MAPEAMENTO DE PROCESSOS:

GUIA COMPLETO PARA A

APLICAÇÕES NAS INDÚSTRIAS
INTRODUÇÃO................................................................................................................................................................ 3

NO QUE CONSISTE O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?............................................................................... 4

QUAIS FERRAMENTAS UTILIZAR PARA FAZER O MAPEAMENTO DE PROCESSOS? ���������������������� 10

QUAIS OS PRINCIPAIS ERROS NO MAPEAMENTO DE PROCESSOS?......................................................13

QUAIS AS MELHORES PRÁTICAS PARA REALIZAR O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?................17

CONCLUSÃO................................................................................................................................................................22
Introdução
Independentemente do porte ou do
segmento de atuação, as indústrias
precisam de estratégias que possam
ajudá-las a otimizar a produção e a
reduzir custos. Para isso, mapear os
processos é uma forma de deixar
um registro e tornar acessível o
conhecimento dos componentes
dos processos de produção para
toda a empresa (indústria ou não).
Essas práticas fazem com que os
envolvidos consigam visualizar
todas as necessidades.
3 NO QUE CONSISTE O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
Isso facilita o entendimento a
respeito do que é prioritário e
indispensável para dar sequência a
um determinado fluxo de trabalho.
Pensando na grande relevância
que esse tema tem, preparamos
este e-book especial.
Ao longo do texto, mostraremos
quais medidas usar para colocá-
lo em prática, as ferramentas
mais indicadas e os erros
que devem ser evitados no
Mapeamento de Processos.
Boa leitura!
No que consiste
o Mapeamento
de Processos?
O plano de lubrificação industrial
consiste em um documento digital em
que os gestores protocolizam todas
as informações, tarefas, atividades e
produtos que foram ou serão aplicados em
determinada máquina dentro da fábrica.
Em toda empresa há um
conjunto de atividades que
são realizadas para chegar até
um objetivo comum. Dentro
disso, o Mapeamento de
Processos é um registro de
todos os processos que fazem
parte da atividade do negócio.
É nele que se encontram as
respostas dos “porquês, como
e quando” para possibilitar
o alcance de tal objetivo.
Entende-se por Mapeamento
de Processo como a
ferramenta utilizada para
documentar os passos
necessários para um negócio
atingir o seu objetivo. O
mapeamento de processos em
qualquer empresa, inclusive
em indústria, auxilia na
padronização das atividades e
na identificação de problemas,
gaps e melhorias, com o intuito
de aumentar a performance.
Para fazer esse mapeamento
é necessário ter em conta
que em cada área há
processos próprios. Por
exemplo, um departamento
5 O QUE É UM PLANO DE LUBRIFICAÇÃO INDUSTRIAL
de desenvolvimento de
produto deve lidar com seu
pessoal, equipamentos, a
manutenção, a compra de
novos, a chegada de materiais,
o envio de relatórios e a
recepção de novos etc.
Ele lida com diversos outros
departamentos e demandas
e todo esse trabalho deve
estar mapeado para evitar
situações como retrabalho,
ausência de responsáveis,
erros técnicos, sobrecarga,
desvio de função etc.
COMO O MAPEAMENTO
DE PROCESSOS SE APLICA
À INDÚSTRIA?
De uma folha de papel em branco começam
todos os mapeamentos de processo na
indústria. É lá que serão registrados os
processos da indústria. Processos que indicam
os motivos de tal atividade ser feita, por
quem, para quem, como, em que quantidade,
peso, datas, desde quando até quando.
É também neste arquivo que será mapeado o
que cada funcionário está responsável pelo que
faz, como faz, desde quando e para quê faz,
ligando sua atividade à atividade dos demais.
6 O QUE É UM PLANO DE LUBRIFICAÇÃO INDUSTRIAL
Inclusive, esse é um bom momento para levar em
conta a sobrecarga, o trabalho em duplicidade
e a necessidade de novos colaboradores. A
partir dessa lógica, é preciso se perguntar qual
é o propósito e o requisito para a execução de
cada processo, pois uma única fase pode exigir
a participação de diversos colaboradores.
Desse modo, o Mapeamento pode ser descritivo
e levar em conta todas as áreas envolvidas, bem
como as obrigações e prioridades dos setores. É
preciso seguir as perguntas básicas para elucidar
as diversas dúvidas relativas a cada procedimento:
»» Como? »» Quem?
»» Onde? »» Quando?
COMO FAZER O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?

