FE-AP - Novas Funcionalidades Julho2021

FE-AP 2.
www.feap.gov.pt
Novas funcionalidades
07-07-2021
Agenda
1. Enquadramento
2. Novas Funcionalidades
a) Entidade – Novas configurações
b) Cenários de negócio
c) Detalhe do documento
d) Registo do documento
3. Alterações a Funcionalidades existentes

a) Pesquisa de documentos
b) Lista de documentos – Estados e subestados
c) PDF simplificado e Excel com detalhe da fatura
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1. Enquadramento
No seguimento do processo de transformação digital que a fatura eletrónica potencia, e

seguindo a agenda de inovação e automatização dinamizada pelo portal FE-AP, será
atualizado o portal com novas funcionalidades incluindo a contabilização automática de
documentos de faturação eletrónica, numa lógica máquina a máquina.
As novas funcionalidades que foram implementadas são:

 Processamento, contabilização automática de documentos de faturação no ERP, máquina
a máquina
 Pre-definição de cenários de contabilização, com base em cenários de negócio
(acelerador do processo de registo automático de documentos)
 Novos ecrãs nos Dados da Entidade (configurações e contatos)
 Novas funcionalidades na pesquisa de documentos
 Sub-estados de contabilização
 Versão simplificada do PDF
 EXCEL representativo da Fatura
1. Enquadramento
Drivers para a Mudança
Contabilização Aceleradores Melhor Estados

Automática contabilização Controlo Contabilisticos
Contabilização Utilização de Lançamento Monitorização
das faturas, com cenários de automático de do estado
utilização dos contabilização e todas as faturas contabilístico de
dados digitais, utilização do na conta de cada documento
desde o portal lançamento receção e e do subestado
FE-AP no agregado por conferência, de integração no
GERFIP taxas de IVA posteriormente sistema GERFIP
estornado
Automatismos & Acelerar e melhorar a Contabilizar todas as Monitorizar todas as
Integração qualidade da faturas / Notas de faturas / Notas de
contabilização Crédito e Débito Crédito e Débito
1. Enquadramento
Contabilização automática
• Utilização dos dados desmaterializados, recebidos nos

documentos de faturação eletrónica, para inserção e integração
no ERP, contas a pagar;
• Possibilidade de completar/retificar informação constante dos

documentos de faturação, nomeadamente número de
Contabilização
compromisso, número de nota de encomenda entre outros
Automática
campos, que permitem relacionar com documentos de compra;
Contabilização
automática
• Possibilidade de inserir informação para o registo
desde o portal contabilísticos, especialmente em cenários sem nota de
FE-AP no encomenda, nomeadamente processos financeiros, com a
GERFIP introdução das contas de custos, códigos de IVA, objetos
analíticos e classificação orçamental;
Automatismos & • Contabilização automática na conta de faturas em receção e

Integração conferência, aquando da receção do documento de faturação,
e contabilização automatizada na conta de fornecedores
aquando do registo definitivo.
1. Enquadramento
Aceleradores de contabilização
• Por forma a acelerar o processo de contabilização automatizada

dos documentos de faturação passa a ser possível parametrizar
e utilizar cenários de contabilização no registo definitivo;
• Os cenários de contabilização podem ser parametrizados por

Aceleradores fornecedor ou podem ser orientados ao bem ou serviço a ser
contabilização faturado, logo sem ligação a um fornecedor especifico;
Utilização de • A informação a ser parametrizada é de natureza financeira,

