Norma Portuguesa

NP EN ISO 19011 2003

Linhas de orientao para auditorias a sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambiental (ISO 19011:2002)
Lignes directrices pour l'audit des systmes de management de la qualit et/ou de management environnemental (ISO 19011:2002) Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing (ISO 19011:2002)

CDU 03.120.20; 13.020.10 DESCRITORES Auditoria da qualidade; gesto; planeamento; sistemas de garantia da qualidade; operao de gesto; engenharia do ambienta; ensaios ambientais; espcificao para certificao; aprovao da qualificao; definies. CORRESPONDNCIA Verso portuguesa da EN ISO 19011:2002

HOMOLOGAO Termo de Homologao N 240/2003, de 2003-11-28

ELABORAO CT 80 (APQ) EDIO Dezembro de 2003 CDIGO DE PREO X010

IPQ reproduo proibida

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ualidade

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em branco

NORMA EUROPEIA EUROPISCHE NORM NORME EUROPENNE EUROPEAN STANDARD

ICS: 03. 120. 20; 13. 020. 10

EN ISO 19011

Outubro 2002

Substitui a EN ISO 14010:1996, EN ISO 14011:1996, EN ISO 14012:1996, EN 30011-1:1993, EN 30011-2:1993 e EN 30011-3:1993

Verso Portuguesa Linhas de orientao para auditorias a sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambiental

(ISO 19011:2002)

Leitfaden fr Audits von Qualittsmanagementund/oder Umweltmanagementsystemen (ISO 19011:2002)

Lignes directrices pour l'audit des systmes de management de la qualit et/ou de management environnemental (ISO 19011:2002)

Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing (ISO 19011:2002)

A presente Norma a verso portuguesa da Norma Europeia ISO 19011:2002, e tem o mesmo estatuto que as verses oficiais. A traduo da responsabilidade do Instituto Portugus da Qualidade. Esta Norma Europeia foi ratificada pelo CEN em 2002-09-09. Os membros do CEN so obrigados a submeter-se ao Regulamento Interno do CEN/CENELEC que define as condies de adopo desta Norma Europeia, como norma nacional, sem qualquer modificao. Podem ser obtidas listas actualizadas e referncias bibliogrficas relativas s normas nacionais correspondentes junto do Secretariado Central ou de qualquer dos membros do CEN. A presente Norma Europeia existe nas trs verses oficiais (alemo, francs e ingls). Uma verso noutra lngua, obtida pela traduo, sob responsabilidade de um membro do CEN, para a sua lngua nacional, e notificada ao Secretariado Central, tem o mesmo estatuto que as verses oficiais. Os membros do CEN so os organismos nacionais de normalizao dos seguintes pases: Alemanha, ustria, Blgica, Dinamarca, Espanha, Finlndia, Frana, Grcia, Irlanda, Islndia, Itlia, Luxemburgo, Noruega, Pases Baixos, Portugal, Reino Unido, Sucia e Sua.

CEN
Comit Europeu de Normalizao Europisches Komitee fr Normung Comit Europen de Normalisation European Committee for Standardization Secretariado Central: rue de Stassart 36, B-1050 Bruxelas 2002 Direitos de reproduo reservados aos membros do CEN Ref. n EN ISO 19011:2002 Pt

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Prembulo ................................................................................................................................................ Introduo ................................................................................................................................................ 1 Campo de aplicao.............................................................................................................................. 2 Referncias normativas ........................................................................................................................ 3 Termos e definies .............................................................................................................................. 4 Princpios de auditoria ......................................................................................................................... 5 Gesto de um programa de auditorias................................................................................................ 5.1 Generalidades ...................................................................................................................................... 5.2 Objectivos e extenso do programa de auditorias ............................................................................... 5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos relativos ao programa de auditorias............................ 5.4 Implementao do programa de auditorias.......................................................................................... 5.5 Registos do programa de auditorias..................................................................................................... 5.6 Monitorizao e reviso do programa de auditorias............................................................................ 6 Actividades da auditoria ...................................................................................................................... 6.1 Generalidades ...................................................................................................................................... 6.2 Incio da auditoria................................................................................................................................ 6.3 Conduo da reviso de documentos................................................................................................... 6.4 Preparao para as actividades da auditoria no local........................................................................... 6.5 Execuo da auditoria.......................................................................................................................... 6.6 Preparao, aprovao e distribuio do relatrio da auditoria ........................................................... 6.7 Fecho da auditoria ............................................................................................................................... 6.8 Seguimento da auditoria ...................................................................................................................... 7 Competncia e avaliao de auditores ................................................................................................ 7.1 Generalidades ...................................................................................................................................... 7.2 Atributos pessoais................................................................................................................................

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p. 5 de 40 7.3 Conhecimentos e competncias............................................................................................................ 7.4 Habilitaes, experincia profissional, formao como auditor e experincia em auditorias.............. 7.5 Manuteno e melhoria da competncia .............................................................................................. 7.6 Avaliao de auditores ......................................................................................................................... Anexo Nacional NA (informativo) Correspondncia entre documentos normativos internacionais, regionais e nacionais............................................................................................................................... Anexo ZA (normativo) Referncias normativas a publicaes internacionais e respectivas publicaes europeias............................................................................................................................... 30 32 35 35 39 40

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Prembulo
Este documento (ISO 19011:2002) foi preparado pelos Comits Tcnicos ISO/TC 176 Gesto da qualidade e garantia da qualidade e ISO/TC 207 Gesto ambiental em colaborao com o CMC. Deve ser atribudo a esta Norma Europeia, o estatuto de norma nacional pela publicao de um texto idntico ou por adopo, o mais tardar at Abril de 2003 e todas as normas nacionais divergentes devem ser anuladas at Abril de 2003. Este documento substitui as EN ISO 14010:1996, EN ISO 14011:1996, EN ISO 14012:1996, EN 300111:1993, EN 30011-2:1993 e EN 30011-3:1993. De acordo com o Regulamento Interno do CEN/CENELEC, so obrigados a implementar a presente Norma Europeia os organismos nacionais de normalizao dos seguintes pases: Alemanha, ustria, Blgica, Dinamarca, Espanha, Finlndia, Frana, Grcia, Irlanda, Islndia, Itlia, Luxemburgo, Malta, Noruega, Pases Baixos, Portugal, Reino Unido, Repblica Checa, Sucia e Sua. Nota de endosso O texto da Norma Internacional ISO 19011:2002 foi aprovado pelo CEN como Norma Europeia EN ISO 19011:2002 sem qualquer modificao.
NOTA: As referncias normativas a Normas Internacionais encontram-se no Anexo ZA (normativo).

A ISO (Organizao Internacional de Normalizao) uma federao mundial de organismos nacionais de normalizao (organismos membros da ISO). O trabalho de preparao das Normas Internacionais normalmente executado atravs dos comits tcnicos da ISO. Cada organismo membro interessado numa determinada matria, para a qual tenha sido criado um comit tcnico, tem o direito de se fazer representar nesse comit. As organizaes internacionais, governamentais e no governamentais, em ligao com a ISO, participam igualmente nos trabalhos. A ISO colabora estritamente com a Comisso Electrotcnica Internacional (IEC) em todos os assuntos de normalizao electrotcnica. As Normas Internacionais so preparadas de acordo com as regras constantes da Parte 3 das Directivas ISO/IEC. A principal tarefa dos comits tcnicos a preparao das Normas Internacionais. Os projectos das Normas Internacionais adoptados pelos comits tcnicos so submetidos aos organismos membros para votao. A publicao como Norma Internacional requer aprovao de pelo menos 75% dos organismos membros com direito a voto. Chama-se a ateno para a possibilidade de alguns elementos desta Norma Internacional poderem estar sujeitos a direitos patenteados. A ISO no deve ser considerada responsvel pela identificao de parte ou da totalidade de tais direitos patenteados. A Norma Internacional ISO 19011 foi preparada conjuntamente pelo Comit Tcnico ISO/TC 176, Gesto da qualidade e garantia da qualidade, Subcomit SC 3, Tecnologias de suporte e pelo Comit Tcnico ISO/TC 207 Gesto ambiental, Subcomit SC 2, Auditorias ambientais e investigaes ambientais relacionadas. Esta primeira edio da ISO 19011 anula e substitui as ISO 10011-1:1990, ISO 10011-2:1990, ISO 100113:1991, ISO 14010:1996, ISO 14011:1996 e ISO 14012:1996.

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Introduo
As Normas Internacionais das sries ISO 9000 e ISO 14000 enfatizam a importncia das auditorias como uma ferramenta de gesto para monitorizao e verificao da implementao eficaz de uma poltica da organizao referente qualidade/ambiente. As auditorias so tambm uma parte essencial das actividades de avaliao da conformidade tais como certificao/registo externo e avaliao e acompanhamento da cadeia de fornecimento. Esta Norma Internacional estabelece orientaes sobre a gesto de programas de auditorias, a conduo de auditorias internas ou externas a sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambiental, assim como sobre as competncias e avaliao dos auditores. Pretende-se que seja aplicada a uma larga gama de utilizadores potenciais, incluindo auditores, organizaes com sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambiental implementados, organizaes que necessitem conduzir auditorias a sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambiental por razes contratuais e organizaes envolvidas na certificao ou formao de auditores, certificao/registo de sistemas de gesto, acreditao ou normalizao na rea de avaliao de conformidade. Pretende-se que as orientaes desta Norma Internacional sejam flexveis. Como indicado em vrios pontos do texto, a utilizao destas linhas de orientao podem diferir de acordo com a dimenso, natureza e complexidade das organizaes a serem auditadas, assim como com os objectivos e mbitos das auditorias a serem conduzidas. Ao longo desta Norma Internacional, so proporcionadas orientaes adicionais ou exemplos sobre tpicos especficos na forma de ajuda prtica em caixas de texto. Nalgumas circunstncias, isto pretende ajudar a utilizao desta Norma Internacional em pequenas organizaes. A seco 4 descreve os princpios de auditoria. Estes princpios podem auxiliar o utilizador a apreciar a natureza essencial da auditoria e so o prembulo necessrio s seces 5, 6 e 7. A seco 5 estabelece orientaes sobre a gesto dos programas de auditorias e cobre questes como atribuio de responsabilidades para a gesto de programas de auditorias, estabelecimento de objectivos do programa de auditorias, coordenao das actividades de auditoria e proviso dos recursos suficientes da equipa auditora. A seco 6 estabelece orientaes sobre a conduo de auditorias a sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambiental, incluindo a seleco das equipas auditoras. A seco 7 estabelece orientaes sobre a competncia necessria do auditor e descreve o processo de avaliao dos auditores. Quando os sistemas de gesto da qualidade e de gesto ambiental so implementados conjuntamente, fica discrio do utilizador desta Norma Internacional se as auditorias ao sistema de gesto da qualidade e ao sistema de gesto ambiental so conduzidas separada ou conjuntamente. Embora esta Norma Internacional seja aplicvel a auditorias a sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambiental, o utilizador pode considerar a adaptao ou extenso das orientaes aqui proporcionadas na aplicao a outros tipos de auditorias, incluindo auditorias a outros sistemas de gesto. Esta Norma Internacional proporciona unicamente orientaes, no entanto, os utilizadores podem aplic-la para desenvolver os seus prprios requisitos de auditoria. Adicionalmente, qualquer outro indivduo ou organizao com interesse em monitorizar a conformidade com os requisitos, tais como especificaes do produto ou legislao e regulamentao, pode encontrar orientaes teis nesta Norma Internacional.

