AUDITORIAS

 AUDITORIA

Processo sistemático, independente e documentado

para obter evidências de auditoria e respetiva
avaliação objetiva com vista a determinar em que
medida os critérios da auditoria são satisfeitos.

Carina Ferraz
 Têm em vista verificar o funcionamento e permitem
elaborar recomendações para ações de melhoria.
Tratando-se de uma avaliação devem ter uma
carácter o mais pedagógico possível.
 São conduzidas por pessoas sem responsabilidade
direta nos sectores a auditar.

 PRINCIPIO DA INDEPENDÊNCIA

Carina Ferraz
PLANEAR DE ACORDO COM  Estado e a importância dos processos
e das áreas a serem auditadas;
 Os resultados de auditorias
anteriores.

 CRITÉRIOS  SELEÇÃO DE
 ÂMBITO AUDITORES
 FREQUÊNCIA  CONDUÇÃO DE
 MÉTODOS AUDITORIA

Carina Ferraz
 Os auditores não devem auditar o seu próprio
trabalho.
 Deve ser estabelecido um procedimento
documentado para definir responsabilidades e
requisitos para planear e conduzir auditorias,
estabelecer registos e reportar resultados.

Carina Ferraz
 A planificação de uma auditoria é o primeiro passo
para o sucesso da mesma, a sua preparação deve
ser feita de modo a abranger todas as atividades e a
serem executadas de uma forma organizada, isto é,
verificar documentação, o seu seguimento e a sua
eficácia.

Carina Ferraz
 Extensão e limites da auditoria

 Descrição dos locais físicos

 Unidades organizacionais
 Processos e atividades a auditar
 O período de tempo

Carina Ferraz
 auditor

 Atributos pessoais;
 Capacidades demonstradas
para aplicar conhecimentos;
 Qualificações/capacidades
específicas.
Devem estar
definidas e
documentadas.
 Planear e gerir um programa
de auditorias;
 Avaliação dos resultados e a
eficácia do sistema;
 Desencadear de ações
corretivas.

Carina Ferraz
 Listas de comprovação
 As listas de comprovação ou verificação são uma
ferramenta indispensável para a condução de
uma auditoria.
 São registadas as conformidades e
não conformidades;
 Base para a elaboração do
relatório de auditoria;
 Elaboradas partir da leitura de
manuais e/ou procedimentos
aplicáveis;
 Devem abranger, no mínimo, os
requisitos das normas a que a
empresa está sujeita.
Carina Ferraz
 Devem ser comunicados ás áreas auditadas;
 Equipa Auditora (EA) acorda ações corretivas de
acordo com os resultados;
 EA pode propor ações corretivas não aprova nem as
implementa.

 Decorrem dos resultados da auditoria;

 São desencadeadas pela estrutura da empresa, por
exemplo pelo responsável da qualidade, e é lhes dado
seguimento pelo mesmo.

Carina Ferraz
Tipos de Auditoria
Auditorias internas (1.ª Parte)
Auditorias (2º parte)
Auditorias Externas (3ºParte)

Auditoria ao(s) Sistema(s)

Auditoria aos Processos Tecnológicos
Auditoria aos Processos de Gestão
Auditoria ao Produto/Serviço

Carina Ferraz
 Auditorias Internas
 São auditorias realizadas por iniciativa da empresa com
vista a avaliar o seu próprio sistema.

A frequência de realização é
relativamente curta;
As ações corretivas são relativamente
rápidas;
O seu resultado e a sua análise fazem
obrigatoriamente parte da Revisão do
Sistema pela Direção.

Carina Ferraz
 • Pretende avaliar a eficácia de cada um dos elementos dos
Sistemas, quanto à sua adequabilidade e aplicação.

• Pretende avaliar a eficácia dos elementos de um processo, quanto

ao conhecimento, cumprimento e adequabilidade dos métodos
específicos de produção/ fornecimento do produto/serviço.

