Administração de Recursos Materiais

1. INTRODUÇÃO

Não há como uma empresa funcionar sem a existência de recursos, sejam eles financeiros, humanos ou materiais. A Administração de Materiais foca sua atenção sobre este último, seja no que diz respeito aos insumos ou aos bens patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação.

Com a crescente concorrência existente por um participação no mercado consumidor as empresas encontrando buscam identificar formas de de melhorar seus

desempenhos,

maneiras

diferentes

obterem

vantagens

competitivas. Uma das formas de obter uma vantagem é através de uma boa gestão dos recursos materiais e patrimoniais.

Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia.

Administração de Recursos Materiais engloba a seqüência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.

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O ciclo da administração de materiais é ilustrado abaixo

Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e pode contribuir a partir do momento que envolve as atividades de gerenciamento dos recursos materiais, gerenciamento dos recursos patrimoniais e compras. Do desempenho satisfatório dessas atividades dependem os Departamentos de Vendas, Produção, Manutenção, os Setores Administrativos, etc. Tem que ser considerado que o número de itens e a diversidade dos mesmos é grande, que as informações têm de ser precisas e rápidas que a manutenção de estoques representa parcela significativa do ativo da empresa, etc. Se considerarmos a posição do homem de produção e de vendas seu desejo é de que exista a maior quantidade de matérias-primas e produtos acabados, respectivamente, estocados de forma a poder atender as suas necessidades. Porém sendo a manutenção de estoques algo extremamente caro para a empresa é preciso que o Administrador de Materiais equilibre os mesmos de forma a satisfazer ambos, os administradores de produção e vendas e também ao administrador financeiro.

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Com certeza o maior desafio continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque com o menor risco de falta de materiais. A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e seu administrador sejam o mais dinâmicos possíveis de forma a responder de forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real. A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo.

2. GESTÃO DE ESTOQUE O estoque é a acumulação de recursos materiais em um sistema de

armazenagem para atendimento da demanda em tempo oportuno.

2.1

AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ESTOQUE

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de: • demora ou atraso no fornecimento de materiais; • sazonalidade no suprimento; • riscos de dificuldade no fornecimento. 3

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Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção.Administração de Recursos Materiais b) Proporcionar economias de escala: • através da compra ou produção em lotes econômicos. Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda . 2.no processo de comercialização em empresas comerciais .e entre as etapas de compra.no processo de produção em empresas industrias.2 CURVA DENTE DE SERRA A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico. ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial. pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura. • pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. transformação e venda . 4 Professor Márcio Micheli . • pela flexibilidade do processo produtivo. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas.

• nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. 5 Professor Márcio Micheli . que durante os meses de junho. • não existirem falhas adm. • o fornecedor nunca atrasar. Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na operação como representado abaixo: No gráfico acima podemos notar.Administração de Recursos Materiais O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se: • não existir alteração de consumo durante o tempo T. A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra. julho e agosto e setembro. o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças.

separar.Administração de Recursos Materiais TEMPO DE REPOSIÇÃO É o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. ao ser atingida. este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível. Em virtude de sua grande importância. Este tempo pode ser dividido em três parte: • Emissão do pedido . • Transportes .Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados. dá início ao processo de reposição. PONTO DE PEDIDO (PP) O Ponto de Pedido corresponde à quantidade que. • Preparação do pedido . pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. nível suficiente 6 Professor Márcio Micheli . emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados.Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos. Os pedidos de compra devem ser emitidos quando as quantidades estocadas atingirem o nível do ponto de pedido.Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor.

3 PREVISÃO DOS ESTOQUES Todo o início de estudo de estoques está baseado em previsões de consumo de material.Administração de Recursos Materiais apenas para cobrir o consumo previsto para o período correspondente ao prazo de entrega dos fornecedores. Algumas características da previsão são: • Ponto de partida de todo planejamento de estoques. 7 Professor Márcio Micheli . quantos e quando determinados produtos serão comprados pelos clientes. Esta previsão de demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. Ainda definem quais. • Qualidade das hipóteses que se utilizou no raciocínio. 2. • Eficácia dos métodos empregados.

