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TREINAMENTO
Gerenciamento Matricial de
Despesas
ETAPA DE ACOMPANHAMENTO
fevereiro / 2008
SUMÁRIO
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4.2 Controle 10
4.2.1 Ferramentas de Controle 11
4.2.1.1 Matriz de Acompanhamento 12
4.2.1.2 Gestão a Vista 12
4.2.1.3 Relatório de Anomalia 13
4.2.2 Sistematização do Controle 14
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1. O QUE É O GERENCIAMENTO MATRICIAL DE DESPESAS
2 DEFINIÇÕES
2.1 Entidades
Constituem os órgãos da estrutura organizacional da Prefeitura Municipal de São Paulo-PMSP
inseridos no projeto “Modernizando a Gestão Pública" para acompanhamento de despesas.
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2.2 Famílias de gastos
Agrupamentos dos subitens de despesas homogêneos em relação à natureza do lançamento
que as originaram. As Famílias de gastos definidas para o projeto e seus respectivos gestores
são:
2.3 Parâmetros
Critério utilizado para comparação das despesas realizadas entre as áreas. É o fator que
influencia diretamente os gastos nas áreas, considerando sua produtividade. A definição dos
parâmetros, assim como as comparações, é feita individualmente para cada subitem de
despesa.
Exemplo: No subitem Locação de Imóveis, se utilizarmos o parâmetro m², estaremos
comparando o gasto em R$ de cada m² de imóvel alugado.
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2.4 Indicadores
É o resultado da divisão do gasto pelo parâmetro escolhido, que permite a comparação do
desempenho das diferentes entidades. São utilizados para a comparação entre as unidades,
definição da meta e, a partir disso, INDICAR as oportunidades de ganho. Podem ser utilizados
também para acompanhar a evolução histórica de um determinado gasto.
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servidores que a partir de agosto (após o treinamento das unidades) serão os responsáveis pelo
suporte a todas as demais unidades da Prefeitura para o efetivo cumprimento das metas.
Na primeira fase do projeto que incluiu a análise de dados e definições de ações houve uma
mobilização específica de servidores da SMG formando grupos de trabalhos com o intuito de,
junto com a equipe do INDG, propor as próximas atividades e a transição da metodologia e
responsabilidade sobre as ações para os demais envolvidos, sejam os gestores de famílias
definitivos, sejam os gestores locais.
3.1 Líder do Projeto: Sr. Clóvis de Barros Carvalho – Secretário de Governo Municipal
¾ Liderança e coordenação do projeto “Modernizando a Gestão Pública” da PMSP.
3.2 Líder da Frente de Despesas: Sr. Rodrigo Mauro Matos – Coordenador do Governo
Eletrônico da Secretaria Municipal de Gestão
¾ Liderança e coordenação específicas da Frente de Despesas do projeto.
3.3 Apoio / assistente do líder: Carlos Eduardo Vianna - Diretor do Departamento de Gestão
de Bens e Serviços
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¾ Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar informações relativas
ao conteúdo de cada subitem de despesa, esclarecendo aos Gestores de Famílias a
natureza dos lançamentos contábeis efetuados nas diversas contas contempladas pelo
Gerenciamento Matricial de Despesas;
¾ Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Famílias quanto à metodologia de
trabalho do Gerenciamento Matricial de Despesas;
¾ Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer informações técnicas
referentes às questões contábeis e financeiras para a solução de problemas envolvendo
a elaboração do Gerenciamento Matricial de Despesas.
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¾ Identificar as unidades e despesas que apresentaram desvios (anomalia);
¾ Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise por subitem de despesa;
¾ Realizar a reunião formal para apresentação do Relatório de Anomalia, verificando a
correta identificação da causa e a consistência das contramedidas.
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4 CRONOLOGIA DO PROJETO
4.1 Planejamento
Na fase de planejamento são definidas as metas orçamentárias com base nas análises feitas
para cada subitem de despesa pelo Gestor de Família. Para que as oportunidades sejam
identificadas é necessária à conclusão de algumas etapas:
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• Definição dos critérios para análise de compressibilidade.
4.2 Acompanhamento
O gerenciamento do Orçamento é feito por meio da MATRIZ DE ACOMPANHAMENTO (figura 1).
As linhas da matriz contêm os subitens de despesas trabalhados no projeto (agrupadas em
Famílias de gasto) e as colunas trazem as unidades organizacionais (entidades). Dentro de cada
coluna, estão as metas de cada unidade organizacional desdobrada por subitem, bem como as
despesas liquidadas e os desvios.
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Figura 1: Exemplo de Matriz de Acompanhamento – valores hipotéticos.
Através de reuniões mensais, definidas em agenda prévia, será avaliado o desempenho de cada
entidade e de cada Família (análise de desvios de meta).
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• Matriz de Acompanhamento
• Gráficos de Gestão à Vista
• Relatório de Anomalia
Para que serve: com base nas matrizes de acompanhamento, todos os gestores de Família e
Entidade deverão identificar quais foram os desvios (considerando como desvio os valores dos
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GASTOS ACUMULADOS que excederem a meta) e elaborar o Relatório de Anomalia para cada
desvio. O Relatório de Anomalia está detalhado mais adiante neste manual.
Gestão à Vista
Para que serve: estimular o envolvimento e a motivação das pessoas participantes do processo
de atingimento das metas.
Como fazer: a Gestão à Vista deve ser atualizada mensalmente, no mesmo dia da divulgação
das matrizes, com os resultados de cada Entidade ou Família.
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4.2.1.2 Relatório de Anomalia
O que é: relatório elaborado pelo Gestor de entidade e/ou Família, quando da ocorrência de
desvios em relação à meta acumulada (anexo I).
Para que serve: identificar e corrigir os desvios, levantando suas causas e propondo ações
corretivas para que as metas sejam atingidas.
IMPORTANTE: mesmo que o resultado global da matriz tenha sido atingido, caso
uma Família tenha ficado vermelha, é necessária a elaboração do relatório de
anomalia para que sejam tomadas as contramedidas necessárias ao atingimento
desta meta; não é permitida, portanto, a compensação de resultados entre Famílias.
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acompanhamento obedecendo ao fluxo do processo de acompanhamento validado junto à
liderança do projeto.
Secretarias e Gestores de
PRODAM / INDG Liderança PMSP
Subprefeituras Família
Importação dos
dados no Software
FECHAMENTO CONTÁBIL
Geração dos
Gráficos de Gestão
à Vista
Elaboração dos
Relatórios de
Anomalias dos Análise dos desvios
Órgãos
Elaboração dos
Relatórios
de Anomalia
das Famílias
Realização da
Reunião de
Acompanhamento
D D+1 D+3 D+6 D+9
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ANEXO I
Relatório de Anomalia (folha 1)
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ANEXO I