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Manual de Normas e

Procedimentos Comercial.

Gerncia Comercial.

Referncia:

Verso: Revisado 1.1

Data: 21/07/2014 21de Julho de 2014


Sumrio
Definio da rea Comercial. .................................................................................................................. 3
Representao da rea comercial. ...................................................................................................... 3
Objetivo da rea Comercial. ................................................................................................................ 3
Propostas de Adeso (Vendas)............................................................................................................ 3
Procedimentos da Proposta de Adeso (contrato de vendas). .......................................................... 3
Procedimentos. (Contratos). ............................................................................................................... 4
Gerenciamento de contratos. ......................................................................................................... 4
Distribuies de contratos aos vendedores. ....................................................................................... 5
Controle de contratos. ........................................................................................................................ 5
Anlise de documentao vendedores, representantes e outros. .................................................. 5
Contato com os supervisores ou vendedores, para localizar clientes. ............................................... 6
Encaminhamento de documentos (contrato de prestao de servios). ........................................... 6
Envio de materiais diversos a outras Filiais do UNILANCE. ................................................................. 6
Cadastramento e gerao de Cdigos de Prestadores de Servios, Vendedores e Representantes. 6
Representao da rea Comercial (Controle de Contratos). .............................................................. 7
Representao Grfica rea Comercial (Contratos). .......................................................................... 8
rea Comercial (Secretaria de Vendas)................................................................................................... 9
Objetivo Setor Secretaria de Vendas. ................................................................................................. 9
Procedimentos da Secretaria de Vendas. ........................................................................................... 9
Reserva de Cotas. ................................................................................................................................ 9
Conferncia da Proposta de Adeso. ................................................................................................ 10
Cadastramento das Propostas de Adeso. ....................................................................................... 10
Representao Grfica do Setor (secretaria de Vendas). ................................................................. 11
Representao Grfica rea Comercial (Secretaria de Vendas). ...................................................... 12
Lanamento da Produo dos Vendedores e prestadores servios. ................................................ 13
Distribuio de Documentao aos Vendedores. ............................................................................. 13
Consulta de Pagamentos da 1 parcelas ou reserva de cotas e aprovao de crditos. .................. 13
Atualizao calendrio e agenda de Assembleia no sistema Operacional. ...................................... 14
Emisso de Boletos de Pagamentos.................................................................................................. 15
Representao Grfica rea Comercial (Emisso de Boleto). .......................................................... 16
Pagamentos de Comisso aos Vendedores e Representantes. ........................................................ 17
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REA COMERCIAL.
Definio da rea Comercial.
O setor comercial do UNILANCE rea responsvel pela comercializao dos
produtos ofertados pelo UNILANCE.

Representao da rea comercial.


A representao da estrutura da rea Comercial representada pela figura do
organograma abaixo:

Comercial

Vendas(controle de
metas)

Gesto de Grupos

Gesto de Agentes e
Representantes

Controle de
contratos

Organograma da rea Comercial.

Objetivo da rea Comercial.


A rea Comercial tem o objetivo de vender os produtos ofertados pelo Consrcio
UNILANCE, atravs de proposta de adeso (contratos) com um determinado prazo de
durao e valores pr-definidos.

Propostas de Adeso (Vendas).


As propostas de adeso (contratos) do Consrcio UNILANCE tm como objetivo
firmar um pr-contrato de vendas com o futuro consorciado.

Com este documento todos os vendedores e representantes conseguem realizar as


vendas dentro das regras estabelecidas pela empresa e pela legislao.

Procedimentos da Proposta de Adeso (contrato de vendas).


Para que uma venda seja concluda existem procedimentos a serem seguidos antes
da assinatura do contrato definitivo. Esses procedimentos so realizados, para que no final
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do processo no ocorram no-conformidade no processo, isto , sem cancelamentos ou


preenchimento da proposta novamente por parte dos vendedores ou representantes. Para
isso devem-se seguir os procedimentos abaixo:

