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Apostila 07 Millennium Business PDF
Apostila 07 Millennium Business PDF
Módulo 07
Índice
Sobre o Módulo 07 ................................................................................................ 3
1.1. Moedas....................................................................................................... 4
2. TÍTULOS .................................................................................... 19
5. RELATÓRIOS............................................................................. 35
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Módulo 07
Sobre o Módulo 07
Este módulo de treinamento destina-se a gestores de sistemas, gerentes, assistentes financeiros e
funcionários envolvidos nos processos de contas a pagar e finanças da empresa. Tem por objetivo
apresentar todas as ferramentas que o sistema oferece para gerenciar e planejar o departamento.
Para um melhor aproveitamento das informações aqui apresentadas, são pré-requisitos para os
funcionários o conhecimento básico de informática e dos processos internos da empresa na área e
alguma noção de contabilidade.
Inclusão manual;
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1.1. Moedas
Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta Cadastro e escolha a
opção Moedas.
A primeira tela visualizada é a tela de cadastro dos valores das moedas. Porém, antes de lançar
valores nas moedas é necessário cadastrá-las. Clique no link Moedas para acessar a tela de inclusão
de moedas no cadastro.
O campo Período de Atualização, preenche o espaço entre uma cotação e outra. Por exemplo, se
a cotação de uma determinada moeda for atualizada semanalmente, o sistema gera registros
automaticamente para preencher o espaço entre elas:
Foram cadastradas as cotações dos dias 1º. e 8 de abril, os registros dos dias 2 a 7 foram gerados
para preencher o espaço, evitando o trabalho de digitação.
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Se dentro do período de atualização for cadastrada uma cotação, a criação de registro para
completar o período será interrompida na data do cadastro da cotação. Por exemplo, se no dia
05/04/2004 fosse cadastrada uma cotação, o sistema criaria registros até o dia 4.Clique em Efetivar.
Clique em Procurar para visualizar as moedas cadastradas. Selecione o registro a ser alterado e
clique em Alterar Moeda. Faça as alterações necessárias e clique em Efetivar.
Clique em Procurar para visualizar as moedas cadastradas. Selecione o registro a ser excluído e
clique em Excluir Moeda. Faça as alterações necessárias e clique em Efetivar.
Após cadastrar as moedas é necessário cadastrar seus valores de acordo com a cotação. Dê um
clique no X para fechar a janela e retornar à tela de inclusão de valores da moeda.
Clique em Incluir Valores de uma Moeda. No campo Moeda, selecione a moeda que receberá a
cotação, informe a data e digite o valor da cotação. Clique em Efetivar.
Na tela de busca, selecione uma moeda, um período para a pesquisa e clique em Procurar.
Selecione a moeda cujo valor será alterado e clique em Alterar Valor de uma Moeda. Faça as
alterações necessárias e clique em Efetivar.
Na tela de busca, selecione uma moeda, um período para a pesquisa e clique em Procurar.
Selecione a moeda cujo valor será excluído e clique em Excluir Valor de uma Moeda. Clique em
Efetivar para confirmar a exclusão.
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Na tela de busca, selecione uma moeda, um período para pesquisa e clique em Procurar. O
sistema exibirá todas as cotações cadastradas no período selecionado.
Dê um clique no link e selecione a data para visualizar o valor de cotação cadastrado para ela.
1.2. Bancos
Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta Cadastro e escolha a
opção Bancos.
• Guia Geral
A tela de inclusão de bancos é a mesma para inclusão em outros cadastros, sendo assim,
falaremos apenas sobre os campos pertinentes ao cadastramento dos bancos.
Digite o número do banco, que é o número oficial da entidade comercial, e sua razão social.
O campo Tipo Empresa irá identificar o banco, como empresa, de acordo com seu porte. É
fundamental selecionar o tipo correto porque este campo terá influência nos relatórios fiscais e no
cálculo de impostos.
No campo Internet informe o site do banco, se houver.
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ATENÇÃO!
Se o banco tiver algum vínculo no sistema, sua exclusão não será permitida.
1.2.4 Procura
Existem duas guias a disposição do usuário para facilitar a consulta no cadastro de bancos. A
primeira que lista todos os bancos cadastrados e a segunda que filtra os registros listando apenas
aqueles que interessem no momento.
• Lista bancos
Selecione a guia, a ordem para impressão e clique em Procurar. A lista de todos os bancos
cadastrados será visualizada.
Permite listar os bancos por ordem de nome ou código obedecendo a um critério de busca. Por
exemplo, é possível listar por ordem de nome todos os bancos cadastrados cujos códigos estejam
em um determinado intervalo, como podemos observar na Figura 01 – Item 07.