cenários de analítica e orçamental, para além de um conjunto de descrições
contabilização e que apoiam o processo de categorização;
lançamento
agregado por • Para que os cenários sejam sugeridos e de forma automática, no
taxas de IVA
registo/classificação dos documentos, a informação orçamental
tem que ser idêntica à constante no compromisso;
Acelerar e melhorar a
qualidade da
contabilização • Surge um novo separador “Dados para registos”, onde é
possível consultar as linhas dos documentos de faturação, os
campos “cenários de negócio” e “tipo de documento”.
1. Enquadramento
1 2
Fatura
 Visão linha a linha
Compromisso
 Visão Taxa de
IVA
3
Aceleradores Cenário de
contabilização Negócio
Utilização de Registar
documento
cenários de
contabilização e
• A contabilização no ERP poderá ser linha a linha da fatura (para
lançamento
agregado por um limite de 50 linhas) ou de forma agregada, sendo que para
taxas de IVA esta opção o portal FE-AP apresenta a fatura agregada por taxa
de Imposto;
Acelerar e melhorar a
qualidade da • A identificação de um compromisso ou nota de encomendas
contabilização válidos são obrigatórios para prosseguir com a contabilização
automatizada.
1. Enquadramento
Melhor Controlo
 Objectivo
Reconhecimento dos documentos recebidos e em conferência,
listados na FE-AP e a aguardar o registo definitivo. A
contabilização automática na receção permite gerar um registo
financeiro, dando a conhecer a qualquer altura o total e
montante de documentos em conferência no ERP.
Melhor
Controlo  Estado Pré-registado
Lançamento Estado automático gerado com a contabilização na conta de
automático de faturas em receção e conferência, no ERP, depois do estado
todas as faturas iniciado na receção de um documento.
na conta de
receção e
conferência,  Implicações no fluxo de documentos
posteriormente Na receção – o estado Pré-registo é automático no ERP
estornado GeRFiP.
Contabilizar todas as No processamento e na devolução – o documento
faturas / Notas de correspondente ao Pré-registo é estornado.
Crédito e Débito
1. Enquadramento
Conjunto de
Estados ações/atividades
Apenas existem estados para pré-definidas e
refletir a contabilização no ERP de comum
do documento de faturação Ações utilização.
Algumas
implicam
comunicação
Gestão Interna com o fornecedor
Estados Campo a ser usado de
Contabilisticos forma livre para que a
entidade possa titular o
Onde está o
Monitorização documento de faturação documento?
do estado com os procedimentos
contabilístico de internos
cada documento Sub-Estados
e do subestado
de integração no
sistema GERFIP Permitirá monitorizar o circuito de integração/contabilização
com o ERP dos registos em curso. A contabilização automática
Monitorizar todas as não é imediata, e assim com o pedido de registo surge o sub-
faturas / Notas de estado. A confirmação com sucesso da contabilização, vinda
Crédito e Débito do ERP, eliminará o sub-estado e atualizará o estado do
documento.
O detalhe da entidade passa a estar dividido em três separadores: Gerais, Campos edição
doc. Faturação e Configurações
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1. Contacto funcional:
Dados do contato e
email para as
notificações do
documento nos
estados funcionais
(Devoluções,
Pedidos
Regularização,
1 2 Aceitação NC)
2. Contacto técnico:
Dados do contato e
email para as
3 notificações do
documento nos
estados
técnicos(Iniciado,
3. Gestor de contrato: Dados do contato do gestor de contrato, de Processado e
acordo com informação preenchida no pedido de adesão. Emissão de
Pagamento), assim
Nota: poderá alterar aqui os emails de notificação como o email do
suporte técnico.
Os campos de configuração da entidade, permitem que a entidade possa definir até 12 campos
de utilização de sua responsabilidade, definindo um objetivo para cada um deles.
O seu valor é mapeado e enviado para o ERP de forma única, independentemente da sua
configuração.
Nota: Para as entidades que usem o GeRFiP, o valor destes campos é de uso exclusivo do
portal, o seu valor não é registado em nenhum campo ou tabela do ERP GeRFiP.
Passa também a existir a possibilidade de configurar o ciclo que o documento de faturação

deve percorrer desde a sua chegada ao Porta FE-AP, até ao seu registo no sistema
contabilístico.
Existem dois tipos ligações, a comunicação e a integração, podendo cada um deles ter o seu
respetivo endereço configurado.
Nota: Para as entidades que usem o GeRFiP, a configuração da integração é predefinida e não
pode ser alterada.
Comunicação – Destinado ao envio do
documento e respetivas alterações de
estado para o sistema do cliente (ex:
Sistema de gestão documental).
Integração – Destinado para realizar

