Guia completo

para a gestão
financeira
escolar
Sumário
1. Introdução 01

2. O que é a gestão financeira escolar? 02

3. Como deve ser a estrutura administrativa e financeira de uma escola? 04

4. Como organizar o setor financeiro de uma escola? 06

5. A importância do planejamento estratégico 09

6. Dicas para uma boa gestão financeira escolar 11

7. Conclusão 21
Introdução
Gestão financeira escolar engloba todos os processos
que podem garantir a sustentabilidade econômica e dar
suporte para toda a estrutura pedagógica de uma escola.
Quando feita com competência, a gestão financeira
escolar permite à instituição economizar recursos e
oferecer um melhor serviço para alunos, pais, professores
e colaboradores.

Neste e-book, veja o que é gestão financeira para escolas,

como organizar a estrutura administrativa da instituição e
quais passos tomar para colocá-la em prática de maneira
eficiente. Acompanhe!

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O que é Embora o objetivo principal de instituições de ensino seja
fornecer um serviço de qualidade para seus alunos por meio

a gestão da transmissão de conhecimento de um corpo docente

qualificado, elas continuam sendo um negócio e, como tal,

financeira visam o lucro.

escolar?
Por outro lado, as empresas do setor de Educação têm
uma dinâmica própria, sobretudo no que diz respeito à
sazonalidade e como os meses de inatividade podem
impactar o caixa de cada instituição.

Isso posto, toda instituição de ensino precisa saber manejar

seus recursos de maneira eficiente. Afinal, são inúmeras as
responsabilidades financeiras com que tem de lidar: folha
de pagamento dos funcionários, custos com manutenção de
equipamentos e estrutura física, capacitação dos docentes,
investimentos em novas tecnologias etc.

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 Assim como qualquer outra empresa de
qualquer outro setor, escolas precisam
elaborar um planejamento estratégico
que englobe todos os seus objetivos.
Quando falamos de instituições de
ensino, a principal ferramenta para
que isso se torne realidade é o Projeto
Político Pedagógico (PPP).
Esse documento contempla as
diretrizes que devem ser seguidas por
toda a comunidade escolar e todo o
planejamento pedagógico e curricular
proposto pela instituição. Além disso,
o PPP também envolve boa parte
da gestão financeira da instituição,
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prevendo, por exemplo, o direcionamento
de recursos de acordo com os objetivos
levantados no documento.
Nesse sentido, a gestão financeira de escolas
nada mais é do que o planejamento de todas
as atividades administrativas relacionadas
ao controle das finanças da instituição
(entradas, saídas e análise de recursos). Esses
procedimentos visam, portanto, garantir que
o negócio funcione de maneira sustentável
e rentável.
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Como deve A estrutura para realização da gestão financeira de
uma escola vai depender do porte da instituição.

ser a estrutura Dependendo da realidade de cada empresa, isso

administrativa pode ser feito por uma ou várias pessoas, ou até

mesmo por uma empresa terceirizada.

e financeira De uma maneira geral, a gestão financeira escolar

envolve diferentes atores, tais como:

de uma ● ● Diretor;

escola? ● ● Equipes administrativa e financeira;

● ● Secretaria.

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Seja qual for a estrutura utilizada na
instituição, a gestão financeira tem
atribuições que fazem parte da rotina de
trabalho e não podem ser esquecidas.
Dentre elas, o destaque fica para a definição
do planejamento financeiro e onde serão
investidos os recursos financeiros da escola.
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Uma vez que o planejamento foi aprovado,
cabe a equipe administrar o orçamento
previsto e organizar o fluxo de caixa de
modo a proteger o caixa das instituições.
Sobretudo, no que diz respeito à sazonalidade
e a possibilidade de crises que levem a um
aumento da inadimplência.
Já em relação às atividades corriqueiras, a
equipe deve organizar a folha de pagamentos
dos funcionários da escola, negociar com
fornecedor e - muito importante - realizar
o envio dos boletos e a cobrança das
mensalidades.
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Como Uma gestão financeira eficiente só é possível se houver
esforços no sentido de organizar a instituição e implementar

organizar mecanismos de controle financeiro, que permitam enxergar

todas as movimentações feitas com recursos da escola.

o setor Para isso, é necessário um acompanhamento detalhado das

financeiro
contas e um controle rígido do fluxo de caixa, identificando
todas as entradas e saídas. Esse controle é essencial não
apenas para a sobrevivência do negócio, mas também para

de uma manter um equilíbrio nas contas de modo a gerar lucro e

financiar ações para o crescimento da instituição.

escola? Somente com um controle absoluto das suas informações

financeiras é que a escola tem condições de traçar objetivos,
realizar ajustes e prever problemas futuros. Ou seja, uma
gestão financeira eficiente permite ter total domínio sobre os
gastos, evitando surpresas e proporcionando economia.