Figura 01 – Item 07
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Faça uma busca para visualizar o caixa que será alterado. Dê um duplo clique sobre ele para
visualizar os campos do registro. Altere os campos que forem necessários e clique em Efetivar.
Faça uma busca para visualizar o caixa que será excluído. Selecione o caixa e clique em Excluir.
Em seguida clique em Efetivar para confirmar a exclusão.
ATENÇÃO!
Se o caixa tiver algum tipo de vínculo no sistema, sua exclusão não será permitida.
A busca no cadastro de caixas pode ser feita de duas formas: uma listando todos os caixas e a
outra listando os movimentos de um determinado caixa.
Para listar todos os caixas selecione a guia Lista Caixas com Filtro e clique em Procurar. Para
visualizar os caixas de uma filial específica, informe a filial e clique em Procurar. Na guia Lista
Movimentos de um Caixa é possível visualizar um caixa específico e suas respectivas operações
discriminando o tipo de pagamento/recebimento utilizado. Selecione a filial, o número da conta
caixa que deseja consultar e clique em Procurar.
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Faça uma busca utilizando o link Procura para visualizar e selecionar o caixa a ser aberto. As
informações referentes ao caixa selecionado serão exibidas na tela para confirmação.
O campo Valor de Abertura deverá ser preenchido para informar se o caixa está sendo aberto
com alguma quantia em dinheiro. Caso contrário deixe o campo preenchido com o valor zero.
Para abrir o caixa, clique em Efetivar. Se o caixa não tiver sido fechado no dia anterior e o
campo Fechamento Diário estiver marcado, o sistema enviará uma mensagem pedindo para fechá-
lo.
ATENÇÃO!
A alteração da data e da hora irá misturar os valores registrados nas movimentações diárias
realizadas no caixa e os valores apresentados no Relatório 138 (Fechamento de Caixa) não serão
iguais aos valores informados no fechamento do caixa.
Este recurso é geralmente utilizado em pontos de venda, mas é interessante que os usuários da
área financeira conheçam o procedimento.
O sistema abrirá a tela de busca para que a conta caixa seja selecionada. Se quiser visualizar o
caixa de uma filial específica, digite o código da filial e clique em Procurar. Caso contrário, clique
direto em Procurar e o sistema listará todos os caixas da empresa.
Esta tela pode ser usada tanto para sangria quanto para depósito mudando apenas o
preenchimento de alguns campos.
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ATENÇÃO!
Não será necessário informar os valores do fechamento nas duas formas apresentadas, o usuário
poderá escolher uma ou outra, se preferir.
Na Figura 02 – Item 7 pode ser visualizada a discriminação dos valores do caixa em vários tipos
de pagamento.
Figura 02 – Item 7
É possível utilizar o campo Forçar Fechamento para que o sistema permita o encerramento do
caixa sem que os valores estejam batendo, desde que seja feita uma auditoria posteriormente. Clique
no campo para marcá-lo e em seguida clique em Efetivar.
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ATENÇÃO!
Se a empresa utilizar o sistema Cnab, deverá ter um tipo de conta específica para este fim,
cadastrada como Conta Cobrança/Conta Corrente.
Maiores informações sobre o sistema eletrônico de cobrança (Cnab) podem ser encontradas no
módulo 8 de treinamento – Contas a Receber.
A filial deverá ser informada para que o sistema possa administrar todas as contas
separadamente.
O campo Saldo Inicial deverá ser preenchido com o saldo atual da conta que está sendo criada.
O usuário poderá deixar o campo com o valor zero, que o sistema preenche automaticamente.
ATENÇÃO!
Se o usuário optar por deixar o saldo inicial zero, deverá ser realizado um lançamento
financeiro para informar o saldo inicial.
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O campo Float é para informar quantos dias o banco levará para creditar na conta os valores
recebidos.
Na seção Contabilidade, selecione a conta contábil do plano de contas na qual serão registradas
as operações realizadas.
Cabe ao contador responsável pela empresa informar o número da conta pertinente para
preencher este campo.
Na seção Limites de Crédito é possível registrar as informações referentes aos créditos
concedidos pelo banco. Estes valores poderão ser visualizados no relatório 37 – Movimentação de
Contas.
Perceba que o campo Observações tem um formato diferente dos demais. Clique sobre ele para
expandi-lo, onde será possível digitar um texto para manter informações adicionais sobre o crédito
concedido.
O campo Garantia é informativo e mostra a garantia de pagamento que a empresa deu para cada
crédito tomado junto às entidades financeiras. Clique na seta para visualizar as garantias, que devem
estar previamente cadastradas. Se não houver nenhuma garantia cadastrada, escolha a opção Tipos
de Garantia, na pasta Financeiro e faça as inclusões.
