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Administração de Recursos Materiais - Resumo

Administração de Recursos Materiais - Resumo

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Administração de Recursos Materiais

1. INTRODUÇÃO

Não há como uma empresa funcionar sem a existência de recursos, sejam eles financeiros, humanos ou materiais. A Administração de Materiais foca sua atenção sobre este último, seja no que diz respeito aos insumos ou aos bens patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação.

Com a crescente concorrência existente por um participação no mercado consumidor as empresas encontrando buscam identificar formas de de melhorar seus

desempenhos,

maneiras

diferentes

obterem

vantagens

competitivas. Uma das formas de obter uma vantagem é através de uma boa gestão dos recursos materiais e patrimoniais.

Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia.

Administração de Recursos Materiais engloba a seqüência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.

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Professor Márcio Micheli

Administração de Recursos Materiais

O ciclo da administração de materiais é ilustrado abaixo

Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e pode contribuir a partir do momento que envolve as atividades de gerenciamento dos recursos materiais, gerenciamento dos recursos patrimoniais e compras. Do desempenho satisfatório dessas atividades dependem os Departamentos de Vendas, Produção, Manutenção, os Setores Administrativos, etc. Tem que ser considerado que o número de itens e a diversidade dos mesmos é grande, que as informações têm de ser precisas e rápidas que a manutenção de estoques representa parcela significativa do ativo da empresa, etc. Se considerarmos a posição do homem de produção e de vendas seu desejo é de que exista a maior quantidade de matérias-primas e produtos acabados, respectivamente, estocados de forma a poder atender as suas necessidades. Porém sendo a manutenção de estoques algo extremamente caro para a empresa é preciso que o Administrador de Materiais equilibre os mesmos de forma a satisfazer ambos, os administradores de produção e vendas e também ao administrador financeiro.

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Com certeza o maior desafio continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque com o menor risco de falta de materiais. A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e seu administrador sejam o mais dinâmicos possíveis de forma a responder de forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real. A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo.

2. GESTÃO DE ESTOQUE O estoque é a acumulação de recursos materiais em um sistema de

armazenagem para atendimento da demanda em tempo oportuno.

2.1

AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ESTOQUE

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de: • demora ou atraso no fornecimento de materiais; • sazonalidade no suprimento; • riscos de dificuldade no fornecimento. 3

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no processo de produção em empresas industrias.2 CURVA DENTE DE SERRA A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico.no processo de comercialização em empresas comerciais . 2. • pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. transformação e venda . Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção. pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura. ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial. os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. 4 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais b) Proporcionar economias de escala: • através da compra ou produção em lotes econômicos. • pela flexibilidade do processo produtivo.e entre as etapas de compra. Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda . Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas.

que provoquem um esquecimento ao solicitar compra. • nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança.Administração de Recursos Materiais O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se: • não existir alteração de consumo durante o tempo T. • não existirem falhas adm. 5 Professor Márcio Micheli . julho e agosto e setembro. Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na operação como representado abaixo: No gráfico acima podemos notar. que durante os meses de junho. • o fornecedor nunca atrasar. o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças.

pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. dá início ao processo de reposição. • Preparação do pedido . Em virtude de sua grande importância. separar. nível suficiente 6 Professor Márcio Micheli .Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados. • Transportes .Administração de Recursos Materiais TEMPO DE REPOSIÇÃO É o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. Os pedidos de compra devem ser emitidos quando as quantidades estocadas atingirem o nível do ponto de pedido.Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor. ao ser atingida. PONTO DE PEDIDO (PP) O Ponto de Pedido corresponde à quantidade que. Este tempo pode ser dividido em três parte: • Emissão do pedido . este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível.Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos.

Ainda definem quais. • Qualidade das hipóteses que se utilizou no raciocínio. Algumas características da previsão são: • Ponto de partida de todo planejamento de estoques. 2. • Eficácia dos métodos empregados.Administração de Recursos Materiais apenas para cobrir o consumo previsto para o período correspondente ao prazo de entrega dos fornecedores.3 PREVISÃO DOS ESTOQUES Todo o início de estudo de estoques está baseado em previsões de consumo de material. Esta previsão de demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. 7 Professor Márcio Micheli . quantos e quando determinados produtos serão comprados pelos clientes.