Manter sempre as tabelas de preos atualizadas assim como as taxas diferenciadas


dos produtos comercializados pelo UNILANCE.
Os vendedores e representantes devero preencher as propostas de adeso
(contratos) de forma legvel sem rasuras e sem falta de informaes, para que a
venda no seja cancelada.
Deve ser informada no corpo da proposta, a forma que foi realizado o pagamento da
primeira parcela. (cheque, dinheiro, depsito ou boleto bancrio).
Sempre que a proposta de adeso (contrato) ultrapassar o valor de R$150.000,00
dever ser encaminhada aos supervisores de vendas e em seguida enviada ao
gestor de rea para que seja realizada a aprovao do crdito. Casos distintos
(valores superiores) sero tratados pelo comit de Crdito do Consrcio UNILANCE.
Realizar plantes de vendas e agendar contato com o futuro consorciado para o
preenchimento da proposta e assinatura da mesma.
Encaminhar junto com s propostas, informaes sobre autorizao do seguro de
vida e dbitos automticos das parcelas em conta corrente do titular da cota1.
Desbloquear as propostas de adeso, em branco para que os vendedores possam
preencher em uma futura venda.

Procedimentos. (Contratos).
Gerenciamento de contratos.
O gerenciamento de contratos tem por finalidade controlar a entrada de contratos
novos e cancelados. Tambm tem como obrigao realizar solicitao de desbloqueio de e
reativao de contratos dos vendedores e representantes.
A reativao somente poder ser feita com a devida autorizao do gestor da rea
Comercial. O processo dever seguir os seguintes passos:

O Cancelamento de contratos dever seguir as regras de cancelamento e os


contratos cancelados devem ser baixados no sistema operacional. Aps essa etapa
o documento seguir para o arquivamento.

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Caso o futuro consorciado queria fazer um seguro de vida e autorizar o depsito do valor das parcelas em
conta corrente, o mesmo dever autorizar por escrito juntamente com propostas de Adeso.
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O Desbloqueio da proposta de adeso (contratos novos) realizado pelo setor


Comercial ou Secretarias de Vendas. O uso desse material utilizado para vendas
dos representantes e vendedores.
Informar aos gestores e aos Supervisores de vendas a situao dos contratos
pendentes.
Conferir via sistema Operacional a distribuio da Proposta de Adeso (Contrato)
verificando se no ocorreu alguma distribuio incorreta.

Distribuies de contratos aos vendedores.


Os procedimentos para a distribuio da proposta de adeso (contrato novos 2) devem
seguir as regras estabelecidas pela rea comercial para distribuio dos mesmos.
Quando forem solicitados contratos novos no preenchidos (desbloqueios) via
representantes e vendedores, esses devero informar o seu cdigo para se verificar a
quantidade que ainda est em seu poder, e ainda o quanto foi rasurado ou cancelado.
Realizar a distribuio de forma equilibrada da Proposta de Adeso (Contrato) aos
Vendedores e representantes para que os mesmos preencham as propostas com suas
respectivas vendas.

Controle de contratos.
Os contratos em branco encaminhado pela grfica devero ser armazenados e sua
distribuio controlada pelo sistema. Esse controle de distribuio dever conter a
quantidade que se encontra com cada um dos Vendedores ou representantes.
Verificar a quantidade de proposta de Adeso em branco (Contratos) que se
encontra com cada Vendedor e representante.

Anlise de documentao vendedores, representantes e outros.


O processo de cadastramento na secretaria de vendas dos vendedores, prestadores de
servios e representantes devem seguir os critrios do Consrcio UNILANCE.
Alm da verificao da documentao pertencente aos vendedores, representantes e
prestadores de servios. Juntamente com a consulta junto ao SERASA. Esses
procedimentos seguem os seguintes critrios:
Conferir toda a documentao pedida pelo UNILANCE, para que faa o
cadastramento dos vendedores, representantes e prestadores de servios, alm de
consultar SERASA sobre a situao de possveis restries financeiras dos mesmos.

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So propostas de adeso no preenchidas vindos da grfica que so distribudos aos representantes e
vendedores para realizarem suas vendas.
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Solicitar, verificar e consultar no rgo da Polcia Federal sobre documentao de


antecedentes criminais de futuros prestadores de servios, vendedores e
representantes.

Contato com os supervisores ou vendedores, para localizar clientes.


