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EN ISO 9004
2019
Portuguesa
Gestão da qualidade
Qualidade de uma organização
Linhas de orientação para atingir o sucesso sustentado
(ISO 9004:2018)
Management de la qualité
Qualité d’un organisme
Lignes directrices pour obtenir des performances durables
(ISO 9004:2018)
Quality management
Quality of an organization
Guidance to achieve sustained success
(ISO 9004:2018)
ICS HOMOLOGAÇÃO
03.120.10; 03.100.70 Termo de Homologação n.º 20/2019, de 2018-00-00
A presente Norma substitui a NP EN ISO 9004:2011 (Ed. 3)
ELABORAÇÃO
CT 80 (APQ)
CORRESPONDÊNCIA 4ª EDIÇÃO
Versão portuguesa da EN ISO 9004:2018 2019-02-15
CÓDIGO DE PREÇO
X018
Versão portuguesa
Gestão da qualidade
Qualidade de uma organização
Linhas de orientação para atingir o sucesso sustentado
(ISO 9004:2018)
A presente Norma é a versão portuguesa da Norma Europeia EN ISO 9004:2018 e tem o mesmo estatuto
que as versões oficiais. A tradução é da responsabilidade do Instituto Português da Qualidade.
Esta Norma Europeia foi ratificada pelo CEN em 2018-03-22.
Os membros do CEN são obrigados a submeter-se ao Regulamento Interno do CEN/CENELEC que define
as condições de adoção desta Norma Europeia, como norma nacional, sem qualquer modificação.
Podem ser obtidas listas atualizadas e referências bibliográficas relativas às normas nacionais
correspondentes junto do Secretariado Central ou de qualquer dos membros do CEN.
A presente Norma Europeia existe nas três versões oficiais (alemão, francês e inglês). Uma versão noutra
língua, obtida pela tradução, sob responsabilidade de um membro do CEN, para a sua língua nacional, e
notificada ao Secretariado Central, tem o mesmo estatuto que as versões oficiais.
Os membros do CEN são os organismos nacionais de normalização dos seguintes países: Alemanha,
Antiga República Jugoslava da Macedónia, Áustria, Bélgica, Bulgária, Chipre, Croácia, Dinamarca,
Eslováquia, Eslovénia, Espanha, Estónia, Finlândia, França, Grécia, Hungria, Irlanda, Islândia, Itália,
Letónia, Lituânia, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Baixos, Polónia, Portugal, Reino Unido, República
Checa, Roménia, Suécia, Suíça e Turquia.
CEN
Comité Europeu de Normalização
Europäisches Komitee für Normung
Comité Européen de Normalisation
European Committee for Standardization
2018 CEN Todos os direitos de exploração sob qualquer forma e por Ref. nº EN ISO 9004:2018 Pt
qualquer meio são reservados mundialmente aos
membros nacionais do CEN.
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Sumário Página
Preâmbulo nacional .................................................................................................................................. 2
Preâmbulo europeu .................................................................................................................................. 6
Nota de endosso......................................................................................................................................... 6
Introdução ................................................................................................................................................. 7
1 Objetivo e campo de aplicação ............................................................................................................. 9
2 Referências normativas ......................................................................................................................... 9
3 Termos e definições ............................................................................................................................... 9
4 Qualidade de uma organização e sucesso sustentado ......................................................................... 9
4.1 Qualidade de uma organização ............................................................................................................. 9
4.2 Gestão para o desempenho sustentado de uma organização ................................................................ 10
5 Contexto de uma organização .............................................................................................................. 11
5.1 Generalidades ....................................................................................................................................... 11
5.2 Partes interessadas relevantes ............................................................................................................... 11
5.3 Questões externas e internas ................................................................................................................. 11
6 Identidade de uma organização ........................................................................................................... 12
6.1 Generalidades ....................................................................................................................................... 12
6.2 Missão, visão, valores e cultura ............................................................................................................ 12
7 Liderança................................................................................................................................................ 13
7.1 Generalidades ....................................................................................................................................... 13
7.2 Política e estratégia ............................................................................................................................... 14
7.3 Objetivos............................................................................................................................................... 15
7.4 Comunicação ........................................................................................................................................ 16
8 Gestão de processos ............................................................................................................................... 16
8.1 Generalidades ....................................................................................................................................... 16
8.2 Determinação dos processos................................................................................................................. 17
8.3 Responsabilidade e autoridade nos processos ...................................................................................... 18
8.4 Gerindo os processos ............................................................................................................................ 18
9 Gestão de recursos ................................................................................................................................. 19
9.1 Generalidades ....................................................................................................................................... 19
9.2 Pessoas.................................................................................................................................................. 20
9.3 Conhecimento organizacional .............................................................................................................. 21
9.4 Tecnologia ............................................................................................................................................ 22
9.5 Infraestrutura e ambiente de trabalho ................................................................................................... 22
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Preâmbulo europeu
O presente documento (EN ISO 9004:2018) foi elaborado pelo Comité Técnico ISO/TC 176 “Quality
management and quality assurance”.
A esta Norma Europeia deve ser atribuído o estatuto de Norma Nacional, seja por publicação de um texto
idêntico, seja por adoção, o mais tardar em outubro 2018, e as normas nacionais divergentes devem ser
anuladas, o mais tardar em outubro 2018.
Pode acontecer que alguns dos elementos do presente documento sejam objeto de direitos de propriedade. O
CEN (e/ou o CENELEC) não deve ser responsabilizado pela identificação de alguns ou de todos esses
direitos.
O presente documento substitui a EN ISO 9004:2009.
De acordo com o Regulamento Interno do CEN/CENELEC, a presente Norma deve ser implementada pelos
organismos nacionais de normalização dos seguintes países: Alemanha, Antiga República Jugoslava da
Macedónia, Áustria, Bélgica, Bulgária, Chipre, Croácia, Dinamarca, Eslováquia, Eslovénia, Espanha,
Estónia, Finlândia, França, Grécia, Hungria, Irlanda, Islândia, Itália, Letónia, Lituânia, Luxemburgo, Malta,
Noruega, Países Baixos, Polónia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Roménia, Suécia, Suíça e
Turquia.
Nota de endosso
O texto da presente Norma Internacional ISO 9004:2018 foi aprovado pelo CEN como norma europeia sem
qualquer modificação.
