Workflow na Ceagesp: agilidade e controle das informações em processos públicos

“A agilidade nos processos e o controle para auditoria são grandes diferenciais do ATOS Workflow para a empresa
pública” – Roberto Leon, gerente de TI da Ceagesp

A história da Ceagesp – Companhia de Entrepostos e Armazéns Gerais de São Paulo – começou em

maio de 1969, quando da fusão de duas empresas mantidas pelo estado de São Paulo (CEASA e CAGESP). A
empresa atua na distribuição e comercialização de hortícolas e armazenagem de grãos. Em 1997, a Ceagesp foi
federalizada e vinculada ao Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Mantém hoje 13 entrepostos de
comercialização, sendo um na capital (Entreposto Terminal de São Paulo), onde são comercializadas 10 mil
toneladas de alimentos frescos por dia e 12 no Interior, além de 19 unidades armazenadoras, localizadas em
pontos estratégicos do Estado de São Paulo.

A demanda: Como todo órgão público, a rotina da Ceagesp sempre foi marcada pelo alto controle e
registro das informações relativas aos processos – necessária para manter a legalidade e legitimidade do uso do
dinheiro público. O gerente de TI da Ceagesp, Roberto Leon, explica: “A demanda por sistemas de
automatização processo em empresas públicas é muito grande. Existe a necessidade de se documentar
e aprovar todas as etapas de qualquer processo”, diz.

Por que ATOS Workflow Lecom?

Créditos: Editora Abril

Partindo disso, em meados de julho de 2005,
Leon decidiu implantar uma ferramenta de Workflow na
Ceagesp. “Elenquei os benefícios e vantagens do uso do
Workflow e apresentei um projeto para a diretoria”, relata.
O projeto já estava encaminhado e pronto para licitação,
porém o gestor não estava satisfeito com as
propostas então oferecidas. “Por isso, procurei por
outras empresas no Google e encontrei a Lecom. A partir
daí descobri as vantagens da solução em relação aos
Roberto Leon, gerente de TI da Ceagesp: desta-
concorrentes”, relembra o gerente, que aponta dois dos que para a arquitetura tecnológica da solução

pontos levados em conta durante a escolha do fornecedor: “A arquitetura tecnológica do Workflow da Lecom
era muito melhor – além do fato de ser baseada em softwares livres como o Java e o TomCat, o que é
importante para órgãos públicos”, diz.

Depois de terminadas as negociações, a Lecom implanta o Workflow na Ceagesp no início de 2006. Desde
então, já foram criados 16 fluxos que estão em produção, além de outros cinco que estão na fila para serem
lançados. “Uma grande vantagem do ATOS Workflow é a flexibilidade para criação de fluxos. A solução é
extremamente flexível”, ressalta Leon. “Contratamos mais dois analistas de sistemas para dar conta do volume
de atividades”, diz o gerente – pois, além de realizar a gestão dos fluxos, o departamento de informática é
responsável pela aprovação de várias solicitações feitas através da solução.

Sobre a solução ATOS Workflow

1 – O que é?
O conceito Workflow remete à automatização de processos e fluxos de trabalho. Em tecnologia, trata-se
de uma Solução de interface Web, que permite ao usuário realizar atividades via formulários automatizados, com
segurança das informações. Na prática do dia-a-dia, Workflow otimiza o trâmite de informações corporativas,
porque o andamento de tarefas de trabalho passam a trafegar automatizadas, via formulários de processos,
acessados pela Web. Alguns ganhos trazidos com a implantação do workflow:

- Facilidade na utilização: interface amigável

- Minimização de investimento: redução drástica da mídia papel
- Rapidez na recuperação de informações - registro e histórico de processos
- Ilimitação de número de usuário;
- Agilização dos processos - mesmo fora de sua empresa, procedimentos ágeis e seguros serão realizados
a partir de uma simples conexão à internet.

2 – Perfil Técnico da Solução de Workflow

- Completa integração com Web Services: sistemas externos podem fazer parte dos processos
- Chamada síncrona às rotinas: mais garantia de segurança e qualidade
- Agendamento de rotinas: chamadas programadas de rotinas para integração com ERP – Enterprise
Resourcing Planing
- Dados estatísticos: oferece dados para diagnósticos, podendo orientar visões de resultados e
melhorias
- Gerenciamento inteligente: “Minha área”, que disponibiliza as informações ao usuário, com recursos
selecionáveis
- Importação e exportação de fluxos: mais flexibilidade, autonomia e produtividade na gestão da
solução

Vantagens técnicas do Workflow da Lecom:

1 - Paralelismo: processos ganham etapas simultâneas, o que torna a solução abrangente e eficaz,
pois mais de um usuário pode receber o mesmo fluxo, agilizando o processo e disseminando conhecimento
na organização.

2 - Desenho gráfico do processo: Para o modelista (o profissional que irá montar a rota de cada
fluxo) o desenho gráfico da solução Workflow da Lecom contribui para melhor visualização gráfica porque
se apresenta através de ícones, ficando mais fácil trabalhar com os fluxos.
 3 - Pacotes de atualização: em média, a cada 6 (seis) meses a solução é atualizada pela Lecom.
Isto garante um rápido acompanhamento de desenvolvimento do mercado, permitindo que via Lecom,
novos clientes e atuais, estejam caminhando a aplicando recursos atuais em seu gerenciamento de TI.