O campo Atual deverá estar marcado para destacar qual o limite de crédito que a empresa
dispõe no momento.
Figura 03 – Item 7
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ATENÇÃO!
Se a conta estiver vinculada a alguma movimentação o sistema não permitirá sua exclusão.
1.4.4 Transferência
Este link permite fazer a transferência de valores entre as contas da empresa.
Informe um número para identificar a transferência. No caso de ter várias filiais, seria
interessante informar qual filial está realizando a transferência.
Faça uma seleção no campo Tipo de Conta para visualizar somente as contas que interessem no
momento, por exemplo, todas as contas correntes. Isso fará com que o sistema mostre no campo
seguinte, o campo Origem, todas as contas correntes da filial selecionada. Selecione uma conta
origem e no campo Destino informe a conta para a qual a transferência será feita.
Nos campos Moeda Origem e Destino e nos campos de cotação, será necessário o
preenchimento somente nos casos que envolvam moeda estrangeira. Por exemplo, se for feita uma
retirada de $500,00 (quinhentos dólares) do caixa para serem depositados na conta corrente, o
sistema fará a conversão dos valores pela cotação que estiver informada no campo.
Em Plano de Contas (neste caso é o plano de contas financeiro) selecione a conta que irá
justificar a movimentação dos valores, como por exemplo, transferência entre contas correntes.
Preencha os campos Data, Valor e Tipo de Pagamento. A data é aquela na qual está sendo
realizada a transferência.
Para informar um motivo para a operação será necessário que eles estejam previamente
cadastrados na pasta Auxiliar, no Item CADASTROS. Já o campo Observação é livre e poderá
receber qualquer informação que o usuário considerar necessária.
O campo Conciliar Lançamentos, quando marcado, fará a conciliação assim que a transferência
for efetivada. O recurso de conciliação será visto mais adiante, neste módulo, com detalhes sobre
sua utilização.
Clique em Efetivar para confirmar a transferência dos valores.
Através do Relatório 385 é possível visualizar as operações de transferência realizadas por conta
ou por filial.
1.4.5 Fechamento
O link de fechamento das contas tem por finalidade agilizar a impressão do Relatório 385 –
Extrato de Contas. Este relatório mostra todas as movimentações realizadas nas contas selecionadas
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e, portanto, sua impressão torna-se muito lenta. Ao fazer fechamentos periódicos dos saldos das
contas, o sistema grava o saldo apurado para imprimi-lo no relatório. Por exemplo, se for feito o
fechamento mensal das contas, ao final do ano, o relatório emitirá a listagem partindo do saldo
apurado nos meses anteriores. Para realizar o fechamento, selecione uma conta, clique no link
Fechamento e informe a data. Clique no link Efetivar.
1.4.6 Procurar
Selecione o tipo de conta e clique em Procurar. A lista de todas as contas do cadastro será
apresentada. Se desejar visualizar as contas de uma determinada filial preencha o campo e clique
em Procurar.
Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta Cadastro e escolha a
opção Plano de Contas Financeiro.
O campo Classificação deverá ser preenchido com o número que identifica a conta. É
importante colocar pontos para identificar os níveis das contas.
O selecione o tipo da conta: Sintética ou Analítica. A conta sintética é aquela que totalizará as
contas analíticas do mesmo nível. Veja o exemplo:
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ATENÇÃO!
Se a conta tiver algum vínculo no sistema, sua exclusão não será permitida.
Clique em Procurar para visualizar todos os centros de custo cadastrados. Selecione o centro de
custo que será alterado em clique em Altera. Faça as modificações necessárias e clique em Efetivar.
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Clique em Procurar para visualizar todos os centros de custo cadastrados. Selecione o centro de
custo que será excluído em clique em Excluir.
ATENÇÃO!
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Figura 04 – Item 7
O sistema não permitirá a inclusão de previsões para a mesma filial e mesma conta em um
mesmo período e emitirá uma mensagem de alerta, como vemos na Figura 05 – Item 7.
ATENÇÃO!
Figura 05 – Item 7
Faça uma busca, selecione a previsão ou item a ser alterado e dê um duplo clique ou clique em
Alterar. A tela do registro será aberta e novas informações poderão ser digitadas. Clique em
Efetivar para salvar os novos dados.
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Faça uma busca, selecione a previsão ou item a ser excluído e clique no link Excluir. Clique em
Efetivar para confirmar a exclusão.
Este link permite copiar uma previsão orçamentária e alterar apenas os dados que interessem.
