administração de Recursos Materiais 2. 17 Professor Márcio Micheli . pois se encontram quase acabados.nem no depósito .também denominados materiais em vias . São os ítens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa.8 CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES I . Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados.Quanto ao tipo de material os estoques são classificados em: Estoques de Matérias-Primas Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento . Não estão nem no almoxarifado . faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em produtos acabados. Mais adiante serão transformadas em produtos acabados.por ainda não serem produtos acabados.

usado quando as flutuações de demanda são significativas. ovos de Páscoa. mas relativamente previsíveis. calendários. como matéria prima. A função 18 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados . na realidade. Estoque de flutuação ou Estoque de Segurança ou Isolador É o estoque mínimo que tem como objetivo compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda. isto é.também denominados componentes referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. constituirão o Produto Acabado. Estoques de Produtos Acabados Os Estoques de produtos acabados se referem aos produtos já prontos e acabados. II – Quanto às funções que desempenham Estoque de antecipação É aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases. etc. Ex. materiais semi-acabados e materiais acabados. cujo processamento foi completado inteiramente. materiais em processamento. partes prontas ou montadas que. quando juntadas. Serve para absorver variações não previstas.: Fabricantes de sorvetes. roupas. São.

Essas faltas. denominado estoque de ciclo. às vezes. de uma operação para outra. Isto é feito para se tirar vantagem dos descontos sobre a quantidade. O estoque de tamanho do lote é. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos inesperados no consumo podem gerar falta de produtos. do CD ao cliente. Esse tipo de estoque corresponde à movimentação física de materiais e produtos. para reduzir as despesas de transporte. Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo Os itens comprados ou fabricados em quantidades maiores que o necessário criam imediatamente estoques de tamanho de lote. Materiais movimentando-se de um fornecedor até a planta. de uma planta a um CD. Quanto maior é o objetivo de atender bem o cliente ou consumidor. Estoque de transporte ou em trânsito ou no canal de distribuição É o estoque alocado para determinado cliente até o momento em que se torna disponível para o mesmo. É a parte do estoque que vai diminuindo à medida que os pedidos dos clientes chegam e é abastecida ciclicamente quando os pedidos aos fornecedores são recebidos. muitas vezes podem gerar perdas reais de vendas. 19 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais do estoque de segurança é proteger a empresa contra imprevistos na demanda e no suprimento. os custos de escritório e de preparação e nos casos em que é impossível fabricar ou comprar itens na mesma velocidade em que eles serão utilizados ou vendidos. maior é o cuidado que se deve ter na definição do nível do estoque de segurança.

ETAPAS DA CLASSIFICAÇÃO: A classificação dos itens é composta de diversas etapas. Vantagens da Catalogação :  A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção. especificação.  Facilita a aquisição de materiais. recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas.Administração de Recursos Materiais Estoque hedge ou de proteção Tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas a aumento de preços. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim. CATALOGAÇÃO: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles.  Evita duplicidade de codificação. situação econômica e política instáveis.  Possibilita a conferência. normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa. 20 Professor Márcio Micheli . SIMPLIFICAÇÃO: significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. ambiente inflacionário e imprevisível.  Facilita a consulta por parte dos usuários. quais sejam : catalogação. simplificação.

a simplificação. que são as prescrições sobre o uso do material.  Facilita o processo de normalização de materiais. A partir da classificação pode-se codificar os materiais. menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características. portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações. PADRONIZAÇÃO: significa estabelecer idênticos padrões de peso. Por exemplo. Vantagens da Padronização :  Possibilita a simplificação de materiais. como suas medidas. tamanho. a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. Quanto mais detalhada a especificação de um item. 21 Professor Márcio Micheli . a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque. NORMALIZAÇÃO: essa palavra deriva de normas.  Facilita a manutenção. mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento. formato. de modo que não existam muitas variações entre eles.  Possibilita melhor programação de compras.  Reduz possibilidade de erros na especificação.  Aumenta poder de negociação. a especificação. medidas e formatos para os materiais.  Permite reutilização e permutabilidade Assim a catalogação.  Reduz custos de aquisição e controle. peso etc.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO: significa a descrição detalhada de um item.

com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo e seus similares. Conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto. um material ou processo.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL A principal finalidade é evitar a compra de materiais em desacordo com as necessidades. Definição: Descrição das características de um material. Propicia: a) b) c) d) e) Coleta de preços Identificação Inspeção Armazenagem e preservação dos materiais Redução das dúvidas CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO: a) b) c) Deve ser Concisa Completa Permitir a individualização ESTRUTURA DA ESPECIFICAÇÃO: a) b) c) d) e) Nome Básico Nome modificador Características físicas Unidade metrológica Medidas (se for o caso) 22 Professor Márcio Micheli .

