INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I. P.

CENTRO DE EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL DO PORTO

Formador: Paulo Correia

UFCD 0515- Obtenção dos recursos planeados
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1.3.5 Contributo dos funcionários

A equipa do evento terá um desempenho mais confiante se receber com regularidade

feedback e aconselhamento positivo e se for recompensada pelo bom desempenho a nível do
seu trabalho.

Os funcionários sentem-se mais envolvidos e habilitados numa organização que promova a

equidade e a igualdade nas relações com os funcionários.

Um membro da equipa do evento que não tenha recebido a formação ou o desenvolvimento

necessário para o desempenho das suas funções não realizará as tarefas de forma confiante,
o que poderá ter um efeito adverso a nível do sucesso do evento.
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1.3.6 Aprendizagem criadora de mudança

Ao garantir que todos os funcionários do evento recebem a formação necessária e

as informações adequadas em relação às tarefas que lhes são atribuídas, não só
estas serão corretamente desempenhadas como é provável que os funcionários se
sintam mais confiantes para sugerir melhoramentos ou novas ideias.

A aprendizagem não se limita a promover confiança e satisfação através da perceção

de que a organização investiu no desenvolvimento pessoal e individual, também
permite que as mudanças sejam implementadas de forma mais fácil dado que os
funcionários estão mais recetivos a novas ideias e mais confiantes nas suas
capacidades pessoais.
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1.3.7 Parcerias geradoras de mais-valias

As parcerias com os fornecedores podem ser geridas eficazmente através da partilha de

informações e do desenvolvimento de formas de trabalho eficazes, no sentido de satisfazer os
requisitos de ambos os parceiros.

Por exemplo, um fornecedor encarregue do esquema de stands de uma exposição terá de

conhecer o perfil do cliente, ou seja, qual o tipo de expositor e as respetivas necessidades, o
espaço disponível, o tamanho e a forma do expositor e também o orçamento.

Ao dispor de todas as informações terá capacidade para recomendar a melhor solução para as
suas necessidades e será possível negociar os custos e condições de fornecimento.
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O envolvimento de fornecedores de artigos de grande dimensão, como os

referidos, nas fases de planeamento do evento poderá ajudar o organizador a
desenvolver o evento através da utilização da experiência dos primeiros no
campo do fornecimento.

Além disso, é mais provável que o fornecedor sinta que o seu contributo é
apreciado, o que promove um relacionamento mais satisfatório para ambas as
partes.
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1.3.8 Superação dos requisitos do enquadramento regulamentar

Na área da organização de eventos é necessário cumprir enquadramentos

regulamentares.

Um gestor de eventos que supere os requisitos do enquadramento

regulamentar estará a trabalhar de acordo com o modelo EFQM.
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Por exemplo, supondo que o formando é o organizador de uma maratona nas

ruas da sua cidade e que as autoridades locais, como parte dos regulamentos
de planeamento urbano, exigiram a colocação de barreiras de controlo de
multidões.

Caso não se limitasse a fornecer as barreiras, mas também providenciasse

assistentes para controlar a eficácia das barreiras, estaria a superar os
requisitos mínimos do enquadramento regulamentar em que se baseava.
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1.4.Fases de planeamento e execução em que o modelo EFQM deve ser

aplicado

Os conceitos da EFQM aplicam-se a todas as fases da organização de

eventos e devem ser permanentemente implementados em todos os eventos,
incluindo nas fases de conceção, planeamento, gestão e avaliação.
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Existem muitos métodos e técnicas para implementar a gestão da qualidade numa organização. Nos
pontos seguintes dão-se alguns exemplos:

Evitar erros em geral

• Medidas para apoiar o trabalho de equipa (reuniões de projeto regulares, incentivos,

acompanhamento do projeto por especialistas, etc.);

• Definir padrões para o projeto (listas de mailing padrão, templates, etc.);

• Medidas de prevenção e correção especificas para o projeto (reuniões de arranque ou de conclusão

do projeto, etc.).
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Relatórios sobre a qualidade

• Relatórios sobre o processo de gestão da qualidade para:

• Manter a direção informada acerca do processo de certificação da qualidade e identificar eventuais

problemas na gestão da qualidade do projeto, e

• Identificar formas de corrigir os problemas identificados e prevenir problemas semelhantes em eventos

futuros.

• Relatórios sobre o desempenho (por exemplo, evolução da atividade de monitorização de contratos,

que decisões foram tomadas em reuniões, etc.); estes relatórios podem ter a forma de atas, relatórios
mensais, de auditoria e de formação, etc.