Administração de Recursos Materiais As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em qualitativas e quantitativas: Quantitativas • Evolução das vendas no passado. As técnicas de previsão podem ser classificadas em três grupos: • Projeção: admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo. Como exemplo: criação e vendas de produtos infantis. • Explicação: procura relacionar vendas do passado com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. • Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras. renda. Técnica de natureza essencialmente quantitativa. • Variáveis de fácil previsão. também relacionadas as vendas (população. Qualitativas • Opinião dos gerentes. • Opinião dos vendedores. 8 Professor Márcio Micheli . • Influência da propaganda. PIB). • Pesquisas de mercado. • Opinião dos compradores. • Variáveis com evolução e explicação baseada nas vendas. Basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação.

será maior se o padrão de consumo for decrescente. ele é sazonal quando o desvio é no mínimo de 25% do consumo médio e quando aparecer condicionado a determinadas causas. A previsão gerada por este modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se a tendência de consumo for crescente.Administração de Recursos Materiais Podemos representar as formas de evolução de consumo pelas seguintes formas:  Método de evolução horizontal de Consumo: de tendência invariável ou constante  Modelo de evolução de consumo sujeito a tendência: o consumo médio aumenta ou diminui com o correr do tempo. Método da média móvel Neste método. 9 Professor Márcio Micheli . Técnicas quantitativas para calcular a previsão de consumo Método do último período É um método simples e sem embasamento matemático. Modelo de evolução sazonal de consumo: o consumo possui oscilações regulares. Consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. Inversamente. que tanto podem ser positivas quanto negativas. a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos anteriores.

• Exige a manutenção de um número muito grande de dados. apresenta 10 Professor Márcio Micheli . A escolha do número de períodos é arbitrária e experimental. a reação da previsão diante dos valores atuais será muito lenta.Administração de Recursos Materiais Se o número de períodos for grande. se o número for pequeno. Além de valorizar os dados mais recentes. Método da média móvel ponderada Este método é uma variação do modelo anterior. em que os valores dos períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos menos atuais. isso pode ser superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados. Vantagens • Simplicidade e facilidade de implantação. ou de outra natureza não existente nos dados originais. Inversamente. a reação será muito rápida. • As médias móveis são afetadas pelos valores extremos. Desvantagens • As médias móveis podem gerar movimentos cíclicos. Método da média com ponderação exponencial Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada. • As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais. • Admite processamento manual.

 O consumo ocorrido no último período. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. ou seja. Método dos mínimos quadrados Este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos dados coletados.Administração de Recursos Materiais menor manuseio de informações passadas.  Uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes. Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral. é a linha de melhor ajuste que minimiza as distâncias entre cada ponto de consumo levantado. Apenas três fatores são necessários para gerar a previsão para o próximo período:  A previsão do último período.4 CLASSIFICAÇÃO ABC A curva ABC é um importante instrumento para o administrador. 11 Professor Márcio Micheli . Ele atribui parte da diferença Entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a causas aleatórias. eliminando a reação exagerada a valores aleatórios. ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. 2.

Administração de Recursos Materiais Verifica-se. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa. Classe B: Grupo intermediário. no entanto. portanto. disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas. 12 Professor Márcio Micheli . Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação. requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa. conforme a importância dos itens. que. as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração. para definição de políticas de vendas. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques. uma vez obtida a seqüência dos itens e sua classificação ABC.

para fins fiscais. cabe lembrar que. a utilização do método do custo médio ou a dos bens adquiridos mais recentemente (FIFO ou PEPS). a legislação do Imposto de Renda tem permitido. motivo pelo qual a maioria das empresas. apenas. Antes disso. Diversos métodos são utilizados para avaliação financeira dos estoques que levam em conta as diversas formas de computar o preço de cada um dos itens existentes no estoque Vamos a seguir analisar as diversas possibilidades existentes. no Brasil. Suponhamos a seguinte ficha de material em estoque: 13 Professor Márcio Micheli . CUSTO MÉDIO A avaliação do saldo de estoque que permanece no almoxarifado bem como o custo do material fornecido à produção são calculados pelo custo médio. não permitindo. a avaliação pelo custo médio indica os custos reais das compras de material e funciona como um estabilizador ao equilibrar as flutuações de preços que ocorrem ao longo do tempo. o uso do LIFO ou UEPS.5 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE ESTOQUES A avaliação financeira dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos materiais para permitir a correta contabilização das informações.Administração de Recursos Materiais 2. no Brasil. utiliza principalmente o custo médio. No longo prazo.