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Introdução
Este documento proporciona linhas de orientação para o desempenho sustentado das organizações num
ambiente complexo, exigente e em constante mutação, tendo como referência os princípios de gestão da
qualidade descritos na ISO 9000:2015. Onde são aplicados em conjunto, os princípios de gestão da qualidade
podem proporcionar uma base unificadora para os valores e as estratégias de uma organização.
Enquanto a ISO 9001:2015 está focalizada em proporcionar confiança nos produtos e nos serviços de uma
organização, este documento está focalizado em proporcionar confiança na capacidade da organização para
atingir o sucesso sustentado.
A focalização da gestão de topo na capacidade da organização para satisfazer as necessidades e as
expetativas de clientes e outras partes interessadas relevantes proporciona confiança em que possa ser
atingido o sucesso sustentado. Este documento aborda a melhoria sistemática do desempenho global da
organização. Inclui planeamento, implementação, análise, avaliação e melhoria de um sistema de gestão
eficaz e eficiente.
Os fatores que afetam o sucesso de uma organização estão continuadamente a emergir, a evoluir, a aumentar
ou a diminuir ao longo do tempo, sendo a adaptação a estas alterações importante para o sucesso sustentado.
Os exemplos incluem responsabilidade social, fatores ambientais e culturais, para além dos que possam ter
sido previamente tidos em consideração, tais como eficácia, qualidade e agilidade; considerados
conjuntamente, estes fatores fazem parte do contexto da organização.
A capacidade para atingir o sucesso sustentado é melhorada pelos gestores de todos os níveis ao aprenderem
e compreenderem o contexto da evolução da organização. A melhoria e a inovação também dão suporte ao
sucesso sustentado.
Este documento promove a autoavaliação e proporciona uma ferramenta de autoavaliação para que se possa
fazer uma revisão da medida em que a organização adotou os conceitos contidos neste documento (ver
Anexo A).
Na Figura 1 é apresentada uma representação da estrutura deste documento, que incorpora os elementos
essenciais para ser atingido o sucesso sustentado de uma organização.
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Identidade de uma
organização (Secção
6)
Missão Cultura
Visão Valores
Confiança na
Liderança (Secção 7) capacidade da
Necessidades e Estratégia Política organização para
expetativas de satisfazer as
clientes e outras necessidades e
partes Objetivos expetativas de
interessadas clientes e outras
relevantes partes
interessadas
relevantes
Análise e
Gestão de
avaliação do
processos
desempenho
(Secção 8)
(Secção 10)
Melhoria,
Gestão de
aprendizagem e
recursos (Secção
inovação
9)
(Secção 11)
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2 Referências normativas
Os documentos a seguir referenciados são, no todo ou em parte, indispensáveis à aplicação deste documento.
Para referências datadas, apenas se aplica a edição citada. Para referências não datadas, aplica-se a última
edição do documento referenciado (incluindo as emendas).
3 Termos e definições
Para os fins da presente Norma aplicam-se os termos e definições constantes na ISO 9000:2015.
A ISO e a IEC gerem bases de dados de terminologia cujo objetivo é a sua utilização como ferramentas da
normalização. Estão disponíveis nos seguintes endereços:
ISO Online browsing platform: http://www.iso.org/obp
IEC Electropedia: http://www.electropedia.org/
A organização deverá ir para além da qualidade dos seus produtos e serviços e das necessidades e expetativas
dos seus clientes. Para atingir o sucesso sustentado, a organização deverá focalizar-se em antecipar e
satisfazer as necessidades e expetativas das suas principais partes interessadas, tenho em vista melhorar a sua
satisfação e experiência global.
A organização deverá aplicar todos os princípios de gestão da qualidade (ver a ISO 9000:2015) para atingir o
sucesso sustentado. Deverá ser prestada particular atenção aos princípios de “focalização no cliente” e de
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“gestão das relações” para satisfazer as necessidades e as expetativas das partes interessadas.
As necessidades e as expetativas das diversas partes interessadas individuais podem ser diferentes, estar
alinhadas ou ser conflituantes com as de outras partes interessadas, ou podem ser rapidamente alteradas. Os
meios usados para expressar e atingir as necessidades e expetativas das partes interessadas podem assumir
uma ampla variedade de formas, como, por exemplo, cooperação, negociação, recurso a fornecedores
externos ou a cessação de uma atividade; consequentemente, a organização deverá ter em consideração as
inter-relações das suas partes interessadas quando aborda as suas necessidades e expetativas.
A composição das partes interessadas pode diferir significativamente ao longo do tempo e entre
organizações, indústrias, culturas e nações; a Figura 2 proporciona exemplos de partes interessadas e das
suas necessidades e expetativas.
Conforme
Proteção
Crescimento e Qualidade dos adequado ao
Necessidades Parceria ambiental e Qualidade de
rentabilidade produtos e dos sector ou a
e expetativas sustentável responsabilidade vida no trabalho
sustentados serviços outras partes
social
interessadas
4.2.1 A qualidade de uma organização é melhorada e o sucesso sustentado pode ser atingido ao satisfazer de
forma consistente e a longo prazo as necessidades e as expetativas das suas partes interessadas. Os objetivos
de curto e médio prazo deverão suportar esta estratégia de longo prazo.
Na medida em que o contexto de uma organização estará em constante mudança, para atingir o sucesso
sustentado a gestão de topo deverá:
a) monitorizar, analisar, avaliar e rever regularmente o contexto da organização para identificar todas as
partes interessadas, determinar as suas necessidades e expetativas e os seus potenciais impactos
individuais no desempenho da organização;
b) determinar, implementar e comunicar a missão, a visão e os valores da organização e promover uma
cultura alinhada;
c) determinar riscos e oportunidades a curto e a longo prazo;
d) determinar, implementar e comunicar as políticas, as estratégias e os objetivos da organização;
e) determinar os processos relevantes e geri-los para que funcionem dentro de um sistema coerente;
f) gerir os recursos da organização para permitir que os seus processos atinjam os resultados pretendidos;
g) monitorizar, analisar, avaliar e rever o desempenho da organização;
h) estabelecer um processo de melhoria, aprendizagem e inovação, tendo em vista dar suporte à capacidade
da organização para responder a alterações no seu contexto.
