Gestão Hospitalar

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Como ter uma gestão
eficiente na saúde

Quem atua na área da saúde sabe como é complexa a

estrutura de uma organização hospitalar. E por mais
que médicos, enfermeiros e demais profissionais sejam
responsáveis pelo êxito da instituição, eles não atuam
diretamente na administração.

Cabe ao gestor hospitalar, portanto, o papel de gerenciar

desafios recorrentes na rotina hospitalar – que não são
poucos. Ao considerar a tríade instituição, profissionais
envolvidos e pacientes, é necessário dinamismo da gestão
hospitalar para conciliar ambiente de trabalho agradável,
melhora no atendimento ao paciente, inserção da
tecnologia e bom uso dos recursos existentes.

Tudo isso sem perder de vista os objetivos empresariais e

econômicos da organização. Afinal, apesar do papel social
ao prestar o serviço de assistência – e que jamais deve ser
negligenciado –, as instituições de saúde são organizações
empresariais e devem atuar como tal. Ou seja, mesmo que
tenham características tão peculiares no comparativo às
demais empresas, elas devem gerar lucro ou ao menos
provar sua viabilidade econômica – no caso de entidades
públicas.

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A boa notícia é que há hospitais – tanto particulares
quanto públicos – se colocando em posição favorável
financeiramente com a adoção de algumas estratégias.
Para conduzir um negócio com metas como o alcance
de resultados, a eficiência na prestação de cuidados
e melhores soluções para profissionais e pacientes, é
inquestionável a necessidade de uma gestão hospitalar
eficiente e moderna.

Neste guia, apontaremos os benefícios da gestão em

saúde quando relacionada a um planejamento estratégico
e com foco em eficiência e em performance da instituição e
dos times. Mas, antes, vale a pena abordar alguns tópicos
sobre a importância de uma gestão correta e eficaz, e que
não são passíveis de deslizes em instituições de saúde.

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Tenha um planejamento

O planejamento ajuda a instituição a traçar um rumo para

o alcance das metas e é imprescindível para a execução
da estratégia hospitalar. Requer foco e comprometimento
de toda a equipe. No mundo real não há espaço para
“achismos” e, nesse cenário, além de competência técnica,
fomento da participação e da co-gestão se tornam uma
forma segura para sinalizar e conduzir o desafio da gestão
hospitalar.

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Processos são importantes

Processos são essenciais para definir responsabilidades

e fornecer clareza ao lidar com questões que envolvem
a prestação de serviços, o controle administrativo
e financeiro (pagamentos, custos e recebimentos),
obrigações legais e requisitos regulatórios.

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Delegue funções

Um modelo descentralizado estimula o trabalho em

equipe, descobre e potencializa talentos e mantém os
colaboradores participativos dentro da empresa. Nesse
momento, é indispensável utilizar os indicadores como
ferramenta de gestão.

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Valorize as pessoas

O mais importante recurso dentro do sistema de

saúde são os profissionais envolvidos nos processos.
Independente da área de atuação – seja no atendimento
direto ao paciente ou no suporte – quanto mais
qualificados, envolvidos com a cultura e cientes dos
processos da instituição, melhores serão as performances
destes colaboradores.

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Interpretação de indicadores

A análise de métricas ajuda os gestores a transformarem

os dados em insights reais, contribuindo para montar
cenários, definir estratégias e tomar decisões.

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Não postergue a adoção
da tecnologia

A transformação digital está acontecendo e quanto antes

a instituição se planejar e adotar soluções tecnológicas
de gestão hospitalar, maiores serão suas vantagens
competitivas.

Agora que foram pontuadas, de maneira resumida, ações

que devem fazer parte da rotina das instituições de saúde
– sejam elas públicas ou particulares —, vamos sugerir
um passo a passo para que sejam, de fato, colocadas em
prática. Vale a pena segui-lo!