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1 Campo de aplicao
Esta Norma Internacional proporciona orientao sobre princpios de auditoria, de gesto de programas de auditorias, de conduo de auditorias a sistemas de gesto da qualidade e de gesto ambiental, assim como orientao sobre a competncia dos auditores de sistemas de gesto da qualidade e de gesto ambiental. aplicvel a todas as organizaes que necessitem conduzir auditorias internas ou externas a sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambiental ou gerir um programa de auditorias. A aplicao desta Norma Internacional a outros tipos de auditorias , em princpio, possvel, desde que, nestes casos, se d especial ateno identificao da competncia necessria para os elementos da equipa auditora.

2 Referncias normativas
Os documentos normativos que se seguem contm disposies que, pela sua referncia neste texto, constituem disposies desta Norma Internacional. Para as referncias datadas, as emendas ou revises subsequentes de quaisquer destas publicaes no so aplicveis. Contudo, as partes envolvidas em acordos baseados nesta Norma Internacional so incentivadas a investigar a possibilidade de ser utilizada a edio mais recente do documento normativo abaixo indicado. Para referncias no datadas, aplica-se a ltima edio do documento normativo referido. Os membros da ISO e da IEC mantm registos das Normas Internacionais em vigor. ISO 9000:2000, Quality management systems Fundamentals and vocabulary ISO 14050:2002, Environmental management Vocabulary

3 Termos e definies
Para os fins da presente Norma Internacional, so aplicveis os termos e definies dados na ISO 9000 e ISO 14050, excepto se substitudos pelos termos e definies dados a seguir. Um termo presente numa definio ou nota que, por sua vez, definido noutro local desta seco assinalado em negrito seguido pelo respectivo nmero de referncia entre parntesis. Os termos escritos neste tipo de letra podem ser substitudos, na definio, pela sua definio completa. 3.1 auditoria: processo sistemtico, independente e documentado para obter evidncias de auditoria (3.3) e respectiva avaliao objectiva com vista a determinar em que medida os critrios da auditoria (3.2) so satisfeitos.
NOTA1. As auditorias internas, por vezes denominadas auditorias de primeira parte, so conduzidas por ou em nome da prpria organizao para efeitos da reviso pela gesto e outras razes internas, podendo constituir o suporte para auto declarao de conformidade. Em muitos casos, especialmente em organizaes mais pequenas, a independncia pode ser demonstrada pela ausncia de responsabilidade pela actividade auditada. NOTA2. As auditorias externas compreendem as que geralmente se denominam por auditorias de segunda e terceira partes. As auditorias de segunda parte so realizadas pelas partes com interesse na organizao, tais como clientes, directamente ou em seu nome. As auditorias de terceira parte so realizadas por organizaes auditoras externas independentes, tais como as que fazem registo ou certificao de conformidade com os requisitos das ISO 9001 ou ISO 14001. NOTA3. Sempre que um sistema de gesto da qualidade e um sistema de gesto ambiental sejam auditados conjuntamente, a auditoria denominada como auditoria combinada. NOTA4. Sempre que duas ou mais organizaes auditoras cooperam para realizar uma auditoria a um nico auditado (3.7), esta denominada auditoria conjunta.

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p. 9 de 40 3.2 critrios da auditoria: conjunto de polticas, procedimentos ou requisitos
NOTA: Os critrios comparadas. da auditoria so utilizados como referncia em relao qual as evidncias de auditoria (3.3) so

3.3 evidncias de auditoria: registos, afirmaes factuais ou outra informao, que sejam verificveis e relevantes para os critrios da auditoria (3.2).
NOTA: As evidncias da auditoria podem ser qualitativas ou quantitativas.

3.4 constataes da auditoria: resultados da avaliao das evidncias de auditoria (3.3) recolhidas, de acordo com os critrios da auditoria (3.2).
NOTA: As constataes da auditoria podem indicar tanto a conformidade ou no conformidade com os critrios da auditoria (3.2) como oportunidades de melhoria.

3.5 concluses da auditoria: resultados teis de uma auditoria (3.1), decididos pela equipa auditora (3.9) aps ter tido em considerao os objectivos da auditoria e todas as constataes de auditoria (3.4). 3.6 cliente da auditoria: organizao ou pessoa que requer uma auditoria (3.1).
NOTA: O cliente da auditoria pode ser o auditado (3.7) ou qualquer outra organizao que tenha direito regulamentar ou contratual de requerer uma auditoria.

3.7 auditado: organizao a ser auditada. 3.8 auditor: pessoa com a competncia (3.14) para realizar uma auditoria (3.1). 3.9 equipa auditora: um ou mais auditores (3.8) que conduzem uma auditoria (3.1), apoiados, se necessrio, por peritos tcnicos (3.10).
NOTA1. Um dos auditores da equipa auditora nomeado auditorlder.1) NOTA2. A equipa auditora pode incluir auditores em formao.

3.10 perito tcnico: pessoa que possui conhecimentos especficos ou experincia qualificada para a equipa auditora (3.9).
NOTA1. Conhecimentos especficos ou experincia qualificada no que diz respeito organizao, ao processo ou actividade a auditar, lngua ou orientao cultural. NOTA2. Um perito tcnico no actua como auditor (3.8) no mbito da equipa auditora.

3.11 programa de auditorias: conjunto de uma ou mais auditorias (3.1) planeadas para um determinado perodo de tempo e dirigidas a uma finalidade especfica.
NOTA: Um programa de auditorias inclui todas as actividades necessrias para planear, organizar e conduzir auditorias.

3.12 plano de auditoria: descrio das actividades e dos preparativos de uma auditoria (3.1). 3.13 mbito da auditoria: extenso e limites de uma auditoria (3.1).
NOTA: O mbito da auditoria normalmente inclui uma descrio dos locais, das unidades organizacionais, das actividades e dos processos, bem como do perodo de tempo abrangido.

3.14 competncia: atributos pessoais demonstrados e capacidade demonstrada de aplicar conhecimentos e de saber fazer.

1)

Outra designao normalmente utilizada auditor coordenador, sendo este o termo adoptado na presente norma.

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4 Princpios de auditoria
Auditar caracteriza-se pelo respeito por um conjunto de princpios. Estes tornam a auditoria uma ferramenta eficaz e fivel de apoio a polticas e aces de controlo da gesto, proporcionando informao sobre a qual uma organizao pode agir para melhorar o seu desempenho. A adeso a estes princpios um pr-requisito para proporcionar concluses de auditorias que sejam relevantes e suficientes para permitir que auditores, trabalhando independentemente uns dos outros, cheguem a concluses similares em circunstncias similares. Os princpios seguintes dizem respeito a auditores: a) Conduta tica: pilar do profissionalismo Confiana, integridade, confidencialidade e discrio so essenciais para auditar. b) Apresentao imparcial: obrigao de relatar com verdade e rigor Constataes, concluses e relatrios da auditorias reflectem com verdade e rigor as actividades das auditorias. So relatados os obstculos significativos encontrados durante a auditoria, assim como opinies divergentes, no resolvidas, entre a equipa auditora e o auditado. c) Devido cuidado profissional: aplicao de diligncia e de discernimento na auditoria Os auditores actuam com o cuidado adequado importncia da tarefa que executam e confiana neles depositada pelo cliente da auditoria e outras partes interessadas. Ter a competncia necessria um factor importante. Os princpios seguintes esto relacionados com a auditoria, que por definio, independente e sistemtica. d) Independncia: base para a imparcialidade da auditoria e para a objectividade das concluses da auditoria Os auditores so independentes da actividade a ser auditada e esto livres de preconceitos e de conflitos de interesses. Os auditores mantm um estado de esprito objectivo ao longo do processo de auditoria para assegurar que as constataes e as concluses da auditoria sero unicamente baseadas em evidncias de auditoria. e) Abordagem baseada em evidncias: mtodo racional para chegar a concluses da auditoria fiveis e reprodutveis num processo de auditoria sistemtico A evidncia de auditoria verificvel. Baseia-se em amostras da informao disponvel, dado que uma auditoria conduzida num perodo de tempo finito e com recursos finitos. O uso apropriado da amostragem est intimamente relacionado com a confiana a depositar nas concluses da auditoria. A orientao estabelecida nas restantes seces desta Norma Internacional baseia-se nos princpios anteriormente estabelecidos.

5 Gesto de um programa de auditorias

5.1 Generalidades Um programa de auditorias pode incluir uma ou mais auditorias, em funo da dimenso, natureza e complexidade da organizao a ser auditada. Estas auditorias podem ter vrios objectivos e podem tambm incluir auditorias conjuntas ou combinadas (ver Notas 3 e 4 da definio de auditoria em 3.1). Um programa de auditorias inclui tambm todas as actividades necessrias para planear e organizar os tipos e nmero de auditorias, e para providenciar recursos para a sua conduo eficaz e eficiente, dentro de um determinado perodo de tempo (def. 3.11).