Essa operao funciona como apoio eventual ao setor de ps-vendas para ajudar o
setor a localizar os clientes em que sua localizao incerta e no sabida. Essa operao
tema a seguinte funo:
Prestar Assessoria eventual ao setor de Ps-vendas, quando os atendentes no
conseguirem entrar em contato com o cliente. Essa assessoria dever ser prestada
da seguinte maneira: realizar contato via telefone com o Supervisor de Vendas e o
Vendedor que efetuou a venda para que os mesmos entrem em contrato com o
cliente.

Encaminhamento de documentos (contrato de prestao de servios).


Os encaminhamentos de documentos referentes aos contratos de prestao de
servios devero ser encaminhados para gerncia da rea de Comercial para serem
analisadas e aps anlise ser autorizada a assinatura do contrato. Aps realizao desses
procedimentos entra-se em contato com o prestador de servios para que o mesmo realize
sua assinatura do contrato e tambm nos encaminhe para assinatura.
OBS: O contrato de prestao de servios dever ser assinado pela Gerncia de
Operaes, assinado e vistado pela Gerncia Comercial e pelo supervisor responsvel
depois ser entregue uma via ao futuro prestador/vendedor.

Envio de materiais diversos a outras Filiais do UNILANCE.


O envio de materiais diversos a outras filiais consistem em; municiar todas as filiais
de materiais que possam contribuir com as vendas dos produtos do Consrcio UNILANCE.

Encaminhar materiais de propaganda tabelas de vendas ou outros materiais que se


destinam a vendas da carteira de produtos do Consrcio UNILANCE.
Receber as propostas de Adeso (Contratos), que a grfica disponibiliza para o
Consrcio UNILANCE e arquivar para realizar a distribuio aos Vendedores,
Representantes e filiais.

Cadastramento e gerao de Cdigos de Prestadores de Servios,


Vendedores e Representantes.
Ao realizar o processo de cadastramento dos prestadores de Servios, Vendedores e
Representantes, um cdigo dever ser gerado para realizar identificao dos mesmos. Esse
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cdigo ficar arquivado no sistema operacional. O processo de cadastramento dever seguir


critrios descritos abaixo:
Realizar o Cadastramento no sistema operacional do Consrcio UNILANCE dos
Prestadores de Servios, Vendedores e Representantes, gerando um cdigo de
forma a identificar a natureza dos servios prestados, que tambm servir para
pagamentos de servios e das comisses.
Aps o cadastramento realizado, deve-se enviar o cdigo ao setor de pagamentos de
comisses, servios e secretaria de vendas; para que inclua esse cdigo (vendedor,
representante) na equipe de um supervisor o qual ele ir reportar-se diretamente.

Representao da rea Comercial (Controle de Contratos).


Comercial

Vendas(controle de
metas)

Gesto de Grupos

Gesto de Agentes e
Representantes

Controle de
contratos

Organograma da rea de Comercial.


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Representao Grfica rea Comercial (Contratos).

Fluxograma do processo Comercial (Contratos).


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rea Comercial (Secretaria de Vendas).

Objetivo Setor Secretaria de Vendas.


O objetivo da Secretaria de Vendas analisar e coordenar todas as propostas de
Adeso (Contratos), bem como autorizar pagamentos de comisses e cadastramentos dos
vendedores e prestadores de servios. Tambm tem como objetivo cadastrar as propostas
de adeso no sistema operacional do Consrcio UNILANCE, alm de acompanhar toda a
parte de produo de vendas e coordenar a definio dos plantes de vendas.

Procedimentos da Secretaria de Vendas.


Os procedimentos da Secretaria de Vendas tm por finalidade padronizar as
atividades desse setor, onde dever se conhecer incio e fim de cada atividade, bem como
sua forma correta de execuo. Define as formas de execuo das atividades e seus
controles.

Reserva de Cotas.
A reserva de cotas ocorre quando um futuro consorciado solicita a sua incluso em
um determinado grupo e cota j definido. Para que a operao ocorra o vendedor ou
representante comunica ao futuro consorciado que ele dever efetuar o pagamento da 1
parcela em at 48 horas da data da solicitao. Os procedimentos so os seguintes:
A operao de reserva de cotas ocorre quando um vendedor ou representante
solicita a pedido do futuro consorciado uma reserva de cota pr-determinada junto
secretaria de vendas.
Antes de se reservar, deve-se realizar uma busca de reserva de cotas no sistema
operacional na opo: vendas/reservas de cotas/pesquisa de grupo/grupo confirma;
escolher cota/ confirma; inserir o endereamento da filial e o cdigo do comissionado
(Cdigo dos Vendedores ou Representantes) e teclar confirma.
Aps a realizao dos procedimentos acima, inserir o n da reserva da cota na
planilha de controle Excel para que depois do pagamento da 1 parcela venha a
utilizar esse n para o cadastramento da proposta de adeso.
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Conferncia da Proposta de Adeso.