Como exemplo: criação e vendas de produtos infantis. • Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras. • Variáveis com evolução e explicação baseada nas vendas. • Opinião dos vendedores. Basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação. • Pesquisas de mercado. PIB). também relacionadas as vendas (população. renda. • Influência da propaganda. Técnica de natureza essencialmente quantitativa.Administração de Recursos Materiais As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em qualitativas e quantitativas: Quantitativas • Evolução das vendas no passado. • Variáveis de fácil previsão. • Opinião dos compradores. Qualitativas • Opinião dos gerentes. As técnicas de previsão podem ser classificadas em três grupos: • Projeção: admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo. • Explicação: procura relacionar vendas do passado com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. 8 Professor Márcio Micheli .

Método da média móvel Neste método. Inversamente. 9 Professor Márcio Micheli . Consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos anteriores. que tanto podem ser positivas quanto negativas. Modelo de evolução sazonal de consumo: o consumo possui oscilações regulares. será maior se o padrão de consumo for decrescente.Administração de Recursos Materiais Podemos representar as formas de evolução de consumo pelas seguintes formas:  Método de evolução horizontal de Consumo: de tendência invariável ou constante  Modelo de evolução de consumo sujeito a tendência: o consumo médio aumenta ou diminui com o correr do tempo. ele é sazonal quando o desvio é no mínimo de 25% do consumo médio e quando aparecer condicionado a determinadas causas. A previsão gerada por este modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se a tendência de consumo for crescente. Técnicas quantitativas para calcular a previsão de consumo Método do último período É um método simples e sem embasamento matemático.

Administração de Recursos Materiais Se o número de períodos for grande. ou de outra natureza não existente nos dados originais. isso pode ser superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados. • Exige a manutenção de um número muito grande de dados. • Admite processamento manual. Inversamente. Método da média móvel ponderada Este método é uma variação do modelo anterior. Método da média com ponderação exponencial Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada. apresenta 10 Professor Márcio Micheli . a reação da previsão diante dos valores atuais será muito lenta. Desvantagens • As médias móveis podem gerar movimentos cíclicos. • As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais. • As médias móveis são afetadas pelos valores extremos. Além de valorizar os dados mais recentes. Vantagens • Simplicidade e facilidade de implantação. em que os valores dos períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos menos atuais. A escolha do número de períodos é arbitrária e experimental. se o número for pequeno. a reação será muito rápida.

ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração.Administração de Recursos Materiais menor manuseio de informações passadas. eliminando a reação exagerada a valores aleatórios.  O consumo ocorrido no último período. Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral. Ele atribui parte da diferença Entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a causas aleatórias. Método dos mínimos quadrados Este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos dados coletados. Apenas três fatores são necessários para gerar a previsão para o próximo período:  A previsão do último período. 11 Professor Márcio Micheli . Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa.  Uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes.4 CLASSIFICAÇÃO ABC A curva ABC é um importante instrumento para o administrador. ou seja. 2. é a linha de melhor ajuste que minimiza as distâncias entre cada ponto de consumo levantado.

que. uma vez obtida a seqüência dos itens e sua classificação ABC. disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas. Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação.Administração de Recursos Materiais Verifica-se. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques. para definição de políticas de vendas. as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração. Classe B: Grupo intermediário. no entanto. conforme a importância dos itens. 12 Professor Márcio Micheli . requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa. portanto. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa.

não permitindo.5 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE ESTOQUES A avaliação financeira dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos materiais para permitir a correta contabilização das informações. Suponhamos a seguinte ficha de material em estoque: 13 Professor Márcio Micheli . a avaliação pelo custo médio indica os custos reais das compras de material e funciona como um estabilizador ao equilibrar as flutuações de preços que ocorrem ao longo do tempo. Antes disso. no Brasil. Diversos métodos são utilizados para avaliação financeira dos estoques que levam em conta as diversas formas de computar o preço de cada um dos itens existentes no estoque Vamos a seguir analisar as diversas possibilidades existentes. CUSTO MÉDIO A avaliação do saldo de estoque que permanece no almoxarifado bem como o custo do material fornecido à produção são calculados pelo custo médio.Administração de Recursos Materiais 2. a utilização do método do custo médio ou a dos bens adquiridos mais recentemente (FIFO ou PEPS). cabe lembrar que. o uso do LIFO ou UEPS. utiliza principalmente o custo médio. a legislação do Imposto de Renda tem permitido. apenas. no Brasil. motivo pelo qual a maioria das empresas. No longo prazo. para fins fiscais.