000. iniciais da frase inglesa First In. e é também conhecida por FIFO.Administração de Recursos Materiais Notas: a = Preço unitário = (400.00) /400 = 3. o valor de estoque é calculado pela média dos preços de entrada no almoxarifado.00 b = Preço unitário = (900.33 14 Professor Márcio Micheli . o que equivale ao seguinte raciocínio: compradas. First Out.00 + 800. vendem-se ou consomem-se antes as primeiras mercadorias Notas: a = preço unit.00) /600 = 4.500.00 / 300 = 3. Com base nesse critério para valoração dos estoques a empresa vai dando baixa nos estoques.00 Utilizando esse método. Primeiro que Sai. PEPS OU FIFO A sigla PEPS significa Primeiro que Entra.00 + 1. a partir das primeiras compras. enquanto o custo de produção é calculado com os matérias avaliados a preço médio. = 1.

A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar no almoxarifado. first out. = 400. = 200. = 800.00 c = preço unit.00 / 200 = 4.Administração de Recursos Materiais b = preço unit.00 c = preço unit.00 15 Professor Márcio Micheli . = 800.00 / 100 = 2. O UEPS não é aceito pela legislação brasileira pois distorce os resultados apresentando custo maior e lucro menor. = 400.00 / 200 = 2. Notas: a = preço unit.66 b = preço unit. Em inglês: last in.00 UEPS OU LIFO A sigla UEPS é a abreviação de Ultimo a Entrar é o Primeiro a Sair.00 / 100 = 2.00 / 300 = 2. que normalmente é o mais elevado. O valor do estoque é calculado ao custo do último preço.

visando chegar ao estoque zero. ou seja. evitando todos os desperdícios excessos de provocados produção. A filosofia JIT tem como objetivo estruturar a produção de modo que qualquer atividade que não agregue valor ao produto seja eliminada. produzindo normalmente em lotes pequenos. Para tanto. é visto nesta filosofia como perdas. ainda que se considere isto como uma situação ideal. produzir do final para o início da produção.Administração de Recursos Materiais 2. A filosofia JIT tem como um dos princípios a eliminação dos estoques. conhecido como sistema kanban. Para atender às mudanças do mercado a partir da venda do produto. é necessário no JIT que as empresas desenvolvam formas para puxar a produção. de controle visual dos estoques. quase que instantaneamente. pois é capital imobilizado e ainda precisa de investimentos para sua manutenção. desnecessárias de materiais. por movimentações ocioso. O kanban é um sistema simples. e com qualidade garantida. sendo esta última criada justamente na empresa Toyota Motor Corporation e posteriormente aplicada em empresas japonesas e ocidentais. atividades tempos fabricações indevidas. de fácil compreensão. que garante a eficiência do sistema de puxar a produção. 16 Professor Márcio Micheli .7 Modernas Filosofias de Planejamento e Controle de Estoques No sentido de administrar a produção e materiais podem ser aplicadas atualmente duas filosofias de administração de produção: a filosofia convencional e a filosofia Just-In-Time (JIT). onde vem substituindo com sucesso à filosofia convencional. improdutivas e produção defeituosa. utiliza-se um sistema de gerenciamento das informações que permite que as unidades necessárias sejam repostas na quantidade necessária e no momento necessário nos diferentes centros produtivos. fazendo com que a empresa seja mais flexível na produção e procure atender à variação da demanda do mercado. O estoque. sendo uma conseqüência de tudo isto.

Administração de Recursos Materiais 2. cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Mais adiante serão transformadas em produtos acabados.por ainda não serem produtos acabados. Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento . Não estão nem no almoxarifado . 17 Professor Márcio Micheli .por não serem mais MPs iniciais .8 CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES I . faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em produtos acabados.são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa.nem no depósito . Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados.também denominados materiais em vias . pois se encontram quase acabados. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado. São os ítens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa.Quanto ao tipo de material os estoques são classificados em: Estoques de Matérias-Primas Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa.

isto é. Estoques de Produtos Acabados Os Estoques de produtos acabados se referem aos produtos já prontos e acabados.também denominados componentes referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases. etc. como matéria prima. roupas. partes prontas ou montadas que. materiais semi-acabados e materiais acabados. cujo processamento foi completado inteiramente. mas relativamente previsíveis. materiais em processamento. A função 18 Professor Márcio Micheli .: Fabricantes de sorvetes. quando juntadas.Administração de Recursos Materiais Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados . Serve para absorver variações não previstas. II – Quanto às funções que desempenham Estoque de antecipação É aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda. Ex. na realidade. usado quando as flutuações de demanda são significativas. Estoque de flutuação ou Estoque de Segurança ou Isolador É o estoque mínimo que tem como objetivo compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda. São. constituirão o Produto Acabado. ovos de Páscoa. calendários.