operações de registo dos documentos em
sistemas contabilísticos (ex: ERP GeRFiP).
Tem um conjunto de etapas que podem ser

configuradas a pedido da entidade, e que
permitem manter a coerência entre o portal
e o sistema contabilístico.
Com o objetivo de uniformizar e ajudar ao preenchimento da informação no registo dos

documentos de faturação, foi criado o conceito de cenário de negócio. Nesta área, podem ser
configurados diversos cenários de negócio, que serve como acelerador no momento do registo
do documento de faturação.
Os cenários de negócio podem ser genéricos ou para um determinado fornecedor, podendo ter
variantes designadas como casos de cenário.
4 3
1) Dados de cenário – Permitem identificar o fornecedor alvo, assim como informação

associada ao lançamento do documento. É possível definir um cenário como
“Predefinido” para um fornecedor.
2) Caso de cenário – Permitem criar variantes especificas a usar nas linhas dos
documentos, dando assim uma maior abrangência ao uso do cenário (ex: identificar num
caso de cenário o código para o IVA de 23% e em outro o código para o IVA de 6%)
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3) Campos adicionais – Permite igualmente definir o valor dos campos adicionais,

configuráveis no ecrã de detalhe da entidade.
4) Processo de despesa – Disponibiliza também os campos necessários para a criação

do processo de despesa, funcionalidade ainda não disponível no Portal FE-AP
1) Unidade de
1 conferência – Campo já
existente na lista de
2
documentos, passa a
3
existir igualmente no
4 detalhe do documento
2) Nº Doc. Relacionado –
Lista os documentos que
5 foram relacionados pelo
fornecedor. Caso o
documento exista no
Portal FE-AP, apresenta o
estado do mesmo e
permite aceder ao seu
detalhe.
3) Nº Doc. Receção Conferência – Número do documento registado no ERP, durante as
etapas “Pré-registo” e “Validação e conferência”.
4) Assumir/libertar documento – Disponibilizada a funcionalidade já existente na lista de

documentos de faturação
5) Campos de documento configuráveis – Os campos de documento, configuráveis no ecrã

da entidade, são apresentado debaixo dos Dados de cabeçalho.
No detalhe do documento é agora disponibilizado um novo separador “Dados para registos”.

Neste separador podemos consultar a listagem com as linhas do documento de faturação,
assim como os campos “Cenário de negócio“ e “Tipo de documento”.
Para a visualização da informação das linhas do documento, existem dois modos: “Valores por
taxa de imposto“ e “Linhas do documento”.
No primeiro, são apresentadas tantas linhas quantas as taxas de IVA presentes no documento.
No segundo, são apresentadas todas as linhas do documento(limitado a 50 linhas).
Aplicação da visão taxa de
Imposto
• Conta de custos única
• Códigos de IVA para cada Taxa
Registo fica desgregado ao nível
das taxas de iva
Aplicação da visão Linha a
Linha
• Conta de custos diferente
• Fonte de financiamento
diferente
• Centros de custo diferentes
Registo fica linha a linha
NOTA: Ainda não se podem partir

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O preenchimento da informação necessária para o registo do documento, é realizada na área

de preenchimento, abaixo da lista com as linhas.
Basta selecionar a(s) linha(s) a editar, preencher a informação nos respetivos campos e por fim
associar os dados na(s) linha(s).
O preenchimento dos campos é feito cima-baixo, sendo os campos disponibilizados à medida

que os campos obrigatórios vão sendo preenchidos na etapa anterior.
As entidades que têm integração com ERP GeRFiP, podem realizar a pesquisa de
Compromissos ou Notas de encomenda. Esta pesquisa, lista os compromissos da entidade e
fornecedor, apresentando o detalhe mediante o tipo de processo.
Se for financeiro, apresenta as linhas do compromisso. Se for logistico, apresenta as linhas das
notas de encomenda associadas ao compromisso.
Para além da listagem dos casos de cenário, o utilizador tem disponível a pesquisa de casos de
cenário.
Tanto a listagem como a pesquisa de casos de cenário, estão dependentes do Cenário de

negócio selecionado.
d) Registo do documento
Para que o registo do documento possa ser solicitado ao ERP, é necessário que todos os
campos obrigatórios estejam preenchidos, incuindo todas as linhas da listagem.
Quando a linha do documento tem a informação obrigatória preenchida, apresenta o visto de cor
verde.

