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5w2h PDF
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Metodologia é o estudo dos métodos. As etapas a seguir num determinado processo.
A palavra metodologia é muitas vezes usada onde seria mais adequado usar método.
Por exemplo: tomemos a frase "Já que os estudantes não estavam disponíveis a
responder a pesquisa sobre o sucesso acadêmico, nós mudamos nossa metodologia
e, em vez deles, utilizamos respostas dos instrutores". Nesse caso, a metodologia
(fazer pesquisa presumindo que isso fornece resultados confiáveis) não mudou. O
que mudou foi o método (perguntar a professores em vez dos estudantes).
A Metodologia é a explicação minuciosa, detalhada, rigorosa e exata de toda ação
desenvolvida no método (caminho) do trabalho. Tem como objetivo captar e analisar
as características dos vários métodos indispensáveis, avaliar suas capacidades,
potencialidades, limitações ou distorções e criticar os pressupostos ou as implicações
de sua utilização.
Além de ser uma disciplina que estuda os métodos, a metodologia é também
considerada uma forma de conduzir a pesquisa ou um conjunto de regras para ensino
de ciência e arte. Em Gestão de Projetos, existe a metodologia geral e a metodologia
detalhada. A metodologia pode ser dividida em vários métodos até chegar num
determinado objetivo.
Para o médico:
Oi, amorzinho!!! Tô no maior gás. Num vejo a hora de ficar o tempo todo com você
neste feriado, vai ser D+.
Beijocas de sua fofinha, Bete
Para o namorado:
Infelizmente não terei como assumir este compromisso neste feriado porque assumi
um compromisso como voluntária em minha Igreja. Atenciosamente, Bete...
QUAL É O PROBLEMA?
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O termo Meta deve ser utilizado para marcar um indivíduo, grupo ou organização se
posicionando numa situação futura cobiçada através da implementação de esforços
específicos e resultados mensuráveis (objetivos). Quando uma pessoa ou grupo
estabelece um objetivo, deve ter ciência de que este objetivo vem primeiro no tempo
e no lugar. Estabelecer uma Meta exige orientação de prioridades, o que significa
dizer que, muitas vezes, abrimos mão de outros alvos que deverão ser considerados
secundárias. Uma meta exige tempo e dedicação para ser atingida.
Uma meta não é a mesma coisa que um objetivo e vice-versa. Uma meta é um
objetivo relacionada a tempo e valor, ou seja: "Vou comprar um carro (objetivo) de
R$ 20.000,00 (valor) até dezembro de 2008 (tempo/prazo).
"Uma meta é um objetivo traduzido em termos quantitativos, por exemplo, o
objetivo é aumentar a temperatura de fusão e a meta é chegar a 1000 graus
centígrados.
Objetivos e metas são alvos ou fins que o administrador deseja atingir. As metas
devem ser específicas, desafiantes, realistas, qualificadas e associadas a um horizonte
de tempo, aceitáveis para os que devem atingi-los e consistentes.
Objetivos e metas são alvos ou fins que o administrador deseja atingir. As metas
devem ser específicas, desafiantes, realistas, qualificadas e associadas a um horizonte
de tempo, aceitáveis para os que devem atingi-los e consistentes.
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É preciso também ter em conta os seguintes pontos:
Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não
sobre seus efeitos;
Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário
deverá tomar outras ações para eliminá-los;
É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se
dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.
Podemos colocar uma tabela de 5W2H em um formulário de Não Conformidades e
Ações Corretivas, por exemplo. Assim, as ações tomadas são evidenciadas
claramente. Outra sugestão é desenvolver um formulário próprio para 5W2H, que
seria utilizado sempre que adequado.
Brainstorming é uma ferramenta para geração de novas ideias, conceitos e soluções.
O princípio é o de solicitar aos participantes que apresentem ideias. Sua participação,
durante a apresentação dessa ideias, será a de registrá-las, independente de qualquer
juízo crítico sobre sua validade, e estimular a rápida sucessão de outras mais.
