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Número: GP-01-00
Escritório de Controller
Expedido por:
Nome de Vice-Presidente Sênior e
Contato: Auditor Corporativo Gonciliação das Gontas de Balanço Patrimonial
Audiência: Todos os associados de
Finanças e Contabilidade de
Wal-Mart Stores lnc.

Revisado por Março de 2015

última vez:

I L lntroducão
, A. Finalidade
B. Escopo
C. Público
2. Política
i A. Definições - Palavra-chave
: B. Diretrizes de Conciliação
i. Processo de Conciliação
ii. Avaliação de Riscos
iii. Frequência de Conciliação
, iv. Nível de Conciliação e Agrupamento de
Contas
r v. Tipos de Conciliação
, vi. Documentação Suporte
C. ltens de Conciliação
l. Definição de ltens de Conciliação
r ii. Aging de ltens de Conciliação
:, iii. -Classificação - ltens de Conciliação
iv. Resoluçãode ltens de Conciliação,
Escalamento e Ajustes (Write-Off)
, D. Classificação de ConciliaçÕes
, E. Propriedade: Papéis e responsabilidades
;: F. Retenção
G. Conciliações de lntercompany
.

3. Gontroles SOX relacionados

4. §eqreqacão de funcão
5. Referência
; 6. lnformacão de contato
:

Página 1
A. Propósito

O propósito da Política de Conciliação de Contas do Balanço Patrimonial (a "Política") é

eslabelecer os princÍpios orientadores e as diretrizes do processo que proporcionaram que as
conciliações das contas do Balanço Patrimonial sejam coerentes, efetivas, eficientes e
oportunas para toda a organização a nível global. Os princípios orientadores fundamentais
para esta política são.

o Cconciliaçôes de contas, devidamente preparadas e revisadas, serão fundamentais

para o processo de controle das demonstraçÕes financeiras..
c Uma política de conciliação global proporciona um foco coerente da elaboração, a
revisão e o monitoramento das conciliações.
. Adequadas conciliações de contas apoiam a veracidade dos saldos das contas.
r A conciliação de uma conta deve permitir que alguém, que não seja o preparador,
possa entender adequadamente a natureza e o saldo da conta.
o A conciliação de conta será preparado, a um nível apropriado, para justificar cada
conta do balanço para facilitar os relatórios financeiros..
o As conciliações de contas serão preparadas utilizando planilhas padrões, segundo o
tipo de conciliação, que proporcionam uma metodologia de preparação consistente em
toda a organização a nível global.
o O momento da finalização e a frequência da preparação de cada conciliação serão
baseadas em uma avaliação de riscos de cada conta. As contas de maior risco serão
também as de maior frequência e que sejam preparadas com maior antecipação e com
mais tempo para revisão e aprovação.
r Governança e monitoramento adequados para proporcionar transparência ao processo
de conciliação em todos os níveis da organização, incluÍdas as unidades de negócios e
o nível corporativo.

B. Escopo

Esta política proporciona um guia para os que participam no processo de preparação, revisão e
aprovação de conciliações para garantir que estas estejam completas e que sejam tanto
precisas como oportunas, para que apoiem agerencia sobre a veracidade dos saldos do tivro
razão, os quais são apresentados nas demonstrações financeiras de cada unidade de negócio
e entidade consolidada.

C. Público

Esta política está dirigida a qualquer associado que desempenhe um papel no processo de
conciliação de contas do Balanço Patrimonial.

A. Definieoes - Têrmos chave

i. Conciliação de contasr A conciliação de contas é um processo que requer apoio

detalhado do saldo da conta, incluindo uma comparação do saldo do livro razão, a partir de
uma data determinada, com uma fonte confiável e independente de informação, a qual
deve enumerar, explicar e resolver as diferenças.

