Administração de Recursos Materiais

1. INTRODUÇÃO

Não há como uma empresa funcionar sem a existência de recursos, sejam eles financeiros, humanos ou materiais. A Administração de Materiais foca sua atenção sobre este último, seja no que diz respeito aos insumos ou aos bens patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação.

Com a crescente concorrência existente por um participação no mercado consumidor as empresas encontrando buscam identificar formas de de melhorar seus

desempenhos,

maneiras

diferentes

obterem

vantagens

competitivas. Uma das formas de obter uma vantagem é através de uma boa gestão dos recursos materiais e patrimoniais.

Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia.

Administração de Recursos Materiais engloba a seqüência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.

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O ciclo da administração de materiais é ilustrado abaixo

Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e pode contribuir a partir do momento que envolve as atividades de gerenciamento dos recursos materiais, gerenciamento dos recursos patrimoniais e compras. Do desempenho satisfatório dessas atividades dependem os Departamentos de Vendas, Produção, Manutenção, os Setores Administrativos, etc. Tem que ser considerado que o número de itens e a diversidade dos mesmos é grande, que as informações têm de ser precisas e rápidas que a manutenção de estoques representa parcela significativa do ativo da empresa, etc. Se considerarmos a posição do homem de produção e de vendas seu desejo é de que exista a maior quantidade de matérias-primas e produtos acabados, respectivamente, estocados de forma a poder atender as suas necessidades. Porém sendo a manutenção de estoques algo extremamente caro para a empresa é preciso que o Administrador de Materiais equilibre os mesmos de forma a satisfazer ambos, os administradores de produção e vendas e também ao administrador financeiro.

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Com certeza o maior desafio continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque com o menor risco de falta de materiais. A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e seu administrador sejam o mais dinâmicos possíveis de forma a responder de forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real. A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo.

2. GESTÃO DE ESTOQUE O estoque é a acumulação de recursos materiais em um sistema de

armazenagem para atendimento da demanda em tempo oportuno.

2.1

AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ESTOQUE

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de: • demora ou atraso no fornecimento de materiais; • sazonalidade no suprimento; • riscos de dificuldade no fornecimento. 3

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2 CURVA DENTE DE SERRA A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico. transformação e venda . ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial.Administração de Recursos Materiais b) Proporcionar economias de escala: • através da compra ou produção em lotes econômicos.no processo de produção em empresas industrias. 4 Professor Márcio Micheli . • pela flexibilidade do processo produtivo.e entre as etapas de compra. • pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda .no processo de comercialização em empresas comerciais . Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas. os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. 2. pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura.

• não existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra. • nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. que durante os meses de junho. • o fornecedor nunca atrasar. 5 Professor Márcio Micheli . o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças. Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na operação como representado abaixo: No gráfico acima podemos notar. A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança.Administração de Recursos Materiais O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se: • não existir alteração de consumo durante o tempo T. julho e agosto e setembro.

• Preparação do pedido .Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos. Os pedidos de compra devem ser emitidos quando as quantidades estocadas atingirem o nível do ponto de pedido. Este tempo pode ser dividido em três parte: • Emissão do pedido . separar. Em virtude de sua grande importância. este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível. nível suficiente 6 Professor Márcio Micheli . pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. • Transportes .Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor.Administração de Recursos Materiais TEMPO DE REPOSIÇÃO É o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. ao ser atingida. emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. PONTO DE PEDIDO (PP) O Ponto de Pedido corresponde à quantidade que. dá início ao processo de reposição.

• Eficácia dos métodos empregados.3 PREVISÃO DOS ESTOQUES Todo o início de estudo de estoques está baseado em previsões de consumo de material. quantos e quando determinados produtos serão comprados pelos clientes. • Qualidade das hipóteses que se utilizou no raciocínio. 7 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais apenas para cobrir o consumo previsto para o período correspondente ao prazo de entrega dos fornecedores. Ainda definem quais. 2. Algumas características da previsão são: • Ponto de partida de todo planejamento de estoques. Esta previsão de demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa.