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 Segundo a especialista contábil Ana
Paula Cardoso, em tempos de crise, onde
há a redução de receita e aumento da
inadimplência, o fluxo de caixa pode ser
muito afetado.
Com o saldo de caixa negativo, inicia-se um
“Muitas vezes, quando eu tenho ciclo de inadimplência e de pagamento de
uma redução de receita, algum juros, o que pode comprometer a saúde
custo é reduzido também como financeira da instituição.

impostos sobre o faturamento.

Mas, se eu tenho uma
inadimplência, muitas vezes o
meu custo se mantém, eu tenho
um lucro contábil e meu saldo de
caixa está negativo”, afirma Ana.
Neste caso, o ideal é ter reserva, liquidez,
dinheiro em caixa para emergências.
“A reserva deve ser construída ao
longo dos anos, pois crises sempre vão
existir,” opina a especialista.

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 No entanto, se isso não foi possível, a
escola pode buscar novas formas de
equilibrar seu fluxo de caixa, além de
negociar com clientes e fornecedores.

“Se eu tenho um alto índice de

inadimplência, preciso negociar o
adiamento de várias das minhas
despesas, aluguel por exemplo,
que muito comumente torna-se
uma despesa alta para as escolas.
É uma despesa que precisa ser
negociada, ou com adiamento ou
mesmo descontos,” afirma
Ana Paula.

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A importância Planejamento é a palavra-chave para
o sucesso de qualquer empresa. E em

do planejamento instituições de ensino isso não é diferente.

Planejar é o que vai permitir à escola

estratégico direcionar seus recursos de forma inteligente

para trazer retorno, não prejudicar sua
excelência pedagógica e ajudar a se fortalecer
no mercado.

Para que isso seja possível, porém, o

responsável pela gestão financeira da escola
deve identificar todas as necessidades da
instituição e adquirir uma visão completa
sobre o negócio. É isso que vai permitir uma
tomada de decisões mais acertada e benéfica
para todos.

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 O primeiro passo é a elaboração de um
orçamento detalhado, que traga um plano
de despesas e custos. Isso envolve desde
despesas recorrentes, como contas fixas
e folha de pagamento, até a previsão de
gastos esporádicos, como manutenção e
compra de equipamentos. Este conteúdo,
que explica tudo sobre uma análise DRE,
pode trazer informações importantes.
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Nesse sentido, quando falamos de gestão
financeira escolar, um dos aspectos mais
importantes é assumir uma postura mais
preditiva e menos reativa. Como toda
empresa, instituições de ensino estão
sujeitas às oscilações do mercado. Por isso, a
capacidade de se antecipar a problemas torna-
se fundamental para garantir que a saúde
financeira vá bem.
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Dicas para Elimine os desperdícios

uma boa Eliminar despesas e custos desnecessários é o melhor caminho

para garantir a sustentabilidade do negócio. Para cortá-los,

gestão antes é preciso identificá-los. Procure gargalos e avalie para

onde os recursos da empresa estão sendo destinados.

financeira Preste atenção a exageros em áreas como:

escolar ● ● Despesas fixas (água, energia elétrica, internet, telefone);

● ● Folha de pagamento;
● ● Materiais de limpeza e conservação;
● ● Manutenção de móveis e equipamentos;
● ● Papelaria e material de escritório.