First Out.00 Utilizando esse método. enquanto o custo de produção é calculado com os matérias avaliados a preço médio.33 14 Professor Márcio Micheli . Com base nesse critério para valoração dos estoques a empresa vai dando baixa nos estoques. a partir das primeiras compras.500.Administração de Recursos Materiais Notas: a = Preço unitário = (400.00 b = Preço unitário = (900. o valor de estoque é calculado pela média dos preços de entrada no almoxarifado.00 / 300 = 3. Primeiro que Sai.000.00) /600 = 4.00 + 800.00 + 1. e é também conhecida por FIFO. PEPS OU FIFO A sigla PEPS significa Primeiro que Entra. vendem-se ou consomem-se antes as primeiras mercadorias Notas: a = preço unit. iniciais da frase inglesa First In. o que equivale ao seguinte raciocínio: compradas.00) /400 = 3. = 1.

= 800.Administração de Recursos Materiais b = preço unit. first out. = 200. = 800. O UEPS não é aceito pela legislação brasileira pois distorce os resultados apresentando custo maior e lucro menor. Notas: a = preço unit. = 400. = 400.00 UEPS OU LIFO A sigla UEPS é a abreviação de Ultimo a Entrar é o Primeiro a Sair.00 / 100 = 2.00 15 Professor Márcio Micheli .00 / 100 = 2. A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar no almoxarifado. Em inglês: last in.00 c = preço unit. que normalmente é o mais elevado. O valor do estoque é calculado ao custo do último preço.66 b = preço unit.00 c = preço unit.00 / 200 = 4.00 / 300 = 2.00 / 200 = 2.

ainda que se considere isto como uma situação ideal. utiliza-se um sistema de gerenciamento das informações que permite que as unidades necessárias sejam repostas na quantidade necessária e no momento necessário nos diferentes centros produtivos. Para tanto.7 Modernas Filosofias de Planejamento e Controle de Estoques No sentido de administrar a produção e materiais podem ser aplicadas atualmente duas filosofias de administração de produção: a filosofia convencional e a filosofia Just-In-Time (JIT). evitando todos os desperdícios excessos de provocados produção. 16 Professor Márcio Micheli . de controle visual dos estoques. onde vem substituindo com sucesso à filosofia convencional. e com qualidade garantida. por movimentações ocioso. quase que instantaneamente. produzir do final para o início da produção. O estoque. ou seja. que garante a eficiência do sistema de puxar a produção. conhecido como sistema kanban. visando chegar ao estoque zero. pois é capital imobilizado e ainda precisa de investimentos para sua manutenção. fazendo com que a empresa seja mais flexível na produção e procure atender à variação da demanda do mercado. atividades tempos fabricações indevidas. A filosofia JIT tem como um dos princípios a eliminação dos estoques. sendo esta última criada justamente na empresa Toyota Motor Corporation e posteriormente aplicada em empresas japonesas e ocidentais. O kanban é um sistema simples. sendo uma conseqüência de tudo isto. de fácil compreensão.Administração de Recursos Materiais 2. A filosofia JIT tem como objetivo estruturar a produção de modo que qualquer atividade que não agregue valor ao produto seja eliminada. improdutivas e produção defeituosa. Para atender às mudanças do mercado a partir da venda do produto. é necessário no JIT que as empresas desenvolvam formas para puxar a produção. desnecessárias de materiais. produzindo normalmente em lotes pequenos. é visto nesta filosofia como perdas.

nem no depósito . Não estão nem no almoxarifado . faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em produtos acabados.por não serem mais MPs iniciais . Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados.também denominados materiais em vias . pois se encontram quase acabados. cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo.8 CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES I . 17 Professor Márcio Micheli . Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento . Mais adiante serão transformadas em produtos acabados.Quanto ao tipo de material os estoques são classificados em: Estoques de Matérias-Primas Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa.são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa.Administração de Recursos Materiais 2.por ainda não serem produtos acabados. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado. São os ítens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa.

Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases. usado quando as flutuações de demanda são significativas. constituirão o Produto Acabado. partes prontas ou montadas que. Serve para absorver variações não previstas.: Fabricantes de sorvetes. roupas. materiais em processamento. calendários. cujo processamento foi completado inteiramente. A função 18 Professor Márcio Micheli . Estoques de Produtos Acabados Os Estoques de produtos acabados se referem aos produtos já prontos e acabados. quando juntadas. etc. mas relativamente previsíveis. na realidade. materiais semi-acabados e materiais acabados.Administração de Recursos Materiais Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados . Estoque de flutuação ou Estoque de Segurança ou Isolador É o estoque mínimo que tem como objetivo compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda. Ex.também denominados componentes referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. São. II – Quanto às funções que desempenham Estoque de antecipação É aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda. como matéria prima. ovos de Páscoa. isto é.

Quanto maior é o objetivo de atender bem o cliente ou consumidor. muitas vezes podem gerar perdas reais de vendas. Essas faltas. O estoque de tamanho do lote é. para reduzir as despesas de transporte. Estoque de transporte ou em trânsito ou no canal de distribuição É o estoque alocado para determinado cliente até o momento em que se torna disponível para o mesmo. Isto é feito para se tirar vantagem dos descontos sobre a quantidade. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos inesperados no consumo podem gerar falta de produtos.Administração de Recursos Materiais do estoque de segurança é proteger a empresa contra imprevistos na demanda e no suprimento. Esse tipo de estoque corresponde à movimentação física de materiais e produtos. de uma planta a um CD. denominado estoque de ciclo. de uma operação para outra. Materiais movimentando-se de um fornecedor até a planta. 19 Professor Márcio Micheli . às vezes. Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo Os itens comprados ou fabricados em quantidades maiores que o necessário criam imediatamente estoques de tamanho de lote. os custos de escritório e de preparação e nos casos em que é impossível fabricar ou comprar itens na mesma velocidade em que eles serão utilizados ou vendidos. maior é o cuidado que se deve ter na definição do nível do estoque de segurança. É a parte do estoque que vai diminuindo à medida que os pedidos dos clientes chegam e é abastecida ciclicamente quando os pedidos aos fornecedores são recebidos. do CD ao cliente.

Administração de Recursos Materiais Estoque hedge ou de proteção Tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas a aumento de preços. normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa. recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas.  Facilita a consulta por parte dos usuários. situação econômica e política instáveis. ETAPAS DA CLASSIFICAÇÃO: A classificação dos itens é composta de diversas etapas. SIMPLIFICAÇÃO: significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Vantagens da Catalogação :  A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção.  Evita duplicidade de codificação. ambiente inflacionário e imprevisível.  Possibilita a conferência. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim. 20 Professor Márcio Micheli . especificação. simplificação.  Facilita a aquisição de materiais. CATALOGAÇÃO: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles. quais sejam : catalogação.

de modo que não existam muitas variações entre eles.  Possibilita melhor programação de compras. menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características.  Aumenta poder de negociação. a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. formato. tamanho. a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque. NORMALIZAÇÃO: essa palavra deriva de normas.  Facilita o processo de normalização de materiais. PADRONIZAÇÃO: significa estabelecer idênticos padrões de peso. Quanto mais detalhada a especificação de um item.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO: significa a descrição detalhada de um item. Vantagens da Padronização :  Possibilita a simplificação de materiais. portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações.  Permite reutilização e permutabilidade Assim a catalogação. 21 Professor Márcio Micheli .  Facilita a manutenção. a especificação. Por exemplo. medidas e formatos para os materiais. que são as prescrições sobre o uso do material. peso etc. a simplificação.  Reduz possibilidade de erros na especificação.  Reduz custos de aquisição e controle. como suas medidas. A partir da classificação pode-se codificar os materiais. mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento.

com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo e seus similares. Conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL A principal finalidade é evitar a compra de materiais em desacordo com as necessidades. Propicia: a) b) c) d) e) Coleta de preços Identificação Inspeção Armazenagem e preservação dos materiais Redução das dúvidas CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO: a) b) c) Deve ser Concisa Completa Permitir a individualização ESTRUTURA DA ESPECIFICAÇÃO: a) b) c) d) e) Nome Básico Nome modificador Características físicas Unidade metrológica Medidas (se for o caso) 22 Professor Márcio Micheli . um material ou processo. Definição: Descrição das características de um material.

Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca. 23 Professor Márcio Micheli . principalmente os automatizados. das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. A chave para a rápida identificação do produto.Administração de Recursos Materiais f) g) h) i) Características para a fabricação – especificar os processos de produção Características de operação – testes a serem executados. Cuidados quanto a manuseio e armazenagem Embalagem a ser utilizada TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO: a) b) Conforme Amostra Por padrão e características físicas: quando os materiais devem obedecer a normas técnicas c) d) e) Por composição química Por marca de fábrica Conforme Desenho. CODIFICAÇÃO DE MATERIAL Significa representar todas as informações necessárias. pessoa ou mesmo informações de controle gerencial. com base na classificação obtida do material. suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna. A codificação de informações vem a solucionar a questão de agrupamentos de características referentes a determinado material.

atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e na codificação de placas de automóveis. sendo o método mais utilizado. CODIFICAÇÃO ALFABÉTICA: Este processo representa os materiais por meio de letras. A classificação e codificação dos materiais segue ao FSC. Desta forma o sistema pode se adaptar a cada necessidade. não havendo uma regra específica. com a implementação da imprensa no mundo. autores e áreas especificas. CODIFICAÇÃO NUMÉRICA OU SISTEMA NUMÉRICO OU DECIMAL: A atribuição consiste na adoção de algarismos arábicos.Administração de Recursos Materiais A codificação se ramificou pelo planeta de formas variáveis se adaptando a cada necessidade presente. foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey). porém com modificações provenientes de adequação necessária pretendente. CODIFICAÇÃO ALFA-NUMÉRICA: Este processo agrupa números e letras. alfabéticas. Os códigos seguem então a uma regra. pela facilidade de ordenação seqüencial de diversos itens e na adoção da informatização. o sistema agregou números a sua codificação. conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em suas categorias e classificações de assuntos. Sua variação está inclusa entre codificações: numéricas. sendo: ao uso pela empresa 24 Professor Márcio Micheli . A codificação segue normalmente ao adotado pelo Federal Supply Classification System. As quantidades de letras utilizadas e números. o qual foi elaborado para o controle de materiais no após segunda guerra mundial. alfa-numérica e mais contemporânea o famoso código de barras. são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema.

esse número alcança a casa dos 57%. envolvidos.1 A FUNÇÃO COMPRA O posicionamento atual da função compras ou aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. seja do produto ou do serviço final. saber o que. terem habilidades interpessoais. É fácil perceber que mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande repercussão no lucro. evolução da tecnologia e novos relacionamentos com os fornecedores.X DÍGITO DE CONTROLE CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO CLASSE GRUPO 3. deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva. 25 Professor Márcio Micheli . principalmente financeiros. 3. e por outros fatores como a reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos. O valor total gasto nas compras de insumos para produção. um centro de despesa e não um centro de lucros.Administração de Recursos Materiais XX – XX – XXXXXX . cresce cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas. Por isso. ATIVIDADE DE COMPRA A função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos. No setor industrial. varia de 50 a 80 % do total das receitas brutas. Nesse cenário.

o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização. À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa. pessoal de almoxarifado e controles. Mas ela pode ir mais longe. Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado. acarretam um custo exagerado para sua manutenção. reclamações de clientes. Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas. O departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. e assim. pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção. o poder de compra do consumidor e o relacionamento entre setores. já que o comportamento do comprador pode mexer com vários aspectos da economia. custo de capital. 26 Professor Márcio Micheli . podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado. voltado para as transações em si. quando e como comprar começa a assumir condições de sobrevivência. Por isso. um conceito voltado para o processo. portanto. por menos que seja. muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimento ou simplesmente gerenciamento de suprimentos.Administração de Recursos Materiais quanto. por outro lado. acabe prejudicando ou parando a produção. ou seja. em vez do tradicional compras. a competitividade da empresa. A empresa poderá enfrentar. por exemplo. como parte integrante da cadeia de suprimento (supply chain). Baixos níveis de estoque. como nível de preços. altos níveis de estoque intermediários gerados por interrupções no processo produtivo. onde qualquer detalhe. e não para o todo.