8 Professor Márcio Micheli . • Pesquisas de mercado. • Opinião dos vendedores. • Opinião dos compradores. Basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação. As técnicas de previsão podem ser classificadas em três grupos: • Projeção: admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo. • Influência da propaganda. Como exemplo: criação e vendas de produtos infantis.Administração de Recursos Materiais As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em qualitativas e quantitativas: Quantitativas • Evolução das vendas no passado. • Variáveis com evolução e explicação baseada nas vendas. Técnica de natureza essencialmente quantitativa. • Variáveis de fácil previsão. • Explicação: procura relacionar vendas do passado com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. também relacionadas as vendas (população. Qualitativas • Opinião dos gerentes. PIB). renda. • Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras.

Modelo de evolução sazonal de consumo: o consumo possui oscilações regulares.Administração de Recursos Materiais Podemos representar as formas de evolução de consumo pelas seguintes formas:  Método de evolução horizontal de Consumo: de tendência invariável ou constante  Modelo de evolução de consumo sujeito a tendência: o consumo médio aumenta ou diminui com o correr do tempo. que tanto podem ser positivas quanto negativas. Inversamente. a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos anteriores. Técnicas quantitativas para calcular a previsão de consumo Método do último período É um método simples e sem embasamento matemático. Consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. será maior se o padrão de consumo for decrescente. 9 Professor Márcio Micheli . A previsão gerada por este modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se a tendência de consumo for crescente. ele é sazonal quando o desvio é no mínimo de 25% do consumo médio e quando aparecer condicionado a determinadas causas. Método da média móvel Neste método.

se o número for pequeno. em que os valores dos períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos menos atuais. • Admite processamento manual. • Exige a manutenção de um número muito grande de dados. A escolha do número de períodos é arbitrária e experimental.Administração de Recursos Materiais Se o número de períodos for grande. • As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais. Método da média com ponderação exponencial Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada. Inversamente. Vantagens • Simplicidade e facilidade de implantação. Além de valorizar os dados mais recentes. a reação da previsão diante dos valores atuais será muito lenta. Método da média móvel ponderada Este método é uma variação do modelo anterior. a reação será muito rápida. isso pode ser superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados. ou de outra natureza não existente nos dados originais. apresenta 10 Professor Márcio Micheli . • As médias móveis são afetadas pelos valores extremos. Desvantagens • As médias móveis podem gerar movimentos cíclicos.

Administração de Recursos Materiais menor manuseio de informações passadas.  Uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes. é a linha de melhor ajuste que minimiza as distâncias entre cada ponto de consumo levantado. eliminando a reação exagerada a valores aleatórios. Apenas três fatores são necessários para gerar a previsão para o próximo período:  A previsão do último período. ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração.  O consumo ocorrido no último período. 2. Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral. Método dos mínimos quadrados Este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos dados coletados. 11 Professor Márcio Micheli .4 CLASSIFICAÇÃO ABC A curva ABC é um importante instrumento para o administrador. Ele atribui parte da diferença Entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a causas aleatórias. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. ou seja.

disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas. as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração. Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa. portanto. para definição de políticas de vendas. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques. estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa.Administração de Recursos Materiais Verifica-se. requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. 12 Professor Márcio Micheli . que. Classe B: Grupo intermediário. uma vez obtida a seqüência dos itens e sua classificação ABC. no entanto. conforme a importância dos itens.

5 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE ESTOQUES A avaliação financeira dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos materiais para permitir a correta contabilização das informações. no Brasil. o uso do LIFO ou UEPS. a legislação do Imposto de Renda tem permitido. a avaliação pelo custo médio indica os custos reais das compras de material e funciona como um estabilizador ao equilibrar as flutuações de preços que ocorrem ao longo do tempo. utiliza principalmente o custo médio. a utilização do método do custo médio ou a dos bens adquiridos mais recentemente (FIFO ou PEPS).Administração de Recursos Materiais 2. cabe lembrar que. CUSTO MÉDIO A avaliação do saldo de estoque que permanece no almoxarifado bem como o custo do material fornecido à produção são calculados pelo custo médio. Antes disso. no Brasil. apenas. para fins fiscais. motivo pelo qual a maioria das empresas. Suponhamos a seguinte ficha de material em estoque: 13 Professor Márcio Micheli . No longo prazo. Diversos métodos são utilizados para avaliação financeira dos estoques que levam em conta as diversas formas de computar o preço de cada um dos itens existentes no estoque Vamos a seguir analisar as diversas possibilidades existentes. não permitindo.