Por exemplo, se todos os meses for feita uma previsão para um departamento onde apenas os
valores sofrem alteração, basta copiar a previsão do mês anterior e atualizar os campos de valor.
Faça uma busca, selecione a previsão que será copiada e clique no link Copiar Previsões. A
seguir clique em Efetivar e faça uma nova busca para visualizar a cópia que foi gerada.
ATENÇÃO!
As datas da cópia de previsão serão a data imediatamente posterior à data final da previsão
original, ou seja, se a data final da previsão que gerou a cópia for 31/04/2004, o sistema lançará a
data 01/05/2004 na cópia. Entre na alteração e informe as novas datas de validade para a previsão.
Para consultar as previsões cadastradas no sistema, clique na guia Consulta por Foco da
Previsão, informe o período no qual o sistema deverá realizar a busca e em seguida clique em
Procurar. Todas as previsões criadas para o intervalo indicado serão mostradas na tela.
Se desejar fazer uma busca seletiva, ou seja, por filial, centro de custo, plano de contas ou valor,
basta preencher os campos respectivos e clicar em Procurar.
Figura 06 – Item 7
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Para listar os itens das previsões, clique na guia Consulta Itens das Previsões para selecioná-la.
Preencha os campos como foi feito na outra guia de busca e clique em Procurar. O sistema irá
mostrar todas as contas lançadas em cada centro de custos para o período informado, como pode ser
visto na Figura 06 – Item 7.
2. TÍTULOS
2.1. A Pagar
2.1.1 Incluir Título a Pagar
A tela de inclusão de títulos a pagar é bastante detalhada, porém a maior parte dos campos não
tem preenchimento obrigatório. No entanto, quanto mais completo for o registro do título maior será
o aproveitamento que o usuário terá dos recursos que o sistema oferece.
Observe no topo da tela a presença das guias para cadastro. Clique na guia Geral.
Preencha os campos: Número do Documento, que é o campo base para o sistema efetuar buscas
de títulos, Filial e Conta.
Clique na seta do campo Tipo de Credor para expandir a cortina e selecionar um dos tipos.
Alguns relatórios podem ser impressos por seleção de tipo de credor. E no campo Credor é possível
especificar quem é o credor para o qual o título será gerado.
Origem e Documento de Origem são campos informativos que podem ser preenchidos
automaticamente com número do romaneio e data de emissão, por exemplo, quando uma nota de
compras é lançada, ou podem ser preenchidos manualmente durante a inclusão de um título.
Na seção Status encontramos várias opções que poderão ser associadas aos títulos.
• Previsão - Quando o valor de um título não é definitivo ele poderá ser lançado como
uma previsão de valor a ser pago.
• Efetuado - É um título pago (Este campo sempre será marcado pelo sistema).
• Substituído - É a condição de um título que foi quitado com títulos a receber ou cheques,
sejam eles de terceiros ou da própria empresa. Nesse caso o cheque torna-se um título
substituidor.
• Prorrogado - Trata-se do título que teve seu vencimento renegociado e estendido.
• Devolvido - Este campo indica que o título foi devolvido. Na alteração de títulos a pagar
encontramos, no rodapé da tela, o link Devolução que pode ser utilizado para registrar
este tipo de situação.
• Cartório - Informa que o título foi para cartório, mas ainda não foi protestado.
• Protestado - É o título que efetivamente foi levado a protesto.
• Conciliado - Quando o recurso de conciliação bancária do sistema é utilizado, os títulos
recebem uma marca neste campo.
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Nos campos de datas, observamos que o campo Pagamento não está disponível no momento da
inclusão. Este campo será preenchido pelo próprio sistema no momento da baixa do título.
A Tabela de Prorrogação serve para manter um histórico das prorrogações que a empresa obteve
para um determinado título.
ATENÇÃO!
Este recurso não altera o campo Data de Vencimento e o status do título. O usuário deverá
alterá-los manualmente.
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Os efeitos dessas inclusões de títulos podem ser conferidos nos Relatórios 42, 43 ou 202 entre
outros.
ATENÇÃO!
Se o usuário desejar visualizar os títulos que não foram negociados em moeda nacional será
necessário cadastrar um tipo de pagamento com o nome da moeda usada na negociação e selecioná-
lo para a impressão do relatório.
Figura 08 – Item 7
Observe no rodapé da Figura 08 – Item 7 que o valor inicial do título é R$ 1500,00. Na tabela
expandida vemos que para o pagamento antecipado em 5 dias será dado um desconto de 10%. O
valor do desconto é lançado no campo Descontos e é atualizado no campo Valor Devido. No caso
de desconto incondicional a tabela deverá ser preenchida com valor zero no campo Dias de
Vencimento.