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O 5W2H, basicamente, é um checklist, um diagnóstico de determinadas ocorrências
que precisam ser analisadas com o máximo de clareza possível por parte dos
colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas ocorrências,
onde ficará estabelecido um plano de ação para correção: O que será feito, quem fará
o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos
quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta
tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto
custará aos cofres da empresa tal processo.
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça um método para identificar a
ocorrência. Para isso pode-se utilizar o brainstorm para se chegar a um ponto
comum. Antes de tentar resolver um problema, defina-o, verbalize e documente-o.
Antes de tentar controlar um processo, entenda-o. Antes de tentar controlar tudo,
identifique o que é mais importante
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por
completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em
um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas
agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou
áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar
diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões
decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!
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Comece sempre pelo por que... É uma justificativa do item “O quê?”.
“AS PESSOAS NÃO COMPRAM O QUE VOCÊ FAZ, ELAS COMPRAM PORQUE VOCÊ FAZ
ISSO!”
Simon Sinek tem um modelo simples mas poderoso para uma liderança inspiradora
todas começando com um círculo dourado e a questão "Por quê?". Dentre os
exemplos apresentados no início de seu livro, para introduzir o assunto, estão
pessoas que através de seu propósito inspiraram quem estava a sua volta e
realizaram grandes feitos, que por sua vez, inspiraram ainda mais pessoas ao redor do
mundo. Os irmãos Wilbur e Orville Wright, Steve Jobs e Steve Wozniak com a Apple e
Martin Luther King alguns dos exemplos. Além deles, também são citadas empresas
como Disney, Harley-Davidson, Southwest Airlines e personalidades como John F.
Kennedy e Ronald Reagan. Todos eles colocaram aquilo no que acreditavam como
guia para suas ações. Todos se guiaram pelo seu propósito. O que mais chama
atenção dentre as ideias de Simon é o chamado “Círculo de Ouro”, uma abordagem
capaz de ajudar a lembrar “por que nós fazemos o que fazemos”. O “Círculo de Ouro”
é composto por três camadas, que de dentro para fora são “por que”, “como” e “o
que”; por essas camadas é definida a forma como as organizações pensam, agem e
se comunicam. De acordo com o autor a maioria delas começa de fora para dentro,
ou seja, começam pelo “o que”. Segundo essa abordagem as organizações primeiro
evidenciam “o que” fazem, depois a forma como fazem e, raramente e por último, o
motivo pelo que fazem, ou seja, vão do mais claro para o mais difuso. No entanto,
aqueles que inspiram as pessoas a agir e, por isso se destacam, têm sua abordagem
pautada no sentido inverso, começando pelo seu “porque”, pois com isso fogem do
padrão do mercado e soam muito mais autênticos.
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Descrição do evento, produto, serviço, qual contexto. Aqui é especificada a meta,
aquilo que se quer atingir, dividindo-se em etapas ou tarefas.
Indagado o que faria se tivesse apenas uma hora para salvar o mundo, Albert Einstein
respondeu: “Eu gastaria 55 minutos para definir o problema e 5 minutos para resolvê-
lo”. Antes de iniciar as tentativas para resolver um problema, recue e invista tempo e
esforço para melhorar sua compreensão sobre o problema.
Reza a lenda que Einstein disse: se possuísse uma hora para salvar o mundo, gastaria
55 minutos definindo o problema e apenas 5 buscando a solução. Antes de iniciar as
tentativas para resolver um problema, recue e invista tempo e esforço para melhorar
sua compreensão sobre o problema.
Importante: separe o que é causa e o que é o Problema... Resolva o Problema e
depois, elimine as causas.
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Esta questão é crucial para o sucesso da ação e nela deve constar os custos e
possíveis alternativas para problemas financeiros. As vezes não é possível descobrir
logo no inicio os valores exatos, mas os gestores podem trabalhar com perspectivas
de gastos para ter uma noção se a verba disponível é suficiente para cobrir a
realização das ações.