denominado estoque de ciclo. para reduzir as despesas de transporte. do CD ao cliente. Quanto maior é o objetivo de atender bem o cliente ou consumidor. 19 Professor Márcio Micheli . Isto é feito para se tirar vantagem dos descontos sobre a quantidade. os custos de escritório e de preparação e nos casos em que é impossível fabricar ou comprar itens na mesma velocidade em que eles serão utilizados ou vendidos. de uma planta a um CD. Esse tipo de estoque corresponde à movimentação física de materiais e produtos. É a parte do estoque que vai diminuindo à medida que os pedidos dos clientes chegam e é abastecida ciclicamente quando os pedidos aos fornecedores são recebidos. Essas faltas. muitas vezes podem gerar perdas reais de vendas. Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo Os itens comprados ou fabricados em quantidades maiores que o necessário criam imediatamente estoques de tamanho de lote. O estoque de tamanho do lote é. Estoque de transporte ou em trânsito ou no canal de distribuição É o estoque alocado para determinado cliente até o momento em que se torna disponível para o mesmo. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos inesperados no consumo podem gerar falta de produtos. às vezes. Materiais movimentando-se de um fornecedor até a planta. de uma operação para outra.Administração de Recursos Materiais do estoque de segurança é proteger a empresa contra imprevistos na demanda e no suprimento. maior é o cuidado que se deve ter na definição do nível do estoque de segurança.

situação econômica e política instáveis.  Evita duplicidade de codificação. simplificação. normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa.  Facilita a consulta por parte dos usuários. ETAPAS DA CLASSIFICAÇÃO: A classificação dos itens é composta de diversas etapas. quais sejam : catalogação.  Facilita a aquisição de materiais. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim. ambiente inflacionário e imprevisível. especificação. CATALOGAÇÃO: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles. 20 Professor Márcio Micheli .  Possibilita a conferência. recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas.Administração de Recursos Materiais Estoque hedge ou de proteção Tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas a aumento de preços. Vantagens da Catalogação :  A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção. SIMPLIFICAÇÃO: significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade.

 Possibilita melhor programação de compras.  Permite reutilização e permutabilidade Assim a catalogação. formato. a especificação.  Aumenta poder de negociação.  Reduz custos de aquisição e controle. PADRONIZAÇÃO: significa estabelecer idênticos padrões de peso. portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações. a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque. Por exemplo. peso etc. tamanho.  Reduz possibilidade de erros na especificação. mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento. que são as prescrições sobre o uso do material. a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. como suas medidas. Quanto mais detalhada a especificação de um item. de modo que não existam muitas variações entre eles.  Facilita o processo de normalização de materiais. Vantagens da Padronização :  Possibilita a simplificação de materiais. medidas e formatos para os materiais. menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características. 21 Professor Márcio Micheli . A partir da classificação pode-se codificar os materiais. a simplificação.  Facilita a manutenção.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO: significa a descrição detalhada de um item. NORMALIZAÇÃO: essa palavra deriva de normas.

Propicia: a) b) c) d) e) Coleta de preços Identificação Inspeção Armazenagem e preservação dos materiais Redução das dúvidas CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO: a) b) c) Deve ser Concisa Completa Permitir a individualização ESTRUTURA DA ESPECIFICAÇÃO: a) b) c) d) e) Nome Básico Nome modificador Características físicas Unidade metrológica Medidas (se for o caso) 22 Professor Márcio Micheli . Definição: Descrição das características de um material. com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo e seus similares. um material ou processo.Administração de Recursos Materiais ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL A principal finalidade é evitar a compra de materiais em desacordo com as necessidades. Conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto.