Podemos citar duas formas de fazer mapeamento de processos: descritiva ou fluxograma. Uma forma não
exclui a outra e sua escolha fica a cargo da preferência de quem conduz o mapeamento. A forma descritiva é
um mapeamento em registro de texto que descreve detalhadamente cada etapa do processo. Já o fluxograma
é uma mapeamento de processos mais visual, que indica as etapas numa espécie de infográfico.

7 O QUE É UM PLANO DE LUBRIFICAÇÃO INDUSTRIAL

“A forma que funcionar melhor para o
entendimento de quem terá acesso ao
material é a melhor forma a ser adotada”,
explica Patrícia Luz, gerente de governança
corporativa. Ela conta que prefere o fluxograma
quando tem que fazer apresentações “pelo
apelo visual” e a forma descritiva quando
deve deixar à disposição para consultas.
Independentemente da forma escolhida, todo
mapeamento é originado por meio de entrevistas
com os profissionais responsáveis por suas áreas.
Em todos os momentos as perguntas básicas dos
“porquês, como, quando e quem” devem fechar o
ciclo. É nessa hora que são identificados os gaps.
8 O QUE É UM PLANO DE LUBRIFICAÇÃO INDUSTRIAL
Para exemplificar: a primeira reunião serve
para entender os subprocessos — uma
entrevista com o gestor responsável é de suma
importância. No setor de finanças, para se ter
ideia, os subprocessos são completamente
diferentes de um setor de produção, por
exemplo, porque estão associados a:
»» contas a pagar;
»» contas a receber;
»» fluxo de caixa;
»» numerários;
»» fundo fixo;
»» clientes inadimplentes;
»» entre outros.
A mesma lógica se aplica
ao departamento de
compras, à logística e
assim por diante, tendo em
vista que todas as áreas
têm suas particularidades,
que devem ser analisadas
separadamente para
formular uma compreensão
bem-sucedida do todo.
Para realizar o mapeamento
de processos na indústria é
importante ter em mente os
seguintes itens e nessa ordem:
»» definição do processo a ser
mapeado;
»» mapear os subprocessos
existentes;
»» documentar as
atividades em ordem
cronológica, atentando
para os controles e riscos
existentes;
»» documentar os
subprocessos em sua
situação atual (AS IS);
»» documentar os
subprocessos,
considerando as melhores
práticas (TO BE).
9 O QUE É UM PLANO DE LUBRIFICAÇÃO INDUSTRIAL
Quais
ferramentas
utilizar
para fazer o
Mapeamento
de Processos?
Agora que você já conhece a definição
do Mapeamento de Processos como
conceito, é hora de entender quais são as
ferramentas mais indicadas para executá-lo
com a destreza necessária. Neste capítulo,
indicaremos algumas boas possibilidades
nesse sentido. Confira!
BPMN.IO
Uma das grandes vantagens do BPMN.io é que
ele é totalmente online e possibilita o desenho de
mapas, modelos e diagramas de processos.
Além de ser gratuito e não exigir a
instalação de um aplicativo para entregar as
funcionalidades básicas, ele é ideal para quem
deseja começar a compreender a modelagem.
Se julgar necessário, existe a opção de baixar os
desenhos de processos em formato BPMN — o que
é útil para quem pretende utilizar outro software
ou iniciar a automatização posteriormente. É viável
fazer a exportação dos arquivos no formato PNG.
11
ARIS EXPRESS
O ARIS Platform é um software bem conhecido
no mundo da análise de processos. Sua versão
mais básica — ARIS Express — reúne diversas
aplicabilidades, como diagramas com notações de
cadeia de valor, organogramas e modelo de dados.
Apesar de oferecer um manuseio um pouco
restrito aos usuários, ele tem uma proposta
interessante no uso de cores para criar
diferenciações entre os elementos.
Por mais que sua usabilidade seja mais complexa
que as das outras ferramentas, ele viabiliza a
criação de documentação complementar e a
exportação para formatos como PDF ou RTF.
QUAIS FERRAMENTAS UTILIZAR PARA FAZER
O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?