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Método, recursos, procedimentos. Indica o método para atingir o “O quê?”. Este “Como?”
por sua vez costuma ser desdobrado em: sub-itens, quem, o quê e data limite. Em
resumo: Por tarefas.
Depois de se especificar o objetivo, estipulamos as atividade que precisam ser realizadas
dentro de um período de tempo definido ou por um prazo. Uma tarefa pode ser dividida
em atribuições que também devem ter uma data de início e fim definidas ou um prazo
para a conclusão. Uma ou mais atribuições em uma tarefa coloca a tarefa em execução. A
conclusão de todas as atribuições de uma tarefa específica, normalmente torna a tarefa
concluída. As tarefas podem estar ligadas para criar dependências. Na maioria dos
projetos, as tarefas podem sofrer um dos dois grandes inconvenientes:
Dependência de tarefa: o que é normal, uma vez que a maioria das tarefas dependem de
outras para serem realizadas. No entanto, isso pode levar à estagnação de um projeto em
que muitas tarefas não podem começar a menos que outras estejam concluídas.
Entendimento obscuro do termo completo: por exemplo, se uma tarefa está 90%
completa, isso significa que vai demorar apenas 1/9 do tempo já gasto com essa tarefa
para terminá-la? Apesar deste pensamento estar matematicamente correta, raramente
este é o caso quando se trata na prática
Entenda isso: Quando um executivo pede para que seus funcionários pensem em "formas
de aumentar a produtividade", tudo o que ele tem como resposta são olhares vazios. Se
houvesse dito "formas de facilitar seus trabalhos", ele mal daria conta da quantidade de
sugestões que lhe seriam lançadas. Palavras carregam fortes significados implícitos e,
sendo assim, têm um papel
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Indica o nome do responsável contido em O quê?.
Este é o momento de revelar as pessoas envolvidas no processo. No entanto, não é
preciso necessariamente escrever os nomes um por um e colocar qual a
responsabilidade de cada um. Para sustentabilidade, a resposta poderia ser
simplesmente “Os funcionários”, que seriam o foco do projeto. Porém, quanto mais
delimitado o projeto estiver melhor será para a gestão, pois a organização detalhada
da ação contribui com uma melhor compreensão do que será realizado.
Mesmo que um colegiado de pessoas em princípio seja o responsável pela ação (e
seus nomes constem do documento), deve ser indicado o nome da pessoa que
responde por tal colegiado. Pessoas (PF ou PJ - específicas (nomes dos elementos da
equipe) ou desejadas (perfis, competência) e seus papéis (personagens).
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Cronograma, datas (início, fim etc) - data determinada ou relativa a alguma outra
atividade (10% de outro projeto realizado). Indica o período em que se desenvolve o
conjunto de atividades correspondentes a O quê?.
Um cronograma é uma ferramenta para gerenciamento do Tempo. Sua essência é a
composição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência
(obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas,
feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais
(Nivelamento de Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização
de atividades. O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é uma
ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do tempo.
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local (endereço, mapa, coordenadas)
Uma empresa trabalha com muitos locais e, por isso, é preciso identificar onde a ação
ocorrerá. O projeto pode ser desenvolvido nos pontos de venda, de forma virtual,
dentro da própria empresa ou em locais específicos, dependendo da natureza da
ação. O importante é relatar aqui o ambiente no qual o projeto deverá ser executado,
de forma clara, com as informações necessárias e possíveis imprevistos.
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PDCA (do inglês: PLAN; DO; CHECK; ACT) é uma ferramenta de gestão de quatro passos,
muito usada no controle e melhoria contínua de processos e produtos.
Planejar - Estabelecer os objetivos e processos necessários para entregar resultados de
acordo com os objetivos ou metas. Ao estabelecer expectativas de resultado, a
integridade e precisão da especificação também é uma parte da melhoria almejada.
Quando possível começar em pequena escala para testar os possíveis efeitos.
