Estudo de Casos detectados em Auditoria Interna

A seguir tm-se descries de incidentes observados por uma equipe de dois auditores durante o transcorrer de uma auditoria interna. So descries de situaes onde um relatrio de no conformidades poder ser requerido. Os participantes devem ler as descries de todos os incidentes. As equipes so, ento solicitadas a examinar cuidadosamente os incidentes indicados pelo instrutor e, em seguida, tomar uma das duas seguintes aes: 1. Se voc acha que h suficiente evidencia objetiva de no conformidade, ento voc deve preencher redigir a no conformidade. Lembre-se que uma no conformidade deve ser redigida com os trs pilares (fato encontrado, requisito da norma e evidencia objetiva). 2. Se voc no acha que exista evidencia objetiva suficiente de no conformidade, ento voc deve citar suas razes. Voc deve tambm mencionar o que o auditor deve fazer em seguida, por exemplo, identificar o que dever ser verificado a mais, antes de se poder determinar se existe ou no qualquer no conformidade.

1 Incidente
No escritrio do Sistema da Qualidade, o auditor analisa criticamente os relatrios de no conformidade e observa o seguinte: a) Relatrio 03 mostra duas aes corretivas pendentes (vencidas h dez meses) b) Relatrio 05 mostra uma ao corretiva pendente (vencida h seis meses) c) Relatrio 07 mostra uma ao corretiva pendente (vencida h quatro meses). NOTA: No h qualquer evidncia objetiva de ao de acompanhamento

2 Incidente
Na rea de Produo o auditor notou duas balanas, A balana n.. 1624 tinha um adesivo indicando a data devida para calibrao, que havia vencido h 4 meses atrs. A balana n. 1636 no tinha qualquer adesivo afixado.

3 Incidente
Antes da auditoria no Departamento de Projeto na empresa XYZ, o auditor analisou o Manual de Projetos e Desenvolvimento e observou que ele no continha procedimentos para validao de projeto. Durante a auditoria o auditor analisou a documentao pertinente a uma seleo de dez projetos concludos 99/007, 99/010, 99/020, 99/025, 99/031, 99/042, 99/051, 99054, 99/062 e 99/070 e foi incapaz de encontrar evidencia de atividade de validao de projeto. O Coordenador de Projeto explicou que como cada projeto era nico, o requisito de validao de projeto no era aplicvel organizao deles.

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4 Incidente
O hospital Santa Clara opera servios de emergncias de ambulncia. Ao auditar o Departamento de Ambulncia o auditor perguntou se havia quaisquer procedimentos documentados para paramdicos, abrangendo primeiros socorros, ressuscitao cardio-pulmonar, etc. O chefe do departamento explicou que como todos os paramdicos so altamente competentes no havia necessidade de se ter quaisquer instrues por escrito.

5 Incidente
No almoxarifado de materiais, o auditor notou que no havia nem etiquetas nem adesivos para demonstrar a situao de inspeo dos materiais. O auditor tinha anteriormente visitado a linha de montagem e notou que as etiquetas ou adesivos estavam sendo usados para identificar a situao de inspeo. O encarregado do almoxarifado explicou que no havia nenhuma necessidade de usar adesivos ou etiquetas, pois todos o material recebido era mantido na rea de recebimento at que fosse verificado e aceito. Somente o material aceito estava tendo o uso permitido nas reas designadas.

6 Incidente
No departamento de compras o auditor analisou as cpias de trinta pedidos de compra emitidos para vrios fornecedores. Daqueles trinta, a ordem de compra n. P/160 no tinha a assinatura do Gerentes de Aquisio. O procedimento QP 006, clusula 7, afirmava que todos os pedidos necessitavam ser analisados e assinados pelo Gerente de Aquisio, antes da emisso.