HEFLO!
DOCUMENTAÇÃO
A HEFLO! tem um módulo
de documentação também
tem uma interface amigável
e simples de usar. Outro
aspecto positivo é que ele
roda direto no navegador
e dispensa a necessidade
de baixar um software.
As funções básicas são gratuitas
e permitem editar diagramas
complexos do começo ao fim.
Todos os elementos da paleta
de criação estão listados
em português e ocorre um
ajuste automático das raias
conforme outros elementos
são adicionados. A solução
ainda viabiliza a geração de
documentações avançadas
por meio de um editor de
texto bastante rico, que
envolve formatação, tabelas,
entre outras possibilidades.
Para facilitar, tudo é gravado na
nuvem. Caso queira exportá-
lo, você pode usar o formato
padrão (.bpmn) ou alternativas
como PNG, PDF, DOC e HTML.
12
CAWEMO
Embora seja desenhado
especialmente para o fluxo
de trabalho, o Cawemo é uma
ferramenta proveitosa para o
Mapeamento de Processos.
Sua utilidade é favorecer o
compartilhamento de ideias relativas
aos projetos e planejamentos
inerentes aos processos.
Na plataforma, várias pessoas
trabalham de maneira simultânea,
o que otimiza o trabalho em
equipe e unifica o gerenciamento.
Há como dividir os diagramas
criados com o restante da equipe.
QUAIS FERRAMENTAS UTILIZAR PARA FAZER
O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
Quais os
principais
erros no
Mapeamento
de Processos?
Um mapeamento de processos errado
pode criar incompreensão, erros de
processos, retrabalho, sobrecarga e até
falhas em produtos. Por isso, listamos
alguns pontos para dobrar a atenção na
hora de mapear os processos.
ACHAR QUE
NÃO PRECISA DE
ATUALIZAÇÃO
O mapeamento de processos não
pode se tornar um documento
estático. “É um documento em
constante evolução”, garante
Patrícia Luz, gerente de governança
corporativa. Quando o documento
fica muito tempo parado e sem
atualização, invariavelmente,
ele cai na obsolescência. Sua
atualização é importante porque os
processos variam e se atualizam,
e nessa variação é necessário
observar ajustes a serem feitos.
NÃO ENTENDER O PROCESSO COMO UM TODO
Pular etapas, ignorar ou esquecer um detalhe pode
comprometer diversas áreas da indústria, impactando de
maneira negativa o desempenho e os resultados obtidos.
NÃO CONHECER O OBJETIVO
É praticamente impossível alcançar a redução de custos ou
a otimização da produtividade sem um bom conhecimento
acerca do objetivo de cada um dos processos — qualquer
procedimento que não atende às metas estratégicas se
configura como um desperdício. Por outro lado, ter um
objetivo sem nenhum processo atrelado a ele pode fazer
com que os esforços sejam em vão, pois não existe uma
sistematização capaz de sustentá-los. Portanto, é imprescindível
que haja um alinhamento entre esses dois vetores.
14 COMO FAZER UM PLANO DE LUBRIFICAÇÃO? APRENDA.
NÃO DEFINIR O NÍVEL
DE DETALHAMENTO
Geralmente, o nível de detalhamento contido
em uma modelagem ou descrição de processos
deve ser padronizado em toda a empresa. Ter
um fluxograma repleto de pormenores e outro
básico demais em um único departamento
pode causar confusão nos responsáveis.
Vale lembrar que, por mais detalhado que um
processo seja, ele precisa facilitar a compreensão
a respeito do modelo, e não dificultá-la. O ideal é
que a comunidade de executores de determinado
procedimento consiga entender de modo claro
o que precisa ser feito para evitar conflitos.
15
DEIXAR A PRIORIZAÇÃO DE LADO
É muito difícil estabelecer qualquer tipo de controle
quando a priorização é imprecisa ou insuficiente
— os recursos da empresa não são ilimitados em
nenhum nível e precisam de atenção constante.
Uma vez que todos os processos foram
identificados e compreendidos, deve-se
verificar a influência que eles exercem sobre o
negócio de maneira ampla.
Assim, os ciclos de trabalho serão
mais bem definidos.
COMO FAZER UM PLANO DE LUBRIFICAÇÃO? APRENDA.
TER PESSOAS-
CHAVE
DESENGAJADAS
Quando os gestores e/ou
pessoas-chave de um processo
estão pouco engajados com o
Mapeamento, é possível que a
execução também apresente
alguns problemas no futuro.
Ao tomar a colaboração
como ponto de partida, as
descrições serão elaboradas, o
que contribui bastante para a
apresentação de fluxos e afins.
16 COMO FAZER UM PLANO DE LUBRIFICAÇÃO? APRENDA.
Quanto maior for o
envolvimento desses
atores, maiores são
as chances de obter
sucesso com a realização
propriamente dita desse
conjunto de atividades.
Por isso, no próximo capítulo,
explicaremos quais são
as melhores práticas para
elaborar um Mapeamento
completo e eficiente.
Acompanhe até o fim
para saber mais!
Quais as
melhores
práticas para
realizar o
Mapeamento de
Processos?