Página2
 ii. Livro Razão: O Livro Razão (GL) possui informação da conta que se utiliza para preparar
as demonstrações Financeiras e inclui contas classificadas como ativos, passivos,
patrimônio líquido, receitas ou despesas.

iii. Livro Auxiliar: Um sistema fonte ou programa de apoio que é confiável e independente do
GL.

iv. Itens de Conciliação: Os ltens de Conciliação são as diferenças resultantes entre os

saldos de GL e os saldos dos livros auxiliares correspondentes.

v. Balanço Patrimonial: Um demonstrativo Íinanceiro que resume os saldos financeiros,

incluindo os ativos, passivos e o patrimônio - em um momento específico.

vi. Lucros e Prejuizos (P&L): Um demonstrativo financeiro que resume as receitas, custos e
despesas incorridos durante um perÍodo especÍfico de tempo.

vii. Avaliação de Riscos O processo para avaliar o risco em função de determinados fatores
de riscos, comumente qualitativos e quantitativos.

viii. Documentação de Suporte: A documentação que proporciona a uma pessoa, que não
esteja familiarizada com o processo, a possibilidade de chegar de forma independente a
uma conclusão similar.

B. Diretrizes de Conciliações
i. Processo de Conciliacão

O processo de conciliação de contas começa com a compreenção da natureza da conta. O

processo de conciliação deve incluir uma comparação dos saldos entre o GL e o livro
auxiliar correspondente, a investigação e resolução de todos os itens de reconciliação e
evidência da revisão e aprovação; de acordo com esta política. Como resultado da
comparação, há dois cenários possíveis como parte dos resultados da reconciliação:

. Os saldos entre o GL e os livros auxiliares coincidem.

. Os saldos entre o GL e os livros auxiliares não coincidem, o que resulta nos itens
de reconciliação.

Abaixo orientação relacionados com os três principais componentes chaves de uma

conciliação:

Página 3
o livro razão contém informação de contas que se utiliza para preparar os
estados financeiros e para os propósitos desta política, que se classificam em
função de:

o Unidades de Neqócios nos Estados Unidos (BU), que são para completar
as conciliações com base nos saldos de GL em SAp ou HFM. As Unidades
de Negócios nos EE.UU. incluem entre outros: Walmart, Sam,s, os
Escritórios Corporativos e os Escritórios Centrais lnternacionais.

o unidades de Neqócios lnternacionais, que são para completar a conciliação

baseada nas contas do livro razão no livro local de registro ou "livro Razão
principal". O livro local de registro pode ser levado em USGAAp, os GAAp
locais ou IFRS.

Página 4
 il. Avaliaeão de Riscos

Todas as contas do Balanço Patrimonial estão sujeitas a uma avaliação anual de risco,
que determinará a classificação da conta como de risco crítico, alto, médio ou baixo. Veja
a Folitica de Avaliação de Ríscos da Fotha de Balanços (Gp-01-01), para obter mais
instruções sobre a aplicação.

ilt. Frequência de Conciliacão

A todas as contas do Balanço Patrimonial se deve designar uma frequência de conciliação

e datas de vencimento, em função do perfil de risco da conta, como se indica abaixo:

No mínimo, todas as reconciliações devem ser concluídas por meio aprovação numa base
trimestral.
i. Nivelde Conciliacão e Aorupacão de Contas

No mínimo, as conciliações devem ser concluídas por unidade/ entidade (empresa) de

negócios e por de saldo da conta de menor importância. As concilições concluídas a um
nível mais alto que a unidade de negócios/ entidade (empresa), requerem a aprovação do
Controller e do Time de Governança Global (GCO). As contas podem ser agrupadas
dentro de uma unidade de negócios/ entidades (BU, Business lJnit), mas as unidades de
negócio/ entidades (empresas) não devem ser agrupadas. Se são agrupadas várias
contas, essas contas conservarão o perfil de risco da conta de maior risco.

ii. Tipos de Conciliacão

Ao realizar a conciliação das contas patrimoniais, quatro tipos de conciliação foram

identificados com base na livro auxiliar a ser utilizado e da natureza da conta. Cada
conciliação será atribuído um modelo de reconciliação..