4.2.2 Ter em consideração as necessidades e as expetativas das partes interessadas poderá ajudar a
organização a:
a) atingir objetivos eficaz e eficientemente;
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5.3.1 As questões externas são fatores que ocorrem fora da organização e que podem afetar a capacidade da
organização para atingir sucesso sustentado, tais como:
a) exigências estatutárias e regulamentares;
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5.3.2 As questões internas são fatores que existem dentro da própria organização e que podem afetar a
capacidade da organização para atingir sucesso sustentado, tais como:
a) dimensão e complexidade;
b) atividades e processos associados;
c) estratégia;
d) tipo de produtos e serviços;
e) desempenho;
f) recursos;
g) níveis de competência e conhecimento organizacional;
h) maturidade;
i) inovação.
5.3.3 Ao ter em consideração as questões externas e internas, a organização deverá ter em linha de conta
informação relevante anterior, a sua situação atual e a sua orientação estratégica.
A organização deverá determinar quais as questões externas e internas de que poderão resultar riscos para o
seu sucesso sustentado ou oportunidades para melhorar o seu sucesso sustentado.
Com base na determinação destas questões, a gestão de topo deverá decidir quais destes riscos e
oportunidades deverão ser abordados e iniciar o estabelecimento, a implementação e a manutenção dos
processos necessários.
A organização deverá ter em consideração a forma de estabelecer, implementar e manter um processo para
monitorizar, rever e avaliar questões externas e internas, nomeadamente quanto a quaisquer consequências
que exijam intervenção (ver 7.2).
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7 Liderança
7.1 Generalidades
7.1.2 Para atingir o sucesso sustentado, a gestão de topo deverá demonstrar liderança e compromisso dentro
da organização ao:
a) estabelecer a identidade da organização (ver secção 6);
b) promover uma cultura de confiança e integridade;
c) estabelecer e manter trabalho de equipa;
d) providenciar às pessoas os recursos, a formação e a autoridade que sejam necessários para agirem com
responsabilização;
e) promover valores partilhados, equidade e comportamento ético para que os mesmos sejam sustentados em
todos os níveis da organização;
f) estabelecer e manter uma estrutura organizacional para melhorar a competitividade, onde aplicável;
g) reforçar individual e coletivamente os valores da organização;
h) comunicar externa e internamente os sucessos alcançados, conforme adequado;
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i) estabelecer uma base para a comunicação eficaz com as pessoas na organização, debatendo questões com
impacto global, incluindo impacto financeiro, onde aplicável;
j) suportar o desenvolvimento da liderança em todos os níveis da organização.
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7.3 Objetivos
A gestão de topo deverá demonstrar liderança dentro da organização ao definir e manter os objetivos da
organização tendo por base as suas políticas e estratégia, bem como ao fazer o desdobramento dos objetivos
pelas funções, níveis e processos relevantes.
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Os objetivos deverão ser definidos para o curto e para o longo prazo e deverão ser claramente
compreensíveis. Os objetivos deverão ser quantificáveis onde possível. Ao determinar os objetivos, a gestão
de topo deverá ter em consideração:
a) em que medida a organização pretende ser reconhecida pelas partes interessadas como:
1) sendo um líder no que se refere a fatores competitivos (ver 7.2), dando ênfase às capacidades da
organização;
2) tendo um impacto positivo nas condições económicas, ambientais e sociais à sua volta;
b) o grau de envolvimento da organização e das suas pessoas na sociedade para além dos temas diretamente
relacionados com o negócio (p. ex. em organizações nacionais e internacionais, tais como administrações
públicas, associações e organismos de normalização).
Ao desdobrar os objetivos, a gestão de topo deverá promover debates para que se possam alinhar as
diferentes funções e níveis da organização.
7.4 Comunicação
A comunicação eficaz de políticas e estratégia, com objetivos relevantes, é essencial para suportar o sucesso
sustentado da organização.
Esta comunicação deverá ser significativa, oportuna e contínua. A comunicação deverá incluir um
mecanismo de retorno de informação e incorporar disposições para a abordagem proactiva de alterações no
contexto da organização.
O processo de comunicação da organização deverá funcionar tanto vertical como horizontalmente e deverá
ser adaptado às diferentes necessidades dos seus destinatários. Por exemplo, a mesma informação pode ser
transmitida de uma forma para as pessoas dentro da organização e de forma diferente às partes interessadas.
8 Gestão de processos
8.1 Generalidades
As organizações geram valor através de atividades ligadas entre si dentro de uma rede de processos.
Frequentemente os processos cruzam os limites das funções dentro da organização. Resultados consistentes e
previsíveis são mais eficaz e eficientemente atingidos quando a rede de processos funciona como um sistema
coerente.
Os processos são específicos de uma organização e variam em função do tipo, da dimensão e do nível de
maturidade da organização. As atividades dentro de cada processo deverão ser determinadas e adaptadas à
dimensão e às características distintivas da organização.
Tendo em vista atingir os seus objetivos, a organização deverá assegurar que todos os seus processos são
geridos de forma proativa, incluindo os processos fornecidos externamente, para assegurar que os mesmos
são eficazes e eficientes. Isto é importante para otimizar o equilíbrio entre diferentes propósitos e objetivos
específicos dos processos, alinhados com os objetivos da organização.
Esta situação pode ser facilitada ao adotar uma “abordagem por processos” que inclua o estabelecimento de
processos, interdependências, constrangimentos e recursos partilhados.
NOTA: Para mais informações sobre “abordagem por processos” consulte os correspondentes princípios na ISO 9000:2015 e, no
“Conjunto de documentos introdutórios e de apoio à ISO 9001:2008”, o documento “Orientações quanto ao conceito, conteúdo e
utilização da abordagem por processos em sistemas de gestão”, disponível em: https://committee.iso.org/tc176sc2.
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8.2.1 A organização deverá determinar, de forma continuada, os processos e as suas interações necessários
para proporcionar saídas que satisfaçam as necessidades e as expetativas das partes interessadas. Na Figura 3
faz-se a representação esquemática de um processo.