principalmente os automatizados. CODIFICAÇÃO DE MATERIAL Significa representar todas as informações necessárias. Cuidados quanto a manuseio e armazenagem Embalagem a ser utilizada TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO: a) b) Conforme Amostra Por padrão e características físicas: quando os materiais devem obedecer a normas técnicas c) d) e) Por composição química Por marca de fábrica Conforme Desenho. convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna.Administração de Recursos Materiais f) g) h) i) Características para a fabricação – especificar os processos de produção Características de operação – testes a serem executados. A codificação de informações vem a solucionar a questão de agrupamentos de características referentes a determinado material. Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca. 23 Professor Márcio Micheli . com base na classificação obtida do material. A chave para a rápida identificação do produto. pessoa ou mesmo informações de controle gerencial. suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras. das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners).

não havendo uma regra específica. são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema. Sua variação está inclusa entre codificações: numéricas. alfabéticas. o sistema agregou números a sua codificação. sendo: ao uso pela empresa 24 Professor Márcio Micheli . CODIFICAÇÃO ALFA-NUMÉRICA: Este processo agrupa números e letras. CODIFICAÇÃO NUMÉRICA OU SISTEMA NUMÉRICO OU DECIMAL: A atribuição consiste na adoção de algarismos arábicos. autores e áreas especificas. As quantidades de letras utilizadas e números. atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e na codificação de placas de automóveis. conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em suas categorias e classificações de assuntos. o qual foi elaborado para o controle de materiais no após segunda guerra mundial. A classificação e codificação dos materiais segue ao FSC. porém com modificações provenientes de adequação necessária pretendente. CODIFICAÇÃO ALFABÉTICA: Este processo representa os materiais por meio de letras. sendo o método mais utilizado. alfa-numérica e mais contemporânea o famoso código de barras.Administração de Recursos Materiais A codificação se ramificou pelo planeta de formas variáveis se adaptando a cada necessidade presente. com a implementação da imprensa no mundo. A codificação segue normalmente ao adotado pelo Federal Supply Classification System. Desta forma o sistema pode se adaptar a cada necessidade. foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey). Os códigos seguem então a uma regra. pela facilidade de ordenação seqüencial de diversos itens e na adoção da informatização.

25 Professor Márcio Micheli . Por isso. e por outros fatores como a reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos. cresce cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas. evolução da tecnologia e novos relacionamentos com os fornecedores.X DÍGITO DE CONTROLE CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO CLASSE GRUPO 3. saber o que. É fácil perceber que mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande repercussão no lucro. varia de 50 a 80 % do total das receitas brutas.Administração de Recursos Materiais XX – XX – XXXXXX . Nesse cenário. No setor industrial. um centro de despesa e não um centro de lucros. seja do produto ou do serviço final. principalmente financeiros. envolvidos.1 A FUNÇÃO COMPRA O posicionamento atual da função compras ou aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. esse número alcança a casa dos 57%. O valor total gasto nas compras de insumos para produção. 3. terem habilidades interpessoais. ATIVIDADE DE COMPRA A função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos. deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva.

Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado.Administração de Recursos Materiais quanto. como nível de preços. Mas ela pode ir mais longe. Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas. 26 Professor Márcio Micheli . pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção. altos níveis de estoque intermediários gerados por interrupções no processo produtivo. onde qualquer detalhe. e não para o todo. muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimento ou simplesmente gerenciamento de suprimentos. pessoal de almoxarifado e controles. A empresa poderá enfrentar. por menos que seja. como parte integrante da cadeia de suprimento (supply chain). por exemplo. portanto. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e. quando e como comprar começa a assumir condições de sobrevivência. o poder de compra do consumidor e o relacionamento entre setores. ou seja. por outro lado. acarretam um custo exagerado para sua manutenção. voltado para as transações em si. e assim. já que o comportamento do comprador pode mexer com vários aspectos da economia. reclamações de clientes. custo de capital. O departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. em vez do tradicional compras. Por isso. a competitividade da empresa. acabe prejudicando ou parando a produção. um conceito voltado para o processo. o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização. podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado. Baixos níveis de estoque.

e pela agilização da entrega. a Internet e cartões de crédito. 27 Professor Márcio Micheli . • Selecionar o fornecedor (fonte certa) • Negociar os termos e condições de compra. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo.Administração de Recursos Materiais 3.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO DE COMPRAS Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica. • Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. além de adicionar lucros. • Emitir e administrar pedidos de compra. quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar). Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias: • Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias. utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange). • Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. devem ser desempenhadas algumas funções básicas: • Determinar as especificações de compra: qualidade certa. Para satisfazer a esses objetivos. Pelo seguimento junto ao fornecedor. mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas. visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas. • Obter mercadorias e serviços ao menor custo.