• Pretende avaliar a eficácia dos elementos de um processo, quanto

à sua eficácia em atingir os objetivos estabelecidos para o mesmo

Carina Ferraz
 • Pretende avaliar, quantitativamente, a
conformidade de um produto com as características
que lhe são exigidas, o que pode significar:
• Avaliar o Nível da qualidade obtida para um
produto ou grupo de produtos;
• Estimar o Nível da Qualidade Aceitável,
inicialmente utilizado para os lotes submetidos a
inspeção;
• Avaliar a aptidão da inspeção (Eficácia do Plano
da Qualidade)

Carina Ferraz
Carina Ferraz
 Trabalhar de forma independente, sistemática e
enérgica;
 Adquirir e usar conhecimentos suplementares;
 Mudar as diretrizes previstas (flexibilidade);
 Comunicar ( escolha do fluxo de palavras, clareza
na voz, assertividade, saber ouvir, compreender,
responder, competência escrita);

Carina Ferraz
 Planear e controlar;
 Conseguir cooperação;
 Decidir (separar fatos de opiniões, copilar
informação e evidências).

 Boa aparência e conduta;

 Estabilidade emocional (calmo, contido,
persistente);
 Bom carácter (honesto, fiel, construtivo);
 Boa atitude (interessado, trabalhador,
cuidadoso, curioso, aberto, objetivo).
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 Os 6 Princípios

Carina Ferraz
 Programa de Auditorias (PA)
 Representa os preparativos para um conjunto de
uma ou mais auditorias planeadas para um
determinado período de tempo e dirigidas a uma
finalidade específica.

Carina Ferraz
 Objetivos do programa de auditorias e de cada uma das
auditorias;
 Extensão/número/tipos/duração/locais/calendarização das
auditorias;
 Procedimentos do programa de auditorias;
 Critérios da auditoria;
 Métodos de auditoria;
 Seleção das equipas auditoras;
 Recursos necessários, incluindo viagens e alojamento;
 Processos para o tratamento de questões de
confidencialidade, segurança da informação, segurança e
 Saúde do trabalho e outras similares.

Carina Ferraz
 A gestão de topo deverá:
 Assegurar que os objetivos do programa de
auditoria são estabelecidos e
 Assegurar que o programa de auditoria é
implementado com eficácia.

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 Prioridades de gestão;
 Estratégias comerciais e outras;
 Necessidade de avaliação de fornecedores;
 Características dos processos, produtos e projetos;
 Requisitos do sistema de gestão;
 Requisitos legais, contratuais e outros que a
organização subscreva;

Carina Ferraz
 Necessidades e expectativas de outras partes
interessadas, incluindo clientes;
 Avaliação do desempenho do auditado (ocorrência
de falhas /incidentes / reclamações de cliente);
 Riscos para o auditado;
 Resultados de auditorias anteriores;
 Nível de maturidade do sistema de gestão.

Carina Ferraz
 Funções e responsabilidades
 Definir a extensão do programa de auditorias;
 Identificar e avaliar os riscos do programa de auditorias;
 Definir as responsabilidades;
 Definir os procedimentos aplicáveis;
 Determinar os recursos necessários;
 Assegurar a implementação do programa de auditorias;
 Assegurar que os registos decorrentes da implementação
do programa de auditorias são geridos e mantidos e
 Monitorizar, rever e melhorar o programa de auditorias.