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p. 11 de 40 Uma organizao pode estabelecer mais do que um programa de auditorias. Convm que a gesto de topo da organizao atribua a autoridade pela gesto do programa de auditorias. Convm que os indigitados com a responsabilidade pela gesto do programa de auditorias: a) estabeleam, implementem, monitorizem, revejam e melhorem o programa de auditorias; b) identifiquem os recursos necessrios e assegurem a sua proviso. A figura 1 ilustra o fluxo do processo para a gesto de um programa de auditorias.

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Autoridade sobre o programa de auditorias (5.1)

Estabelecimento do programa de auditorias (5.2 e 5.3) - objectivos e extenso - responsabilidades - recursos - procedimentos

Planear

Actuar

Melhoria do programa de auditorias (5.6)

Implementao do programa de auditorias (5.4 e 5.5) - calendarizao das auditorias - avaliao de auditores - seleco de equipas auditoras - direco de actividades de auditoria - manuteno de registos

Competncia e avaliao de auditores (seco 7) Executar Actividades da auditoria (seco 6)

Monitorizao e reviso do programa de auditorias (5.6) - monitorizao e reviso - identificao de necessidades de aces correctivas e preventivas - identificao de oportunidades de melhoria

Verificar

Figura 1 Ilustrao do fluxo do processo para a gesto de um programa de auditorias

NOTA1. A figura 1 tambm ilustra a aplicao da metodologia Planear-Executar-Verificar-Actuar nesta Norma Internacional. NOTA2. Os nmeros, nesta e nas figuras subsequentes, referem-se s seces relevantes desta Norma Internacional.

Se uma organizao a ser auditada opera sistemas de gesto da qualidade e de gesto ambiental, o programa de auditorias pode incluir auditorias combinadas. Nestes casos, convm ter especial ateno competncia da equipa auditora. Duas ou mais organizaes auditoras podem cooperar, como parte dos respectivos programas de auditorias, para conduzir uma auditoria conjunta. Neste caso, convm ter especial ateno diviso de responsabilidades, proviso de quaisquer recursos adicionais, competncia da equipa auditora e aos procedimentos apropriados. Antes do incio das auditorias convm obter acordo sobre estas questes.

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Ajuda prtica Exemplos de programas de auditorias Exemplos de programas de auditorias incluem o seguinte: a) uma srie de auditorias internas cobrindo um sistema de gesto da qualidade de toda a organizao para o ano em curso; b) auditorias, de segunda parte, ao sistema de gesto de potenciais fornecedores de produtos crticos, a serem realizadas nos seis meses seguintes; c) auditorias para efeitos de certificao/registo e acompanhamento, conduzidas, organismos de certificao/registo de terceira parte, ao sistema de gesto ambiental, dentro de um intervalo de tempo contratualizado entre o organismo de certificao e o cliente. Um programa de auditorias inclui tambm um planeamento adequado, a proviso de recursos e o estabelecimento de procedimentos para conduzir as auditorias de acordo com o programa. 5.2 Objectivos e extenso do programa de auditorias 5.2.1 Objectivos de um programa de auditorias Convm que sejam estabelecidos objectivos para um programa de auditorias para orientar o planeamento e a conduo das auditorias. Estes objectivos podem basear-se em: a) prioridades da gesto; b) intenes comerciais; c) requisitos do sistema de gesto; d) requisitos estatutrios, regulamentares e contratuais; e) necessidades de avaliao de fornecedores; f) requisitos de clientes; g) necessidade de outras partes interessadas; h) riscos para a organizao. Ajuda prtica Exemplos de objectivos do programa de auditorias Exemplos de objectivos do programa de auditorias incluem: a) satisfao dos requisitos de certificao relativa a uma norma de sistema de gesto; b) verificao da conformidade com requisitos contratuais; c) obteno e manuteno da confiana na capacidade de um fornecedor; d) contribuio para a melhoria do sistema de gesto.

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p. 14 de 40 5.2.2 Extenso de um programa de auditorias A extenso de um programa de auditorias pode variar e ser influenciada pela dimenso, natureza e complexidade da organizao a ser auditada, assim como pelo seguinte: a) mbito, objectivo e durao de cada auditoria a ser conduzida; b) frequncia das auditorias a serem realizadas; c) nmero, importncia, complexidade, semelhana e localizao das actividades a serem auditadas; d) requisitos normativos, estatutrios, regulamentares e contratuais e outros critrios de auditoria; e) necessidades de acreditao ou registo/certificao; f) concluses das auditorias anteriores ou resultados de reviso de um programa de auditorias anterior; g) quaisquer questes lingusticas, culturais e sociais; h) as preocupaes das partes interessadas; i) alteraes significativas de uma organizao ou das suas operaes. 5.3 Responsabilidades, recursos e procedimentos relativos ao programa de auditorias 5.3.1 Responsabilidades pelo programa de auditorias Convm que a responsabilidade pela gesto de um programa de auditorias seja atribuda a um ou mais indivduos com uma compreenso geral dos princpios de auditoria, das competncias dos auditores e da aplicao das tcnicas de auditoria. Convm que tenham capacidades de gesto, bem como compreenso tcnica e do negcio relevantes para as actividades a auditar. Convm que sejam os responsveis pela gesto do programa de auditorias a: a) estabelecer os objectivos e a extenso do programa de auditorias; b) estabelecer as responsabilidades e os procedimentos e assegurar que os recursos so proporcionados; c) assegurar a implementao do programa de auditorias; d) assegurar que so mantidos os registos apropriados do programa de auditorias; e) monitorizar, rever e melhorar o programa de auditorias. 5.3.2 Recursos do programa de auditorias Ao identificar os recursos para o programa de auditorias convm considerar: a) os recursos financeiros necessrios para desenvolver, implementar, gerir e melhorar as actividades de auditoria; b) as tcnicas de auditorias; c) os processos para obter e manter as competncias dos auditores, e para melhorar o seu desempenho; d) a disponibilidade de auditores e de peritos tcnicos com competncias apropriadas aos objectivos especficos do programa de auditorias; e) a extenso do programa de auditorias; f) o tempo de deslocao, o alojamento e outras necessidades das auditorias.

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p. 15 de 40 5.3.3 Procedimentos do programa de auditorias Convm que os procedimentos do programa de auditorias considerem o seguinte: a) o planeamento e a calendarizao das auditorias; b) a garantia de competncia dos auditores e dos auditores coordenadores; c) a seleco de equipas auditoras apropriadas e a atribuio dos seus papis e responsabilidades; d) a conduo das auditorias; e) a conduo do seguimento da auditoria, se aplicvel; f) a manuteno de registos do programa de auditorias; g) a monitorizao do desempenho e da eficcia do programa de auditorias; h) o relato dos resultados globais do programa de auditorias gesto de topo. Para organizaes mais pequenas, as actividades acima mencionadas podem ser abordadas num nico procedimento. 5.4 Implementao do programa de auditorias Convm que a implementao de um programa de auditorias considere o seguinte: a) a comunicao do programa de auditorias s partes relevantes; b) a coordenao e a calendarizao das auditorias e de outras actividades relevantes para o programa de auditorias; c) o estabelecimento e a manuteno de um processo para a avaliao dos auditores e o seu desenvolvimento profissional contnuo, de acordo com 7.6 e 7.5, respectivamente; d) a confirmao da seleco das equipas auditoras; e) a proviso dos recursos necessrios s equipas auditoras; f) a confirmao da conduo das auditorias de acordo com o programa de auditorias; g) a confirmao do controlo dos registos das actividades das auditorias; h) a confirmao da reviso e da aprovao dos relatrios das auditorias e da sua distribuio ao cliente da auditoria e a outras partes especificadas; i) a confirmao do seguimento das auditorias, se aplicvel. 5.5 Registos do programa de auditorias Convm que sejam mantidos registos para demonstrar a implementao do programa de auditorias e que incluam o seguinte: a) registos relacionados com as auditorias individuais, tais como: planos das auditorias; relatrios das auditorias; relatrios das no conformidades; relatrios das aces correctivas e preventivas;

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p. 16 de 40 relatrios do seguimentos das auditorias, se aplicvel; b) resultados da reviso do programa de auditorias; c) registos relacionados com o pessoal auditor abrangendo assuntos, tais como: competncia do auditor e avaliao do desempenho; seleco da equipa auditora; manuteno e melhoria da competncia. Convm que os registos sejam conservados e devidamente salvaguardados. 5.6 Monitorizao e reviso do programa de auditorias Convm que a implementao do programa de auditorias seja monitorizada e, a intervalos apropriados, revista para avaliar se os seus objectivos foram alcanados e para identificar oportunidades de melhoria. Convm que os resultados sejam reportados gesto de topo. Convm que sejam usados indicadores de desempenho para monitorizar caractersticas tais como: a capacidade das equipas auditoras para implementar o plano da auditoria; a conformidade com os programas e os calendrios das auditorias; o retorno da informao dos clientes da auditoria, dos auditados e dos auditores. Convm que a reviso do programa de auditorias considere, por exemplo: a) os resultados e as tendncias da monitorizao; b) a conformidade com os procedimentos; c) a evoluo das necessidades e expectativas das partes interessadas; d) os registos do programa de auditorias; e) as prticas de auditorias alternativas ou novas; f) a consistncia no desempenho entre equipas auditoras em situaes similares. Os resultados das revises do programa de auditorias podem conduzir a aces correctivas e preventivas e melhoria do programa de auditorias.

6 Actividades da auditoria
6.1 Generalidades Esta seco contm orientao sobre o planeamento e a conduo das actividades de auditoria que faam parte de um programa de auditorias. A figura 2 proporciona uma viso geral das actividades tpicas de auditoria. O grau de extenso da aplicao das disposies desta seco depende do mbito e da complexidade da auditoria especfica e da utilizao pretendida para a respectivas concluses.