Este formato será utilizado para as contas cujas Extrato Bancário ou

operações corespondem a atividades com terceiros, Relatório de Depósitos em
que podem emitir relatório de saldos para uma Transito.
determinada data. O terceiro deve fornecer todas as
transações detalhadas e valores correspondentes.
Estes relatórios de terceiros são válido ê
independente e deve ser comparado com o saldo do
razão geral.

Página 5
 Um livro auxiliar é uma fonte de dados confiávet e Módulo de AR/AP/EAM do
independente que representa um documento de SAP ou os sistemas de
suporte para o saldo de uma conta do livro razão. Pontos de Venda (POS).

O livro auxiliar pode ser representado como um

sistema ou não sistema, posto que contém um nível
de detalhe suficiente para apoiar adequadamente e
de forma independente as transações e/ou partidas
que compõem o saldo da conta do livro razão.

Çalculô.:,.,.r.'
:'' :l' r*e As contas do Balanço Patrimonial podem ser Analise de Calculo de
ÂúárÉá. .,:, ;:
apoiadas pela análise ou a documentação Provisão de Perda de
. , ,:'.
,.,,.,;; ..;.

independentes, criados e aprovados pela gerencia Devedores Duvidosos

da unidade de negócios.
Demonstração de
amortização de
Receita/Despesa

:§luádfo r..,
: .' r,, l'rrdÊi Uma tabela mostrando a movimentação da atividade Movimentação da conta de
Mori.*u*,,.,, ,, da conta, a partir do saldo inicial (que deve ser Capital Social ou de outras
',l'8.Q-$fir t1'rd,,.,,,.. .
validado), os movimentos do período (detalhado e contas patrim ôn io I iq uido.
suportado) e o saldo final da conta no fechamento.
Qualquer período de atividade deve ser suportado
por documentação que vem de uma fonte
independente de Razão Geral. Este tipo de
Conciliação (modelo) está limitada a contas
patrimoniais líquido, conforme estabelecido pela
política global.

iii. Documentacão Suporte

Um nível suficiente de documentação deve ser mantido com a conciliação, a fim de

fundamentar a conclusão da conciliação. Esta documentação de apoio deve fornecer a
qualquer pessoa, que não esteja familiarizada com o processo, a capacidade deconcluir,
de forma independente, que a conciliação está completa e que é precisa de acordo com a
documentação de apoio disponibilizada.

Toda a documentaçãosuporte deve se devidamente referenciada (referências cruzadas).

C. ltens de Conciliação

i. Definieão de ltens de Conciliação

Os ltens de Conciliação são definidas como transações ou paÉidas, que representam

diferença entre o saldo do livro razão e seus livros auxiliares válidos e independentes. Os
Itens de Conciliação podem incluir transações ou partidas que não sejam um componente
adequado do balanço geral da conta.

Página 6
,t. Antiquidade das ltens de Conciliacão

Todas os 1tens de Conciliação começam seu tempo de antiguidade desde o primeiro dia
despois do fim do mês da data de registro. Naqueles casos onde o item não tenha sido
lançado no Razão Geral (GL), o item de reconciliação começará seu tempo de antiguidade
desde o primeiro dia depois do final do mês, quando o item tenha sido identificada.

,,,, Itens de Conciliaeão - Classificaeão

Os ltens de Conciliação devem see classificados de acordo com seu tempo de pendência
e como suportadas e não suPortadas.

a. Diferenças Temporárias têm suficiente informação documentada para chegar à

ôonctusão de que o(s) item(s) de conciliação(s) será(ão) compensada(s) dentro dos
primeiros 30 dias, como parte do curso normal do negócio e não requerem de um
ajuste. Estes itens de conciliação são próprias da conta.

b. ltens de Conciliação suportados têm suficiente informação documentada para

chegar a qualquer das seguintes conclusÕes:

. Os itens de conciliação possuem diferenças de tempo superiores a 30 dias.

