DOCUMENTOS E MEIOS UTILIZADOS NAS TRANSAÇÕES COMERCIAIS

2.1 Documentos comerciais

2.2 Títulos de Crédito
2.3 Outros meios de pagamento

2.1 Documentos Comerciais

Normalmente os documentos comerciais de transacções assumem a forma de contrato de compra
e venda. Sob ponto de vista de etapas e documentação necessária para a sua concretização pode
ser simples ou verbal, ou mais ou menos complexo (documentando por etapas). O contrato
verbal é aquele que praticamente não exige nenhum documento de preparação e formalização.
Trata-se de um acordo estabelecido por vontade das partes ou por uma simples conversa.

Os contratos formais envolvem um conjunto de operações e fases mais ou menos distintas. De

entre eles podemos distinguir os seguintes:
- A encomenda;
- A factura; e,
- O pagamento.

2.1.1 Encomendas
A encomenda é um acto pelo qual o comprador solicita, por escrito, por telefone, por fax, ou por
correio electrónico (vulgo e-mail), o envio de determinada quantidade de produtos e das
condições de contrato que gostaria de negociar. A encomenda dá lugar aos seguintes
documentos:

 Nota de encomenda é um documento mais em voga na actividade comercial por grosso e

que é emitido pelo comprador em duplicado, sendo o original enviado ao vendedor; e

 A ordem de compra é um documento pelo qual um comprador dá indicação a um agente,

representante ou correspondente sedeado numa outra praça, para fazer um certo número
de aquisições. A ordem de compra não se confunde com a nota de encomenda. Esta é
feita do vendedor e aquela é dirigida ao representante do comprador .

2.1.2 A entrega
A entrega dos produtos ao comprador é geralmente acompanhado pelos seguintes
documentos:
 Guia de Remessa, que é um documento que acompanha os produtos no seu processo
desde o armazém do vendedor até ao destinatário e que serve para conferir as quantidades
e qualidade dos produtos que foram enviados. Normalmente apresenta um talão
destacável o qual deverá ser devolvido, após rubrica do comprador, se as mercadorias
entregues coincidem com as constantes nessa guia. O Talão é uma prova de recepção das
mercadorias nas condições estabelecidas.

 Nota de Recepção, que é emitido pelo vendedor e que serve para o comprador declarar
por escrito que os produtos que recebeu conferem com as especificações indicadas no
contrato.

2.1.3 Factura
É o documento mais importante do contrato de compra e venda, é obrigatório nas operações de
entrega e de pagamento e é com ela que se calcula o preço final.
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A factura constitui o documento base da compra e venda a crédito. Emitida pelo vendedor, nela
são exarados todos os elementos ligados à transacção efectuada, quantidades, designações,
preços unitários e totais das mercadorias, os descontos efectuados, os encargos debitados, o
imposto sobre o valor acrescentado (IVA) e, muitas vezes, o prazo e condições de pagamento.
Os modelos de facturas variam de empresa para empresa, mas há um conjunto de requisitos que
todas as facturas devem reunir, a saber:
a) Identidades do Emissor e Destinatário;
b) Data de Emissão;
c) Quantidades;
d) Qualidade e Referência dos Produtos;
e) Condições de Entrega e de Pagamento;
f) Nº de identificação tributária do vendedor/comprador (NUIT)

Espécies de facturas mais utilizadas são as seguintes:

 Factura da praça, que é emitida nos casos em que ambas as partes contratantes
são da mesma praça. Em geral, estas facturas servem de recibo através da
aposição do carimbo “pago” ou da colocação da expressão “recebemos a quantia
de ...”; e,
 Factura proforma ou simulada, que é um documento emitido no comércio local
ou internacional e que é passada pelo vendedor nos casos em que não há venda
efectiva; tem apenas por objectivo dar informações ao comprador sobre as
condições de venda.