Carina Ferraz
 Conhecer e saber fazer nas seguintes áreas:
 Princípios de auditoria, procedimentos e métodos;
 Normas de sistemas de gestão e documentos de
referência;
 Atividades, produtos e processos do auditado;
 Requisitos legais e outros requisitos relevantes da
atividade e produtos do auditado;
 Clientes, fornecedores e outras partes interessadas do
auditado, quando aplicável e
 Promover continuamente os seus conhecimentos nesta área

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 Fatores
 A dimensão e da natureza do auditado;
 A natureza, funcionalidade, complexidade e nível de
maturidade do sistema de gestão a auditar e
 Questões significativas para esse mesmo sistema

Carina Ferraz
 Planear e calendarizar as auditorias tendo em
consideração os riscos;
 Assegurar a confidencialidade e segurança da
informação;
 Assegurar a competência dos auditores e auditores
coordenadores;
 Selecionar equipas auditoras apropriadas / atribuir
funções e responsabilidades;
 Conduzir auditorias, incluindo métodos de
amostragem adequados;

Carina Ferraz
 Conduzir auditorias de seguimento, se aplicável;
 Reportar à gestão de topo sobre grau de
cumprimento do programa de auditorias;
 Manutenção dos registos de programa de auditorias;
 Monitorizar e rever o desempenho e riscos e
 Melhorar a eficácia do programa de auditorias

Carina Ferraz
 Recursos financeiros para as atividades de auditoria;
 Métodos de auditoria;
 Disponibilidade de auditores competentes e peritos
técnicos;
 A extensão do programa de auditorias e respetivos
riscos;
 Tempo de deslocação e custo, alojamento e outras
necessidades;
 Disponibilidade de tecnologias de informação e
comunicação.

Carina Ferraz
Comunicar ás partes interessadas

Definir objetivos, âmbito e

critérios para cada auditoria

Selecção da equipa auditora

Provisão de recursos

Conduzir a auditoria segundo o

programa e o tempo definido

Carina Ferraz
 Localizações físicas

Áreas funcionais

Atividades e processos a auditar

Política

Procedimentos

Normas

Requisitos legais, contratuais

Carina Ferraz
 Âmbito

Critérios

Métodos Objetivos

Duração

Localização

Carina Ferraz
Carina Ferraz
 A necessidade de assegurar a independência dos
membros da equipa auditora, em relação às
atividades a auditar e de evitar quaisquer conflitos
de interesses;
 A aptidão dos membros da equipa auditora para
interagir eficazmente com os representantes do
auditado e para trabalhar em conjunto;
 O idioma da auditoria e as características sociais e
culturais do auditado

Carina Ferraz
 Avaliar a conformidade dos programas de
auditorias, planeamentos e objetivos;
 Avaliar o desempenho dos membros da equipa
auditora;
 Avaliar a capacidade das equipas auditoras para
implementar o plano de auditoria
 Avaliar o retorno da informação da gestão de topo,
auditados, auditores e outras partes interessadas.

Carina Ferraz
 O Programa de Auditorias DEVE ser Revisto para
avaliar se os seus objetivos foram atingidos e
identificar oportunidades de melhoria.

Carina Ferraz
 Resultados e tendências monitorização;
 Conformidade com os procedimentos do programa
de auditorias;
 Evolução das necessidades e expectativas das partes
interessadas;
 Registos do programa de auditorias;
 Alternativos ou novos métodos de auditoria;
 Eficácia das medidas para enfrentar os riscos
associados ao programa de auditorias;
 As questões de confidencialidade e segurança da
informação relativa ao programa de auditorias.

Carina Ferraz
 Gestão de topo
Organização Implementar um designa 1 ou mais
pretende conduzir Programa de pessoas para gerir o
Auditorias auditorias Programa de
auditorias

• Os Processos
A serem
• As Secções
Programa de São auditados
Auditorias
• Os Departamentos ao longo
definidos
• Os Produtos / do ano
Serviços

Carina Ferraz
 Definir os
objetivos

Rever e
Estabelecer
Melhorar
Programa
de
Auditorias

Monitorizar Implementar

Carina Ferraz
 Atividades típicas
de uma auditoria
Início da auditoria

Preparação das atividades de auditoria

Condução das atividades de auditoria

Preparação e distribuição do relatório da

auditoria

Encerramento da auditoria

Condução do seguimento da auditoria

Carina Ferraz
TEM COMO OBJETIVOS:

 ESTABELECER CANAIS DE COMUNICAÇÃO COM O REPRESENTANTE DO AUDITADO;

 Contacto inicial com o Auditado
 CONFIRMAR A AUTORIDADE PARA CONDUZIR A AUDITORIA;
 INFORMAR SOBRE OS OBJETIVOS DA AUDITORIA, ÂMBITO, MÉTODOS E
COMPOSIÇÃO DA EA, INCLUINDO PERITOS TÉCNICOS;
 SOLICITAR ACESSO A DOCUMENTOS RELEVANTES, INCLUINDO REGISTOS;
 DETERMINAR REQUISITOS LEGAIS, CONTRATUAIS E OUTROS RELEVANTES PARA AS
 ATIVIDADES E PRODUTOS;
 ACORDAR SOBRE O TRATAMENTO DE INFORMAÇÃO CONFIDENCIAL;
 DETERMINAR REGRAS DE ACESSO, SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO E
OUTROS;
 EFETUAR PREPARATIVOS PARA A AUDITORIA;
 ACORDAR QUANTO À PARTICIPAÇÃO DE OBSERVADORES E GUIAS;
 ACORDAR ÁREAS DE INTERESSE DO AUDITADO EM RELAÇÃO À AUDITORIA.
Carina Ferraz
 Revisão da Documentação
 Os auditores deverão ter em consideração se a
informação nos documentos disponibilizados é:
 Completa (todo o conteúdo esperado consta do
documento);
 Correta (o conteúdo está conforme com outras fontes
confiáveis, tais como normas e regulamentos);
 Consistente (o documento é consistente em si mesmo e com
documentos relacionados);
 Atual (os conteúdos estão atualizados);

Carina Ferraz
  Os auditores deverão ter em consideração se:
 Os documentos em revisão cobrem o âmbito da
auditoria e fornecem informação suficiente para
suportar os objetivos da auditoria.

A REVISÃO DE DOCUMENTOS DEVE TER EM CONSIDERAÇÃO:

DIMENSÃO, NATUREZA E COMPLEXIDADE DA ORGANIZAÇÃO E
DO SISTEMA DE GESTÃO

OBJETIVOS E ÂMBITO DA AUDITORIA

Carina Ferraz
 Convém que inclua:
 Objetivos da auditoria
 Âmbito da auditoria, incluindo áreas
funcionais/organizacionais e processos a auditar
 Critérios de auditoria e documentos de referência Locais,
datas, duração estimada, incluindo reuniões com a gestão
de topo
 Métodos de auditoria
 Funções e responsabilidades da EA incluindo guias e
observadores
 Afetação de recursos apropriados

Carina Ferraz
 Convém que quando, apropriado, aborde o seguinte:
 Identificação do representante do auditado para a auditoria
 Idioma da auditoria e do relatório
 Tópicos do relatório de auditoria
 Preparativos logísticos
 Prever potenciais desvios ao cumprimento dos objetivos
 Assuntos relacionados com a confidencialidade e segurança
da informação
 Quaisquer ações de seguimento de auditorias anteriores e da
auditoria a realizar
 Coordenação com outras atividades de auditoria se for uma
auditoria conjunta

Carina Ferraz
 O Plano deve ser revisto e aceite pelo cliente da
auditoria e apresentado ao Auditado
 Quaisquer objeções do auditado ao plano de
auditoria deverão ser resolvidas entre o auditor
coordenador, o auditado e o cliente da auditoria.

Carina Ferraz
 O auditor coordenador, deve consultar a EA e
atribuir a cada membro da equipa auditora
responsabilidades para auditar processos, funções,
locais, áreas ou atividades específicas.
 Estas atribuições devem ter em consideração a
independência e competência dos auditores.
 As reuniões intercalares da EA devem ser realizadas
pelo Auditor Coordenador a fim de alocar tarefas e
decidir eventuais alterações.