Esse processo realizado para identificar a da falta de informaes de dados
pessoais (RG, CPF e Endereo,) Erros, rasuras e falta de confirmao do pagamento da 1
parcela. Os procedimentos so os seguintes:
Conferir todos os documentos e dados contidos na proposta de Adeso do futuro
consorciado e verificar se no existe falta de informao ou rasuras. (Caso ocorram
rasuras deve-se devolver a proposta ao vendedor para que o mesmo realize o
preenchimento de uma nova proposta de Adeso.) Outro fator que deve ser
verificado a assinatura do futuro consorciado na proposta adeso.
As propostas canceladas devero ser inutilizadas e aps esse procedimento, os
representantes ou os vendedores tero que ser comunicados para que refaam uma
nova proposta junto ao cliente.

Cadastramento das Propostas de Adeso.


O cadastramento das propostas de adeso no sistema operacional do Consrcio
UNILANCE consiste em lanar as informaes coletadas nas propostas pelos Vendedores
na hora do preenchimento das mesmas. O cadastramento dever conter os seguintes
dados:
Lanar no sistema operacional as informaes referentes a cada futuro consorciado,
aonde dever constar dados pessoais N do RG e CPF. (endereo, telefones e e-
mail.), alm da confirmao do pagamento da 1 parcela na proposta na de Adeso.
Aps os lanamentos dos dados deve-se emitir o boleto bancrio.
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Representao Grfica do Setor (secretaria de Vendas).


Comercial

Vendas(controle de
metas)

Gesto de Grupos

Gesto de Agentes e
Representantes

Controle de
contratos

Organograma da rea de Comercial.


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Representao Grfica rea Comercial (Secretaria de Vendas).

Fluxograma do Processo Comercial (Secretaria de vendas).


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Lanamento da Produo dos Vendedores e prestadores servios.


Todas as propostas de Adeso tm que ter um vendedor, representante ou
prestadores de servios que as realizem. Essas realizaes devem ser lanadas no sistema
como produo de venda de cada vendedor, representante ou prestadores servios, para
que no final do ms veja o quanto das metas foram atingidas e assim se possam realizar os
pagamentos das comisses de vendas.

Esses lanamentos so realizados da seguinte Forma:


Realizar os lanamentos dirios de cada vendedor, representante ou prestadores de
servios no sistema operacional do Consrcio UNILANCE, onde dever constar:
cdigo do vendedor, representante ou do prestador de servios, alm da quantidade
de propostas vendidas e canceladas. Aps os procedimentos, e a aprovao das
propostas preenchidas, deve-se enviar para o ps-vendas validar as informaes.

Distribuio de Documentao aos Vendedores.

As atividades que envolvem a distribuio de documentos aos vendedores so as


seguintes: entrega de holerites, folha de espelho de carto ponto para assinatura e recibo de
comisses para vendedores registrados. Est tarefa executada da seguinte maneira:

Receber os holerites do setor financeiro e distribuir aos vendedores coletando as


assinaturas e entregando uma via para os mesmos.
Coletar assinatura dos vendedores e funcionrios da rea comercial para a
confirmao de assiduidade referente ao perodo de trabalho mensal. Essa
assinatura dever ser feita em uma folha de espelho do carto ponto.

Consulta de Pagamentos da 1 parcelas ou reserva de cotas e aprovao de


crditos.