23 Professor Márcio Micheli . Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). principalmente os automatizados.Administração de Recursos Materiais f) g) h) i) Características para a fabricação – especificar os processos de produção Características de operação – testes a serem executados. das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. CODIFICAÇÃO DE MATERIAL Significa representar todas as informações necessárias. suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras. A chave para a rápida identificação do produto. com base na classificação obtida do material. Cuidados quanto a manuseio e armazenagem Embalagem a ser utilizada TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO: a) b) Conforme Amostra Por padrão e características físicas: quando os materiais devem obedecer a normas técnicas c) d) e) Por composição química Por marca de fábrica Conforme Desenho. pessoa ou mesmo informações de controle gerencial. Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca. A codificação de informações vem a solucionar a questão de agrupamentos de características referentes a determinado material. convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna.

o qual foi elaborado para o controle de materiais no após segunda guerra mundial. A codificação segue normalmente ao adotado pelo Federal Supply Classification System. As quantidades de letras utilizadas e números. com a implementação da imprensa no mundo. foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey). não havendo uma regra específica. conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em suas categorias e classificações de assuntos. autores e áreas especificas.Administração de Recursos Materiais A codificação se ramificou pelo planeta de formas variáveis se adaptando a cada necessidade presente. CODIFICAÇÃO NUMÉRICA OU SISTEMA NUMÉRICO OU DECIMAL: A atribuição consiste na adoção de algarismos arábicos. alfa-numérica e mais contemporânea o famoso código de barras. são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema. Os códigos seguem então a uma regra. pela facilidade de ordenação seqüencial de diversos itens e na adoção da informatização. CODIFICAÇÃO ALFABÉTICA: Este processo representa os materiais por meio de letras. o sistema agregou números a sua codificação. Desta forma o sistema pode se adaptar a cada necessidade. alfabéticas. sendo: ao uso pela empresa 24 Professor Márcio Micheli . sendo o método mais utilizado. CODIFICAÇÃO ALFA-NUMÉRICA: Este processo agrupa números e letras. A classificação e codificação dos materiais segue ao FSC. Sua variação está inclusa entre codificações: numéricas. porém com modificações provenientes de adequação necessária pretendente. atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e na codificação de placas de automóveis.

saber o que. principalmente financeiros. Nesse cenário. 25 Professor Márcio Micheli . 3. terem habilidades interpessoais. varia de 50 a 80 % do total das receitas brutas. e por outros fatores como a reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos. seja do produto ou do serviço final. É fácil perceber que mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande repercussão no lucro. envolvidos.1 A FUNÇÃO COMPRA O posicionamento atual da função compras ou aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. cresce cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas. evolução da tecnologia e novos relacionamentos com os fornecedores. Por isso.Administração de Recursos Materiais XX – XX – XXXXXX .X DÍGITO DE CONTROLE CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO CLASSE GRUPO 3. um centro de despesa e não um centro de lucros. No setor industrial. esse número alcança a casa dos 57%. deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva. ATIVIDADE DE COMPRA A função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos. O valor total gasto nas compras de insumos para produção.

o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização. O departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado. muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimento ou simplesmente gerenciamento de suprimentos. em vez do tradicional compras. por exemplo. por outro lado. voltado para as transações em si. altos níveis de estoque intermediários gerados por interrupções no processo produtivo. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e. acabe prejudicando ou parando a produção. reclamações de clientes. pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção. como nível de preços. e assim. Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado.Administração de Recursos Materiais quanto. a competitividade da empresa. pessoal de almoxarifado e controles. portanto. Mas ela pode ir mais longe. como parte integrante da cadeia de suprimento (supply chain). Baixos níveis de estoque. A empresa poderá enfrentar. já que o comportamento do comprador pode mexer com vários aspectos da economia. o poder de compra do consumidor e o relacionamento entre setores. Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas. À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa. ou seja. quando e como comprar começa a assumir condições de sobrevivência. custo de capital. e não para o todo. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. 26 Professor Márcio Micheli . Por isso. por menos que seja. onde qualquer detalhe. acarretam um custo exagerado para sua manutenção. um conceito voltado para o processo.

a Internet e cartões de crédito. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas. visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. • Obter mercadorias e serviços ao menor custo. • Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. • Emitir e administrar pedidos de compra.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO DE COMPRAS Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma. utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange). Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica. Pelo seguimento junto ao fornecedor. quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar). • Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas. além de adicionar lucros. 27 Professor Márcio Micheli . e pela agilização da entrega. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo. Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias: • Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias.Administração de Recursos Materiais 3. • Selecionar o fornecedor (fonte certa) • Negociar os termos e condições de compra. Para satisfazer a esses objetivos. devem ser desempenhadas algumas funções básicas: • Determinar as especificações de compra: qualidade certa.