Administração de Recursos Materiais Notas: a = Preço unitário = (400.500. Com base nesse critério para valoração dos estoques a empresa vai dando baixa nos estoques. Primeiro que Sai. = 1.33 14 Professor Márcio Micheli . a partir das primeiras compras.00) /600 = 4.000. PEPS OU FIFO A sigla PEPS significa Primeiro que Entra.00 Utilizando esse método.00) /400 = 3. o valor de estoque é calculado pela média dos preços de entrada no almoxarifado. First Out. o que equivale ao seguinte raciocínio: compradas.00 + 800.00 + 1.00 b = Preço unitário = (900. vendem-se ou consomem-se antes as primeiras mercadorias Notas: a = preço unit. enquanto o custo de produção é calculado com os matérias avaliados a preço médio.00 / 300 = 3. e é também conhecida por FIFO. iniciais da frase inglesa First In.

= 800. A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar no almoxarifado.00 c = preço unit. Em inglês: last in.Administração de Recursos Materiais b = preço unit. = 200. = 400.00 / 300 = 2. que normalmente é o mais elevado.00 15 Professor Márcio Micheli .00 / 100 = 2.00 / 200 = 2.00 UEPS OU LIFO A sigla UEPS é a abreviação de Ultimo a Entrar é o Primeiro a Sair. first out. = 800.00 c = preço unit. = 400. O valor do estoque é calculado ao custo do último preço.00 / 200 = 4.66 b = preço unit. O UEPS não é aceito pela legislação brasileira pois distorce os resultados apresentando custo maior e lucro menor.00 / 100 = 2. Notas: a = preço unit.

Para atender às mudanças do mercado a partir da venda do produto. desnecessárias de materiais. sendo uma conseqüência de tudo isto. conhecido como sistema kanban. produzir do final para o início da produção. por movimentações ocioso. ou seja. atividades tempos fabricações indevidas. pois é capital imobilizado e ainda precisa de investimentos para sua manutenção. ainda que se considere isto como uma situação ideal. que garante a eficiência do sistema de puxar a produção. improdutivas e produção defeituosa. Para tanto. de controle visual dos estoques. de fácil compreensão. sendo esta última criada justamente na empresa Toyota Motor Corporation e posteriormente aplicada em empresas japonesas e ocidentais. evitando todos os desperdícios excessos de provocados produção. O estoque.Administração de Recursos Materiais 2.7 Modernas Filosofias de Planejamento e Controle de Estoques No sentido de administrar a produção e materiais podem ser aplicadas atualmente duas filosofias de administração de produção: a filosofia convencional e a filosofia Just-In-Time (JIT). é necessário no JIT que as empresas desenvolvam formas para puxar a produção. quase que instantaneamente. utiliza-se um sistema de gerenciamento das informações que permite que as unidades necessárias sejam repostas na quantidade necessária e no momento necessário nos diferentes centros produtivos. A filosofia JIT tem como objetivo estruturar a produção de modo que qualquer atividade que não agregue valor ao produto seja eliminada. é visto nesta filosofia como perdas. e com qualidade garantida. onde vem substituindo com sucesso à filosofia convencional. visando chegar ao estoque zero. produzindo normalmente em lotes pequenos. A filosofia JIT tem como um dos princípios a eliminação dos estoques. O kanban é um sistema simples. 16 Professor Márcio Micheli . fazendo com que a empresa seja mais flexível na produção e procure atender à variação da demanda do mercado.

Administração de Recursos Materiais 2. Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento .Quanto ao tipo de material os estoques são classificados em: Estoques de Matérias-Primas Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. Não estão nem no almoxarifado . Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados. cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em produtos acabados. pois se encontram quase acabados.8 CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES I .são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Mais adiante serão transformadas em produtos acabados.por não serem mais MPs iniciais . Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado.nem no depósito .também denominados materiais em vias .por ainda não serem produtos acabados. São os ítens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa. 17 Professor Márcio Micheli .

Estoques de Produtos Acabados Os Estoques de produtos acabados se referem aos produtos já prontos e acabados. usado quando as flutuações de demanda são significativas. constituirão o Produto Acabado.: Fabricantes de sorvetes. Estoque de flutuação ou Estoque de Segurança ou Isolador É o estoque mínimo que tem como objetivo compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda. na realidade. São. calendários. mas relativamente previsíveis. quando juntadas. partes prontas ou montadas que. Serve para absorver variações não previstas.também denominados componentes referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. ovos de Páscoa.Administração de Recursos Materiais Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados . Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases. etc. materiais em processamento. como matéria prima. Ex. cujo processamento foi completado inteiramente. A função 18 Professor Márcio Micheli . materiais semi-acabados e materiais acabados. roupas. isto é. II – Quanto às funções que desempenham Estoque de antecipação É aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda.