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Incio da auditoria (6.2) Nomeao do coordenador da equipa auditora Definio de objectivos, mbito e critrios da auditoria Determinao da exequibilidade da auditoria Seleco da equipa auditora Estabelecimento do contacto inicial com o auditado Conduo da reviso de documentos (6.3) Reviso de documentos relevantes do sistema de gesto, incluindo registos, e determinao da sua adequabilidade aos critrios da auditoria Preparao para as actividades da auditoria no local (6.4) Preparao do plano da auditoria Atribuio de tarefas equipa auditora Preparao dos documentos de trabalho Execuo da auditoria (6.5) Conduo da reunio de abertura Comunicao durante a auditoria Papis e responsabilidades de guias e observadores Recolha e verificao da informao Elaborao das constataes da auditoria Preparao das concluses da auditoria Conduo da reunio de encerramento

Preparao, aprovao e distribuio do relatrio da auditoria (6.6) Preparao do relatrio da auditoria Aprovao e distribuio do relatrio da auditoria Fecho da auditoria (6.7) Seguimento da auditoria (6.8)

NOTA: As linhas a tracejado indicam que quaisquer aces de seguimento da auditoria geralmente no se consideram como fazendo parte da auditoria.

Figura 2 Viso geral das actividades tpicas de auditoria

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p. 18 de 40 6.2 Incio da auditoria 6.2.1 Nomeao do coordenador da equipa auditora Convm que os responsveis pela gesto do programa de auditorias nomeiem o coordenador da equipa auditora para a auditoria especfica. Quando realizada uma auditoria conjunta, importante obter, antes de se iniciar a auditoria, o acordo das organizaes auditoras sobre as responsabilidades especficas de cada organizao, particularmente no que respeita autoridade do coordenador da equipa nomeado para a auditoria. 6.2.2 Definio de objectivos, mbito e critrios da auditoria No contexto dos objectivos gerais de um programa de auditorias, convm que, individualmente, uma auditoria seja baseada em objectivos, mbito e critrios documentados. Os objectivos da auditoria definem o que se pretende obter com a auditoria e permitido que incluam o seguinte: a) determinao da extenso da conformidade do sistema de gesto do auditado, ou de partes dele, com os critrios da auditoria; b) avaliao da capacidade do sistema de gesto para assegurar a conformidade com requisitos estatutrios, regulamentares e contratuais; c) avaliao da eficcia do sistema de gesto para ir ao encontro dos seus objectivos especficos; d) identificao das reas de potencial melhoria do sistema de gesto. O mbito da auditoria descreve a extenso e os limites da auditoria, tais como locais, unidades organizacionais, actividades e processos a serem auditados, bem como o perodo de tempo de durao da auditoria. Os critrios da auditoria so utilizados como referncia para a determinao de conformidade e permitido que incluam polticas, procedimentos, normas, leis e regulamentos, requisitos do sistema de gesto, requisitos contratuais ou cdigos de conduta do sector industrial/de negcio aplicveis. Convm que os objectivos da auditoria sejam definidos pelo cliente da auditoria. Convm que o mbito e os critrios da auditoria sejam definidos entre o cliente da auditoria e o coordenador da equipa auditora, de acordo com os procedimentos do programa de auditorias. Convm que quaisquer alteraes aos objectivos, mbito ou critrios da auditoria sejam acordados pelas mesmas partes. Quando est para ser realizada uma auditoria combinada, importante que o coordenador da equipa auditora assegure que os objectivos, o mbito e os critrios da auditoria sejam apropriados natureza da auditoria combinada. 6.2.3 Determinao da exequibilidade da auditoria Convm que a exequibilidade da auditoria seja determinada, tendo em considerao factores como a disponibilidade de: informao suficiente e apropriada para planear a auditoria; cooperao adequada por parte do auditado; tempo e recursos adequados.

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p. 19 de 40 Quando a auditoria no for exequvel, convm que seja proposta uma alternativa ao cliente da auditoria, consultando o auditado. 6.2.4 Seleco da equipa auditora Quando a auditoria for declarada exequvel, convm que uma equipa auditora seja seleccionada, tendo em considerao a competncia necessria para atingir os objectivos da auditoria. Se existir apenas um auditor, convm que este assuma todas as obrigaes aplicveis de um auditor coordenador. A seco 7 contm orientaes para a determinao da competncia necessria e descreve os processos para a avaliao dos auditores. Ao decidir a dimenso e a composio da equipa auditora, convm que seja tido em considerao o seguinte: a) objectivos, mbito, critrios e durao estimada da auditoria; b) se a auditoria uma auditoria combinada ou conjunta; c) competncia global da equipa auditora necessria para atingir os objectivos da auditoria; d) requisitos estatutrios, regulamentares, contratuais e de acreditao/certificao, conforme aplicvel; e) a necessidade de assegurar a independncia da equipa auditora em relao s actividades a auditar e de evitar conflito de interesses; f) a aptido dos membros da equipa auditora para interagir eficazmente com o auditado e para trabalhar em equipa; g) o idioma da auditoria e a compreenso das caractersticas sociais e culturais especficas do auditado; permitido que estas questes sejam resolvidas quer atravs das prprias competncias do auditor, quer atravs do apoio de um perito tcnico. Convm que o processo para garantir a competncia global da equipa auditora inclua os seguintes passos: identificao dos conhecimentos e das competncias necessrios para atingir os objectivos da auditoria; seleco dos membros da equipa auditora de modo a que todos os conhecimentos e competncias necessrios estejam presentes na equipa auditora. Se os conhecimentos e as competncias necessrios no forem completamente cobertos pelos auditores da equipa, permitido que os mesmos sejam satisfeitos atravs da incluso de peritos tcnicos. Convm que os peritos tcnicos operem sob a direco de um auditor. permitido que auditores em formao sejam includos na equipa auditora, mas no convm que auditem sem direco ou orientao. Tanto o cliente da auditoria como o auditado podem requerer a substituio de membros especficos da equipa auditora, de acordo com motivos razoveis baseados nos princpios de auditoria descritos na seco 4. Exemplos de motivos razoveis incluem situaes de conflito de interesses (tais como um membro da equipa auditora ter sido anteriormente empregado do auditado ou ter prestado servios de consultoria ao mesmo) e comportamento anterior no tico. Convm que tais motivos sejam comunicados ao auditor coordenador e aos responsveis pela gesto do programa de auditorias, os quais convm que resolvam esta questo com o cliente da auditoria e com o auditado antes de tomar quaisquer decises quanto a substituir membros da equipa auditora.

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p. 20 de 40 6.2.5 Estabelecimento do contacto inicial com o auditado O contacto inicial com o auditado para a auditoria pode ser informal ou formal, mas convm que seja feito pelos responsveis pela gesto do programa de auditorias ou pelo coordenador da equipa auditora. O propsito do contacto inicial : a) estabelecer canais de comunicao com o representante do auditado; b) confirmar a autoridade para conduzir a auditoria; c) proporcionar informao sobre a durao proposta e a composio da equipa auditora; d) solicitar acesso a documentos relevantes, incluindo registos; e) determinar regras de segurana aplicveis ao local; f) efectuar preparativos para a auditoria; g) acordar quanto participao de observadores e necessidade de guias para a equipa auditora. 6.3 Conduo da reviso de documentos Previamente realizao das actividades da auditoria no local, convm que a documentao do auditado seja revista para determinar a conformidade do sistema, tal como est documentado, com os critrios da auditoria. permitido que a documentao inclua documentos e registos relevantes do sistema de gesto e relatrios de auditorias anteriores. Convm que a reviso tenha em considerao a dimenso, a natureza e a complexidade da organizao bem como os objectivos e o mbito da auditoria. Em algumas situaes, permitido que a reviso seja adiada at ao incio das actividades no local, se tal no prejudicar a eficcia da conduo da auditoria. Noutras situaes, permitida a conduo de uma visita prvia ao local para obter uma perspectiva geral apropriada da informao disponvel. No caso da documentao ser considerada inadequada, convm que o auditor coordenador informe o cliente da auditoria, os responsveis pela gesto do programa de auditorias e o auditado. Convm que se decida acerca da continuidade ou da suspenso da auditoria at estarem resolvidas as questes relacionadas com documentao. 6.4 Preparao para as actividades da auditoria no local 6.4.1 Preparao do plano da auditoria Convm que o auditor coordenador prepare um plano da auditoria que proporcione a base para o acordo entre o cliente da auditoria, a equipa auditora e o auditado com vista conduo da auditoria. Convm que o plano facilite a calendarizao e a coordenao das actividades da auditoria. Convm que o grau de detalhe da informao proporcionada no plano da auditoria reflicta o mbito e a complexidade da auditoria. permitido que os detalhes difiram, por exemplo, entre a primeira auditoria e as subsequentes e, tambm, entre as auditorias internas e externas. Convm que o plano da auditoria seja suficientemente flexvel para permitir alteraes, tais como mudanas no mbito da auditoria que possam tornar-se necessrias medida que as actividades da auditoria no local progridam.

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p. 21 de 40 Convm que o plano da auditoria inclua o seguinte: a) os objectivos da auditoria; b) os critrios da auditoria e quaisquer documentos de referncia; c) o mbito da auditoria, incluindo a identificao das unidades organizacionais e funcionais e dos processos a serem auditados; d) as datas e locais onde as actividades da auditoria no local iro ser conduzidas; e) o horrio e durao esperados para as actividades da auditoria no local, incluindo reunies com a gesto dos auditados e reunies da equipa auditora; f) os papis e responsabilidades dos membros da equipa auditora e de quaisquer acompanhantes; g) a afectao de recursos apropriados para reas crticas da auditoria. Convm que o plano da auditoria aborde tambm o seguinte, conforme apropriado: h) a identificao do representante do auditado para a auditoria; i) o idioma utilizado na auditoria e no relatrio da auditoria, sempre que seja diferente do idioma do auditor e/ou auditado; j) os tpicos do relatrio da auditoria; k) preparativos logsticos (deslocaes, instalaes, etc.); l) assuntos relacionados com confidencialidade; m)quaisquer aces de seguimento da auditoria. Convm que o plano seja revisto e aceite pelo cliente da auditoria e apresentado ao auditado antes das actividades da auditoria no local se iniciarem. Convm que quaisquer objeces por parte do auditado sejam resolvidas entre o coordenador da equipa auditora, o auditado e o cliente da auditoria. Convm que qualquer reviso do plano da auditoria seja acordada entre as partes interessadas antes da continuao da auditoria. 6.4.2 Atribuio de tarefas equipa auditora Convm que o auditor coordenador, consultando a equipa auditora, atribua a cada membro da equipa responsabilidades para auditar processos, funes, locais, reas ou actividades especficas. Convm que tais atribuies tenham em considerao a necessidade de independncia e competncia dos auditores e o uso eficaz dos recursos, bem como os diferentes papis e responsabilidades dos auditores, dos auditores em formao e dos peritos tcnicos. As alteraes s atribuies de tarefas podem ser efectuadas medida que a auditoria progride, de modo a assegurar que os objectivos da auditoria so atingidos. 6.4.3 Preparao dos documentos de trabalho Convm que os membros da equipa auditora revejam a informao relevante para as suas atribuies na auditoria e preparem os documentos de trabalho necessrios para referncia e para registo durante a auditoria. Tais documentos de trabalho podem incluir:

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p. 22 de 40 listas de verificao e planos de amostragem da auditoria; formulrios para registo de informao, tais com evidncias de suporte, constataes da auditoria e registos de reunies. Convm que a utilizao de listas de verificao e formulrios no restrinja a extenso das actividades da auditoria, que podem ser alteradas como resultado da informao compilada durante a auditoria. Convm que documentos de trabalho, incluindo registos decorrentes da sua utilizao, sejam retidos, pelo menos at concluso da auditoria. A reteno de documentos aps a concluso da auditoria est descrita em 6.7. Convm que os documentos que envolvam informao confidencial ou da propriedade da organizao sejam devidamente salvaguardados, e em todas as circunstncias, pelos membros da equipa auditora. 6.5 Execuo da auditoria 6.5.1 Conduo da reunio de abertura Convm que seja realizada uma reunio de abertura com a gesto do auditado ou, quando aplicvel, com os responsveis pelas funes ou processos a auditar. Os objectivos de uma reunio de abertura so: a) confirmar o plano da auditoria; b) apresentar sucintamente a metodologia utilizada na realizao da auditoria; c) confirmar os canais de comunicao; d) proporcionar uma oportunidade para o auditado colocar questes. Ajuda prtica Reunio de abertura Em muitos casos, por exemplo no caso de auditorias internas numa pequena organizao, a reunio de abertura pode simplesmente consistir em comunicar que vai ser realizada uma auditoria e em explicar a sua natureza. Noutras situaes de auditoria, convm que a reunio seja formal, devendo ser mantido o registo das presenas. Convm que a reunio seja dirigida pelo auditor coordenador e que os seguintes pontos, quando apropriado, sejam tidos em considerao: a) a apresentao dos participantes, incluindo uma breve descrio dos respectivos papis; b) a confirmao dos objectivos, critrios e mbito da auditoria; c) a confirmao, com o auditado, do horrio da auditoria e de outras disposies relevantes, tais como a data e a hora para a reunio de encerramento, de quaisquer reunies intercalares entre a equipa auditora e a gesto do auditado, bem como eventuais alteraes de ltima hora; d) os mtodos e procedimentos a serem utilizados na realizao da auditoria, incluindo informar o auditado que as evidncias de auditoria sero apenas baseadas numa amostra da informao disponvel e que, consequentemente, existe um elemento de incerteza quando se audita; e) a confirmao dos canais de comunicao formais entre a equipa auditora e o auditado; f) a confirmao do idioma a ser utilizado durante a auditoria; g) a confirmao de que, durante a auditoria, o auditado ser mantido ao corrente do progresso da mesma; h) a confirmao da disponibilidade dos recursos e instalaes necessrias equipa auditora; i) a confirmao das questes relacionadas com confidencialidade;

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j) a confirmao dos procedimentos relevantes de segurana no trabalho, emergncia e segurana para a equipa auditora; k) a confirmao da identidade, funo e disponibilidade, de qualquer guia; l) a metodologia de elaborao do relatrio, incluindo eventual classificao de no conformidades; m)a informao sobre as circunstncias que podem pr termo auditoria; n) a informao sobre qualquer sistema de recurso relativo realizao ou s concluses da auditoria. 6.5.2 Comunicao durante a auditoria Dependendo do mbito e da complexidade da auditoria, pode ser necessrio estabelecer disposies formais para a comunicao entre a equipa auditora e o auditado durante a auditoria. Convm que a equipa auditora reuna periodicamente para trocar informaes, avaliar o progresso da auditoria e, conforme necessrio, redistribuir trabalho entre os membros da equipa auditora. Convm que, durante a auditoria, o auditor coordenador comunique periodicamente, ao auditado e ao cliente da auditoria, conforme apropriado, o progresso da auditoria e quaisquer preocupaes. Convm que a evidncia recolhida no decurso da auditoria que surgira um risco imediato e significativo (por exemplo segurana, ambiente ou qualidade) seja relatada sem demora ao auditado e, se apropriado, ao cliente da auditoria. Convm que qualquer preocupao relativa a uma questo fora do mbito da auditoria seja anotada e relatada ao auditor coordenador, para eventual comunicao ao cliente da auditoria e ao auditado. Quando as evidncias de auditoria disponveis indiciarem que os objectivos da auditoria no so atingveis, convm que o auditor coordenador relate as razes ao cliente da auditoria e ao auditado para determinar a aco apropriada. Tal aco pode incluir a reconfirmao ou a modificao do plano da auditoria, alteraes aos objectivos ou ao mbito da auditoria, ou ser-lhe posto termo. Convm que qualquer necessidade de alterao ao mbito da auditoria que se possa revelar necessria medida que as actividades de auditoria no local progridam seja revista com e aprovada pelo cliente da auditoria e, se apropriado, pelo auditado. 6.5.3 Papis e responsabilidades de guias e observadores permitido que guias e observadores acompanhem a equipa auditora, mas no fazem parte dela. Convm que no influenciem ou interfiram com a conduo da auditoria. Quando so designados guias pelo auditado, convm que estes apoiem a equipa auditora e actuem a pedido do auditor coordenador. As suas responsabilidades podem incluir o seguinte: a) estabelecer contactos e horrios para entrevistas; b) combinar visitas a partes especficas do local ou da organizao; c) assegurar que as regras relativas segurana do local e aos procedimentos de segurana so conhecidas e respeitadas pelos membros da equipa auditora; d) testemunhar a auditoria em nome do auditado; e) prestar esclarecimentos ou apoiar a recolha da informao. 6.5.4 Recolha e verificao da informao Convm que, durante a auditoria, a informao relevante para os objectivos, mbito e critrios da auditoria, incluindo a informao que se relaciona com os interfaces entre funes, actividades e processos, seja

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p. 24 de 40 recolhida atravs de amostragem apropriada e seja verificada. Apenas a informao que verificvel pode constituir evidncia de auditoria. Convm que as evidncias de auditoria sejam registadas. As evidncias da auditoria so baseadas em amostras da informao disponvel. Consequentemente, existe um elemento de incerteza quando se audita e aqueles que actuam com base nas concluses da auditoria devem estar conscientes dessa incerteza. A figura 3 proporciona uma viso geral do processo, desde a recolha da informao at se atingirem as concluses da auditoria.

Fontes de informao

Recolha por amostragem apropriada e verificao

Evidncias de auditoria

Avaliao de acordo com os critrios da auditoria

Constataes da auditoria

Reviso

Concluses da auditoria

Figura 3 Viso geral do processo, desde a recolha da informao at se atingirem as concluses da auditoria Os mtodos para recolha da informao incluem: entrevistas; observao de actividades; reviso de documentos.

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Ajuda prtica Fontes de informao As fontes de informao escolhidas podem variar de acordo com o mbito e a complexidade da auditoria e permitido que incluam o seguinte: a) entrevistas com empregados e outras pessoas; b) observao das actividades, bem como do ambiente e das condies de trabalho circunvizinhos; c) documentos, tais como poltica, objectivos, planos, procedimentos, normas, instrues, licenas e autorizaes, especificaes, desenhos, contratos e encomendas; d) registos, tais como registos de inspeco, actas de reunies, relatrios de auditorias, registos de programas de monitorizao e os resultados de medies; e) resumos dos dados, anlises e indicadores do desempenho; f) informao sobre os programas de amostragem utilizados pelo auditado e sobre procedimentos para o controlo dos processos de amostragem e de medio; g) relatrios de outras fontes, por exemplo, o retorno de informao do cliente, outra informao relevante de entidades externas e as avaliaes de fornecedores; h) bases de dados informticas e pginas da Internet. Ajuda prtica Conduo de entrevistas As entrevistas so um dos meios importantes de recolha da informao e convm que sejam realizadas tendo em conta a situao e as pessoas entrevistadas. Contudo, convm que o auditor coordenador considere o seguinte: a) realizar as entrevistas com pessoas de nveis e funes apropriados, que desempenhem actividades ou tarefas dentro do mbito da auditoria; b) conduzir as entrevistas durante as horas normais de funcionamento e, onde aplicvel, no local normal de trabalho da pessoa a ser entrevistada; c) fazer todas as tentativas para colocar vontade a pessoa a ser entrevistada antes e durante a entrevista; d) explicar as razes da entrevista e de quaisquer anotaes tomadas; e) iniciar as entrevistas pedindo s pessoas que descrevam o seu trabalho; f) evitar perguntas que limitem as respostas (por ex. questes fechadas); g) resumir os resultados da entrevista e rever com a pessoa entrevistada; h) agradecer s pessoas entrevistadas a sua participao e cooperao. 6.5.5 Elaborao das constataes da auditoria Convm que as evidncias de auditoria, sejam avaliadas face aos critrios de auditoria para gerar as constataes da auditoria. As constataes da auditoria podem indicar a conformidade ou a no conformidade com os critrios de auditoria. Quando especificado pelos objectivos de auditoria, as constataes da auditoria podem identificar uma oportunidade de melhoria. Convm que a equipa auditora reuna, em momentos apropriados durante a auditoria, conforme seja necessrio, para rever as constataes da auditoria.