2.1.4 A liquidação e os documentos associados

Visto os principais tipos de facturas, vamos abordar os documentos mais usuais na liquidação:

 Nota de débito
É um documento que o vendedor emite para informar ao comprador que tem a pagar
relativamente à factura que lhe foi anteriormente enviado, como muitas vezes a própria
factura já dá indicações completas sobre a importância que o comprador deve pagar, na
prática a nota de débito é utilizada excepcionalmente nos casos em que houve erro ou
omissão na discriminação ou cálculo de preços. Este documento é utilizado como um
documento rectificativo.
 Nota de crédito
Tal como a nota de débito, a nota de crédito serve para rectificar os erros ou omissões que
o vendedor cometeu por motivos não previstos na altura da emissão da factura. A nota de
crédito diminui o valor da factura. Em termos gráficos a nota de crédito, sendo também um
documento rectificativo, só difere da nota de débito por “dizeres” isto é, no lugar de nota de
débito vem nota de crédito e ao invés de dizer “debitamos V. Excias...” diz “ creditamos V.
Excias...”.

2.1.5 Recibo
Após a recepção dos produtos, da factura e das respectivas notas rectificativas, o comprador
procede ao pagamento que pode ser por meio de numerário, cheque, transferencia bancária,
cartão de crédito ou débito, etc. Após o pagamento, o vendedor deve emitir o recibo que é o
documento que comprova o pagamento dos produtos adquiridos.

2.2 TÍTULOS DE CRÉDITO

Títulos de crédito são todos os documentos que representam o crédito que uma entidade (credor)
tem sobre a outra (devedor).

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A maioria deles são passíveis de desconto em instituições de crédito. Os mais comuns e
utilizados nas operações comerciais são:
- o cheque,
- a letra, e
- a livrança.

2.2.1 O cheque
O cheque é um meio de movimentação de contas bancárias, através do qual, o titular da conta
(sacador) dá ordens ao Banco do (sacado) para que pague ao beneficiário, a si próprio, ou a um
terceiro, uma determinada quantia.
Intervenientes
Através do conceito acima, podemos ver que num cheque participam no mínimo três
intervenientes: o sacador, o sacado e beneficiário. O sacado é a pessoa que ordena o pagamento
do cheque. O sacado é a entidade a quem é ordenado que pague. O beneficiário que pode ser
conhecido ou não, é a pessoa a favor do qual se reverte o valor do cheque. Se o beneficiário do
cheque transmitir os benefícios do cheque, passa a chamar-se endossante. Por outro lado a
pessoa que passa a ser o novo proprietário do cheque para a designar-se endossado.

Formas de emissão do cheque

Um cheque pode ser emitido de três formas: a ordem, não à ordem e ao portador. Esta
diferenciação das formas de emissão tem a haver com uma questão de segurança, para diminuir
os riscos de burla e extravio. O cheque à ordem contém o nome da pessoa que deve ser paga.
Quando não é à ordem, indica o nome do beneficiário seguido da expressão “não à ordem”. Esta
última forma de emissão oferece maior segurança do que do primeiro, pois além de obrigar a
identificação do seu representante, impede a transmissão por endosso.

Enquanto que os cheques à ordem e não à ordem, são relativamente mais seguras o cheque ao
portador é pagável por simples apresentação do título, portanto é fácil de cobrança. Corre,
todavia maior risco em caso de extravio.

Instruções especiais de pagamento

Para aumentar o nível de segurança do cheque, além de emitir a ordem e não à ordem, podemos
dar instruções especiais ao Banco através do cruzamento, ou dar instruções para ser levado em
conta. Se o objectivo não é segurança mas sim garantir o pagamento, o cheque pode ser visado.

O cheque cruzado é aquele em que na face são desenhados dois traços paralelos e transversais.
O cruzamento pode ser geral, quando não tem nada entre os traços paralelos ou especial em que
consta entre os traços paralelos o nome de uma instituição de crédito.

Um cheque com um cruzamento geral, só pode ser se, o beneficiário for cliente do banco sacado.
Assim é possível verificar a sua identidade e conferir a assinatura com a existente no Banco. Se o
beneficiário não for cliente do banco sacado pode depositar no seu Banco que por sua vez irá
efectuar a cobrança.