Quando a linha não tem a informação preenchida, apresenta a cruz de cor encarnada.
X
Tendo toda a informação preenchida, para solicitar o registo do documento ao ERP, basta
selecionar a operação “Registar” seguido do botão “Executar”
3. Alterações a funcionalidades existentes
a) Pesquisa de documentos
1 2
1) Unidade de conferência – Alteração do tipo de campo, permite

inserir e remover valores.
2) Fornecedor – O campo Fornecedor passa a permitir indicar mais do que um fornecedor em

simultaneo. Após selecionar o primeiro fornecedor, pode iniciar a pesquisa do seguinte:
3) Data receção – Por defeito a data de receção tem um intervalo de seis meses
4) Estados – Possibilidade de pesquisar documentos com erro ou em integração
3. Alterações a funcionalidades existentes
b) Lista de documentos – Estados e subestados
De modo a permitir um melhor acompanhamento e perceção do estado do documento, passa a

existir a indicação da operação que está em execução ou com erro.
Essa informação está localizada na coluna de estados, debaixo do estado do documento.
Novo Ícone “Excel”, no detalhe do documento

• Ao selecionar o Ícone , no detalhe do documento, poderá visualizar toda a informação do
documento de faturação, separada pelos diversos separadores do excel.
Com esta alteração, pretende-se otimizar o processo de conferência, uma vez que a
informação é apresentada de uma forma mais eficiente e com a possibilidade de efetuar filtros
nos dados.
Extração do PDF com mais do que 100 linhas ou sem dados adicionais no detalhe da
linha
• Sempre que é solicitada a extração do PDF do documento de faturação, caso o documento
tenha mais do que 100 linhas ou não tenha dados adicionais na linha, o PDF passará a ter
apenas a informação de resumo da fatura (sem o detalhe de cada linha).
• Caso o utilizador pretende aceder ao detalhe das linhas, poderá aceder no respetivo excel
de detalhe, acima referido.
Com esta alteração, pretende-se atingir os seguintes objetivos:

 Redução no tempo de resposta do sistema, na extração destes documentos mais
complexos;
 Poupança no nº de folhas impressas;
 Redução de carga no sistema, de forma a tornar o mesmo mais eficiente na resposta às
solicitações dos Utilizadores.
Ao aceder ao detalhe do documento, o ícone xls permite aceder ao detalhe do documento

de faturação, com a visualização através de um excel, com vários separadores para a
informação
Separadores:
• Cabeçalho
• PropriedadesAdicionais
• MeiosPagamento
• EncDescOutDoc
• ResumoTotais
• Linhas
• EncDescOutLinhas
• PropriedadesAdicionaisLinhas
• Cabeçalho: Este separador apresenta

os dados de Cabeçalho de um
documento de faturação, como os
dados do Cliente, do Fornecedor, Nº
documento, Data de Emissão de
documento, Nº Compromisso, entre
outros.
• PropriedadesAdicionais: Neste
separador, podemos encontrar
informação de cabeçalho, que não
existe de base nos dados da Fatura,
como for exemplo dados setoriais
(Eletricidade: CPE, consumos;
Leasing: Marca, Modelo, versão do
veículo, …)
• MeiosPagamento: Este separador

apresenta os dados para pagamento
do documento, caso sejam enviados
pelo Fornecedor. Pode ser o IBAN
para a transferência Bancária, a
Referência Multibanco, dados do
Débito Direto, Cartão de Crédito ou
ainda informação do DUC (se o
Fornecedor for uma Entidade Pública)
• EncDescOutDoc: Neste separador