Administração de Recursos Materiais 3. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas. além de adicionar lucros. quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar). visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. devem ser desempenhadas algumas funções básicas: • Determinar as especificações de compra: qualidade certa. a Internet e cartões de crédito. e pela agilização da entrega. • Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas. utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange). Para satisfazer a esses objetivos. Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias: • Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias. • Emitir e administrar pedidos de compra.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO DE COMPRAS Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma. • Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo. • Obter mercadorias e serviços ao menor custo. 27 Professor Márcio Micheli . • Selecionar o fornecedor (fonte certa) • Negociar os termos e condições de compra. Pelo seguimento junto ao fornecedor.

obediências às especificações. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. 2º. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning). deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. deve-se fazer uma pesquisa. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador. um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo. • Especificação do material. • Quantidade e unidade de medida.3 CICLO DE COMPRAS O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: 1º. termos e 28 Professor Márcio Micheli . as cotações são analisadas quanto a preço. o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra.Administração de Recursos Materiais 3. 3º. Não se trata de um pedido de venda. aprovação assinada. e conta em que será debitado o custo. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo. • Data e local de entrega exigidos. • Qualquer outra informação complementar necessária. Selecionar fornecedores: Identificar do e selecionar de fornecedores Para são itens importantes responsabilidades departamento compras. as requisições de compra contêm as seguintes informações: • Identidade do requisitante. rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes. é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Solicitação de cotações: Para itens maiores. num jornal especializado ou numa lista telefônica. No mínimo.

um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção. e outras são enviadas para outros departamentos. e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor. 7º. a escolha é provavelmente feita com base no preço. entrega e termos de venda. tais como o de contabilidade. Uma vez aceita pelo fornecedor. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras. o departamento requisitante e o departamento de recepção. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. 5º. Emitir pedidos de compra:. e também em qualquer outra informação adicional necessária. Isso pode envolver a agilização do transporte. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. 6º. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente. ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. intimamente ligada à seleção dos fornecedores. observando qualquer 29 Professor Márcio Micheli .Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas. Usando a sua cópia do pedido de compra. entrega e termos de pagamento. o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. fontes alternativas de suprimentos. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações.Administração de Recursos Materiais condições de venda. o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos. o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo. o departamento de compras retém uma cópia. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega. na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. 4º. Envia-se uma cópia ao fornecedor.

É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças.Administração de Recursos Materiais variação. esperando para ser completado. há três informações que devem concordar: o pedido de compra. 30 Professor Márcio Micheli . Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeção. os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento compras. o relatório de recebimento e a fatura. Uma vez aprovada. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a fatura do fornecedor. observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não das mercadorias. o pedido de compra é mantido aberto. a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar. Ma cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos. o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. Se não estiver completo. por exemplo. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade. elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. do controle de qualidade. Se for necessária outra inspeção. as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeção. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas. Se o pedido é considerado completo. 8º.

As vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade no fornecimento. matéria-prima.Administração de Recursos Materiais 3.2 a) Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de 31 Professor Márcio Micheli . existe uma tendência de relação competitiva entre fornecedor e cliente. b) Fonte múltipla: é a utilização de mais de um fornecedor para um item.4. A intenção é criar uma parceria de longo prazo. quantidade.4 SELEÇÃO DE FORNECEDORES O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade. Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar. 3. Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida. Na prática. especificações técnicas. prazo de entrega e preço.1 a) Fontes Fonte única: implica que apenas um fornecedor está disponível devido a patentes. tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos.4. c) Fonte simples: é uma decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis. e assim por diante. localização. 3. a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo.

Algumas vezes. o fornecedor pode sugerir mudanças na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo. muitas vezes. é desejável que se escolha um fornecedor confiável. Isso deve incluir um um estoque adequado de peças sobressalentes. Se a relação deve continuar. pessoal de produção competente e capaz. e) Localização do fornecedor: Algumas vezes.Administração de Recursos Materiais desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes. reputado e financeiramente sólido. é desejável que o fornecedor esteja próximo do comprador. ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos. e bons sistemas de planejamento e controle de produção. Isso significa que as dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a qualidade e a quantidade exigidas. d) Serviço pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico. b) Capacidade de produção: A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente. o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos comprados. c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor. para garantir uma entrega pontual. O fornecedor deve ter um bom programa de controle da qualidade. pois. Esses elementos são importantes porque garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade desejadas. o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento atendimento bem-organizado e pós-venda. deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio. ou pelo menos que mantenha um estoque 32 Professor Márcio Micheli .

