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GOcondomínios
Gestão de Condomínios 100% online
• Tipos de utilizadores:
o Utilizador administrador do condomínio particular, admin_xxxxxx (sendo xxxxxx
o número sequencial do condomínio), este utilizador é criado automaticamente, não
pode ser apagado, tem permissão de acesso / alteração de todos os dados do
condomínio. Existe apenas em condomínios particulares.
o Utilizador administrador da empresa de condomínios, admin_emp_xxxxxx
(sendo xxxxxx o número sequencial da empresa de condomínios), este utilizador é
criado automaticamente, não pode ser apagado e tem permissão de acesso /
alteração de todos os dados da empresa, incluindo todos dados dos condomínios.
Existe apenas em empresas de condomínios.
o Utilizadores de administração criados pelo administrador. Podem ser apenas de
consulta ou para introdução / alteração de dados. Podem ter restrições nas opções
de acesso.
Em primeiro lugar deverá selecionar a fração na lista das frações. As frações existentes
estão classificadas com um código de cores para facilitar a identificação e evitar erros. As
frações que ainda não têm proprietário associado estão a cor verde. As frações já
Nota importante: A data de aquisição indicada para o condómino deverá ser menor ou
igual à data para a primeira quota que se pretende ter no sistema. Por exemplo, caso se
pretenda gerar um plano de quotas com início a 31 de Janeiro de 2012 então os
condóminos deverão ter data de aquisição anterior ou igual a essa data. Pela mesma
razão, os ex-proprietários são excluídos da distribuição de novas quotas a partir do
momento em que é introduzida uma data de aquisição em nome de outro condómino, que
passará a estar associado ao pagamento da próxima quota a partir dessa data.
5 – Contabilidade
No submenu Contabilidade será registada a atividade diária do condomínio. Para isso é
necessário inicialmente configurar o sistema de forma adequada. Depois da organização
prévia estar concluída será bastante mais simples registar os movimentos à medida que
vão ocorrendo, uma vez que já estarão em grande parte classificados.
Para aproveitar as funcionalidades existentes da melhor forma, recomendamos a seguinte
sequência de acções:
• Agregar os principais movimentos associando-os inicialmente em centros de
despesas/receitas e depois mais detalhada associando-os com base em rubricas.
• Fazer um orçamento anual para o condomínio com base nessa agregação.
• Determinar o valor das quotas a pagar com base no orçamento.
• Criar as Contas Bancárias - usadas pelo condomínio.
• Inserir as entidades relacionadas com o condomínio (empresas fornecedoras,
clientes, funcionários do condomínio).
• Registar os movimentos realizados, associando-lhes as datas e inserindo os
valores a pagar/pagos ou a receber/recebidos.
Os centros existem para agregar rubricas que partilhem características comuns, tais como:
Natureza dos movimentos (ex.: Seguros; Despesas Gerais; Receitas Extraordinárias; etc.);
Orçamentos específicos (ex.: uma obra); Natureza Contabilística (Despesa; Receita de
quotas; Outras Receitas).
O sistema gera por defeito alguns dos centros mais comuns, tais como:
• Despesas Gerais.
• Seguros.
• Despesas Extraordinárias.
• Receitas Quotas.
• Receitas Extraordinárias.
Podem ser criados outros centros considerados necessários a uma boa gestão do
condomínio.
Antes de gravar é necessário clicar no botão Ver plano para verificação dos totais a pagar
em cada período previsto pelo conjunto dos condóminos afetados. O valor atribuído a
cada condómino será calculado de acordo com o método de rateio escolhido.
Figura 19 – Criar plano de quotas – opção manual. Lista dos condóminos “aberta”.
Para se alterar o estado de determinada quota, deve-se clicar na hiperligação Editar, exis-
tente na linha correspondente à quota e à fração pretendida. É possível editar várias quo-
tas de uma só vez (desde que pertençam à mesma fração e estejam no mesmo estado).
Para isso deve-se selecionar previamente as diversas quotas clicando na caixa existente na
coluna Selecionar vários, seguidamente basta clicar em Editar numa das quotas. Com
esta ação surge um ecrã em que é pedido o novo estado, neste ecrã existem os seguintes
campos: fração; rubrica; período da quota; data de vencimento; valor da quota com FCR
descriminado, saldo disponível da conta corrente.
