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Agendamento de exames periódicos in loco

HISTÓRICO

Principais usuários deste documento

Auxiliar Administrativo, Auxiliar Administrativo IV e Médica Coordenadora.

Obs: O acesso a este documento em formato editável deverá ser de uso exclusivo do Gerente
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002/S 1ª 20/08/2016 19/08/2017 16 Elaboração de Documento

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PROCESSO

1 Objetivo

Agendar a realização dos exames periódicos in loco em cumprimento ao item 7.4.3.2

da Norma Regulamentadora 07 do Ministério do trabalho.

2 Referências Bibliográficas

Não possui referências bibliográficas.

3 Escopo de Aplicação

Todos os clientes com contrato de realização de exames que devem anualmente

realizar os exames periódicos em todos colaboradores CLT de sua empresa.

Ou quando há orçamento aprovado para realização de exames in loco em casos de

empresas particulares.

4 Pré Requisitos

 Ter acesso a rede e aos diretórios: PCMSO e Pós Periódicos.

 O cliente deve estar ativo para ser possível agendar os exames periódicos.

 Ter PPRA e PCMSO válido.

5 Preparos

Para consultar as empresas as quais terão exames a vencer no mês seguinte, acessar a
área de trabalho do computador do Departamento de PCMSO o arquivo “Controle 2016”.

6 Materiais e Equipamentos

Posto de trabalho, computador, folhas de sulfites, grampos, grampeador, clips e

impressora.
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7 Procedimentos

Enviar ao cliente um e-mail com 30 dias de antecedência do mês de vencimento dos

exames (caso não seja um dia útil, antecipar para o dia anterior), notificando-o sobre a
necessidade do agendamento. Exemplo: Exames a vencer em Setembro, enviar e-mail no
primeiro dia útil do mês de Agosto. O modelo de e-mail a ser enviado esta disponível na rede
acessando o diretório: PCMSO > “Modelos” > “CARTAS” > “E-mail de Agendamento
2015”. (Vide anexo 1). Ao enviar o e-mail copiar (Cco) todos os remetentes do mês a vencer
de acordo com a planilha “Controle 2015” (vide: preparo). Anexar junto ao e-mail as cartas de
orientações estão disponível para acesso na rede, diretório: PCMSO > “Modelos” >
“CARTAS” > “Carta de Orientação (vide anexo 2), Carta de Orientação Médica (vide anexo
3), Carta Orientação de Atendimento (vide anexo 4)”. Ao abrir a carta, mencionar o mês atual
salvar em PDF e após anexar.

7.1 - Iniciando as sugestões de datas para realização ao cliente através de e-mails.

Nesse caso deve-se sugerir uma data ao cliente no mês de vencimento dos exames periódicos
e um horário. Para uma média de 30 à 40 pacientes sugere-se um período de 3 horas.

7.2 - O cliente confirmando a data e horário, elaborar o cronograma. O período da

manhã não deve ser utilizado sem autorização da diretoria, pois este período fica reservado
para atendimento na unidade do Grupo Biomedic. A quantidade de empresas a ser agendada
por dia, depende da quantidade de médicos disponíveis. O modelo de cronograma fica no
diretório: PCMSO o qual é acessado através da rede, na pasta “Cronograma”. (Vide anexo 5).
Em seguida salvar em PDF e enviar através de e-mail para: Diretoria, todos os colaboradores
do departamento Médico Grupo Biomédic, Laboratório, Chefe administrativo e Liberação de
exames.

7.3 – Com 10 dias úteis de antecedência da data de realização dos exames in loco,
realiza-se o agendamento através do BioSystem. “Cadastro” > “Clientes” > Clique na
empresa > “Agendar Exame Periódico In Loco”. Em seguida preenche-se a data de realização
e ao final da página clique em “Salvar”. (Vide anexo 6).

7.4 - Com 3 dias de antecedência da data agendada para realização do exame periódico
in loco, é necessário imprimir o material e entregar para equipe. As planilhas as quais
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mencionam os exames por funcionário é gerada através do BioSystem e deve ser impressa em
3 vias: 1 via para o médico, 1 para a fonoaudióloga, 1 para o profissional do laboratório, a
mesma fica disponível para download no BioSystem na aba “Atendimento” > “Preparar In
Loco” > Selecione a data do agendamento, clique na empresa desejada, e terá um ícone de
acesso. (Vide anexo 7). As fichas clinicas e audiometricas também são geradas pelo
BioSystem e devem ser entregues junto com a planilha para a fonoaudióloga, os termos de
consentimento gerados pelo BioSystem devem ser entregues junto com a via da planilha ao
laboratório.