Início Fim
MATÉRIA,
PROCESSOS PROCESSOS
ENERGIA, MATÉRIA,
ANTECEDENTES SUBSEQUENTES
INFORMAÇÃO, ENERGIA,
Por exemplo, nos Por exemplo, nos
Por exemplo, sob INFORMAÇÃO,
fornecedores clientes (internos e
forma de Por exemplo sob
(internos e externos), externos), noutras
materiais, forma de
nos clientes, noutras partes interessadas
recursos, produto, serviço,
partes interessadas relevantes
requisitos decisão
relevantes
Possíveis controlos e
pontos para monitorizar e
medir o desempenho
8.2.2 Ao determinar os seus processos e respetivas interações, a organização deverá ter em consideração,
conforme adequado, o seguinte:
a) o propósito do processo;
b) os objetivos a atingir e os indicadores de desempenho relacionados;
c) as saídas a serem disponibilizadas;
d) as necessidades e expetativas das partes interessadas e as respetivas alterações;
e) alterações nas operações, nos mercados e nas tecnologias;
f) os impactos dos processos;
g) as entradas, os recursos e a informação necessários e as suas disponibilidades;
h) as atividades que é necessário implementar e os métodos que podem ser usados;
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8.4.1 Para fazer a gestão eficaz e eficiente dos seus processos a organização deverá:
a) gerir os processos e as suas interações, incluindo os processos fornecidos externamente, como um sistema
para melhorar o alinhamento/ligação entre os processos;
b) visualizar a rede de processos, a sua sequência e interações sob forma gráfica (p. ex. mapa de processos,
diagramas) tendo em vista compreender as funções de cada processo no sistema e os seus efeitos no
desempenho do sistema;
c) determinar os critérios para as saídas dos processos, avaliar a capacidade e o desempenho dos processos
por comparação das saídas com os critérios e planear ações para melhorar os processos quando os
mesmos não estão a atingir de forma eficaz o desempenho esperado pelo sistema;
d) avaliar os riscos e as oportunidades associados aos processos e implementar quaisquer ações que sejam
necessárias tendo em vista prevenir, detetar e mitigar eventos não desejados, incluindo riscos como:
1) fatores humanos (p. ex. falta de conhecimentos e de saber-fazer, violação de regras, erros humanos);
2) capacidade inadequada, deteriorações e avarias dos equipamentos;
3) falha no design e desenvolvimento;
4) alterações não planeadas nos materiais e serviços que entram;
5) variação não controlada no ambiente para a operação dos processos;
6) alterações inesperadas nas necessidades e expetativas das partes interessadas, incluindo a pedido do
mercado;
e) rever regularmente os processos e as suas inter-relações e empreender ações adequadas de controlo e
melhoria, para assegurar que continuam a ser eficazes e que dão suporte ao sucesso sustentado da
organização.
8.4.2 Os processos deverão operar conjuntamente dentro de um sistema de gestão coerente. Alguns processos
estarão relacionados com o sistema de gestão global e alguns estarão também relacionados com aspetos
específicos de gestão, como sejam:
a) a qualidade de produtos e serviços, incluindo custo, quantidade e entrega (p. ex. ISO 9001);
b) saúde, segurança*) (p. ex. ISO 45001, ISO/IEC 27001);
*)
Na versão original inglesa “health, safety, security” (nota nacional).
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8.4.3 Para atingir um nível mais elevado de desempenho, os processos e as suas interações deverão ser
continuamente melhorados de acordo com as políticas, estratégia e objetivos da organização (ver 7.2 e 7.3),
incluindo ter em consideração a necessidade de desenvolver ou adquirir novas tecnologias, ou de
desenvolver novos produtos e serviços ou as respetivas funcionalidades, tendo em vista acrescentar valor.
A organização deverá motivar as pessoas para se envolverem em atividades de melhoria e proporem
oportunidades de melhoria nos processos em que estejam envolvidas.
A organização deverá rever regularmente a consecução dos objetivos para a melhoria dos processos e das
suas interações, o progresso dos planos de ação e os efeitos nas políticas, objetivos e estratégias da
organização. Deverá empreender quaisquer ações corretivas que sejam necessárias, ou outras ações
apropriadas, quando são identificados hiatos entre as atividades planeadas e as que estão em curso.
8.4.4 Para manter o nível de desempenho que foi atingido, os processos deverão ser operados sob condições
controladas, independentemente de quaisquer alterações planeadas ou não planeadas. Para assegurar
conformidade com os critérios, a organização deverá determinar que procedimentos (se os houver) são
necessários para gerir um processo, incluindo os critérios para as saídas dos processos e para as condições
operacionais.
Quando são aplicados procedimentos, tendo em vista assegurar que são seguidos pelas pessoas envolvidas na
operação do processo, a organização deverá assegurar que:
a) é estabelecido um sistema para definir os conhecimentos e os saber-fazer necessários para os processos e
avaliar os conhecimentos e os saber-fazer dos operadores dos processos;
b) os riscos nos procedimentos são identificados, avaliados e reduzidos ao melhorar os procedimentos (p. ex.
tornando difícil cometer erros ou não permitindo que se progrida para o processo seguinte se ocorrer um
erro);
c) são disponibilizados os recursos necessários para que as pessoas sigam os procedimentos;
d) as pessoas têm os conhecimentos e os saber-fazer necessários para seguirem os procedimentos:
e) as pessoas compreendem os impactos de não serem seguidos os procedimentos (p. ex. usando exemplos
de eventos não desejados já ocorridos) e os gestores nos níveis apropriados empreendem as ações que são
necessárias sempre que um procedimento não é seguido;
f) é dada a devida atenção à aprendizagem, à formação, à motivação e à prevenção do erro humano.
8.4.5 As organizações deverão monitorizar os seus processos com regularidade para detetar desvios e
deverão identificar e empreender sem demora ações adequadas quando necessárias. Os desvios são
fundamentalmente devidos a alterações em equipamentos, métodos, materiais, medições, ambiente e pessoas
para a operacionalização dos processos. A organização deverá determinar pontos de verificação e
indicadores de desempenho relacionados que venham a ser eficazes e eficientes na deteção de desvios.
9 Gestão de recursos
9.1 Generalidades
Os recursos suportam a operacionalização de todos os processos numa organização e são críticos para
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9.2 Pessoas
9.2.1 Generalidades
Pessoas competentes, comprometidas, empossadas e motivadas são um recurso-chave. A organização deverá
desenvolver e implementar processos para atrair e reter as pessoas que têm atual ou potencialmente as
competências e disponibilidade para dar um contributo pleno à organização. A gestão das pessoas deverá ser
executada recorrendo a uma abordagem planeada, transparente, ética e socialmente responsável em todos os
níveis da organização.