Quanto maior é o objetivo de atender bem o cliente ou consumidor. do CD ao cliente. Isto é feito para se tirar vantagem dos descontos sobre a quantidade. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos inesperados no consumo podem gerar falta de produtos. 19 Professor Márcio Micheli . denominado estoque de ciclo. Estoque de transporte ou em trânsito ou no canal de distribuição É o estoque alocado para determinado cliente até o momento em que se torna disponível para o mesmo. para reduzir as despesas de transporte. O estoque de tamanho do lote é.Administração de Recursos Materiais do estoque de segurança é proteger a empresa contra imprevistos na demanda e no suprimento. Materiais movimentando-se de um fornecedor até a planta. de uma planta a um CD. muitas vezes podem gerar perdas reais de vendas. de uma operação para outra. às vezes. maior é o cuidado que se deve ter na definição do nível do estoque de segurança. Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo Os itens comprados ou fabricados em quantidades maiores que o necessário criam imediatamente estoques de tamanho de lote. Essas faltas. É a parte do estoque que vai diminuindo à medida que os pedidos dos clientes chegam e é abastecida ciclicamente quando os pedidos aos fornecedores são recebidos. Esse tipo de estoque corresponde à movimentação física de materiais e produtos. os custos de escritório e de preparação e nos casos em que é impossível fabricar ou comprar itens na mesma velocidade em que eles serão utilizados ou vendidos.

simplificação. ambiente inflacionário e imprevisível. ETAPAS DA CLASSIFICAÇÃO: A classificação dos itens é composta de diversas etapas. quais sejam : catalogação.  Possibilita a conferência. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim. SIMPLIFICAÇÃO: significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. 20 Professor Márcio Micheli . situação econômica e política instáveis.Administração de Recursos Materiais Estoque hedge ou de proteção Tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas a aumento de preços. especificação. Vantagens da Catalogação :  A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção. recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas.  Facilita a aquisição de materiais. normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa.  Evita duplicidade de codificação.  Facilita a consulta por parte dos usuários. CATALOGAÇÃO: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles.

tamanho. de modo que não existam muitas variações entre eles.  Possibilita melhor programação de compras.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO: significa a descrição detalhada de um item. peso etc. formato. como suas medidas. a simplificação.  Aumenta poder de negociação. mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento.  Reduz custos de aquisição e controle. A partir da classificação pode-se codificar os materiais.  Permite reutilização e permutabilidade Assim a catalogação. medidas e formatos para os materiais. que são as prescrições sobre o uso do material. PADRONIZAÇÃO: significa estabelecer idênticos padrões de peso. a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque.  Facilita o processo de normalização de materiais. portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações.  Facilita a manutenção. menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características. a especificação. 21 Professor Márcio Micheli . Por exemplo. Quanto mais detalhada a especificação de um item. a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. NORMALIZAÇÃO: essa palavra deriva de normas.  Reduz possibilidade de erros na especificação. Vantagens da Padronização :  Possibilita a simplificação de materiais.

Conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL A principal finalidade é evitar a compra de materiais em desacordo com as necessidades. um material ou processo. Propicia: a) b) c) d) e) Coleta de preços Identificação Inspeção Armazenagem e preservação dos materiais Redução das dúvidas CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO: a) b) c) Deve ser Concisa Completa Permitir a individualização ESTRUTURA DA ESPECIFICAÇÃO: a) b) c) d) e) Nome Básico Nome modificador Características físicas Unidade metrológica Medidas (se for o caso) 22 Professor Márcio Micheli . Definição: Descrição das características de um material. com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo e seus similares.

com base na classificação obtida do material. Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca.Administração de Recursos Materiais f) g) h) i) Características para a fabricação – especificar os processos de produção Características de operação – testes a serem executados. Cuidados quanto a manuseio e armazenagem Embalagem a ser utilizada TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO: a) b) Conforme Amostra Por padrão e características físicas: quando os materiais devem obedecer a normas técnicas c) d) e) Por composição química Por marca de fábrica Conforme Desenho. das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). principalmente os automatizados. CODIFICAÇÃO DE MATERIAL Significa representar todas as informações necessárias. pessoa ou mesmo informações de controle gerencial. A codificação de informações vem a solucionar a questão de agrupamentos de características referentes a determinado material. convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna. A chave para a rápida identificação do produto. 23 Professor Márcio Micheli .