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 Planejamento
estratégico

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Os gestores precisam estabelecer ações de curto, médio
e longo prazo para orientar quais objetivos devem ser
esperados, delinear sua missão, sua visão e seus valores.
Ao planejar o que está por vir, as instituições conseguem
projetar melhorias e se preparar para o desconhecido.

É importante identificar qual a missão e o diferencial da

instituição em relação a outras organizações do setor,
analisar o cenário e discutir expectativas para o futuro,
bem como quais processos devem guiar esse caminho e
recursos que precisará dispor.

Um planejamento estratégico de sucesso, conforme pode

ver mais detalhadamente no nosso guia Planejamento
Estratégico Hospitalar, é constituído de quatro fases:

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Fase de análise e avaliação
Análise e diagnóstico do ambiente interno e atual, incluindo
o levantamento da ideologia da instituição: sua missão,
visão e valores. Identificação de fatores críticos de sucesso
e obstáculos que possam estar impedindo a organização
de atingir seu maior potencial. Pesquisa de variáveis do

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ambiente externo, da concorrência e de tendências de
mercado.

Fase de formulação da estratégia

Formulação e definição de objetivos estratégicos que farão
parte do planejamento, a partir de metas organizacionais
focadas no que a organização está tentando realizar. Inclui
a documentação do plano estratégico.

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3
Fase de execução da estratégia
Tradução do plano em ações operacionais e implementação
dos processos. Cada objetivo estratégico deve contar com
um ou mais indicadores para monitorar sua execução. E, para
cada indicador, devem ser estabelecidas metas quantificáveis.

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Fase de monitoramento
Gerenciamento, análise e monitoramento de desempenho e
geração de relatórios, a partir de indicadores e variáveis que
possam impactar no planejamento. É o momento de identificar,
alterar ou aprimorar métricas para que se tornem mais
aplicáveis a estratégia. Esta fase é contínua e interminável.

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Não basta, portanto, apenas estabelecer parâmetros para
o planejamento estratégico, pois é necessário verificar
a eficiência das ações adotadas com indicadores de
desempenho. Um software de gestão hospitalar pode
ajudar a implementar as estratégias e a monitorar os
resultados.

Lembre-se: as metas devem ser realistas, glosas médicas

e inadimplências têm que ser consideradas e as ações
devem ser discutidas com os gestores de cada setor e
colocadas em prática.

Como sugestão, dentre as metas podem estar:

• analisar corretamente as finanças;
• ter acesso a indicadores hospitalares;
• oferecer melhor atendimento ao paciente;
• promover um salto de qualidade na gestão da entidade.

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 Atenção à
saúde financeira

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Uma gestão hospitalar eficiente tem todos os processos
financeiros – faturamentos, custos, investimentos, etc. –
sob controle. Isso significa que o administrador precisa
saber se sua instituição dá lucro não somente ao analisar
o fluxo de caixa, mas fazendo a apuração total dos
resultados. É esse balanço final que ajudará a identificar
possíveis falhas financeiras no negócio, que podem estar
tanto nos custos e despesas variáveis quanto nos fixos.

Primeiro, é necessário fazer o cálculo entre receitas

obtidas e receitas realizadas, custos, deduções e impostos
para entender qual o faturamento mensal. Se o saldo for
equivalente, significa que atingiu o ponto de equilíbrio; se
for positivo, o negócio está sendo rentável; se for negativo,
está dando prejuízo. Só assim a instituição pode adotar
ações para mudança neste cenário e que visem obtenção
de lucro.

Sistemas de gestão podem auxiliar nesse processo, pois

permitem controles mais rígidos que reduzem o ciclo financeiro
da conta e evitam glosas, além de antecipar receitas.

Com a adoção de um sistema integrado, a produtividade da

equipe aumenta, há redução de erros e maior rapidez no
fechamento das contas médicas. A atitude gera mais fluxo
de caixa, mantém a saúde financeira da instituição e atrai
mais investimentos.