. Os ltens de conciliação requererão ajustes para corigir erros, estimativas,
erros de classificação ou erros contábeis, com o fim de refletir o saldo
correto.

c. ltens de conciliação sem suporte que não possuem suficiente informação

documentada e requerem de mais investigação e ações. A investigação resultará na
criação de um plano de ação/resolução ou na conÍirmação de que será necessário
fazer ajustes para corrigir erros, estimativas, classificações incorretas ou erros de
contabilização.

Os ltens de Conciliação podem mudar sua classificação dependendo de seus dias de

antiguidade ou da presença da documentação de apoio que se deva investigar mais a
fundo.

,v, Resolucão dos ltens de Conciliação. escalonamento e

Aiuste (Write-Off)

O preparador deve investigar a natureza de todos os itens de conciliação e tentar resolvê-

los imediatamente; deve também documentar adequadamente qualquer ação tomada
dentro da conciliação.

Considerações de materialidade, conforme definido pelo Controlador, e julgamento deve

ser utilizado na determinação de qualquer necessidade imediata de escalação de itens de
reconciliação significativamente material para o Controller.

PâgínaZ
 Classifi cação de Conciliações

Uma vez que o preparador das conciliações complete a conciliação, se deve escolher uma das
seguintes classificações para designar adequadamente o resultado da conciliação baseada nas
seguientes definições:

Página B
Todas as exceções às classificações anteriores devem ser documentadas e aprovadas pelo time de
Controladoria Global (GCO). Orientação específica sobre essas classificações e circunstâncias especiais
serão descritos no Guia Estratégico de Conciliação das Contas do Balanço Patrimonial.

E. Propriedade: Papéis e responsabilidades

O Controller é responsável pela gestão e execução das conciliações das contas do balanço
patrimonial para sua respectiva unidade de negócios, com base na orientação fornecida nesta
política global. As Unidades de Negócios estão definidas na hierarquia da Administração
Financeira de Hyperion (HFM, Hyperion Financial Management).

O Controller poderá delegar suas responsabilidades de aprovação relacionadas com as

conciliações das contas do balanço patrimonail dentro de seu negócio. No entanto, em todas as
situaçôes, o Controller seguirá sendo o responsável final das conciliações de todas as contas
que figuram Balanço Patrmonial de sua unidade de negócio e todas as atividades de apoio.

Requere-se que a todas as conciliações das contas do Balanço Patrimonial lhes sejam
designado um Controller, um aprovador, um revisor e um preparador, tal e como estabelece o
presente documento. No entanto, em situações onde isto não é possível devido a que os
recursos são limitados, é aceitável combinar os papéis do aprovador e do revisor.

Página 9
 Garantir que o saldo do razâo geral tenha os controles e
procedimentos necessários implementado e atribuídos a conciliação e
tenha o suporte necessário para que a conciliaçâo seja devidamente
executada. Compreender os processos que afetam o balanço, de
maneira que possam reconhecer os potenciais problemas.
Revisar a análise de variações para as conciliaçÕes designadas.
Revisar e aprovar os planos de ação a tempo para as partidas não
suportadas.
Revisar os planos de resolução dos itens de reconciliação suportadas,
trimestralmente.
Escalar itens de reconciliação materiais ao Controller.
Proporcionar uma oportuna aprovação / certificação das conciliações
designadas.
Apresentar ao Controller os itens de reconciliação, sem suporte, de
mais de 90 dias, com o impacto sobre o P&L para realizar os ajustes
(write-off).

Responsável por revisar e certificar as conciliaçÕes designadas, incluindo:

Compreender a natureza da conta a ser revisada.