num jornal especializado ou numa lista telefônica. No mínimo. deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. as cotações são analisadas quanto a preço. e conta em que será debitado o custo. 2º. • Quantidade e unidade de medida. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. • Especificação do material. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados. Não se trata de um pedido de venda. • Qualquer outra informação complementar necessária. aprovação assinada. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. deve-se fazer uma pesquisa. obediências às especificações. Selecionar fornecedores: Identificar do e selecionar de fornecedores Para são itens importantes responsabilidades departamento compras. • Data e local de entrega exigidos. termos e 28 Professor Márcio Micheli . 3º. rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes. um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo. é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning). as requisições de compra contêm as seguintes informações: • Identidade do requisitante. Solicitação de cotações: Para itens maiores. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador.3 CICLO DE COMPRAS O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: 1º. o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo.Administração de Recursos Materiais 3.

intimamente ligada à seleção dos fornecedores. e também em qualquer outra informação adicional necessária. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. 6º. 7º. o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos. 5º. na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Uma vez aceita pelo fornecedor. entrega e termos de venda. tais como o de contabilidade. Usando a sua cópia do pedido de compra. fontes alternativas de suprimentos. o departamento de compras retém uma cópia. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente.Administração de Recursos Materiais condições de venda. ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. observando qualquer 29 Professor Márcio Micheli . 4º.Ordem de compra é uma oferta legal de compra. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações. o departamento requisitante e o departamento de recepção. a escolha é provavelmente feita com base no preço. um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras. e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor. e outras são enviadas para outros departamentos. Emitir pedidos de compra:. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço. Envia-se uma cópia ao fornecedor. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas. entrega e termos de pagamento. Isso pode envolver a agilização do transporte.

do controle de qualidade. Se o pedido é considerado completo. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura.Administração de Recursos Materiais variação. observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. esperando para ser completado. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade. Ma cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras. por exemplo. Uma vez aprovada. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeção. a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos. elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. 8º. o relatório de recebimento e a fatura. Se for necessária outra inspeção. os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Se não estiver completo. 30 Professor Márcio Micheli . Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a fatura do fornecedor. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas. o pedido de compra é mantido aberto. há três informações que devem concordar: o pedido de compra. o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento compras. os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não das mercadorias. as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeção.

e assim por diante. existe uma tendência de relação competitiva entre fornecedor e cliente. prazo de entrega e preço. a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. 3. c) Fonte simples: é uma decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis. especificações técnicas. Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida.4. matéria-prima. localização.Administração de Recursos Materiais 3. b) Fonte múltipla: é a utilização de mais de um fornecedor para um item. tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos.4. quantidade. As vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade no fornecimento. Na prática.1 a) Fontes Fonte única: implica que apenas um fornecedor está disponível devido a patentes. 3. Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar.4 SELEÇÃO DE FORNECEDORES O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade.2 a) Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de 31 Professor Márcio Micheli . A intenção é criar uma parceria de longo prazo.

Se a relação deve continuar. é desejável que se escolha um fornecedor confiável. ou pelo menos que mantenha um estoque 32 Professor Márcio Micheli . Isso significa que as dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a qualidade e a quantidade exigidas.Administração de Recursos Materiais desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes. pessoal de produção competente e capaz. pois. o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos comprados. b) Capacidade de produção: A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente. Isso deve incluir um um estoque adequado de peças sobressalentes. ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos. o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento atendimento bem-organizado e pós-venda. o fornecedor pode sugerir mudanças na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo. Algumas vezes. para garantir uma entrega pontual. deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio. é desejável que o fornecedor esteja próximo do comprador. c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor. e) Localização do fornecedor: Algumas vezes. d) Serviço pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico. reputado e financeiramente sólido. e bons sistemas de planejamento e controle de produção. Esses elementos são importantes porque garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade desejadas. O fornecedor deve ter um bom programa de controle da qualidade. muitas vezes.