Uma vez que foi possível identificar os setores que mais

consomem os recursos financeiros da instituição, fica mais

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 fácil definir ações para torná-los menos
custosos e, assim, otimizar os lucros da
empresa.
Se os exageros vêm da compra de
materiais de limpeza e papelaria, por
exemplo, um controle de estoque
mais eficiente e a padronização de
procedimentos pode ajudar a reduzir o
consumo e o desperdício.
Caso os gastos se concentrem nas
despesas fixas, então é o momento de
exigir um consumo mais consciente de
recursos e rever as tecnologias que vêm
sendo utilizadas. Por exemplo: troque
as ligações telefônicas por formas de
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contato online, como e-mail, app da escola,
entre outras soluções.
A questão mais delicada se dá quando os
recursos da instituição estão sendo consumidos
em demasia pela folha de pagamento. Aqui, é
importante rever processos como a tecnologia
pode ajudar a torná-lo melhores.
Seus colaboradores têm tecnologias que os
ajudam a focar no que mais importa?
Em muitos casos, os funcionários gastam muito
tempo em funções meramente mecânicas e
burocráticas. Com boas tecnologias, a equipe
ganha em produtividade e pode focar mais em
atividades que geram valor.
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 Preste atenção às inovações
do mercado
Assim como o comportamento das
pessoas, as tendências de mercado
estão em constante mudança. Por isso,
é importante ter a mente aberta para
adaptar-se a inovações e não colocar
barreiras para otimizar processos –
mesmo aqueles que já estão dando
resultados.
No mercado atual, as instituições de
ensino que não se atualizam e não
estão em consonância com as novas
tendências do setor educacional
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acabam, inevitavelmente, vendo pais e alunos
migrarem para escolas mais alinhadas ao que
eles veem e esperam.
É importante levar em consideração que
muitas pessoas enxergam o emprego de novas
tecnologias no ambiente educacional como
uma possibilidade de tornar seus filhos ainda
mais bem preparados para a realidade social e
tecnológica em que vivemos.
E quando falamos isso, não nos referimos
apenas a ferramentas e soluções em sala
de aula. A tecnologia agrega valor à escola
também quando implantada nos processos
administrativos.
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 Por isso, é fundamental avaliar e adotar
inovações, sempre que elas contribuam
de alguma forma com a escola. Em um
mercado tão concorrido, é preciso deixar
velhas convenções de lado e manter
aberta a possibilidade de inovar e revisar
processos constantemente.
Saiba lidar com a inadimplência
Em virtude das sucessivas crises pelas
quais o Brasil passou, muitas famílias
foram afetadas e, como consequência,
houve um aumento da inadimplência
escolar em todo o País.
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Para se ter uma ideia dos impactos, na
recente crise causada pela pandemia do novo
coronavírus, por exemplo, até mesmo os pais
dos alunos matriculados na escola mais cara
da cidade de São Paulo pediram redução da
mensalidade.
Isso mostra que, assim como empresas de
todos os setores, as instituições de ensino
estão suscetíveis aos efeitos de crises e da
inadimplência. Cenário que, muitas vezes,
resulta não apenas na diminuição de alunos,
como também na demissão de professores e
funcionários. Por isso, é preciso que quem realiza
a gestão financeira da escola saiba lidar com
a inadimplência e buscar formas de realizar as
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 cobranças e garantir o recebimento de
valores.
Nesse sentido, o primeiro passo é
sempre ter em mente que praticamente
ninguém deixa de quitar seus boletos
por má fé. Existem muitas motivações
por trás de um ato de inadimplência.
Por isso, é importante que a escola
entre em contato e busque saber o
que aconteceu. Não se deve descartar
descontos e renegociações. Afinal,
o objetivo não é somente receber o
dinheiro devido, como também manter
o cliente.
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Isso passa por adaptar os métodos de
cobrança da escola. Para isso, devem ser
criados processos internos que estabeleçam
diretrizes de como serão realizadas as
abordagens e organizar os clientes da
escola por meio de uma régua de cobrança.
Outra estratégia eficaz para tentar reduzir a
inadimplência é oferecer descontos para os
clientes que realizarem o pagamento antes da
data de vencimento.
Contra a inadimplência, novamente a tecnologia
aparece como aliada. Sua escola pode utilizar
o aplicativo de comunicação e criar lembretes
automáticos das cobranças. É possível até
mesmo criar as cobranças e enviar já pelo app.
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 Dessa forma, os pais ganham mais
comodidade ao pagarem as taxas pelo
smartphone, além de terem opções de
pagamento também por cartão de crédito.
Saiba mais sobre o Pague assistindo este
vídeo.