Não se trata de um pedido de venda. termos e 28 Professor Márcio Micheli . Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. deve-se fazer uma pesquisa. 2º. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. • Qualquer outra informação complementar necessária. deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador.Administração de Recursos Materiais 3. 3º. • Especificação do material. num jornal especializado ou numa lista telefônica. as requisições de compra contêm as seguintes informações: • Identidade do requisitante. é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. aprovação assinada.3 CICLO DE COMPRAS O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: 1º. Selecionar fornecedores: Identificar do e selecionar de fornecedores Para são itens importantes responsabilidades departamento compras. um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados. rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes. • Data e local de entrega exigidos. No mínimo. e conta em que será debitado o custo. obediências às especificações. Solicitação de cotações: Para itens maiores. • Quantidade e unidade de medida. as cotações são analisadas quanto a preço. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning). o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra.

o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos. Isso pode envolver a agilização do transporte. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Uma vez aceita pelo fornecedor. Usando a sua cópia do pedido de compra. 6º. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega. e outras são enviadas para outros departamentos. o departamento requisitante e o departamento de recepção. intimamente ligada à seleção dos fornecedores. um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção. a escolha é provavelmente feita com base no preço. o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras.Administração de Recursos Materiais condições de venda. entrega e termos de venda. 4º.Ordem de compra é uma oferta legal de compra. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço. o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. entrega e termos de pagamento. o departamento de compras retém uma cópia. e também em qualquer outra informação adicional necessária. Emitir pedidos de compra:. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas. Envia-se uma cópia ao fornecedor. observando qualquer 29 Professor Márcio Micheli . 7º. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor. 5º. tais como o de contabilidade. fontes alternativas de suprimentos. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente.

Se for necessária outra inspeção. o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento compras. por exemplo. as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeção. os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não das mercadorias. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade. do controle de qualidade.Administração de Recursos Materiais variação. 8º. há três informações que devem concordar: o pedido de compra. a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas. Uma vez aprovada. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeção. Se o pedido é considerado completo. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. Ma cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras. o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. o pedido de compra é mantido aberto. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a fatura do fornecedor. observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. Se não estiver completo. o relatório de recebimento e a fatura. esperando para ser completado. elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos. os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. 30 Professor Márcio Micheli .

4.1 a) Fontes Fonte única: implica que apenas um fornecedor está disponível devido a patentes. A intenção é criar uma parceria de longo prazo. tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos. 3. Na prática.4.Administração de Recursos Materiais 3. c) Fonte simples: é uma decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis. matéria-prima. localização. quantidade. especificações técnicas. existe uma tendência de relação competitiva entre fornecedor e cliente. Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar. As vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade no fornecimento. Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida.2 a) Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de 31 Professor Márcio Micheli . 3. prazo de entrega e preço. e assim por diante.4 SELEÇÃO DE FORNECEDORES O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade. a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. b) Fonte múltipla: é a utilização de mais de um fornecedor para um item.

para garantir uma entrega pontual. b) Capacidade de produção: A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente.Administração de Recursos Materiais desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes. deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio. e bons sistemas de planejamento e controle de produção. Isso deve incluir um um estoque adequado de peças sobressalentes. é desejável que se escolha um fornecedor confiável. Se a relação deve continuar. d) Serviço pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico. o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento atendimento bem-organizado e pós-venda. reputado e financeiramente sólido. ou pelo menos que mantenha um estoque 32 Professor Márcio Micheli . pessoal de produção competente e capaz. c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor. é desejável que o fornecedor esteja próximo do comprador. o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos comprados. ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos. e) Localização do fornecedor: Algumas vezes. O fornecedor deve ter um bom programa de controle da qualidade. Isso significa que as dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a qualidade e a quantidade exigidas. o fornecedor pode sugerir mudanças na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo. Esses elementos são importantes porque garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade desejadas. pois. muitas vezes. Algumas vezes.