4 - Gerenciamento de documentos do processo: todos os anexos relacionados aos formulários

presentes no workflow, são automaticamente arquivados em pastas definidas pelo modelista, que fica
arquivado no Workflow. Além disso, existe possibilidade de regras de permissão de acessos a estes
documentos. Os usuários podem acessar somente os documentos ligados aos seus processos e/ou
qualquer documento que lhe for permitido pelo modelista. Como isso acontece via web e via workflow, o
gerenciamento de documentos ganha mobilidade e agilidade. Sem necessidade de papel e acessíveis em
qualquer lugar do mundo, desde que haja conexão à internet, formulários como solicitação de compra,
contratação de
funcionário, rescisão de contrato, podem ser abertos, acompanhados e aprovados via Workflow
Lecom.

5 – Versão Trial: a Lecom disponibiliza versão demo (demonstrativa) a clientes e usuários

pontualmente. A versão demo pode ser adquirida para que a empresa verifique realmente a aderência da
tecnologia Lecom e seus reais benefícios.

6 – Multiplataforma: ATOS Workflow Lecom roda em todos bancos de dados, incluindo MYSQL,
Informix da IBM, Oracle e outros.

7 – Treinamentos: Lecom disponibiliza treinamentos aos clientes e novos clientes, tanto para
modelistas quanto para usuários, adaptando linguagem, mensagem da melhor maneira possível. Os
profissionais da Lecom estão preparados para dar suporte necessário e in loco nos clientes.

Workflow em uso na Ceagesp

Entre os fluxos mais utilizados na Ceagesp, está o de “Movimentação de bens patrimoniais”, que
automatiza o processo de qualquer movimentação patrimonial de uma seção para outra. “Antes, se alguém
quisesse usar uma cadeira que estava em outra sala, eram necessárias três vias assinadas: uma pelo cedente,
outra pelo recebedor e a última pela área de ativo”, explica Leon. Hoje, as etapas são realizadas
instantaneamente no Workflow.

Três vias assinadas também eram necessárias para a requisição de Materiais na Ceagesp – processo
que se transformou em fluxo no Workflow na segunda metade de 2007 e hoje é usado para todas as requisições.
Até fevereiro de 2008, foram mais de 3700 processos abertos, que eliminaram 3 formulários cada. Ou seja, em
menos de 6 meses, este fluxo eliminou mais de 11 mil formulários de papel. Somados aos quase 600
processos abertos para “Movimentação de Bens Patrimoniais”, pode-se dizer que o Workflow evitou o uso de
quase 13 mil formulários na Ceagesp em 2 anos de uso, apenas contando dois fluxos.

Além destes, outros fluxos também estão democratizados na Ceagesp, como o “Solicitação de login”,
usado por todos os funcionários recém-contratados que necessitam de permissões para uso dos sistemas da
empresa – aproximadamente metade dos mais de 600 espalhados pelo estado. Roberto Leon também destaca o
fluxo de “Solicitação de aviso de férias”, que garante que todos sejam avisados quando alguém está em férias e
impede que a caixa de e-mail não atinja o limite máximo.

Para que o Workflow esteja cada vez mais integrado ao dia-a-dia de todas as pessoas da Ceagesp, está
previsto o lançamento do fluxo “Solicitação de fluxo”. Leon conta: “Queremos colocar em produção processos
que envolvam ainda mais pessoas”, e complementa: “Assim, elas se desvincularão cada vez mais da
cultura do papel”. Hoje, todas as sugestões de novos fluxos são encaminhadas e analisadas pelo “Comitê de
TI” – criado há mais de um ano por Roberto Leon – que, entre outras atividades, orienta os gestores da Ceagesp
sobre o uso dos sistemas que rodam na empresa.

Resultados: Além da redução de quase 13 mil formulários impressos devido aos fluxos
supracitados, os benefícios intangíveis trazidos pelo Workflow são impactantes, segundo o gerente. “A agilidade
nos processos e o controle para auditoria são grandes diferenciais para a empresa pública. Qualquer
melhoria em uma etapa é enorme, pois tem ‘efeito cascata’. Por exemplo, se eu aprovasse alguma
solicitação em papel hoje, ela só seria encaminhada a partir de amanhã”, diz. “Hoje, muitos desses processos que
poderiam demorar dias são realizados em horas”, complementa Leon.

Assim, é consolidado mais um case de sucesso, resultante da competência e visão no uso do

Workflow somadas a uma solução que supre todas as demandas. “O atendimento da Lecom sempre foi muito
bom e a ferramenta é espetacular”, conclui Roberto. Atualmente, a Ceagesp está em processo de migração para
a versão 4.00 do ATOS Workflow.

Solução tecnológica aplicada:

Java
MySQL

Cliente desde 2006

Texto: Fevereiro/2008