E não é só a escola que ganha com a

tecnologia. Os clientes têm a certeza de
que receberão os boletos em dia e que
podem contar com diferentes métodos
de pagamento. E quanto mais facilidade
os clientes tiverem para se manterem em
dia com a escola, menores as chances de
inadimplência.

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Cuidado Bons resultados financeiros também dependem da
percepção de quem paga pelo serviço. De fato, a

com a satisfação dos clientes pode nortear os resultados

financeiros em curto, médio e longo prazos. Veja por que

experiência fornecer uma boa experiência para seus clientes:

das famílias Aumento do engajamento

Pais engajados tornam-se clientes fiéis da escola.

e alunos E não apenas no sentido de manterem seus
filhos matriculados, mas também porque agem
como verdadeiros promotores da instituição,
compartilhando comentários positivos nas redes
sociais, recomendando-a para conhecidos, entre outras
medidas.

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 Além disso, o engajamento também
mostra resultados no dia a dia da
escola, uma vez que os responsáveis se
sentem mais motivados a participar dos
encontros pedagógicos e reuniões, e a
colaborar com sugestões para melhorar
o ambiente educacional.
Captação e retenção de alunos
Pais gostam de ser ouvidos pelos
responsáveis da escola em que
seus filhos estudam. Por isso, a
instituição deve buscar saber o que
os responsáveis esperam da escola
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e, sempre que possível, investir nos pontos
que foram levantados. Além de aumentar o
engajamento, isso serve para desenvolver
o capital social da escola e criar uma rede
de relacionamentos que tem como base a
confiança e a colaboração.
Ao ouvir e atender os responsáveis, a escola
pode ganhar divulgadores, uma vez que os
clientes satisfeitos se orgulham em mostrar os
resultados alcançados pela instituição. Por fim,
pais e alunos satisfeitos não pensam em mudar
de escola, o que reduz a evasão, colabora para
a retenção de alunos e, como resultado, para a
saúde financeira.
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Use boas Ao longo deste e-book, vimos como a tecnologia é
aliada da gestão financeira em instituições de ensino.

tecnologias De fato, um bom controle financeiro é aquele que

consegue fazer sempre mais, mantendo a qualidade e

para a produtividade na prestação do serviço. Como vimos,

isso só pode ser alcançado por meio da organização

produtividade,
de processos. E é aqui que entra a importância do uso
de boas tecnologias, como os sistemas de gestão.

controle e Quando usada a favor da organização administrativa

da escola, a tecnologia gera benefícios tanto para a

organização instituição quanto para a equipe. Da administração

de contas a pagar e receber à emissão de boletos
e organização das informações cadastrais de pais
e alunos, ferramentas digitais têm a capacidade de
concentrar tarefas mecânicas e repetitivas, que antes
eram demoradas e onerosas.

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 Com isso, a escola consegue otimizar
os recursos humanos que tem à sua
disposição e focar no que realmente
importa: a prestação de um serviço de
qualidade que atenda às expectativas
de pais e alunos.
Outro ponto fundamental é que o
uso da tecnologia auxilia na gestão
financeira da escola em si, ou seja, no
planejamento orçamentário e controle
do fluxo de caixa da instituição. Isso
porque, por meio de ferramentas como
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sistemas de gestão, é possível construir
previsões mais sólidas e próximas da
realidade, reduzindo erros e imprecisões
inerentes à atividade humana.
Assim, o fato de contar com todos os dados
financeiros da instituição centralizados
em uma só plataforma (da emissão de
boletos ao planejamento previsto no PPP),
os responsáveis pela gestão das finanças
da escola conseguem tomar melhores
decisões e alocar de maneira mais eficiente
seus recursos.
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Conclusão
Administrar os recursos financeiros Por sorte, as inovações tecnológicas
da instituição com transparência e oferecem soluções que facilitam essa tarefa
organização é papel de todo o gestor. e possibilitam às escolas focar em seu core
Para que o serviço prestado aos business e oferecer um melhor serviço para
alunos seja de excelência e ocorra seus clientes.
sem problemas, é preciso que as
engrenagens administrativas da
escola funcionem sem falhas e sem
gargalos, especialmente no que diz
respeito a estabelecer uma gestão
financeira eficiente.

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Quer saber como
a tecnologia pode
te ajudar a reduzir
a inadimplência
e a melhorar as
experiências das
famílias com os
pagamentos?

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