têm fornecido velocidade e precisão cada vez maiores para o fluxo de informações entre parceiros comerciais. Os meios de comunicação. como não poderia deixar de ser. no tempo desejado. tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas. o tipo de relação entre fornecedor e comprador é crucial para ambos. Assim. de modo que ambas as partes entendam o problema uma da outra. a relação será baseada numa dependência mútua e duradoura. 3. Esse aspecto considera a capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na quantidade e na qualidade exigidas.Administração de Recursos Materiais local. No ambiente de negócios moderno. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente. e também quaisquer outros serviços necessários. apoio técnico e ambiente de produto. muitas empresas começaram a perceber as 33 Professor Márcio Micheli . f) Preços: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. a seleção do fornecedor e a relação com ele estabelecida são de fundamental importância. particularmente. Os avanços em Tecnologia de Informação (TI) têm possibilitado uma verdadeira revolução na forma como as empresas têm efetuado seus negócios. Em um contexto de comércio sem fronteiras. A comunicação entre comprador e fornecedor deve ser aberta e plena. O fornecedor pode confiar em negócios futuros. e possam trabalhar juntas na solução de problemas que beneficiará ambas. Isso não significa necessariamente o menor preço.5 FORMAS DE COMPRAR O fenômeno da globalização. e o comprador terá garantia de fornecimento de produtos de qualidade. Idealmente.

além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que naquele momento é menos importante. 3. muitas vezes com a ajuda da empresa. o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor. As principais vantagens da verticalização são a independência de terceiros – a empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas. não será utilizada também para os concorrentes.1 EDI (Eletronic Data Interchange) Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o EDI.6 VERTICALIZAÇÃO A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente tudo o que puder. Os dados são compactados – para maior rapidez na transmissão e diminuição de custos – criptografados e acessados somente por uma senha especial. Por meio da utilização de um computador. independentemente dos hardwares e softwares em utilização.5. ficando com ela os lucros que seriam repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria – a tecnologia que o fornecedor desenvolveu. tecnologia para transmissão de dados eletronicamente. são enviados sem a utilização de papel. como também outros documentos padronizados. acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos.Administração de Recursos Materiais implicações de estarem ou não preparadas para se ajustarem à tendência já internacionalizada de intercâmbio de dados. As ordens ou pedidos de compras. ou pelo menos tentará produzir. 34 Professor Márcio Micheli . 3. prazos e padrão de qualidade.

Administração de Recursos Materiais A estratégia da verticalização apresenta também desvantagens. qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele. É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que. seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – quando se produz internamente é difícil e custosa a decisão de parar a produção quando a demanda é baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais funcionários para um período incerto de alta procura. por questões de detenção tecnológica. Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos – não necessita novos investimentos em instalações industriais. hoje em dia. Ela exige maior investimento em instalações e equipamentos.7 HORIZONTALIZAÇÃO A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita. um dos setores de maior expansão foi o de terceirização e parcerias. De um modo geral não se terceiriza os processos fundamentais. ela acaba tendo menor flexibilidade para alterações nos processos produtivos. Vantagens e Desvantagens da Verticalização Vantagens Independência de terceiros Maiores lucros Maior autonomia Domínio sobre tecnologia própria Desvantagens Maior investimento Menor flexibilidade (perda de foco) Aumento da estrutura da empresa 3. já que a empresa está envolvendo mais recursos e imobilizando-os. maior flexibilidade 35 Professor Márcio Micheli . Assim.

Economicamente. como limpeza. seu escopo aumentou. Já há várias empresas que prestam serviços de compras. manutenção e até compras.A estratégia de horizontalização apresenta desvantagens como a possível perda do controle tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço ou fabricação que está sendo repassada. Vantagens e Desvantagens da Horizontalização Vantagens Redução de custos Maior flexibilidade e eficiência Foco no negócio principal da empresa Desvantagens Menor controle tecnológico Maior exposição Deixa de auferir o lucro do fornecedor Incorporação de novas tecnologias 3. pode até não comprar nada determinado mês.Administração de Recursos Materiais para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária. conta com know how dos fornecedores no desenvolvimento de novos produtos (engenharia simultânea). um item é um candidato para a produção interna se a firma tiver capacidade 36 Professor Márcio Micheli . manutenção predial. Entretanto. ela persegue os administradores e empresários faz muito tempo.8 COMPRAR VERSUS FABRICAR A questão comprar ou fabricar não vem de hoje. A decisão para saber se compramos ou fabricamos componentes incluem considerações tanto econômicas como não-econômicas. Inclui agora decisões sobre terceirização ou não da prestação de serviços que não são o negócio principal da empresa. mecânica ou elétrica.