Carina Ferraz
Preparação dos documentos de trabalho
As Listas de Comprovação:
 Auxiliares no estabelecimento de responsabilidades dos
elementos da EA;
 A sua elaboração potencia o estudo e compreensão dos
processos assim como o estabelecimento de locais,
pessoas, atividades e produtos a auditar e o
estabelecimento de critérios de amostragem e de
duração da auditoria
 Podem constituir suporte para registo

Carina Ferraz
 Condução das atividades de auditoria
Dirigida pelo Auditor coordenador
 Apresentação da EA
 Confirmação dos objetivos, âmbito, critérios e confirmação de
eventuais situações de não aplicabilidade de cláusulas/requisitos
normativos
 Confirmação do plano de auditoria
 Métodos a utilizar, amostra de informação
Reunião de Abertura

 Gestão do risco que pode resultar da presença da EA

 Confirmação dos canais de comunicação e do idioma
 Confirmação de que o auditado será mantido ao corrente do
progresso da auditoria
 Confirmação que os recursos e as instalações necessárias estão
disponíveis
 A confirmação das questões relacionadas com confidencialidade
e segurança da informação

Carina Ferraz
Condução da Reunião de abertura
 Confirmação de que estão asseguradas os
procedimentos de segurança e saúde no trabalho,
emergência e segurança pessoal para a EA
 Informação sobre a forma de apresentação dos
resultados da auditoria Informar em que circunstâncias a
auditoria pode ser suspensa
 Informações sobre a reunião de encerramento
 Informações sobre como classificar e transmitir as
constatações detetadas durante a auditoria
 Informação sobre como devem ser geridas as dúvidas,
divergências, reclamações ou outras apresentadas pelo
auditado

Carina Ferraz
 Revisão da documentação enquanto se conduz a
auditoria
 Comunicação durante a auditoria
 Atribuição de funções e responsabilidades a guias e
observadores
 Recolha e verificação da informação
 Elaboração das constatações da auditoria
 Preparação das conclusões da auditoria

Carina Ferraz
 Realização de entrevistas;
 Análise de documentos e registos;
 Visita aos vários locais (áreas fabris, áreas
administrativas, armazéns, laboratórios, etc.);
 Observação de atividades e processos.

Carina Ferraz
 Comunicação aos auditados os resultados
encontrados, nomeadamente os desvios, de forma a
obter feedback da organização e a que possam ser
prestados eventuais esclarecimentos.
 Esta postura evita que haja grandes surpresas no
momento da reunião final.

Carina Ferraz
 Papéis e responsabilidades de guias e
observadores
É permitido que observadores acompanhem a EA, mas não
fazem parte dela
Observadores
Não podem influenciar ou interferir com a condução da
auditoria

Nomeados pela entidade auditada, apoiam a EA e atuam

de acordo com as solicitações do Auditor Coordenador.

Não podem influenciar ou interferir com condução da

Guias auditoria

Apoiam a EA na recolha da informação

Carina Ferraz
 Convém que a EA se reúna antes da reunião de
encerramento para:
 Rever as constatações da auditoria e qualquer outra
informação apropriada recolhida durante a auditoria
Acordar sobre conclusões da auditoria
 Preparar recomendações, se aplicável
 Discutir o seguimento da auditoria, se incluído no plano
de auditoria

Carina Ferraz
 Convém que os participantes incluam a gestão de topo
do auditado, os responsáveis das áreas funcionais ou
processos auditados, o cliente da auditoria e outras
partes interessadas
 Apresentação dos resultados e conclusões da auditoria
 Combinar, se apropriado, período para o auditado
apresentar um plano de ações corretivas
 O grau de detalhe da reunião é função da familiarização
do auditado com o processo de auditoria
 Registos de situações particulares
 Opiniões divergentes deverão ser resolvidas. Se não
forem resolvidas tal deve ser registado

Carina Ferraz
 O Auditor Coordenador é responsável pela
preparação e pelos conteúdos do relatório da
auditoria
 O relatório da auditoria pode ser elaborado antes da
reunião de encerramento.
 O relatório da auditoria deve ser completo, exato,
conciso e claro.