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desenvolvimento pessoal;
d) rever continuamente o seu nível de satisfação e as necessidades e expectativas relevantes;
e) proporcionar oportunidades de enquadramento e tutoria profissional;
f) promover atividades de melhoria das equipas.
9.3.1 O conhecimento organizacional pode basear-se em fontes externas e internas. A gestão de topo deverá:
a) reconhecer o conhecimento como um ativo intelectual e geri-lo como um elemento essencial do sucesso
sustentado da organização;
b) ter em consideração o conhecimento requerido para suportar as necessidades da organização a curto e a
longo prazo, incluindo o planeamento da sucessão;
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9.3.2 Ao definir como determinar, manter e proteger o conhecimento, a organização deverá desenvolver
processos para tratar de:
a) lições aprendidas com as falhas e com os projetos bem-sucedidos;
b) conhecimento explícito e tácito que existe dentro da organização, incluindo o conhecimento, o
discernimento e a experiência das suas pessoas;
c) determinar a necessidade de adquirir conhecimento provindo de partes interessadas como fazendo parte
da estratégia da organização (ver 9.6);
d) confirmar a distribuição e a compreensão eficazes da informação ao longo de todo(s) o(s) ciclo(s) de vida
dos produtos e serviços da organização;
e) gerir a informação documentada e a sua utilização;
f) gerir a propriedade intelectual.
9.4 Tecnologia
A gestão de topo deverá considerar desenvolvimentos tecnológicos, tanto existentes como emergentes, que
possam ter impacto significativo no desempenho da organização em processos relacionados com a realização
do produto e do serviço, o marketing, as vantagens competitivas, a agilidade e as interações com partes
interessadas. A organização deverá implementar processos para a deteção de desenvolvimentos e inovações
tecnológicos ao ter em consideração:
a) os níveis atuais e as tendências emergentes de tecnologia, tanto dentro como fora da organização;
b) os recursos financeiros necessários para adotar as alterações tecnológicas ou para adquirir as capacidades
tecnológicas de outra organização e os benefícios dessas alterações;
c) o conhecimento organizacional e a capacidade para se adaptar às alterações tecnológicas;
d) os riscos e as oportunidades;
e) o ambiente do mercado.
9.5.1 Generalidades
A infraestrutura e o ambiente de trabalho são elementos chave para a operacionalização eficaz e eficiente de
todos os processos na organização. A organização deverá determinar o que é necessário e coordenar de que
forma estes recursos serão alocados, providenciados, medidos ou monitorizados, otimizados, mantidos e
protegidos.
A organização deverá avaliar periodicamente a adequação da infraestrutura e do ambiente de trabalho de
todos os processos relacionados para atingir o desempenho desejado e os objetivos da organização.
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9.5.2 Infraestrutura
Na gestão da sua infraestrutura, a organização deverá ter em devida consideração fatores como sejam:
a) a dependabilidade (o que inclui ter em consideração disponibilidade, fiabilidade, manutenibilidade e
apoio à manutenção, conforme aplicável, incluindo segurança);
b) os elementos da infraestrutura necessários para a disponibilização de processos, produtos e serviços;
c) a eficiência, a capacidade e o investimento requerido;
d) o impacto da infraestrutura.
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b) ao estado das atividades e recursos internos da organização, que podem ser compreendidos através de
auditorias internas ou de autoavaliação (ver 10.5 e 10.6);
c) a alterações nas questões externas e internas da organização e nas necessidades e expetativas das partes
interessadas.
10.2.1 A gestão de topo deverá avaliar o progresso na obtenção dos resultados planeados em função da
missão, da visão, das políticas, da estratégia e dos objetivos a todos os níveis e em todos os processos e
funções relevantes. Deverá ser utilizado um processo de medição e análise para monitorizar este progresso
para recolher e fornecer a informação necessária para avaliações de desempenho e tomadas de decisão
eficazes.
A seleção de indicadores de desempenho apropriados e da metodologia de monitorização é crítica para que a
medição e a análise de uma organização sejam eficazes. A Figura 4 mostra etapas para a utilização de
indicadores de desempenho.
Melhorar os processos
10.2.2 Os métodos usados para recolher informação relativa a indicadores de desempenho deverão ser
praticáveis e apropriados à organização, tais como:
a) a monitorização e o registo das variáveis do processo e as caraterísticas do produto e do serviço;
b) avaliação do risco de processos, produtos e serviços;
c) revisões de desempenho, incluindo de fornecedores externos e parceiros;
d) entrevistas, questionários e sondagens à satisfação das partes interessadas.
10.2.3 Os fatores que estão dentro do controlo da organização e que são críticos para o seu desempenho
sustentado deverão ser objeto de medição de desempenho e identificados como indicadores-chave de
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10.2.4 A organização deverá ter em consideração a informação específica relativa a riscos e oportunidades
ao selecionar os KPIs. Além disso, a organização deverá assegurar-se de que os KPIs proporcionam
informação para implementar planos de ação quando o desempenho não atinge os objetivos ou para melhorar
e inovar a eficácia e a eficiência dos processos. Essa informação deverá ter em consideração elementos
como:
a) as necessidades e as expectativas das partes interessadas;
b) a importância de cada um dos produtos e serviços para a organização;
c) a eficácia e a eficiência dos processos;
d) o uso eficaz e eficiente dos recursos;
e) o desempenho financeiro;
f) a conformidade com requisitos externos aplicáveis.
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10.4.1 O desempenho da organização deverá ser avaliado do ponto de vista das necessidades e expetativas
das partes interessadas. Quando são detetados desvios em relação às necessidades e expetativas, deverão ser
identificados e analisados os processos e suas interações que afetam o seu desempenho.
10.4.2 Os resultados do desempenho da organização deverão ser avaliados face aos objetivos aplicáveis (ver
7.3) e aos respetivos critérios pré-determinados. Onde os objetivos não tenham sido atingidos, a(s) causa(s)
deverá(ão) ser investigada(s), com revisões adequadas do desdobramento das políticas, estratégia e objetivos
da organização e dos recursos de gestão da organização, conforme necessário. Identicamente, quando os
objetivos forem excedidos, deverá ser analisado o que tornou isso possível tendo em vista manter o
desempenho.