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p. 26 de 40 Convm que a conformidade com os critrios de auditoria seja resumida para indicar os locais, as funes, ou os processos que foram auditados. Se includo no plano de auditoria, convm que cada constatao da auditoria e as suas evidncias de suporte sejam tambm registadas. Convm que as no conformidades e respectivas evidncias de auditoria que as suportem sejam registadas. As no conformidades podem ser classificadas. Convm que sejam revistas com o auditado para obteno do reconhecimento exacto das evidncias de auditoria e para a compreenso das no conformidades. conveniente fazer todas as tentativas de resoluo de opinies divergentes sobre evidncias e/ou constataes da auditorias, registando os pontos de desacordo. 6.5.6 Preparao das concluses da auditoria Convm que a equipa auditora conferencie antes da reunio de encerramento para: a) rever as constataes da auditoria e qualquer outra informao apropriada recolhida durante a auditoria na perspectiva dos objectivos da auditoria; b) acordar sobre as concluses da auditoria, tendo em considerao a incerteza inerente ao processo de auditoria; c) preparar recomendaes, caso esteja especificado nos objectivos da auditoria; d) discutir o seguimento da auditoria, se includo no plano de auditoria. Ajuda prtica Concluses da auditoria As concluses da auditoria podem abordar assuntos tais como: a) a extenso da conformidade do sistema de gesto com os critrios da auditoria; b) a implementao, manuteno e melhoria eficazes do sistema de gesto; c) a capacidade do processo de reviso pela gesto para garantir a pertinncia/convenincia, a adequao, a eficcia e a melhoria contnuas do sistema de gesto. Caso seja especificado pelos objectivos da auditoria, as concluses da auditoria podem conduzir a recomendaes relacionadas com melhorias, com relacionamentos de negcio, com certificao/registos ou com futuras actividades de auditoria. 6.5.7 Conduo da reunio de encerramento Convm que uma reunio de encerramento, dirigida pelo coordenador de equipa auditora, seja realizada para apresentar as constataes e as concluses da auditoria de forma a que sejam entendidas e reconhecidas pelo auditado e para acordarem, se apropriado, o perodo de tempo para o auditado apresentar um plano de aces correctivas e preventivas. Convm que os participantes da reunio de encerramento incluam o auditado, permitindo tambm incluir o cliente da auditoria e outras partes interessadas. Se necessrio, convm que o auditor coordenador avise o auditado sobre as situaes encontradas durante a auditoria que podem diminuir a confiana que pode ser depositada nas concluses da auditoria. Em muitas situaes, como por exemplo em auditorias internas em pequenas organizaes, a reunio de encerramento pode limitar-se comunicao das constataes e concluses da auditoria. Para outras situaes de auditoria, convm que a reunio seja formal e que sejam mantidas as actas, incluindo o registo das presenas.

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p. 27 de 40 Convm que quaisquer opinies divergentes entre a equipa auditora e o auditado, relativas s constataes e/ou concluses da auditoria, sejam discutidas e, se possvel, resolvidas. Caso no sejam resolvidas, todas as diferentes opinies devem ser registadas. Se especificado pelos objectivos da auditoria, convm que as recomendaes para melhoria sejam apresentadas. Convm que seja enfatizado que as recomendaes no so vinculativas. 6.6 Preparao, aprovao e distribuio do relatrio da auditoria 6.6.1 Preparao do relatrio da auditoria Convm que o auditor coordenador seja responsvel pela preparao e pelos contedos do relatrio da auditoria. Convm que o relatrio da auditoria proporcione um registo completo, exacto, conciso e claro da auditoria, convm ainda que inclua ou refira o seguinte: a) os objectivos da auditoria; b) o mbito da auditoria, em particular a identificao das unidades organizacionais e funcionais ou processos auditados e o perodo de tempo abrangido; c) a identificao do cliente da auditoria; d) a identificao do auditor coordenador e dos membros da equipa auditora; e) as datas e locais onde decorreram as actividades de auditoria a instalaes; f) os critrios da auditoria; g) as constataes da auditoria; h) as concluses da auditoria. O relatrio de auditoria, se apropriado, pode tambm incluir ou referir o seguinte: i) o plano da auditoria; j) a lista dos representantes do auditado; k) um resumo do processo de auditoria, incluindo a incerteza e/ou quaisquer obstculos encontrados que possam diminuir a fiabilidade das concluses da auditoria; l) a confirmao de que os objectivos da auditoria foram alcanados no mbito da auditoria, de acordo com o plano de auditoria; m)as reas no cobertas, apesar de abrangidas pelo mbito da auditoria; n) as opinies divergentes e no resolvidas entre a equipa auditora e o auditado; o) as recomendaes para melhoria, se especificado nos objectivos de auditoria; p) os planos de aco de seguimento acordados, caso existam; q) uma declarao sobre a natureza confidencial dos contedos; r) a lista de distribuio do relatrio da auditoria.

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p. 28 de 40 6.6.2 Aprovao e distribuio do relatrio da auditoria Convm que o relatrio da auditoria seja emitido dentro do prazo acordado. Se tal no for possvel, convm que as razes para o atraso sejam comunicadas ao cliente da auditoria, sendo conveniente acordar uma nova data de emisso. Convm que o relatrio da auditoria seja datado, revisto e aprovado de acordo com o definido nos procedimentos do programa de auditorias. Convm que o relatrio da auditoria aprovado seja ento distribudo aos destinatrios designados pelo cliente da auditoria. O relatrio da auditoria propriedade do cliente da auditoria. Convm que os membros da equipa auditora e todos os destinatrios do relatrio respeitem e mantenham a confidencialidade do relatrio. 6.7 Fecho da auditoria A auditoria est concluda quando tiverem sido realizadas todas as actividades descritas no plano de auditoria e quando o relatrio da auditoria aprovado tiver sido distribudo. Convm que os documentos relacionados com a auditoria sejam retidos ou destrudos por acordo entre as partes participantes e de acordo com os procedimentos do programa de auditorias e requisitos estatutrios, regulamentares e contratuais aplicveis. A menos que seja requerido por lei, convm que a equipa auditora e os responsveis pela gesto do programa de auditorias no revelem os contedos dos documentos, qualquer outra informao obtida durante a auditoria, ou o relatrio da auditoria, a uma qualquer outra parte sem a aprovao explcita do cliente da auditoria e, onde aplicvel, a aprovao do auditado. Se for requerida a revelao dos contedos de um documento da auditoria, convm que o cliente da auditoria e o auditado sejam informados logo que possvel. 6.8 Seguimento da auditoria As concluses da auditoria podem indicar a necessidade de aces correctivas, preventivas e de melhoria, conforme aplicvel. Estas aces so geralmente decididas e desencadeadas pelo auditado dentro de um prazo acordado, no sendo considerado fazerem parte da auditoria. Convm que o auditado mantenha o cliente da auditoria informado sobre o estado destas aces. Convm que seja verificada a concluso e a eficcia da aco correctiva. Esta verificao pode fazer parte duma auditoria subsequente. O programa de auditorias pode especificar o seguimento por membros da equipa auditora, que acrescentam valor ao usar a sua competncia. Nestes casos, convm ter o cuidado de manter a independncia em actividades de auditoria subsequentes.

7 Competncia e avaliao de auditores

7.1 Generalidades A confiana e a credibilidade do processo de auditoria depende da competncia de quem conduz a auditoria. Esta competncia baseada na demonstrao: dos atributos pessoais descritos em 7.2;

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p. 29 de 40 da capacidade de aplicar os conhecimentos e competncias descritos em 7.3 obtidos atravs da escolaridade, experincia profissional, formao como auditor e experincia em auditorias, descritas em 7.4. Este conceito de competncia de auditores ilustrado na figura 4. Alguns dos conhecimentos e competncias descritos em 7.3 so comuns aos auditores de sistemas de gesto da qualidade e de gesto ambiental, e alguns so especficos para auditores de cada uma das disciplinas individuais. Os auditores desenvolvem, mantm e melhoram a sua competncia atravs de um desenvolvimento profissional contnuo e da participao regular em auditorias (ver 7.5). Em 7.6 descrito um processo para avaliao de auditores e de auditores coordenadores.

7.2 Atributos pessoais Convm que os auditores possuam os atributos pessoais que lhes permitam actuar de acordo com os princpios de auditoria descritos na seco 4. Convm que um auditor seja: a) tico, i.e., justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto; b) esprito aberto, i.e., disposto a considerar ideias ou pontos de vista alternativos; c) diplomata, i.e., usando de tacto no relacionamento com as pessoas; d) observador, i.e., activamente consciente do meio fsico envolvente e das actividades; e) perceptivo, i.e., instintivamente consciente e capaz de compreender situaes; f) verstil, i.e., ajustando-se prontamente a diferentes situaes; g) tenaz, i.e., persistente, focalizado no atingir dos objectivos; h) decidido, i.e., alcanando concluses oportunas baseadas em raciocnio lgico e anlise;

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p. 30 de 40 i) auto-confiante, i.e., agindo e funcionando de forma independente enquanto interage eficazmente com os outros. 7.3 Conhecimentos e competncias 7.3.1 Conhecimentos e competncias genricos de auditores de sistemas de gesto da qualidade e de sistemas de gesto ambiental Convm que os auditores tenham conhecimentos e competncias nas reas seguintes: a) Princpios, procedimentos e tcnicas de auditoria: permitindo ao auditor aplicar os que sejam apropriados, a diferentes auditorias, garantindo que as auditorias so conduzidas de uma forma consistente e sistemtica. Convm que o auditor seja capaz de: aplicar os princpios, procedimentos e tcnicas de auditoria; planear e organizar o trabalho de uma forma eficaz; conduzir a auditoria de acordo com o programado; prioritizar e concentrar-se nas questes com significado; recolher informao atravs de entrevistas eficazes, da capacidade de ouvir, da observao e reviso de documentos, registos e dados; compreender a adequabilidade e consequncias da utilizao de tcnicas de amostragem em auditoria; verificar a exactido da informao coligida; confirmar a suficincia e a adequao das evidncias de auditoria para suportar constataes e concluses da auditoria; avaliar os factores que podem influenciar a fiabilidade das constataes e concluses da auditoria; utilizar documentos de trabalho para registar as actividades de auditoria; preparar relatrios de auditoria; manter a confidencialidade e segurana da informao; comunicar eficazmente, quer atravs da competncia lingustica pessoal quer atravs de um intrprete. b) Sistema de gesto e documentos de referncia: possibilitando ao auditor a compreenso do mbito da auditoria e a aplicao dos critrios da auditoria. Nesta rea, convm que os conhecimentos e competncias abranjam: aplicao de sistemas de gesto a diferentes organizaes; interaco entre os elementos do sistema de gesto; normas de sistemas de gesto da qualidade e de gesto ambiental, procedimentos aplicveis ou outros documentos do sistema de gesto utilizados como critrios da auditoria; reconhecimento de diferenas entre documentos de referncia e da sua hierarquia; aplicao dos documentos de referncia em diferentes situaes de auditoria; sistemas e tecnologias de informao para autorizao, segurana, distribuio e controlo de documentos, dados e registos.