3. Abordando a questão mais na sua forma operacional. prejudicados. onde prevaleça o interesse da empresa. No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos. prevalecendo aí interesses outros. Os baixos volumes de consumo favorecem a compra.Administração de Recursos Materiais suficiente e se o valor do componente for bastante alto para cobrir todos os custos variáveis de produção. procurando fixa limites claros entre o “legal” e o “moral”. pois dessa forma poderão reclamar quando se sentirem 37 Professor Márcio Micheli . fazendo com que muitas empresas estabeleçam um “código de conduta ética” para todos os seus colaboradores. entretanto. Assim. conhecidas e praticadas por todos os envolvidos. ou se a barreira ética foi quebrada. engenheiros e compradores. relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. como a dos médicos. além de dar alguma contribuição para os custos fixos. em algumas delas.9 ÉTICA EM COMPRAS O problema da conduta ética é comum em todas as profissões. assume uma dimensão mais relevante. é extremamente difícil. entendendo que o assunto deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduto devidamente estabelecidas. O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara possível. divulgadas. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico. que quase não altera os custos fixos. os aspectos legais e morais são extremamente importantes para aqueles que atuam em compras. e que tais limites sejam também de conhecimento dos fornecedores.

por exemplo. O problema ético de compras não se restringe aos compradores. que praticamente restringem o fornecedor a uma única empresa. E o comprador. mas também ao pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. de uma forma ou de outra. É isto eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. sob pena de demissão por justa causa. E quanto aos “presentes”. malas e convites que normalmente são distribuídos. pois não há dúvida de que aquele que dá presentes tem a expectativa de. Os critérios devem ser compatibilizados e de conhecimentos de todos os colaboradores. do controle da qualidade e da área técnica? Como abordar esse assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor forma de abordar o assunto é definir. um código de conduta (ou de ética) que deva ser seguido. com política própria. É comum empresas incluírem nos documentos que o funcionário assina ao ser admitido.Administração de Recursos Materiais Outro aspecto importante é que esse código de ética seja válido tanto para vendas quanto para compras. Não é correto uma empresa comportar-se de uma forma quando compra e outra quando vende. canetas. ao pessoal de compras. maior será a obrigação de retribuição. o mais claro possível. um código de conduta. do conhecimento de todos. “brindes” como agendas. questionando sempre a validade das especificações e a sua justificativa. É normal encontrarmos especificações tão detalhadas. e muitas vezes mandatórias. o que pode fazer? Cabe à gerência e à alta direção da empresa ficarem atentas a todos esses aspectos. ser “lembrado”. “lembranças”. nesse caso. Devem tais empresas ser excluídas entre as licitantes? Tais comissões devem ser incorporadas como forma de desconto nos preços propostos? E os outros 38 Professor Márcio Micheli . oferece uma “comissão”. Quando o presente tem um maior valor. Deve também ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas que sistematicamente.

Administração de Recursos Materiais fornecedores. Esse comportamento aético leva a situações em que fornecedores altamente qualificados se neguem a apresentar propostas a “clientes” não confiáveis. o assunto já passa para a alçada judicial. A intenção premeditada é a essência do suborno. todo processo de licitação é claramente definido através de legislação específica (Lei 8. 39 Professor Márcio Micheli . todos perdem. já foi manchete da Gazeta Mercantil o fato de a Fiat brasileira ter demitido “oito funcionários da área de compras – alguns com cargos de gerência -. Ninguém é subornado por acidente. de uma só vez. como o repasse dos critérios de julgamento e dados contidos nas propostas já entregues a um outro fornecedor que ainda está elaborando a proposta a sua. Toda esta questão fica mais grave quando a figura do suborno aparece. A empresa deve estabelecer políticas claras sobre as informações que devem ser manuseadas. No setor público. todos esses aspectos devam ser abordados no código de ética. Nesses casos. Por exemplo. Outro aspecto concernente à ética em compras é o manuseio de informações. até mesmo todos os componentes de seu setor de compras. isto é. mais uma vez o código de ética entra em cena. Estabelece-se assim uma relação de desconfiança que prejudica a todos. além de suspeitas de superfaturamentos ou desvio de dinheiro. Não é raro lermos nos jornais situações em que empresas demitem.666/93). uma vez consumado o delito. acusados de estar recebendo propinas e presentes de fornecedores”. cujo fim precípuo é resguardar os interesses do Estado. como ficam? Enfim. A fim de evitar estas situações.

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