Carina Ferraz
 Deve ser emitido dentro do prazo acordado (Se tal
não for possível, convém que as razões do atraso
sejam comunicadas ao auditado e ao gestor do
programa de auditorias)
 Deve ser datado, revisto e aprovado
 Deve ser distribuído, como definido no procedimento
ou plano de auditoria

Carina Ferraz
 Auditoria está concluída quando tiverem sido realizadas todas
as atividades descritas no plano de auditorias e o relatório
aprovado e distribuído
 A menos que exigido por lei, a EA e o gestor do programa de
auditorias não devem divulgar o conteúdo dos documentos,
quaisquer outras informações obtidas durante a auditoria, ou
o relatório da auditoria a qualquer parte sem aprovação
explícita do cliente da auditoria e, se aplicável, a aprovação
do auditado. Se tal for inevitavelmente necessário, o cliente da
auditoria e o auditado devem ser informados o mais
rapidamente possível.
 As lições aprendidas com a auditoria são entradas para a
melhoria contínua do sistema de gestão das organizações
auditadas

Carina Ferraz
 As conclusões podem indicar a necessidade de
correções, ações corretivas, preventivas e de
melhoria.
 As ações são desencadeadas pelo auditado dentro
de um prazo acordado. Se aplicável, o auditado deve
manter o gestor do programa de auditorias e a EA
informada sobre o grau de cumprimento dessas
ações.
 Deve ser verificada a conclusão e a eficácia dessas
ações. Esta verificação pode fazer parte duma
auditoria subsequente

Carina Ferraz
Preparação

Plano de auditoria

Listas de comprovação

Realização

Relatório da Auditoria
Carina Ferraz
 Demonstrar atributos pessoais,
conhecimentos ou competência
CRITÉRIOS
QUALITATIVOS na formação ou no local de
trabalho

Anos de experiência profissional e

de escolaridade, número de
QUANTITATIVOS auditoria realizadas e horas de
formação e auditorias

Carina Ferraz
 Evidência objetiva
 A descrição da não conformidade deve ser precisa,
factual e exata.
 Deve ser solidamente fundamentada em evidências
objetivas.

 Exemplo: Evidência factual de diferenças entre os

procedimentos e as práticas de trabalho.

Carina Ferraz
 Pequenas falhas no sistema que o auditor encontra
que não se podem considerar incumprimento de
algum requisito ou procedimento;
 Deficiências onde se dá o “benefício da dúvida” e
potenciais não conformidades.

Carina Ferraz
 A resposta escrita ao relatório da auditoria, se
aplicável;
 A avaliação da adequabilidade da resposta;
 A validação/definição das ações mais adequadas a
cada uma das constatações e/ou não
conformidades;
 A confirmação de que as ações foram concretizadas
de acordo com o programado e que foram eficazes

Carina Ferraz
 Melhoria contínua

Atuar Planear

AUDITORIAS
INTERNAS Verificar Executar

Carina Ferraz
 A Melhoria Contínua do desempenho global de uma
Organização deverá ser um objetivo permanente
dessa Organização.
 A Auditoria de Processo é um tipo de auditoria que
procura identificar as falhas no processo, através de
análise de parâmetros operacionais e do
conhecimento técnico dos auditores.

Carina Ferraz
Auditoria instrumento para a melhoria
AUDITORIA DE
PROCESSO

Procedimento Procedimento
não seguido incorreto

Correção
Alteração

Carina Ferraz
 AUDITORIA DE
PROCESSO

Procedimento com
potencial de melhoria

Potencial Não
Conformidade
Prevenção
Melhoria

Carina Ferraz
Processo de auditoria
 Avaliação de conformidades
 Discussão Auditor-Auditado dos resultados e potenciais
melhorias na operação em questão.

Carina Ferraz