podemos visualizar os encargos ou
descontos de cabeçalho da fatura,
caso existam.
• ResumoTotais: Este separador

apresenta o resumo dos dados do
documento de faturação, com os
respetivos Totais do Documento e
Resumo de Impostos.
• Linhas: Neste separador, são listadas

todas as linhas do Documento, com
toda a informação relativa à linha,
como a quantidade, preço, iva
respetivo, entre outros campos.
Apenas as propriedades adicionais da
linha são apresentadas noutro
separador.
• EncDescOutLinhas: Este separador

apresenta os encargos e descontos
de cada linha. Por exemplo, o imposto
de selo associado a uma determinada
linha irá ser apresentado aqui, com o
código ST
• PropriedadesAdicionaisLinhas:
Neste separador, são listadas todas
as propriedades adicionais por linha,
ou seja, informação adicional da linha,
necessária para o processo de
conferência do documento.
O atual PDF contempla várias áreas de informação, sendo que uma delas apresenta o
detalhe de cada linha.
Em documentos com muitas linhas, o PDF apresenta muitas páginas, e tona-se complicado
de validar a informação desta forma.
Assim, esta informação foi

retirada deste PDF, apenas
para documentos com mais do
que 100 linhas ou sem detalhe
adicional na linha, sendo que a
informação poderá ser
consultada no excel
anteriormente apresentado,
nos respetivos separadores
“Linhas” e
“PropriedadesAdicionaisLin
has”

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3. Alterações a Funcionalidades existentes

No seguimento do processo de transformação digital que a fatura eletrónica potencia, e

As novas funcionalidades que foram implementadas são:

Contabilização Aceleradores Melhor Estados

• Utilização dos dados desmaterializados, recebidos nos

• Possibilidade de completar/retificar informação constante dos

Automatismos & • Contabilização automática na conta de faturas em receção e

• Por forma a acelerar o processo de contabilização automatizada

• Os cenários de contabilização podem ser parametrizados por

Utilização de • A informação a ser parametrizada é de natureza financeira,

Passa também a existir a possibilidade de configurar o ciclo que o documento de faturação

Integração – Destinado para realizar

Tem um conjunto de etapas que podem ser

Com o objetivo de uniformizar e ajudar ao preenchimento da informação no registo dos

1) Dados de cenário – Permitem identificar o fornecedor alvo, assim como informação

3) Campos adicionais – Permite igualmente definir o valor dos campos adicionais,

4) Processo de despesa – Disponibiliza também os campos necessários para a criação

4) Assumir/libertar documento – Disponibilizada a funcionalidade já existente na lista de

5) Campos de documento configuráveis – Os campos de documento, configuráveis no ecrã

No detalhe do documento é agora disponibilizado um novo separador “Dados para registos”.

NOTA: Ainda não se podem partir

O preenchimento da informação necessária para o registo do documento, é realizada na área

O preenchimento dos campos é feito cima-baixo, sendo os campos disponibilizados à medida

Tanto a listagem como a pesquisa de casos de cenário, estão dependentes do Cenário de

1) Unidade de conferência – Alteração do tipo de campo, permite

2) Fornecedor – O campo Fornecedor passa a permitir indicar mais do que um fornecedor em

De modo a permitir um melhor acompanhamento e perceção do estado do documento, passa a

Essa informação está localizada na coluna de estados, debaixo do estado do documento.

Novo Ícone “Excel”, no detalhe do documento

Com esta alteração, pretende-se atingir os seguintes objetivos:

Ao aceder ao detalhe do documento, o ícone xls permite aceder ao detalhe do documento

• Cabeçalho: Este separador apresenta

• MeiosPagamento: Este separador

• EncDescOutDoc: Neste separador

• ResumoTotais: Este separador

• Linhas: Neste separador, são listadas

• EncDescOutLinhas: Este separador

Assim, esta informação foi

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