apoio técnico e ambiente de produto. 3. têm fornecido velocidade e precisão cada vez maiores para o fluxo de informações entre parceiros comerciais.5 FORMAS DE COMPRAR O fenômeno da globalização. e também quaisquer outros serviços necessários. Isso não significa necessariamente o menor preço.Administração de Recursos Materiais local. A comunicação entre comprador e fornecedor deve ser aberta e plena. f) Preços: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. no tempo desejado. O fornecedor pode confiar em negócios futuros. a relação será baseada numa dependência mútua e duradoura. e o comprador terá garantia de fornecimento de produtos de qualidade. Os meios de comunicação. a seleção do fornecedor e a relação com ele estabelecida são de fundamental importância. particularmente. e possam trabalhar juntas na solução de problemas que beneficiará ambas. Idealmente. como não poderia deixar de ser. Os avanços em Tecnologia de Informação (TI) têm possibilitado uma verdadeira revolução na forma como as empresas têm efetuado seus negócios. No ambiente de negócios moderno. Esse aspecto considera a capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na quantidade e na qualidade exigidas. Em um contexto de comércio sem fronteiras. de modo que ambas as partes entendam o problema uma da outra. muitas empresas começaram a perceber as 33 Professor Márcio Micheli . Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente. o tipo de relação entre fornecedor e comprador é crucial para ambos. tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas. Assim.

Por meio da utilização de um computador. como também outros documentos padronizados. 34 Professor Márcio Micheli . 3.1 EDI (Eletronic Data Interchange) Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o EDI. não será utilizada também para os concorrentes.5. além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que naquele momento é menos importante.Administração de Recursos Materiais implicações de estarem ou não preparadas para se ajustarem à tendência já internacionalizada de intercâmbio de dados. acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos. As principais vantagens da verticalização são a independência de terceiros – a empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas. são enviados sem a utilização de papel. Os dados são compactados – para maior rapidez na transmissão e diminuição de custos – criptografados e acessados somente por uma senha especial. ou pelo menos tentará produzir. ficando com ela os lucros que seriam repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria – a tecnologia que o fornecedor desenvolveu. 3. tecnologia para transmissão de dados eletronicamente. independentemente dos hardwares e softwares em utilização. prazos e padrão de qualidade. muitas vezes com a ajuda da empresa.6 VERTICALIZAÇÃO A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente tudo o que puder. As ordens ou pedidos de compras. o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor.

É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que. hoje em dia. Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos – não necessita novos investimentos em instalações industriais. ela acaba tendo menor flexibilidade para alterações nos processos produtivos.7 HORIZONTALIZAÇÃO A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita.Administração de Recursos Materiais A estratégia da verticalização apresenta também desvantagens. já que a empresa está envolvendo mais recursos e imobilizando-os. seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – quando se produz internamente é difícil e custosa a decisão de parar a produção quando a demanda é baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais funcionários para um período incerto de alta procura. Ela exige maior investimento em instalações e equipamentos. Assim. De um modo geral não se terceiriza os processos fundamentais. Vantagens e Desvantagens da Verticalização Vantagens Independência de terceiros Maiores lucros Maior autonomia Domínio sobre tecnologia própria Desvantagens Maior investimento Menor flexibilidade (perda de foco) Aumento da estrutura da empresa 3. por questões de detenção tecnológica. um dos setores de maior expansão foi o de terceirização e parcerias. maior flexibilidade 35 Professor Márcio Micheli . qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele.

manutenção e até compras. Já há várias empresas que prestam serviços de compras.A estratégia de horizontalização apresenta desvantagens como a possível perda do controle tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço ou fabricação que está sendo repassada. um item é um candidato para a produção interna se a firma tiver capacidade 36 Professor Márcio Micheli . manutenção predial. seu escopo aumentou. como limpeza. pode até não comprar nada determinado mês. Economicamente. ela persegue os administradores e empresários faz muito tempo.8 COMPRAR VERSUS FABRICAR A questão comprar ou fabricar não vem de hoje.Administração de Recursos Materiais para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária. mecânica ou elétrica. Inclui agora decisões sobre terceirização ou não da prestação de serviços que não são o negócio principal da empresa. conta com know how dos fornecedores no desenvolvimento de novos produtos (engenharia simultânea). Entretanto. Vantagens e Desvantagens da Horizontalização Vantagens Redução de custos Maior flexibilidade e eficiência Foco no negócio principal da empresa Desvantagens Menor controle tecnológico Maior exposição Deixa de auferir o lucro do fornecedor Incorporação de novas tecnologias 3. A decisão para saber se compramos ou fabricamos componentes incluem considerações tanto econômicas como não-econômicas.