CODIFICAÇÃO ALFABÉTICA: Este processo representa os materiais por meio de letras. CODIFICAÇÃO NUMÉRICA OU SISTEMA NUMÉRICO OU DECIMAL: A atribuição consiste na adoção de algarismos arábicos. Desta forma o sistema pode se adaptar a cada necessidade.Administração de Recursos Materiais A codificação se ramificou pelo planeta de formas variáveis se adaptando a cada necessidade presente. autores e áreas especificas. Os códigos seguem então a uma regra. A classificação e codificação dos materiais segue ao FSC. alfa-numérica e mais contemporânea o famoso código de barras. o sistema agregou números a sua codificação. não havendo uma regra específica. alfabéticas. Sua variação está inclusa entre codificações: numéricas. pela facilidade de ordenação seqüencial de diversos itens e na adoção da informatização. As quantidades de letras utilizadas e números. são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema. sendo o método mais utilizado. o qual foi elaborado para o controle de materiais no após segunda guerra mundial. CODIFICAÇÃO ALFA-NUMÉRICA: Este processo agrupa números e letras. A codificação segue normalmente ao adotado pelo Federal Supply Classification System. porém com modificações provenientes de adequação necessária pretendente. com a implementação da imprensa no mundo. conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em suas categorias e classificações de assuntos. sendo: ao uso pela empresa 24 Professor Márcio Micheli . foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey). atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e na codificação de placas de automóveis.

um centro de despesa e não um centro de lucros. terem habilidades interpessoais.1 A FUNÇÃO COMPRA O posicionamento atual da função compras ou aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. saber o que.Administração de Recursos Materiais XX – XX – XXXXXX . evolução da tecnologia e novos relacionamentos com os fornecedores. 3. Nesse cenário. varia de 50 a 80 % do total das receitas brutas. principalmente financeiros. O valor total gasto nas compras de insumos para produção. cresce cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas. É fácil perceber que mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande repercussão no lucro. No setor industrial. ATIVIDADE DE COMPRA A função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos. deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva. Por isso. seja do produto ou do serviço final. envolvidos. 25 Professor Márcio Micheli . e por outros fatores como a reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos. esse número alcança a casa dos 57%.X DÍGITO DE CONTROLE CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO CLASSE GRUPO 3.

voltado para as transações em si. e não para o todo. já que o comportamento do comprador pode mexer com vários aspectos da economia. reclamações de clientes. onde qualquer detalhe. o poder de compra do consumidor e o relacionamento entre setores. custo de capital. um conceito voltado para o processo. como parte integrante da cadeia de suprimento (supply chain).Administração de Recursos Materiais quanto. quando e como comprar começa a assumir condições de sobrevivência. a competitividade da empresa. ou seja. À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa. muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimento ou simplesmente gerenciamento de suprimentos. por menos que seja. O departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Mas ela pode ir mais longe. em vez do tradicional compras. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. acarretam um custo exagerado para sua manutenção. A empresa poderá enfrentar. pessoal de almoxarifado e controles. altos níveis de estoque intermediários gerados por interrupções no processo produtivo. pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção. por exemplo. acabe prejudicando ou parando a produção. o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e. Baixos níveis de estoque. 26 Professor Márcio Micheli . Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado. por outro lado. podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado. Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas. portanto. e assim. Por isso. como nível de preços.

• Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. Para satisfazer a esses objetivos. mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas. além de adicionar lucros.Administração de Recursos Materiais 3. Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias: • Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias. a Internet e cartões de crédito. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas. e pela agilização da entrega. • Obter mercadorias e serviços ao menor custo. • Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo. Pelo seguimento junto ao fornecedor.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO DE COMPRAS Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma. • Selecionar o fornecedor (fonte certa) • Negociar os termos e condições de compra. • Emitir e administrar pedidos de compra. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica. quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar). devem ser desempenhadas algumas funções básicas: • Determinar as especificações de compra: qualidade certa. 27 Professor Márcio Micheli . utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange).