7.5 - Caso a empresa esteja com suspensão financeira, devido a débitos em aberto com
o Grupo Biomedic, enviar um e-mail no primeiro dia útil do mês que antecede o vencimento
dos exames, solicitando, cliente entre em contato com departamento financeiro – Biomedic,
para regularização dos débitos, a fim de posteriormente agendar os exames. O modelo de e-
mail a ser enviado esta disponível na rede acessando o diretório: PCMSO > “Modelos” >
“CARTAS” > “Carta de Isenção - Empresas com débitos”. (Vide anexo 8).

7.6 – Quando a empresa tiver o quadro de funcionários abaixo de 10 vidas, não deve-
se agendar exames in loco. Nesse caso enviar e-mail ao cliente orientando-o. O modelo de e-
mail a ser enviado esta disponível na rede acessando o diretório: PCMSO > “Modelos” >
“CARTAS” > “Cartas Encaminhar funcs à Biomedic”. (Vide anexo 9).

8 Limitações do Procedimento

 Caso a empresa possua suspensão financeira, confirmar com o Diretor Executivo se

haverá liberação para envio da equipe à empresa;

 Caso não ocorra a negociação de data e horário com o cliente.

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9 Elaboração, aprovação, implantação e próxima revisão

Nome Assinatura Data

Elaborado por: Geralda Ferreira Lopes 20/08/2016
Aprovado por: Marcel Scarpim de Oliveira 21/08/2016
Implantado por: Geralda Ferreira Lopes 21/08/2016
Substitui POP
Próxima revisão 20/08/2017
Revisado por:
Desativado por:
Razão:

10 Apêndice

Não existem apêndices.

11 Anexo

1–

Bom dia Srs.

           

A fim de cumprir o item 7.4.3.2 da Norma Regulamentadora 07 do Ministério do trabalho,

PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, será necessário o
agendamento e realização dos exames médicos periódicos anuais de sua empresa.

Obs: Os exames vencem no próximo mês de Setembro.

            Para iniciarmos os procedimentos necessários à realização desses exames, solicitamos

que entre em contato conosco de Segunda a Sexta-feira das 07:15 horas às 16:30 horas, ou
através de e-mail para agendarmos uma data, com ao menos 20 (vinte) dias de antecedência
para que possamos reunir e preparar a equipe médica necessária.
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Atenção:

Aproveitamos para orientá-los, quanto a conferência das vidas através do BioSystem. Trata-se
da relação de funcionários a qual será utilizada para realização dos exames periódicos in loco.
Portanto é indispensável que esta relação esteja atualizada. Para que possamos enviar o
orçamento (referente aos exames que não competem ao contrato) com 10 dias de antecedência
da data reservada.

Caso esteja faltando algum colaborador, favor inseri-lo através do BioSystem na aba cadastro
> colaboradores > novo colaborador. Não esquecendo de inserir no final da pagina a data de
admissão do mesmo.

 Para alteração de função, clique no colaborador a ser modificado > vá em lotações >
inserindo assim a nova lotação.

Caso tenha colaboradores que não façam mais parte do quadro de funcionários, clique no
colaborador > lotações > caso o colaborador já tenha sido desligado, clique aqui.

Muitas vezes o ultimo exame é utilizado para homologar o funcionário, porém SEMPRE é
necessário realizar a baixa através do sistema. E quando necessário a realização do exame
demissional o BioSystem avisará.  Do contrário o mesmo permanecerá como ativo no banco
de dados.
 
OBS:  Abaixo de 10 audiometrias ou 10 exames laboratoriais (coletas),   por questão de
custos operacionais, nossos profissionais não serão encaminhados à empresa, devendo
os funcionários que tenham indicações destes exames, ser encaminhados à Biomedic
(Rua João Theodoro Ginesi – 33 – Jd. Rosinha – Diadema.

            A totalidade dos exames a serem realizados pode ser consultada em seu PCMSO e
uma relação será enviada pelo nosso departamento comercial com os valores dos exames
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contidos em contrato devidamente abatidos, como preconizado em nosso contrato de

prestação de serviços.           Somente após a aprovação desse documento será possível dar
continuidade ao processo, que é passível de multa em fiscalizações trabalhistas.