Para uma quota ficar dada como paga tem de existir saldo disponível suficiente. No caso
de pagamento de quota irá ser pedida a respetiva data. Em função da data de pagamento
indicada, e no caso de existir um sistema de penalidades para o condomínio (configuração
feita na opção Dados do Condomínio), o sistema irá verificar se existe ou não
penalidade a ser aplicada e qual o seu valor. Caso exista penalidade, irá ser
automaticamente gerada a respetiva quota de penalidade. Esta quota poderá ser mais
tarde dada como paga ou isentada de pagamento.
Relativamente à emissão de recibo para a quota, existem três possibilidades,
nomeadamente:
• Emitir recibo apenas para a quota editada.
• Não emitir recibo. Neste caso, ficando recibo por emitir, será possível agrupar num
único recibo o pagamento de várias quotas.
Nesta opção serão inseridos todos os movimentos com exceção dos recebimentos dos
condóminos (estes são introduzidos na opção “Recebimentos de Condóminos”).
6 – Manutenção
6.1 – Ocorrências
Esta opção permite o registo de ocorrências por parte dos utilizadores condóminos. O
condómino tem disponível um botão para registar ocorrências. Os campos são: Título
(opcional); Descritivo (obrigatório). Podem ser anexados documentos em formato PDF à
ocorrência.
Com o registo da ocorrência, é enviado um email à administração e ao condómino, ficando
esta no estado de aberto. As ocorrências ficam disponíveis para consulta por parte de
todos os condóminos, tendo apenas a administração a possibilidade de a editar. A
administração pode assim responder à ocorrência. Na resposta não é possível alterar o
título e a descrição, ficando disponíveis os campos para o estado e para o texto da
resposta bem como a possibilidade de anexar documentos em formato PDF. Toda esta
6.2 – Obras
Figura 27 - Obras
Na criação de uma obra, só depois de estes dados serem gravados, é que fica disponível a
inserção de ocorrências. Cada ocorrência inserida irá ser acrescentada numa lista. Os
campos constituintes da cada ocorrência são:
• Data.
• Ocorrência – Título da ocorrência (ex.: Início da obra).
• Descritivo – Descrição pormenorizada da ocorrência.
6.3 – Vistorias
Depois dos dados da vistoria serem gravados, fica disponível na lista das vistorias uma
hiperligação com a designação Gravar e arquivar PDF. Esta hiperligação permite gerar
automaticamente um ficheiro em formato PDF com os dados da vistoria e vai guardá-lo na
opção Arquivo Documentos, ficando deste modo logo disponível para consulta para
todo os utilizadores, sejam de administração ou condóminos.
Figura 30 - Vistorias
Nesta opção devem ser identificadas as diversas zonas que constituem os espaços comuns
do condomínio, por exemplo: Hall; Escadas; Garagem; etc.
Os espaços / equipamentos que, por sua vez, constituem as zonas, pelo menos para
efeitos de vistorias, serão identificados na opção Tabela de Espaços / Equipamentos.
Figura 31 – Zonas
7 – Documentos
7.1 – Arquivo
Aqui pode criar minutas de raiz ou com base noutras mintas já existentes. O sistema
disponibiliza minutas que podem servir de base à criação de outras minutas exclusivas do
condomínio ou podem servir para a geração de documentos. As minutas do sistema não
podem ser alteradas.
8 – Sessão
Figura 33 – Sessão
Opção apenas disponível no caso dos condomínios únicos e apenas acessível ao utilizador
admin_xxxxxx. Permite iniciar a transferência da administração do antigo para o novo
administrador. O administrador cessante deve indicar o nome e endereço de correio ele-
trónico do novo administrador. Serão enviadas mensagens ao administrador cessante e ao
novo administrador com a indicação do nome de utilizador admin_xxxxxx e respetiva
senha, e de códigos gerados automaticamente. Estes códigos permitirão a aceitação da
administração por parte do novo administrador, ou o cancelamento da passagem de admi-
nistração. Enquanto a passagem de administração não for aceite ou cancelada, toda e
qualquer introdução de dados ficará suspensa, ficando esta opção invisível e, em sua
substituição fica visível a opção Confirmar / Cancelar Passagem de Administração.
Opção apenas disponível no caso dos condomínios únicos e apenas visível quando a admi-
nistração estiver em fase de passagem. Tanto pode ser utilizado pelo administrador ces-
sante como pelo novo administrador. O sistema reconhece qual é o administrador (se o
antigo ou o novo) através do código introduzido. Este código é o código (distinto) enviado
a cada um dos administradores, tal como descrito anteriormente. Se o código introduzido
for o do administrador cessante então a passagem de administração fica cancelada, se o
código for o código enviado ao novo administrador então a passagem de administração
fica confirmada.