é extremamente difícil. Assim. os aspectos legais e morais são extremamente importantes para aqueles que atuam em compras. O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara possível. entretanto. procurando fixa limites claros entre o “legal” e o “moral”. ou se a barreira ética foi quebrada. em algumas delas. Os baixos volumes de consumo favorecem a compra. que quase não altera os custos fixos. além de dar alguma contribuição para os custos fixos. entendendo que o assunto deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduto devidamente estabelecidas.Administração de Recursos Materiais suficiente e se o valor do componente for bastante alto para cobrir todos os custos variáveis de produção. relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos. onde prevaleça o interesse da empresa. prejudicados. pois dessa forma poderão reclamar quando se sentirem 37 Professor Márcio Micheli . engenheiros e compradores. divulgadas. e que tais limites sejam também de conhecimento dos fornecedores. 3. como a dos médicos. assume uma dimensão mais relevante. Abordando a questão mais na sua forma operacional. prevalecendo aí interesses outros. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico.9 ÉTICA EM COMPRAS O problema da conduta ética é comum em todas as profissões. fazendo com que muitas empresas estabeleçam um “código de conduta ética” para todos os seus colaboradores. conhecidas e praticadas por todos os envolvidos.

É isto eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. E o comprador. e muitas vezes mandatórias. de uma forma ou de outra. do conhecimento de todos. ser “lembrado”. nesse caso. Deve também ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas que sistematicamente. “lembranças”. um código de conduta. do controle da qualidade e da área técnica? Como abordar esse assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor forma de abordar o assunto é definir. que praticamente restringem o fornecedor a uma única empresa. Devem tais empresas ser excluídas entre as licitantes? Tais comissões devem ser incorporadas como forma de desconto nos preços propostos? E os outros 38 Professor Márcio Micheli . com política própria. Os critérios devem ser compatibilizados e de conhecimentos de todos os colaboradores. por exemplo. mas também ao pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. um código de conduta (ou de ética) que deva ser seguido. o mais claro possível. ao pessoal de compras. sob pena de demissão por justa causa. canetas. Não é correto uma empresa comportar-se de uma forma quando compra e outra quando vende. “brindes” como agendas. oferece uma “comissão”. É normal encontrarmos especificações tão detalhadas. E quanto aos “presentes”. Quando o presente tem um maior valor.Administração de Recursos Materiais Outro aspecto importante é que esse código de ética seja válido tanto para vendas quanto para compras. questionando sempre a validade das especificações e a sua justificativa. O problema ético de compras não se restringe aos compradores. maior será a obrigação de retribuição. É comum empresas incluírem nos documentos que o funcionário assina ao ser admitido. malas e convites que normalmente são distribuídos. pois não há dúvida de que aquele que dá presentes tem a expectativa de. o que pode fazer? Cabe à gerência e à alta direção da empresa ficarem atentas a todos esses aspectos.

Ninguém é subornado por acidente. Nesses casos. Esse comportamento aético leva a situações em que fornecedores altamente qualificados se neguem a apresentar propostas a “clientes” não confiáveis. 39 Professor Márcio Micheli . A fim de evitar estas situações. mais uma vez o código de ética entra em cena. além de suspeitas de superfaturamentos ou desvio de dinheiro. o assunto já passa para a alçada judicial. Outro aspecto concernente à ética em compras é o manuseio de informações. No setor público. uma vez consumado o delito.Administração de Recursos Materiais fornecedores. acusados de estar recebendo propinas e presentes de fornecedores”. todos esses aspectos devam ser abordados no código de ética. Estabelece-se assim uma relação de desconfiança que prejudica a todos.666/93). todo processo de licitação é claramente definido através de legislação específica (Lei 8. cujo fim precípuo é resguardar os interesses do Estado. A intenção premeditada é a essência do suborno. como ficam? Enfim. Não é raro lermos nos jornais situações em que empresas demitem. A empresa deve estabelecer políticas claras sobre as informações que devem ser manuseadas. Toda esta questão fica mais grave quando a figura do suborno aparece. isto é. todos perdem. como o repasse dos critérios de julgamento e dados contidos nas propostas já entregues a um outro fornecedor que ainda está elaborando a proposta a sua. já foi manchete da Gazeta Mercantil o fato de a Fiat brasileira ter demitido “oito funcionários da área de compras – alguns com cargos de gerência -. Por exemplo. até mesmo todos os componentes de seu setor de compras. de uma só vez.

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