Clique na tabela para expandi-la e digitar as informações referentes ao desconto. No campo
Tipo valor é possível escolher entre percentual e valor. Clique em OK para salvar as informações da
tabela.
Na guia Cobrança e Cheque informe o valor referente ao cheque que será utilizado para efetuar
o pagamento dos títulos. A Tabela de Custos irá registrar informações referentes aos acréscimos
sobre o valor do título.
Na Figura 09 – Item 7 podemos ver o valor das custas de cartório e gastos com advogado
somadas ao valor inicial do título.
Clique na tabela e observe os campos: Abonado e Quitado. Quando houver um custo lançado na
tabela e o campo Abonado estiver marcado, o sistema manterá o valor do custo somado ao valor
total do título mesmo após o título ter sido baixado.
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O campo Quitado quando estiver marcado manterá um registro do custo, mas não acrescentará
ao valor inicial do título. Preencha os campos e clique em OK.
Figura 09 – Item 7
O sistema acrescenta ao valor do título os acréscimos de mora diária, multa e tabela de custos,
mas não acrescenta o valor cadastrado no campo Quitado, quando o mesmo estiver marcado.
Nas tabelas de desconto e custos também serão lançados os ajustes de comissões, de acordo com
o que estiver configurado no campo Ajusta Valores de Comissão, dos parâmetros gerais do sistema,
na guia Fechamento e Geração de Títulos.
A próxima guia é Classificação e Contabilização.
Veja bem, o Millennium BM não faz contabilidade. Ele gera informações que poderão ser
exportadas para sistemas contábeis. Nesta guia poderão ser feitos lançamentos para contabilização
de títulos avulsos.
No campo Plano de Contas informe o número da conta do plano financeiro no qual o título
deverá ser lançado. E no campo seguinte, Plano de Contas Acréscimo/Decréscimo informe o
número da conta na qual deverão ser lançados os descontos ou as multas, juros e custos referentes
ao título.
Nesta tela temos mais uma tabela na qual o valor total do título poderá ser rateado de acordo
com os centros de custos informados no plano de contas financeiro e sua participação no consumo.
O reflexo desse rateio poderá ser visualizado no Relatório 401 – Fluxo de Caixa, quando o campo
Detalha Departamento estiver marcado. No exemplo da Figura 10 – Item 7 temos a Tabela de
Centro de Custo com o rateio referente ao consumo de energia da empresa.
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Figura 10 – Item 7
ATENÇÃO!
Se a soma os valores da tabela de centro de custos não for igual ao valor total do título, o
sistema emitirá uma mensagem de alerta e não permitirá a efetivação.
Faça uma busca para visualizar o registro do título que deseja alterar. A lista de todos os títulos
será apresentada. Selecione aquele que será alterado e dê um duplo clique sobre ele. Após alterar os
campos clique em Efetivar.
ATENÇÃO!
Se for cancelada a baixa de um título que tenha sido baixado pelo recurso de baixa seletiva ou
baixa por seleção, todos os títulos que foram baixados com ele serão reabertos.
2.1.2.2 Devolução
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Nos casos de devolução de cheques utilizados para pagamento de títulos, não é aconselhável
usar a opção de cancelar a baixa. O link Devolução tem a função registrar este tipo de ocorrência
cancelando a baixa e marcando o campo Devolvido, no registro do título.
Consulte o cadastro de títulos, selecione o título devolvido e clique em Alterar Título.
A tela referente ao título aparece. Clique no link Devolução. A janela para registrar a data de
devolução do título aparece, como podemos observar na Figura 11 – Item 7.
Informe a data da devolução e clique em OK.
O campo Grava Data de Compensação grava a data da devolução do título na tela de conciliação
bancária para que o título devolvido possa ser visualizado nos relatórios quando for feita uma
seleção pela data do banco. O correto procedimento nestes casos de devolução, é que o usuário faça
a conciliação do título devolvido antes de lançar sua devolução no sistema para que a data do banco
seja informada.
Seguindo estes procedimentos, será feito um histórico das entradas e saídas dos cheques, igual
aos extratos de conta corrente bancária. Este histórico poderá ser analisado no Relatório 385, ao
passo que cancelar a baixa para baixar o título novamente quando o cheque for reapresentado, o
sistema não terá como gerar um histórico para o cheque.
Figura 11 – Item 7
2.1.2.3 Imprimir
Permite imprimir um documento referente ao título, desde que ele esteja previamente
configurado no diretório C:\wts\files\documentos. O documento deverá ser do tipo L.
ATENÇÃO!
Se o título estiver vinculado a alguma movimentação, o sistema não permitirá sua exclusão.