Os resultados da avaliação deverão ser compreendidos pela gestão de topo. Quaisquer falhas no desempenho
que sejam detetadas deverão ser priorizadas para ação corretiva, tendo como base o impacto nas políticas,
estratégia e objetivos da organização.
A melhoria conseguida no desempenho da organização deverá ser avaliada do ponto de vista do longo prazo.
Quando o grau de melhoria não se ajusta ao nível esperado, a organização deverá rever o desdobramento das
suas políticas, estratégia e objetivos de melhoria e inovação, bem como as competências e o envolvimento
das suas pessoas.
10.4.3 O desempenho da organização deverá ser comparado com os padrões*) estabelecidos ou acordados. O
benchmarking é uma metodologia de medição e análise que uma organização pode usar para procurar as
melhores práticas dentro e fora da organização, tendo em vista a melhoria do seu desempenho e práticas
inovadoras. O benchmarking pode ser aplicado a políticas, estratégia e objetivos, processos e respetivas
operações, produtos e serviços ou às estruturas da organização.
10.4.4 A organização deverá estabelecer e manter uma metodologia de benchmarking que defina regras para
tópicos tais como:
a) a definição do âmbito do assunto para benchmarking;
b) o processo de escolha de parceiro(s) de benchmarking, assim como de quaisquer políticas de
comunicação e de confidencialidade necessárias;
c) a determinação dos indicadores para as características a serem comparadas e a metodologia de recolha de
dados a ser utilizada;
d) a recolha e a análise dos dados;
e) a identificação de hiatos no desempenho e a indicação de áreas de melhorias potenciais;
f) o estabelecimento e a monitorização dos correspondentes planos de melhoria;
g) a inclusão da experiência recolhida na base de conhecimentos e no processo de aprendizagem da
organização (ver 11.3).
10.4.5 A organização deverá ter em consideração os diferentes tipos de práticas de benchmarking, tais
como:
a) benchmarking interno das atividades e processos dentro da organização;
*)
Na versão original inglesa “benchmarks” (nota nacional).
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10.4.6 Ao estabelecer um processo de benchmarking, a organização deverá ter em linha de conta que o
sucesso do benchmarking depende de fatores como:
a) apoio da gestão de topo da organização (na medida em que envolve o intercâmbio mútuo de
conhecimentos entre a organização e os seus parceiros de benchmarking);
b) a metodologia utilizada para aplicar o benchmarking;
c) uma estimativa dos benefícios face aos custos;
d) a compreensão das características do assunto que está a ser investigado, para permitir uma comparação
correta com a situação atual na organização;
e) implementar as lições aprendidas para fazer a ligação com quaisquer hiatos que sejam determinados.
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NOTA: Ver a ISO 19011 para orientação adicional sobre auditorias a sistemas de gestão.
10.6 Autoavaliação
A autoavaliação deverá ser usada para determinar tanto os pontos fortes e os pontos fracos da organização
como as boas práticas, tanto a nível global como ao nível de cada um dos processos. A autoavaliação pode
ajudar a organização a atribuir prioridades, planear e implementar melhorias e/ou inovações, onde
necessário.
Os elementos de um sistema de gestão não deverão ser avaliados isoladamente uma vez que os processos são
interdependentes. Isto permite a avaliação das relações entre elementos e os respetivos impactos na missão,
na visão, nos valores e na cultura da organização.
Os resultados das autoavaliações apoiam:
a) a melhoria do desempenho global da organização;
b) o progresso rumo a atingir e manter o desempenho sustentado da organização;
c) a inovação nos processos, nos produtos e nos serviços da organização, bem como na sua estrutura, quando
apropriado;
d) o reconhecimento das melhores práticas;
e) a identificação de outras oportunidades de melhoria.
Os resultados das autoavaliações deverão ser comunicados às pessoas relevantes na organização, tendo em
vista serem usados para partilhar a compreensão acerca da organização e da sua futura orientação.
Uma ferramenta de autoavaliação baseada neste documento é apresentada no Anexo A.
10.7 Revisões
As revisões de medição do desempenho, de benchmarking, de análises e avaliações, de auditorias internas e
de autoavaliações deverão ser realizadas por níveis e funções adequados dentro da organização, bem como
pela gestão de topo. As revisões deverão ser conduzidas em intervalos planeados e periódicos, para permitir
a determinação de tendências e para avaliar o progresso da organização rumo a atingir as suas políticas,
estratégia e objetivos. Deverão também abordar a avaliação e a apreciação de atividades de melhoria, de
aprendizagem e de inovação previamente executadas, incluindo aspetos de adaptabilidade, flexibilidade e
capacidade de resposta em relação à missão, à visão, aos valores e à cultura da organização.
As revisões deverão ser usadas pela organização para compreender as necessidades de adaptar as suas
políticas, estratégia e objetivos (ver secção 7). Deverão ser também usadas para determinar as oportunidades
de melhoria, de aprendizagem e de inovação das atividades de gestão da organização (ver secção 11).
As revisões deverão permitir evidenciar a tomada de decisões baseadas em evidências e o estabelecimento de
ações para atingir os resultados desejados.
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capacidade da organização para dar resposta a estas alterações de tal forma que lhe permita satisfazer as suas
missão e visão, bem como dar suporte ao sucesso sustentado que seja atingido.
11.2 Melhoria
A melhoria é uma atividade para a melhoria do desempenho. O desempenho pode estar relacionado com um
produto ou serviço, ou com um processo. Melhorar o desempenho do produto ou serviço ou do sistema de
gestão pode ajudar a organização a antecipar e satisfazer as necessidades e expetativas das partes
interessadas e, também, melhorar a eficiência económica. A melhoria dos processos pode levar a um
aumento da eficácia e da eficiência, de que resultem benefícios como custo, tempo e poupança de energia e
redução de desperdício; por outro lado, pode levar a que sejam mais eficazmente satisfeitas as necessidades e
expetativas das partes interessadas.
As atividades da melhoria podem ir desde pequenas melhorias contínuas no local de trabalho até melhorias
significativas de toda a organização.
A organização deverá definir objetivos para a melhoria dos seus produtos ou serviços, processos, estruturas e
sistema de gestão, com o recurso à análise e avaliação do seu desempenho.