a seleção do fornecedor e a relação com ele estabelecida são de fundamental importância. de modo que ambas as partes entendam o problema uma da outra. têm fornecido velocidade e precisão cada vez maiores para o fluxo de informações entre parceiros comerciais. Isso não significa necessariamente o menor preço. A comunicação entre comprador e fornecedor deve ser aberta e plena. Esse aspecto considera a capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na quantidade e na qualidade exigidas.5 FORMAS DE COMPRAR O fenômeno da globalização.Administração de Recursos Materiais local. como não poderia deixar de ser. e possam trabalhar juntas na solução de problemas que beneficiará ambas. Os meios de comunicação. 3. Assim. f) Preços: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. Os avanços em Tecnologia de Informação (TI) têm possibilitado uma verdadeira revolução na forma como as empresas têm efetuado seus negócios. e o comprador terá garantia de fornecimento de produtos de qualidade. muitas empresas começaram a perceber as 33 Professor Márcio Micheli . e também quaisquer outros serviços necessários. particularmente. Idealmente. O fornecedor pode confiar em negócios futuros. o tipo de relação entre fornecedor e comprador é crucial para ambos. Em um contexto de comércio sem fronteiras. tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente. a relação será baseada numa dependência mútua e duradoura. no tempo desejado. apoio técnico e ambiente de produto. No ambiente de negócios moderno.

5. 3. prazos e padrão de qualidade. As principais vantagens da verticalização são a independência de terceiros – a empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas. muitas vezes com a ajuda da empresa. ficando com ela os lucros que seriam repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria – a tecnologia que o fornecedor desenvolveu. o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor. além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que naquele momento é menos importante. As ordens ou pedidos de compras.Administração de Recursos Materiais implicações de estarem ou não preparadas para se ajustarem à tendência já internacionalizada de intercâmbio de dados. ou pelo menos tentará produzir. 3.6 VERTICALIZAÇÃO A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente tudo o que puder. Por meio da utilização de um computador. independentemente dos hardwares e softwares em utilização.1 EDI (Eletronic Data Interchange) Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o EDI. como também outros documentos padronizados. são enviados sem a utilização de papel. acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos. tecnologia para transmissão de dados eletronicamente. não será utilizada também para os concorrentes. 34 Professor Márcio Micheli . Os dados são compactados – para maior rapidez na transmissão e diminuição de custos – criptografados e acessados somente por uma senha especial.

por questões de detenção tecnológica. seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – quando se produz internamente é difícil e custosa a decisão de parar a produção quando a demanda é baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais funcionários para um período incerto de alta procura.Administração de Recursos Materiais A estratégia da verticalização apresenta também desvantagens. Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos – não necessita novos investimentos em instalações industriais. Assim. já que a empresa está envolvendo mais recursos e imobilizando-os. hoje em dia. maior flexibilidade 35 Professor Márcio Micheli . Vantagens e Desvantagens da Verticalização Vantagens Independência de terceiros Maiores lucros Maior autonomia Domínio sobre tecnologia própria Desvantagens Maior investimento Menor flexibilidade (perda de foco) Aumento da estrutura da empresa 3. De um modo geral não se terceiriza os processos fundamentais. um dos setores de maior expansão foi o de terceirização e parcerias. É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que. qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele. Ela exige maior investimento em instalações e equipamentos. ela acaba tendo menor flexibilidade para alterações nos processos produtivos.7 HORIZONTALIZAÇÃO A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita.

8 COMPRAR VERSUS FABRICAR A questão comprar ou fabricar não vem de hoje. A decisão para saber se compramos ou fabricamos componentes incluem considerações tanto econômicas como não-econômicas.Administração de Recursos Materiais para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária. como limpeza. Vantagens e Desvantagens da Horizontalização Vantagens Redução de custos Maior flexibilidade e eficiência Foco no negócio principal da empresa Desvantagens Menor controle tecnológico Maior exposição Deixa de auferir o lucro do fornecedor Incorporação de novas tecnologias 3. um item é um candidato para a produção interna se a firma tiver capacidade 36 Professor Márcio Micheli .A estratégia de horizontalização apresenta desvantagens como a possível perda do controle tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço ou fabricação que está sendo repassada. seu escopo aumentou. Já há várias empresas que prestam serviços de compras. mecânica ou elétrica. Entretanto. pode até não comprar nada determinado mês. ela persegue os administradores e empresários faz muito tempo. Economicamente. conta com know how dos fornecedores no desenvolvimento de novos produtos (engenharia simultânea). manutenção predial. manutenção e até compras. Inclui agora decisões sobre terceirização ou não da prestação de serviços que não são o negócio principal da empresa.