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p. 31 de 40 c) Situaes organizacionais: possibilitando ao auditor a compreenso do contexto operacional da organizao. Convm que, nesta rea, os conhecimentos e competncias abranjam: dimenso, estrutura, funes e relaes organizacionais; processos gerais de negcio e terminologia com eles relacionada; hbitos culturais e sociais do auditado. d) Legislao, regulamentao e outros requisitos relevantes aplicveis disciplina: possibilitando ao auditor trabalhar dentro, e tendo conscincia, dos requisitos aplicveis organizao a ser auditada. Nesta rea, convm que os conhecimentos e competncias abranjam: cdigos, legislao e regulamentao locais, regionais e nacionais; contratos e acordos; tratados e convenes internacionais; outros requisitos que a organizao subscreva. 7.3.2 Conhecimentos e competncias genricos de auditores coordenadores Convm que os auditores coordenadores tenham conhecimentos e competncias adicionais na liderana da auditoria de forma a facilitar a eficaz e eficiente conduo da auditoria. Convm que um auditor coordenador seja capaz de: planear a auditoria e utilizar eficazmente os recursos durante a auditoria; representar a equipa auditora nos contactos com o cliente da auditoria e com o auditado; organizar e dirigir os membros da equipa auditora; providenciar a direco e orientao a auditores em formao; conduzir a equipa auditora para a obteno de concluses da auditoria; evitar e resolver conflitos; preparar e concluir o relatrio da auditoria. 7.3.3 Conhecimentos e competncias especficos de auditores de sistemas de gesto da qualidade Convm que os auditores de sistemas de gesto da qualidade tenham conhecimentos e competncias nas seguintes reas: a) Mtodos e tcnicas relacionados com a qualidade: possibilitando ao auditor examinar os sistemas de gesto da qualidade e gerar as constataes e as concluses da auditoria apropriadas. Nesta rea, convm que os conhecimentos e competncias abranjam: a terminologia da qualidade; os princpios de gesto da qualidade e sua aplicao; as ferramentas de gesto da qualidade e sua aplicao (por exemplo, controlo estatstico do processo, anlise modal de falhas e efeitos e sua criticidade, etc.). b) Processos e produtos, incluindo servios: possibilitando ao auditor abranger o contexto tecnolgico no qual a auditoria conduzida. Nesta rea, convm que os conhecimentos e competncias abranjam:

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p. 32 de 40 a terminologia especfica do sector; as caractersticas tcnicas de processos e produtos, incluindo servios; os processos e prticas especficos do sector. 7.3.4 Conhecimentos e competncias especficos de auditores de sistemas de gesto ambiental Convm que os auditores de sistemas de gesto ambiental tenham conhecimentos e competncias nas seguintes reas: a) Mtodos e tcnicas de gesto ambiental: possibilitando ao auditor examinar os sistemas de gesto ambiental e gerar as constataes e concluses da auditoria apropriadas. Nesta rea, convm que os conhecimentos e competncias abranjam: a terminologia do ambiente; os princpios de gesto ambiental e sua aplicao; as ferramentas de gesto ambiental (tais como, avaliao de aspectos/impactes ambientais, avaliao de ciclo de vida, avaliao de desempenho ambiental, etc.). b) Cincia e tecnologia do ambiente: possibilitando ao auditor abranger as relaes fundamentais entre as actividades humanas e o ambiente. Nesta rea, convm que os conhecimentos e competncias abranjam: o impacte no ambiente das actividades humanas; a interaco de ecosistemas; os meios ambientais (p.e. ar, gua, solo); a gesto de recursos naturais (p.e. combustveis fsseis, gua, flora e fauna); os mtodos gerais da proteco ambiental. c) Aspectos tcnicos e ambientais das operaes: possibilitando ao auditor abranger a interaco com o ambiente das actividades, produtos, servios e operaes do auditado. Nesta rea, convm que os conhecimentos e competncias abranjam: a terminologia especfica do sector; os aspectos e impactes ambientais; os mtodos para avaliar a significncia dos aspectos ambientais; as caractersticas crticas de processos operacionais, produtos e servios; as tcnicas de monitorizao e medio; as tecnologias de preveno da poluio. 7.4 Escolaridade, experincia profissional, formao como auditor e experincia em auditorias 7.4.1 Auditores Convm que os auditores tenham a seguinte escolaridade, experincia profissional, formao como auditor e experincia em auditorias:

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p. 33 de 40 a) ter obtido escolaridade suficiente para a aquisio dos conhecimentos e competncias descritos em 7.3; b) ter experincia profissional que contribua para o desenvolvimento dos conhecimentos e competncias descritos em 7.3.3 e 7.3.4. Convm que esta experincia profissional seja em funo tcnica, de gesto ou profissional que envolva as capacidades de julgar, de resolver problemas e de comunicar com outros gestores ou profissionais, pares, clientes e/ou outras partes interessadas. Convm que parte da experincia profissional seja numa funo em que as actividades levadas a cabo tenham contribudo para o desenvolvimento de conhecimentos e competncias: - no campo da gesto da qualidade, para auditores de sistemas de gesto da qualidade; - no campo da gesto ambiental, para auditores de sistemas de gesto ambiental. c) ter concludo a formao como auditor que contribua para o desenvolvimento dos conhecimentos e competncias descritos em 7.3.1, assim como, em 7.3.3 e 7.3.4. Esta formao pode ser ministrada por colaboradores da prpria organizao ou por uma organizao externa. d) ter experincia em auditorias nas actividades descritas na seco 6. Convm que esta experincia tenha sido adquirida sob a direco e orientao de um auditor competente como coordenador para a mesma disciplina.
NOTA: A extenso da direco e orientao (neste ponto e em 7.4.2, 7.4.3 e quadro 1) necessrias durante uma auditoria deixada ao critrio dos nomeados com a responsabilidade pela gesto do programa de auditorias e do auditor coordenador da auditoria. A disponibilizao de direco e orientao no implica uma superviso constante e no requer que uma pessoa esteja exclusivamente afecta a essa tarefa.

7.4.2 Auditores coordenadores Convm que um auditor coordenador tenha adquirido experincia em auditorias de forma a desenvolver os conhecimentos e competncias descritos em 7.3.2. Convm que esta experincia adicional tenha sido adquirida ao desempenhar a funo de auditor coordenador sob a direco e orientao de outro auditor competente como auditor coordenador. 7.4.3 Auditores que auditam tanto sistemas de gesto da qualidade como sistemas de gesto ambiental Convm que os auditores de sistemas de gesto da qualidade ou de sistemas de gesto ambiental que pretendam ser auditores na segunda disciplina tenham: a) a formao e experincia profissional necessrias para adquirir os conhecimentos e competncias relativos segunda disciplina; b) conduzido auditorias cobrindo o sistema de gesto da segunda disciplina sob a direco e orientao de um auditor competente auditor coordenador na segunda disciplina. Convm que um auditor coordenador numa disciplina satisfaa as recomendaes acima indicadas para se tornar auditor coordenador na segunda disciplina. 7.4.4 Nveis de escolaridade, experincia profissional, formao como auditor e experincia em auditorias Convm que, aplicando os passos 1 e 2 do processo de avaliao descrito em 7.6.2, as organizaes estabeleam os nveis de escolaridade, experincia profissional, formao como auditor e experincia em auditorias necessrios para adquirir os conhecimentos e competncias apropriados ao programa de auditorias.

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p. 34 de 40 A experincia tem demonstrado que os nveis definidos no quadro 1 so apropriados a auditores que conduzem auditorias de certificao ou similar. Em funo do programa de auditorias, podem ser apropriados nveis mais ou menos elevados. Quadro 1 Exemplo de nveis de escolaridade, experincia profissional, formao como auditor e experincia em auditorias para auditores que conduzem auditorias de certificao ou similares. Auditor Escolaridade Experincia profissional total Ensino secundrio (ver Nota 1) 5 anos (ver Nota 2) Auditor em ambas as disciplinas O mesmo que para auditor O mesmo que para auditor 2 anos na segunda disciplina (ver Nota 3) 24 horas de formao na segunda disciplina (ver Nota 4) Auditor coordenador O mesmo que para auditor O mesmo que para auditor O mesmo que para auditor

Experincia profissional no mbito da gesto da Pelo menos 2 de um total de 5 anos qualidade ou gesto ambiental Formao como auditor 40 horas de formao em auditorias

O mesmo que para auditor

Experincia em auditorias

3 auditorias completas, 3 auditorias completas, 4 auditorias completas, com pelo menos 20 dias, com pelo menos 15 dias com pelo menos 15 dias de experincia de de experincia de de experincia de auditoria no papel de auditoria como auditor auditoria como auditor na segunda disciplina sob a auditor coordenador sob a em formao sob a direco e orientao de direco e orientao de direco e orientao de um auditor competente um auditor coordenador um auditor competente como auditor competente na segunda como auditor coordenador disciplina coordenador (ver Nota 5) (ver Nota 5) (ver Nota 5) Convm que as auditorias Convm que as auditorias Convm que as auditorias tenham sido concludas tenham sido concludas tenham sido concludas nos 2 ltimos anos nos 2 ltimos anos nos 3 ltimos anos consecutivos consecutivos consecutivos

NOTA1. Ensino secundrio a parte do sistema nacional de ensino aps o ensino primrio ou elementar, mas que concludo antes da entrada numa universidade ou instituio educacional similar. NOTA2. O nmero de anos de experincia profissional pode ser reduzido em um ano, se a pessoa tiver concludo o ensino ps secundrio apropriado. NOTA3. A experincia profissional na segunda disciplina pode ser simultnea com experincia profissional na primeira disciplina. NOTA4. A formao na segunda disciplina destina-se aquisio de conhecimento das normas, leis, regulamentao, princpios, mtodos e tcnicas relevantes. NOTA5. Uma auditoria completa uma auditoria que abranja todos os passos descritos de 6.3 a 6.6. Convm que a experincia total em auditorias cubra toda a norma do sistema de gesto.