Os processos de melhoria deverão seguir uma abordagem estruturada. A metodologia deverá ser aplicada de
forma consistente em todos os processos.
A organização deverá assegurar que a melhoria se constitua como uma parte da cultura da organização ao:
a) dar às pessoas poderes para participarem em iniciativas de melhoria e para contribuírem para que as
mesmas tenham sucesso;
b) proporcionar os recursos necessários para implementar as melhorias;
c) estabelecer sistemas de reconhecimento das melhorias;
d) estabelecer sistemas de reconhecimento para melhorar a eficácia e a eficiência do processo de melhoria;
e) comprometer a gestão de topo em atividades de melhoria.
11.3 Aprendizagem
11.3.1 A organização deverá encorajar a melhoria e a inovação através da aprendizagem. As entradas para a
aprendizagem podem provir de muitas fontes, incluindo experiência, análise de informação e resultados das
melhorias e inovações.
Deverá ser adotada uma abordagem de aprendizagem tanto pela organização como um todo, como a um
nível que integre as capacidades das pessoas com as da organização.
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11.3.3 Tendo em vista promover uma organização que aprende, deverão ser tidos em consideração os
seguintes fatores:
a) a cultura da organização, alinhada com as suas missão, visão e valores;
b) o suporte a iniciativas de aprendizagem pela gestão de topo, fazendo prova da sua liderança pelo seu
comportamento;
c) estimular as ligações em rede, a conectividade, a interatividade e a partilha do conhecimento, tanto dentro
como fora da organização;
d) manter sistemas de aprendizagem e de partilha do conhecimento;
e) reconhecer, apoiar e recompensar a melhoria da competência das pessoas, através de processos de
aprendizagem e de partilha do conhecimento;
f) valorizar a criatividade e apoiar a diversidade de opiniões das diferentes pessoas na organização.
11.4 Inovação
11.4.1 Generalidades
A inovação deverá resultar em melhoria que conduza a produtos ou serviço, processos, posicionamento no
mercado ou desempenho, novos ou alterados, permitindo a obtenção ou redistribuição de valor.
Alterações nas questões externas e internas da organização e das necessidades e expetativas das partes
interessadas poderão requerer inovação.
Para dar suporte e promover a inovação, a organização deverá:
a) identificar necessidades específicas de inovação e promover o pensamento inovador em geral;
b) estabelecer e manter processos que permitam uma inovação eficaz;
c) proporcionar os recursos necessários para concretizar ideias inovadoras.
11.4.2 Aplicação
A inovação pode ser aplicada a todos os níveis da organização, através de alterações:
a) na tecnologia ou nos produtos ou serviços (isto é, inovações não só para responder às alterações nas
necessidades e expectativas das partes interessadas, mas também para prever potenciais alterações na
organização e nos ciclos de vida dos seus produtos e serviços);
b) nos processos (isto é, inovação nos métodos de produção e de realização do serviço, ou inovação para
melhorar a estabilidade do processo e reduzir a variância);
c) na organização (isto é, inovação na constituição e nas estruturas da organização);
d) no sistema de gestão da organização (isto é, para assegurar que a vantagem competitiva é mantida e que
as novas oportunidades são utilizadas quando houver alterações emergentes no contexto da organização);
e) no modelo de negócio da organização (isto é, inovação na resposta que é dada na distribuição de valor aos
clientes ou na alteração do posicionamento no mercado de acordo com as necessidades e expetativas das
partes interessadas).
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Anexo A
(informativo)
Ferramenta de autoavaliação
A.1 Generalidades
A autoavaliação pode proporcionar uma visão global do desempenho de uma organização e do nível de
maturidade do seu sistema de gestão. Pode também ajudar a identificar áreas de melhoria e/ou inovação e a
determinar prioridades para ações subsequentes.
As auditorias são utilizadas para determinar em que medida, por exemplo, são satisfeitos os requisitos
relativos a um sistema da gestão (relativamente a uma dada norma ou aos critérios da própria organização).
As constatações de auditoria são usadas para avaliar a eficácia, por exemplo, do sistema de gestão da
qualidade e para identificar riscos e oportunidades de melhoria.
Uma organização deverá utilizar a autoavaliação para identificar oportunidades de melhoria e da inovação,
definir prioridades e estabelecer planos de ação, tendo como objetivo o sucesso sustentado. A saída da
autoavaliação mostrará forças e fraquezas, os correspondentes riscos e oportunidades de melhoria, o nível de
maturidade da organização e, se repetida, o progresso da organização ao longo do tempo.
Os resultados da autoavaliação de uma organização podem ser uma entrada valiosa para as revisões pela
gestão. A autoavaliação tem também o potencial de ser uma ferramenta de aprendizagem, que pode
disponibilizar uma visão melhorada da organização, promover o envolvimento das partes interessadas e dar
suporte a todas as atividades de planeamento da organização.
A ferramenta de autoavaliação proposta neste Anexo é baseada na orientação detalhada dada neste
documento e proporciona um enquadramento para a melhoria. Pode ser usada tal como está, ou pode ser
personalizada para se adequar à organização.
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critérios especificados, identificar os atuais níveis de maturidade e determinar os seus pontos fortes e fracos e
os correspondentes riscos e oportunidades de melhoria.
Os critérios atribuídos aos níveis mais elevados podem auxiliar a organização a compreender as questões que
precisa de ter em consideração e a determinar as melhorias necessárias para atingir níveis mais elevados de
maturidade. Nos Quadros A.2 a A.32 dão propostos critérios de autoavaliação baseados no presente
documento.
Quadro A.1 – Modelo genérico de elementos de autoavaliação e critérios relacionados
com níveis de maturidade
Nível de maturidade rumo ao sucesso sustentado
Elemento-chave
Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 Nível 5
Elemento 1 Critério 1 Critério 1
Nível de base Melhor prática
Elemento 2 Critério 2 Critério 2
Nível de base Melhor prática
Elemento 3 Critério 3 Critério 3
Nível de base Melhor prática
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1) comparar a situação atual na organização com os cenários que são listados nos Quadros;
2) assinalar os elementos que a organização já aplica, isto é, começar no nível 1 e progredir para os níveis
mais elevados de maturidade, de forma a atingir o nível 5 ao incorporar os critérios que sejam
identificados nos níveis 3 e 4;
3) estabelecer o nível atual de maturidade;
e) consolidar os resultados num relatório que proporcione um registo do progresso ao longo do tempo e que
possa facilitar a comunicação da informação, tanto externa como internamente (a utilização de gráficos
neste tipo de relatórios pode ajudar a comunicar os resultados);
f) avaliar o desempenho atual dos processos da organização e identificar áreas de melhoria e/ou inovação
(estas oportunidades deverão ser identificadas através do processo de autoavaliação e de um plano de
ações desenvolvido como resultado da avaliação).