Quando o cruzamento é especial o cheque só pode ser depositado na instituição de crédito

indicado entre os traços paralelos. Se o Banco indicado for o do sacado, o cheque poderá ser
pago nos seus balcões desde que o beneficiário seja seu cliente. Outra instrução especial que
podemos encontrar no cheque é para levar em conta. Se for o caso, é obrigatório pagar ao
beneficiário através do crédito na sua conta.
Cheque visado, ao contrário do acontece com o cheque cruzado, é para levar em conta. Não
resulta de qualquer menção especial aposta pelo sacador, mas de uma garantia de pagamento que
aquele dá ao beneficiário. Este cheque é imediatamente pago ao seu legítimo proprietário

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Após se ter procedido a sua identificação, uma vez que a verificação das assinaturas e a
confirmação da disponibilidade de valores na conta é feita antes deste ser entregue ao
beneficiário.

2.2.2 A letra
A letra é um título de crédito, pelo qual uma pessoa (sacador) ordena a outra (sacado) que lhe
pague a si próprio ou a um terceiro (tomador ou beneficiário)determinada importância em
determinada data.

Intervenientes
No conceito apresentado no parágrafo acima, já foram mencionados três intervenientes na letra,
mas na prática podemos encontrar seis pessoas a intervirem numa letra:
 Sacador – a pessoa que dá ordem de pagamento, i. é., que saca a letra;
 Sacado - a pessoa que deverá pagar a letra; aquele que recebe uma ordem de pagamento;
 Aceitante – o sacado, depois de concordar com o saque através da assinatura da letra,
passa a ter esta designação;
 Tomador ou beneficiário – a pessoa a quem, ou à ordem de quem, a letra deve ser paga;
 Endossante – A pessoa que transmite os seus direitos, expressos através da letra, por
meio do acto de endosso (transmissão de direitos);
 Endossado – a pessoa a que são transmitidos os direitos pelo endossante
 Cedente – Avalista a pessoa que responsabiliza pelo pagamento da letra, na totalidade ou
em parte. O avalista garante o cumprimento das obrigações do sacado.

2.2.3 A Livrança
As livranças são muito utilizados para financiamentos bancários. Contudo, eles não são de uso
exclusivo dos bancos. Nas operações comerciais também é comum utilizarem livranças no lugar
de letra uma vez que ambas são substitutas.

2.3 OUTRAS FORMAS DE PAGAMENTO

Com o avanço da tecnologia, alguns pagamentos e recebimentos que tradicionalmente eram
facultados mediante a deslocação e atendimento numa agência bancária, por exemplo depósito
de numerário e levantamento dos valores dos cheques, podem ser conseguidos através de
máquinas sem sair do seu estabelecimento. Essa nova forma de concessão de serviços bancários,
designam-se por sistema de distribuição electrónica.

Os sistemas de distribuição electrónica são aqueles cujo funcionamento assenta na utilização de

novas tecnologias, em particular do computador e do teleprocessamento. Na banca podemos
encontrar:
- Caixas automáticas (ATM)
- Terminais de pagamento automático (e-pos – points of sale)
- Homebanking.
- Telefones móveis

Os terminais de pagamento automático e o Homebanking são os que têm uma importância

relevante para as empresas.

2.3.1 Terminais de pagamento automático ou electronic point of sale (epos)

A transferencia electrónica de fundos no ponto de venda, é um método de pagamento não
monetário. Que está à disposição dos consumidores normalmente em estabelecimentos
comerciais, hospitais, hotéis, etc.
O electronic point of sale está ligado à utilização de cartões de crédito.

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2.3.2 Homebanking.
Esta forma de distribuição dos produtos bancários está ligado à utilização de terminais
inteligentes. O cliente do banco, directamente do seu escritório e através de um computador,
ligado por via electrónica, pode ter acesso remoto a uma diversidade de produtos e serviços
financeiros, tais como transferências, pedidos de livros de cheques , compra de divisas, etc..

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