            Os funcionários que tenham indicação de realização de exames complementares de

Eletroencefalograma e/ou Raio X, deverão ser encaminhados à Biomédic Rua: Amélia
Eugenia – 264 – Centro – Diadema – Das 07:15 as 11:30hrs e das 13:30h as 16:30h ou na
unidade Rudge Ramos – Das 08:00 as 10:30hrs. Com a guia de encaminhamento
especificando “pendência de periodicos”.

OBS: Os funcionários que não estiverem presentes deverão ser encaminhados a uma de
nossas unidades, lembrando que o descumprimento dos exames anuais é infração passível de
multa.

            Agradecemos a parceria e colocamo-nos à disposição para maiores esclarecimentos.

Atenciosamente,
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Diadema, Agosto / 2015

Ref – Orientações diversas

Em cumprimento à lei nº 6514 de 22/12/77, norma regulamentadora NR – 7, portaria nº 3214 de

08/06/1978, vimos por meio desta informar os procedimentos necessários à realização dos exames periódicos
dos funcionários de vossa empresa previstos no Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO.
Uma vez que a equipe a ser enviada à vossa empresa para a realização do periódico, está dimensionada para
realizá-lo dentro do prazo adequado sem prejuízo ao desenvolvimento de vossas atividades, torna-se necessário,
de vossa parte, o controle do encaminhamento dos funcionários para exame, de modo que os mesmos não
fiquem aguardando o atendimento por tempo demasiadamente longo e, também, de forma a manter
permanentemente ocupados os componentes de nossa equipe médica. Para tanto, informamos que a nossa
capacidade de atendimento é de 10 a 15 funcionários por hora.

Convém também lembrar que, caso se verifique durante os exames que algum de seus funcionários não
apresente perfeitas condições de trabalho, os mesmo deverão ser imediatamente afastados.

Descrição dos exames infra-estrutura necessária:

Atestado de Saúde Ocupacional - ASO: Deverão ser realizados os exames clínicos de todos os
funcionários indicados da “Planilha de Convocação do Exame Periódico” em anexo. Para a realização do
exame físico e anamnese necessitamos de uma sala com uma mesa e duas cadeiras.

Audiometria: Exclusivo aos funcionários indicados na “Planilha de Convocação do Exame Periódico”,

os quais não deverão fazer uso de aparelhos sonoros antes do exame. Para realização dos exames
audiométricos é necessário uma sala silenciosa, com nível de ruído de até 60 dB, mesa, duas cadeiras e
tomada 110/220 volts. Caso não haja local adequado devemos ser informados com a devida
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antecedência para levarmos uma cabine de audiometria ou veículo especialmente equipado para este tipo
de exame.

OBS: Abaixo de 10 audiometrias ou 10 exames laboratoriais (coletas), por questão de custos

operacionais, nossos profissionais não serão encaminhados à empresa, devendo os funcionários que
tenham indicações destes exames, ser encaminhados à Biomedic (Rua João Theodoro Ginesi – 33 – Jd.
Rosinha – Diadema.

Caso queiram realizar tal procedimento in loco, poderá ser solicitado com antecedência (72 horas) da
data agendada um orçamento de diligência para envio destes profissionais.

Exames complementares: apenas para os funcionários indicados na “Planilha de Convocação do Exame

Periódico”. Para a realização desses exames necessitaremos de uma sala com uma mesa, duas cadeiras e
tomada de 110/220 volts. Deve ser ainda observado:

Acuidade Visual: os funcionários que apresentarem problemas de conjuntivite ou processos pós-

operatórios na região ocular não poderão realizar este exame.

Espirometria: não poderão realizar este exame os funcionários que apresentem problemas do trato
respiratório como: gripe forte, pneumonia ou crise asmática.

Hemograma: para a realização deste exame não é necessário jejum; pede-se apenas que o funcionário
faça uma leve dieta de 24 horas antes da data agendada para o periódico.

Raio-x (Tórax e/ou Coluna): Os funcionários deverão encaminhados à nossa unidade situada à
Rua: Amélia Eugenia, 264 – Centro – Diadema. De Segunda à Sexta feira das 07:15 as 11:30h e das
13:30h as

16:30h. Favor encaminhá-los com a guia de encaminhamento, relacionando apenas o exame pendente à
ser

realizado.

OBS: Os funcionários que não estiverem presentes ou disponíveis para realização dos exames, na data e
horário agendado, ou esteja com algum exame complementar pendente deverão ser encaminhados à
Biomédic (Rua: João Theodoro Ginesi, 33 – Jd. Rosinha – Diadema) dentro dos horários de atendimentos para
a realização dos mesmos. Sempre munidos de guia de encaminhamento devidamente preenchida.
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Diadema, Agosto / 2016

Ref: Atendimento Médico

Em cumprimento à lei nº 6514 de 22/12/77, norma regulamentadora NR – 7, portaria nº 3214

de 08/06/1978, vimos por meio desta informar os procedimentos necessários à realização dos
exames periódicos dos funcionários de vossa empresa previstos no Programa de Controle
Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO.