A.4.2 Uma organização pode estar em níveis diferentes de maturidade nos diferentes elementos. Uma revisão
dos hiatos pode ajudar a gestão de topo no planeamento e na atribuição de prioridades às atividades de
melhoria e/ou inovação necessárias para mover cada um dos elementos para um nível mais elevado.
Da conclusão de uma autoavaliação deverá resultar um plano de ações de melhoria e/ou inovação, que
deverá ser usado como uma entrada da gestão de topo para planeamento e revisão, tendo por base os
elementos deste documento.
A informação obtida com a autoavaliação também pode ser usada para:
a) estimular comparações e partilhar o que se aprendeu em toda a organização (as comparações podem ser
entre os processos da organização e, onde aplicável, entre as suas diferentes unidades);
b) fazer benchmark com outras organizações;
c) monitorizar o progresso da organização ao longo do tempo, ao conduzir autoavaliações periódicas.
Depois das revisões, a organização deverá atribuir responsabilidades pelas ações escolhidas, estimar e
disponibilizar os recursos necessários e determinar os benefícios esperados e quaisquer riscos percecionados
que lhes estejam associados.
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Quadro A.13 – Autoavaliação dos elementos detalhados de 8.4 (atingindo um nível mais elevado de
desempenho)
Nível de maturidade Conclusão
Secção
Nível Itema) SIM Resultado/comentáriob)
8.4 1 Os processos e as suas interações são melhorados de forma
Gerindo os informal ou pontual.
processos
(para atingir 2 A melhoria dos processos e das suas interligações está
vagamente relacionada com as políticas, a estratégia e os
um nível
objetivos da organização.
mais elevado
de 3 Os processos e as suas interações são melhorados tendo por
desempenho) base as políticas, a estratégia e os objetivos da organização.
É revista regularmente a forma como são atingidos os objetivos
de melhoria dos processos e das suas interações.
4 Os processos e as suas interações são sistematicamente
melhorados para que sejam postas em prática as políticas, a
estratégia e os objetivos da organização.
São determinados os planos de ação para serem atingidos os
objetivos, tendo em consideração os recursos necessários e a
sua disponibilidade.
As pessoas são motivadas para se comprometerem com
atividades de melhoria e para proporem oportunidades de
melhoria nos processos pelos quais são responsáveis.
5 A melhoria dos processos e as suas interações são geridas
dinamicamente através das políticas, da estratégia e dos
objetivos da organização.
Para ser acrescentado valor, são tidas em consideração as
necessidades de desenvolver ou adquirir novas tecnologias, ou
de desenvolver novos produtos e serviços ou as respetivas
funcionalidades.
O atingir dos objetivos de melhoria, o progresso dos planos de
ação e os efeitos nas políticas, na estratégia e nos objetivos da
organização com eles relacionados são regularmente revistos,
sendo empreendidas as ações corretivas necessárias.
a)
Pretende-se que os itens delineados nos níveis 3 a 5 constituam um progresso na forma de pensar que tem por base as
orientações propostas na secção onde são aplicáveis.
b)
Isto poderá incluir o reconhecimento de aspetos em relação aos quais a organização satisfaz parcialmente um nível de
maturidade.
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Quadro A.14 – Autoavaliação dos elementos detalhados de 8.4 (manter o nível atingido)
Nível de maturidade Conclusão
Secção a)
Nível Item SIM Resultado/comentáriob)
8.4 1 Os processos e as suas interações são operacionalizados de
Gerindo os forma informal ou pontual.
processos
2 São determinados procedimentos para os processos relevantes,
(manter o
mas não são devidamente seguidos.
nível
atingido) Os desvios não são motivo de preocupação para os donos dos
processos.
3 São determinados procedimentos para cada processo, que
incluem os critérios relativos às respetivas saídas e às condições
operacionais.
Educação e formação são tidas em consideração.
Os gestores empreendem as ações corretivas necessárias quando
não são seguidos os procedimentos.
São disponibilizados os recursos necessários para que as
pessoas sigam os procedimentos.
Os processos são regularmente monitorizados para detetar
desvios.
4 Há procedimentos que asseguram a conformidade das saídas
com os critérios.
As pessoas têm os conhecimentos e o saber fazer suficientes
para seguir os procedimentos e compreender os impactos de
não o fazer.
São tidas em consideração a motivação e a prevenção do erro
humano.
Pontos de verificação e indicadores de desempenho com eles
relacionados são determinados para detetar desvios (que são
maioritariamente devidos a mudanças ao nível das pessoas, dos
equipamentos, dos métodos, dos materiais, das medições e do
ambiente para a operacionalização dos processos) e para
empreender ações adequadas quando necessário.
5 É estabelecido um sistema para determinar os conhecimentos e
o saber-fazer necessários para cada processo, para avaliar os
conhecimentos e o saber-fazer dos operadores dos processos e
para estabelecer as qualificações para operar os processos.
As pessoas são envolvidas no desenvolvimento ou na revisão
dos procedimentos.
(continua)
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Quadro A.14 – Autoavaliação dos elementos detalhados de 8.4 (manter o nível atingido) (conclusão)
Nível de maturidade Conclusão
Secção a)
Nível Item SIM Resultado/comentáriob)
8.4 São identificados, avaliados e reduzidos os riscos e as
Gerindo os oportunidades nos procedimentos através da melhoria dos
processos procedimentos.
(manter o
As alterações nos processos são clarificadas e partilhadas para
nível
prevenir desvios.
atingido)
a)
Pretende-se que os itens delineados nos níveis 3 a 5 constituam um progresso na forma de pensar que tem por base as
orientações propostas na secção onde são aplicáveis.
b)
Isto poderá incluir o reconhecimento de aspetos em relação aos quais a organização satisfaz parcialmente um nível de
maturidade.
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Bibliografia
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