7 Incidente
A XYZ fbrica vrios cosmticos. Na rea de expedio o auditor estava analisando criticamente os produtos liberados para embarque e notou que a quantidade de creme noturno anti-rugas Gloria (N de Ordem de Produo 99/6802) que foi mantida nos estrados e estava marcada como prontos para embarque, no tinha marcado nas caixas o seguinte: Nmero do lote Data da produo Data de validade

8 Incidente
Na seo Sistema da Qualidade, o auditor analisou criticamente 10 relatrios de auditoria que continham no total 24 relatrios de no conformidade. Nenhum deles tinha qualquer anotao para indicar a causa identificada da no conformidade. O auditor tambm notou que as aes propostas para 21 no conformidades lidavam tambm com os sintomas somente e no tratavam das causas da no conformidade. Oito das no conformidades eram repeties de problemas anteriormente identificados. Os procedimentos cobrindo as aes corretivas e a atividade de auditoria no requeriam a conduo de uma investigao, nem eles claramente requeriam que as aes corretivas necessitavam eliminar a causa das no conformidades.

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O auditor discutiu suas observaes com o Coordenador do Sistema de Gesto da Qualidade e percebeu que este no entendia muito bem a diferena entre medidas de disposio e aes corretivas e acreditava numa soluo rpida de disposio imediata.

9 Incidente
Em uma empresa fabricante de produtos alimentcios, no laboratrio de Anlise de Alimentos, dois operadores no estavam utilizando tocas de nylon, uma operadora estava com jaleco aberto e estava usando jias. Os outros trs operadores estavam OK. O procedimento FAL 002 rev. 2 (que a reviso atual) est disponvel na rea e claramente descreve, na clusula 7, a etiqueta de vesturio que requer que os jalecos de laboratrio devem estar abotoados, as tocas de nylon devem ser usadas e que no permitido o uso de jias.

10 Incidente
Em uma empresa fabricante de produtos alimentcios, enquanto realiza uma auditoria na rea de produo, o auditor est observando a unidade de reator em produo na linha 5, a qual est em operao normal. O medidor de presso mostra 2,8 bar. O termmetro indica 128 graus Celsius. O medidor de fluxo mostra 1,2 m3/min. Todos os instrumentos tm adesivos de calibrao vlida. O auditor pede para ver a Especificao de Processo para aquele posto. O operador mostra a verso atual da Especificao PSC02 que estipula os seguintes parmetros de processo: Presso: 2,5 +/- 0,1 bar Temperatura: 130 +/- 2 graus centgrados Fluxo: 1,15 1,2 m3/min O auditor pergunta ao operador com que freqncia os parmetros so verificados. O operador explica que isto feito a cada hora e registrado na carta de processo. O auditor verifica as cartas dos ltimos poucos dias e nota que as leituras de parmetros no foram registradas desde a ltima troca de turnos h quatro horas atrs. O operador explica que ele estava ocupado limpando os reatores em uma outra linha e que no teve tempo de tomar as leituras. O auditor tinha anteriormente analisado o procedimento PP16 que, de fato, requer a verificao e registro dos parmetros de processo a cada hora.

11 Incidente
O auditor ao analisar as instrues de trabalho no setor, nota que as mesmas possuem alto nvel de qualidade grfica na apresentao do texto e figuras, com impresso colorida, figuras esquemticas diversas etc...Excelente! Porm, verifica-se um nvel de detalhamento exagerado nos procedimentos. Documentos que poderiam ser suficientes em 2 a 3 pginas, tinham de 10 a 15 pginas. Questionados sobre a razo de tal critrio, a resposta: - ... disseram (...) que o procedimento tem que ser a tal ponto detalhado que QUALQUER UM tem que entende-lo e executa-lo.- Por que? perguntamos.-Ah! Se um dia por acaso o operador de uma mquina falta, e no tiver operador substituto, at a secretria de Contas a Pagar pode assumir a mquina! No pode haver nenhum risco de a produo parar e atrasar a entrega ao cliente!

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