Informamos que a conceituada empresa deverá disponibilizar uma sala reservada para o
atendimento médico, visto que este precisa ser realizado de forma confidencial entre paciente
e equipe médica. Caso a mesma não tenha condições de cumprir esta necessidade, os
serviços serão abortados, não tendo retorno da equipe no ano corrente e os funcionários
deverão ser encaminhados à Biomédic com prévio agendamento, não excedendo a quantia de
10 funcionários por dia.

Desde já agradeço a compreensão.

O Grupo Biomédic reforça a satisfação de trabalhar com seus parceiros, buscando sempre
meios de atendê-los melhor.

Qualquer dúvida, por favor, entre em contato conosco.

Atenciosamente:

Grupo Biomédic.
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Ref.: Realização de Exames Periódicos

Orientamos que a estimativa de atendimento da nossa equipe multidisciplinar, composta por:

médicos, fonoaudiólogas, biomédicos e outros, por período é em média de 40 a 50
funcionários, sendo assim solicitamos que essa conceituada empresa se organize e encaminhe
seus funcionários em seqüência para que os profissionais da Biomédic possam realizar o
atendimento dentro do previsto. Informamos que agendamos as datas e horários de acordo
com a nossa média de atendimento, caso não seja possível a conclusão dos exames periodicos
na data e horário agendado, os funcionários restantes, deverão ser encaminhados à Biomedic
no horário das 7:00hs as 10:00hs de segunda a sexta feira.

OBS: A equipe deverá comparecer na data e horário programado, e caso seja necessário
programar novas diligências,  estas serão cobradas separadamente, caso o serviço não seja
desenvolvido no horário previsto  por demora no envio dos funcionários ou outras questões
internas relacionadas à empresa contratante.

Agradecemos a parceria e colocamo-nos ao inteiro dispor para maiores explicações que se

fizerem necessárias.

Atenciosamente:

Grupo Biomedic
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7.1 -

7.2 -
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Bom dia Srs.

A fim de cumprir o item 7.4.3.2 da Norma Regulamentadora 07 do Ministério do trabalho,

PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional,  será necessário o
agendamento e realização dos exames médicos periódicos anuais de sua empresa os quais
vencem no Mês de Maio.

Para iniciarmos os procedimentos necessários à realização desses exames, solicitamos que

entre em contato com o Depto. Financeiro, para  negociar as pendências em aberto.

Caso contrário,  não teremos como dar prosseguimento na realização dos exames periodicos,
e portanto  O Grupo Biomédic, representado pelas  empresas: Biomédic  Serviços e Comércio
em Segurança do Trabalho Ltda, Biomédic Diagnósticos, Analises Clinicas e Biomédic
Serviços Ocupacionais, através do seu médico coordenador, exime-se de qualquer
responsabilidade pela não realização dos  mesmos, uma vez que a empresa foi orientada sobre
a necessidade da realização destes exames.

Deixando de cumprir, o que prevê a legislação trabalhista, orientamos também,  que a

empresa fica assim, passível à fiscalização, e etc.

Agradecemos a parceria e colocamo-nos ao inteiro dispor para maiores explicações que se

fizerem necessárias. 

 Atenciosamente:
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Bom dia Srs.

Tendo em vista a necessidade do cumprimento das exigências contidas na NR 7 (PCMSO),

comunicamos a essa empresa a necessidade da realização dos exames periódicos de seus
funcionários cujo venceram no próximo mês de Outubro.

Sendo assim,solicitamos que todos os funcionários sejam encaminhados à nossa unidade:

Rua João Theodoro Ginesi – 33 – Jd. Rosinha – Diadema

De segunda à sexta feira – das 07:15h as 10:00h

OBS: É necessário realizar o agendamento através do BioSystem.

O Grupo Biomédic reforça a satisfação de trabalhar com seus clientes e parceiros,

buscando sempre atendê-los com excelência.

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10 Ciência e Responsabilidade

Declaro pleno entendimento do POP, tendo eximido com meu Gestor de Área ou
superior todas as dúvidas, me comprometo a seguir seu conteúdo na integralidade. Tendo
rubricado todas as páginas, abaixo identifico-me e assino:

Nome RG Assinatura