• Quantidade e unidade de medida. o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. num jornal especializado ou numa lista telefônica. • Especificação do material. Não se trata de um pedido de venda. aprovação assinada. e conta em que será debitado o custo. as cotações são analisadas quanto a preço. 3º. deve-se fazer uma pesquisa. é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. 2º. Solicitação de cotações: Para itens maiores. No mínimo. as requisições de compra contêm as seguintes informações: • Identidade do requisitante.3 CICLO DE COMPRAS O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: 1º.Administração de Recursos Materiais 3. um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo. rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning). • Data e local de entrega exigidos. • Qualquer outra informação complementar necessária. Selecionar fornecedores: Identificar do e selecionar de fornecedores Para são itens importantes responsabilidades departamento compras. deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. obediências às especificações. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador. termos e 28 Professor Márcio Micheli . Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo.

observando qualquer 29 Professor Márcio Micheli . o departamento requisitante e o departamento de recepção. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas. o departamento de compras retém uma cópia.Ordem de compra é uma oferta legal de compra. intimamente ligada à seleção dos fornecedores. o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo. ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. Isso pode envolver a agilização do transporte. e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor. na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. fontes alternativas de suprimentos. entrega e termos de pagamento. 5º. entrega e termos de venda. e também em qualquer outra informação adicional necessária. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. 6º. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras. Usando a sua cópia do pedido de compra. a escolha é provavelmente feita com base no preço. Emitir pedidos de compra:. Uma vez aceita pelo fornecedor. 4º. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente. um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção. e outras são enviadas para outros departamentos.Administração de Recursos Materiais condições de venda. o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos. 7º. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações. Envia-se uma cópia ao fornecedor. o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. tais como o de contabilidade.

as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeção. o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento compras. Se não estiver completo. Uma vez aprovada. Se for necessária outra inspeção. observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a fatura do fornecedor. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeção. do controle de qualidade. a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar. por exemplo. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas.Administração de Recursos Materiais variação. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. o relatório de recebimento e a fatura. elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. há três informações que devem concordar: o pedido de compra. Se o pedido é considerado completo. os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. 8º. o pedido de compra é mantido aberto. esperando para ser completado. Ma cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras. 30 Professor Márcio Micheli . Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não das mercadorias.

1 a) Fontes Fonte única: implica que apenas um fornecedor está disponível devido a patentes.Administração de Recursos Materiais 3. quantidade. b) Fonte múltipla: é a utilização de mais de um fornecedor para um item.4 SELEÇÃO DE FORNECEDORES O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade. a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo.4. tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos. Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar. e assim por diante.2 a) Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de 31 Professor Márcio Micheli . localização. c) Fonte simples: é uma decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis. As vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade no fornecimento. existe uma tendência de relação competitiva entre fornecedor e cliente. A intenção é criar uma parceria de longo prazo. 3. especificações técnicas. Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida. 3. matéria-prima. prazo de entrega e preço.4. Na prática.

o fornecedor pode sugerir mudanças na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo. é desejável que o fornecedor esteja próximo do comprador. Se a relação deve continuar. ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos. ou pelo menos que mantenha um estoque 32 Professor Márcio Micheli .Administração de Recursos Materiais desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes. d) Serviço pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico. para garantir uma entrega pontual. o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos comprados. Algumas vezes. deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio. pois. pessoal de produção competente e capaz. Isso deve incluir um um estoque adequado de peças sobressalentes. Isso significa que as dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a qualidade e a quantidade exigidas. muitas vezes. O fornecedor deve ter um bom programa de controle da qualidade. é desejável que se escolha um fornecedor confiável. reputado e financeiramente sólido. c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor. b) Capacidade de produção: A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente. Esses elementos são importantes porque garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade desejadas. e bons sistemas de planejamento e controle de produção. o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento atendimento bem-organizado e pós-venda. e) Localização do fornecedor: Algumas vezes.