Ao mapear os processos, surge a oportunidade de pensar em
melhorias em quaisquer processos e garantir os respectivos
controles. Consequentemente, pode-se analisar as alternativas
para atingir padronização e a redução de custos. Outras
vantagens significativas que o Mapeamento traz são:
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»» elimina tarefas desnecessárias;
»» esclarece quais são os papéis e quem
deve executá-los;
»» estabelece um monitoramento eficaz;
»» gera maior transparência na produção;
»» automatiza rotinas;
»» agiliza uma série de atividades;
»» diminui atrasos e retrabalhos;
»» garante conformidade no produto final;
»» promove a adequação às leis;
»» identifica a sobrecarga no trabalho;
»» auxilia o controle de estoque e da
matéria-prima.
Veja, logo abaixo, as melhores
práticas para aplicá-lo na indústria
e conquistar esses benefícios.
QUAIS AS MELHORES PRÁTICAS PARA REALIZAR
O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
CONHECER O FIM
E O COMEÇO DE
CADA PROCESSO
Como mencionado ao longo
deste e-book, de nada vale
fazer uma identificação
extremamente precisa dos
processos sem considerar as
finalidades que os motivam.
Além disso, entradas e saídas
devem ser acompanhadas
com bastante proximidade.
Lembre-se de que elas
podem se configurar como
um material recebido do
fornecedor, uma informação
relativa à produção ou
um pedido de compra.
No caso da indústria,
especificamente, as etapas
de transformação de um
produto também são
tratadas como processos
individuais.
Portanto, além de documentar
quantos e quais são eles,
é necessário segmentá-
los conforme os setores de
atuação, os responsáveis e
as normas que os regem.
QUAIS AS MELHORES PRÁTICAS PARA REALIZAR
19
O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
ATUALIZAR COM
RECORRÊNCIA
Mais do que implementar
controles e ponderar os
riscos, é preciso atualizar o
Mapeamento regularmente.
Afinal, após realizar o
mapeamento, as pessoas,
os processos e os sistemas
estarão sujeitos às mudanças,
o que demanda a atualização
periódica de determinado
procedimento. Para alguns
especialistas da área, essa é
uma das principais dificuldades
a serem enfrentadas, inclusive.
QUAIS AS MELHORES PRÁTICAS PARA REALIZAR
20
Uma vez que todos os dados
relevantes para a estruturação
foram levantados, surge a
necessidade de monitorá-los
com rigor. Em virtude desse
acompanhamento, é viável
analisar ações diárias distintas e
entender as responsabilidades
que cabem às diferentes
áreas, por exemplo. Muitas
pessoas podem enxergar
nessa prática uma burocracia
desnecessária, mas ela está
bem longe disso, porque ajuda
a saber quais passos tomar
em cenários que não foram
previstos no início do trabalho.
O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
ACOMPANHAR OS
PROCESSOS CRÍTICOS
A atenção em relação aos processos críticos deve
se voltar às complicações de continuidade que
eles eventualmente apresentam. A rotatividade
de colaboradores pode atrapalhar nesse sentido
— o segredo é investir na rapidez da adaptação.
Por isso que ter o processo descrito em textos e
imagens é essencial: se alguém sai, o substituto
consegue desenvolver as atividades sem problemas.
Além disso, o mapeamento deve ser
disponibilizado para todos. Também é
interessante que haja abertura para que
as pessoas possam sugerir melhorias.
21
FAZER AS PERGUNTAS CERTAS
A metodologia 5W2H é uma das mais
utilizadas para desenvolver o Mapeamento
de Processos. Basicamente, ela se vale
de 7 perguntas que podem detalhar com
precisão as atividades em sua sequência
cronológica, de uma forma que é facilmente
compreendida pelas pessoas. As questões são:
»» When / Quando?
»» What / O quê? »» Who / Quem?
»» Why / Por quê? »» How / Como?
»» Where / Onde? »» How much / Quanto?
A partir das respostas obtidas, há como
elaborar um passo a passo a fim de
alcançar os objetivos almejados.
QUAIS AS MELHORES PRÁTICAS PARA REALIZAR
O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
Conclusão
Ao longo deste material, mostramos que o
Mapeamento de Processos — em qualquer
empresa ou indústria — auxilia na padronização
de procedimentos e na identificação de
problemas e carências. Seu intuito é aprimorar
a performance de maneira geral.

Para isso, conhecer subprocessos, documentos,

áreas e responsáveis é fundamental. Assim,
as descrições podem ser elaboradas de
acordo com o nível de detalhamento desejado
e os custos, geridos estrategicamente.

Aproveite nossas dicas e recomendações para

melhorar o desempenho de seu negócio!
No blog Inovação Industrial você encontra
dicas do universo industrial para redução
de custos da sua empresa e as tendências
tecnológicas para maior produtividade.

23 NO QUE CONSISTE O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?