os aspectos legais e morais são extremamente importantes para aqueles que atuam em compras. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico. como a dos médicos. conhecidas e praticadas por todos os envolvidos. No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos.Administração de Recursos Materiais suficiente e se o valor do componente for bastante alto para cobrir todos os custos variáveis de produção.9 ÉTICA EM COMPRAS O problema da conduta ética é comum em todas as profissões. Abordando a questão mais na sua forma operacional. entendendo que o assunto deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduto devidamente estabelecidas. fazendo com que muitas empresas estabeleçam um “código de conduta ética” para todos os seus colaboradores. prevalecendo aí interesses outros. relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. engenheiros e compradores. 3. Os baixos volumes de consumo favorecem a compra. em algumas delas. e que tais limites sejam também de conhecimento dos fornecedores. onde prevaleça o interesse da empresa. além de dar alguma contribuição para os custos fixos. assume uma dimensão mais relevante. é extremamente difícil. procurando fixa limites claros entre o “legal” e o “moral”. divulgadas. que quase não altera os custos fixos. prejudicados. Assim. pois dessa forma poderão reclamar quando se sentirem 37 Professor Márcio Micheli . ou se a barreira ética foi quebrada. O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara possível. entretanto.

ser “lembrado”. malas e convites que normalmente são distribuídos. do controle da qualidade e da área técnica? Como abordar esse assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor forma de abordar o assunto é definir. canetas. “lembranças”. O problema ético de compras não se restringe aos compradores. do conhecimento de todos. É isto eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. Devem tais empresas ser excluídas entre as licitantes? Tais comissões devem ser incorporadas como forma de desconto nos preços propostos? E os outros 38 Professor Márcio Micheli . pois não há dúvida de que aquele que dá presentes tem a expectativa de. É normal encontrarmos especificações tão detalhadas. “brindes” como agendas. o que pode fazer? Cabe à gerência e à alta direção da empresa ficarem atentas a todos esses aspectos. E quanto aos “presentes”. de uma forma ou de outra. maior será a obrigação de retribuição. Não é correto uma empresa comportar-se de uma forma quando compra e outra quando vende. E o comprador. e muitas vezes mandatórias. mas também ao pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. questionando sempre a validade das especificações e a sua justificativa. o mais claro possível. Deve também ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas que sistematicamente. por exemplo. um código de conduta (ou de ética) que deva ser seguido. É comum empresas incluírem nos documentos que o funcionário assina ao ser admitido. um código de conduta.Administração de Recursos Materiais Outro aspecto importante é que esse código de ética seja válido tanto para vendas quanto para compras. com política própria. ao pessoal de compras. Quando o presente tem um maior valor. Os critérios devem ser compatibilizados e de conhecimentos de todos os colaboradores. nesse caso. oferece uma “comissão”. sob pena de demissão por justa causa. que praticamente restringem o fornecedor a uma única empresa.

Nesses casos. mais uma vez o código de ética entra em cena. A empresa deve estabelecer políticas claras sobre as informações que devem ser manuseadas. acusados de estar recebendo propinas e presentes de fornecedores”. 39 Professor Márcio Micheli . isto é. A intenção premeditada é a essência do suborno. como o repasse dos critérios de julgamento e dados contidos nas propostas já entregues a um outro fornecedor que ainda está elaborando a proposta a sua. até mesmo todos os componentes de seu setor de compras.666/93). todos perdem. todo processo de licitação é claramente definido através de legislação específica (Lei 8. Esse comportamento aético leva a situações em que fornecedores altamente qualificados se neguem a apresentar propostas a “clientes” não confiáveis. de uma só vez. como ficam? Enfim. o assunto já passa para a alçada judicial. todos esses aspectos devam ser abordados no código de ética. já foi manchete da Gazeta Mercantil o fato de a Fiat brasileira ter demitido “oito funcionários da área de compras – alguns com cargos de gerência -. Não é raro lermos nos jornais situações em que empresas demitem. Estabelece-se assim uma relação de desconfiança que prejudica a todos. cujo fim precípuo é resguardar os interesses do Estado. Por exemplo. Toda esta questão fica mais grave quando a figura do suborno aparece. além de suspeitas de superfaturamentos ou desvio de dinheiro. Ninguém é subornado por acidente. No setor público.Administração de Recursos Materiais fornecedores. Outro aspecto concernente à ética em compras é o manuseio de informações. A fim de evitar estas situações. uma vez consumado o delito.

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