2.1.7 Baixa
Para baixar um título, pelo método tradicional, primeiro será necessário fazer uma busca para
visualizar seu registro. Em seguida selecione o registro e clique no link Baixa.
Na tela de baixa informe a filial responsável pelo recebimento do título e a respectiva conta do
plano de contas financeiro (acréscimo ou decréscimo).
Utilize o campo Observação para registrar informações referentes ao título ou seu pagamento e
que possam ser necessárias futuramente. Por exemplo, os Relatórios 37 e 385 imprimem o histórico
da baixa, utilizando as informações do campo Observação.
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Módulo 07
A seguir informe a data, o tipo de pagamento e o valor pago. A baixa do título pode ser feita em
três situações distintas quanto ao valor: total, menor ou maior. Ao informar um valor menor, o
sistema assume automaticamente que o título foi pago com desconto ou que foi feito um
parcelamento do valor. Na primeira opção, o valor a menos é lançado no campo de desconto, e na
segunda, o campo Gera Parcelamento deve ser marcado para que o sistema inclua um novo título
com o valor da diferença. Porém a parcela será gerada com data de emissão referente ao dia da
baixa e a data de vencimento será calculada com base em duas situações:
- Se o título for baixado antes do vencimento, a data de vencimento da parcela complementar
será igual a do título origem.
- Se o título for baixado após o vencimento, a data de vencimento do título complementar será
a data da baixa do título origem.
Nesses casos se for acertada uma nova data para o vencimento do título será necessário entrar
na alteração e informar a data de vencimento para o título complementar. O número do título
complementar será igual ao título origem com um complemento. Por exemplo, se o título origem
for 11547, o título complementar será 11547/01.
No momento da baixa o usuário poderá selecionar a conta do plano de contas financeiro para
lançar o valor do desconto ou do acréscimo sofrido pelo título.
Clique em Efetivar para confirmar a baixa do título.
Na Figura 12 – Item 7 visualizamos uma tela preenchida com dados para baixa. Perceba que o
valor líquido era R$ 1.000,00, o valor pago foi R$ 1.214,35, o valor da diferença foi lançado no
campo Custo e no plano de contas financeiro foi selecionada a conta Juros p/ Fornecedores.
Figura 12 – Item 7
É possível selecionar os títulos que serão baixados tomando por base uma característica comum
entre eles.
Vamos supor que muitos títulos tenham vencimento na mesma data. Este link permite selecionar
todos estes títulos e baixá-los de uma única vez.
Clique no link Baixa por Seleção, preencha os campos para seleção e clique em Procurar. A
lista de todos os registros selecionados aparece na parte inferior da tela.
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MANUAL
Módulo 07
Se entre os registros selecionados houver algum que não deva ser baixado, é possível desmarcá-
lo antes de efetivar a baixa. Dessa forma o título permanecerá em aberto aguardando para ser
baixado devidamente. Nesta tela, o usuário pode alterar o valor pago e a diferença, maior ou menor,
é lançada no campo seguinte gerando um novo título. Então, a diferença a mais será lançada no
título como custo e a diferença a menos, será lançada como desconto.
Ao lado da listagem tem os botões Marcar Todos os Títulos e Desmarcar Todos os Títulos para
facilitar a seleção dos títulos a serem baixados. E o botão Realizar Outra Seleção limpa a área da
tela para que uma nova busca seja feita.
Na Figura 13 – Item 7 visualizamos a seleção dos títulos com vencimento no dia 10/03/2004,
listados por ordem de gerador. Todos os campos vistos nesta tela podem ser utilizados como base
para realizar uma busca e selecionar os títulos a serem baixados.
Figura 13 – Item 7
Após selecionar os títulos clique em Efetivar. Uma segunda janela será aberta para que sejam
preenchidas informações referentes à baixa dos títulos. Essas informações são as mesmas vistas no
tipo de baixa anterior com exceção do campo Títulos já Conciliados, que permite fazer a
conciliação dos títulos assim que forem baixados. Os campos Plano de Contas e Tipo de Pagamento
devem ser utilizados com bom senso, no caso da baixa por seleção. Por exemplo, ao fazer uma
seleção de títulos em que todos foram pagos com desconto, é possível selecionar a conta do plano
financeiro para lançar o valor dos descontos. Porém, se forem selecionados títulos para baixar com
desconto e com acréscimo juntos e uma conta do plano financeiro for selecionada, todos os valores
das diferenças dos títulos serão lançados nela.
Figura 14 – Item 7
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Módulo 07
ATENÇÃO!
Se for feito o cancelamento da baixa de algum título que tenha sido baixado por seleção, todos
os títulos que tenham sido baixados no mesmo pacote terão suas baixas canceladas também, ou seja,
todos ficarão em aberto novamente. Nesse caso, a baixa deverá ser refeita sem o título que foi
baixado indevidamente.