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p. 35 de 40 7.5 Manuteno e melhoria da competncia 7.5.1 Desenvolvimento profissional contnuo Desenvolvimento profissional contnuo diz respeito manuteno e melhoria de conhecimentos, competncias e atributos pessoais. Tal pode ser atingido atravs de meios como experincia profissional adicional, formao, auto-formao, treino, presena em encontros, seminrios e conferncias ou outras actividades relevantes. Convm que os auditores demonstrem o seu desenvolvimento profissional contnuo. Convm que as actividades de desenvolvimento profissional contnuo tenham em linha de conta alteraes nas necessidades do indivduo e da organizao, na prtica de auditorias, nas normas e em outros requisitos. 7.5.2 Manuteno da aptido para auditoria Convm que os auditores mantenham e demonstrem a sua aptido para auditar atravs da participao regular em auditorias a sistemas de gesto da qualidade e/ou sistemas de gesto ambiental. 7.6 Avaliao de auditores 7.6.1 Generalidades Convm que a avaliao de auditores e de auditores coordenadores seja planeada, implementada e registada de acordo com os procedimentos do programa de auditorias, de forma a proporcionar um resultado que seja objectivo, consistente, justo e fivel. Convm que o processo de avaliao identifique as necessidades de formao e outros desenvolvimentos de competncias. A avaliao de auditores tem lugar nas seguintes diferentes etapas: avaliao inicial de pessoas interessadas em tornar-se auditores; avaliao dos auditores como parte do processo de seleco da equipa auditora, descrito em 6.2.4; avaliao contnua do desempenho do auditor para identificar necessidades de manuteno e melhoria dos conhecimentos e competncias. A figura 5 ilustra a relao entre estas etapas de avaliao. Os passos do processos descritos em 7.6.2 podem ser utilizados em cada uma das etapas de avaliao.

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Desenvolvimento da competncia Critrios no satisfeitos Avaliao inicial (7.6) Avaliao contnua do desempenho (7.6) Critrios satisfeitos Critrios no satisfeitos

Critrios satisfeitos

Auditor

No seleccionado Seleco da equipa auditora (6.2.4)

Manuteno e melhoria da competncia (7.5)

Auditoria (Seco 6)

Figura 5 Relao entre as etapas de avaliao. 7.6.2 Processo de avaliao O processo de avaliao envolve quatro passos principais. Passo 1 Identificao de atributos pessoais, conhecimentos e competncias para satisfazer as necessidades do programa de auditorias Para decidir quais os conhecimentos e competncias apropriados, convm ter em considerao: a dimenso, natureza e complexidade da organizao a ser auditada; os objectivos e extenso do programa de auditorias; requisitos de certificao/registo e acreditao; o papel do processo de auditoria na gesto da organizao a ser auditada; o nvel de confiana requerido pelo programa de auditorias; a complexidade do sistema de gesto a ser auditado.

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p. 37 de 40 Passo 2 Estabelecimento dos critrios de avaliao Os critrios podem ser quantitativos (tais como anos de experincia profissional e escolaridade, nmero de auditorias conduzidas, horas de formao auditor) ou qualitativos (tais como demonstrao de atributos pessoais, conhecimentos ou desempenho das competncias em formao ou no local de trabalho). Passo 3 Seleco do mtodo de avaliao apropriado Convm que avaliao seja levada a cabo, por uma pessoa ou painel, utilizando um ou mais mtodos escolhidos de entre os indicados no quadro 2. Convm que, ao utilizar o quadro 2, seja tomado nota do seguinte: os mtodos assinalados representam um leque de opes e podem no ser aplicveis a todas as situaes; os vrios mtodos assinalados podem diferir na sua fiabilidade; normalmente, convm utilizar uma combinao de mtodos para assegurar um resultado que seja objectivo, consistente, justo e fivel. Passo 4 Conduo da avaliao Neste passo, a informao reunida sobre a pessoa comparada com os critrios estabelecidos no passo 2. Quando uma pessoa no satisfaz os critrios, necessrio formao, experincia profissional e/ou em auditorias adicionais, sendo conveniente que haja em seguida uma reavaliao. No quadro 3 est ilustrado um exemplo de como os passos de um processo de avaliao podem ser aplicados e documentados, num programa de auditorias internas hipottico. Quadro 2 Mtodos de avaliao. Mtodo de avaliao Objectivos Exemplos Anlise dos registos de escolaridade, de formao, de emprego e da experincia em auditoria Inquritos, questionrios, referncias pessoais, testemunhos, reclamaes, avaliao do desempenho, reviso por pares

Reviso de registos

Verificar os antecedentes do auditor

Retorno de informao positivo e negativo

Disponibilizar informao sobre a percepo quanto ao desempenho do auditor Avaliar atributos pessoais e competncias de comunicao, verificar informao, testar conhecimentos e recolher informao adicional Avaliar os atributos pessoais e a aptido de aplicar os conhecimentos e competncias Avaliar os atributos pessoais, conhecimentos e competncias e sua aplicao Proporcionar informao quando a observao directa no for possvel ou apropriada

Entrevista

Entrevistas pessoais e telefnicas

Observao Testes

Representao, auditorias assistidas, desempenho na funo Exames orais e escritos, testes psicomtricos Reviso do relatrio da auditoria e discusso com o cliente da auditoria, com o auditado, com colegas e com o auditor

Reviso ps-auditoria

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p. 38 de 40 Quadro 3 Aplicao do processo de avaliao de um auditor num programa de auditorias internas hipottico
Passo 1 Atributos pessoais, conhecimentos e competncias tico, esprito aberto, diplomata, observador, perceptivo, verstil, tenaz, Atributos pessoais decidido e auto-confiante Conhecimentos e competncias genricos reas de competncia Capacidade para conduzir uma auditoria de acordo com procedimentos internos, comunicando com colegas de trabalho conhecidos Passo 2 Critrios de avaliao Desempenho satisfatrio no local de trabalho Passo 3 Mtodos de avaliao Avaliao de desempenho

Ter concludo um curso de formao como auditor interno. Princpios, procedimentos Ter participado em trs e tcnicas de auditoria auditorias como membro da equipa de auditoria interna. Ter lido e compreendido os Capacidade para aplicar partes relevantes procedimentos do Manual do Sistema de gesto e Sistema de Gesto relevantes do manual do sistema de gesto e documentos de referncia procedimentos relacionados para os objectivos, mbito e critrios da auditoria Capacidade para operar de uma forma Ter trabalhado na organizao pelo menos por um ano numa Situaes organizacionais eficaz dentro da cultura da organizao e na estrutura organizacional e de reporte funo de superviso Capacidade para identificar e compreender Ter concludo um curso de Legislao, a aplicao da legislao e regulamentao formao na legislao aplicvel regulamentao e outros relevantes relacionadas com os processos, s actividades e processos a requisitos aplicveis produtos e/ou descargas para o ambiente auditar Conhecimentos e competncias especficos da qualidade Capacidade para descrever os mtodos de controlo da qualidade internos Capacidade para diferenciar entre requisitos de ensaio durante processos e ensaios finais

Reviso dos registos de formao Observao. Reviso por pares Reviso dos registos de formao Testes Entrevistas Reviso dos registos de emprego Reviso dos registos de formao

Ter concludo formao na aplicao de mtodos de controlo Mtodos e tcnicas Reviso dos registos de da qualidade relacionados com a Ter demonstrado aplicao formao qualidade Observao prtica dos procedimentos de ensaio durante processos e ensaios finais Ter trabalhado no planeamento Capacidade para identificar produtos, seus da produo como tcnico de Processos e produtos Reviso dos registos de programao de processos processos de produo, especificaes e incluindo servios emprego utilizao prevista Ter trabalhado no departamento de assistncia Conhecimentos e competncias especficos do ambiente Mtodos e tcnicas de gesto ambiental Capacidade para compreender os mtodos de avaliao do desempenho ambiental Capacidade para compreender como os aspectos ambientais significativos da organizao so abordados pelos mtodos de preveno e controlo da poluio usados pela organizao Ter concludo formao em avaliao de desempenho ambiental Seis meses de experincia profissional em preveno e controlo da poluio num ambiente industrial semelhante Reviso dos registos de formao

Cincia e tecnologia ambiental

Reviso dos registos de emprego

Aspectos tcnicos e ambientais das operaes

Ter concludo um curso de Capacidade para reconhecer os aspectos formao interno em ambientais da organizao, e seus impactes Reviso dos registos de armazenamento, mistura, (p.e. materiais, as suas interaes e formao, dos utilizao e eliminao de impacte potencial no ambiente em caso de contedos pedaggicos materiais e seus impactes perdas ou fugas) ambientais e resultados Capacidade para avaliar os procedimentos Ter concludo formao no Plano Reviso dos registos de de resposta a emergncias aplicveis a de Emergncia e ter obtido formao e de emprego incidentes ambientais experincia como elemento da equipa de emergncia

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Anexo Nacional NA
(informativo) Norma Internacional
ISO 9000:2000

Ttulo
Quality management systems Fundamentals and vocabulary

Norma Europeia
EN ISO 9000:2000

Norma Portuguesa
NP EN ISO 9000:2000

Ttulo
Sistemas de gesto da qualidade Fundamentos e vocabulrio

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Anexo ZA
(normativo)

Referncias normativas a publicaes internacionais e respectivas publicaes europeias

Esta Norma Europeia incorpora disposies de outras publicaes atravs de referncias datadas ou no datadas. Estas referncias normativas so citadas no texto, em local apropriado, e as publicaes esto listadas a seguir. Relativamente s referncias datadas, as emendas ou revises subsequentes a qualquer destas publicaes aplicam-se unicamente a esta Norma Europeia caso sejam incorporadas na mesma, por reviso ou emenda. Relativamente s referncias no datadas, aplica-se a ltima edio da publicao mencionada.
NOTA: Onde uma Publicao Internacional tiver sido modificada por modificaes comuns, indicadas por (mod.), aplicvel a EN/HD relevante.

Publicao ISO 9000

Ano 2000

Ttulo Quality management systems Fundamentals and vocabulary

EN EN ISO 9000

Ano 2000