muitas empresas começaram a perceber as 33 Professor Márcio Micheli . o tipo de relação entre fornecedor e comprador é crucial para ambos. Assim. 3.5 FORMAS DE COMPRAR O fenômeno da globalização. Os avanços em Tecnologia de Informação (TI) têm possibilitado uma verdadeira revolução na forma como as empresas têm efetuado seus negócios. de modo que ambas as partes entendam o problema uma da outra. e o comprador terá garantia de fornecimento de produtos de qualidade. f) Preços: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas. apoio técnico e ambiente de produto. como não poderia deixar de ser. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente. Esse aspecto considera a capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na quantidade e na qualidade exigidas. e também quaisquer outros serviços necessários. Em um contexto de comércio sem fronteiras. Os meios de comunicação. a seleção do fornecedor e a relação com ele estabelecida são de fundamental importância. Idealmente. A comunicação entre comprador e fornecedor deve ser aberta e plena. particularmente.Administração de Recursos Materiais local. a relação será baseada numa dependência mútua e duradoura. No ambiente de negócios moderno. têm fornecido velocidade e precisão cada vez maiores para o fluxo de informações entre parceiros comerciais. no tempo desejado. O fornecedor pode confiar em negócios futuros. e possam trabalhar juntas na solução de problemas que beneficiará ambas. Isso não significa necessariamente o menor preço.

ficando com ela os lucros que seriam repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria – a tecnologia que o fornecedor desenvolveu. são enviados sem a utilização de papel. acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos. como também outros documentos padronizados.1 EDI (Eletronic Data Interchange) Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o EDI. não será utilizada também para os concorrentes. tecnologia para transmissão de dados eletronicamente. 34 Professor Márcio Micheli . muitas vezes com a ajuda da empresa. o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor. As principais vantagens da verticalização são a independência de terceiros – a empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas. independentemente dos hardwares e softwares em utilização.Administração de Recursos Materiais implicações de estarem ou não preparadas para se ajustarem à tendência já internacionalizada de intercâmbio de dados. Os dados são compactados – para maior rapidez na transmissão e diminuição de custos – criptografados e acessados somente por uma senha especial. Por meio da utilização de um computador. 3. ou pelo menos tentará produzir. além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que naquele momento é menos importante.6 VERTICALIZAÇÃO A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente tudo o que puder. As ordens ou pedidos de compras.5. 3. prazos e padrão de qualidade.

Administração de Recursos Materiais A estratégia da verticalização apresenta também desvantagens. ela acaba tendo menor flexibilidade para alterações nos processos produtivos. De um modo geral não se terceiriza os processos fundamentais. Assim. qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele. É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que. Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos – não necessita novos investimentos em instalações industriais. seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – quando se produz internamente é difícil e custosa a decisão de parar a produção quando a demanda é baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais funcionários para um período incerto de alta procura. hoje em dia. maior flexibilidade 35 Professor Márcio Micheli .7 HORIZONTALIZAÇÃO A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita. Ela exige maior investimento em instalações e equipamentos. por questões de detenção tecnológica. Vantagens e Desvantagens da Verticalização Vantagens Independência de terceiros Maiores lucros Maior autonomia Domínio sobre tecnologia própria Desvantagens Maior investimento Menor flexibilidade (perda de foco) Aumento da estrutura da empresa 3. já que a empresa está envolvendo mais recursos e imobilizando-os. um dos setores de maior expansão foi o de terceirização e parcerias.

mecânica ou elétrica. manutenção predial. Economicamente. Entretanto. conta com know how dos fornecedores no desenvolvimento de novos produtos (engenharia simultânea). ela persegue os administradores e empresários faz muito tempo. manutenção e até compras. pode até não comprar nada determinado mês.A estratégia de horizontalização apresenta desvantagens como a possível perda do controle tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço ou fabricação que está sendo repassada. Vantagens e Desvantagens da Horizontalização Vantagens Redução de custos Maior flexibilidade e eficiência Foco no negócio principal da empresa Desvantagens Menor controle tecnológico Maior exposição Deixa de auferir o lucro do fornecedor Incorporação de novas tecnologias 3. Já há várias empresas que prestam serviços de compras.Administração de Recursos Materiais para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária. seu escopo aumentou.8 COMPRAR VERSUS FABRICAR A questão comprar ou fabricar não vem de hoje. A decisão para saber se compramos ou fabricamos componentes incluem considerações tanto econômicas como não-econômicas. como limpeza. Inclui agora decisões sobre terceirização ou não da prestação de serviços que não são o negócio principal da empresa. um item é um candidato para a produção interna se a firma tiver capacidade 36 Professor Márcio Micheli .