Figura 15 – Item 7
Marque os títulos que serão substituídos e clique em selecionar para enviá-los para a tela de
substituição.
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Figura 16 – Item 7
Na parte inferior da tela de substituição serão digitados os dados dos cheques para substituí-los.
Aqui também encontramos botões para navegar pelos títulos e um botão que abrirá a tela para
digitação dos dados dos cheques, como vemos na Figura 16 – Item 7.
Clique em Efetivar para lançar os dados do cheque na tela. Repita esta operação para todos os
cheques que forem utilizados para substituir os títulos. Se preferir, o usuário poderá digitar os dados
dos cheques diretamente nos campos da tela.
Figura 17 – Item 7
Observe na Figura 17 – Item 7 a seleção dos títulos e a digitação do cheque que fará a
substituição. Os campos Desconto e Custo são utilizados para fazer pequenos acertos no caso de
diferença entre o valor dos títulos e dos cheques. Em nosso exemplo, o valor do cheque é igual ao
valor dos títulos, mas vamos supor que fosse menor. O sistema abriria uma nova tela para que fosse
feito o lançamento da diferença, gerando um novo título a pagar.
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Módulo 07
Figura 18 – Item 7
Na Figura 18 – Item 7 temos a tela preenchida com um exemplo de como ficaria o lançamento
no caso do cheque com valor menor.
Figura 19 – Item 7
Em seguida o sistema perguntará se a baixa deve ser confirmada. Em caso positivo, o usuário
poderá imprimir o comprovante da baixa e os cheques para pagamento. Para imprimir os cheques é
necessário ter a impressora específica para este fim configurada no sistema.
Este tipo de baixa é muito parecido com o anterior, uma diferença básica entre eles é que o
primeiro é utilizado para prorrogar o pagamento do título e o segundo é utilizado nos casos de
pagamento imediato, não sendo necessário que todos os títulos sejam de um mesmo cliente.
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Para um controle preciso das baixas dos títulos a pagar, é importante que o usuário utilize o
recurso adequado para cada caso apesar dos processos serem muito parecidos os resultados nos
relatórios e nas consultas podem ser distorcidos.
2.1.11 Repasse
Recurso utilizado para registrar a baixa de um título a pagar com um título a receber, ou seja,
pagar seus títulos com títulos de seus clientes. Desta forma quando a empresa repassar seus títulos a
receber o sistema manterá um histórico da transação.
Este recurso é semelhante aos dois anteriores, porém nele o usuário fará buscas nos títulos a
pagar e nos títulos a receber.
Neste recurso o usuário poderá utilizar cheques de vários clientes para fazer a baixa de um único
fornecedor. Se houver diferenças de valores, o sistema procederá como nos recursos vistos
anteriormente, gerando um título para vincular à diferença. No caso de títulos com vencimentos
variados o sistema fará a baixa por ordem de vencimento e lançará a diferença no título que vencer
por último.
Figura 20 – Item 7
Este recurso faz a acerto entre títulos a pagar e a receber de um mesmo gerador. Por exemplo,
para fazer abatimento entre os títulos a receber dos clientes e as devoluções com créditos pendentes
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dos mesmos. Sua utilização é semelhante a dos recursos vistos anteriormente e no caso de haver
diferença será gerado um novo título, a pagar ou receber, substituindo os títulos acertados.
2.1.13 Classificação
Permite ao usuário fazer alterações no rateio dos centros de custos dos títulos a pagar que
estejam efetuados. Também funciona como atalho para a Tabela de Centro de Custos, na guia
Classificação e Contabilização, dos títulos a pagar ainda em aberto.
3. FINANCEIRO – Lançamentos
Normalmente esta tela é utilizada para fazer lançamentos de despesas diversas como CPMF e
despesas bancárias. Também pode ser usada para lançamentos financeiros como sangria ou depósito
mudando apenas o preenchimento de alguns campos.
No campo Tipo da Conta escolha a opção caixa e no campo Conta digite o número da conta que
corresponde ao caixa que está sendo movimentado.
Em Tipo de Credor/Devedor informe para quem a sangria ou o reforço está sendo feito. E no
campo Credor/Devedor é possível especificar o nome de quem gerou o movimento. Por exemplo,
uma retirada de caixa para pagar o almoço de um cliente e o nome do cliente.
O campo Plano de Contas, não é contábil, portanto irá organizar apenas os lançamentos
financeiros.
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ATENÇÃO!