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 Foco no
paciente

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Conhecer o perfil do paciente e obter dados sobre ele é
fundamental para traçar estratégias que impactam de
uma maneira geral em todas as demais estruturas da
instituição de saúde.

Você sabe, por exemplo, quantos pacientes dão entrada em

seu hospital mensalmente? Quais são as patologias mais
comuns? Por quanto tempo os pacientes permanecem na
instituição de saúde?

Conhecer o perfil do paciente é fundamental para gerenciar

um hospital com eficiência. E é claro que a consequência
disso é a possibilidade de oferecer um atendimento de
excelência e com custos mais baixos.

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O primeiro passo para obter esse panorama é adotar o
Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), que centraliza
todo o histórico clínico de quem é atendido pela instituição
desde sua primeira entrada e aponta quais são as
patologias mais comuns. A informatização contribui para
diagnósticos mais precisos e redução de erros médicos.

Além disso, serve como base para trabalhar com outras

ferramentas de análise que podem prever cenários como
iminentes surtos epidemiológicos, aumentos sazonais no
fluxo de internações e na procura de certas especialidades,
entre outros. Com conhecimento sobre os custos do
tratamento, a instituição consegue se preparar com
antecedência e eficiência, tornando-se mais competitiva.

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 Tecnologia
é aliada

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A tecnologia já permeou os tópicos anteriores, seja para
obter indicadores que ajudam na tomada de decisões,
para contribuir com o sistema financeiro no fechamento de
contas ou para conhecer o perfil dos pacientes e garantir
um diagnóstico mais rápido e preciso. Mas é (muito) válido
um tópico só para ela.

Isso porque, para uma gestão hospitalar eficiente e

fluida, as soluções tecnológicas são imprescindíveis.
Elas fornecem indicadores, acompanham resultados e
ainda permitem a integração entre os departamentos do
hospital, otimizando a comunicação, facilitando processos
operacionais e assistenciais e trazendo ganho de
produtividade.

São as métricas que fornecem às instituições de saúde,

por exemplo, subsídios para o cálculo do tempo em que
terá retorno sobre o investimento – o famoso ROI. Entre os
benefícios de uma assistência médica orientada a dados
está a possibilidade de gerar indicadores quantificáveis
diversos, que servem como base para o cálculo do ROI.
Da satisfação do paciente, passando pela eficiência de um
equipamento até o desempenho médico, tudo pode ser
medido, avaliado e quantificado.

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E ainda há outro ponto crucial para o uso da tecnologia: a
segurança da informação e a importância de proteger seu
hospital. Como nos últimos meses a exposição de dados
tem tido destaque, com ataque de hackers ao sistema
do SUS e exposição de dados de mais de dois milhões
de usuários, não é aceitável que um sistema de gestão
permita brechas para a captura de informações.

Gestores de hospitais, laboratórios e clínicas têm, portanto,

que colocar na agenda a pauta da segurança de dados e,
sem contar com a tecnologia, isso é impossível.

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 Por que contar
com a ajuda da
Wareline

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Há 30 anos no mercado e referência em tecnologia para a
saúde, a Wareline sempre trabalhou para buscar soluções
que atendam, facilitem e simplifiquem a gestão das
instituições de saúde.

O sistema de gestão hospitalar da empresa reúne as

demandas das instituições e, de maneira inteligente,
apresenta planejamento financeiro, controle de indicadores
e ainda facilita a administração com o Business Intelligence.

As atualizações do sistema acompanham as mudanças

no cenário da saúde, nas legislações tributárias, fiscais,
trabalhistas e de órgãos como ANS e SUS. Tudo em prol da
otimização de processos e diminuição de burocracias que
possibilita que gestores e médicos trabalhem lado a lado
e atuam de maneira assertiva em decisões que tragam
melhorias aos pacientes e, consequentemente, aos negócios.

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