Desempenhar - Implementar o plano, executar o processo, fazer o produto. Coletar dados
para mapeamento e análise dos próximos passos "Checar" e "Ajustar".
A metodologia possibilita desenvolver um planejamento sistemático, permitindo de
imediato maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dos
funcionários, com consequente melhoria da competitividade organizacional.
Conferir/Checar - Estudar o resultado (medido e coletado no passo anterior
“Desempenhar”) e compará-lo em relação aos resultados esperados (objetivos
estabelecidos no passo “PLANEJAR”) para determinar quaisquer diferenças. Procurar por
desvios principalmente na aplicação do plano e também olhar para a adequação e
abrangência do plano permite a execução do próximo passo, ou seja, "AGIR".
Alavancar/Ajustar/Atuar - Tomar ações corretivas sobre as diferenças significativas entre
os resultados reais e planejados. Analisar as diferenças para determinar suas causas.
Determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria do processo ou produto.
Uma outra versão do PDCA é o OPDCA, onde a letra "O" representa observação (ou
Segure a condição atual). Esta ênfase na observação e na condição atual é utilizada
frequentemente na produção enxuta (Lean Manufacturing / Toyota Production System) do
Sistema Toyota de Produção. PDCA é também conhecido como o círculo/ciclo/roda de
Deming, ciclo de Shewhart, círculo/ciclo de controle, ou PDSA (plan-do-study-act).
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Cada item desdobra-se em sub-itens e estes, por sua vez, em outros sub-itens. O
número de desdobramentos é aquele que a experiência recomenda — mas, em tese,
tudo deve ser desdobrado até ao nível de ação operacional executável pelo operador.
O responsável pelo resultado (Quem?) é quem deve prover o desdobramento daquilo
que lhe é atribuído. Neste caso após fazer o desdobramento ele deve retornar com o
plano para o responsável imediatamente superior.
Muitas vezes se faz uso da planilha 5W1H: neste caso não existe a coluna
correspondente ao orçamento ou custeio da atividade - How much?
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vamos pensar na seguinte situação em que você quer convocar a sua equipe para
uma reunião e precisa passar estas informações rapidamente por email.
Neste caso mesmo você pode usar esta técnica para uma reunião com sua equipe
criando fichas de 5W2H para cada assunto e assim não vai deixar de falar algo
relevante para a sua equipe.
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“Toda a teoria deve ser feita para poder ser posta em prática, e toda a prática deve
obedecer a uma teoria. Quem não sabe nada dum assunto, e consegue alguma coisa
nele por sorte ou acaso, chama «teórico» a quem sabe mais, e, por igual acaso,
consegue menos. Quem sabe, mas não sabe aplicar - isto é, quem afinal não sabe,
porque não saber aplicar é uma maneira de não saber -, tem rancor a quem aplica
por instinto, isto é, sem saber que realmente sabe. Mas, em ambos os casos, para o
homem são de espírito e equilibrado de inteligência, há uma separação abusiva. Na
vida superior a teoria e a prática completam-se. Foram feitas uma para a outra”.
Fernando Pessoa.
Desde criancinhas, recebemos diversas lições sobre o que é o certo como fazer: como
enfrentar nossos desafios, nos relacionar com os outros, como ter uma vida
saudável... em resumo, todas as dicas que precisávamos para uma vida próspera e
feliz. Estudamos, nos formamos em uma determinada área, lemos sobre diversos
temas, assistimos vídeos, filmes e documentários variados, ouvimos especialistas
sobre infindáveis temas e a essa altura, nos tornamos uma enciclopédia ambulante
de conhecimentos.
Então, por que é tão difícil fazer, executar, ter sucesso?
A “lição” é simples de se entender, mas difícil de “experimentar. Ter conhecimento é
fundamental, mas é básico... colocar em prática é outra, bem diferente e muito mais
complexa, pois exige administrar as variáveis incontroláveis da vida real que exigem
competências e vivências difíceis de se absorver de forma teórica, racional e
controlada.
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