Os lançamentos efetuados em um determinado período podem ser listados por número, filial,
tipo de conta, número da conta e por tipo de data: emissão ou vencimento. Selecione as opções nos
campos e clique em Procurar.
- Saldo do Caixa
ATENÇÃO!
Apesar de mostrar a hora no campo Data, não é necessário informá-la para realizar a busca.
Selecione o caixa e o tipo de saldo que deseja visualizar e clique em Procurar. Se houver
necessidade de visualizar o saldo de um determinado tipo de pagamento basta selecioná-lo também.
3.5 Transferência
Se por algum motivo houver necessidade de transferir valores entre contas ou caixas, o link
Transferência poderá ser utilizado para registrar a operação. Estas transferências poderão ser feitas
somente entre caixas ou contas entre filiais.
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Se desejar registrar a transferência dos valores como já sendo conciliada, marque o campo
Conciliar Lançamentos. Desta forma não será necessário acessar o link Conciliação Bancária para
fazê-lo.
ATENÇÃO!
4. Conciliação Bancária
A função da conciliação bancária é manter um controle sobre a conta corrente. Este
procedimento permite ao usuário saber com exatidão se os títulos baixados foram
debitados/creditados na conta ou não, se houve devolução de cheques, os valores exatos que foram
movimentados e as datas respectivas.
Note que existem duas colunas que mostram datas e as duas são exatamente iguais. Este recurso
foi criado para saber a data exata em que os valores entravam ou saíam da conta. Portanto, a data do
pagamento é a data da baixa do título, seja ele a pagar ou a receber, e a data do banco refere-se à
movimentação dos valores na conta.
Na Figura 21 – Item 7 podemos visualizar a tela os títulos selecionados por filial e por caixa até
o dia 16/03/04, apresentados na forma analítica.
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Figura 21 – Item 7
Clique em Efetivar.
No cadastro de títulos faça uma busca para visualizar os registros referentes à conciliação que
foi feita e verifique que o campo Conciliado agora aparece marcado. Ao imprimir o Relatório 385 o
usuário terá a opção de incluir ou não os títulos que foram conciliados.
Para corrigir uma conciliação que tenha sido feita indevidamente, será necessário fazer a
reabertura do título através do cancelamento da baixa ou da devolução do título. Em seguida baixar
o título novamente e então refazer a conciliação.
5. RELATÓRIOS
Imprimir relatórios no Millennium BM é muito semelhante à criação das listagens para consulta
em tela, vistas até agora. A diferença é que os relatórios podem ser impressos.
Após fazer as seleções para o relatório, clique em OK para visualizar a impressão na tela. Se
houver necessidade de imprimir um relatório com muita freqüência ele poderá ter sua configuração
salva.
No rodapé da tela de filtros existe um campo para digitar o nome do relatório e ao lado um
campo para marcar. Clique no ícone com um pequeno disquete para salvar a configuração.
Para desistir da impressão clique em Cancelar e a janela será fechada. A seguir clique na seta
Voltar para retornar ao menu de relatórios.
Para imprimir o relatório dê um clique no pequeno ícone com o desenho de uma impressora que
aparece na barra de ferramenta.
Assim como é possível salvar a seleção dos filtros do relatório, também é possível salvar em
arquivo o relatório impresso. Clique em Salvar para abrir a tela e selecionar a pasta na qual o
relatório deverá ser salvo. Dessa forma o relatório poderá ser enviado e visualizado em qualquer
computador, através de um leitor de relatórios, mesmo que no outro computador não tenha o
Millennium BM instalado.
Dê um clique duplo no relatório que deseja imprimir ou digite o número dele no campo Busca e
em seguida dê um clique duplo.
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Figura 23 – Item 7
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ATENÇÃO!
O saldo inicial poderá ser informado pelo usuário ou poderá ser o saldo bancário mais o valor
do caixa. Caso não seja informado, o sistema assumirá a diferença entre os títulos a RECEBER ou
RECEBIDOS e os títulos a PAGAR ou PAGOS do período anterior à data inicial indicada no
relatório.
Para visualizar o saldo inicial de uma conta específica utilize o campo Contas, logo abaixo do
campo Saldo. Se forem selecionadas mais de uma conta, o sistema mostrará o saldo inicial de cada
uma delas separadamente.
ATENÇÃO!
Os campos: Agrupa Oficinas e Agrupa Comissões, quando estão marcados, têm a função de
juntar os valores dos títulos que pertençam às mesmas oficinas ou aos mesmos representantes e que
vencerão na mesma data.
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ATENÇÃO!
O relatório mostra o resultado nos diversos níveis do plano de contas e para isso é fundamental
que o cadastramento do plano seja feito com bastante cuidado para que os valores apresentados
sejam precisos.
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