Essa consulta consiste em informar, os gerentes, supervisores e vendedores sobre


a situao dos pagamentos das propostas de adeso, referente a 1 parcela e tambm
quanto a pagamento de reservas de cotas. Os procedimentos so os seguintes:
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Informar os vendedores quando os mesmos solicitarem informaes sobre os


pagamentos realizados em um determinado perodo referente suas propostas de
adeso comercializada, confirmando sempre o nome do consorciado, contido nas
propostas.
Enviar relatrios sobre a situao de pagamentos das propostas aos gerentes e
supervisores, para que os mesmos possam montar um plano de ao e assim cobrar
dos vendedores e representantes o motivo do no pagamento.
Encaminhar as propostas de adeso, juntamente com os documentos do futuro
consorciado quando ocorrer a situao de valores de crditos superiores a
R$150.000,00; informando que a proposta pode ser de risco de Inadimplncia e que
pode trazer prejuzo a Consrcio UNILANCE ou ao contrrio, uma proposta vivel
ao Consrcio, para que a gerncia da rea Comercial analise e valide a
aprovao crdito.

Atualizao calendrio e agenda de Assembleia no sistema Operacional.

Quando se trata de Assembleias determina-se que as mesmas devero seguir um


calendrio com as datas pr-determinada pelo consrcio UNILANCE. Essas datas devero
ficar em uma agenda no sistema operacional. O procedimento para essa atividade
realizado da seguinte forma:

Manter o calendrio atualizado das assembleias via sistema operacional, assim


como a agenda do UNILANCE para datas de assembleias.
Manter o Consorciado informado sobre qualquer alterao de datas das assembleias
assim como os funcionrios que participam das mesmas.
Divulgar informativo de alterao de datas de assembleias no site
www.unilance.com.br
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Emisso de Boletos de Pagamentos.

A emisso de boletos na Secretaria de Vendas ocorre quando feita uma solicitao


do vendedor ou representante e quando confirmado o recebimento da 1 (primeira)
parcela do consorciado. O procedimento o seguinte:

Emitir boletos de pagamento aps a confirmao do pagamento da 1 (primeira) parcela.


Neste caso essa operao deve ser realizada quando for solicitado via vendedor,
representante ou consorciado futuro.
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Representao Grfica rea Comercial (Emisso de Boleto).

Fluxograma do processo Comercial (Emisso de Boleto).


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Pagamentos de Comisso aos Vendedores e Representantes.


Os pagamentos das comisses para os vendedores e representantes so controlados
atravs de relatrios do sistema. Os valores so pagos em duas datas do ms, com
exceo dos vendedores que so registrados, neste caso o RH (Recursos Humanos) realiza
o pagamento via folha de pagamento com crdito em conta ou em cheque nominal.
O processo de verificao de vendas tem os seguintes requisitos a serem seguidos:
Verificar cancelamentos
Verificar inadimplncia
Verificar entrada de pagamentos da parcela paga pelo cliente ou lanadas
pelo departamento financeiro.
Verificar os estornos referentes a cotas que j foram canceladas.
Seus critrios de execuo so feitos da seguinte maneira:
Conferir via sistema os valores que cada vendedor ou representante tem a receber
de comisso;
O processo conferncia dever ser realizado diariamente;
Realizar uma segunda conferncia de lanamentos dos dados de vendas atravs do
sistema operacional para verificar possveis erros ou no de lanamento de cotas de
algum vendedor ou representante, sempre buscando corrigir as falhas encontradas.
Realizado o procedimento acima, deve-se atualizar a folha de pagamento de
comisses de vendas, via sistema operacional.
Realizar sempre validao do tipo de produto que foi vendido com um percentual de
comisso diferenciado, para que essas regras de pagamentos de comisses sejam
usadas futuramente para esse produto.
Aps a emisso dos relatrios de vendas, encaminhar para os vendedores,
supervisores e representantes validarem ou no as informaes de comisses;
havendo discordncia de valores deve-se efetuar as devidas correes e realizar o
pagamento referente a quinzena.
Realizar a emisso dos relatrios via sistema dos valores de comisso dos
representantes autnomos, encaminhando-as ao setor financeiro para que efetuem
o pagamento da comisso em conta corrente dos representantes autnomos,
juntamente com a RPA (Recibo de Pagamento Autnomo.) emitida pela
contabilidade 3 do servio de vendas realizado no perodo quinzenal.

3
A RPA (Recibo de pagamento Autnomo) tem que ser entregue com prazo antecipado para que o setor Financeiro execute
uma programao de pagamento para perodo definido conforme contrato entre as partes.
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Representao Grfica rea Comercial.

Fluxograma do processo Comercial (Comisso de Vendas).