entretanto. relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. entendendo que o assunto deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduto devidamente estabelecidas. onde prevaleça o interesse da empresa. ou se a barreira ética foi quebrada. No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos. prejudicados. é extremamente difícil. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico. divulgadas. prevalecendo aí interesses outros. que quase não altera os custos fixos. como a dos médicos. além de dar alguma contribuição para os custos fixos. fazendo com que muitas empresas estabeleçam um “código de conduta ética” para todos os seus colaboradores. procurando fixa limites claros entre o “legal” e o “moral”. pois dessa forma poderão reclamar quando se sentirem 37 Professor Márcio Micheli . engenheiros e compradores. Assim. O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara possível. em algumas delas. Os baixos volumes de consumo favorecem a compra. 3.9 ÉTICA EM COMPRAS O problema da conduta ética é comum em todas as profissões. conhecidas e praticadas por todos os envolvidos. assume uma dimensão mais relevante. Abordando a questão mais na sua forma operacional. e que tais limites sejam também de conhecimento dos fornecedores. os aspectos legais e morais são extremamente importantes para aqueles que atuam em compras.Administração de Recursos Materiais suficiente e se o valor do componente for bastante alto para cobrir todos os custos variáveis de produção.

É normal encontrarmos especificações tão detalhadas. Quando o presente tem um maior valor. O problema ético de compras não se restringe aos compradores. Não é correto uma empresa comportar-se de uma forma quando compra e outra quando vende. por exemplo. ao pessoal de compras.Administração de Recursos Materiais Outro aspecto importante é que esse código de ética seja válido tanto para vendas quanto para compras. um código de conduta (ou de ética) que deva ser seguido. malas e convites que normalmente são distribuídos. nesse caso. “brindes” como agendas. questionando sempre a validade das especificações e a sua justificativa. E o comprador. o mais claro possível. E quanto aos “presentes”. ser “lembrado”. do controle da qualidade e da área técnica? Como abordar esse assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor forma de abordar o assunto é definir. É isto eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. pois não há dúvida de que aquele que dá presentes tem a expectativa de. de uma forma ou de outra. do conhecimento de todos. canetas. oferece uma “comissão”. maior será a obrigação de retribuição. Devem tais empresas ser excluídas entre as licitantes? Tais comissões devem ser incorporadas como forma de desconto nos preços propostos? E os outros 38 Professor Márcio Micheli . e muitas vezes mandatórias. um código de conduta. que praticamente restringem o fornecedor a uma única empresa. com política própria. É comum empresas incluírem nos documentos que o funcionário assina ao ser admitido. Deve também ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas que sistematicamente. o que pode fazer? Cabe à gerência e à alta direção da empresa ficarem atentas a todos esses aspectos. “lembranças”. mas também ao pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. Os critérios devem ser compatibilizados e de conhecimentos de todos os colaboradores. sob pena de demissão por justa causa.

acusados de estar recebendo propinas e presentes de fornecedores”.666/93). como o repasse dos critérios de julgamento e dados contidos nas propostas já entregues a um outro fornecedor que ainda está elaborando a proposta a sua. Nesses casos. A fim de evitar estas situações. Outro aspecto concernente à ética em compras é o manuseio de informações. Esse comportamento aético leva a situações em que fornecedores altamente qualificados se neguem a apresentar propostas a “clientes” não confiáveis. todo processo de licitação é claramente definido através de legislação específica (Lei 8. já foi manchete da Gazeta Mercantil o fato de a Fiat brasileira ter demitido “oito funcionários da área de compras – alguns com cargos de gerência -. o assunto já passa para a alçada judicial. A intenção premeditada é a essência do suborno. A empresa deve estabelecer políticas claras sobre as informações que devem ser manuseadas. todos perdem. Estabelece-se assim uma relação de desconfiança que prejudica a todos. Por exemplo. No setor público. Não é raro lermos nos jornais situações em que empresas demitem. uma vez consumado o delito. todos esses aspectos devam ser abordados no código de ética. além de suspeitas de superfaturamentos ou desvio de dinheiro. isto é. 39 Professor Márcio Micheli . cujo fim precípuo é resguardar os interesses do Estado. Ninguém é subornado por acidente. Toda esta questão fica mais grave quando a figura do suborno aparece. até mesmo todos os componentes de seu setor de compras. de uma só vez. como ficam? Enfim.Administração de Recursos Materiais fornecedores. mais uma vez o código de ética entra em cena.

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