Garantir de que todas as conciliações designadas se executem
oportunamente através do papel do revisor e adequadamente de
acordo com esta polÍtica.
Participar ativamente na resolução de todas os itens de conciliação
para as conciliações designadas.
Realizar uma revisão detalhada e aprovar as conciliações de contas.
Revisor dê Escalar os itens de conciliação ao aprovador para sua oportuna
conciliaçâo resolução.
Escalar itens de conciliação sem suporte com uma antiguidade acima
de 60 dias, de acordo com o protocolo de escalada indicado.
Revisar e aprovar o plano de resolução deitens de conciliação não
suportadas com uma antiguidade acima de 60 dias e revisar os planos
de ação trimestralmente.
Revisar e mater o seguimento de todas os cancelamentos das partidas
conciliatórias.
Proporcionar uma oportuna aprovação / certificacação das conciliaçôes
designadas.

Responsável por completar e certificar as conciliações designadas. O

preparador de conciliaçÕes é responsável das seguintes atividades:

. Compreender a natureza da conta a ser conciliada.

n conciliar as contas patrimoniais atribuídas (incluindo partidas manuais,
se houver).
o Validar o saldo da conta conciliada contra os livros auxiliares válidos e
independentes.
Preparador
conGiliação
de . Reunir a documentação de apoio de todas as fontes, conforme
necessário.
r ldentificar e capturar todas as ltens de conciliação.
r Manter e dar seguimento aos itens de conciliação antigos em quatro
estágios:s30 dias,31-60 dias,61-90 dias e > 90 dias.
r lnvestigan e tomar medidas para eliminar itens de conciliação
pendentes.
r Documentar os planos de resolução de itens de conciliação pendentes
de sem suporte > 60 dias.
r Revisar trimestralmente o status dos planos de ação para as partidas
suportadas > 90 dias.
 Escalar os itens de conciliação antigos ao revisor.
ldentificar e documentar a análise das variações das contas.
Manter o acompanhamento/documentação suportee de todos os itens
de conciliação suporte ajustados/ baixados. Fornecer a aprovação e a
certificação das conciliações designadas, no prazo determinado pela
política.

F. Retenção

A aprovação documentada das conciliaçÕes, os horários de conciliação correspondentes e a

documentação de respaldo devem se mantidosr dentro da ferramenta aprovada pelo seguimento de
conciliação de contas (ou devem ser salvas em um servidor seguro de fácil acesso, se tal ferramenta
não existir). O perÍodo de retenção, ademais de qualquer outro requisito, deve ser definido pelo
tempo mais longo estabelecido pela unidade local de negócios ou a Política de Administração de
Registros de Walmart.

G. Conciliações entre companhias

As contas inter-companhias devem conciliar-se a nível de empresa do Walmart, com suficiente
detalhe sobre a os lançamentos da outra empresa (ou contra-parte) com detalhes para permitir que
os saldos sejam confirmados para a revisão da auditoria e que sejam liquidados de acordo com os
requisitos fiscais/ jurídicos atuais. Naqueles casos onde apliquem considerações fiscais/jurídicas
adicionais, por favor consulte a Equipe de controladoria (GCo) para orientação.

Observar o controle de Sox estabelecido para o processo da conta a ser conciliada

A Gestão deve ter em conta os recursos disponíveis e considerar os controles de compensação na

avaliação da segregação de funções (SOD). A segregação de funções (SOD) para as conciliações
da razáo geral estão definidas na seção anterior E. Propiedade - Funções e responsabilidades.

a GP-01-01 - Política de Avaliação de Riscos da Folha de Balanços

o GP-0001 - Política sobre a Delegação de Autoridade
a GP-0300 - Política Globat de Catátogo de Contas
c PR-03 - Política de Administração de Registros

A GCO gere esta política e as perguntas devem ser dirigidas a eles. Todas as exceções a esta
política devem ser aprovadas pela GCO.

Por favor, consulte o site Controlles Globais (GCO) para obter a informação de contato e a orientação
sobre a criação de políticas ou as solicitações de atualizaçâo de polÍticas: Políticas e consultas para o
acesso ao lugar de da GCO, por favor envie um email pare GCO Policy Governance
GCOPoI icvGov(ôema il.wa l-m arl. com.

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